Coltanques

Informe de auditoría
interna al sistema integral
de gestión y control
Viviana moreno López
Luz Dary Lara Arévalo

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 Informe de auditoría integral al sistema de gestión y control

Ciclo de auditoria N° 1

Fecha 14/11/2017

Líder del proceso de auditoria Camila cantor

Representante de presidencia coltanques Juan camilo Lopera

Equipo auditor

Nombre cargo
Leidi Olaya Directora de auditoria
Camilo González Jefe de auditoria
Dana López Analista de auditoria
Juan Cardona Analista de auditoria
Rodrigo Velazco Analista de auditoria
Natalia Moncada Secretaria de área de
auditoria
 Alcance de la auditoria

Exclusiones:

No hay exclusiones

Objetivos de la auditoria

 Determinar la conformidad del sistema de gestión integral y de control con

los criterios de la auditoria
 Identificar las oportunidades de mejora en el sistema de gestión integral y
de control
 Evaluar la habilidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales y reglamentarios al alcance de sistema de gestión y a la norma
de requisitos de gestión.

Criterios de la auditoria

 Requisitos exigidos por las partes interesadas

 ISO 9001:2008
 GP 1000:2009

Actividades desarrolladas

fecha actividad
Se presenta al comité estratégico el
programa de auditoria para su
aprobación
Con información suministrada en las
áreas de la compañía se escoge el
equipo auditor
Selección de auditores de acuerdo
habilidades y experiencia
establecidas en el procedimiento
El grupo de auditoria inicio un plan
de auditorías en el que se incluyen
 10 procesos de los cuales hacen
parte del sistema integral de gestión
y control
Documento aprobado por el
representante de la presidencia

Procesos a auditar

 Se realizó la revisión del MANUAL Del Sistema Integral de Gestión y

Control, con el objeto de verificar su adecuación con relación a los
requisitos de la Norma ISO 9001:2008 - NTCGP 1000:2009
 Las evidencias de auditoría se obtuvieron mediante muestreo
selectivo de documentos y registros con el fin de determinar la
eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos.
 A través de entrevistas y muestreo de evidencias se hizo
seguimiento al estado de cumplimiento de los requisitos de la NTC-
ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y los demás requisitos exigidos
por las partes interesadas y normatividad aplicable a los procesos.
 El desarrollo del Plan de Auditorias, se ejecutó de acuerdo con lo
programado.
 El día 09/11/2015, en la Sala Catatumbo de la Agencia Nacional de
Hidrocarburos se llevó a cabo la reunión de cierre de auditoría, con
la asistencia del equipo auditor, líderes de proceso y representante
por la presidencia al SIGECO.
 La metodología utilizada fue

 Planear
 Hacer
 Verificar
 Actuar
 Objetivos
*Determinar la conformidad del sistema de gestión integral y de control con los
criterios de auditoría definidos

*Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión

*Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión integral y de control.

Procesos
Procesos de gestión estratégica

Fortalecimiento de documentación durante el proceso

Proceso de gestión de proyectos

Según la metodología es conveniente el fortalecimiento de todos los

empleados de la compañía

Fortalecer las capacitaciones en cuanto a planes programas y proyectos

Falta aquí

NCM: No conformidad mayor

NCm: No conformidad menor

NCm
Proceso: Gestión estratégica
N° HALLAZGO Numeral ISO 9001:2008
NTCGP 1000:2009
1 Verificando el manual de Control de documentos
sistema integral de
gestión y control se
evidencia
desactualización de los
documentos
2 Revisando las Acción correctiva
herramientas utilizadas
 se observa que no se
han gestionado las
actividades planteadas
3 En una encuesta Política de calidad
realizada a los nuevos
funcionarios se evidencia
desconocimiento de los
elementos fundamentales
del sistema integrado de
gestión como los
objetivos del sistema

NCm
Proceso: mercadeo y asignación de áreas
N° HALLAZGO Numeral ISO 9001:2008
NTCGP 1000:2009
1 Revisando la
documentación registrada Acción correctiva
y frente a las mejoras
desarrolladas en este año
se evidencia que no se
ha gestionado la
documentación de la
forma indicadas
2 Se evidencia falta de Control de documentos
firmas en documentación
requerida por la
operación día a día

NCm
Proceso: Control de Operaciones y Gestión Volumétrica
N° HALLAZGO Numeral ISO 9001:2008
NTCGP 1000:2009
1 Evidenciando el proceso Seguimiento y medición
se evidencia que las de los procesos
acciones correctivas no
se realizaron después de
designarlas

NCm
Proceso: Control de Operaciones y Gestión Volumétrica
N° HALLAZGO Numeral ISO 9001:2008
 NTCGP 1000:2009
1 Se evidencia equipos Control y seguimiento de
donde no se encuentra el procesos
trabajador y el usuario
asignado está abierto si
bloquear el equipo
cuando se levanta del
puesto
2 Se evidencia conectados Control y seguimiento de
equipos que no procesos
pertenecen al proceso
conectados a los
computadores

NCm
Proceso: Gestión del Talento Humano
N° HALLAZGO Numeral ISO 9001:2008
NTCGP 1000:2009
1 Se evidencia que los
nuevos funcionarios no Política de calidad
tiene pleno conocimiento
de los proceso al ingresar
a la compañía
2 La documentación Control de documentos
utilizada esta
desactualizada utilizando
los antiguos soportes sin
descargar o actualizar los
nuevos.
3 Se observa que el Seguimiento y medio n de
indicador de los procesos
cumplimiento de los
nuevos trabajadores esta
por debajo del esperado
sin tener acciones
correctivas para mejorar
esto
 hallazgos
control de documentos accion correctiva
politica de calidad seguimiento y medicion de procesos

27%
37%

18%
18%

Oportunidades de mejora

 Control de documentos
 Cumplimiento en los procesos

De acuerdo a las oportunidades de mejora 2 enmarcadas del Sistema

Integrado de Gestión, a continuación se presentan los resultados obtenidos
frente a los numerales de la norma NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2014.

se observa que al falla en la documentación debidamente diligenciada donde

se establece una oportunidad de mejora al indicar a las áreas encargadas de
cómo desarrollar la documentación requería en cada área

Se observa el incumplimiento en los diferentes procesos indicándoles a los

trabajadores y socializando los temas que tal vez no están claros dejando
también a cargo de las inquietudes al jefe de área realizando una reunión
semanal para resolver inquietudes que surjan en los procesos.
 Conclusión de la auditoria

De la auditoria interna al sistema integral de gestión y control se puedo evidenciar

la conformidad del sistema frente a los requisitos de las normas auditadas.

Algunos aspectos que evidencia la conformidad:

Se estructuro un nuevo mapa de procesos dando cumplimiento a las normas

institucionales

Los procedimientos requeridos por la Norma ISO 9001:2008 Y NTC GP1000:2009,

se ajustaron de acuerdo con las nuevas características de la entidad en su
totalidad.