MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMPRESA DISTRI ASEA S.A.S

ELABORADO POR: FECHA

AREA DE ALMACEN E INVENTARIOS
AREA DE COMPRAS
PERSONAL DE ASEO
Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3
Objetivo general .............................................................................................................................. 3
1. Alcance del manual de procedimientos para el control de inventarios ......................................... 3
1.1 Políticas generales .................................................................................................................... 3
1.2 Procedimiento para la toma de inventarios.......................................................................... 4
1.3 Procedimiento: recepción, registro y control de productos en el almacén ......................... 5
1.4 Procedimiento: salidas del almacén ...................................................................................... 5
1.5 Procedimiento: conciliación contable a través del almacén ................................................. 6
1.6 Procedimiento: conciliación de movimientos de bienes devolutivos .................................. 6
1.7 Procedimiento: Bajas de elementos..................................................................................... 6
1.8 Departamento de contabilidad ................................................................................................. 7
2. Alcance del manual de procedimientos para el control de compras.............................................. 7
2.1 Políticas ..................................................................................................................................... 7
2.2 Formulación de principios ......................................................................................................... 7
2.3 Elaboración del pedido.............................................................................................................. 8
3. Alcance del manual de procedimientos para el personal encargado del servicio de limpieza....... 8
3.1 Áreas.................................................................................................................................... 9
3.2 Implementos de aseo .......................................................................................................... 9
3.3 Materiales de limpieza ...................................................................................................... 10
INTRODUCCION

Este documento “Manual de procedimiento para la empresa DISTRI ASEA S.A.S”

tiene como finalidad proporcionar a la empresa, las políticas, procedimientos y
criterios de acción, que permita registrar en forma oportuna los movimientos de los
diferentes empleados en las áreas de bodegas, personal de limpieza, los
productos usados en el proceso de atención a los diferentes clientes y las compras
que se realizan para llevar acabo los diferente procesos.

Objetivo general
Establecer un instrumento administrativo que permita hacer más eficientes los
procesos de registro y control de los inventarios en el almacén, a través de la
distribución adecuada de las tareas y responsabilidades, además de mantener el
registro y documentación oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen
en cada proceso.

1. Alcance del manual de procedimientos para el control de

inventarios

El control de inventarios contempla una serie de pasos que incluyen desde la recepción de los
productos en el almacén, registro, acomodo, hasta la protección, conservación y despachos a los
diferentes empleados.
El personal que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de los inventarios son el jefe
administrativo y el responsable del almacén a través del personal de apoyo.
Este Manual permite al área administrativa conocer las tareas y responsabilidades a su cargo, tal
como el manejo físico de los productos, la emisión de información confiable, correcta y oportuna
para la adecuada toma de decisiones

1.1 Políticas generales

1) El control de Inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes semestrales bajo los
lineamientos y principios establecidos en el presente manual.

2) El almacén deberá llevar un registro sistemático de los movimientos de productos en Kardex.

3) El almacén emitirá un informe de cierre sustentado con el reporte de entradas y salidas para el
respectivo cierre a petición del área administrativa

4) Deberá quedar el soporte debidamente autorizado por los funcionarios responsables de las
acciones, de todos y cada uno de los movimientos del almacén, éste soporte debe estar
acompañado por los reportes, facturas y/o formatos correspondientes.

5) El área administrativa y el responsable del almacén serán los encargados de que en los
movimientos del almacén se acaten las disposiciones establecidas en el presente manual y las
normas a las que se deban acoger.

6) Los movimientos de almacén estarán registrados en sistema a través de un kardex para reflejar
una forma clara y precisa los saldos de las existencias físicas de los insumos.

7) Se realizarán revisiones físicas periódicas contra las existencias en el sistema de inventarios para
verificar que estas existencias en el kardex coincida con las existencias físicas en almacén.

8) Todas las operaciones relacionadas con las entradas, salidas, bodegaje y despachos del almacén
deberán ser autorizadas únicamente por el jefe administrativo y la líder de Almacén e inventarios.

9) El encargado del almacén deberá realizar revisiones periódicas de las actividades que se están
efectuando en el mismo.

10) Las personas responsables de los inventarios deberán abstenerse de transferir, conceder,
donar, obsequiar, vender o poner a disposiciones de otras dependencias, organismos, funcionarios
u otros particulares inventarios de su propiedad a excepción de los casos autorizados por el jefe
administrativo.

11) Será responsabilidad del almacén el registro y envío oportuno de la documentación e

información al departamento de contabilidad.

12) El responsable de la planeación, organización y control de inventarios será el jefe

administrativo y el encargado del almacén.

13) La puesta en marcha y funcionamiento del presente manual estará bajo responsabilidad del
encargado del almacén.

14) Deberán levantarse mínimo (2) inventarios al año, para este, el área de almacén e inventarios
programará con el área de contabilidad las fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos.

1.2 Procedimiento para la toma de inventarios

1) Solo podrá participar en el inventario el personal asignado 2

 2) )El almacén deberá tener actualizado el kardex a la fecha de cierre para comprobarlo con
las existencias físicas
3) El inventario deberá ser validado por el jefe de almacén y por el jefe administrativo.
4) Deberá levantarse un acta de inventario de la toma física de inventario.
5) El almacén deberá tener separados y categorizado los tipo de bienes, ya sean devolutivos
o consumibles y separados entre ellos por categorías
6) El almacén deberá hacer un corte de existencias antes del inventario, considerando los
movimientos de entradas y salidas que correspondan al mes en el que se va a hacer el
inventario.

1.3 Procedimiento: recepción, registro y control de productos en el almacén

1) El almacén debe registrar en el sistema todos los productos que ingresen provenientes de
proveedores

2) Para cada ingreso se debe generar un reporte de entrada

3) Todos los ingresos se deben soportar con factura y los reportes de entrada correspondientes

4) Las entregas parciales o totales deben estar soportadas por las facturas o remisiones

5) El almacén hará el acta después de recibir los bienes y generar las entradas correspondientes.

6) La devolución a los proveedores por mercancía en mal estado se hará a más tardar en 2 días
hábiles posteriores a la recepción

7) Las facturas del proveedor y entradas al sistema deberán ser enviadas oportunamente al área
contable para soportar las pólizas de entrada.

1.4 Procedimiento: salidas del almacén

1) El almacén debe registrar todas las salidas

2) Se entregarán los productos únicamente al personal autorizado
3) Todas las salidas deben estar soportadas por la petición debidamente autorizada por el
área administrativa y con los datos correspondientes a cada ítem, de lo contrario no se
efectuará ninguna entrega
4) Por cada salida se generará un reporte de salida con un número consecutivo para efectos
de control
5) El almacén debe enviar las salidas al área contable para soportar las pólizas de salidas
correspondientes
1.5 Procedimiento: conciliación contable a través del almacén

1) El procedimiento de conciliación se hará mensualmente o en el transcurso del mes

dependiendo de la necesidad

2) La conciliación se deben soportar por registros, facturas de proveedores, entradas y salidas del
almacén.

1.6 Procedimiento: conciliación de movimientos de bienes devolutivos

1) Los reporte de cierre deberán estar soportados con: a) Entradas: facturas de

proveedores y reportes de entradas

b) Salidas: Requisiciones internas debidamente autorizadas y reportes de salidas

Para efectos de información.

c) Compras: Facturas y reportes de entradas.

d) Transferencias: Requisiciones de la unidad solicitante y reportes de entradas .

1.7 Procedimiento: Bajas de elementos

1) Se realizarán las bajas de productos por disminución de patrimonio, perdida,

deterioro apreciable, inutilidad u obsolescencia

2) Si el producto es por obsolescencia se debe determinar el estado actual del

producto solicitando un concepto técnico y avalúo del estado en el que se
encuentran

3) Se debe pasar el reporte al comité de inventarios y de bajas para el visto bueno

de la baja que se va a realizar

4) Se debe realizar el acto administrativo con la resolución de baja la cual debe ser
firmada por el ordenador del gasto y remitida al área del Almacén para que éste
pueda hacer el comprobante de salida en el sistema.
1.8 Departamento de contabilidad
1) Llevar a cabo el registro contable de los movimientos de inventarios e
incorporarlos en los estados financieros

2) Definir y establecer con el área Administrativa las técnicas de evaluación de los

inventarios

3) Conciliar mensualmente con el almacén los saldos reportados durante el mes.

2. Alcance del manual de procedimientos para el control de compras

2.1 Políticas

1. No tener solamente un proveedor, esto ayuda a disminuir los costos.

2. Antes de realizar las compras hay que cerciorarse de: calidad, cantidad y
garantía.
3. Planificar la compra, para que esta se lleve a cabo de una manera eficiente
y eficaz.
4. Revisar la cantidad de proveeduría que hay en existencia.
5. Realizar todos los trámites correspondientes a los controles internos.
6. El producto que se compre debe ir de acuerdo con las políticas de
sostenibilidad que posee la empresa
7. Al tener el producto se debe verificar que la cantidad sea la correcta y que
los productos vengan en buen estado.
8. Revisar que la factura indique lo que se esta recibiendo.

2.2 Formulación de principios

Existen tres principios básicos en la gestión de compras, son:

1. Organización: organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su

función de una forma más eficaz, para ello cada área de la empresa deberá
tener definidas sus misiones y tareas, así como su objetivos y
responsabilidades
 2. Previsión: implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y en definitiva,
estudiar en el mercado que proveedor existe, los precios de los productos
que se necesitan y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.
3. Control: establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio
de compras que permita contrastar los logros con los objetivos
establecidos. También tiene en cuenta cual es el coste general de obtener
esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus
costos, sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los
niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.

2.3 Elaboración del pedido

Para realizar una compra de manera eficiente, se deben realizar los siguientes
pasos:

1. Realización de una serie de operaciones previas a la compra de un

producto, dentro de esta abra que,
- Conocer cuáles son las necesidades en torno a los productos que se
necesitan comprar.
- Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades
de compra.
- Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades.
2. Preparación :
- Investigación de mercados; buscara los proveedores, que vaya de acuerdo
con las políticas de sostenibilidad.
- Realizar una preselección de los posibles candidatos
3. Seguimiento (control)
- Vigilancia y reclamación de las entregas
- Control cuantitativo (número de unidades que hemos pedido) y cualitativo (
con la calidad exigida, en la fecha comprometida) de los productos
recibidos.

3. Alcance del manual de procedimientos para el personal encargado

del servicio de limpieza
 3.1 Áreas
El personal encargado del servicio de limpieza realizara sus funciones con
cuidado, prontitud y responsabilidad, en las siguientes areas:

1. Despachos : en los despachos estarán contemplados los siguientes

aspectos
- Áreas internas: aulas, oficinas, áreas abiertas, salón de reunión, cocina y
depósitos.
- Mobiliarios de oficina, entre los que se encuentran; escritorios, libreros,
archivadores de metal, tablero, sillas, gradas, cafetera, heladera, termos.
-Equipos de oficina: teléfonos, fax, computadores, monitores, impresoras,
copiadoras y dispensadores de agua.
- Particiones modulares prefabricadas, cortinas y pisos con alfombras.
- Puertas y ventanas.
- Paredes, tapas de interruptores, letreros acrílicos con señalizaciones,
percheros de pie, percheros de madera, cuadros.

2. Sitio comunes
- Pasillos
- Escaleras, barandas y pasamanos.
- Baños
-Cocinas
-Ascensores
- Azoteas
-Patios.

3.2 Implementos de aseo

Deberán mantener en los depósitos asignados la custodia y control de los
implementos de limpieza, velar por el buen uso de los mismos y requerir los
cambios cuando se observe deterioro en los implementos.

- Escobas
- Escobas pequeñas para las áreas de difícil acceso
- Plumero para sacudir el polvo
- Trapeador
- Exprimidor para trapeador
- Bolsas de basura
- Guantes
- Pala de basura con mango
- Cepillos de cerdas blandas
- Cepillos con cerdas plásticas para inodoros
- Espátulas
- Aspiradoras manuales
- Cestos de basura
- Bolsas plásticas industriales
- Esponja de acero
- Franelas
- Baldes
- Botas de agua

3.3 Materiales de limpieza

- Líquidos desinfectantes y desgrasadores
- Líquidos para la limpieza de pisos
- Líquidos para la limpieza de vidrios
- Desodorante ambiental
- Desodorante para pisos e inodoros
- Lustra muebles
- Jabón blanco