SISTEMA DE FORMACIÓN ACADEMICA Y DESEMPEÑO ESCOLAR

(SIGADE)

SOFTWARE

AP9-AA4-EV1-PLAN DE CAPACITACIÓN DE USUARIOS

ELABORADO POR:
CEILA KARINA PEÑALOZA
APRENDIZ

INSTRUCTOR RESPONSABLE:
CESAR MANUEL CASTILLO RODRIGUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PAZ DE ARIPORO
2018

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 SISTEMA DE FORMACIÓN ACADEMICA Y DESEMPEÑO ESCOLAR
(SIGADE)

SOFTWARE

SISTEMA DE FORMACIÓN ACADEMICA Y DESEMPEÑO ESCOLAR SIGADE/SOFTWARE

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................2
OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................................................4

CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS ................................................. ¡Error! Marcador no definido.

METODOLOGÍA ............................................................................................................................6
ACTIVIDADES ..................................................................................................................................6
REQUISITOS ....................................................................................................................................7

CRONOGRAMA Y HORARIO .......................................................................................................7

RECURSOS ..................................................................................................................................8
RESUMEN ........................................................................................................................................9
CONCLUSIONES ................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

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INTRODUCCIÓN

SIGADESoftware (Sistema de formación académica y desempeño escolar/Software) es una

aplicación web para la administración escolar la cual cuenta con varios módulos los cuales son
Inicio la cual nos muestra la interfaz gráfica de la aplicación, Modulo de matricula, registro e
ingreso de beneficiarios, el cual permite tomar los datos básicos de los beneficiarios; el módulo de
verificación de documentos; el módulo de componentes institucionales que le permitirá a los
usuarios del sistema ingresar los nuevos datos del talento humano, conocer los rubros de la
institución, y demás procesos tanto de salud de los beneficiarios como del talento humano hacia la
entidad, como también registrar los diferentes alimentos que ingresan para el consumo diario de
los usuarios, productos de aseo o mantenimiento en general; facturación, el cual tiene dos
propósitos que es el de dar factura a los clientes que lo requieran o soliciten y generar facturas
para control de inventario o contabilidad; inventarios, el cual nos permitirá ingresar los productos
que se entregan para el CDI con el fin de mantener un control permanente; adicionalmente
encontraremos dos módulos como registro de proveedores y el módulo de seguridad, el cual
resulta muy importante ya que tiene la característica de crear usuarios en el sistema y permitir al
administrador del sistema generar permisos sobre la aplicación, este módulo cuenta con un
nombre de usuario y una contraseña única.

Nuestra aplicación web se caracteriza por tener una interfaz gráfica agradable a la vista del
usuario y de fácil instalación, ya que su base de datos está hecha en MySQL, que es de fácil
instalación y permite almacenamiento de miles de datos.

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JUSTIFICACIÓN

El presente plan de capacitación resulta muy importante para el correcto funcionamiento de

SIGADESoftware, ya que los administradores y usuarios del sistema deben tener pleno
conocimiento de para qué sirve cada módulo del sistema de información y la manera de ingresar
datos en ellos, además de los requisitos mínimos de software y hardware requeridos para que la
aplicación pueda funcionar correctamente.

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OBJETIVO GENERAL

✓ Brindar capacitación sobre lo que es SIGADESoftware, las instrucciones para la

configuración y puesta en marcha del sistema de información SIGADESoftware.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

✓ Que el administrador del sistema y los usuarios conozcan ¿qué es? Y ¿para qué sirve el
sistema de información SIGADESoftware?

✓ Conocer el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema de información.

✓ Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o eliminación de un

usuario de SIGADESoftware.

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CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS

AREA CARGO NOMBRE MODULOS CONOCIMIENTO

TIC
Coordinadora. Matriculas,
Ingresos Auxiliar registros e
administrativa. ingreso de
usuarios.
Agentes educativas.
Coordinadora.
Componentes Auxiliar
institucionales administrativa.
Agentes educativas.
Equipo de salud y
nutrición.
Registro de
Compras Auxiliar compras
administrativo. Proveedores
Facturación
Contabilidad Auxiliar Inventarios
administrativo.
Administrador Ing. de Seguridad
del sistema de Sistemas o
información Técnico de sistemas.

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METODOLOGÍA

Para una adecuada capacitación de los usuarios de SIGADESoftware, se contará con personal
con amplios conocimientos en los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema de
información, además de su experiencia en el manejo de la aplicación web.

Se explicará lo que es el aplicativo web y para qué sirve, sus módulos y la forma de utilizarlo,
mediante ayudas visuales hechas en PowerPoint.

Se contará con varios computadores con conexión a internet de banda ancha, con una base de
datos de prueba, para que los asistentes a la capacitación puedan practicar sobre la misma
aplicación.

Para mayor efectividad de la capacitación se simulará la operación del centro de desarrollo infantil
“CDI PEQUEÑOS GENIOS 3”, haciendo usos de todos los módulos, para que así cada encargado
pueda hacer la actividad que le corresponde sobre el módulo indicado.

ACTIVIDADES

✓ Preparación logística.
✓ Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.
✓ Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo con las áreas donde se
desempeñan.
✓ Convocatoria a usuarios finales.
✓ Definición de cronograma de capacitación.
✓ Elaboración y entrega del programa de trabajo.
✓ Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información SIGADESoftware
✓ Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.
✓ Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento de los
asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.
✓ Realización de encuesta de satisfacción.
✓ Elaboración de acta de capacitación.

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REQUISITOS

✓ Compromiso del talento humano del CDI PEQUEÑOS GENIOS 3.

✓ Las personas que operen el sistema deben estar familiarizados con los computadores e
impresoras.
✓ Debido a que el sistema está desarrollado en un ambiente gráfico, se requiere que el
personal se encuentre capacitado en la operación de sistemas bajo ambiente Windows.
✓ Se definirán varios grupos de usuarios de acuerdo con las áreas del área de operación
dentro del CDI para ser entrenadas en cada una de las funciones del sistema de
información SIGADESoftware.
✓ Es necesaria la adecuación de una sala de capacitación donde se cuente con una red
provisional, computadores conectados a esta red y una impresora.

EL PLAN DE CAPACITACIÓN SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS SIGUIENTES ALCANCES

✓ Capacitación funcional y operativa al personal administrativo y operativo del CDI

PEQUEÑOS GENIOS SEDE 3, con el fin de garantizar que los usuarios del sistema de
información reciban el soporte técnico requerido y de igual forma, asegurar que los
problemas y requerimientos de soporte sistema de información, se canalicen
adecuadamente hacia SIGADESoftware

✓ Capacitación funcional a los usuarios en general, para garantizar la adecuada utilización de

las funcionalidades del sistema por parte del personal de la Entidad.

CRONOGRAMA Y HORARIO
PROYECTO CAPACITACIÓN SIGADESOFTWARE.
MÓDULOS Matriculas/Registro e ingresos de beneficiarios, componentes
institucionales, Compras, Facturación, inventario, Proveedores y
Seguridad.
GRUPO Talento humano del CDI PEQUEÑOS GENIOS 3.
FECHA INICIAL /FECHA Por definir.
FINAL
DURACIÓN 7 días (8 horas cada día).
/INTENSIDAD

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RECURSOS ✓ Sistema de Información SIGADESoftware.
✓ Documentación para digitación.
✓ Manuales de Usuario.
TEMA MÓDULOS DURACIÓN (Hh)
Se realiza una explicación funcional de cada uno de Registro, ingresos y 8 horas
los módulos del sistema SIGADESoftware, como matriculas de
ingresar, registrar y matricular un beneficiario. beneficiarios.

Se explicará cómo Ingresar productos a la aplicación Registro de 8 horas

Web, generar facturas, hacer inventarios y registrar compras/donaciones.
proveedores. Facturación.
Inventario.
Proveedores.
Se ejecutará actividades prácticas para el ingreso al Componentes 3 horas
módulo componentes institucionales. institucionales.
Ingresar nuevos usuarios del sistema, modificar, Seguridad 3 horas
consultar, eliminar.
Evaluación y formalización de la capacitación 2 horas
TOTAL 24 horas

RECURSOS

Área asignada por el usuario final y/o instalaciones de la empresa proveedora de la aplicación
Web
✓ Uso de computadoras
✓ Internet de banda ancha
✓ Impresoras
✓ Video Beam
✓ Cuaderno y bolígrafo

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RESUMEN

Para el correcto funcionamiento de SIGADESoftware es necesario que los usuarios del sistema
tomen en cuenta las recomendaciones a aquí expuestas, ya que ellas resultan de vital importancia
para su correcto funcionamiento, además de poder dar garantías sobre él. El software Xampp
como servidor y el gestor de bases de datos MySQL; las indicaciones de hardware a aquí
mencionadas permitirán que la aplicación pueda se instalada correctamente en un equipo y tendrá
el espacio para la almacenar los datos.

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CONCLUSIONES

✓ Es necesario que se destine una persona como administrador del sistema, en lo posible
Ingeniero de Sistemas, que asista a cada una de las capacitaciones para que conozca
todos los aspectos del software, con la finalidad de que en primera instancia les dé solución
a inquietudes. Además, esta persona se encargará de manejar el módulo específico de
seguridad, capacitación que se le proporcionará individualmente con una intensidad de seis
horas antes de iniciar la marcha de operaciones y durante la parametrización del sistema.

✓ Los tiempos de Capacitación son tiempos promedios que pueden variar de acuerdo con el
rendimiento y productividad y avance que se realice durante la ejecución de las diferentes
tareas de este proceso. Sin exceder el tiempo propuesto en el cronograma de trabajo que
se extiende por el termino de 3 días.

✓ Una vez finalizadas las labores de instalación y antes de la recepción del software, se
entregarán los siguientes documentos:

✓ Manuales técnicos y de usuario final del software.

✓ Manuales de operación de usuario final y manuales técnicos del sistema.
✓ Dicha información será entregada al usuario final (CDI PEQUEÑOS GENIOS 3) en
medio magnético.

✓ En nuestro caso particular el software SIGADESoftware es un software que funciona con

una base de datos en MySQL y haciendo uso del software Xampp como servidor; pero no
obstante al tratarse de una solución a la media de los beneficiarios este pude puede sugerir
el uso de otros gestores de bases de datos y/o servidores; en ningún caso el usuario del
software estará autorizado para para modificar la instalación del sistema sin previa
autorización del fabricante, de hacerlo el cliente perderá toda garantía sobre el buen
funcionamiento del sistema de información SIGADESoftware.

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