ESTUDIO CASO JUGUETERIA GEPETTO

APRENDICES
RAMON ANTONIO SANABRIA ESCOBAR
JOSÉ EUCLIDES MENA ROA

INSTRUCTORA LIDER
CARMEN ELENA NIETO LUX

SENA
TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTCA
REGIONAL MOSQUERA - CUNDINAMARCA
CODIGO: 1310140
2017
 ESTUDIO CASO JUGUETERIA GEPETTO

La juguetería “GEPETTO”, es una empresa familiar con más de 25 años de

experiencia en la fabricación de juguetes de madera. En el último año se han
recibido varias propuestas para llevar los productos a mercados internacionales
gracias a su participación en ferias y ruedas de negocios, por lo que fue necesario
hacer una inyección de capital para compra de maquinaria y equipos que
aumentarán la capacidad de producción hasta en un 150%, por lo que pasa de ser
una pequeña empresa familiar a una mediana empresa con cambios en su
estructura organizacional acorde a las oportunidades que ofrece el mercado.

Como empresa familiar, la compañía afronta los inconvenientes propios de una

estructura administrativa tradicional y su intención es contar con una propuesta
dinámica administrativa flexible, iniciando con la contratación de un gerente de
logística con funciones específicas que permitan el mejoramiento en lo relacionado
con lo siguiente:

a) Descentralización de funciones y responsabilidades:

Actitud “proteccionista” de coordinador de planta. Su nombre es Francisco y es
quien lleva a su cargo la jefatura de la planta de producción en los últimos 14 años.
Es un hombre sencillo y muy trabajador, pero su papel casi “indispensable” en la
organización lo hace asumir una actitud “acaparadora” de los procesos.

b) Sistematización de la información:
Dado que Don Francisco ha llevado durante tantos años la información del proceso
de fabricación, desde la planeación de orden de líneas de producción y volúmenes,
hasta el control de calidad de todos los procesos y el control del personal (quienes
parecen estar totalmente confiados y cómodos por lo que es común encontrarlos
durmiendo en los pasillos), el procedimiento solo está “en su cabeza”, lo que dificulta
la consulta de procedimientos.

c) Manejo de inventarios:
Los inventarios no se realizan de manera periódica. Los clientes hablan
directamente con Don Francisco para hacer la planeación de entrega de los
pedidos. Don Francisco asumió también la responsabilidad de controlar los
inventarios de materias primas e insumos dado que alega que no se puede parar la
producción por la falta de materia prima. Por esta razón, la gerencia general lo
autorizó para que maneje los inventarios tanto de materias primas e insumos, así
como de producto terminado, de acuerdo con su criterio. Según el criterio de don
Francisco, hay stock de materias primas suficiente en bodega para 6 meses
(incluyendo materias primas importadas y nacionales) y producto terminado para
unos 3 meses.
d) Gestión del almacenamiento:
Debido al alto volumen de materias primas y productos terminados y almacenados
para cumplir con el stock, Don Francisco considera que es necesario resolver
problemas relacionados con la capacidad de almacenamiento, desorden en los
almacenes y falta de control en los inventarios por lo que hay contantes pérdidas,
surgiendo la necesidad de contar con los servicios de almacenamiento de terceros.

e) Planeación y programación de la producción:

También se evidencia que debido a que Don Francisco tiene tantas obligaciones en
todo el proceso, hay ocasiones en las que la producción se retrasa por daños en
máquinas o por causa de diferentes situaciones que no son prevenidas y
controladas a tiempo, por lo que al no estar lista la producción se retrasan las
entregas para los clientes y muchas veces se envían los camiones con solo ¼ de
su capacidad.

f) Programación de insumos, mantenimiento de maquinarias y equipo:

Los repuestos también son solicitados por Don Francisco, así como el material de
empaque, por lo que todas las reclamaciones también son canalizadas a través de
Don Francisco. Se evidencia inconformismo por parte del área de bodega ya que
se presentan faltantes y retrasos constantes por daño en las maquinarias y faltantes
de materias primas por lo que los clientes llaman constantemente disgustados a
hacer reclamaciones que generalmente no llegan a oídos de la gerencia general.

g) Gestión y administración de la venta:

El área de ventas solo se encarga de la preventa y la venta, pero el servicio
postventa está disperso entre Don Francisco, Bodega y despachos.

Servicios requeridos: presente su propuesta de plan de trabajo a desarrollar para

garantizar el éxito de la Juguetería GEPETTO durante su proceso de expansión
internacional enfocado hacia el área de la cadena logística internacional.

 Diseñe una solución logística que responda a los requerimientos de la empresa

para cumplir con su nueva estrategia enfocada básicamente hacia las áreas de
logística y producción, teniendo en cuenta que debe optimizarse toda la parte
de costos para mejorar el margen de rentabilidad de la empresa.
 Rediseñar el proceso logístico desde el aprovisionamiento de materias primas,
insumos, material de empaque y repuestos hasta el despacho de los productos
terminados, eliminando las ineficiencias detectadas.
 Es necesario que se mencione la importancia del proceso de almacenamiento
y analizar el stock de materiales con el fin de determinar la mejor rotación, a
partir del comportamiento de las ventas.
  Determinar las redes de transporte mundial óptimas en el desarrollo de la
distribución internacional apoyadas por tecnologías de información teniendo en
cuenta la ubicación geográfica de los mercados y proveedores, según los
canales de distribución y el nivel de servicio asociados a los mismos.
 Identificar las variables que se deben tener en cuenta para la distribución de
espacios en planta o centros de distribución de acuerdo con las estrategias de
mercadeo.

PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO

a) Descentralización de funciones y responsabilidades:

Se debe hacer un cambio en toda la organización, donde se incluya el

establecimiento de un Sistema Integrado de Gestión de la calidad que permita
redistribuir toda la empresa por procesos y a su vez subprocesos específicos, los
cuales se deben documentar estableciendo procedimientos, instructivos y registros
para poder llevar una trazabilidad del producto; de igual forma, facilita la asignación
de un jefe a cada proceso definido, siendo posible de esta manera asignar
responsabilidades específicas y funciones para así poder establecer niveles de
cumplimiento. Por lo tanto, los procesos podrían definirse de la siguiente manera:

PROCESO SUBPROCESO JEFE DE PROCESO

Gestión Gerencial Gerente General
Gestión Estratégica Jefe de Gestión de Calidad
Gestión de Calidad
Crédito y Cartera
Gestión de Ventas Ventas Nacionales Jefe de Ventas
Ventas Internacionales
Materias Primas
Carpintería
Gestión de la
Acabados Jefe de Producción
Producción
Control Calidad
Empaque y Estibado
Gestión Logística y Logística y Despachos
Jefe de Logística
Despachos Facturación
Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos
Gestión Social y SST
Seguridad y Salud en el Trabajo
Gestión del Mantenimiento Equipos
Jefe de Mantenimiento
Mantenimiento Mantenimiento Instalaciones
Compras Nacionales
Gestión de Compras Jefe de Compras
Compras Internacionales
Gestión de la Auditoria de Control Interno
Jefe de Control Interno
Evaluación y mejora Seguimiento y Mejora
b) Sistematización de la información:

La sistematización de la información obtenida en cada proceso se puede realizar

mediante un software especializado que permite controlar el stock de materias
primas, insumos y productos terminados; también permite tener información en
tiempo real, ya que se puede hacer una trazabilidad desde la fabricación del
producto hasta la distribución al cliente final.

c) Manejo de inventarios y gestión del almacenamiento:

Al hacer uso del software se puede manejar y controlar el inventario con el código
de barras que se puede utilizar en el aprovisionamiento, el almacenamiento y la
distribución. Algunas aplicaciones son:

 Identificación de productos.
 Identificación de activos fijos.
 Control de pedidos.
 Identificación de estanterías y pallets.
 Preparación de pedidos o picking.
 Trazabilidad de productos en despacho y transporte.
 Planeación de inventarios.
 Seguimiento a los clientes.

Facilitando también la programación de las compras de materia prima y producto.

Sin embargo, es necesario realizar semestralmente inventario físico, el cual se
confronta con el inventario sistematizado.

Otras posibilidades de estas fuentes son las siguientes:

 Minimización de errores en la gestión de inventarios.

 Rápido procesamiento de la información.
 Transacción ágil de venta del producto.
 Facilidad de implementación.
 Sistema menos costo frente a otros sistemas.
 Los datos suministrados sirven como fuente de información para conocer
patrones de consumo

d) Planeación y programación de la producción:

 Se debe cumplir con la entrega de pedidos.

 Se deben disminuir las quejas y reclamos a través del control de calidad.
 Se debe mantener un control estricto del inventario.
  Se debe sistematizar la totalidad de la información obtenida en cada uno de
los procesos de la juguetería.
 Se debe realizar un análisis previo del mercado internacional antes de
empezar con la exportación.
f) Programación de insumos, mantenimiento de maquinarias y equipo:

g) Gestión y administración de la venta:

Por lo tanto, la demanda del almacenamiento será igual a las proyecciones de

ventas más el stock de seguridad de inventarios en función de la demanda.