Gerenciamento de

Comunicações

AULA 7
Marcelo Cota, PMP
Gerenciamento das Comunicações
Objetivo

Gerenciar e controlar a comunicação do

projeto para os interessados garantindo
que a informação adequada alcance cada
indivíduo
•Quem necessita de informação?
•Qual informação é necessária?
•Quando informar?
•Como informar?
Gerenciamento das Comunicações
Processos

Planejamento:
10.1 – Planejamento das comunicações
Execução
10.2 – Distribuição das informações
Controle
10.3 – Relatório de desempenho
10.4 – Gerenciar as partes interessadas
 Gerenciamento das Comunicações
Processos
Engloba os processos necessá
necessários para assegurar a geraç
geração, a
coleta, a divulgaç
divulgação, o armazenamento e a disposiç
disposição final
apropriada e oportuna das informaç
informações do projeto .

• 10.1 Planejamento das Comunicações : determinação das

necessidades de informações e comunicações das partes interessadas
no projeto;

• 10.2 Distribuição das Informações: permitir que as informações

necessárias estejam disponíveis para os interessados no projeto no
momento oportuno
 Gerenciamento das Comunicações
Processos
Engloba os processos necessá
necessários para assegurar a geraç
geração, a
coleta, a divulgaç
divulgação, o armazenamento e a disposiç
disposição final
apropriada e oportuna das informaç
informações do projeto .

• 10.3 Relatório de Desempenho : coleta e divulgação de informações

sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento do projeto, a
medição do progresso e as previsões.

• 10.4 Gerenciar as Partes Interessadas: gerenciamento das

comunicações para satisfazer os requisitos das partes interessadas e
solucionar os problemas por meio delas.
Gerenciamento das Comunicações
Fluxo dos processos
Ativos de Processos Planejamento das Desenvolver Plano de
Organizacionais Comunicações Ger. Projeto

Fatores Ambientais da Empresa

Distribuição das
Comunicações

Definição do Escopo

Orientar/Gerenciar execução Relatório de

Projeto Desempenho

Gerenciar Partes Controle Integrado de

Encerrar Projeto Mudanças
Interessadas
 Gerenciamento das Comunicações

Objetivo da comunicação
Ter a certeza de que todos os envolvidos tem o acesso
necessá
necessário a toda informaç
informação que precisam, para cumprirem
com suas responsabilidades.
• A maioria dos problemas encontrados no gerenciamento de projetos
está relacionado ao Gerenciamento das Comunicações;
• As habilidades de comunicação são fatores chave na carreira profissional:
– Falar (codificar);
– Escrever (codificar);
– Ouvir (decodificar);
– Ler (decodificar);
– Pensamento/Raciocínio (codificar e decodificar).
• Dimensões da comunicação:
– Escrita e oral;
– Interna e externa;
– Formal e informal;
– Vertical, diagonal e horizontal.
 Gerenciamento das Comunicações
Modelo de Comunicação

Emissor ou Transmissor Receptor

• Codifica a mensagem; • Decodifica a mensagem;

• Determina o método de Comunicação; • Aplica a sua compreensão da idéia
• Confirma o entendimento da recebida;
mensagem. • Confirma o entendimento da mensagem.
Gerenciamento das Comunicações
Modelo de Comunicação

Meio
Mensagem
• Veículo ou mecanismo usado para
• Pensamentos, sentimentos ou
transmitir a mensagem;
idéias transmitidas;
• Destaca e influencia o efeito da
• Deve ser compreensível pelo
mensagem;
emissor e pelo receptor.
• Visual, auditivo e tátil.
Gerenciamento das Comunicações
Modelo de Comunicação

RUÍ
RUÍDO

Ruido

• Prejudica a troca de informações

• Ex. Distração, língua, cultura, etc
Gerenciamento das Comunicações
Mensagem
Verbal
• Oral ou escrita;
• Meio mais utilizado nas comunicações.

Não Verbal
• Baseada em gestos, posturas...físicos;
• ± 55% das comunicações.

Paralingual
• Volume e tom de voz;
• Ajuda a compor a mensagem.

ImpactoTotal
Impacto Totalda
daMensagem
Mensagem ==Palavras
Palavras(7%)
(7%) ++
Tom de
Tom devoz
voz(38%)
(38%) ++Expressões
Expressõesfaciais
faciais(55%)
(55%)
Gerenciamento das Comunicações
Mensagem

Formal
• Exige um formato, um protocolo;
• Toda comunicação formal deve ser de conhecimento do
Gerente do Projeto;
• Normalmente é escrita;
• Têm custos elevados se muito utilizada.

Informal
• Não há um conjunto de regras;
• Comunicação livre;
• Mais facilmente realizada;
• Construída na base da confiança entre os envolvidos no projeto;
Gerenciamento das Comunicações
Mensagem
Escutando Ativamente
• O receptor confirma o recebimento da mensagem, confirma o
acordo e pede esclarecimentos.

Escutando Efetivamente
• Olhar o transmissor para perceber gestos e expressões faciais;
• Pensar antes de responder;
• Fazer perguntas;
• Repetir a mensagem para confirmá-la;
• Prover retorno.

Bloqueadores
• Ruídos, Distância, Língua, Cultura.
Comogarantir
Como garantirque
queaamensagem
mensagemfoi
foientendida?
entendida?
...Repetindo
... Repetindoas
aspalavras
palavrasdo
doemissor!
emissor!
10.1 - Planejamento das
comunicações
10.1 - Planejamento das Comunicações
10.1 - Planejamento das Comunicações

• Determina que informações são necessárias

para os stakeholders e os meios necessários
para disponibilizá-las;
• Muito relacionado com o ambiente da empresa
• Necessidade de conhecimento da estrutura
organizacional do projeto e das organizações
dependentes dele;
• A comunicação em um ambiente matricial é
mais complexa.
10.1 - Planejamento das Comunicações

• Comunicação é muito mais do que enviar um

relatório de desempenho periodicamente
• Abordagem pro-ativa;
• Com quem devemos nos comunicar?

d o te m po
90 % de
e r e n te
do g st o
et o é g a
proj
com
u n ic a ç ão
com
10.1 - Planejamento das Comunicações
Plano de Gerenciamento de Comunicações
• Reúne as informações para coleta e armazenamento das diversas
formas de comunicações do projeto;

• É um modelo criado para comunicar as informações mais importantes

do projeto;

• É um cronograma para produção da informação;

• É um método de acesso para se obter informações;

• É uma análise das comunicações para com os stakeholders;

• É uma estrutura que descreve qual informação deve ser enviada para
quem, quando e como.
 10.1 - Planejamento das Comunicações
Passos para a criação do PGC
• Determinar quem são os stakeholders e que informações necessitam;

• Determinar quais as informações necessárias para descrever o estado

do projeto;

• Determinar os padrões usados para controlar o projeto;

• Determinar onde e como obter as informações;

• Definir os formatos dos relatórios;

• Definir os formatos para comunicações escritas;

• Definir quem pode falar com quem.

 10.1 - Planejamento das Comunicações
Requisitos de Comunicação
• Identificar o organograma da Organização

• Identificar o relacionamento entre a Organização e a responsabilidade dos

interessados no projeto

• Identificar as disciplinas, departamentos e especialidades que estão

envolvidas no projeto;

• Reconhecer a logística de quantos indivíduos estarão envolvidos com o

projeto, e em que local eles estão (logística interna);

• Identificar se haverá necessidade de comunicação externa (logística

externa).
 10.1 - Planejamento das Comunicações
Análise dos interessados
• O gerente do projeto deve se reunir com os interessados para
documentar as idéias que estes possuem do projeto;

• Deve identificar as motivações e preocupações do projeto;

• Deve avaliar a criticidade do projeto para a organização;

• Deve avaliar os benefícios do projeto para a organização;

• Deve identificar qual a percepção dos interessados na

entrega do projeto.
 10.1 - Planejamento das Comunicações
Tecnologias de Comunicações
A escolha pela tecnologia de comunicação pode ser afetada
pelos seguintes fatores:

• A urgência da necessidade da informação;

• A disponibilidade da tecnologia;
• A expectativa da equipe do projeto;
• O tamanho do projeto;
• O ambiente do projeto.
10.2 - Distribuição das
comunicações
10.2 - Distribuição das Comunicações
 10.2 - Distribuição das Comunicações

• Capturar, organizar e disponibilizar a informação no tempo e na forma

correta para os interessados do projeto (stakeholders) conforme
determinado no Plano de Gerenciamento das Comunicações;

• Se utiliza das reuniões como principal meio de comprometimento de

todos os envolvidos no projeto.

• Exemplo: Reunião de Kick-off

• Reunião de lançamento do projeto
• Marca o início da fase de execução do projeto
• Geralmente é um evento festivo promovendo a integração entre os
membros da equipe
• Todos os interessados devem participar, especialmente o patrocinador
e o cliente.
 10.2 - Distribuição das Comunicações
Fatores para geração de uma comunicação bem-sucedida
• Ser um comunicador efetivo:
• Dar importância ao networking;
• Estimular a comunicação informal entre os membros da equipe;
• Estimular o feedback e a criação de consenso.

• Ser um facilitador de comunicações:

• Reunir os interessados e provocar os relacionamentos;
• Estabelecer os canais de comunicação;
• Estimular a abertura de novas idéias.

• Deve evitar bloqueadores de comunicações:

• Negativistas – “isto não vai funcionar deste jeito..”
 10.2 - Distribuição das Comunicações
Fatores para geração de uma comunicação bem-sucedida
• Manter a equipe do projeto o mais próximo possível:
• Buscar concentrar a equipe do projeto em um único espaço físico;
• Reduz o esforço da comunicação;
• Facilitar a integração;
• Reduzir as distrações externas;
• Melhorar a absorção do conhecimento.

• Ter um local de comando do projeto (*):

• Local para reunir a equipe do projeto;
• Uso exclusivo do projeto.

(*) “sala de guerra”, “sala de controle”,

“sala de informação do projeto”
 10.2 - Distribuição das Comunicações
Fatores para geração de uma comunicação bem-sucedida
• Conduzir reuniões eficazes:
• Definição prévia de uma pauta;
• Definição de regras de comportamento (telefones, prioridade
na fala ou participação, paralelismo, diplomacia, democracia)
• Definição do tempo da reunião
• não devem demorar. Aproximadamente 60 minutos
• Estabelecer uma política de reuniões
• Estabelecer a necessidade da reunião
• Definir os participantes da reunião
• Objetivo da reunião
• Incentivo à participação
• Documentação da reunião - atas
• Aprovação da ata
10.2 - Distribuição das Comunicações
Regras de Comunicãção

• Relate os fatos como fatos, e as opiniões como

opiniões;
• Se a comunicação necessitar um contato pessoal
(cara-a-cara), não utilize outros meios;
• Advertências, orientações, reclamações devem
na medida do possível serem feitas em particular;
• O Gerente do Projeto deve ser visto e ouvido
10.2 - Distribuição das Comunicações
Formas de distribuição de informações
• Encontros informais
• Reuniões
• Apresentações
• Relatórios e comunicações informais
• Relatórios formais
• Gráficos
• Internet / Intranet
• Sistemas de comunicações organizacionais
 10.2 - Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação
• As comunicações andam na vertical, horizontal e na diagonal através
dos envolvidos

• É necessário que hajam canais formais e informais de comunicação

• Reuniões de projeto, distribuição de documentos, video-conferência,
“rádio-corredor”, “cafezinho”, ...

• Barreiras na comunicação:
– Falha de canais
– Distância entre transmissor/receptor
– Dificuldades com a linguagem (idioma, jargão técnico, etc)
– Barulhos e Ruídos
– Hostilidade, descrença e outras atitudes prejudiciais
 10.2 - Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação
• Requisitos da comunicação
– Quem é responsável por quais atividades ?
– Onde estão os envolvidos no Projeto ?
– Qual a freqüência de distribuição de Informações ?
– Quando os envolvidos querem informações ?
– Que tipo de detalhe para cada envolvido ?
 10.2 - Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação

2 pessoas = 1 canal de comunicação

 10.2 - Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação

2 pessoas = 1 canal de comunicação

3 pessoas = 3 canais de comunicação

 10.2 - Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação

2 pessoas = 1 canal de comunicação

3 pessoas = 3 canais de comunicação

4 pessoas = 6 canais de comunicação

 10.2 - Distribuição das Comunicações
Canais de Comunicação

2 pessoas = 1 canal de comunicação

3 pessoas = 3 canais de comunicação

n pessoas = n (n-1)/2
canais de comunicação

4 pessoas = 6 canais de comunicação

10.3 – Relatório de
Desempenho
10.3 – Relatório de Desempenho
10.3 – Relatório de Desempenho

O Relatório de Desempenho envolve a

coleta e disseminação de informação
sobre a performance do projeto de forma
a dar aos interessados, informações
sobre como os recursos estão sendo
utilizados para que o objetivo do projeto
seja alcançado
10.3 – Relatório de Desempenho
Tipos de Relatórios
Informações sobre o andamento do projeto
• Situação atual ou status mostrando o estágio do
projeto em relação ao cronograma, custos e trabalho
realizado.

Informações sobre o progresso do projeto

• O que já foi feito até o momento, atividades concluídas
e em andamento.

Informações relativas às previsões do projeto

• Andamento e progresso futuro do projeto.
 10.3 – Relatório de Desempenho
Tipos de Relatórios
Revisão do desempenho
• Reuniões com a equipe para avaliação do andamento
e progresso do projeto

Análise de tendências
• Avaliação dos resultados do projeto durante o seu ciclo
de vida para melhor ou pior

Análise de desvios
• Compara os resultados reais com os resultados
esperados e planejados.
10.3 – Relatório de Desempenho
Exemplo
• Informações sobre o desempenho do trabalho
• Medições de desempenho
• Previsão de término
• Medições de controle da qualidade
• Plano de gerenciamento do projeto
– Linha de base do projeto para comparação
• Solicitações de mudanças aprovadas
• Produtos
10.4 – Gerenciar as
partes interessadas
10.4 – Gerenciar as partes interessadas
 10.4 – Gerenciar as partes interessadas

• Gerenciar as comunicações de forma a satisfazer

as necessidades e resolver problemas dos
envolvidos
• Aumentar a sinergia entre os envolvidos e o projeto
• Reuniões “cara-a-cara” é o método mais eficiente de
resolver problemas com os envolvidos no projeto
10.4 – Gerenciar as partes interessadas
Estilos no gerenciamento das comunicações
– Dá orientação específica e espera o cumprimento de – Ético
ordens

– Não interfere nas atividades do dia a dia mas está sempre – Autoritário
disponível quando necessário
– Combativo
– Aplica julgamento sensato
– Conciliador
– Não é aberto ou expansivo no discurso

– Honesto e sincero, além de seguir regras – Pertubador

– Tende a pertubar a ordem – Intimidador

– Desejo de ser desagradável – Facilitador

– Repreende os funcionários para ser “o chefe”

– Judicial
– Cultiva o espírito de equipe, encorajando os subordinados
ao seu potencial máximo – Promocional

– Procura unir os participantes em uma equipe de trabalho – Reservado

compatível
10.4 – Gerenciar as partes interessadas
Estilos no gerenciamento das comunicações
– Dá orientação específica e espera o cumprimento de – Ético
ordens

– Não interfere nas atividades do dia a dia mas está sempre – Autoritário
disponível quando necessário
– Combativo
– Aplica julgamento sensato
– Conciliador
– Não é aberto ou expansivo no discurso

– Honesto e sincero, além de seguir regras – Pertubador

– Tende a pertubar a ordem – Intimidador

– Desejo de ser desagradável – Facilitador

– Repreende os funcionários para ser “o chefe”

– Judicial
– Cultiva o espírito de equipe, encorajando os subordinados
ao seu potencial máximo – Promocional

– Procura unir os participantes em uma equipe de trabalho – Reservado

compatível
 Perguntas?

OBRIGADO E BOA SORTE!

Marcelo Cota – PMP
marcelo.cota@usp.br
SIMULADO 07

Agradecimentos especiais a Edward J. Fern e à

Time-to-Profit Inc, por fornecer as perguntas através
de seu programa PM-PREPARE (www.pm-
prepare.com)
Correção do simulado 07