REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUBLA 01-00- 9.00539 Caracas, 0 6 SET 2007 Ciudadanos MINISTROS DEL PODER POPULAR Su Despacho. Es grat diighme @ usted, on ojercico de la facultad de elercer control preventivo establecida en el articulo 274 de ta Constitucién de la Repablica Bolivariana de Venezuela, a los fines de recomendarle que esiablezca un mecenismo, mediante el cual, garartice fa correcta ullizacién de los recursos asignados a los Consejos Comunsles, grupos sociales u otras organizacicnes comunitaias. A tal efecto, deber suscrbie con éstos, “Convenios de Financiamiento' que deberén contener al manos, lo elementos siguientes: + Objet det convenio + Objeto y costo del proyecto + Tiempo de ejecucion del proyecto + Forma y oportunidad de asignacion de los recursos + Obligacion de suministrar toda la informacion que les sea requerida + Obligacién de informar timestralmente of avance fisico y financiero del proyecto + Obligacién de conformar un expediente por cada proyecto, el cual deberd contener toda la documentacién que respalde las operaciones vinculadas con dicho proyecto. + Obligacién de constitu las cuentas bancarias con al menos 2 firmas conjuntas. Asimismo, deberé informar a los Consejos Comunales, grupos sociales u otras organizaciones comunitarias, que reciban financiamiento de parte del organisma a su cargo, que con el objetivo de dar cumplimiento a la obligacién dellevar un registro de su administracién, asi como para cumplir con el principio de Rendicién de Cuentas, establecide en el arliculo 27 de ta Ley de los Consejos Comunales, Deberén cumplir con los lineamientos generales que se enuncian @ continuacién’ 1. Conformar un expeciente nico por cada Proyecto 0 rubro de gasio, en el ‘cual se archiven cronolégicamente y debidamente enumerados en la parte superior derecha, los soportes justficativos de todas las operaciones Vinculades con los mismos (copia del proyecto, contratos de, obras, Valiaclones, facturas, planilas de depésitos bancaras, estados de cuenta, etc.) 2. Dicho expediente se llevara en catpeta de gancho,.numerada e identicada ‘con el nombre del proyecto o rubro del gasto. Ejemplos: Carpeta N°: t “Proyecto Sustitucién de Ranchos por Viviendas’, “Ayudas Econmicas para Damnificados de la Zona’ 3. Aliinicié del expadionte se colocaré una hoja de block rayado © tipe examen la cual estaré identiicada en la parte superior con el nombre del proyecto, y se dlvidiré en 6 columnas identificadas de la manera siguiente: N", Fecha, Concepto, Ingresos, Gastos, Saldo. En dicha hoja, se levard el registro cronolégico de todas las operaciones relacionadas con los gr es0s y los. ‘gastos, ademas de la fecha, ndmero de la operacién y una breve descripcién el hecho registrado. [iP ]_ FFOWA ~[ coWGERTO | WORESOS | GASTOS[ —SALDO 4. Lahoja sefialada'en el numeral anterior debera antes de iniciar los régistros estar sellada y frmada por un miombro del Banco Comunal y un miemibro de la Unidad de Contraloria Social, a los fines de avalaria Los registros deberdn lleverse en boligrafo y no podran tener enmendaduras, i tachaduras. En caso de error, se anulard la linea y se c rogistros en la siguiente.6. El resquardo del expediente le corresponderd al Banco Comunal y podré ser requeride en cualquier momento, por los representantes de la Contraloria Social, la Asamblea de Cludadanos y por el ente u organismo que le transis los recursos, 7. Al fnalzar Ia elecucién de los proyectos se deberd efectuar el ciere de la cuenta correspondiente. A tal efecto, se determinara la diferencia entre los ingresos y los gastos vinculados al proyecto. 8. Elaborar al finalzar cada proyecto un breve informe en el cual se indicaré el Ccumpimiento, las variaciones o el incumplimiento de sus objetives. En caso de variaciones 0 incumplimientos, sefialar de forma especiica las causas. Dicho informe deberd ser avalado por la Unidad de Contraloria Social de! Consejo Comunal, previa verificacién de los soportes correspondientes y presentado ante la Asamblea de Ciudadanos; la cual aprobara o reprobard la ‘gestion, mediante un acta que se suscribir a tal efecto. Los requistos sefialados, servrin a los efectos de la rendicion de cuentas ante los entes u organismos que hayan financiado proyectos a los Consejos Comunales, grupos sociales u otras organizaciones comunitarias y seré condicién Indispensable para la aprobacién de nuevos proyectos. Muy atentamente, Origa emda or: ELCONTRALOR CPPTRAL DE LA RePUbaica CLODOSBALDO RUSSIAN UZCATEGUI Contralor General de la Repiblica