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MATRIZ DE COMUNICACIÓN

(FLUJOS DE COMUNICACIÓN)

PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DEL SGC FECHA DE ACTUALIZACIÓN: Octubre 2016

Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma en la Firma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos
OBJETIVO administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.

NOMBRE DEL
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO
Durante la Implementación del
Compromiso frente al Alta Dirección
Sistema
Sistema de Gestión de la Representante de la Gerencia
Todo el personal Cuando se diseñe y modifique
Calidad Director
En campañas de motivación y
(Políticas y Objetivos) Administrativo
sostenimiento.

Alta Dirección Director Dependencia a la cual asignaron


Asignación de recursos Cuando amerite
GESTIÓN Administrativo los recursos
ESTRATÉGICA
Alta Dirección Modificación de los contenidos,
Responsabilidades y
Representante de la Gerencia A todo el que le interese cambio de funciones,
Autoridades del SGC
inducción y re inducción.

Manuales Alta Dirección Director


En el proceso de inducción y
(Estilo Corporativo y de Administrativo Todo el personal
reinduccion
Calidad) Jefe Inmediato
Sistema de Gestión de la
Cuando se diseñe, modifique
Calidad Representante de la Gerencia
Todo el personal En el proceso de inducción y
(Desempeño de los procesos,
reinduccion
procesos y procedimientos)

MEDICIÓN, No Conformidades y Planes de Representante de la Gerencia Dependencia a la cual se le


Cuando amerite
ANÁLISIS Y mejoramiento Líder del Proceso levanto la no conformidad
MEJORA Representante de la Gerencia
Plan de auditoria Todos los procesos Anual
Asistente de Calidad
Documentos actuales del
Representante de la Gerencia
Sistema de Gestión de la Todos los procesos Cuando se realice un cambio
Asistente de Calidad
Calidad
Gerente -Socio
Identificación de las
Gerente de Auditoria Al encargado del cliente A criterio de la Alta Gerencia
PRECONTRACTUAL necesidades del cliente
Director Jurídico
Y CONTRACTUAL
Director Jurídico Gerente-Socio
Nuevas licitaciones Cada vez que se presenten
Asistente Jurídico Gerente de Impuestos
Supervisores de Auditoría
Socio En el momento en que surja la
Nuevos clientes Dirección Operativa
PRESTACIÓN Y Gerente de Auditoría necesidad
Encargados de clientes
SEGUIMIENTO DEL
SERVICIO
MATRIZ DE COMUNICACIÓN
(FLUJOS DE COMUNICACIÓN)

PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DEL SGC FECHA DE ACTUALIZACIÓN: Octubre 2016

Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma en la Firma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos
OBJETIVO administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.

NOMBRE DEL
PRESTACIÓN QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO Y
SEGUIMIENTO DEL
SERVICIO Socio Supervisores de Auditoría
Nuevos nombramientos de En el momento en que surja la
Gerente de Auditoría Encargados de clientes
encargados de clientes necesidad
Dirección operativa Secretaria Steno
Socio
Supervisores de Auditoría En el momento en que surja la
Ejecución de la planeación Gerente de Auditoría
PRESTACIÓN Y Encargados de clientes necesidad
Dirección operativa
SEGUIMIENTO DEL
SERVICIO Supervisores de Auditoría
Cambios que se surtan en la Socio En el momento en que surja la
Dirección Operativa
metodología de NEXIA Gerente de Auditoría necesidad
Encargados de clientes
Director Administrativo
Novedades de nómina Departamento de contabilidad Permanente
Asistente Administrativa
Director Administrativo En la inducción y reinduccion del
Perfil de Cargos Todo el personal
Jefe Inmediato personal
Plan de entrenamiento Director Administrativo
Todo el personal Permanente
(Formación y Capacitación) Gerente de Auditoria
Programa de salud ocupacional Coordinador de Salud ocupacional Todo el personal Anual
GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO Decisiones de la Dirección
sobre el personal
Director Administrativo
(Horarios, Actividades a Todo el personal Permanente, cuando amerite
Gerente de Auditoria
desarrollar, notificaciones
disciplinarias)

Período vacacional Director Administrativo Todo el personal Anual

Evaluación del desempeño Alta Dirección Todo el personal Anual

Cronograma de mantenimiento Ingeniero de sistemas empresas


Alta dirección Anual
recursos tecnológicos contratante

Orden de compra Alta Dirección Proveedor del producto o servicio Permanente


GESTIÓN DE
RECURSOS Existencia de insumos y
TECNOLÓGICO E Secretaria Steno Director Administrativo Permanente
materiales
INSUMOS
Director Administrativo
Evaluación y Reevaluación de Asistente Administrativa
Al proveedor Anual
proveedores Secretaria Steno
MCM 001

ulgar los actos

COMO LO COMUNICA

Reuniones
Carteleras
Manual de Calidad
Correo electrónico
Página web
Acta de Revisión por la
Dirección
Correo electrónico
Comunicación verbal
Perfil de Cargos
Organigrama
Procesos y
Procedimientos

Documento Impreso
Correo Electrónico

Capacitaciones
Cartelera
Documentos del Sistema

Correo Electrónico

Correo electrónico

Intranet

Comunicación verbal

Comunicación verbal
Correo electrónico
Comunicación verbal
Correo
electrónico
Comités de Auditoría
MCM 001

ulgar los actos

COMO LO COMUNICA
Comunicación verbal
Correo
electrónico
Comités de Auditoría
Comunicación verbal
Correo
electrónico
Comités de Auditoría
Comunicación verbal
Correo
electrónico
Comités de Auditoría
Correo electrónico

Documento Impreso
Documento Físico
Correo Electrónico
Carteleras
Correo
electrónico
Reunión
Carteleras

Comunicaciones internas
Correo
electrónico
Documento impreso
correo
electrónico
Documento impreso
Reunión
personal
Documento impreso

Documento impreso

Documento impreso

Correo Electrónico
MATRIZ DE COMUNICACIÓN
MCM 001
(ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS)
PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DE SISTEMA DE SGC FECHA DE ACTUALIZACION: octubre de 2016

Identificar la administración y autorización del uso de los medios de comunicación internos, las funciones, los receptores de la comunicación y demás elementos de la
OBJETIVO
caracterización para fomentar una cultura de responsabilidad y control de los mismos.

Autorización para el Protocolo del medio Frecuencia con que


Función del medio Receptores de la Evidencia de la
uso del medio de USO (forma, tamaño, contenido y se usa este medio
de comunicación demás características)
comunicación comunicación
comunicación (área) de comunicación
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN

Registrar y hacer constar por


escrito las decisiones, acuerdos
Acta Alta Dirección N/A
o hechos que se han producido
Tamaño carta De acuerdo a necesidad Áreas de interés Recepción a conformidad
en una reunión o junta

Dar a conocer actividades de la


entidad (administrativas,
Tamaños no especificados, B/N o
sociales, culturales, etc.) y Semanalmente y cuando la Copia de lo que se fija en las
Carteleras Director Administrativo Todas las dependencias
estimular actitudes en los
color, contenidos de interés para
noticia lo requiere
Todo el personal
carteleras y fotografías
todo el personal
equipos de trabajo hacia metas
generales de la Firma

Internet Ingeniero de Sistemas a través Quien tenga computador y clave Enviar y recibir información de
Manual de imagen corporativa Diario Todo el personal Correos enviados o impresos
(Correo electrónico) de claves de acceso de acceso carácter institucional

Tener a disposición de todo el


personal los documentos
actualizados que componen el
Tamaños no especificados, B/N o
Ingeniero de Sistemas a través plan estratégico de Nexia Cuando surja una actualización La evidencia se puede tomar
Intranet de claves de acceso
Todas las dependencias
(Sistema de Gestión de la
color, contenidos de interés para
de algún documento
Todo el personal
ingresando a la intranet
todo el personal
Calidad, Proceso Tributario,
Proceso de la Prestación del
Servicio, FondeNexia)

Comunicar a la institución con


personas o individuos a larga Tamaño carta membretado
Oficio, Carta Jefe Inmediato Todo el personal
distancia o cerca con motivos institucional
Diario Todo el personal Copias con recibido
diversos

transmitir y recibir documentos


Grupos de interés internos y
Fax Jefe Inmediato Todo el personal mediante la red telefónica No documentado Diario
externos
Reporte de envío
conmutada

Actividad que congrega a un


Reunión Responsable del proceso N/A grupo determinado de personas No documentado De acuerdo a las necesidades Asistentes a la reunión Registro de asistencia
para tratar uno o varios temas

Persona con la cual se logra la


Teléfono Jefe Inmediato Todo el personal Comunicar a distancia Análogo Diario
comunicación
N/A