CARRERA DE LOGISTICA EN ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION

TITULO DEL TRABAJO

ANÁLISIS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Y SU INFLUENCIA EN

LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS DE LAS BODEGAS DE LA EMPRESA
“AGROEDEN CIA LTDA” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO 2017.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título en Tecnología de

Logística en Almacenamiento y distribución

Línea de Investigación: Planificación Logística

Autoras:

ANABEL TATIANA RODRIGUEZ MORALES

ANA LUCIA ROEMERO BENVAVIDES

Director:

MBA. DIEGO FABRICIO DÉFAZ GONZÁLEZ

Santo Domingo – Ecuador

Agosto, 2016
CARRERA DE LOGISTICA DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION

HOJA DE APROBACIÓN

ANÁLISIS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Y SU INFLUENCIA EN

LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS DE LAS BODEGAS DE LA EMPRESA
“AGROEDEN CIA LTDA” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO 2017.

Línea de Investigación: Planificación Logística

Autoras:

ANABEL TATIANA RODRIGUEZ MORALES

ANA LUCIA ROMERO BENAVIDES

Diego Fabricio Défaz González, MBA. f.

DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. f.
CALIFICADOR
Félix Sixto PilayToala, Mg. f.
CALIFICADOR

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. f.

DIRECTOR DE LA ECAC

Santo Domingo – Ecuador

Agosto, 201
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Yo, Anabel Tatiana Rodríguez Morales portadora de la cédula de ciudadanía N.º

235006307-5 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como

informe final, previo a la obtención del Grado de Tecnología en Logística de

Almacenamiento y Distribución son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos

que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este

documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Anabel Tatiana Rodríguez Morales

CC. 235006307-5
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Yo, Ana Lucia Romero Benavides portadora de la cédula de ciudadanía N.º 172490811-4

declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final,

previo a la obtención del Grado de Tecnología en Logística de Almacenamiento y

Distribución son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos

que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este

documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Ana Lucia Romero Benavides

CC. 1724908114
AGRADECIMIENTO

DEDICATORIA

RESUMEN

ABSTRACT

INDICE DE CONTENIDO

2.2.1. Pregunta problema ............................................................................................................................ 9

2.2.2. Preguntas de investigación ................................................................................................................ 9
3.1. Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ................................................................................ 12
3.1.1. Definición de Logística ................................................................................................................... 12
3.1.1.1 Orígenes de la Logística ................................................................................................................... 14
3.1.1.2 Importancia de la Logística ............................................................................................................... 14
3.1.1.3 Componentes de la Logística ............................................................................................................ 15

INDICE DE TABLAS

1. INTRODUCCIÓN
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. Antecedentes

Para esta investigación se recopilo información concerniente al tema propuesto, para lo cual

se revisaron diversas fuentes referentes a los procesos de adquisiciones y las existencias en

bodegas.

Para Gonzales & Guerrero (2013), Su trabajo de investigación tiene como título “La

Propuesta de mejora del proceso de gestión de inventario y gestión del almacén para

la empresa FB soluciones y servicios S.A.” Teniendo como problema la empresa no

cuenta con una herramienta que le permita establecer que parte de su inventario está

generando la mayor parte de sus ingresos y gastos, teniendo en cuenta que con

más de 50 referencias distintas en su stock, y que a su vez estas representan una

inversión de capital y obviar lo importante que es gestionar estos activos sería

una falla que impediría el crecimiento de la empresa.

No es menos importante el hecho de que el sistema de inventarios y de

almacenamiento es sumamente empírico el cual puede ser objeto de mejora para

aumentar la productividad en los tiempos y movimientos dentro del almacén.

En tal sentido, el presente trabajo de investigación tiene como finalidad presentar una

propuesta de mejora del proceso de gestión de inventario y gestión del almacén para la

empresa FBSOLUCIONES Y SERVICIOS S.A.S.

Para Venegas (2013), tiene como tema “Análisis y mejora de los procesos de

adquisiciones y contratación de una empresa del estado en el sector Hidráulico” El

trabajo propuesto comprende que esto se desarrollen de forma eficiente en el manejo

de los recursos como tiempo y costos. Inicialmente, se investigó sobre los

antecedentes en el marco legal de las contrataciones en esta empresa del Estado, cuyos

procedimientos son realizados por el Departamento de Logística de la empresa y se

rigen bajo el Reglamento de Contrataciones de ésta.

Es importante indicar que con las alternativas de mejora se reducirán tiempos y

costos, desarrollándose procesos más eficientes, y se iniciarán a tiempo los proyectos

de la empresa que requieran bienes y servicios. Se debe resaltar que, a partir de este

estudio, el Departamento de Logística podrá utilizar metodologías de excelencia para

mejorar sus procesos en el futuro y complementar el presente trabajo con otras

herramientas de la Ingeniería Industrial, las cuales no podrían funcionar sin el análisis

desarrollado.

Según Cabriles (2014), La propuesta de un sistema de control de inventario de stock

de seguridad para mejorar la gestión de compras de materia prima, presupuesto e

insumos de la empresa Balgres C.A donde el objetivo principal de la investigación fue

proponer un sistema de control de stock de seguridad que mejore la gestión de

compras de materia prima, repuestos e insumos de la empresa Balgres, teniendo como

conclusión que es de vital importancia que las empresas mantengan un nivel óptimo

en sus inventarios, ya que la actual situación en la que se encuentra el país en relación

 al control cambiario, ayuda al crecimiento de productos, insumos, materiales y

repuestos, por lo que Balgresdeben tomar medidas desesperadas, sustituyendo su

materia prima por otra alternativa más factible.

Lo que trae como consecuencia la baja en la calidad de los productos, además la

escasez de algunos repuestos los ha llevado al paro de algunas maquinarias, causando

que la empresa limite su producción, reduciendo las posibilidades de competencia en

mercados internacionales.

Para Carrión & Criollo,(2009), La Auditoría de gestión al área de adquisiciones de la

compañía de economía mixta “Lojagas” por el periodo comprendido del 1 de enero al 31

de diciembre de 2008, cuyo objetivo son mantener la tendencia de crecimiento del valor

de la acción, asegurar la sostenibilidad del negocio y mejorar la liquidez. Obteniendo

como resultados que el área de adquisiciones de la Compañía de Economía Mixta

“Lojagas” con la aplicación de indicadores de gestión obtuvo un cumplimiento medio de

los objetivos operativos y de los procedimientos establecidos en su reglamento.

El proceso de adquisiciones forma parte importante de la cadena de suministro lo que hace de

gran importancia dentro de la empresa exportadora de piña, teniendo como objeto mejorar la

existencia de insumos químicos y materiales de empaque que son utilizados tanto para la

producción y la importación de la piña.

La empresa Agroeden cuenta con mas de 700 hectáreas de producción de piña divididas en 9

Edenes, donde el dispendio de los insumos químicos para la producción de la fruta es degran

importancia, así como la exportación de su producto que lo realizan de manera directa

contando con protocolos internacionales de calidad y seguridad.

Dentro de la Logística de la empresa esta el empaque de la fruta que es empacada en

resistentes cajas de cartón corrugado con esquineros y divisiones para proteger la fruta

adecuadamente en el trayecto.

El crecimiento que tuvo la empresa lo realizo de manera empírica, obteniendo hoy en día

diversos tipos de inconvenientes en el áreaLogística donde se detallara los problemas mas

relevantes en el área de almacenamiento enlas bodegas, donde existe un inadecuado ingreso y

salida de los materiales lo que hace que exista dificultades en la gestión de existencia.

También se puede evidenciar que existe una rotura de stock, y que dentro del personal existe

una escasa capacitación de los supervisores de las bodegas ocasionando que el personal no

realice correctamente su trabajo provocando retrasos en la producción por no saber si cuentan

o no con los materiales necesarios dentro de los procesos tanto, del despacho de insumos

químicos como de la entrega de los materiales de empaque y embalaje.

2.2. Problema de investigación

La investigación será realizada en la empresa AGROEDEN Cía. Ltda. de la ciudad de Santo

Domingo en el periodo de septiembre a marzo del 2018.

La empresa exportadora AGROEDEN Cía. Ltda. Es una empresa dedicada a la producción y

exportación de piña variedad Golden MD2, basada en procesos de mejoramiento continuo

para garantizar permanentemente la satisfacción de sus clientes, cumpliendo estándares de

calidad requeridos por los principales mercados internacionales.

Nació en el 2005 como una pequeña empresa que a lo largo del tiempo creció de tal manera

que no permitió desarrollar e implementar procesos en el área de adquisidores de los

materiales de las bodegas, los cuales son utilizados para la producción y exportación de las

piñas lo que a la fecha ha causado que afecte en abastecimiento en la bodega.

De acuerdo a lo observado en la empresa en lo que se refiere a los procesos de adquisiciones

de los materiales de la bodega de insumos químicos y de la bodega de los materiales de

empaque y embalaje, se pudo apreciar que no realizan un control para el abastecimiento de la

bodega ya que se lo ejecuta de manera empírica, pudiendo observar los problemas que se

mencionan a continuación.

 Inadecuado ingreso y salida de los materiales.

 Adquisiciones desprogramadas.

 Ruptura del stock.

2.2.1. Pregunta problema

¿Cómo los inadecuados procesos de adquisiciones inciden en la gestión de existencias de las

bodegas de la empresa AGROEDEN en la ciudad de Santo Domingo?

2.2.2. Preguntas de investigación

Los inadecuados procesos de adquisidores que inciden en la gestión de existencias de las

bodegas de la empresa Agroeden. Están relacionados a los siguientes factores.

 ¿Cuál es la situación actual de la gestión de existencias de las bodegas de la empresa

Agroeden?

 ¿Cuáles serán los tipos de procesos de adquisiciones que permita la mejorar el control de

abastecimiento de las bodegas de la empresa Agroeden?

 ¿Cómo obtener unos adecuados procesos de adquisiciones que permita un adecuado

manejo de la gestión de existencias en las bodegas de la empresa Agroeden?

 2.3. Justificación de la investigación

El presente proyecto es de interés empresarial debido a que no cuenta con adecuados

procesos en la gestión de existencias en bodegas, porque se cuenta con una fuente de

investigación fiable y con los diversos recursos necesarios para el desarrollo del mismo.

El proceso investigativo tendrá como punto de connotación las necesidades de la empresa

AGROEDEN en entorno de la ciudad de Santo Domingo, por el efecto de la propuesta, lo

cual proveerá de la implementación de los procesos de adquisiciones para una adecuada

gestión de existencias de los materiales de las bodegas.

El presente proyecto se basa en la necesidad urgente de resolver los problemas encontrados

antes que se agraven para así mejorar y al mismo tiempo auto Educar a los empleados y

realicen la compra de insumos y materiales a su debido tiempo.

Importancia Científica – técnica, metodológica, personal, social, institucional, comunitaria.

El proyecto será de gran beneficio para la empresa “AGROEDEN CIA LTDA” colaborares y

empleados impulsando el desarrollo integral y profesional de la misma, debido a que aportará

con conocimientos nuevos y procesos de adquisición como alternativa de soluciones frente al

problema de estudio.
 2.4. Objetivos de la investigación

2.4.1. Objetivo general

Analizar un proceso de adquisiciones que permita obtener una buena gestión de existencias

en las bodegas de la empresa Agroeden.

2.4.2. Objetivos específicos

 Evaluar la situación actual de la gestión de existencias de las bodegas de la empresa.

 Identificar los tipos de procesos de adquisiciones que permiten mejorar control de

abastecimiento de las bodegas de la empresa.

 Establecer un proceso de adquisiciones que permita un adecuado manejo de la gestión de

existencias en las bodegas de la empresa Agroeden.

3. MARCO REFERENCIAL

3.1. Revisión de la literatura o fundamentos teóricos

3.1.1. Definición de Logística

La función logística ha adquirido, en los últimos años, una importancia máxima en la

competitividad de las empresas; en especial por su capacidad para generar valor para

el consumidor final. Durante años, la función logística ha sido considerada como una

actividad rutinaria, meramente operativa y necesaria para hacer llegar los productos

desde los centros de producción a los de uso o consumo desde esa perspectiva, la

función logística en la empresa era contemplada únicamente como un centro

generador de costes sin capacidad de diferenciar(Severa-Francés, 2011).

La logística es la parte del proceso de la cadena de suministros que planea, lleva a

cabo y controla el flujo y almacenamiento eficientes y efectivos de bienes y servicios,

así como de la información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de

consumo, con el fin de satisfacer los requerimientos de los clientes.(Consejo Nacional

de Logitica , 2011)

Según los autores Severa-Frances y el consejo nacional de Logística se puede argumentar,

queen sus inicios la logística se la tenia de manera muy superficial dentro de las empresas, la
cual solo se la utilizaba de manera necesaria para el traslado de productos de un lugar a otro,

pero con el pasar de los tiempos cada vez más las empresas han ido dando un valor

importante a cada actividad que comprende la Logística. Una de las actividades o procesos

importantes es la cadena de suministro ya que dentro de esta se planea, y se controla todo lo

relacionado a con adquisidores, producción, almacenamiento y transporte de productos.

La logística también se ocupa del flujo de los servicios, así como de los bienes físicos,

un área de crecientes oportunidades de mejora. También sugiere que la logística es un

proceso, es decir, que incluye todas las actividades que tienen un impacto en hacer

que los bienes y servicios estén disponibles para los clientes cuándo y dónde deseen

adquirirlos. Sin embargo, la definición implica que la logística es una parte del

proceso de la cadena de suministros.(Ronal, 2004 )

La logística comprende la planificación, la organización y el control de todas las

actividades relacionadas con la obtención, el traslado y el almacenamiento de

materiales y productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través de la

organización y como un sistema integrado, incluyendo también todo lo referente a los

flujos de información implicados. El Objetivo perseguido es la satisfacción de las

necesidades y los requerimientos de la demanda, de la manera más rápida y eficaz con

el mínimo coste posible.

L a importancia de la función desempeñada por la logística radica en que la rapidez y

eficacia con que se pueden organizarse y gestionar los sistemas productivos.(Lluís,

2012)

"La logística es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos

necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de materias

primas y componentes, existencias en proceso y productos terminados; de tal manera,

 que éstos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el momento

apropiado".(Lopez, 2010, pág. 6)

“Es el proceso de planificación, implementación y control eficiente del flujo efectivo

de costes y almacenaje de materiales, inventanados en curso y productos terminados,

así como la información relacionada desde el punto de origen al punto de consumo

con el fin de atender a las necesidades del cliente”.(Tejero, 2007, pág. 24)

ARGUMENTAR

3.1.1.1 Orígenes de la Logística

El término logística proviene del campo militar; está relacionado con la adquisición y

suministro de los equipos y materiales que se requieren para cumplir una misión. Los

ingenieros logísticos de las compañías siempre han coordinado la gestión de

aprovisionamiento de los suministros y materiales y el reporte continuo de insumos

para sus ejércitos, enfrentando las batallas sin contratiempos y con todo lo necesario

para llevar a cabo exitosamente su misión. En la actualidad, cada vez es más frecuente

el uso de este término por parte de organizaciones que cuentan con un número elevado

de puntos de suministro y clientes geográficamente dispersos. Un ejemplo

representativo de esta situación lo constituyen las multinacionales, que llevan a cabo

el aprovisionamiento de materiales, la fabricación y la distribución de sus productos

en distintos países.(Garcia L. A., 2010, pág. 2)

3.1.1.2 Importancia de la Logística

 La logística gira en torno a crear valor: valor para los clientes y proveedores de la

empresa, y valor para los accionistas de la empresa. El valor en la logística se expresa

fundamentalmente en términos de tiempo y lugar. Los productos y servicios no tienen

valor a menos que estén en posesión de los clientes cuándo (tiempo) y dónde (lugar)

ellos deseen consumirlos. Por ejemplo, las entradas a un evento deportivo no tendrán

valor para los clientes si no están disponibles en el tiempo y en el lugar en los que

ocurra el evento, o si los inventarios inadecuados no satisfacen las demandas de los

aficionados.

Una buena dirección logística visualiza cada actividad en la cadena de suministros

como una contribución al proceso de añadir valor. Si sólo se le puede añadir poco

valor, entonces se podrá cuestionar si dicha actividad debe existir. Sin embargo, se

añade valor cuando los clientes prefieren pagar más por un producto o un servicio que

lo que cuesta ponerlo en sus manos. Por varias razones, para muchas empresas de todo

el mundo, la logística se ha vuelto un proceso cada vez más importante al momento de

añadir valor.(Ballou, 2004, pág. 13).

La implementación de Logística dentro del área de Adquisiciones en la empresa exportadora

Agroeden es de gran importancia tanto para los proveedores como para propietario de la

empresa ya que le permite añadir un valor a la empresa.

3.1.1.3 Componentes de la Logística

La logística es un conjunto de actividades que son repetidas muchas veces a lo largo

de la cadena de abastecimiento, desde que las materias primas son convertidas en

productos terminados y se agrega valor para los consumidores. Debido a que las

fuentes de materias primas, fábricas y puntos de venta no están típicamente

localizadas en los mismos lugares y el canal representa una secuencia de pasos de

 manufactura, las actividades logísticas ocurren muchas veces antes que un producto

llegue al mercado. Además, las acciones logísticas se repiten también cuando los

bienes son usados y reciclados en el canal logístico.(Garcia L. A., 2010, pág. 8)

Logística se refiere a la planificación, organización y control del conjunto de las actividades

de movimiento y almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y productos desde la

fuente al consumo, para satisfacer la demanda al menor coste, incluidos los flujos de

información y control.

3.1.2. Cadena de Suministro

La administración de la cadena de suministros (SC, por sus siglas en inglés) abarca

todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes, desde la

etapa de materia prima (extracción) hasta el usuario final, así como los flujos de

información relacionados. Los materiales y la información fluyen en sentido

ascendente y descendente en la cadena de suministros.

La administración de la cadena de suministros (SCM) es la integración de estas

actividades mediante mejoramiento de las relaciones de la cadena de suministros para

alcanzar una ventaja competitiva sustentable.(NicholsJr., 1999)

Es importante notar que la dirección de la cadena de suministros trata de la

coordinación de los flujos de producto mediante funciones y a través de las compañías

para lograr la ventaja competitiva y la productividad para empresas individuales en la

cadena de suministros, y para los miembros de la cadena de suministros de manera

colectiva.(Ronal, 2004 )

Lo que se busca dentro de la cadena de suministro es llevar una óptima coordinación de los

procesos que esta comprende desde su inicio con las adquisiciones de la materia prima que es

una actividad de gran relevancia para el abastecimiento de las empresas y dentro de los
inventarios, ya que de no existir una coordinación adecuada esto puede traducirse en una

reducción del nivel de servicio al cliente y en unos costes logísticos totalmente elevados lo

que llevaría a no cumplir los principales objetivos de la logística de una empresa.

3.1.3. Adquisiciones

3.1.3.1. Definición de Adquisiciones

El concepto de adquisición define al proceso realizado por una compañía cuando toma el

control operacional de otra. Esto, como resultado de una compra directa o mediante la

acumulación de acciones suficientes para lograr dicho fin. Para completar la transacción,

el adquirente probablemente esté dispuesto a pagar un precio mayor al valor contable por

acción, o pagar un valor superior al de la simple multiplicación del número de acciones

que la adquirida haya emitido por el precio de mercado de cada acción. Si el precio

máximo que valga la pena pagar por ella es el valor de mercado actual de las acciones de

la adquirida, no existe alguna razón obvia para realizar la adquisición. (Jemison, 2010)

3.1.3.2. Importancia de las Compras

Esta actividad radica en su vitalidad para el éxito de las compras, ya que determina la

efectividad de la administración de los bienes adquiridos. La empresa necesita de

insumos, materia prima, componentes y refacciones para su funcionamiento, sin los

cuales no podría lograr la producción y distribución de sus productos.

Las compras bien planeadas deben de redituar a empresa ahorros en efectivo, en su

liquidez, y en la fluidez del capital. Bajo un sistema organizado, las compras le

representan a la empresa una buena administración, negociando plazos de pago,

descuentos, oportunidades de uso y otros beneficios.

 Es vital para la adquisición de las materias primas y los recursos necesarios,

involucrado los elementos que determinen la coordinación de las áreas de la empresa

que requieren materiales o insumos para su eficiente funcionamiento.

En el área de compras se desarrolla una serie de actividades organizadas, la que está

subordinada al área de administrativa, y tiene como coordinados a varios

departamentos, entre los que se destacan: almacén, producción, mantenimiento, y

servicios gerenciales o intendencia.

Les da servicios a todos los departamentos de la empresa, debiendo respetar los

ordenamientos del manual de políticas y procedimientos y su tamaño va de acuerdo a:

Tipo de Empresa, giro de negocio, Importancia, Tamaño, Necesidades (Coral, 2014)

El área de compras dentro de las empresas es una actividad de gran importancia para el

abastecimiento de materiales y de insumos para la producción o distribución de mercadería.

El área de compras se engloba muchas actividades como la identificación de necesidades en

este caso de las bodegas de materiales de empaque y embalaje y de la bodega de insumos

químicos de la empresa.

3.1.3.3. Abastecimiento

Almacenar materias primas, componentes y/o productos que se consumen en la empresa,

tanto en la fabricación, como productos para la comercialización, y los de uso administrativo,

como insumos.

En el área de compras se desarrollan una serie de actividades organizadas, la que está

subordinada al área administrativa, y tiene como coordinados a varios departamentos, entre

los que destacan: almacén, producción, mantenimiento, y servicios generales o intendencia.

Les da servicio a todos los departamentos de la empresa, debiendo respetar los ordenamientos

del manual de políticas y procedimiento, y su tamaño va de acuerdo a:

 Tipo de empresa

 Giro del negocio

 Importancia

 Tamaño

 Necesidades

3.1.3.4. Principios Básicos de Adquisición

Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar con una razón de ser,

es por esto que esta parte de tres principios básicos, que le dan un carácter operacional y que

se modulan a base de reglas.

 Calidad

Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el

consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de las razones por las que él

decide y que ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de un producto,

que son: lugar, tiempo y precio.

 Cantidad

Factor muy especial, por las razones siguientes:

a) El espacio de almacén.

b) La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar.

c) Mientras más es el volumen el precio debe de bajar.

 Precio.

Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro.

 3.1.3.5. Proceso de Adquisición

El proceso de Adquisiciones se le considera el conjunto de actividades para seleccionar

proveedores, establecer términos y condiciones, así como negociar contratos.

Las adquisiciones tienen que ver con obtener todos los productos y servicios que

sonnecesarios para que una organización funcione.

Debemos entender entonces que las adquisiciones son el marco o la base a través de las

cuales las compras se realizan.

Podemos ubicar al proceso de adquisiciones como un ciclo completo. Este es conocido como

de la compra al cobro o en inglés se le conoce como Procure toPayCycle.

Los pasos que implican este proceso son los siguientes:

 Identificación del requerimiento

 Realizar orden de compra

 Solicitar autorización de la orden de compra

 Aprobación de la orden de compra

 Identificar proveedores

 Resolver dudas de las cotizaciones

 Negociación

 Seleccionar proveedor

 Enviar orden de compra a proveedor

 Acordar entrega

 Recibir productos o servicios

 Registrar factura

 Pagar al proveedor

Estos pasos pueden cambiar de acuerdo al tipo de organización, sin embargo, tener unproceso
definido es crítico independiente del tipo o tamaño de organización de la que setrate.(Garcia

C. , 2017)

3.1.3.6. Proceso de compras

Las compras se derivan de las adquisiciones.

El proceso de compras se refiere a la acción de comprar los productos o servicios, incluyendo

recibir y pagar.

Dentro de los pasos del proceso de la compra al cobro, los que son específicamente

relacionados a la compra son:

 Enviar orden de compra a proveedor

 Acordar entrega

 Recibir productos o servicios

 Registrar factura

 Pagar al proveedor

Estos pasos del proceso de compras, no deben adaptarse o ampliarse para considerar tener

con ellos un proceso completo de adquisiciones.(Garcia, 2017).

3.1.4. Definición de Procesos

“Proceso es un conjunto de actividades, interacciones y recursos con una finalidad común:

transformar las entradas en salidas que agreguen valor a los clientes. El proceso es realizado

por personas organizadas según una cierta estructura, tienen tecnología de apoyo y manejan

información”.(Carrasco, 2011, pág. 11).

3.1.4.1. Clasificación de procesos

3.1.4.1.1. Proceso de dirección Estratégica

Se trata de un solo proceso que dirige a todos los demás. Entendiendo dirección como

realizar un ciclo que consta de cuatro etapas:

1. Planear es trabajar en obtener un plan estratégico. La guía es el análisis de las

necesidades de los clientes. Incluye visión, misión, valores, directrices funcionales,

indicadores, objetivos corporativos, departamentales y personales y el programa de

acción, entre otros componentes. También contempla la forma cómo se comunica la

estrategia y la forma de motivar a todos los integrantes de la organización en lograr

sus definiciones, entre otros temas relacionados.

2. Realizar es llevar a la realidad el plan estratégico, contempla organizar, dirigir,

asignar recursos, facilitar y supervisar la ejecución. Participa toda la organización con

apoyo externo. Requiere amplio trabajo de gestión de proyectos y seguimiento.

3. Controlar: es medir y verificar que se sigue el plan actualizado de acuerdo con las

necesidades vigentes. Se emplean técnicas de control de gestión, auditoría y riesgos,

entre otras.

4. Retroalimentar: es capturar el aprendizaje para incluir en un nuevo ciclo del proceso

de dirección estratégica, en la línea de gestión del conocimiento.

 3.1.4.1.2. Proceso del Negocio

“Los procesos del negocio atienden directamente la misión de la empresa y se relacionan con

los clientes a través de los productos o servicios que presta una organización”

3.1.5. Definición de Existencias

3.1.5.1. Funciones de Existencias

 Evitar la escasez, protegiéndonos ante la incertidumbre de la demanda o ante un

posible retraso en el suministro de los pedidos.

 Aprovechar la disminución de los costes a medida que aumenta el volumen de

compras o de fabricación. Ten en cuenta que, así como el coste de producir disminuye

al aumentar el volumen de producción, también podemos beneficiarnos de

determinados descuentos por volumen de compra. Estos descuentos se perderían al

realizar pedidos pequeños, aunque más continuos (por ejemplo, por la compra de

1000 unidades de una sola vez nos hacen un 10% de descuento, pero no por comprar

dos veces 500 unidades).

 Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la máxima

competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y

entregas.

3.1.5.2. Tipo de existencias

 Stock de ciclo. Es el que sirve para atender la demanda normal de los clientes. Se

suelen hacer pedidos de un tamaño tal que permita atender la demanda durante un

periodo de tiempo largo.

 Stock de seguridad. Es el previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos

en las entregas de los proveedores. Funciona como un «colchón» complementario al

stock de ciclo. Ayuda a evitar las roturas de stock.

  Stock de presentación. Es el que está en el lineal para atender las ventas más

inmediatas, es decir, las que están a la vista del consumidor. La cantidad dependerá de

la venta media, del tipo de producto y de la política comercial que se mantenga.

 Stock estacional. Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se

producen en una determinada estación o temporada. Sería el caso del turrón, los

helados o las gafas de sol. También se puede producir por huelgas, guerras o,

simplemente, por razones comerciales (la semana de las corbatas, el día del libro,

etcétera).

 Stock en tránsito. Es el que está circulando por las distintas etapas del proceso

productivo y de comercialización. También se llama así el stock acumulado en los

almacenes de tránsito situados entre los almacenes del comprador y del vendedor.

 Stock de recuperación. Son artículos o productos usados, pero que pueden ser

reutilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos.

 Stock muerto. Son los artículos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser

reutilizados y deben ser desechados.

 Stock especulativo. Si se prevé que la demanda de un determinado bien va a

incrementarse en una gran cuantía, se acumula stock cuando aún no hay tal demanda

y, por tanto, es menos costoso. Recuerda que el precio de un producto aumenta en

proporción directa a la demanda que hay de él.

3.1.6. Gestión de Existencias

Es el conjunto de productos almacenados en espera de su ulterior empleo, más o menos

próximo, que permite surtir regularmente a quienes los consumen, sin imponerles las

discontinuidades que lleva consigo la fabricación o los posibles retrasos en las entregas por

parte de los proveedores. Es difícil que el mercado pueda ofrecer los productos que la
empresa necesita en el momento preciso, en la cantidad adecuada y al menor coste.(Gutierrez,

2007, pág. 47)

3.1.6.1. Factores que intervienen en las Gestión de existencias

 La demanda. - Toda gestión de stocks está fundamentada en un conocimiento lo más

real posible de la demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a

realizar y, en función de cómo sean esas ventas, tendremos una gestión de stock u

otra. No es lo mismo gestionar el stock para cubrir una demanda que se mantiene

constante a lo largo del año que para cubrir una demanda estacional, donde todas las

ventas se concentran en ciertas épocas del año.

 Nivel de servicio. - También la gestión de stock influye en el servicio al cliente. Si, a

causa de una rotura de stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es probable que

esos consumidores busquen ese mismo producto en la competencia. Al hablar de nivel

de servicio nos referimos a la satisfacción que proporciona la empresa a sus clientes.

Tener un buen nivel de servicio significa que los clientes encuentran el artículo que

buscan en el momento en que lo buscan.

 Los costes. - Para que la gestión de stock sea la adecuada, estos costes deben ser

óptimos, de tal manera que nos garanticen la máxima rentabilidad. Los costes

asociados a la gestión de stocks son varios. Por un lado, está lo que cuesta poner los

artículos en el almacén. Este coste viene a ser la suma del coste de adquisición(es

decir, el monto que figura en la factura) más el coste de emisión de pedidos.Por otro

lado, hay que tener en cuenta lo que cuesta mantener los artículos almacenados: el

coste de almacenaje,que incluye los gastos que genera el local (alquiler, limpieza,

mantenimiento), las instalaciones y elementos de manipulación (estanterías,

maquinaria), la mano de obra, etcétera.

Llamamos stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos que se

almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados

a la venta.

3.1.7. Inventarios

Argumentos favorables de los Inventarios.

Las razones para mantener los inventarios se relacionan con el servicio al cliente o para

costear economías indirectamente derivadas de ellos, Consideremos brevemente algunas de

estas razones.

3.1.7.1. Mejora elservicio al cliente.

Los sistemas de operación quizá no estén diseñados para responder, de manera instantánea, a

los requerimientos que los clientes hacen de los productos o servicios. Los inventarios

suministran un nivel de disponibilidad del producto o servicio que, cuando se localiza cerca

del cliente, puede satisfacer altas expectativas del cliente por la disponibilidad del producto.

Disponer de estos inventarios para el cliente no sólo puede mantener las ventas, sino que

también puede aumentarlas.

3.1.7.2. Reducir Costos.

Mantener inventarios tiene un costo asociado, su uso puede reducir indirectamente los costos

de operaciones de otras actividades de la cadena de suministro, que podrían más que

compensar el costo de manejo de inventarios. Primero, mantener inventarios puede favorecer

economías de producción, lo que permite periodos de producción más grandes, más largos y

de mayor nivel. El rendimiento de la producción puede estar desacoplado de la variación de

los requerimientos de la demanda, por lo que los inventarios existen para actuar como

amortiguadores entro los dos.

Mantener inventarios alienta económicamente en la compra y la transportación. Un

departamento de compra puede comprar en cantidades mayores a las necesidades inmediatas

de su empresa para obtener descuentos por precio y cantidad. El costo de mantener

cantidades en exceso, hasta que se necesite, se equilibra con la reducción del precio que

puede lograrse.

3.1.7.3. Tipos de Inventarios

Los inventarios pueden clasificarse en cinco formas. Primero, los inventarios pueden

hallarse en ductos. Estos son los inventarios de tránsito entre los niveles de canal de

suministro. Cuando el movimiento es lento o sobre grandes distancias, o ha de tener

lugar entre muchos niveles, la cantidad de inventario en ducto puede exceder al que se

mantiene en los puntos de almacenamiento. De manera similar, los inventarios de

trabajo en proceso entre operaciones de manufactura pueden considerarse como

inventarios en ductos.

Se pueden mantener existencias para especulación, pero todavía son parte de la base

total de inventarios que debe manejarse. Cuando la especulación de precios tiene lugar

durante periodos más allá de las necesidades previsibles de operaciones, dichos

inventarios resultantes tal vez sean más un tema de manejo financiero que de

dirección logística. Sin embargo, cuando los inventarios se establecen con anticipos a

las ventas estacionales o de temporada, u ocurran debido a actividades de compra

inmediata, es probable que estos inventarios sean responsabilidades de los encargados

de la logística.

Tercero, las existencias pueden ser de naturaleza regular o cíclica. Estos son los

inventarios necesarios para satisfacer la demanda promedio durante el tiempo entre

reaprovisionamientos sucesivos.

La cantidad de existencias (stock) en el ciclo depende en gran medida del volumen de

la producción, de la cantidad económica del envío, de las limitaciones de espacio de

almacenamiento, de los tiempos de reaprovisionamiento totales, de los programas de

descuentos por precio y cantidad, y de los costos de manejo de inventarios.

El inventario puede crearse compra protección contra la variabilidad en la demanda de

existencias y el tiempo total de reaprovisionamiento.

Esta medida extra de inventarios o existencias de seguridad, es adicional a las

existencias regulares que se necesitan para satisfacer la demanda promedio y las

condiciones del tiempo total promedio.

Las existencias de seguridad se determinan a partir de procedimientos estadísticos con

la naturaleza aleatoria de la variabilidad invalorada la cantidad mantenida de

existencias de seguridad depende del grupo de variabilidad involucrada y del nivel de

disponibilidad de existencias que se suministre. Es esencial un pronóstico preciso para

minimizar los niveles de existencias de seguridad. De hecho, si el tiempo total y la

demanda pudieran predecirse con el 100% de precisión, no serían necesarias las

existencias de seguridad.

Cuando se mantiene durante un tiempo, parte del inventario se deteriora, llega a

caducar, se pierde o es robado. Dicho inventario se refiere como existencias obsoletas,

 stock muerto o perdido. Cuando los productos son de alto valor, perecederos o pueden

ser robados fácilmente, deben tomarse precauciones especiales para minimizar la

cantidad de dicho stock. (Ronal, 2004 ).

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

Para desarrollar el análisis de los procesos de adquisiciones se evaluaron y consideraron

los métodos que sirvieron para emitir un criterio científico a utilizar en la investigación; entre

las principales técnicas que se aplicaron para dicho proceso estuvieron; la encuesta,

entrevista, y observación, permitiendo levantar información directa y fehaciente para el

proyecto.

4.1. Enfoque/ Tipo de Investigación

4.1.1. Enfoque Mixto

El enfoque mixto como un conjunto de procesos sistemáticos, empíricos y críticos de investigación

que implican la recolección y el análisis de datos cuantitativos y cualitativos, así como su
integración y discusión conjunta, para realizar inferencias producto de toda la información
obtenida (meta inferencias) y lograr un mayor entendimiento del fenómeno bajo estudio.
(Sampiere, 2010)

Asimismo, el planteamiento siempre es susceptible de modificarse, esto es, se encuentra en

evolución. En ambos procesos, las técnicas de recolección de los datos pueden ser múltiples.

Por ejemplo, en la investigación cuantitativa: cuestionarios cerrados, registros de datos

estadísticos, pruebas estandarizadas, sistemas de mediciones fisiológicas, etc. En los estudios

cualitativos: entrevistas profundas, pruebas proyectivas, cuestionarios abiertos, sesiones de

grupos, biografías, revisión de archivos, observación, entre otros

El presente estudio tiene enfoque mixto ya que permite que el análisis del proceso de

adquisiciones se realice estableciendo en primera instancia el planteamiento del problema,

para luego evidenciarlo utilizando técnicas de recolección y el análisis de datos para contestar

preguntas, para la correcta toma de decisiones.

4.2. Tipo de investigación

4.2.1. Investigación Exploratoria

“La investigación exploratoria es aquella que se efectúa sobre un tema u objeto desconocido
o poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visión aproximada de dicho
objeto, es decir, un nivel superficial de conocimientos.” (Fadias.G.Arias, 2012)

El uso de este tipo de investigación ayudaría a obtener información sobre la posibilidad de

llevar a cabo una exploración más completa sobre los procesos de adquisición de bodegas,

brindándonos una visión más exacta del problema encontrado dentro de las áreas

mencionadas.

4.2.2. Investigación Diagnostica.

“El análisis de la situación es un momento complejo que nos desafía a conocer lo que está
sucediendo en una determinada representación de la realidad que denominamos situación,
incluyendo lo que está sucediendo a quienes están actuando sobre y dentro de los límites de
esa realidad”.(Escalada, 2012)

La utilización de la investigación diagnostica permitirá estudiar el objeto y sus componentes

que dentro de esta investigación nos ayudara a tener una idea más clara de lo los procesos de

adquisiciones dentro de la empresa lo cual permitirá detallar los problemas encontrados en la

gestión de existencias dentro del área de las bodegas, así realizar un trabajo directo y

eficiente y hallar un procedimiento de adquisiciones óptimo que permita mejorar la

productividad y el majo de los materiales de las bodegas de la empresa.

 4.3. Población / Universo

4.3.1. Población

“Es el conjunto de individuos que tienen ciertas características o propiedades que son las

que se desea estudiar. Cuando se conoce el número de individuos que la componen, se habla

de población finita y cuando no se conoce su número, se habla de población

infinita.”.(Gallegos, 2012)

4.3.2. Muestra no probabilística por conveniencia

“El investigador decide qué individuos de la población pasan a formar parte de la muestra

en función de la disponibilidad de los mismos (proximidad con el investigador, amistad,

etc.)”(Hernandez, 2010).

Tomando en cuenta lo que se menciona en el párrafo anterior, se define que la población de la

presente investigación es finita, misma que está constituida por todos los trabajadores que

laboren en el departamento de adquisiciones y el área de las bodegas de la empresa

“AGROEDEN CIA LTDA”

CARGO N° DE PERSONAS

Gerente 1

Departamento adquisiciones 2

Colaboradores de Bodega 12

TOTAL 15
 4.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos

“Son herramientas utilizadas por el investigador en la recopilación de datos, las cuales se

seleccionan conforme a las necesidades de la investigación, en función de la muestra elegida

y se aplica para hacer la recolección, la observación y/o la experimentación” (Muñoz, 2011,

pág. 119).

Entrevista:

La Encuesta:

(Vázquez, Trespalacios, & Bello, 2005) afirman que “las encuestas son instrumentos de investigación
descriptiva que precisan identificar a prioridad las preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una
muestra representativa de la población, especificar las respuestas y determinar el método empleado para recoger
la información que se vaya obteniendo” (p.96). Es importante señalar, que esta técnica fue dirigida al personal
que labora en dicha empresa.
La técnica principal utilizada en la investigación consistió en la encuesta, porque se recopilaron los datos
directamente del área en estudio la cual fue dirigida a los miembros de una muestra, en nuestro caso sería a todo
el personal que labora .
La estructuración de los datos se realizó considerando los objetivos específicos y la caracterización de las
variables. Luego de realizada la encuesta se tabularan los datos mediante gráficos estadísticos con su respectivo
análisis para lo cual emplearemos Microsoft Excel.

Ficha De Observación:

En opinión de Sabino (1992:111-113), la observación es una técnica antiquísima, cuyos primeros aportes sería
imposible rastrear. A través de sus sentidos, el hombre capta la realidad que lo rodea, que luego organiza
intelectualmente y agrega: La observación puede definirse, como el uso sistemático de nuestros sentidos en la
búsqueda de los datos que necesitamos para resolver un problema de investigación.
En conclusión la observación permite conocer la realidad mediante la percepción directa de los objetos y
fenómenos.
 4.5. Técnicas de análisis de datos

4.5.1. Análisis Estadísticos

“Los análisis estadísticos se llevan a cabo mediante programas computacionales, con la

ayuda de paquetes estadísticos, los más conocidos son: Microsoft Excel, Minitab y

SAS”.(Hernandez, 2010)

Para el procesamiento de la información se utilizará el software, Microsoft Word, como

procesador de texto, para la tabulación de datos la hoja de cálculo de Microsoft Excel y para

las exposiciones de las diapositivas de Microsoft Power Point.

5. RESULTADOS

5.1. Discusión y Análisis de los Resultados

5.2. Propuesta de intervención

Introducción

El presente proyecto se desarrolla en la empresa AGROINDUSTRIAL EL EDEN AGROEDEN CIA.

LTDA, esta empresa muestra problemas en lo referente al proceso de adquisiciones el cual se ve afectado la
gestión de existencias de las bodegas de insumos químicos y materiales de empaque y embalaje. La presencia de
esos problemas ha provocado una incomodidad a los empleados.

Empezamos con el estudio a fondo de donde se origina el problema a través de la entrevista al

departamento de adquisiciones, encuestas a los clientes internos de la empresa, y observación física a las
bodegas, logramos como resultado la identificación de donde se genera el problema. Luego de identificar el
problema se procedió a elaborar la propuesta que se irá implementando conforme se considere.

Por tal se propone la creación e implementación de un manual de procedimientos de adquisiciones en el que

se indique el proceso adecuado y la documentación necesaria para la realización de adquisiciones.

Justificación

La empresa objeto de estudio se dedica a la Producción y exportación de piña MD2, ubicada en la provincia
de Santo Domingo de los Tsáchilas.

De acuerdo a los resultados obtenidos de las encuestas que se realizaron al personal se pudo determinar el
problema principal radica en la inadecuada planificación de procesos de adquisición por parte del departamento
encargado, uno de los beneficios que se obtendrá al aplicar el manual dentro de este proceso será la organización
y planificación por parte del personal con respecto a sus necesidades de los insumos y materiales de las
bodegas.

Es necesario tener una organización de este tipo de procesos dentro de todas las empresas para así evitar
inconvenientes en lo referente a la gestión de existencias.
Objetivos de la propuesta

Objetivo General

Crear un manual de procesos de adquisición para las bodega de insumos y materiales, de la empresa
“AGROEDEN CIA”

Objetivos Específicos

 Investigar los tratados legales que respalden la propuesta.

 Determinar los beneficios que obtendrán los empleados de la empresa al crear un manual para la
adquisición de materiales e insumos de las bodegas.

Descripción de la propuesta

La propuesta que se va a exponer en este proyecto es la creación e implementación de una manual que ayudara
al personal encargado del departamento de adquisición que labora en la empresa "AGROEDEN", a realizar de
una manera correcta y ordenada los procesos de compra para la gestión de existencias de las bodegas.

El manual tiene como finalidad dar ciertas obligaciones que tiene que cumplir el personal que realiza los
pedidos como las obligaciones que debe cumplir el departamento de adquisición.

Para la ejecución de esta manual la empresa necesitara llevar a cabo capacitaciones a sus empleados para
socializarles con los cambios referentes que se harán para que puedan hacer los procesos de compra que
ayudaría a la gestión de existencia de las bodegas.

El manual contara con información sobre normas que respalden la realización del mismo en una empresa de
servicio privado al igual que las responsabilidades de ambas partes que intervienen en el proceso de adquisición.

Temas

 INTRODUCCION
 OBJETIVO/FINALIDAD DE LOS PROCESOS
 AREAS DE APLICACION Y/ O ALCANZE DE LOS PROCESOS
 RESPONSABLE DEL PROCESO
 CLIENTES Y PROVEEDORES DEL PROCESO
 AREAS INVOLUCRADAS
 NORMATIVA Y DOCUMENTACION DE REFERENCIA
 CONCEPTOS
 PROCEDIMIENTOS
 DIAGRAMA DE FLUJO
 REGISTROS
 ANEXOS

En la siguiente tabla se muestra el resumen de los costos incurridos durante la implementación del manual.

Tabla 1. Costos

IMPLEMENTACIONDELINSTRUCTIVO
COSTOS ME NSUAL ANUAL
Elaboración del Manual $0 $0
Capacitación $ $
Fuente: Investigación a la empresa AGROEDEN CIA
Elaborado por: Rodríguez y Romero

El total de inversión anual es de $ 0

Beneficios de la propuesta

En el transcurso de la investigación se detectó inadecuada planificación en el proceso de adquisición de

materiales e insumos por parte del personal del departamento de compra que labora en la empresa. La
elaboración del manual tiene como finalidad brindarle a la empresa “AGROEDEN CIA” los mecanismos
adecuados para la realización de este proceso tan importante dentro de las empresas y de esta manera evitar que
se siga generando inconvenientes.

Recomendaciones

 Realizar controles permanentes respecto a los procesos internos que se manejan en la empresa para
evitar futuros inconvenientes.
 Acogerse a todo lo estipulado en los reglamentos internos de la empresa y a las normas y leyes dadas
por el estado a las empresas públicas.

Factibilidad

Financiera

La implementación de la propuesta no tiene ningún tipo de costo.

Legal

La Contraloría General del Estado, a través del ACUERDO No. 027 - CG – 2015 artículo 4 acerca de la
reglamentación interna establece que“Los organismos y entidades del sector público comprendidos en el
artículo 1, implementar su propia reglamentación relativa a la administración, uso y Control de los bienes del
Estado, la misma que no podrá contravenir las disposiciones del presente reglamento”.

Técnica

Todos los recursos técnicos con los que cuenta la empresa son útiles para implementación de esta propuesta.

De recursos humanos

Con esta propuesta el personal va a estar más capacitado para realizar un adecuado procesos de adquisición
para la gestión de existencia de materiales e insumos de las bodegas.

5.3. Conclusiones
5.4. Recomendaciones

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Linografía