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Algo que considerar…

“Todos los días, no solo podemos, sino


debemos de aprender de todas las
personas por humilde que sea su
preparación”
La Administración del Tiempo
¡¡¡¡Pero si no tengo tiempo!!!!!

¿Cuántas veces ha oído estas palabras?

Usted mismo, cuan a menudo la dice?


Considere los siguientes casos, en los que
simplemente parece no haber suficiente
tiempo.
 Usted trata de explicar a su jefe que no ha terminado la nomina
de su departamento.

“Es que Betty ha tenido una crisis tras otra toda la semana, por eso no he
tenido tiempo de completarlo”

 Usted trata de explicar a su catedrático que no ha terminado la


tarea asignada:

“Es que no he podido terminarla porque

Llevo 5 materias……”
“Si tan solo el día tuviera 36 horas”

 Es otra frase trillada que


frecuentemente pronuncia la
gente que no esta realizando
todo lo que es espera de ella.
a. El Límite de las 168 Horas
 Dos axiomas de la administración del tiempo
pueden derivarse de estas expresiones:

“Si el día tuviera mas horas”


“No tengo suficiente tiempo”
 Primero:
 Hay exactamente 24 horas en un día, 168 horas en una semana y
8736 horas es un año. No más, no menos.

 Segundo:
 Todos disponen la misma cantidad de tiempo, sean ricas, pobres,
poderosos, débiles, presidentes de la República, vendedores de
seguros, Amas de casa o Jubilados.
 No es posible, decir con propiedad que no se tiene suficiente
tiempo, que se puede conseguir prestado o que robársele a
alguien. Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo.

 La administración del tiempo, por tanto, es el proceso de


administrar las cosas que hacemos en ese “paquete” de 168
horas por semanas.
 A primera vista, 168 horas, una semana, parece mucho
tiempo; sin embargo, si se suman todas las cosas que se
deben hacer por necesidad, por obligación o para alcanzar las
metas personales, 168 horas pueden parecer insuficientes.

 A continuación se hace el desglose de las actividades


comunes que consumen tiempo:
 Como puede verse, la mitad del tiempo se consume en actividades
personales y la cuarta parte en el trabajo, por lo que se dispone de un
máximo de 40 horas a la semana para realizar las demás
actividades.

 Sin embargo, si se ejerce una profesión absorbente y la semana de


trabajo se alarga a 60 horas, de donde se puede obtener el tiempo
adicional?, se le roba a la familia , al pasatiempo, al paseo, al deporte?
b. Utilidad
de la Administración del tiempo
 Tómese un momento y piense en la forma en que utiliza su tiempo y
vive su vida. Hágase las siguientes preguntas:

Probablemente pueda responder algunas preguntas de manera


afirmativa y otras no:

 A veces se trabaja arduamente y en apariencia no se llega a ningún


lado.

 Las constantes interrupciones impiden concluir tareas importantes.

 Una familia numerosa interfiere con los intereses personales.


Objetivos que se persiguen con la
Administración del Tiempo
c. El Tiempo:
Un recurso escaso
 Algunos autores en sus libros hablan de la
“Creciente escasez del tiempo”
 En términos de economía, el tiempo podría
ser considerado como un recurso escaso.
 A los economistas les interesa la forma en que las sociedades distribuyen sus recursos
tales como la tierra, las materias primas, el capital, el conocimiento, la tecnología y las
empresas.

 Esos recursos se distribuyen entre entidades como Naciones, Gobiernos, Empresas,


Organizaciones sociales, Familias e individuos.

 Los individuos, desde luego, poseen cantidades variables de tierra, capital y los demás
recursos antes enlistados.

 ¿Alguna vez ha considerado la experiencia, el talento y la personalidad propios como recursos?


Si lo son.

 Algunas personas hacen fortunas vendiendo su talento o su personalidad. Piense en Luis


Miguel, Thalía y los Beatles o algo más palpable para usted, piense en un sacerdote
cuyos recursos incluyan compasión, capacidad para el liderazgo efectivo, así como para
motivar a sus subordinados a desarrollar sus capacidades propias.
Relacione sus recursos personales
 Recursos que aplica a su trabajo
 Experiencia, capacitación, motivación, creatividad, habilidad
para las ventas, dotes de líder.
 Recursos importantes para su familia
 Financieros, amor, virtudes morales.
 Recursos que le proporcionaran las más íntimas
satisfacciones
 Habilidad para hacer buenos tiros de basketball, intereses en
la música.
Administrar nuestro tiempo significa administrar
a nosotros mismos, esto se logra
administrando nuestros recursos o nuestros
potenciales.
d) Metas
 Inherente al concepto de la asignación de los recursos es el propósito de los gobiernos es proporcionar
servicios y protección, hacer e imponer las leyes y redistribuir la riqueza por medio de los impuestos.

 Las asociaciones de vecinos se crean para mejorar el vencimiento y proteger a los residentes. Las
oficinas recaudadoras tienen por objeto colectar dinero para distribuirlo entre las entidades que. A su vez,
tienen como propósitos mejorar la calidad de la vida de la comunidad.
 Los individuos también asignan sus recursos a sus propias necesidades y
propósitos. Al escribir acerca de la motivación humana, Abraham Maslow
postulaba que las necesidades están estructuradas en un orden jerárquico y van
de manera ascendente desde las necesidades básicas de supervivencia hasta
las de autorrealización.

 Según Maslow, las personas primero son motivadas a satisfacer las necesidades
básicas, antes que las autorrealización. Cuando una necesidad es satisfecha,
deja de motivar y la persona trata de satisfacer otra de nivel superior.

 La siguiente figura ilustra esta teoría.


Pirámide de
las Necesidades de Maslow

AUTO
REALIZACION
NECESIDADES
SUPERIORES NECESIDADES DE
RECONOCIMIENTO
Y STATUS

NECESIDADES SOCIALES

NECESIDADES DE SEGURIDAD
NECESIDADES
PRIMARIAS NIVEL FÍSICO Y BIOLÓGICO (FISIOLÓGICAS)
Metas de Corto y largo plazo
Metas Este año Largo Plazo
Trabajo
Estudio
Familiares
Comunicación
Personales
El verdadero significado de la
Administración del Tiempo
 Esto significa que no se puede utilizar el tiempo en la misma
forma que el dinero, por ejemplo.

La administración del tiempo consiste en distribuir adecuadamente


las actividades que se realizan.

 La administración del tiempo es la administración de uno


mismo.

Administrarse a uno mismo es como administrar cualquier cosa;


requiere ciertas habilidades, como la habilidad para planificar,
organizar, llevar a la práctica y controlar
Planeación
 Usted podría decir “no tengo tiempo para planear”, sin
embargo, la administración efectiva siempre requiere de
planeación, ya se trate de administrar el presupuesto
familiar, una iglesia, un negocio o el tiempo.

Una hora de planeación puede ahorrar muchas


horas de trabajo inútil y de crisis.
Seguimiento y nuevo análisis
 Por bueno que sea, un plan no funcionará bien si no
se va evaluando su desarrollo y detectando sus
problemas, modificándolo si es necesario.
 Características del Tiempo
 Extrínseco
 Irretrasable
 Mensurable
 Insustituible
 Irrecuperable
Considerar además que…
 Todo lo que hacemos requiere tiempo

 El tiempo es absoluto no tiene limites

 El ejecutivo eficaz se distingue por el buen uso


de su tiempo.
El Proceso de la

Administración del Tiempo


 La administración del tiempo es un proceso de
avance, evaluación, planeación, nuevo análisis
y rectificaciones.

 Esto se representa como un proceso circular.


1. Análisis de la
forma en que
utiliza el tiempo

7. Seguimiento y 2. Identificación de
nuevo análisis los problemas de
tiempo

Admón.
Del
6. Horarios y guías
de planeación
Tiempo 3. Autoevaluación

5. Transformación 4. Establecimiento
de las metas en de metas y
planes de acción principios
Lo Importante
URGENTE NO URGENTE
Crisis Preparación
IMPORTANTE

Problemas acuciantes Prevención


Proyectos delimitados Clasificación de valores
Por una fecha tope Planificación
Reuniones Creación de relaciones
Preparativos Verdadera recreación
Facilitación
Lo No Importante
URGENTE NO URGENTE
NO IMPORTANTE

Interrupciones Trivialidades, Ajetreo


Algunas llamadas telefónicas Correspondencia irrelevante
Algunos informes de Algunas llamadas telefónicas
correspondencia Acciones de pérdida de
Algunos asuntos inmediatos tiempo
Algunas actividades populares Actividades de escape
Tv en exceso
Diez sugerencias para
incrementar la eficiencia en el
proceso
1. Hacer atajos
 Al menos existen dos áreas en el desempeño
profesional en la que se debe hacer atajo:
 ATAJOS PARA LA LECTURA RAPIDA

 ATAJOS PARA LA REDACCIÓN


2. Encuentre el tiempo escondido
 Aproveche al máximo el tiempo de descanso, el tiempo entre
una y otra tarea.

 Mientras espera el turno en una consulta médica, cuando se


desplaza en el transporte si se viaja a menudo para cumplir
diferentes tareas o hacia el hogar, se puede concebir o escribir
una idea brillante o importante.
Algunas formas son:
 Llegue temprano o salga tarde, existen menos
interrupciones, no suena el teléfono.

 Cree fragmentos de tiempos para las juntas


importantes con una persona

 Lleve la contaduría. Esto significa que se hace toda


clase de cosas cuando nadie más la realiza.
3. Aprenda a concentrarse
 No disperse su fuerza. Hay que tomar el tiempo en cuestión y aplicarlo
en una sola dirección o a un objetivo específico para triunfar.

 Hay que aprender a escuchar. Casi todos pasamos alrededor de un


70% u 80% de nuestra vida dedicados a alguna forma de
comunicación: escribir, hablar, escuchar.

 Una persona que aprende a escuchar es indudablemente la que tiene


más posibilidades de hacer las cosas.
Algunas reglas
importantes para aprender a escuchar
 Escuchar es un proceso activo, no pasivo
 No hable demasiado sobre si mismo
 No trate de impresionar ni hable con mucha sabiduría
 Muestre interés
 No adelante conclusiones
 No pase todo el tiempo pensando cual será su siguiente
respuesta
4. Controle su ritmo
 Cree rutinas, descubra su ritmo de trabajo

 Tal vez esto esté vinculado al reloj interno que todos


tenemos. El habito a la taza de café, etc. De igual
forma podemos imponernos la meta de escribir
alrededor de mil palabras al día, si lo hago durante
varios días, cada vez me resulta más fácil.
5. Evite los retrasos
 Hágalo ahora

 El mejor momento para ir a implantar un árbol fue hace


veinte años, el segundo momento es ahora. Proverbio
chino.
6. Evite las actividades
que impliquen pérdida de tiempo
 Si no vale la pena hacerlo, asegúrese de no hacerlo.

 No sea un esclavo de su archivo de pendientes.

 El hecho de que haya algo allí, no significa que tenga


que hacerlo.
7. No permita que los
demás le hagan perder su tiempo
 Aprenda a reconocer y a evitar los ladrones de tiempo

 Simplemente diga NO o SI, pero sin titubeos

 El elevado costo de una comida gratis

 Piense como un político, “El hombre es un animal


político”.
8. Invierta
tiempo para ahorrar tiempo
Afile el hacha. Abraham Lincoln

“Si tuviera ocho horas para derribar un árbol,


pasaría seis horas afilando el hacha”
9. Use tecnología que dé resultado
 EL TELEFONO puede ser una parte inapreciable de su
estrategia para ahorrar tiempo.

 Póngase en contacto tan rápidamente como le sea posible


con las personas bien informadas que toman las
decisiones. No pierda tiempo con las personas que no
pueden tomar decisiones.
10. Use la
cabeza para no usar los pies
 Hay que anticipar lo que dará resultado y lo que no, cuanto
tiempo, esfuerzo y recurso requiera hacerlo.

 Si recorre mentalmente cada paso en el proyecto, tal vez


con el uso de una hoja de papel y un lápiz para ayudarse,
podrá anticipar cuales recursos necesitará y cuando.