IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Desde comienzos de la humanidad se ha hecho necesario documentar diferentes

aspectos de la vida y los procesos que en ella se desarrollan, documentación que
también ha permitido crear desarrollo en base a las evidencias allí estipuladas.
Algunas de las culturas que han tenido mayor trascendencia y aportes en el tema
son los egipcios, indios y chinos quienes realizaban inscripciones en sus templos
respecto a sus doctrinas, los griegos y romanos con testamentos y otros
documentos en madera y mármol, y los arcadios, sumerios y babilonios quienes
dejaban escrituras en pieles, madera, mármol y tablas de arcilla.
En base a estas culturas se presenta un avance en cuanto a los archivos se refiere,
teniendo en cuenta desde los siglos XII Y XIII con documentación de carácter
financiero, el siglo XIV con archivos bien estructurados que cumplen con
requerimientos como el de seguridad, el siglo XV y XVI donde se realiza
investigación respecto a los archivos su importancia y se empiezan a esclarecer
tipos de archivo y el silo XIX en el inicio de la revolución francesa donde se denota
la importancia de los archivos a nivel nacional, su funcionalidad y lo que se requiere
como archivista; quien para ejercer sus labores requiere cumplir con determinadas
cualidades que son la responsabilidad, el orden, prontitud, cordialidad, sigilo
profesional y concentración que en conjunto establecen la idoneidad de una persona
para llevar a cabo esta labor.
Gracias a el desarrollo que se propició a través de las distintas épocas y los estudios
realizados de su importancia en las organizaciones, se ha ido dando un desarrollo
en estos mismo que ha permitido crecer y avanzar, comprendiendo las ventajas que
trae consigo, teniéndolo en cuenta como una herramienta que permite dar
testimonio, evidencia y consulta. Dentro de las ventajas que proporciona
implementar los archivos en las empresas encontramos que estos cuentan con unas
características que benefician a la organización como que son económicos y
ahorran costos en otros rubros que se requerirían de no usarlos, son simples
permitiendo encontrar y reconocer la información de manera sencilla, son
funcionales en cuanto a la archivacion y consulta de información de manera
eficiente, son exactos en su manera de archivar los documentos de manera que se
eviten errores y demoras y por ultimo son técnicos permitiendo así el registro de la
toma de decisión del responsable; conjunto de cualidades que permiten que las
organizaciones desarrollen sus actividades de manera más efectiva y sean más
competitivas en el entorno en el que se encuentren .
Es decir que a partir de los factores enunciados anteriormente y el desarrollo a pasar
de los años se puede decir que la importancia de los archivos radica en que gracias
a la documentación que en estos se encuentra, se puede contar con evidencias y
requerimientos que sean necesarios en la toma de decisiones de una organización,
además de permitir que la información fluya de manera adecuada y no se vean
interrumpidos los procesos que se desarrollar dentro de las organizaciones.
Actualmente, aunque se ha cambiado la manera en cómo se genera la información
y almacena se evidencia la importancia del continuo desarrollo e implementación de
estos incorporando tecnología en su manejo, denotando la vigencia del manejo de
la documentación y la información mediante los archivos para crear más
conocimiento.