Función de un Administrador

1- Planeación

Esta es una de las primeras funciones de un administrador, puesto que implica razonar sobre los
distintos aspectos de la operatividad de una idea de negocio.

Este profesional debe diseñar los planes a partir de información sobre el entorno y la meta del
negocio. Estos planes deben contener objetivos claros a corto y largo plazo.

Para que esta función se cumpla a cabalidad, es importante que el administrador esté en constante
monitoreo del entorno, para que capte oportunamente las oportunidades y amenazas para el
negocio.

2- Organización

Esta función implica la coordinación de los esfuerzos y los recursos de una empresa hacia una o
varias metas colectivas.

Se trata de adecuar la estructura organizacional y asignar los recursos financieros y humanos de

acuerdo con el plan definido.

3- Representación

El administrador puede representar a la empresa en las gestiones con los entes reguladores de un
país, y también en los asuntos fiscales de la organización.

Asimismo, la firma de un administrador tiene mucha importancia en las operaciones comerciales

del patrimonio empresarial.

Un administrador puede ser portavoz de la organización ante los medios de comunicación, para
tratar ciertos temas en nombre de la empresa.

En fin, se trata de actividades legales, ceremoniales y simbólicas en nombre de la organización.

Algunas de ellas pueden ser firmar documentos oficiales, atender a clientes, compradores y a las
visitas oficiales, y presidir ciertas reuniones y ceremonias.

Aunque son tareas que parecen triviales y no implican toma de decisiones, son importantes para el
correcto funcionamiento de una organización.

4- Administración del presupuesto

Esta función es inherente a su cargo y tiene que ver con la propia tarea de administrar y/o gestionar
el presupuesto de la empresa, procurando las mayores ganancias con la inversión óptima de
recursos financieros, materiales y humanos.

De hecho, el administrador es quien hace las transferencias de dinero entre y desde las cuentas de
la empresa.

Es decir, es la persona que programa y autoriza la asignación de presupuesto a cada área y/o
proyecto de la empresa; decide quién recibe qué, en términos de recursos humanos, financieros y
de tiempo.
En este sentido maneja las prioridades, y está presente en la definición de los aumentos salariales y
en la discusión de los contratos colectivos en los casos que aplique.

El administrador también es un cuidador de los activos de la compañía. Esto significa que es su

responsabilidad decidir el momento y la forma de disponer de esos activos.

Esto también significa que es personalmente responsable en caso de pérdidas o quiebra. Y está
presente en las operaciones de inversión y compraventa en las que actúe la empresa.

5- Rendición de cuentas

El administrador debe rendir cuentas de su gestión ante el presidente y los accionistas de la

empresa.

También rinde cuentas ante los entes reguladores a fin de mantener al día la actuación ciudadana
de la organización, dado que él es el representante legal de la empresa.

De igual forma, el administrador recoge los reportes de las diferentes direcciones de la empresa, a
fin de consolidar todos los datos en un único documento que refleje el desempeño del negocio.

6- Liderazgo

El administrador eventualmente tendrá que dirigir y supervisar a un grupo de personas que le

apoyen en sus tareas.

Esto significa que la persona que asuma ese cargo deberá tener habilidades interpersonales que le
permitan interactuar positiva y efectivamente con los empleados bajo su mando.

Asimismo, y como cualquier líder, deberá delegar autoridad y responsabilidades a otros.

También debe prepararse para escuchar, entrenar, motivar y evaluar el desempeño de sus
colaboradores.

Por otro lado, el administrador se involucra muchas veces en la contratación y la formación del
personal.

En este sentido es crucial que el administrador intente conciliar las necesidades individuales de los
empleados con las metas de la organización.

Ese liderazgo también implica que debe ser propositivo con relación a las mejores formas de cumplir
con su misión.

Esto implica que lo ideal es que el administrador asuma un rol emprendedor y creativo, planteando
nuevas y mejores formas para que la empresa opere.

7- Enlace o comunicación

La labor del administrador también va a servir de enlace entre la gerencia y el resto de empleados
de la empresa.

De igual modo, tiende puentes entre la organización y los actores de su entorno externo,
especialmente con los entes gubernamentales.
Con los acreedores y proveedores de la empresa, la relación debe ser respetuosa, profesional y
cordial, por lo que el administrador debe esmerarse en esta labor.

Para cumplir esta función a cabalidad, el administrador debe poner la información relevante a
disposición de todos los involucrados en la organización.

De igual forma, debe crear una red de contactos pertinente, amplia y diversa, y debe desarrollar con
ellos los medios de comunicación más pertinentes y efectivos, procurando que la información
difundida sea lo más oportuna y fidedigna posible.

El rol de liderazgo que ostenta un administrador le confiere facultades como difusor de información
oficial dentro de la empresa.

Cuando a los empleados les resulta difícil comunicarse entre sí, el administrador tiende puentes
entre ellos.

Esto último también aplica en caso de conflictos. Allí el rol conciliador del administrador es clave.

En definitiva, el administrador cumple funciones vitales dentro de una organización puesto que
contribuye a que todo y todos dentro de una empresa se orienten al logro de una meta común.
 Administrador de recursos humanos

La Administración de Recursos Humanos consiste en la organización, desarrollo, planeación y

coordinación de estrategias para promover el desempeño eficiente del personal, considerando a la
organización un medio que permite a los trabajadores lograr sus objetivos individuales, relacionados
directamente o indirectamente con el trabajo.

Las funciones que desempeña este tipo de administrador son igual de importantes que el área
productiva de cualquier empresa, puesto que ve por el aprovechamiento y mejoramiento de las
capacidades y habilidades de los colaboradores, generalmente en relación a los factores que rodean
a la organización, a fin de lograr un beneficio individual y de la misma empresa.

Función de empleo

Esta función tiene como objetivo proveer a la empresa de los recursos humanos idoneos en base a
una adecuada planeación, tanto en cantidad como en calidad, para desarrollar todos los procesos
del negocio.

Comprende la ejecución de los procesos siguientes:

1. Reclutamiento: consiste buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se
presenten.

2. Selección: Analizar las habilidades, aptitudes, capacidades y cualidades de los solicitantes a fin de
decidir, sobre bases objetivas, cuál tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y
posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal como de la organización.

3. Contratación: Formalizar con apego a la Ley la futura relación de trabajo para garantizar los
intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.

4. Inducción: Proporcionar al empleado de nuevo ingreso información relativa a las instalaciones

de la empresa, puesto de trabajo y grupos sociales existentes a fin de lograr una identificación con
la organización.

5. Vencimiento de contrato de trabajo y despido: Gesstionar la desvinculacion del empleado con

su puesto de trabajo y la empresa.

Función administración del personal

Consiste en gestionar los trámites de carácter jurídico y administrativo relacionados con el personal,
se integran actividades entre las que destacan:

• Selección y formalización de los contratos que se suscriben con los trabajadores.

• Tramitación de nóminas y seguros sociales.
• Control de los derechos y deberes de los trabajadores (permisos, vacaciones, movilidad,
salud laboral, seguridad e higiene en el trabajo, etc.).
• Control de asistencia
• Aspectos relativos a la disciplina del personal.
• Calificacion de méritos.
Esta función persigue mantener y mejorar las buenas relaciones humanas y laborales entre
empleado y empleador.

Función Desarrollo y dirección de Recursos Humanos

Tiene por objeto crear, mantener y desarrollar un recurso humano con habilidades, motivación y
satisfaccion suficientes para conseguir los objetivos y metas de la organización.

El desarrollo de los recursos humanos comprende las siguientes actividades:

 Establecer planes de carrera

 Evaluar el potencial del personal, gestionar la motivación y controlar el desempeño de

tareas.

 Crear planes de formación y realizarlos.

 Estudiar el clima laboral

 Alcanzar eficiencia y eficacia con los los empleados disponibles.

La formación de los trabajadores se realiza de cara a promocionarlos a puestos de mayor

responsabilidad.

Función Relaciones Laborales

La función de relaciones laborales está formada por las actividades que hacen referencia al contacto
con los representantes de los trabajadores (comités de empresa, delegados de personal y secciones
sindicales), así como a todo lo relativo a las condiciones colectivas del trabajo (negociación de
convenios colectivos, etc.), a los conflictos colectivos que se pudieran originar y a sus vías de
solución (huelgas, mediación, arbitraje, etcétera).

Función Servicios Sociales

Esta función se ocupa de gestionar los servicios y la realización de actividades enfocadas a

proporcionar beneficios al empleado mediante el establecimiento de medidas voluntarias por parte
de la empresa para la mejora del clima laboral. Dentro de estos servicios podemos citar:

• Economatos
• Residencias
• Comedores
• Seguros complementarios de jubilación, accidentes y enfermedad
• otros

Función de retribución

A menudo, la función de retribución suele integrarse en la de administración de personal, con la que

se encuentra íntimamente ligada, a pesar de tener sustantividad propia.

La finalidad de la función de retribución consiste en establecer las fórmulas salariales (estructura de

la nómina, componentes fijos y variables, pagos en especie, etc.), la política de incentivos y los
niveles salariales para las distintas categorías. En definitiva, se trata de diseñar el sistema de
retribución y de medir los resultados obtenidos con el mismo.

Función Seguridad e Higiene en el trabajo

Es el conjunto de conocimientos y técnicas dedicadas a reconocer, evaluar y controlar aquellos

factores del ambiente, psicológicos o tensionales, que provienen del trabajo y pueden causar
enfermedades, accidentes o deteriorar la salud. Desarrollar y mantener instalaciones y
procedimientos para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

A grandes rasgos estas representan las principales funciones que desempeña el área de Recursos
Humanos, sin embargo existen otras más.
ADMINISTRADOR FINANCIERO

A medida que una empresa crece y desarrolla mayores actividades, las funciones
del administrador financiero son cada vez más importantes, por cuanto ellas se orientan a la toma
de decisiones financieras y de la inversión, manteniendo siempre la mentalidad negociadora de
obtener los mejores resultados para la empresa y sus accionistas.

La dirección financiera es una unidad administrativa fundamental de la organización de cualquier

empresa u organismo, en el cual se manejan recursos financieros, su categoría es de carácter
ejecutivo alto. Depende directamente de la Gerencia General y bajo su mando están los
departamentos de: Contabilidad general y de Costos, Tesorería, Programación presupuestaria, etc.

Las principales tareas del administrador financiero son:

 Analizar los estados financieros y velar por que estén a tiempo y sean confiables.

 Preparar presupuestos de efectivo.

 Coadyuvar en el propósito de maximizar el patrimonio de las acciones.

 Mantener un sano equilibrio entre liquidez y rentabilidad.

 Distribuir los fondos entre las diversas áreas de la empresa.

 Fijar políticas sobre el manejo de los activos.

 Definir la estructura de capital.

 Conocer la situación económica del país y las tendencias de la economía mundial.

ANÁLISIS DE IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS DE UNA ADMINISTRADOR

El análisis estratégico es el proceso que se lleva a cabo para investigar sobre el entorno de negocios
dentro del cual opera una organización y el estudio de la propia organización, con el fin de formular
una estrategia para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos.

Para mejorar, las empresas deben de realizar periódicamente un análisis estratégico el cual servirá
para determinar las cosas que se deben mejorar y aquellas que marchan de maravilla. Siempre
pensando en incrementar la eficiencia de la organización y eficacia mediante el aumento de la
capacidad de la organización para implementar y volver a implementar sus recursos de forma
inteligente.

El análisis estratégico sirve principalmente para que la empresa sepa hacia dónde quiere ir y hasta
dónde quiere llegar. Las preguntas principales que una empresa debe plantearse al realizar un
análisis estratégico son: ¿Como está constituido el mercado? ¿Como son los clientes activos en este
sector?. Al hacer un análisis estratégico la empresa debe identificar el mercado sobre el que desea
competir y así podrá definir sin problema una estrategia que la mantendrá presente en el rubro en
el que participa.

Una de las principales funciones de este análisis es dar lugar a los elementos claves acerca de
acontecimientos futuros, es decir, predecir lo que podrá o no suceder, así como la consideración de
escenarios alternativos, o diversas condiciones favorables o desfavorables relacionados con los
productos o servicios de la empresa.

Tipos de análisis estratégicos

Análisis estratégico interno: Mediante este análisis las empresas determinan lo que pueden hacer,
por lo que tiene que ver hacia adentro e identificar los puntos positivos y negativos, y establecer el
conjunto de recursos que pueden utilizarse para mejorar la imagen de la empresa dentro del
mercado.

El análisis interno parte de una evaluación del desempeño de la empresa u organización, pero debe
incluir una pequeña evaluación del potencial (¿Qué capacidad de crecimiento tengo?, ¿cuáles son
las ventajas y desventajas para satisfacer las necesidades del mercado objetivo?)

Cualquier análisis de los puntos fuertes de la empresa deben orientarse al mercado, centrarse en el
cliente, porque las fortalezas sólo tienen sentido cuando ayudan a la empresa en el cumplimiento
de las necesidades del cliente. Al hacer un análisis estratégico interno se conocen también las
debilidades, las limitaciones a las que se enfrenta una empresa, pero hay que buscar conocer
también lo que opina el cliente sobre nuestras propias debilidades y que muchas veces no vemos.

Análisis estratégico externo: Una vez realizado el análisis interno, la empresa necesita saber más
sobre su mercado e identificar lo que podrían hacer mejor, para ello se necesita conocer a las
personas que utilizan el producto o servicio.

Medir la satisfacción del cliente es el análisis externo más común que existe, gracias a este análisis
una empresa u organización puede lograr cambios positivos considerables.
El análisis estratégico debe de ser parte fundamental de las actividades de una empresa cada
determinado tiempo, saber las cosas que está haciendo bien y aquellas que no están funcionando
es muy importante para mantener su buen funcionamiento y organización.

Se debe analizar a los clientes, sus motivaciones y necesidades insatisfechas. También se requiere
identificar a la competencia, evaluar su desempeño, imagen, objetivos, estrategias, estructura,
fortalezas y debilidades.

Hay que estar atentos a todos los factores externos que afectan una empresa, analizar el mercado,
el crecimiento proyectado, tendencias, barreras, amenazas, áreas de oportunidades,y factores clave
del éxito, etc.

Pasos para realizar un análisis estratégico

• Recopila datos específicos

• Analiza y evalúa tus procesos
• Desarrolla una serie de recomendaciones y presenta un plan de correcciones
• Monitorea los cambios y haz los ajustes
• Relaciónate con los involucrados para darle continuidad a las mejoras.

Fortalezas y debilidades del análisis estratégico

Fortalezas del análisis estratégico

• Te permite tener claridad de los atributos positivos internos de la organización y que están
bajo control.
• Conocer las fortalezas de los recursos con los que cuentas, las ventajas competititvas de tu
organización y fuerza de trabajo.
• Te ofrece los componentes internos que añaden valor u ofrecen una ventaja competitiva a
tu negocio.

Debilidades del análisis estratégico

• Se basa en los puntos que están bajo el control de la empresa, limitándose sólo al grado de
su propia experiencia, que en ocasiones es limitada.
• Al centrarse en los aspectos negativos internos, muchas veces no se toma en cuenta cómo
repercute en los servicios o productos que proporciona la empresa. Hay que trabajar todo
en conjunto.

Consejos para realizar un análisis estratégico

Realizar un análisis estratégico no es una tarea sencilla debido a diversos factores, sin embargo
hemos compilado una serie de consejos que te pueden ayudar a garantizar un resultado acertado
con menor esfuerzo.

• Sé sincero al señalar todas las fortalezas y debilidades de tu empresa.

• Ten en una visión clara del momento en el que pasa tu compañía, no dónde quieres tú que
esté. Por ello es importante realizar evaluaciones o auditorías regularmente, por ejemplo,
de los procesos que lleves a cabo.
• Ten claros tus objetivos, misión y visión. Define tus prioridades.
 • Una vez que tengas identificados los problemas que aquejan a tu empresa, puedes realizar
un análisis FODA o DAFO. Esta es una buena herramienta para enumerar los factores que
debes de tomar en cuenta para elaborar un plan efectivo de lo que vas a hacer.

Análisis FODA o DAFO

No hay mejor manera de beneficiarse de un análisis realizado estratégicamente qué utilizarlo para
detectar las fortalezas, oportunidades, debilidades y las amenazas que puede sufrir tu proyecto. Sin
duda realizar un análisis DAFO o análisis FODA te ayuda a tener una visión completamente diferente
y realizar una estrategia. Apóyate en este tipo de análisis también para conocer las ventajas y
desventajas que hay en el mercado.

Lo importante es evaluar constantemente el entorno en el que se desenvuelve la empresa, y actuar

en consecuencia. Es una necesidad para toda empresa que pretenda destacar. La planificación que
hagamos tomando en cuenta las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de nuestro
negocio nos ayudará a prevenir muchos problemas.

Una excelente opción para realizar este tipo de análisis es involucrar a diversas áreas de la empresa,
a fin de tener una mayor retroalimentación ¡Todos tienen mucho que aportar!. El propósito es
generar el mayor número de ideas sobre cada una de las áreas: fortalezas, oportunidades,
debilidades y las amenazas a fin de darle prioridad a las que más se destaquen o se necesiten
resolver a la brevedad.

Análisis estratégico de las fortalezas de una empresa. Existen diversos atributos dentro de la
empresa que son positivos, que puedes controlar a fin de obtener mejores resultados, son tus
fortalezas, lo que te hace destacar de los demás. ¿Qué haces bien? Seguramente cuentas con ciertos
recursos o habilidades que te han llevado a un crecimiento constante o a mantenerte en el lugar en
el que estas. Conocer este tipo de información es muy importante pues en pocas palabras, son
elementos que te dan ventaja sobre tu competencia.

Debilidades del negocio. Existen ciertas características que necesitamos mejorar si queremos ganar
el mercado. Todo aquello que le resta valor a la compañía debe ser objeto de un análisis minucioso
para poder competir. Muchos de estos factores son previsibles, o están en nuestras manos
corregirlos. Hay que detectar las áreas de mejora para poder crecer.

Amenazas de una empresa. Sin duda hay factores negativos que pueden afectar a una compañía.
Por eso debemos de tener una planeación sobre lo que debemos hacer cuando estos factores
externos se presenten. Son desafíos que hay que enfrentar, pero lo mejor es adelantarnos a este
hecho. ¿Cómo? detectado todos los factores que pueden llegar ocasionar un riesgo. Sabiendo cómo
controlarnos, evitaremos muchos problemas.

Oportunidades de crecimiento para tu empresa: Detecta las oportunidades que tienes para crecer.
Conocer el camino que debes seguir es un gran paso hacia el éxito. Aprovecha todos esos factores
externos que son positivos para tu empresa. Existen diversas razones que puedes tomar en cuenta
para tu beneficio, sólo hay que identificarlos y aprovechar el momento.