Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
1
LEAN OFFICE – O que é?
2
LEAN OFFICE
3
LEAN OFFICE
Como é o Processo de LO
Reunião
Prévia
Reunião
Aprovação A3
Plano de Ação / A3
Mapeamento Estado Futuro
4
TRÊS ÁREAS DO FLUXO DE VALOR
Fonte: LEAN OFFICE (Don Tapping & Tom Shuker)
V 3
A
L Pedido até Caixa
O
R
2
Matéria-prima
até Produto
A acabado
G
R 1
E Conceito até
G Lançamento
A
D
O
5
LEAN OFFICE
7
REGRAS EM USO
8
REGRAS EM USO
9
REGRAS EM USO
10
REGRAS EM USO
11
REGRAS EM USO
Acionista Cliente
$$$ Agregar
Valor!!!
MANUFATURA
CONTROLE DA ENGENHARIA
PRODUÇÃO DE MANUFATURA
VENDAS ENGENHARIA
COMPRAS
& MARKETING DE PRODUTO
13
ALÉM DAS 4 PAREDES DA FÁBRICA
14
LEAN OFFICE
15
LEAN OFFICE - Exemplos
Processos Administrativos
Exemplos de macro processos Exemplos de processos
administrativos
Planejamento empresarial - Elaboração de planos estratégicos,
desdobramentos, controles, etc.
Finanças e contabilidade - Contas a pagar, a receber, contabilidade fiscal e
de custos, planejamento e controle financeiro, etc.
16
LEAN OFFICE
• Desenvolvimento de Produtos
• Compras
• Admissão de Pessoal
• ...........................
• ...........................
• ..........................
17
LEAN OFFICE
• Engenharia de Produtos:
Desenvolvendo produtos sem considerar restrições de manufatura e logística
• Compras:
Selecionando fornecedores somente com base em menores preços
• Vendas e Marketing
Criando volatilidade artificial de demanda
• Recursos humanos:
Olhando só para o headcount (contagem por cabeças)
18
LEAN OFFICE
• Gestão de pessoas
Treinamento em conceitos e ferramentas lean, desenvolvimento de
habilidades multifuncionais, grupos de resolução de problemas,
programas de sugestão, etc.
• Gestão de fornecedores
Parcerias, desenvolvimento de fornecedores lean, entregas just-in-time,
qualidade sem inspeção, etc.
• Gestão de sistemas de informação
Contabilidade coerente com a mentalidade lean, p.ex.: que não
induza superprodução, etc
19
LEAN OFFICE
• Preço?
• Qualidade?
• Confiabilidade?
• Assertividade?
20
LEAN OFFICE
Processo:
• Conjunto de atividades inter-
relacionadas ou em interação
que transformam entradas em
saídas;
• Para mapear o processo,
deve-se estabelecer o zoom
adequado (nem muito
abrangente, nem muito
detalhado).
21
LEAN OFFICE
• Problemas:
• grandes oportunidades de melhoria estão nas interfaces ao longo do fluxo,
• perda de visão de oportunidades de fundir ou eliminar atividades dos vários
sub-processos,
• risco de “otimizar” processos que perderão o sentido em uma empresa Lean
Qualidade
Ex.: Processos Atuais
Aprovação de fornecedores
Inspeção de recebimento
Controle de processos
Tratamento de reclamações
Relatórios de garantia
23
LEAN OFFICE
Qualidade
Ex.: Empresa Lean
Desenvolvimento de fornecedores
com qualidade assegurada
Avaliação e aprendizado
Melhoria pelos operadores - ...
24
LEAN OFFICE
25
LEAN OFFICE
26
LEAN OFFICE
– Pode levar a achar que todo processo existente agrega valor (o meu
cliente interno precisa), mas na realidade o processo todo poderia ser
eliminado
27
DESPERDÍCIO
Tradicionais
29
Desperdício nos Processos Administrativos
Superprodução
• Tratar informação antes, mais rápido ou
em maior quantidade que o requerido pelo
processo seguinte
• Produzir relatórios que ninguém lê
• Fazer cópias extras.
• Colocar informações repetitivas em
múltiplos documentos
• Enviar e-mails e fax do mesmo documento
Estoques
• Informação “parada”, sem ninguém atuar
• Arquivos ou equipamentos obsoletos
• Compra de materias de escritório em grandes quantidades
30
Desperdício nos Processos Administrativos
Espera
• informação aguardando alguém
processar.
• Espera por assinaturas ou aprovações.
• Espera pela rede de computador.
Processamento excessivo
• Sistemas duplicados
• Conciliações
• Geração de informação sem utilidade
• Dados repetitivos
• Constantes revisões de documentos
• Uso de softwares inadequados
31
Desperdício nos Processos Administrativos
Transportes
• Transferências entre diferentes bases de
dados
• Envio de documentos não solicitados
• Distribuição de e-mails para listas
desatualizadas
Defeitos
• Informações incorretas em documentos
• Informações incompletas
• Correções retrabalhos
Movimentos
• Deslocamentos de pessoas entre áreas
da empresa
32
Desperdício nos Processos Administrativos
Comportamentos
• Barreiras à comunicação
• Falta de colaboração
Descontinuidades
• Mudanças de rumo
• Perdas na passagem de informações
entre pessoas e departamentos
• Desalinhamento de objetivos
Capital Intelectual
• Qualquer atividade ou falha que
consuma o tempo ou o talento de
uma pessoa, sem agregar valor
33
VÍDEO LEAN
34
Lean Office
VSM ADMINISTRATIVO
35
Fluxos nos Processos Administrativos
• O fluxo é um só (informação)
– em geral desenhado da esquerda para a direita, sem a parte superior
36
Elementos fundamentais
Caixas de processo
Programação
37
Tempo de espera (TE)
E
TE = ?
38
% Completo e Correto
CC = ???
39
Tempo de Processamento (TP)
Início Fim
Sem interrupção
TP = ???
40
Tempo de Interrupção (TI)
Início Fim
TI = ???
41
Número de Pessoas Equivalentes (PE)
PE = ???
42
Programação
O QUE? QUANDO?
Fluxo eletrônico Fluxo físico
De informação De informação
E E
43
Ícones para Mapeamento
O que?
(Definição da etapa)
Retrabalho e iteração
E ?
Espera (fila)
Caixa de dados Decisão
44
Exemplo
Processo de pagamento – Convênio XYZ Administração
do Hospital
Solicitação
Informações adicionais
(inconsistência e erros)
Transferência
E E E E
1-7 dias 1-7 dias 1-2 dias 1-2 dias
Manual InsPro Manual SisPag SisFin
Solicitação
Informações adicionais
E Etapas
E de Processo
E E
1-7 dias 1-7 dias 1-2 dias 1-2 dias
Manual InsPro Manual SisPag SisFin
47
EXERCÍCIO DE MAPEAMENTO
48
EXEMPLO – Válvulas ABC
49
EXEMPLO - Atividades
• Atividades:
50
EXEMPLO - Atividades
51
EXEMPLO - Atividades
• PCPM analisa a data que pode ser prometida para o cliente, verificando a
disponibilidade de insumos e capacidade da fábrica em função de pedidos já
aceitos; no final do dia envia os pedidos ao Gerente Comercial para
assinatura; a análise do PCPM é feita em 5 minutos;
52
30 minutos
APLICAÇÃO PRÁTICA
53
ESTADO ATUAL – Exemplo
54
O MAPA DO ESTADO FUTURO
55
LEAN OFFICE
56
1. Quais são os requisitos do cliente?
Conceitos e ferramentas:
Defina o tempo takt;
Agrupe o fluxo de valor em “blocos”;
Identifique requisitos para cada bloco.
57
1. Quais são os requisitos do cliente?
58
1. Quais são os requisitos do cliente?
59
1. Quais são os requisitos do cliente?
Cliente do bloco
1 2 3 Requisitos
1.
2.
3.
60
2. Onde aplicar fluxo continuo?
Conceitos e ferramentas:
Defina etapas críticas para cada bloco (comece pelo
cliente final);
Combine etapas para fazer fluir (qual é a melhor
sequencia?);
Relacione capacidade x demanda (tempo takt).
61
3. Que conexões são necessárias?
Conceitos e ferramentas:
FIFO;
Supermercado;
Acordo de nível de serviço (ANS);
Regras de nivelamento.
62
4. Como melhorar a qualidade e confiabilidade do
trabalho
Conceitos e ferramentas:
Trabalho padronizado;
Qualidade na fonte;
Controles visuais.
63
5. Como projetar para melhoria e aprendizado?
Conceitos e ferramentas:
Criar mecanismos de acompanhamento de processo,
usando “pontos críticos” para dar ritmo ao trabalho;
• Definir indicadores de desempenho;
• Desenvolver sistemática de gestão;
• Conduzir verificações regulares in loco para resolver problemas.
64
6. Que melhorias de suporte são necessárias?
65
7. Quais são os resultados potenciais?
66
KAIZENS REALIZADOS
67
KAIZENS REALIZADOS
68
KAIZENS REALIZADOS
UTILIDADES
CONTAS DE TELEFONIA
69
LEAN OFFICE
ISSO SIGNIFICA:
70
LEAN OFFICE
Plano de Ação
Ações para colocar em prática o Estado Futuro desenhado:
71
LEAN OFFICE
72
LEAN OFFICE
73
Lean Office
NADA SUBSTITUI A
CRIATIVIDADE!!!
74
20 minutos
APLICAÇÃO PRÁTICA
75
ESTADO FUTURO - Exemplo
TE = 1,1 dias
Obs.: ocupação da célula:
TRA = 21 min
12 pedidos x 15 minutos = 3 horas
Nº atividades = 3
Reunião diária (14-17 h) cota todos os Para o cliente Lead time = resposta ao cliente no mesmo dia útil
pedidos do dia
76
Lean Office: a ferramenta chave do Lean Business
VSM do Business
Lean Office
Ferramentas
KANBAN 5S KAIZEN
TQC
TPM
OEE JIT
VSM
SETUP
RÁPIDO
JIDOKA etc...
77
FRASE FINAL
78