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“Material tomado de módulo castilla2 y 6 SENAFAD 3. Modulo ocupacional efectivo Pág., 1-35 y 1-42”
1. Qué es Caja
En contabilidad se denomina caja la parte del efectivo que la persona natural o
jurídica tiene en sus arcas.
c. Los comprobantes de ventas por tarjetas de crédito, firmadas por los clientes.
c. Los vales.
Es importante recordar que la cuenta caja se debita por los ingresos recibidos
y se acredita por las consignaciones bancarias.
En el manejo de caja hay que tener en cuenta algunas normas referentes a tres
aspectos:
1. Los Ingresos.
2. Los Egresos.
3. Los Saldos.
Ninguna persona encargada del manejo de fondos debe efectuar asientos en los
libros relacionados con sus propias actividades.
Todos los ingresos deben respaldarse con los respectivos soportes, como: cintas
de caja registradora, comprobantes de caja y facturas y recibos de caja.
En cuanto a los Egresos: Todos los dineros en caja deben consignarse por lo menos
diariamente y sólo por las personas debidamente autorizadas para ello.
En cuanto a Saldos: Todas las existencias en Caja deben vigilarse cuidadosamente.
Deben efectuarse sorpresivos conteos o arqueos de Caja.
B. INGRESOS A CAJA
2. Formas de Recaudo
C. EGRESOS DE CAJA
ARQUEO DE CAJA
Se denomina arqueo de caja al recuento físico que se hace del efectivo que hay en Caja en
el momento del control.
b. El auditor debe hacer el arqueo de caja ante testigos, quienes conjuntamente con el
cajero deben firmar el acta después.
Los cheques recibidos en pago deben aparecer en una lista; el Auditor debe totalizar
independientemente las listas de cheques con el objeto de evitar errores en la suma de las
mismas partidas.
Si a raíz del arqueo surgen sospechas, pero sin que se haya descubierto ningún faltante,
es recomendable incluir en el informe una explicación completa de las circunstancias que
lo motivaron, anexando algunas sugerencias para los arqueos de caja que deban hacerse
en el futuro.
Cuando en el arqueo resulta excedente puede deberse a uno varios de los siguientes
motivos:
Cuando en el arqueo resulta faltante puede deberse a uno o varios de los siguientes
factores:
Una vez que se ha llevado a cabo el arqueo de caja se procede a elaborar el acta respectiva.
Esta es, pues, el documento en el cual se registran los detalles del arqueo.
Debe ser firmada por el cajero y por la persona que efectúe el arqueo.
PARTES DEL ACTA Y SU DILIGENCIAMIENTO
2. No necesita explicación.
3. Se escribe la suma de los ingresos del día o del periodo por revisar, según la cinta de
la registradora, los recibos de caja o la planilla de caja.
6. Se hace un listado de cheques; si éstos son bastantes el listado puede ir en hoja anexa.
2. Ajustes contables.
TAXIS Y BUSES
19/12/2013 Adriana Mosquera por servicio de taxis y buses. Recibo de Caja Menor No. 006 $ 29.500,00
TOTAL TAXIS Y BUSES $ 29.500,00
ELABORO REVISO
CONTABILIZO
5 Servicios
5 Correo Portes y Telegramas $ 24.400,00
5 Diversos
5 Elementos de Aseo y Cafeteria $ 111.660,00
5 Utiles Paleleria y Fotocopias $ 106.540,00
5 Taxis y Buses $ 29.500,00
1 Bancos
1 Bco. de colombia cta. 15 ch,123 $ 272.100,00
EFECTIVO
DOCUMENTOS:
cheque No. 2251 de Banco Agrario por valor de……………………………………………. $ 7.830.000
cheque No. 4015 de Banco de Colombia por valor de…………………………………………….$ 4.886.250
RESUMEN
TOTAL EFECTIVO: $ 13.848.600,00
TOTAL RECIBOS Y/OTALONARIOS $ 13.980.750,00
SOBRANTE:
FALTANTE: $ 132.150,00
ARQUEO DE CAJA
BILLETES $ 2.084.000
MONEDAS $ 177.000
CHEQUES $ 2.718.000
CAJERO AUDITOR
Caja Menor:
Cada una de las empresas tiene la libertad de constituir un fondo de caja menor con el
fin de realizar pagos menores con respecto a gastos que suceden en la empresa, la
constitución no es obligatoria pero si necesaria.
Cada empresa constituye un fondo de caja menor con un valor máximo y por lo general
se encuentra a cargo del cajero, secretaria o tesorera, se debe establecer un reglamento
del manejo, manifestando entre otras cosas el valor máximo de constitución y hasta
que valor se debe cancelar con caja menor, la forma de realizar los desembolsos. La caja
menor es una subcuenta de la caja general y para su constitución generalmente se gira
un cheque a nombre del responsable del manejo.
Los dineros de caja menor se manejan en forma independiente a los que se encuentran
en caja general.
Ejemplo:
La empresa ZOILA ROSA ESPINOZA LTDA. Constituye un fondo de caja menor a cargo del
SANTIAGO ENRIQUEZ JURADO, y se gira un cheque del banco de Colombia No. 131211 por
$400.000
CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER
CAJA. 400.000
CAJA MENOR
Constitución fondo fijo, responsable Santiago 400.000
Enríquez J.
BANCOS. 400.000
Banco de Colombia cta. 1515 cheque 101112 400.000
SUMAS IGUALES. 400.000 400.000
REEMBOLSO DE CAJA MENOR:
La empresa a los cinco días reporta gastos diversos según recibos adjuntos del 1 al 30 por valor de $240.000
CONCEPTO PARCIAL DEBE HABER
GASTOS DE ADMINISTRACION $240.000
Gastos diversos según relación adjunta del $240.000
número 1 al 30
BANCOS. 240.000
Banco de Colombia cta. 1515 cheque 101115 240.000
SUMAS IGUALES. $240.000 $240.000
SOBRANTES DE CAJA.
Cuando se realiza un conteo físico de la plata puede encontrarse un sobrante y
puede presentarse por diferentes situaciones, ante lo cual inicialmente se debe dar
entrada a caja dicho dinero y enviar este sobrante por un determinado tiempo a una
cuenta de pasivo, mientras se determina las causas de dicho sobrante.
EJEMPLO:
El día 15 de noviembre se realiza un conteo físico y se encontró un sobrante de
$30.000 y el responsable del manejo no dio razón del mismo.
EJERCICIO:
Anderson Guerrero es el Tesorero de la empresa y al realizar el arqueo se encontró
lo siguiente:
1. Saldo según libros de la empresa $2.827.500
2. Saldo según arqueo realizado $2.458.000
Al revisar todos los recibos o soportes a su cargo se encontró lo siguiente:
El tesorero se olvidó de registrar el pago de energía por valor de $237.000
Pago de un pasaje terrestre por $138.000
SE SOLICITA:
Realizar el arqueo de caja
Ajustes contables.
Determinar el faltante o sobrante.
MANEJO DE LA CUENTA BANCOS.
“TOMADO DE CARTILLA SENAFAD, CONTABILILIDAD- CONCILIACION BANCARIA MODULO 3
UNIDAD 6 PAG. 3-39”
CONCILIACIÓN BANCARIA
CONSIGNACIONES NO REGISTRADAS
No. Detalle Valor
245 Depósito del 30 120.000 oo
CUENTA No.
303030
Cheques Cheques
No. Valor No. Valor Consignaciones Día Saldo
356 160.000 oo 120.000 oo 1 1.340.000 oo
60.000 oo 1 1.400.000 oo
357 3.000 oo 358 6.000 oo 120.000 oo 4 1.430.000 oo
90.000 oo 5 1.520.000 oo
120.000 oo 6 1.640.000 oo
120.000 oo 7 1.760.000 oo
60.000 oo 8 1.820.000 oo
360 150.000 oo 90.000 oo 11 1.670.000 oo
359 90.000 oo 150.000 oo 13 1.820.000 oo
150.000 oo 13 1.970.000 oo
120.000 oo 14 2.090.000 oo
90.000 oo 15 2.180.000 oo
361 150.000 oo 362 120.000 oo 120.000 oo 18 2.030.000 oo
120.000 oo 19 2.150.000 oo
60.000 oo 20 2.210.000 oo
90.000 oo 21 2.300.000 oo
150.000 oo 22 2.450.000 oo
363 90.000 oo 364 120.000 oo 150.000 oo 25 2.390.000 oo
120.000 oo 26 2.510.000 oo
90.000 oo 27 2.600.000 oo
120.000 oo 28 2.720.000 oo
N.D. IN. 6.000 oo N.C. 4.000 oo 29 2.700.000 oo
A. ELEMENTOS BASICOS
Quienes tienen cuenta corriente en bancos saben que el saldo suministrado por
éstos casi nunca está de acuerdo con el saldo de los libros del cuentahabiente,
razón por la cual debe efectuar la conciliación.
a. De Extracto a libros
Partiendo del saldo mostrado en el extracto bancario se determinan las diferencias hasta
llegar al saldo de libros.
b. De libros a Extracto
B. DOCUMENTOS NECESARIOS
Para cada cuenta corriente que tenga la empresa se requiere elaborar Conciliación
Bancaria.
CONCILIACIÓN BANCARIA
RESTE:
Cheques girados no cobrados $______________________
TOTAL (saldo de su cuenta) $
SALDO CHEQUERA $ _____________________
SUME:
Notas Crédito efectuadas por el banco
A su cuenta y no anotadas en su
chequera. $ ______________________
RESTE:
Notas Débito efectuadas por el banco
a su cuenta y no anotadas en su
chequera. $______________________
1. Listados de:
a) Cheques pendientes de pago.
b) Consignaciones en tránsito.
c) Notas Crédito no contabilizadas.
d) Notas Débito no contabilizadas.
Por cada cuenta corriente bancaria hay que preparar una conciliación bancaria.
2. Extracto Bancario: Es la recopilación o estado de la cuenta corriente, que el banco
envía cada mes al cuentahabiente; se le denomina extracto porque se trata de un resumen
de registros extractados de los libros del banco.
Como ya se dijo, para cada Cuenta corriente bancaria que tenga la empresa se necesita
elaborar conciliación bancaria.
EXTRACTO DE
Agosto de 2016
CUENTA No.
975331
Ya tenemos listos los elementos necesarios para la conciliación de la cuenta No. 97531,
Banco de Colombia, movimiento de agosto de 2016:
Copia de la conciliación anterior
Libro auxiliar de bancos –Banco Superior-
Extracto enviado por el banco
Nota Crédito Bancaria
Nota Débito Bancaria
Analizamos la Nota Crédito, no contabilizada aún, y vemos que corresponde a una remesa
que estaba pendiente de confirmación por parte de la sucursal Pasto, de este mismo banco.
Corresponde a un cheque girado por Gabriel Díaz Guerrero, quien figura en deudores
comerciales, en nuestra contabilidad.
Consiste en un ejercicio en dos columnas para los valores: en una columna colocamos el
saldo según extracto, le sumamos las consignaciones en tránsito y le restamos los cheques
sin cobrar; en la otra columna escribimos a continuación el saldo en libros, le sumamos las
Notas Crédito, le restamos las Notas Débito y los resultados de las dos columnas deben
ser iguales entre sí. Este es el saldo real con que la empresa cuenta en el momento en el
banco, y por tanto, debe ajustar el saldo en libros.
EMPRESA LOS ILUSTRES ESTUDIANTES
Conciliación Banco de Colombia
Correspondiente al mes de agosto de 2016
Existen otras formas de conciliación bancaria, según los objetivos de cada empresa; a
continuación veremos dos modelos diferentes con los datos de la anterior conciliación.
2. Conciliación de Extracto a libros
Consiste el tomar el saldo del extracto, sumarle las consignaciones en tránsito y restarle los
cheques sin cobrar, para llegar al saldo real; luego a éste se le suman las Notas Débito y
se le restan las Notas Crédito para llegar al saldo en libros.
Ejemplos:
Consiste en tomar el saldo de libros, sumarle las Notas Crédito y restarle las Notas Débito
para llegar al saldo real; luego a éste se le suman los cheques sin cobrar y se le restan las
consignaciones en tránsito para llegar al saldo del extracto.