REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
EL CONTRALOR GENERAIL.
0100- O HOE 41 Caracas, 0 6 SFT ang?
Ciudadanos
PRESIDENTES DE ENTES
DESCENTRALIZADOS DEL PODER PUBLICO NACIONAL
Su Despacho.
Es grato dirigirme a usted, en ejercicio de la facultad de ejercer control
preventivo establecida en el articulo 274 de la Constitucién de la Reptiblica
Bolivariana de Venezuela, a los fines de recomendarle que establezca un
Mecanismo, mediante el cual, garantice la correcta utllizacion de los recursos
asignados a los Consejos Comunales, grupos sociales u otras organizaciones
comunitarias. A tal efecto, deberd suscribir con éstos, “Convenios de
Financiamiento” que deberan contener al menos, los elementos siguientes:
* Objeto del convenio
'* Objeto y costo del proyecto
* Tiempo de ejecucién de! proyecto
* Forma y oportunidad de asignacién de los recursos
+ Obligacién de suministrar toda la informacion que les sea requerida
* Obligacion de informar trimestralmente el avance fisico y financiero del
proyecto
* Obligacién de conformar un expediente por cada proyecto, el cual debera
contener toda la documentacién que respalde las operaciones vinculadas con
dicho proyecto,
* Obligacién de constituir las cuentas bancarias con al menos 2 firmas
conjuntas.
Asimismo, deberd informar a los Consejos Comunales, grupos sociales u
otras organizaciones comunitarias, que reciban financiamiento de parte delllevar un registro de su administracién, asi como para cumplir con el principio de
Rendicién de Cuéntas, establecido en el articulo 27 de la Ley de los Consejos
Comunales. Deberén cumplir con los lineamientos generales que se enuncian a
continuacién:
1. Conformar un expediente Gnico por cada Proyecto 0 rubro de gasto, en el
cual se archiven cronolégicamente y debidamente enumerados en la parte
superior derecha, los soportes justificativos de todas las operaciones
vinculadas con los mismos (copia del proyecto, contratos de obras,
valuaciones, facturas, planillas de depésitos bancarias, estados de cuenta
etc.)
2. Dicho expediente se ilevara en carpeta de gancho, numerada e identificada
con el nombre del proyecto o rubro del gasto. Ejemplos: Carpeta N° 1
“Proyecto Sustitucién de Ranchos por Viviendas", “Ayudas Econémicas para
Damnificados de la Zona" .
Al inicié del expediente se colocaré una hoja de block rayado o tipo examen
la cual estara identificada en la parte superior con el nombre del proyecto, y
se dividiré en 6 columnas identificadas de la manera siguiente: N°, Fecha,
Concepto, Ingresos, Gastos, Saldo. En dicha hoja, se llevard el registro
cronolégico de todas las operaciones relacionadas con los ingresos y los
gastos, ademas de la fecha, numero de la operacién y una breve descripcion
del hecho registrado,
[ NT FECHA CONCEPTO | INGRESOS | GASTOS” [_satoo ]
4. La hoja sefalada en el numeral anterior debera antes de iniciar los registros
estar sellada y firmada por un
jiembro del Banco Comunal y un miembro de
la Unidad de Contraloria Social, a los fines de avalarla
5. Los registros deberan llevarse en boligrafo y no podran tener enmendaduras,
ni tachaduras. En caso de error, se anulard la linea y se continuaran los
registros en la siguiente6. El resguardo'del expediente le correspondera al Banco Comunal y podra ser
requerido en cualquier momento, por los representantes de la Contraloria
Social, la Asamblea de Ciudadanos y por el ente u organismo que le transfirié
los recursos.
7. Al finalizar ta ejecu
Nn de los proyectos se deberd efectuar el cierre de la
Cuenta correspondiente. A tal efecto, se determinard la diferencia entre los
ingresos y los gastos vinculados al proyecto. *
8. Elaborar al finalizar cada proyecto un breve informe en el cual se indicara el
cumplimiento, las variaciones 0 el incumplimiento de sus objetivos. En caso
de variaciones incumplimientos, sefialar de forma especifica las causas
Dicho informe debera ser avalado por la Unidad de Contraloria Social de!
Consejo Comunal, previa verificacién de los soportes correspondientes y
Presentado ante la Asamblea de Ciudadanos, la cual aprobard o reprobara la
gestion, mediante un acta que se suscribird a tal efecto
Los requisitos sefalados, serviran a los efectos de la rendicién de cuentas
ante los entes u organismos que hayan financiado proyectos a los Consejos
‘Comunales, grupos sociales u otras organizaciones comunitarias y sera condicién
indispensable para la aprobacién de nuevos proyectos.
Muy atentamente,
4 /
Aiea,
CLODOSBALDO RUSSIAN UZCATEGUI
Contralor General de la Republica
Feo