Inteligencia de negocios Ejemplo de requerimientos - AWC

EJEMPLO DE REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO

Adventure Works Cycles

Adventure Works Cycles es una ficticia multinacional fabricante y vendedora de bicicletas

y accesorios, ubicada en Bothell, Washington EU, y tiene oficinas regionales de ventas en
varios países. En esta sección se provee un ejemplo de recolección de requerimientos del
negocio. Asumiendo que el sistema DW ya tiene un patrocinador, el primer paso del ciclo
de vida es la definición de requerimientos, y de ésta fase, la primera tarea es la preparación.

PREPARACIÓN DE LAS ENTREVISTAS

Análisis de la BD Transaccional
El cuadro muestra que las órdenes se han incrementado rápidamente, triplicándose en el
2002, y aumentando casi el 50% en el 2003. Basándose en los datos de los 6 primeros
meses, el 2004 también será un buen año. AWC vende sus productos agrupados en 4
categorías: Bicicletas, componentes, ropa y accesorios. Las bicicletas son el 80% de las
órdenes y la ropa y accesorios son cerca del 4%.

Table 1.1: Adventure Works Cycles Product Orders by Category

CATEGORY 2001 2002 2003 2004 (YTD)
Bikes 10,985 28,854 38,026 24,160
Components 708 4,230 6,418 2,477
Clothing 35 501 1,031 589
Accessories 19 88 549 531
Grand Total 11,746 33,673 46,023 27,757
All figures in U.S. dollars

AWC tiene ventas en 6 países, con cerca del 60% de órdenes que vienen desde EU. El
porcentaje de órdenes que vienen de fuera de EU ha incrementado del 25% en el 2001 a
más del 40% en el 2004.
Table 1.2: Adventure Works Cycles Product Orders by Country/Region
COUNTRY 2001 2002 2003 2004 (YTD)
United States 8,980 23,717 27,265 14,631
United Kingdom 467 2,348 5,683 4,232
Canada 1,340 4,359 4,721 2,278
France 27 1,542 3,915 2,576
Australia 814 1,186 2,142 1,917
Germany 119 521 2,298 2,123
Grand Total 11,746 33,673 46,023 27,757
All figures in U.S. dollars

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Analizando los canales de ventas, la mayor parte de órdenes vienen desde los distribuidores
y tiendas, con el 70% de órdenes, que son atendidas por unas 18 personas. A fines de los
90’s AWC inició su servicio de ventas a través de internet. Las ventas por internet se han
mantenido en un 30% los 4 años, podemos decir que las ventas por internet han crecido
como internet ha ido creciendo.
Table 1.3: Adventure Works Cycles Product Orders by Sales Channel
SALES CHANNEL 2001 2002 2003 2004 (YTD)
Reseller 9,119 27,992 37,318 18,715
Internet 2,627 5,681 8,705 9,041
Total 11,746 33,673 46,023 27,757
All figures in U.S. dollars

De la tabla podemos ver que el canal de revendedores tiene un total de 701 clientes, 467 de
ellos son activos (han realizado al menos una compra los últimos 6 meses). El canal de
ventas por internet es mucho más grande, con un total de 18484 clientes, de los cuales
11377 son activos. Los revendedores tienen un promedio por pedido cercano a los 24000
dólares, mientras que el promedio en internet es 827 dólares. Las ventas por internet son
más rentables porque se puede vender a un precio de minorista y el costo de ventas puede
ser menor.

Table 1.4: Adventure Works Cycles Customers by Sales Channel Snapshot

TOTAL ACTIVE $US ORDER AVG $ PER
CUSTOMERS CUSTOMERS SALES COUNT ORDER
(OOO)
Reseller 701 467 18,715 901 23,751
Internet 18,484 11,377 9,041 13,050 827
Total 19,185 11,844 27,757 13,951 2,308

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PLANIFICACION DE ENTREVISTAS

ORGANIGRAMA

ENTREVISTA AL VICEPRESIDENTE DE VENTAS

Entrevistado: Brian Welker, VP of Sales
Fecha: 7/25/2005
Entrevistador: Joy Mundy
Escribe: Warren Thornthwaite
Otros asistentes: Stuart Ozer, Carolyn Chau, Joy Byrd, Dave Wong

Roles y responsabilidades:
Brian Welker es el responsable de las ventas de la organización. Es el responsable de las
ventas a minoristas que fueron $37 millones en el último año, que son el 70% de las ventas
totales, tiene 17 personas bajo su mando, incluyendo 3 gerentes regionales de ventas. Brian
es muy orgulloso de su equipo y ansioso de tener éxito. A ellos les gusta andar en bicicleta
y hablar de ellas, es el equipo de ventas perfecto.
Brian está empeñado en el cumplimiento de las metas de ventas para este año.

Requerimientos de información
Brian está muy preocupado por lo difícil que es encontrar información de fuera de la
compañía. Cuando el pide un reporte pueden demorarse días o semanas en obtener la
información. O también pueden decir “no hay como hacerlo”. Las principales áreas
temáticas con las que Brian trabaja son:
- Planes de ventas: la planificación anual inicia al fin del año anterior con la
planificación de ventas. Los territorios de ventas se basan en la geografía. Los nuevos
clientes son asignados a un territorio de ventas cuando realizan la primera orden de

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compra, según el sitio donde están localizados. La planificación de ventas incluye

aspectos como:
o Análisis de crecimiento: Mercado global, nuevos productos, nuevos territorios,
nuevo personal de ventas.
o Análisis de clientes: Quienes son los mejores clientes? Como han cambiado
durante el último año?
o Análisis de territorio: Donde están localizados los mejores clientes? Cuáles son
los territorios de ventas y como están balanceados? Como es el mapa de
regiones de ventas?
Brian y el analista de IT que los apoya, también ven las ventas como regiones de ventas,
que son grupos de clientes de acuerdo al estado donde ellos están localizados. Las regiones
se superponen con los territorios de ventas y se basan en los patrones de compra de
temporada y en las preferencias regionales. Agrupar ventas históricas ayuda al equipo de
ventas a hacer un mejor trabajo de proyecciones de ventas mensuales. Ellos utilizan mucho
las ventas regionales durante el ciclo de planificación de ventas y compara los valores
reales con las previsiones del año. Cada año se cambian las regiones un poco de acuerdo a
los cambios en los patrones de compras.
El analista hace todos estos análisis de datos para las predicciones de ventas y asignación
de cuotas en una hoja electrónica, que incluye factores de crecimiento de territorio,
asignaciones y ajustes manuales. El proceso de planificación es totalmente manual y
requiere un par de meses, y tal vez una semana por mes para hacer los reportes.
Durante el proceso de planificación anual Brian desea ver las órdenes de clientes
minoristas, por año, por territorio del cliente, independiente del representante de ventas
asignado al territorio. En trabajos anteriores Brian podía mover a los clientes de un
territorio a otro para balancear los territorios, pero en AWC no lo ha hecho todavía, y cada
cliente está en su sitio original. Los representantes de ventas pueden ser reasignados a
diferentes territorios.
- Rendimiento de ventas: Brian quiere ver cómo van las ventas comparándolas con lo
planificado y las ventas históricas, como les va a sus representantes de ventas, y si
ocurre un problema, quisiera averiguar más en detalle entre los datos.
- Reportes básicos de ventas: Brian quiere utilizar la información del sistema de órdenes
de los clientes para hacer un listado de los clientes ordenados por el número de pedidos,
lo cual servirá a los representantes de ventas para dar un trato especial a los principales
clientes.
- Listas de precios: Se necesita un reporte que presente las nuevas listas de precios a los
vendedores cada vez que hayan variaciones.
- Ofertas especiales: Un reporte que indique como compran los clientes los productos
que están en oferta.
- Satisfacción de los clientes: Quisiera seguir la pista de las ventas por producto, por
región de ventas y por cliente para determinar el grado de satisfacción del cliente,
comparar la fecha de pedido con la fecha de entrega, determinar ordenas tardías y
porcentaje de devoluciones.
- Soporte internacional: la compañía ha crecido internacionalmente pero el sistema de
pedidos no lo cubre, el sistema acepta ventas en varias monedas pero no traduce la
descripción desde el inglés, y los vendedores deben traducir, lo cual puede generar
errores.

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Aspectos adicionales
Brian tiene frustración con los reportes actuales, le gustaría que sus vendedores tuvieran
reportes en los que tengan toda la información necesaria.
Criterios de éxito
A Brian le gustaría que:
- Se le dé fácil acceso a los datos básicos de ventas.
- Reportes flexibles y herramientas de análisis.
- Todos los datos en un solo lugar.

TEMAS ANALITICOS Y PROCESOS DEL NEGOCIO

Los resúmenes de las entrevistas han agrupado ya requerimientos similares en temas
analíticos comunes. Hemos encontrado que es más fácil identificar los procesos de negocio
que soportar cada tema analítico cuando se escribe el resumen. Por ejemplo, planeación de
ventas es un tema analítico que es soportado por la información del proceso de negocio
“órdenes”. En la figura se presenta un ejemplo de cómo se puede destilar los procesos de
negocio desde los temas analíticos basados en los resúmenes la entrevista a Brian Welker.

Analytic Inferred or Supporting Comments

Theme Requested Business
Analyses Process
Sales Planning - Reseller historical - orders By customer, by territory, by sales
orders analyses region (from state)
- Sales forecast - orders Forecast is a business process that
uses orders data as an input
(pronosticadas)

Sales - Orders by current - orders

Performance territory
- Orders by original - orders
territory
- Sales rep - orders Orders and forecast by sales rep
performance report
- forecast

Sales Reporting - Resellers ranked by - orders

orders in a given
territory
- Churned customer - orders Customers who have not ordered in
list (no actives) X months

Price Lists - Current price list - orders This is a connectivity issue, not a
data warehouse issue

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Analytic Inferred or Supporting Comments

Theme Requested Business
Analyses Process

Special Offers - Relevant customers - orders

by territory based on
orders history
- Inventory status - inventory
(out of stock)

Customer - Calls by complaint - call tracking

(Reseller) type, product and
Satisfaction customer attributes
- Order metrics of - orders e.g. due date versus ship date
satisfaction
- Returns by reseller - returns
by return reason

International - Local language - n/a (product This is a transaction system

Support translations of dimension) problem. We need to make sure we
Product descriptions can handle multiple languages in
the DW/BI system, but the source
system has to capture them when
new products are created.

Figure 1.7: Analytic themes and supporting business processes from the
interview summary

La columna procesos de negocio soportantes permite agrupar temas que tratan de datos del
mismo proceso de negocio e identifican temas que requieren datos de varios procesos de
negocio. Estos son más difíciles de implementar. También hay casos donde varios temas
pueden ser soportados con datos de un solo proceso de negocio. Este es el caso de Órdenes
o ventas.
Una vez que se tiene la lista completa de temas, reordenándolos por proceso de negocio
determinará que muchos de los requerimientos de negocio se soportan en datos de unos
pocos procesos de negocio. Para AWC, datos del proceso de negocio Ordenes es todo lo
que se necesita para cumplir un amplio rango de requerimientos analíticos, muchos de ellos
no están en la lista de la figura anterior. Como la lista completa de requerimientos lo
demuestra, Ventas no es el único departamento que requiere datos de órdenes. Los
siguientes requerimientos pueden ser cumplidos con datos de órdenes:
- Ingreso de planificación de ventas.
- Reportes básicos de ventas.
- Ofertas especiales.

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- Ingresos de pronósticos de producción.

- Planificación y monitoreo de productos.
- Perfiles de clientes.

Table 1.5: Business Processes Derived from Brian Welker’s Interview

LETTER BUSINESS SUPPORTED ANALYTIC THEMES
PROCESS
A Orders Orders reporting and analysis, orders forecasting, advertising
effectiveness, customer satisfaction, production forecasting,
product profitability, customer profitability
B Orders forecast Sales performance, business planning, production forecast
C Call tracking Call center performance, customer satisfaction, product quality,
customer profitability, product profitability
D Returns Customer satisfaction, product quality, customer profitability,
product profitability, net sales

Figure 1.8: The Adventure Works Cycles bus matrix

Dimensions
Busines Da Prod Emplo Custo Custo Sales Curre Chan Promot Call Facil
s te uct yee mer mer Territ ncy nel ion Reas ity
Process (Resell (Inter ory on
er) net)
Sales X X X X X X X
Forecas
ting
Orders X X X X X X X X X
Call X X X X X X X
tracking
Returns X X X X X X X X

Figure 1.8: The Adventure Works Cycles bus matrix

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