La entrevista en el proceso de obtención de información en el ánalisis de puesto

Con el método de la entrevista, el analista discute

todos los detalles del trabajo con una o más
personas queocupen el puesto en la actualidad.

El analista emplea una lista de control (queserá

descrita ulteriormente) para conducir la
discusión.Toma apuntes de las respuestas y luego
les da cabida en las distintas secciones de la
descripción de puesto.

El analista no necesita entrevistar a todas las

personas que ocupen un puesto basta con una
muestra representativa. Por ejemplo, si en un tipo de
puesto se emplea a diez personas, bastará con
entrevistar a dos o tres de ellas

El supervisor puede ayudar a identificar a las dos o tres personas que representen a los
miembros de mayor y menor capacitación o experiencia del grupo. El analista puede entonces
fijar las especificaciones mínimas y máximas del puesto.

Ventajas de la técnica de la entrevista

La técnica de entrevistas ofrece ciertas ventajas:

 Logra la participación libre y directa de los empleados.

 Proporciona al analista una mejor comprensión del puesto.
 Permite el examen y aclaración de sectores vagos o complejos de trabajo que no pueden
ser comunicados con facilidad.

Desventajas de la técnica de la entrevista

Existen algunas desventajas enlas entrevistas para el análisis de puestos:

 Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incómodos para poder aportar

información adecuada.
 Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y dejen de
lado los aspectos más generales del puesto.
 Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los requisitos
que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no al puesto mismo.
 Además, el supervisor puede poner énfasis en lo que él desea que el empleado haga,
en lugar de lo que en realidad hace.

La preparación de los formularios de entrevistas

La Figura que aparece al lado presenta un modelo que el
analista puede utilizar para reunir información para el análisis
de puestos.(

Los rubros que contiene este modelo son los mismos que el
analista puede utilizar para diseñar formularios para los
métodos de entrevista y cuestionarios a fin.de obtener la
información necesaria para la preparación de las
descripciones de puestos.

Si bien el entrevistador puede no hacer todas las preguntas

de este modelo en la entrevistas o cuestionarios, debe incluir
gran parte de ellas en el formulario para entrevistas.

Antes de comenzar sus entrevistas, el analista debe estudiar

el organigrama y las designaciones presentes de los
puestos. Debe informar a los supervisores sobre la
naturaleza y duración de las entrevistas.

Por su parte, los supervisores deben informar

individualmente a los empleados que serán entrevistados
sobre el objetivo de la entrevista y la hora en que se llevará
a cabo.

Si bien una conversación sobre el terreno permite que el entrevistador observe las condiciones
detrabajo y asista a demostraciones, ella puede provocar distracciones e incomodidad. Es
preferible que el analista realice las entrevistas en privado y en un medio neutral.

Luego de llevadas a cabo, podrán hacerse v~sitas al lugar de trabajo, donde se podrán hacer
demostraciones Y discutir las condiciones. Manera de llevar a cabo las entrevistas

Para aliviar la tensión, el entrevistador debe comenzar con comentarios triviales.Debe explicar
luego el objetivo de la entrevista y la manera en que la llevará a cabo. También debe decir al
empleado cómo se uti¡izará la información reunida.

El analista debe preparar cuidadosamente sus preguntas para evitar ambigüedades y dobles
sentidos.Debe animar al empleado a que hable y darle tiempo suficiente para que pueda
responder o justificar sus afirmaciones.

La entrevista debe llevarse en tono de conversación, siempre que se concentre en su objetivo.El

entrevistador sólo habrá de tomar apuntes de vez en cuando. Así se distraerá menos la atención
y no se pondrá en peligro la conversación como ocurriría si se registrara absolutamente toda
idea.

Al final de la entrevista, el empleado debe tener la oportunidad de brindar más información o hacer preguntas.
Inmediatamente después de terminada la entrevista, el analista debe redactar todos sus apuntes, observaciones
e informaciones.

El formulario para las entrevistas y la planilla son herramientas valiosas para este propósito, ya que proporcionan
presentacione~ uniformes para poder comprar la información obtenida en entrevistas diferentes.

La confección de la descripciónde puestos no necesita comenzarse hasta después de realizadas varias

entrevistas.
La observación en el proceso de obtención de información en el ánalisis de
puesto

Con arreglo a esta técnica, el analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el
puesto que se examina mientras desempeñan sus tareas.De vez en cuando hace preguntas
sobre diversos elementos del trabajo.

Durante esta observación, toma cuidadosamente notas que luego emplea para la confección de
las descripciones de puestos.

Ventajas de la técnica de la observación

Entre las ventajas que brinda esta técnica, se cuentan las siguientes:

 Mediante la observación, el analista se familiariza directamente con el trabajo

 El analista puede observarcondiciones importantes de trabajo que a menudo constituyen
los aspectos distintivos de ciertos puestos.
 El analista puede observar varios puestos al mismo tiempo, sin interferir en la corriente
de trabajo.

Desventajas de la técnica de la observación

Existen también ciertas desventajas:

 Algunos empleados pueden sentirse incómodos si se ven observados.

 Las dimensiones intangibles del trabajo, como sus elementos o requisitos mentales o la
interacción personal, no se observan con facilidad.
 La observación adecuada de un puesto en que las actividades de rutina son la excepción
requiere mucho tiempo. Por ejemplo, para observar cabalmente el puesto de un
supervisor, el analista necesitaría acompañarlo varios días o quizás semanas para poder
familiarizarse con todos los elementos del puesto.

El cuestionario en el proceso de obtención de información en el ánalisis de

puesto

El método más empleado en el análisis de puestos es el cuestionario amplio. Se lo distribuye a

todos los empleados de un departamento Lo llenan y lo devuelven al supervisor o analista. No
todas las compañías que emplean esta técnica piden que los empleados mismos llenen el
cuestionario. Lo hacen también los supervisores o gerentes

Esto es lo común cuando la administración decide no dar participación a los empleados en la

confección de las descripciones de sus puestos.
Ventajas de la técnica del cuestionario

Entre las ventajas que ofreceeste método están las siguientes:

 Los cuestionarios constituyen un método eficaz y rápido para reunir gran cantidad de
información. Por supuesto, los cuestionarios deben estar bien preparados y presentados.
 Los cuestionarios son herramientas eficaces cuando los puestos por analizar están bien
estructurados.
 Si los puestos están localizados en puntos geográficos dispersos,el analista puede reunir
información sin necesidad de viajar. Las respuestas escritas a los cuestionarios son una
constancia permanente de todos los hechos relatados. Son expresión de los
participantes y no apuntes informales del analista.

Desventajas de la técnica del cuestionario

Algunas de las desventajas delos cuestionarios son:

 Eliminan el contacto y la discusión entre el analista y el empleado.

 Las respuestas escritas pueden dejar de laja algunas cuestiones esenciales.
 Para que los cuestiinarios sean eficaces, se necesita prepararlos muy cuidadosamente.
 Llenarlos lleva tiempo.
 Pueden surgir problemas de interpretación para quien los llena como para el analista que
tiene que correlacionar las respuestas.

Cómo reunirinformación mediante el cuestionario de puestos

Un cuestionario debe ir precedido de instrucciones claras sobre la manera de llenarlo. El analista

debe acompañar al cuestionario una nota explicativa, la exposición de sus objetivos, de qué se
hará con la información y los procedimientos que lo sucederán.

También es de responsabilidad del gerente operativo explicar a los empleados los objetivos del
cuestionario y aclarar cualquier problema que pudiera surgir.

Cuestionario para el análisis de Puesto:

nTítulo del Puesto _____________________________________________________

nDepartamento ________________________________________________________
nSupervisor ____________________
nPuesto del Supervisor ___________________________________________________

nCondiciones de Trabajo:
nStatus: Tiempo completo Tiempo parcial
nDías de trabajo: L M M J V S D
nHoras por Día: ______________ Horas Semanales: _________________
n¿se requiere viajar? Si No
nDe contestar si, ¿qué tanto por ciento del tiempo debe viajar? ______ %

nPropósito:
nDescriba el propósito general o responsabilidad de este puesto.
nTareas y responsabilidades principales
n___________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
n_____________________ ______________________________________________________________________
nTareas y responsabilidades secundarias:
n___________________________________________________________________________________________
n___________________________________________________________________________________________
n____________________ _______________________________________________________________________

nResponsabilidades de Supervisión:
n¿Requiere esta posición el supervisar personal? Explique

nRequisitos de Educación:
nEscuela Superior Grado Técnico Bachillerato Maestría Doctorado

nEspecialización requerida _________________________________

nExperiencia:
n¿Qué experiencia se requiere para este puesto?

nHabilidades Técnicas:
n¿Qué habilidades técnicas se requieren para esta posición?

nCondiciones Físicas:
nDescriba las condiciones en las que se realiza este trabajo.
____________________________________________________________________________________________
n___________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

nCompletado por ________________________

nFecha ________________________________
nTítulo ________________________________
nAprobado por __________________________

La bitacora o parte de empleado en el proceso de obtención de información en el

ánalisis de puesto

Este método impone a cada empleado llevar una bitácora o un parte de sus actividades durante
un período determinado.

Este método es aceptable cuando el trabajo es de rutina y se repite a corto plazo, una semana o
en algunos casos un mes. Los puestos de producción, oficinistas, administración de oficinas, o
de servicio y mantenimiento, se prestan a la confección de partes.
Este método no brinda al ana1ista información adecuada cuando el trabajo varía mucho, o
cuando las tareas no se repiten a corto plazo. Se trata, evidentemente, del caso de los puestos
de supervisión y administración, ventas y comercia1ización, y tareas de tipo profesional o
creador.

Ventajas de la técnica de la bitácora

Las ventajas de este método son las siguientes:

 El ana1ista ahorra tiempo cuando reúne gran información sobre muchos puestos.
 Los empleados pueden incluir en el parte toda la diversidad de sus tareas rutinarias sin
tener que interpretar preguntas ambiguas.
 El método soslaya la renuencia de algunos empleados a participar en entrevistas.

Desventajas de la técnica de la bitácora

Existen algunas desventajas:

 No hay contacto personal entre el ana1ista y el empleado.

 El ana1ista no puede observar los factores que afectan el desempeño del puesto.
 Los empleados tal vez sospechen que los partes se emplearán para hacer análisis de
tiempos que permitan a la administración fijar normas de producción.
 El método se limita a puestosrutinarios y repetitivos.

Combinación de métodos en el proceso de obtención de información en el

ánalisis de puesto

Se utiliza dos o más métodos al obtener información

Ejemplo de una combinación de métodos en un banco con sucursales en el interior del país

Posiciones Método
Entrevista
Gerenciales y de supervisión
Cuestionario
Trabajos rutinario o
Bitácora
manuales
Observación
Ubicación

Casa Matriz Entrevista

Ubicación
Sucursales en el Cuestionario
interior

Cómo elegir el mejor método de análisis de puestos

Para determinar la mejor técnica de análisis, deben considerarse los siguientes factores:

Tipos de puestos:

 Los puestos profesionales y de supervisión se prestan al análisis mediante entrevistas y

cuestionarios.
 El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la observación y los partes.

Acceso del analista al lugar de trabajo:

 Se encara mejor el trabajo de ventas y atención a distancia empleando cuestionarios y

partes.
 La entrevista y la observación pueden ser más convenientes para los puestos de la casa
matriz.

Preparación previa por el analista:

 La preparación de los cuestionarios exige una inversión previa de mucho tiempo para el
diseño y el ensayo.
 Los partes suelen requerir menos tiempo porque no hace falta que sean muy detallados.
 Las entrevistas y la observación son menos engorrosas si están bien planeadas en
cuanto al tipo de información que se quiere reunir.

Aceptación por los empleados:

 El método de entrevistas es menos amenazante, ya que permite al analista explicar y

responder a cada persona.
 Los cuestionarios, los partes y la observación pueden resultar contraproducentes si no
les precede una comunicación eficaz a los empleados.
 La mayoría de los analistas experimentados creen que el método de los cuestionarios
es el más eficaz.
 El cuestionario puede robustecerse si lo siguen entrevistas complementarias selectivas.
De este modo, el analista puede salvar las limitaciones de un método combinándolo con
otro. Continuación

Métodos de descripción y
análisis de puestos de trabajo
 Descripción y análisis de puestos de trabajo

Aunque la descripción y el análisis del puesto de trabajo están estrechamente relacionados

en sus finalidades y en el proceso de obtención de datos, se diferencian entre sí: la
descripción se orienta al contenido del puesto de trabajo (qué hace el ocupante, cuándo
lo hace, cómo lo hace y por qué lo hace), en tanto que el análisis pretende estudiar y
determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones
que el puesto de trabajo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la
base para evaluar y clasificar los puestos de trabajo, con el propósito de compararlos.

Contenido
 1 Método de observación directa
 2 Método del cuestionario
 3 Método de la entrevista
 4 Métodos mixtos

Método de observación directa

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo históricamente como por
su eficiencia. Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran estudios de
micromovimientos, y de tiempos y métodos.

El análisis del puesto de trabajo se efectúa observando al ocupante del puesto de trabajo, de
manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de
puestos de trabajo anota los datos clave de su observación en la hoja de análisis de puestos
de trabajo. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones
manuales o que sean sencillos y repetitivos.

Algunos puestos de trabajo rutinarios permiten la observación directa, pues el volumen de

contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observación. Dado que no en
todos los casos la observación responde todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo
general va acompañada de entrevista y análisis con el ocupante del puesto de trabajo o
con el supervisor.

Características:

1. El analista de puestos de trabajo recolecta los datos acerca de un puesto de

trabajo mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante de
éste.
2. La participación del analista de puestos de trabajo en la recolección de la
información es activa; la del ocupante es pasiva.

Ventajas:

1. Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente
(analista de puestos de trabajo) y al hecho de que ésta sea ajena a los intereses de
quien ejecuta el trabajo.
 2. No requiere que el ocupante del puesto de trabajo deje de realizar sus
labores.
3. Método ideal para aplicarlo en puestos de trabajo sencillos y repetitivos.
4. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del
análisis de puestos de trabajo (qué hace, cómo lo hace y por qué lo hace).

Desventajas:

1. Costo elevado porque el analista de puestos de trabajo requiere invertir bastante

tiempo para que el método sea completo.
2. La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del
puesto de trabajo, no permite obtener datos importantes para el análisis.
3. No se recomienda aplicarlo en puestos de trabajo que no sean sencillos ni
repetitivos.

Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el análisis sea
más completo y preciso.

Método del cuestionario

Para realizar el análisis, se solicita al personal que diligencie un cuestionario de análisis de

puestos de trabajo y registre todas las indicaciones posibles acerca del puesto de trabajo, su
contenido y sus características.

Cuando se trata de una gran cantidad de puestos de trabajo semejantes, de naturaleza

rutinaria y burocrática, es más rápido y económico elaborar un cuestionario que se
distribuya a todos los ocupantes de esos puestos de trabajo. El cuestionario debe
elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e información útil.
Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del puesto de trabajo y su
superior para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas, y eliminar los detalles
innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las
preguntas.
Características:

1. La recolección de datos sobre un puesto de trabajo se efectúa mediante un

cuestionario de análisis del puesto de trabajo, que llena el ocupante o su
superior.
2. La participación del analista de puestos de trabajo en la recolección de datos es
pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).

Ventajas:

1. Los ocupantes del puesto de trabajo y sus jefes directos pueden llenar el
cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una
visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que
participan varias instancias jerárquicas.
2. Este método es el más económico para el análisis de puestos de trabajo.
3. También es el que más personas abarca, pues el cuestionario puede ser
distribuido a todos los ocupantes de puestos de trabajo y devuelto con relativa
rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los demás
métodos de análisis de puestos de trabajo.
 4. Es el método ideal para analizar puestos de trabajo de alto nivel, sin afectar
el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

1. No se recomienda, su aplicación en puestos de trabajo de bajo nivel, en los

cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
2. Exige que se planee y se elabore con cuidado.
3. Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las
respuestas escritas.

Método de la entrevista

El enfoque más flexible y productivo en el análisis de puestos de trabajo es la

entrevista que el analista hace al ocupante del puesto de trabajo.

Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del
puesto de trabajo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el
puesto de trabajo, y de los porqués y los cuándo.

Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar el puesto de trabajo,
permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros puestos de trabajo
semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al
supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son válidos. Garantiza
una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la
eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y
obstinados. En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de análisis de puestos
de trabajo prefieren este método basado en el contacto directo y en los mecanismos de
colaboración y participación.

El método de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con

el puesto de trabajo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal
con el ocupante o con su jefe directo.
Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.

Características:

1. La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con
el ocupante del puesto de trabajo, en la que se hacen preguntas y se dan
respuestas verbales.
2. La participación del analista y del ocupante del puesto de trabajo es activa.

Ventajas:

1. Los datos relativos a un puesto de trabajo se obtienen de quienes lo conocen

mejor.
2. Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
3. Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento
en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.
4. No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto
de trabajo.
Desventajas:

1. Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de

modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.
2. Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
3. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de puestos de trabajo no se prepara
bien para realizarla.
4. Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del
ocupante del puesto de trabajo.

Métodos mixtos

Es evidente que cada uno de los métodos de análisis posee ciertas características, ventajas y
desventajas. Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las
ventajas, se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones eclécticas de dos o más
métodos de análisis.

Los más utilizados son:

1. Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto de trabajo.

Primero el ocupante responde el cuestionario y después presenta una entrevista
rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.
2. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior para profundizar y
aclarar los datos obtenidos.
3. Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
4. Observación directa con el ocupante del puesto de trabajo y entrevista con
el superior.
5. Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante del puesto de
trabajo.
6. Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, del
puesto de trabajo, etc.

La elección de estas combinaciones dependerá de las particularidades de cada empresa,

como objetivos del análisis y descripción de puestos de trabajo, personal disponible para
esta tarea, etc.
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