Procedimiento General 3P

de Auditoria Interna SIG

PG/PE/CYP/SISVG/04
Edición: 01
Fecha: 23/05/16

Elaborado por: Mery Castro Rodriguez Coordinadora SIG

Revisado por: Katiuska Torres O. Gerente de Calidad y Procesos
Aprobado por: Katiuska Torres O. Gerente de Calidad y Procesos
Sustituye a: 02-SIG-NORM-05 AUDITORIAS INTERNAS SIG v13 Edición: 00 Fecha: 00/00/00

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1. Propietario

Gerente de Calidad y Procesos

2. Ámbito de Aplicación

Negocio de Vigilancia.

3. Objeto

Establecer las normas y lineamientos que se deben cumplir en lo referente a

Auditorías Internas

4. Desarrollo

4.1. Definiciones

Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera
Auditoría
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen
los criterios de auditoría.15
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder
Equipo auditor
del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.
Programa de la Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo
auditoría de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Descripción de las actividades de los detalles acordados de una
Plan de auditoría
auditoría.
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
Criterios de
NOTA Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia
auditoría
frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
Evidencia de la
que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
auditoría
verificables.
Hallazgos de la Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
No conformidad Incumplimiento de un requisito
No conformidad Requisitos o falla sistemática en el cumplimiento de un
mayor requisito de la norma
No conformidad Falla puntual contra algún requisito establecido por la
menor organización
Situación específica que no implica desviación ni
incumplimiento de requisitos, pero que constituye una
Observación
oportunidad de mejora, que puede convertirse en una No
Conformidad Menor o PNC.
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
Acción preventiva
potencial u otra situación potencialmente indeseable

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Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

Acción correctiva detectada u otra situación indeseable.
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor
Conclusiones de la
tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los
auditoría
hallazgos de la auditoría.
Alcance de la
Extensión y límites de una auditoría.
auditoría
RED Representante de la Dirección
SIG Sistema Integrado de Gestión
SST Seguridad y Salud en el Trabajo

4.2. Generalidades

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deben reflejar con

veracidad y exactitud las actividades de la auditoría.

La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de

información disponible.

Las auditorías internas del SIG pueden ser llevadas a cabo en nombre de la
empresa por auditores externos. En estos casos el SIG admite como válidos los
registros que entregue el auditor o equipo auditor como el informe de la revisión
documentaria, actas, plan de auditoría, registro de no conformidades, informe de
auditoría, entre otros.

Para el caso de auditorías externas al Sistema de Seguridad y Salud

Ocupacional, el auditor interno debe ser aprobado por el Comité de SST, para
ello presenta su hoja de vida al Coordinador SIG. Estas auditorías son realizadas
cada 02 años (actividad de bajo riesgo).

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres

de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a
lo largo del proceso de auditoría para asegurar que los hallazgos y conclusiones
de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría.

Durante la auditoría, el Auditor líder comunica periódicamente los progresos de la

auditoría y cualquier inquietud al auditado o, cuando sea el caso, al responsable
del área auditada. Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieran
un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: para la seguridad o la calidad)
debe comunicarse sin demora al auditado o al responsable del área auditada.

El responsable del área auditada debe asegurarse de que se realicen las

correcciones (acción inmediata) y se tomen las acciones correctivas necesarias
sin demoras injustificadas y cuando sea posible, antes de la conclusión de la
auditoría, dar solución a las no conformidades encontradas o a las observaciones

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hechas por el auditor. Para este fin recibe la ayuda o apoyo del RED o
Coordinador SIG y de otras personas relacionadas.

Las no conformidades genera acciones correctivas, mientras que las

observaciones serán evaluadas por el RED o Coordinador SIG a fin de
determinar la generación de acciones preventivas o correctivas, según sea el
caso

El perfil que deben cumplir los auditores internos SIG es:

 Conocimiento de la Norma ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 (Certificado de

Capacitación)
 Curso de Auditores internos con nota aprobatoria.

Para los auditores que auditan en función a la Norma y Estándares BASC, el

perfil es:

 Conocimiento de la norma BASC,

 Curso de auditor interno en la Norma y Estándares BASC, con certificado o
constancia que acredite aprobación.

4.3. Flujograma (opcional)

4.4. Tabla descripción de actividades

Actividad Descripción Resp. Input Output

Establecer el Programa de auditoría

tomando en consideración la
importancia de los procesos y de las
áreas a auditar y los resultados de
auditorías previas. Considerar:

• Áreas a auditar
• Fechas propuestas para las MD/PE/CYP
auditorías Coordinad /SISVG/03
1.1. Gestión de • Cláusulas de la norma ISO 9001, or SIG /
-
Programa de ISO 14001 y OHSAS 18001 Equipo Programa
Auditoria auditor de Auditoría
aplicables para cada área
Interna

Hacer un seguimiento al
Programa de Auditoría, para evaluar si
se están cumpliendo las actividades
planificadas. Cuando se considere
conveniente realizar una auditoría no
programada, se reprogramaran las
actividades en el Programa de

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auditoría.

Unos días antes de la fecha planificada

para la auditoría de cada área se
designa a los miembros del equipo
auditor y entre ellos al que será el líder.
La selección de los auditores se hará
entre los auditores internos SGC Coordinad
1.2. Selección designados o auditores externos. or SIG / Copias No
-
del equipo Informar tanto a los auditores como a Equipo Controladas
auditor los auditados a través de un correo Auditor
electrónico.
Solicitar al Coordinador SIG copias no
controladas de los documentos
necesarios para la revisión
documentaria.

Realizar la revisión de los documentos

pertinentes.
Si se encuentra que la documentación
es inadecuada se informa al
responsable del área auditada y se
decide si se continúa o se suspende
la auditoría hasta resolver los
problemas de documentación. Si se
decide suspender la auditoría, se
comunica al Coordinador SIG para
reprogramar la auditoría. El Auditor
líder prepara un informe detallando los
1.3. Revisión problemas encontrados en la
MD/PE/CYP
de la documentación y lo entrega al
/SISVG/04
documentació responsable del área auditada, Equipo Copias no
ny cuando lo estime conveniente. Auditor controladas Plan de
preparación Auditoria
de la auditoría El Auditor líder elabora el Plan de Interna
in situ auditoría donde establece:

 Área
 Objetivos y alcance de la
auditoría
 Metodología (por muestreo o al
100%)
 Fechas y horario de la
auditoría in situ.
 Criterios de auditoría y
documentos de referencia
 Personas auditadas Auditores

El Coordinador SIG / Auditor Líder

envía Plan de auditoría para revisión

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por los responsables de las áreas, si

fuera el caso este solicita la corrección
del Plan de auditoria.
De ser necesario realiza cambios en
Plan de auditoria
En caso sea determinado por el
Coordinador SIG o el Auditor Líder, se
elaborara la Lista de verificación que
servirá como documento de trabajo
para el desarrollo de la auditoría (mas
no como registro).

Realizar la reunión de apertura con el

responsable del área auditada donde:
 Se presenta al equipo auditor.
 Se confirma el alcance de la
auditoría.
 Se explica la metodología de la
auditoría.
 Se informa y confirma el plan
de auditoría y la fecha y hora
de la reunión de cierre y de ser
necesario se realizan
modificaciones al Plan de
auditoría.

Recopilar mediante muestreo y

verificación la información pertinente
de acuerdo a los objetivos, alcance y
criterios de la auditoria.

Evaluar la evidencia frente a los NC o PNC

criterios de la auditoría para generar
los hallazgos pertinentes.
1.4. Ejecución
El equipo auditor se reúne durante la Equipo Hallazgos
de auditoria MD/PE/CYP
Auditor encontrados
auditoría al menos una vez para /SISVG/06
revisar los hallazgos encontrados.
Lista de
El equipo auditor se reúne antes de la Verificación
reunión de cierre para:
 Revisar los hallazgos y
cualquier otra información
apropiada recopilada durante
la auditoría frente a los
objetivos de la misma.
 Preparar la Solicitud de acción
correctiva o preventiva para las
no conformidades
encontradas.
 Acordar las conclusiones de la
auditoría.

Se realiza la reunión de cierre en la

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que:
 Se ratifica el propósito y el
alcance de la auditoría y se
hace un resumen de las
actividades realizadas.
 Se expone al responsable del
área los hallazgos y las no
conformidades registradas en
la Solicitud de acción
correctiva o preventiva.

Si hubiera alguna opinión divergente

relativa a las no conformidades o los
hallazgos encontrados se discuten y
de ser posible se resuelven. Si no se
resolvieran las dos opiniones se
realizarán las consultas al Gerente de
Calidad y Procesos.
Después del cierre de la auditoria se
procede a elaborar el informe de
auditoría para ser presentada al
Coordinador SIG, y proceder a remitir
las SAC/SAP.

Elaborar el Informe de auditoría en el

que se hace referencia a:
 Los objetivos de la auditoría
 Alcance de la auditoría
 Identificación del área o
proceso auditado
 Identificación del Equipo
Auditor MD/PE/CYP
 Fechas y lugar de la auditoría /SISVG/05
 Criterios de la auditoría
 Resumen del proceso Informe de
 No Conformidades Auditoria
1.5. Ela encontradas.
boración de  Conclusiones de la auditoría Equipo Hallazgos MD/PE/SISV
Informe de Auditor encontrados G/SIG/49
Auditoria Entregar el informe de auditoría al
Coordinador SIG. Registro de
Auditoria
Revisar y aprobar el Informe de SST
auditoría

Distribuir el Informe de auditoría

entregando copias al Responsable del
área auditada.

Para el caso del auditor externo de

SST, procede con el llenado del
Registro de Auditoria, debiendo

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adjuntar el Informe de Auditoria

respectivo.

1.6. Ela Proceder de acuerdo a lo descrito en el

boración de procedimiento Acciones correctivas y Responsa
preventivas (PG/PE/CYP/SISVG/02) ble de NC - -
planes de
para la eliminación de las no o PNC
acción conformidades encontradas durante la
auditoría.
Proceder de acuerdo a lo descrito en el
1.7. Se Coordinad
procedimiento Acciones correctivas y
guimiento de or SIG /
preventivas (PG/PE/CYP/SISVG/02)
Gerente de - -
acciones para el seguimiento de las acciones
Calidad y
tomadas tomadas a causa de las no
Procesos.
conformidades encontradas durante la
auditoría.

4. Documentos Asociados al proceso:

5.1 Normas Generales 3P/Ficha del Proceso/ Estándares Internacionales que

aplican:

Código Nombre

5.2 Otros documentos 3P relacionados/Asociados al proceso:

Código Nombre

MD/PE/CYP/SISVG/03 Programa de Auditoría Interna

MD/PE/CYP/SISVG/04 Plan de Auditoria Interna

MD/PE/CYP/ SISVG /05 Informe de Auditoria Interna

MD/PE/CYP/ SISVG /06 Lista de Verificación

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