VERSIÓN: 2

MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO: MN-PSG-003

FECHA VIGENCIA:
MANUAL DE LA CALIDAD (NTC-ISO/IEC 17025)
12/Sep/2017

ÍNDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. REQUISITOS DE GESTIÓN
4.1 ORGANIZACIÓN
4.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO/IEC 17025 DE LA DIRECCIÓN DE
LABORATORIOS
4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
4.4. REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
4.5. SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS.
4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS
4.7 SERVICIO AL CLIENTE
4.8 QUEJAS
4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O DE CALIBRACIONES NO CONFORMES
4.10 MEJORA
4.11 ACCIONES CORRECTIVAS
4.12 ACCIONES PREVENTIVAS
4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS
4.14 AUDITORÍAS INTERNAS
4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN

5. REQUISITOS TÉCNICOS
5.1 GENERALIDADES
5.2 PERSONAL
5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES
5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y VALIDACIÓN DE MÉTODOS
5.5 EQUIPOS
5.6. TRAZABILIDAD EN LAS MEDICIONES
5.7 MUESTREO
5.8 MANIPULACIÓN DE LAS MUESTRAS
5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO
5.10 INFORME DE RESULTADOS
ANEXOS
ANEXO 1. MATRIZ DE REQUISITOS NTC-ISO/IEC 17025 VS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INSTITUCIONAL
ANEXO 2. LISTA DE ENSAYOS, PREPARACIÓN DE MUESTRAS Y SECCIONES DELGADAS DE LA
DIRECCIÓN DE LABORATORIOS.
1. OBJETIVO
Describir el Sistema de Gestión de la Calidad adoptado para la Dirección de Laboratorios y
la Dirección de Asuntos Nucleares en el marco de los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025
“Requisitos generales para la competencia de laboratorios de ensayo y calibración”, para su
aplicación y divulgación.

2. ALCANCE
El presente Manual de la Calidad aplica para el proceso Investigación y Caracterización de
Materiales Geológicos, en las sedes de Bogotá, Cali, Medellín, Manizales, Pasto y Popayán y el
de Investigaciones y Aplicaciones Nucleares y Radiactivas, en la sede CAN.
En la Dirección de Laboratorios se realiza muestreo y análisis de materiales geológicos tales como
rocas, suelos, sedimentos, carbones (incluye subproductos de transformación), minerales, aguas
naturales y gases volcánicos. También, efectúa el procesamiento de minerales con propósitos de su
aprovechamiento en condiciones ambientalmente sostenible.
Los laboratorios de la Dirección de Asuntos Nucleares realizan análisis en materiales geológicos
tales como rocas, suelos, sedimentos, carbones y minerales, en desechos radiactivos provenientes
de prácticas industriales de actividades en salud e investigaciones, también análisis en alimentos,
aguas y calibraciones en instrumentación para mediciones de radiaciones ionizantes.

3. DEFINICIONES
Para efectos de interpretación del presente Manual se siguen las definiciones de la Norma NTC-
ISO/IEC 17000:2005, del Vocabulario Internacional de Metrología VIM 3ª edición, de la ISO
9000:2005 y de los Decretos 1471 de 2014 y 1095 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo.

4. REQUISITOS DE GESTIÓN
4.1 ORGANIZACIÓN
4.1.1 A través del Decreto - Ley 4131 del 3 de noviembre de 2011 por el cual se cambia la naturaleza
jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería – INGEOMINAS, la Entidad recibe el nombre
de Servicio Geológico Colombiano (SGC), transformándose en una Institución de Ciencia y
Tecnología que tiene como objeto realizar la investigación científica básica y aplicada del potencial
de recursos del subsuelo; adelantar el seguimiento y monitoreo de amenazas de origen geológico;
administrar la información del subsuelo; garantizar la gestión segura de los materiales nucleares y
radiactivos en el país; coordinar proyectos de investigación nuclear, con las limitaciones del artículo
81 de la Constitución Política, y el manejo y la utilización del reactor nuclear de la Nación.
El Servicio Geológico Colombiano implementó el Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma NTC
GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, el cual se describe en el Manual
de Calidad. El Sistema de Gestión Institucional se concibe como un sistema integrado, base para la
gestión ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo, la seguridad de la información y la
competencia para la realización de ensayos y calibraciones.

4.1.2 Se cuenta con el Manual de Calidad Institucional MN-PSG-001-Manual de Calidad el cual

presenta la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad Institucional, con base en los requisitos
de la Norma NTCGP 1000:2009, así como su alineación con el Modelo Estándar de Control Interno
– MECI.
Adicionalmente, y con el fin de satisfacer las necesidades de las partes interesadas, en las
Direcciones de Laboratorio y de Asuntos Nucleares se realizan los ensayos, calibraciones y demás
actividades propias de cada proceso, siguiendo los lineamientos definidos en el “MN-PSG-003
Manual de la Calidad (NTC-ISO/IEC 17025). Este documento contempla el cumplimento de los
requisitos técnicos y de gestión definidos en la norma NTC-ISO/IEC 17025 “Requisitos generales de
competencia técnica de laboratorios de ensayo y calibración”.

4.1.3 Los Sistemas de Gestión de la Calidad de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos

Nucleares, así como el Institucional, se aplican durante la realización de las actividades en las
instalaciones permanentes de cada laboratorio y en instalaciones temporales o móviles requeridas
para hacer trabajo de campo y/o muestreo.

4.1.4 El Decreto 2703 del 22 de Noviembre de 2013, establece la estructura interna del Servicio
Geológico Colombiano y determina las funciones de las Direcciones de Laboratorios (Art. 12) y
Asuntos nucleares (Art. 11) y demás dependencias de la entidad.
Las funciones de los Grupos de Trabajo de las Direcciones de los Laboratorios (Art. 2 Numeral 9) y
de Asuntos Nucleares (Art. 2 Numeral 8), se encuentran descritas en la Resolución D-128 del 8 de
marzo de 2017 “Por medio de la cual se deroga la Resolución No. D-445 del 7 de septiembre de 2015,
se conforman y se le asignan funciones a los Grupos de Trabajo del Servicio Geológico Colombiano"
y están definidos de la siguiente manera:
Dirección de Laboratorios:
- Grupo de Trabajo Gestión de la Calidad.
- Grupo de Trabajo Laboratorios de Geoquímica Analítica y Geotecnia.
- Grupo de Trabajo Laboratorios de Caracterización y Procesamiento de Minerales y Carbones.
- Grupo de Trabajo de Cali.

Dirección de Asuntos Nucleares:

- Grupo de Trabajo Licenciamiento y Control.
- Grupo de Trabajo Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas.
- Grupo de Trabajo Investigaciones y Aplicaciones Nucleares y Geocronológicas.
- Grupo de Trabajo Reactor Nuclear.

Las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares al ser procesos misionales diferentes en el

Servicio Geológico Colombiano, garantizan su independencia administrativa y operativa para la
realización de ensayos y calibraciones de la más alta calidad, de las demás Direcciones de la Entidad;
éstas a su vez actúan como partes interesadas, de esta manera se evitan los posibles conflictos de
interés que puedan presentarse con las demás áreas de la Entidad. Esta organización se presenta
en el documento DG-DIR-001 Mapa de Procesos, o se puede consultar en el siguiente enlace:

Mediante el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales del Servicio Geológico

Colombiano que se adopta por Resolución interna el SGC, se asignan las responsabilidades y
funciones de todos los funcionarios de la Entidad, incluyendo el personal clave que participa en las
actividades de ensayos y calibración.
4.1.5 Disposiciones generales

- Autoridad y recursos
Las Direcciones Técnicas cuentan con la autoridad y la responsabilidad de destinar recursos para
realizar las respectivas actividades de la Dirección de Laboratorios y de la Dirección de Asuntos
Nucleares, incluyendo la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de Gestión de la
Calidad, así como la identificación de desviaciones e inicio de acciones para minimizarlas. Esto se
encuentra definido más adelante, dentro de las funciones del líder del proceso.

- Disposiciones para evitar presiones indebidas

Con el propósito de orientar la conducta de los servidores públicos (funcionarios y contratistas),
evitando que estos actúen en procesos donde existan conflictos de intereses, y promoviendo el
bienestar general, se creó el DE-PSG-003 Código de Ética del Servicio Geológico Colombiano, el
cual se encuentra documentado en la herramienta ISOLUCIÓN. Adicionalmente, para la Dirección
de Laboratorios, en la Política de Operación número 2, del numeral 4.2.2. de este Manual,
perteneciente al proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos enfatiza esta
disposición; y para la Dirección de Asuntos Nucleares, en el documento DG-032 Políticas de
Operación, numeral 1, se declara esta disposición.

- Confidencialidad de la información
En los procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales
Geológicos, PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de Instrumentación y
PR-LAB-PES-002 Prestación de Servicios de Asesoría, se define que es responsabilidad del personal
técnico aplicar los criterios para la protección de la información confidencial, el almacenamiento y
la transmisión electrónica de los resultados y la protección de los derechos de propiedad de los
clientes en todas las etapas del proceso, de acuerdo con las directrices emitidas en el Acuerdo 008
de 12 de diciembre de 2014 del Consejo Directivo del SGC sobre Políticas de Gestión de la
Información, y los Procesos Gestión del Conocimiento Geocientífico y Gestión de Tecnologías de
Información y Comunicaciones. Ver Políticas de Operación del Proceso Investigación y
Caracterización de Materiales Geológicos (numeral 4.2.2) y DG-032 Políticas de Operación, del
Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Nucleares Radiactivas.

- Estructura de la organización.
Los Procesos de Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos (Dirección de
Laboratorios) y de Investigaciones y Aplicaciones Nucleares Radiactivas (Dirección de Asuntos
Nucleares) son procesos misionales del Servicio Geológico Colombiano. El mapa de procesos y el
organigrama de la Entidad, se encuentran publicados en la intranet y en la web del Servicio
Geológico Colombiano, en el enlace:
A continuación se presenta la estructura interna de la Dirección de Laboratorios y Dirección de
Asuntos Nucleares del Servicio Geológico Colombiano:

Figura 1. Estructura de la Dirección de Laboratorios

 Figura 2. Estructura de la Dirección de Asuntos Nucleares.

- Responsabilidad, autoridad e interrelación del personal

Los perfiles del personal de las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares se encuentran
definidos en el MO-GTH-ICA-001 Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.
Adicionalmente, para dar cumplimiento a los requisitos de la NTC-ISO/IEC 17025, referentes a las
responsabilidades específicas del personal técnico y de apoyo clave involucrado en la realización de
los ensayos, la Dirección de Laboratorios define los roles que están descritos más adelante, donde
se especifica la responsabilidad y autoridad de todo el personal técnico y directivo involucrado en
la realización de ensayos y calibraciones.

- Supervisión del personal

El personal que opera equipos, que realiza ensayos, que calibra instrumentos o realiza actividades
que impacten en los resultados, se encuentra permanentemente supervisado por los funcionarios
responsables de ensayo de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.2.3. de la NTC-ISO/IEC 17025.

- Dirección Técnica y Responsable de la Calidad

Las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares establecen los siguientes roles y
responsabilidades para la Dirección Técnica y el Responsable de la Calidad, acorde con lo requerido
por la norma NTC-ISO/IEC 17025.

Dirección Técnica: La ejerce cada Líder de Proceso (Investigación y Caracterización de Materiales

Geológicos – Dirección de Laboratorios – e Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas – Dirección
de Asuntos Nucleares –). Se encarga de dirigir y gestionar las actividades, orientando el
cumplimiento de los objetivos y la interacción con los demás procesos, y con los grupos de interés
(diferentes usuarios).

Rol Director Técnico:

Responsabilidades:
 Asegura que se establezca, implemente, mantenga y mejore el Sistema de Gestión de la Calidad.
 Autoriza al personal designado (con las respectivas suplencias) para la realización de ensayos y
actividades específicas, con el fin de asegurar su competencia
 Gestiona los recursos necesarios para cumplir con los objetivos misionales, incluido lo
relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad.
 Promueve la toma de conciencia del personal sobre su contribución al logro de los objetivos del
Sistema de Gestión de la Calidad.
 Facilita los procesos de comunicación y asegura su efectividad.
 Presenta periódicamente al Comité de Desarrollo Administrativo un informe de la revisión del
Sistema de Gestión de la Calidad y de las actividades relacionadas para generar los cambios o
mejoras necesarias.
 Interactúa con los grupos de interés para definir sus requerimientos y necesidades, y así orientar
las actividades del laboratorio.
 Aprueba la documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad.
 Aprueba, cuando aplique, la liberación del producto no conforme después de su tratamiento, de
acuerdo con la ficha DG-LAB-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto del Proceso
Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos, y con la DG-TNU-001 Ficha Técnica
de Planificación de Producto, del Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas.
 Rol Responsable de la Calidad: Es el encargado de coordinar las acciones encaminadas a
implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad en el laboratorio.

El Coordinador del Grupo de Planeación ejerce el Rol de Responsable de la Calidad y tiene la

responsabilidad y autoridad para la implementación del Sistema de Gestión Institucional, por
asignación del Director General.

En la Dirección de Laboratorios, esta responsabilidad es asignada al Coordinador del Grupo de

Trabajo Gestión de la Calidad.

Para la Dirección de Asuntos Nucleares el Director Técnico designa a un colaborador para trabajar
en conjunto con personal, con experiencia en calidad de la Dirección, para apoyar las acciones
encaminadas a implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad de los
Laboratorios, además de mantener comunicación directa con el Coordinador del
Grupo de Planeación o su personal designado.

Responsabilidades:
 Coordina la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad
del Laboratorio, acorde con NTC ISO/IEC 17025, facilitando el trabajo en equipo y la participación
efectiva de todos los miembros de los grupos de trabajo.
 Orienta la gestión documental en todas las instancias de los laboratorios, promoviendo el
cumplimiento de los lineamientos establecidos a nivel institucional sobre este tema
 Verifica (conjuntamente con los involucrados) que se realice el tratamiento del
(Producto/Servicio No Conforme), de acuerdo con la Ficha Técnica de Planificación de Producto
del Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos.
 Gestiona, coordinadamente con los grupos de trabajo, capacitaciones y entrenamientos
relacionados con las necesidades identificadas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Dirección de Laboratorios.
 Gestiona ante el Líder del proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos las
necesidades de recursos para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la
Calidad.
 Gestiona la divulgación, a todos los colaboradores que intervienen, de los documentos y demás
información propia del proceso, relacionada con la gestión de la calidad.
 Coordina el Comité de la Calidad dentro de un marco de libre participación y concertación.
 Apoya la gestión de las auditorías concertadas con el Grupo de Planeación del SGC
 Coordina el registro, análisis y seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora.
 Aprueba, cuando aplique, la liberación del producto no conforme después de su tratamiento,
de acuerdo con la DG-LAB-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto del Proceso
Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos y a la DG-TNU-001 Ficha Técnica de
Planificación de Producto, del Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas.
 Promueve la retroalimentación de los grupos de interés para realizar el seguimiento del
desempeño del Laboratorio con el propósito de lograr el mejoramiento del Sistema de Gestión
de la Calidad
 Orienta y gestiona el Proceso Administración de Equipos Operacionales de Apoyo,
seguimiento y medición.
 Representa a la Dirección de Laboratorios en temas relacionados con la gestión de la calidad,
tanto interna como externamente.

Rol Coordinador Grupo de Trabajo:

 Los Coordinadores se encargan, entre otras, de dirigir las actividades de cada grupo de trabajo
con el fin de contribuir al cumplimiento de las políticas, objetivos y planes definidos por cada
Dirección.
 El Coordinador del grupo de trabajo contribuye a la planificación, organización e
implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. Garantiza la calidad de la información
reportada, coordina la validación de las metodologías de ensayo y calibraciones en caso de ser
aplicable y definible. Asesora a los clientes en aspectos técnicos, relacionados con actividades
del laboratorio.
 Responsabilidades:
 Planea conjuntamente con el Director Técnico, el grupo de trabajo respectivo y el Grupo de
Gestión de la Calidad, todas las actividades relativas con la implementación y cumplimiento de
los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad de los Laboratorios, SCL. acorde con la
NTC ISO/IEC 17025.
 Garantiza el cumplimiento de la calidad de los datos/información generados en el ensayo, de
acuerdo con los lineamientos establecidos en el programa de aseguramiento de calidad.
 Asegura el cumplimiento de los planes acordados con su grupo de trabajo para el desarrollo e
implementación de nuevas metodologías analíticas que se requieran
 Dirige el trabajo del personal asignado a la dependencia asegurando la observancia de las
políticas, normas y objetivos de calidad establecidos.
 Asegura la ejecución y registro del mantenimiento preventivo, correctivo y calibración
de equipos del grupo de trabajo.
 Gestiona con su grupo de trabajo un plan anual de revisión y/o actualización documental.
 Establece mecanismos para asegurar que los procedimientos se apliquen correctamente y que
cualquier solicitud de modificación se justifique apropiadamente, de acuerdo con las directrices
institucionales.
 Gestiona ante el Líder del proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos y
el de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas, las necesidades de recursos para el
 cumplimiento de las operaciones técnicas, incluyendo lo relativo con la adquisición,
mantenimiento y calibración de equipos.
 Propicia la permanente actualización del personal profesional, técnico y auxiliar, a su cargo, de
acuerdo con las necesidades identificadas, incluyendo la formulación del Plan Institucional de
Capacitación (PIC).
 Promueve la comunicación de doble vía, mediante reuniones periódicas que permitan el
seguimiento a la gestión de los grupos de trabajo.
 Identifica, registra y hace seguimiento al producto no conforme detectado por él o cualquiera
de los integrantes del grupo de trabajo.
 Aprueba, cuando aplique, la liberación del producto no conforme después de su tratamiento,
de acuerdo con la ficha DG-LAB-001 Ficha Técnica de Planificación de Producto del Proceso
Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos y la DG-TNU-001 Ficha Técnica de
Planificación de Producto, del Proceso de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas.
 Promueve y participa en el diálogo técnico con todos los miembros del grupo de trabajo.
 Revisa, aprueba y firma los informes de resultados.
 Realiza la gestión administrativa del personal asignado al grupo de trabajo.

Rol Responsable de Ensayo:

Responsabilidades:
 Coordina y participa en la ejecución del ensayo de laboratorio, según asignación formal de
responsabilidad y autoridad técnica realizada por el Director Técnico, de acuerdo con las
competencias.
 Establece y asegura el cumplimiento de los criterios de aseguramiento de calidad de los
datos/información generados.
 Revisa y aprueba los resultados reportados por el personal autorizado para la realización del
ensayo. Si los resultados cumplen con los lineamientos de aseguramiento de la calidad, elabora
y firma el informe.
 Reporta a la coordinación del grupo de trabajo todas las novedades que se presenten en la
ejecución de los ensayos.
 Solicita a la coordinación del grupo de trabajo las necesidades de personal, materiales, equipos,
calibración y mantenimiento para la adecuada ejecución de los ensayos.
 Evalúa las necesidades de formación del personal asignado al ensayo.
 Identifica y registra el producto no conforme encontrado en la ejecución de los ensayos
 Promueve la comunicación de doble vía, mediante reuniones periódicas que permitan el
seguimiento a la ejecución de los ensayos.

Rol Participante en la realización de ensayos:

Responsabilidades:

 Realiza las actividades asignadas en el método de ensayo correspondiente, ejecutándolas de

acuerdo con la documentación oficializada y asegurando el cumplimiento de los lineamientos
establecidos en el programa de aseguramiento de calidad.
 Reporta al responsable del ensayo todas las novedades que se presenten en la ejecución de
los ensayos.
 Identifica y registra el producto no conforme en la ejecución de los ensayos
  Propone al responsable del ensayo el mejoramiento de las actividades desarrolladas en un
ambiente de diálogo y concertación.
 Propone y participa en las actividades de entrenamiento y actualización con el propósito de
mejorar la competencia técnica.
 Verifica los equipos utilizados en los ensayos y realiza la actualización de las hojas de vida de
los mismos en la plataforma de Isolución.

Personal suplente
 Para la Dirección de Laboratorios:
 Las suplencias se definen en el F-LAB-PES-101 lista de Personal Autorizado para el Desarrollo
de Ensayos Actividades que cada grupo de trabajo técnico elabora relacionando todo el
personal. Las suplencias administrativas de los cargos clave de la Dirección de Laboratorios,
las define el Director Técnico y son emitidas mediante Acto administrativo.
 Para la Dirección de Asuntos Nucleares:
 En ausencia del Director Técnico, asumirá temporalmente sus funciones administrativas y
prioritarias quien éste designe durante su ausencia. En caso que sea por retiro permanente, la
vinculación se realizará conforme el procedimiento PR-GTH-ILN-001 Ingreso Funcionarios
Libre Nombramiento o Remoción.
 En ausencia del Coordinador de Grupo, el Director Técnico, asumirá temporalmente las
funciones de mayor importancia. El resto de funciones serán asumidas por los servidores
públicos (Planta – Contrato) que designe el Director Técnico.
 En ausencia del Responsable de Calidad, el Director Técnico o el Coordinador de Grupo,
asumirá temporalmente las funciones de mayor importancia. El resto de funciones serán
asumidas por los servidores públicos (Planta – Contrato) que designe el Director Técnico.
 En ausencia del responsable de ensayo o calibración, el Coordinador de Grupo, asumirá
temporalmente las funciones de mayor importancia. El resto de funciones serán asumidas por
los servidores públicos (Planta – Contrato) que designe el Coordinador de Grupo. En caso que
sea por retiro permanente, la vinculación se realizará conforme el procedimiento PR-GTH-
ICA-001 Ingreso Funcionarios de Carrera Administrativa o por celebración de Contrato por
Prestación de Servicios Personales.

Concientización del personal

El líder del proceso promueve actividades de divulgación programadas a lo largo del año, con las
cuales se busca concientizar a todo el personal sobre la importancia de su labor y promueve su
participación activa en el logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad, dejando
evidencia a través de los correos electrónicos, listas de asistencia y material empleado.

4.1.6 La comunicación interna del Servicio Geológico Colombiano se hace a través del
Proceso Comunicación y Participación Ciudadana y con la documentación respectiva, donde se
estipulan los canales por los cuales se realiza ésta actividad. Los canales existentes son la
herramienta Orfeo para la radicación de comunicaciones internas y oficios, el correo electrónico
institucional, la Intranet, Geoflash y carteleras.
La comunicación de aspectos técnicos y administrativos desde cada Dirección se difunde a los
Grupos de Trabajo a través de las Coordinaciones.
Los mecanismos de comunicación al interior de cada Dirección son: correo electrónico, reuniones
periódicas, comités de calidad, comunicaciones internas y carpetas compartidas.
Las Direcciones de Laboratorio y de Asuntos Nucleares garantizan una comunicación eficaz a
través de los siguientes aspectos y canales de comunicación:

Tabla 1. Comunicación al interior de las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares

4.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO/IEC 17025 DE LAS DIRECCIONES DE

LABORATORIOS Y DE ASUNTOS NUCLEARES
4.2.1 Los Procesos de Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos (Dirección de
Laboratorios) y de Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas (Dirección de Asuntos
Nucleares),, cuentan con un Sistema de Gestión de Calidad construido con base en la
norma NTC-ISO/IEC 17025, el cual aplica en las sedes de Bogotá (Laboratorio Químico), CAN, Cali,
Medellín, Manizales, Pasto y Popayán.
El funcionamiento de cada proceso se encuentra descrito en la Caracterización, en las Fichas de
Planificación de Producto y en toda la documentación asociada a cada proceso que se encuentra
disponible en la herramienta ISOLUCIÓN para su consulta y aplicación.
La consulta se hace siguiendo el link: Caracterización Proceso de Investigación y Caracterización
de Materiales Geológicos (Dirección Laboratorios) y Proceso de Investigaciones y Aplicaciones
Radiactivas (Dirección Asuntos Nucleares).
4.2.2 La Política y los Objetivos de la Calidad NTC-ISO/IEC 17025 fueron aprobados en la reunión
del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, llevada a cabo en el mes de julio de
2013 (Acta No. 003).

Política de Calidad

Con el fin de garantizar la prestación de los servicios de ensayo para la caracterización de materiales
geológicos, irradiación de materiales y metrología de radiaciones ionizantes en forma confiable y
oportuna, la Alta Dirección del Servicio Geológico Colombiano se compromete a implementar,
mantener y mejorar el sistema de gestión de calidad de los Laboratorios, cumpliendo con los
requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025 y demás normas aplicables.
La Entidad está comprometida con la buena práctica profesional, para lo cual cuenta con personal
calificado, competente y en constante desarrollo, que busca mejorar la interacción con los clientes
para ofrecer un servicio acorde con sus requerimientos y expectativas.

Objetivos de Calidad NTC-ISO/IEC 17025

 Mantener un alto nivel de satisfacción del cliente por los servicios prestados.
 Realizar acuerdos de servicio y cumplir los plazos establecidos para la entrega de los resultados.
 Entregar resultados confiables de acuerdo con los procedimientos del Laboratorio y los requisitos
del cliente.
 Fortalecer la competencia técnica del personal a través de procesos de capacitación y
entrenamiento.
 Mejorar continuamente el sistema de gestión para la competencia de los laboratorios de
ensayo y calibración.

El Proceso Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos (Dirección de Laboratorios),

cuenta con las siguientes Políticas de Operación:

 Para contribuir a la satisfacción de las partes interesadas y a la mejora continua del proceso, el
Laboratorio realiza sus actividades bajo el cumplimiento de estándares nacionales e
internacionales.
 Con el fin de garantizar la imparcialidad de los resultados obtenidos en las diferentes actividades
del laboratorio y que no se tengan conflictos de interés que afecten la imparcialidad, juicio o
integridad operativa, la Entidad debe asegurar que la Dirección del Laboratorio y su personal
estén libres de cualquier presión o influencia indebida, interna o externa, comercial, financiera
o de otro tipo.
 Para una adecuada gestión del conocimiento geocientífico generado por la investigación
científica y la caracterización de materiales de origen geológico, los profesionales responsables
de ejecutar las actividades deben garantizar que todo el proceso esté documentado y soportado,
bajo el cumplimiento de los requisitos normativos y técnicos aplicables, asegurando la
preservación de la memoria institucional.
 Para asegurar la calidad y oportunidad en la emisión de los resultados e informes, los
profesionales responsables deben ejecutar las actividades mediante el cumplimiento de los
procedimientos, metodologías y protocolos establecidos, tomando las medidas pertinentes para
solucionar las novedades (productos no conformes) presentadas de acuerdo con lo establecido
en las fichas de planificación del producto o servicio.
 Con el propósito de realizar sus actividades, bajo los parámetros de seguridad, confiabilidad y
validez exigida, la institución garantiza que el personal vinculado al proceso cumpla con los
requisitos de educación, formación y experiencia necesarios para desempeñar las funciones
asignadas, mediante los procesos de selección y contratación establecidos.
 Para asegurar la protección de la información confidencial, el almacenamiento, la transmisión
electrónica de los resultados y la protección de los derechos de propiedad de sus clientes, el
personal del Laboratorio cumple con el Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014, los
procedimientos y políticas establecidos en la Entidad.
 Para garantizar las condiciones de seguridad y protección laboral en las actividades realizadas,
el Laboratorio aplica los lineamientos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo y exige el uso de los elementos de protección personal y la ropa de trabajo suministrada
por la Entidad.
 Con el fin de garantizar la confiabilidad, oportunidad y validez de los resultados de los ensayos
que deban realizarse externamente, el Proceso Investigación y Caracterización de Materiales
Geológicos es el responsable institucional del dato geocientífico generado en estos
laboratorios, revisando el cumplimiento de los requisitos técnicos de la Norma NTC-ISO/IEC
17025 en los ensayos y servicios contratados por los proyectos institucionales.

Con el fin de contribuir a la gestión de la información institucional, los profesionales encargados

deben garantizar la debida custodia y protección de las muestras, informes, datos e información a
la que se tenga acceso, mediante el cumplimiento del Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014 y
de los requisitos aplicables establecidos dentro de los Procesos: Gestión del Conocimiento
Geocientífico y Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones.

En coherencia con las políticas de sostenibilidad ambiental, el Laboratorio desarrolla sus actividades
bajo el cumplimiento de los lineamientos institucionales, promoviendo la implementación
de tecnologías limpias y el manejo adecuado de los residuos peligrosos.

Para lograr y mantener el cumplimiento de los requisitos definidos en los ensayos, el proceso
promueve permanentemente la actualización y renovación tecnológica en el Laboratorio.
Para minimizar los riesgos laborales en la Entidad, la Institución no permitirá la utilización de
espacios físicos en el Laboratorio Químico para colaboradores que no tengan definido, dentro de
sus actividades, el riesgo químico.

Para prevenir el riesgo de accidentes, todos los estamentos institucionales cumplen con aspectos
asociados a no permitir en las áreas de laboratorio: el ingreso de personas ajenas a los laboratorios
sin la debida autorización y supervisión, el ingreso de menores de edad, el ingreso de trabajadores
en horario no laboral sin la debida autorización, el fumar o ingerir alimentos y bebidas.

Para garantizar la debida custodia y protección de las muestras, el personal del Laboratorio aplica
lo establecido en el instructivo Recepción, Identificación, Manejo y Disposición de Muestras.

Con el fin de alinearse con los procesos transversales del Sistema Gestión Institucional, la
Dirección de Laboratorios cumple con lo establecido en los documentos oficiales de la Entidad en
concordancia con la legislación vigente.
Para asegurar el cumplimiento de sus metas, la Dirección de Laboratorios promueve la
comunicación de doble vía, mediante reuniones periódicas que permitan el seguimiento a la gestión
de los grupos de trabajo.

El Proceso Investigaciones y Aplicaciones Radiactivas (Dirección de Asuntos Nucleares), cuenta

con las Políticas de Operación descritas en el documento DG-032 Políticas de Operación.

4.2.3 La Alta Dirección se compromete con la implementación de los Sistemas de Gestión que
considere necesarios y pertinentes para el logro de los objetivos misionales de la Entidad, y lo
evidencia a través de un Plan de Acción, con el seguimiento al indicador - Avance de las actividades
de implementación y mantenimiento de las normas de gestión adoptadas por la Entidad.
Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares implementan la norma NTC-ISO/IEC 17025,
“Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración” y lo
evidencian a través del seguimiento al Plan para la Implementación de la NTC-ISO/IEC 17025, en la
Dirección de Laboratorios y para la Acreditación de Ensayos en Técnicas Nucleares y Radiactivas,
respectivamente.

4.2.4 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares establecen las Fichas de Producto de
los Procesos Investigación y Caracterización de Materiales Geológicos e Investigaciones y
Aplicaciones Radiactivas, respectivamente, en las cuales se describen los productos, su propósito,
requisitos y características que deben cumplir con el fin de satisfacer las necesidades del cliente,
tanto legales como reglamentarias. Dichas fichas se encuentran publicadas en la herramienta
ISOLUCION.

4.2.5 Todos los documentos se encuentran disponibles en la herramienta ISOLUCIÓN para su

consulta y aplicación. En el Anexo N° 1 Matriz de Requisitos NTC-ISO/IEC 17025 vs Documentos del
Sistema de Gestión Institucional, se presenta la lista cruzada de los documentos que dan
cumplimiento a los requisitos de esta norma para cada una de las Direcciones.
La siguiente Figura describe la estructura documental de las Direcciones de Laboratorios y de
Asuntos Nucleares.

Procedimiento: Forma específica de efectuar una actividad. Documento que define los pasos que
se deben seguir en un proceso o actividad. Indica además quienes son los responsables por
adelantar cada etapa del proceso y la manera general como se debe ejecutar. El procedimiento
puede ser interfuncional (muestra la secuencia a través de procesos). (Tomado del Procedimiento
Control de Documentos)

Instructivo: Describe de forma detallada el desarrollo de una actividad complementaría o de

apoyo específica.

Guía: Es un documento que describe en forma detallada una tarea basada en referencia
bibliográfica e investigativa.

Método de ensayo: Procedimiento técnico especificado para efectuar un ensayo. (Tomado del
procedimiento Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos)

Manual de Operación: Son aquellos documentos donde se describe el funcionamiento y modo de

operación de equipos robustos que intervienen directamente en la realización de un ensayo.

Formato: Esquema preestablecido, en forma física (papel) o electrónica que tiene por función
recopilar la información generada por la ejecución de una actividad. Documento empleado para el
registro de información necesaria para evidenciar un proceso o actividad específica. (Tomado del
Procedimiento Control de Documentos)

Registro: Es un formato diligenciado que evidencia una actividad realizada y la obtención de unos
resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión
Institucional. Generalmente los registros se diligencian en formatos, pero puede haber registros que
sean evidencias generadas por algún sistema de información o que se diligencien en plantillas que
no sean formatos. (Tomado del Procedimiento Control de Documentos)

Anexo: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la
comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas,
guías u otros documentos relacionados. (Tomado del Instructivo Elaboración y Codificación de
Documentos)
Documento de origen externo: Son los generados por organismos externos a la Entidad los cuales
establecen requisitos o condiciones que debe cumplir el SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO para
el normal desarrollo de los procesos del Sistema de Gestión Institucional. (Tomado del
Procedimiento Control de Documentos)

4.2.6 Las responsabilidades de la Dirección Técnica y el responsable de la Calidad se encuentran

descritas en el numeral 4.1.5 del presente Manual.

4.2.7 El Sistema de Gestión de la Calidad cuenta con los siguientes mecanismos que le permiten
una mejor adaptación ante los cambios, manteniendo su integridad:

- Planificación de la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la

Calidad.
- Revisión y actualización continúa de la documentación del sistema.
- Realización de sensibilizaciones, divulgaciones, capacitaciones y entrenamientos permanentes.
- Revisión del desempeño del proceso a través de las Auditorías Internas de la Calidad.
- Identificación y tratamiento del producto no conforme.
- Gestión de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Además cuenta con el formato Medidas para Mantener la Integridad del Sistema de Gestión de la
Calidad en el cual se planifican los cambios y se registran las acciones a llevar a cabo; éste es
responsabilidad del Director Técnico (Líder del Proceso).

4.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

4.3.1 Generalidades

Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares acogen los lineamientos institucionales

para el control de documentos, aplicando la herramienta ISOLUCIÓN donde se evidencia la
identificación, trazabilidad, disponibilidad, inalterabilidad y preservación de los documentos,
siguiendo el procedimiento PR-PSG-CDD-001 Control de Documentos.

4.3.2 Aprobación y emisión de los documentos

En el Procedimiento PR-PSG-CDD-001 Control de Documentos se encuentran los criterios para el

control documental, con los cuales se asegura la elaboración, revisión, aprobación, difusión y
distribución de los documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestión. Adicionalmente,
el Grupo de Trabajo de Gestión de la Calidad (Dirección de Laboratorios) y el responsable
designado de Calidad (Dirección de Asuntos Nucleares), manejan una lista maestra de documentos
por tipo documental y por grupo, para facilitar la administración documental interna.
Cuando se requieran copias controladas en medio físico, de los documentos pertenecientes a la
Dirección de Laboratorios, su emisión y administración será responsabilidad del Grupo de Gestión
de la Calidad, y de los documentos de la Dirección de Asuntos Nucleares, será responsabilidad del
designado de la calidad.

4.3.3 Cambios a los documentos

En el Procedimiento PR-PSG-CDD-001 Control de Documentos se encuentran los lineamientos

para la revisión y aprobación de los cambios realizados a toda la documentación.
Los Grupos de Trabajo de cada Dirección, planifican y realizan una revisión anual de los
documentos del proceso para asegurar su permanente actualización. Cuando por resultado de
dicha revisión se produzcan modificaciones en los documentos (por cambios normativos, técnicos,
entre otros), se genera una nueva versión del documento. La solicitud del cambio documental se
realizará a través del Módulo Documentación del software ISOLUCIÓN y el documento modificado
debe cumplir con las etapas de revisión, aprobación y divulgación.

4.4. REVISIÓN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS

La Dirección de Laboratorios cuenta con los Procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de

Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos y PR-LAB-PES-002 Prestación de Servicios
de Asesoría, y el Instructivo IN-LAB-PES-004 Recepción, Identificación, Manejo y Disposición de
Muestras donde se documenta cómo se realiza la ejecución y contratación de los ensayos
definidos en la Lista de Ensayos, preparación de muestras y secciones delgadas, desde la recepción
y revisión de las solicitudes, la recepción y verificación de las muestras, las actividades y/o ensayos
a realizar, la emisión del informe de resultados de ensayos y/o asesorías, hasta la disposición de
los testigos de las muestras, cumpliendo con los requisitos establecidos en las Fichas de
Planificación de Producto/Servicio.

La Dirección de Asuntos Nucleares cuenta el Procedimiento PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos,

Servicios y Calibración de instrumentacióny los Instructivos IN-TNU –PES-001 Recepción
Identificación y Manejo de Muestras y Otros Productos / Bienes Propiedad del Cliente donde se
documenta cómo se realiza la prestación y contratación de los servicios ofertados en el Portafolio,
desde la recepción y revisión de las solicitudes, la recepción y verificación de las muestras, las
actividades y/o ensayos a realizar, la emisión del informe de resultados de ensayos, la generación
de los certificados de Calibración, hasta la disposición de los testigos de las muestras, cumpliendo
con los requisitos establecidos en las Fichas de Planificación de Producto/Servicio.

La Lista de Ensayos, Preparación de Muestras y Secciones Delgadas de la Dirección de Laboratorios

y el Portafolio de Servicios de la Dirección de Asuntos Nucleares se presenta en el Anexo 2.
Para los pedidos, ofertas y contratos, son políticas de la Dirección de Asuntos Nucleares asegurar
que:
- Los requisitos y métodos a utilizar están definidos, documentados y entendidos adecuadamente.
- Antes de comprometerse con el usuario, se tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los
requisitos de éste.
- Se seleccionan los métodos de ensayo analíticos y de calibración apropiados para satisfacer los
requisitos del cliente.
- Se resuelve cualquier duda o diferencia entre el pedido u oferta y el contrato antes de iniciar
cualquier trabajo.
- Se deja evidencia de la aceptación del contrato por las dos partes, así como de cualquier
modificación, adición u omisión, hecha por mutuo acuerdo entre las partes, al mismo.
- Cuenta con las instalaciones, recursos de personal y físicos suficientes, que garantizan la calidad
de los resultados esperados por sus clientes.
- Toda solicitud de ensayos y calibraciones se revisa y evalúa detenidamente con el fin de no
comprometer a la Dirección de Asuntos Nucleares en actividades que no está en capacidad de
realizar, siguiendo los lineamientos evaluados en el formato respectivo de cada ensayo y
calibración.
- En ningún caso se aceptan solicitudes de manera verbal. El cliente debe realizar su solicitud por
escrito conforme a lo descrito en la oficina de recepción o en la página oficial de la entidad en el
Menú de Navegación- Servicios Nucleares.
Allí se manifiestan las condiciones para la realización de los ensayos y calibraciones; el responsable
revisa y evalúa la solicitud, y genera una cotización conforme el formato F-NTU-TN-004 Cotización
de Servicios en la cual detalla los ensayos a realizar y las calibraciones, costos y condiciones, para
su aprobación por parte del usuario.

Una vez el usuario ha aceptado la cotización, envía los documentos solicitados en el enlace (pago
de ensayos y/o calibraciones, identificación de muestras y/o instrumentos) y se diligencia el formato
F-TNU-TN-005 Solicitud de Análisis o Servicios. Cualquier modificación al servicio inicialmente
solicitado, se envía al usuario de acuerdo con lo descrito anteriormente para su aprobación; el
usuario debe dejar constancia con su firma en el mismo formato ó a través de comunicación escrita.

4.5. SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS.

4.5.1 Cuando por razones de su capacidad operativa, daño en los equipos o no disponibilidad de
métodos de ensayo o de calibración, o que la Dirección de Laboratorios o la Dirección de Asuntos
Nucleares no puedan cumplir con los requerimientos de las partes interesadas, se podrá
subcontratar ensayos y/o calibraciones con otros laboratorios.

La subcontratación debe hacerse, preferiblemente, con laboratorios acreditados y de no ser posible,

se exige el cumplimiento, como mínimo, de los siguientes requisitos de la Norma NTC- ISO/IEC 17025:

(5.2) Personal: Adjuntar registros de las autorizaciones de la competencia, de la formación, de las

habilidades y de la experiencia de todo el personal técnico.

(5.4) Método de ensayo: Establecer el método de ensayo y/o calibración a aplicar y sus atributos
más importantes.

(5.5) Equipos: Definir los equipos a utilizar y sus condiciones de mantenimiento y/o calibración
implementadas para la correcta ejecución de los ensayos y/o calibraciones, así como las
verificaciones asociadas.

(5.6) Trazabilidad de las mediciones: Especificación de los materiales y/o patrones de referencia
empleados en la ejecución del método de ensayo y/o calibraciones para demostrar la trazabilidad
al Sistema Internacional de Unidades.

(5.9) Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo: Definir el procedimiento de control

de la calidad aplicado. Adjuntar los registros de los controles de calidad realizados durante el análisis
de las muestras y/o calibración de instrumentos.

(5.10) Informe de los resultados: Acorde con los requisitos de la Norma NTC-ISO/IEC 17025 y las
necesidades del cliente.
La verificación de estos requisitos se realizará mediante la revisión de los documentos solicitados
en el proceso de subcontratación correspondiente. Si se considera necesario, se realizará una
visita a las instalaciones de los proponentes.

4.5.2 La subcontratación es planeada y aprobada de común acuerdo con el solicitante y se realiza

de acuerdo con lo establecido en el Proceso Contratación de Bienes y Servicios y sus Manuales
respectivos: MO-CIN-001 Manual de Contratación del Servicio Geológico Colombiano y MO-CIN-
002 Manual para Convenios Especiales de Cooperación en Ciencia, Tecnología e Innovación del
Servicio Geológico Colombiano.

4.5.3 De acuerdo con las funciones definidas en el Artículo 12 del Decreto 2703 del 22 de
noviembre de 2013 la Dirección de Laboratorios debe responder por todos los datos de laboratorio
obtenidos de muestras geológicas custodiadas por el Servicio Geológico Colombiano (SGC),
mediante la utilización de facilidades analíticas propias o externas. Así mismo la Dirección de
Asuntos Nucleares declara que se hace responsable por la calidad del trabajo realizado por el
subcontratista y, específicamente, para el caso de los resultados de los ensayos y calibraciones.
4.5.4 Los registros de todos los subcontratistas que utiliza la Entidad para los ensayos y calibraciones,
los conserva la Oficina de Contratos y Convenios. Adicionalmente, las Direcciones de Laboratorios
y de Asuntos Nucleares conservan un listado de sus proveedores.

La evaluación técnica realizada durante el proceso contractual evidencia la verificación y

cumplimiento de los requisitos mencionados en el numeral 4.5.1. Posterior a la prestación del
servicio se realiza la evaluación del subcontratista en el F-CIN-IDS-001 Informe de Supervisión o
Interventoría según lo estipulado en el MO-CIN-SSG-001 Manual de Supervisión e Interventoría del
Servicio Geológico Colombiano.

4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y DE SUMINISTROS

4.6.1 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares aplican las directrices definidas en el
Proceso Contratación de Bienes y Servicios y sus documentos asociados, donde se acogen las
políticas recomendadas por el Departamento Nacional de Planeación en el documento CONPES
3249, política pública general para la contratación de las Entidades del Estado, la Ley 80 de
contratación administrativa y como Entidad de ciencia y tecnología en los artículos 6, 7 y 8 del
Decreto-Ley 393 de 1991, en el artículo 8, 9 y 17 del Decreto-Ley 591 de 1991 además de los
procedimientos transversales de la Entidad para este fin (Ver Anexo 1).

4.6.2 Aplicando lo establecido en el Procedimiento PR-SAD-INV-001 Almacén e Inventarios, el cual

describe las actividades que se deben seguir para la recepción de un bien, una vez se reciben los
suministros, reactivos y materiales consumibles, el almacenista y el supervisor del contrato verifican
el cumplimiento de las especificaciones dispuestas en los términos del contrato para la adquisición
de estos y se diligencia el formato F-CIN-MIC-008 Acta de Recibo a Satisfacción.

4.6.3 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares siguen los lineamientos establecidos
en el Proceso Contratación de Bienes y Servicios y sus manuales respectivos, para hacer el debido
manejo de los documentos de compra que describen detalladamente los servicios y suministros
solicitados.

Se recomienda incluir en los documentos de compra de equipos los siguientes criterios de selección
cuando estos apliquen:

Experiencia: Valorar la experiencia demostrada del proveedor en el equipo específico y

disponibilidad del servicio postventa.

Servicio postventa: Especificar los mantenimientos preventivos por garantía, el cubrimiento a todos
los mantenimientos correctivos durante el periodo de garantía incluyendo los repuestos, y las
calibraciones y/o calificaciones que deban realizarse al equipo.
Competencia del personal que presta el servicio: Certificar la experiencia y formación del personal
según el servicio requerido (instalación, asistencia técnica, mantenimiento y/o calibración de
equipos). Si se considera pertinente, se puede solicitar experiencia en fábrica.

Capacitación y entrenamiento en manejo y uso del equipo: Incluir las horas de entrenamiento en el
manejo, operación, calibración y mantenimiento preventivo (cuando sea pertinente), al personal de
los laboratorios.
Los Grupos de Trabajo de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, al elaborar los
pedidos de reactivos y suministros, especifican de manera técnica e inequívoca, las cantidades, las
referencias, descripciones y el periodo de vigencia, de modo que se asegure la adquisición de los
materiales idóneos para la aplicación de los ensayos y calibraciones. Para la Dirección de
Laboratorios se cuenta con el formato F-LAB-PES-136 Solicitud de Materiales, Insumos y Reactivos

Todos los documentos de compra deben ser revisados, por el supervisor designado, en cuanto a su
contenido técnico antes de su aprobación.

4.6.4 La evaluación de proveedores en la Entidad se realiza en el formato F-CIN-IDS-001 Informe

de Supervisión o Interventoría según lo estipulado en el MO-CIN-SSG-001 Manual de Supervisión
e Interventoría del Servicio Geológico Colombiano. La Dirección de Laboratorios cuenta con el
formato Listado y Evaluación de Proveedores de Laboratorio.

4.7 SERVICIO AL CLIENTE

4.7.1 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares realizan ensayos, tanto para sus
actividades propias como para los procesos misionales Investigación en Geociencias Básicas;
Investigación y Evaluación de Recursos Minerales; Investigación, Evaluación y Monitoreo de
Amenazas Geológicas. Para la Dirección de Asuntos Nucleares se tienen clientes externos del sector
Industrial, del sector de la salud, entidades de investigación y entes académicos de formación
superior, entre otros.

Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares establecen, con los diferentes procesos
misionales, acuerdos y reuniones de trabajo en los cuales se planifica la realización y características
de los ensayos, teniendo en cuenta la capacidad operativa de cada laboratorio y las necesidades
técnicas correspondientes, y cooperan durante la realización de los ensayos en caso de haber alguna
modificación a la solicitud y realizan un seguimiento adecuado a los mismos.
La aclaración de solicitudes antes y durante su realización se hace de acuerdo con lo establecido en
los Procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales
Geológicos, PR-LAB-PES-002 Prestación de Servicios de Asesoría, PR-TNU-PS-001 Prestación de
Ensayos, Servicios y Calibración de instrumentación. El personal de cada laboratorio responsable
de los ensayos y/o calibraciones está dispuesto a cooperar con las partes interesadas cuando éstas
requieran hacer seguimiento al trabajo realizado.

4.7.2 El Servicio Geológico Colombiano (SGC) cuenta con el Procedimiento de PR-COM-PCI-001

Participación Ciudadana, donde se documenta el servicio al cliente, en cumplimiento del cual, la
Dirección de Laboratorios aplica la Guía Puntos de Atención de la Dirección de Laboratorios y la
Dirección de Asuntos Nucleares declara su metodología directamente en la página oficial de la
entidad en el siguiente enlace: http://www.sgc.gov.co/Nucleares/Servicios-Nucleares.aspx
El Procedimiento PR-COM.-PEC-001 Percepción Ciudadana describe el mecanismo para medir el
grado de satisfacción del cliente, para lo cual, el líder de cada Proceso (Dirección de Laboratorios y
dirección de Asuntos Nucleares) o su delegado, junto con el delegado del Proceso Comunicación y
Participación Ciudadana, acuerdan los criterios para el diseño de encuestas, definen su alcance y
programan su aplicación, obteniendo la información de retorno para la mejora del Sistema de
Gestión Institucional.
4.8 QUEJAS

Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cumplen con los lineamientos del Proceso
Estratégico Comunicación y Participación Ciudadana para gestionar las PQR’s que se reciben por
los canales autorizados y proceder a su tratamiento, aplicando el Procedimiento PR-COM.-PQR-001
Peticiones, Quejas y Reclamos – PQR.

Las peticiones, quejas y reclamos, son gestionados a través de la herramienta Orfeo y canalizados
hacia el Líder del Proceso, quien las delega según corresponda, siendo éste el responsable de
generar la respuesta al solicitante mediante la misma herramienta, donde se conservan los registros
respectivos.
Con la información de las PQR’s, el delegado del Proceso Comunicación y Participación Ciudadana
concerta con el Líder del Proceso o su delegado, la implementación de las acciones de mejora
correspondientes.

4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS O DE CALIBRACIONES NO CONFORMES

El manejo de trabajos de ensayos o de calibraciones no conformes se realiza según lo establecido

en el Procedimiento PR-PSG-PNC-002 Control de Producto No Conforme y las Fichas Técnicas de
Planificación de Producto/Servicio propias de cada proceso, asegurando el control eficaz del trabajo
no conforme.

4.10 MEJORA

Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, mejoran continuamente la eficacia del

Sistema de Gestión de la Calidad a través de la aplicación de la política de calidad, los objetivos de
calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y
la revisión por la dirección.

La Entidad cuenta con el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento y la

herramienta ISOLUCIÓN, donde se documentan las directrices para el manejo de las acciones de
mejoramiento, correctivas y preventivas. Dichas acciones se gestionan y registran en el Módulo
Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN.

Las Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares definen y aplican indicadores para medir la
gestión de cada proceso, los cuales están descritos en la caracterización Investigación y
Caracterización de Materiales Geológicos e Investigaciones y Aplicaciones Nucleares Radiactivas y
en el Plan de Acción el cual se genera mediante el Sistema de Gestión de Proyectos Institucional.

4.11 ACCIONES CORRECTIVAS

La Entidad cuenta con el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento y la

herramienta ISOLUCIÓN, donde se documentan las directrices para el manejo de las acciones de
mejoramiento, correctivas y preventivas. Dichas acciones se gestionan y registran en el Módulo
Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN.
4.12 ACCIONES PREVENTIVAS

La Entidad cuenta con el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento y la

herramienta ISOLUCIÓN, donde se documentan las directrices para el manejo de las acciones de
mejoramiento, correctivas y preventivas. Dichas acciones se gestionan y registran en el Módulo
Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN.

4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS

4.13.1 Generalidades

El Servicio Geológico Colombiano tiene implementado el Procedimiento PR-PSG-CDR-003 Control

de Registros, el cual define el manejo de los registros y establece los lineamientos para el diseño y
administración de las Tablas de Retención Documental (TRD’s), las cuales son aprobadas por el
Comité de Archivo, lo cual se corrobora con la firma de la Secretaría General de la Entidad y son de
obligatorio cumplimiento.

Son, entre otros, registros del sistema de calidad los resultados de las auditorias (internas, externas),
las revisiones por la Dirección, las acciones correctivas y preventivas, así como los registros técnicos
de las actividades realizadas por cada laboratorio, las actas de reuniones, entre otros. Estos registros
deben ser legibles, fechados, fácilmente identificables y adecuadamente protegidos.
Los registros de las solicitudes de ensayo y calibración, órdenes de servicio e informes de resultados
se archivan de modo físico y/o electrónico por año y número de la orden respectiva. En la Dirección
de Laboratorios como en la Dirección de Asuntos Nucleares la ORM/S es la responsable de la
organización, almacenamiento y custodia de este archivo durante el correspondiente periodo de
retención establecido en la TRD.
Las correcciones o modificaciones que se puedan presentar por equivocación al diligenciar los
registros en medio físico, se corrigen trazando una línea sobre el dato a corregir, al lado se coloca el
dato corregido, ésta modificación debe tener el nombre o iniciales de quien efectuó el cambio.
Los coordinadores de cada grupo y los servidores públicos (Planta – Contrato) responsables de los
ensayos y/o calibraciones, deben proporcionar la información sobre la ubicación física y magnética
de los registros, asi como tener claridad del tiempo de vigencia de los mismos conforme las TDR’s.
Los registros que en su mayoría son el resultado de los ensayos y calibraciones, son llevados en
medio magnético, utilizando el programa de Microsoft Oficce (Excel, Word, Power Point) y
almacenados en la carpeta correspondiente, asociada al servidor de cada grupo de trabajo.
Para proteger los registros electrónicos se restringe el acceso a las áreas de los laboratorios de
ensayo y calibraciones, y a los computadores que almacenan datos e información, y se siguen los
lineamientos establecidos en el Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014 del Consejo Directivo del
SGC y de los requisitos aplicables establecidos dentro de los procesos: Gestión del Conocimiento
Geocientífico y Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones.
Para evitar que un registro sea eliminado o modificado cuando se encuentra almacenado
electrónicamente, o para la protección de algunos de los registros, se deben utilizar las herramientas
del computador para protegerlo. La clave que se asignará contra escritura será una clave única para
todos los documentos.
En el caso de realizarse cambios en registros electrónicos que ya han sido editados, éstos se deben
identificar usando la herramienta “control de cambios” la cual identifica y resalta el cambio; y se
debe hacer dentro del documento una observación que justifique el cambio realizado y la fecha de
la modificación; las personas autorizadas para realizar cambios en registros electrónicos son los
responsables de su ejecución.
4.13.2 Registros Técnicos
La adecuada utilización, conservación, custodia y confidencialidad de los registros físicos y
electrónicos referentes a los ensayos, calibraciones y actividades propias de los Laboratorios, es
compromiso de las coordinaciones de los Grupos de Trabajo y los Responsables de Ensayo. Estos
registros se almacenarán de acuerdo con lo estipulado en las TRD’s.
En la Dirección de Asuntos Nucleares, si en el momento de efectuar el control de calidad de los
ensayos y calibraciones, el funcionario y/o el Coordinador de Grupo determinan la necesidad de
verificar un dato empleando las herramientas de Excel, se debe cambiar el color de la fuente a rojo,
resaltarlo en negrilla e insertar un comentario indicando que el dato se debe verificar (“Verificar
Dato”). Una vez hecha la verificación si el dato se encuentra correcto, se cambia el comentario por
“Dato Verificado”.
Si al verificar el dato se encuentra que está erróneo, entonces se debe tachar, escribir en
comentario “Registro erróneo” y la razón por la cual lo está. En la siguiente fila vacía se registran los
resultados de dicho ensayo y se inserta un comentario diciendo que el dato está corregido.
En el caso de realizar una corrección de un registro en físico se coloca una línea horizontal sobre el
dato y se pone el número correcto, adicionalmente se colocar la firma del que elaboró la corrección
y fecha.
De otro lado, con el fin de asegurar que los resultados generados por los cálculos hechos en las
Unidades de Cómputo sean correctos y confiables, al final del mes, el Coordinador del Laboratorio
y/o el funcionario responsable verifica aleatoriamente una muestra de dichos cálculos
manualmente ó usando la misma fórmula en cualquier otro computador. La evidencia de esta
revisión se deja en los registros primarios del parámetro evaluado.

4.14 AUDITORÍAS INTERNAS

4.14.1 El Proceso Evaluación Independiente planifica y realiza las auditorías internas, según el
cronograma anual, teniendo en cuenta las actividades descritas en el Procedimiento PR-OCI-AIC-
001 Auditorías Internas.
El Grupo de Gestión de la Calidad de la Dirección de Laboratorios y el personal designado por el
responsable de calidad de la Dirección de Asuntos Nucleares, apoyan la gestión de las auditorías
para el Sistema de Gestión basado en la NTC-ISO/IEC 17025, según el cronograma que se establece
anualmente en la entidad. Las auditorías son realizadas por personal calificado e independiente a la
actividad auditada.
4.14.2 Si los hallazgos de una auditoria ponen en duda la validez de los resultados emitidos por el
laboratorio de ensayo o calibración, se implementan acciones correctivas oportunas siguiendo con
lo establecido en el Procedimiento PR-PSG-ADM-001 Acciones de Mejoramiento. Si se confirma que
los resultados entregados posiblemente han sido afectados, se debe notificar por escrito al
solicitante respectivo.
4.14.3 Los resultados de las auditorías se documentan en el Formato Informes de Auditoría y las
no conformidades identificadas se tratan de acuerdo con el Procedimiento PR-PSG-ADM-001
Acciones de Mejoramiento y se registran en el Módulo Mejoramiento de la herramienta
ISOLUCIÓN.
4.14.4 El Auditor o persona designada en el Grupo de Planeación realiza el seguimiento, para
verificar la implementación y eficacia del plan de acción propuesto por el auditado, empleando el
Módulo Mejoramiento de la herramienta ISOLUCIÓN.

4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN

4.15.1 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, realizan de manera independiente,
la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad una vez al año. Esta revisión se lleva a cabo con el
propósito de evaluar la conveniencia, adecuación y efectividad del sistema e implementar los
cambios y mejoras que se consideren pertinentes.
La revisión por la dirección contempla los lineamientos establecidos en la Norma NTC–ISO/IEC
17025, y se realiza siguiendo el Procedimiento PR-DIR-RDI-001 Revisión por la Dirección. En la
revisión del Sistema de Gestión Institucional, convocada por el Grupo de Trabajo Planeación, cada
una de las Direcciones (Laboratorios – Asuntos Nucleares) presenta el informe de revisión
al Director General.

4.15.2 Los compromisos, responsables, acciones y fechas de cumplimiento que se establezcan en la

revisión por la dirección, se registran en el Formato F-DIR-CDT-002 Acta de Comité o reunión. El
líder del proceso verifica el cumplimiento oportuno de las acciones tomadas.

5. REQUISITOS TÉCNICOS

5.1 GENERALIDADES
Para determinar la exactitud y confiabilidad de los ensayos y calibraciones realizados por los
laboratorios, se tienen en cuenta los requisitos técnicos que se describen a continuación, al
desarrollar los métodos de ensayo, en la formación del personal y en la selección y calibración de
los equipos utilizados.

5.2 PERSONAL

5.2.1 La Entidad establece las funciones y competencias para los empleos de la planta de personal
mediante resoluciones internas del Servicio Geológico Colombiano (SGC) con las cuales se actualiza
el MO-GTH-ICA-001 Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales del Servicio
Geológico Colombiano, donde se detallan: El propósito principal del cargo, la descripción de
funciones esenciales, los conocimientos básicos o esenciales, competencias comportamentales, y
los requisitos de formación académica y experiencia, que debe cumplir el personal de la institución.
Para el ingreso del personal de planta que trabaja en las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos
Nucleares, la Entidad cuenta con el procedimiento PR-GTH-ICA-001 Ingreso Funcionarios de Carrera
Administrativa, en concordancia con los lineamientos de la Comisión Nacional del Servicio Civil
(CNSC). La contratación del personal por prestación de servicios se realiza siguiendo el Proceso
Contratación de Bienes y Servicios y el Manual de Contratación del Servicio Geológico Colombiano,
utilizando el módulo de contratación del aplicativo Web Safi.
La Dirección de Laboratorios asegura la competencia del personal que ingresa, mediante la
realización de un plan empleando el formato F-LAB-PES-103 Plan de Entrenamiento y,
posteriormente, la aplicación de una evaluación para la verificación de competencia mediante el
formato F-LAB-PES-104 Verificación de la Competencia Técnica en el laboratorio de ensayo.
La Dirección de Asuntos Nucleares, complementario al Plan de Entrenamiento, que es específico de
cada Grupo de Trabajo, y que es evaluado por quien designe cada coordinador, realiza un
entrenamiento en Protección Radiológica conforme el manual de operación Programa de
Reentrenamiento en Protección Radiológica para el Personal Ocupacionalmente Expuesto (TOE),
temática que es inherente a las actividades de ensayo y calibración de la Dirección y que hacen parte
de la competencia técnica de los funcionarios (Planta) y personal de contrato. El personal de planta
es evaluado anualmente aplicando lo estipulado en el Procedimiento Evaluación del Desempeño
Laboral de acuerdo con lo establecido por la CNSC.
5.2.2 La Entidad cuenta con el Procedimiento Diseño e Implementación del Plan Institucional de
Capacitación y con un Plan Institucional de Capacitación (PIC), en el cual se integran todas las
capacitaciones de acuerdo con las necesidades identificadas en la Ficha de Aprendizaje Individual
como herramienta para el mejor desempeño de sus funciones.
Cada una de las Direcciones (Laboratorios – Asuntos Nucleares), identifican a través de sus Grupos
de Trabajo las necesidades de capacitación técnica para la siguiente vigencia y las integra dentro de
su Plan Operativo Anual (POA) asegurando y solicitando los recursos para su desarrollo.
El Grupo de Trabajo de Gestión de la Calidad de la Dirección de Laboratorios, y el responsable de
calidad designado de la Dirección de Asuntos Nucleares, de manera independiente, tienen
establecido un cronograma para realizar las divulgaciones, sensibilizaciones y socializaciones
necesarias para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, realizando periódicamente
talleres, mesas de trabajo, comunicados, presentaciones, entre otros.

5.2.3 El personal que opera equipos, que realiza ensayos, que realiza calibraciones y actividades que
impacten en los resultados, se encuentra permanentemente supervisado por los responsables de
ensayo, mediante el plan de entrenamiento, la verificación de la competencia, la revisión
sistemática de los registros físicos o electrónicos, el análisis de los resultados de los ensayos y
calibraciones, entre otros.

5.2.4 Los perfiles del personal de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares se
encuentran definidos en el MO-GTH-ICA-001 Manual Específico de Funciones y Competencias
Laborales.

5.2.5 Los Coordinadores de los Grupos de Trabajo y el Director Técnico aprueban y autorizan,
respectivamente, al personal para realizar las actividades, ensayos, calibraciones y operación de
equipos, evaluación de los resultados y firma de informes, para lo cual se emite la lista F-LAB-PES-
101 Lista de Personal Autorizado para el Desarrollo de Ensayos/Actividades.

5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

5.3.1 La Entidad garantiza el buen estado de las instalaciones e infraestructura, donde se realizan
los ensayos y/o se prestan los servicios de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares,
con el apoyo del proceso de Servicios Administrativos aplicando el Procedimiento Mantenimiento
de Infraestructura Física.
Los requisitos para las instalaciones y condiciones ambientales, que pueden afectar la calidad de los
resultados de los ensayos, se documentan en los métodos de ensayo y calibración, y manuales de
operación respectivos.

5.3.2 Los laboratorios de las Direcciones registran el seguimiento de las condiciones ambientales
según las especificaciones requeridas, en el formato establecido por cada laboratorio, cuando
dichas condiciones puedan influir en la calidad de los resultados de los ensayos. En general, se
controla la temperatura y la humedad con termohigrómetos, instrumentos que están incluidos en
el plan de mantenimiento y calibración.

5.3.3 La Dirección de Laboratorios se encuentra ubicada en el Edificio Laboratorio Químico en los

predios de la Universidad Nacional de Colombia sede Bogotá y la Dirección de Asuntos Nucleares se
encuentra ubicada en los predios del Ministerio de Minas y Energía en la sede Bogotá (CAN). La
Dirección de Laboratorios también cuenta con instalaciones en la sede Cali, sede Medellín, OVS
Manizales y bloques H e I de la sede Bogotá (CAN). En cada Dirección hay una separación eficaz
entre las áreas contiguas donde se realizan las diferentes actividades de ensayo y calibración.
Cada método de ensayo y calibración, establece las medidas para prevenir la contaminación cruzada.
Adicionalmente, durante la preparación de muestras, se aplica lo indicado en las respectivas guías
de preparación de muestras, establecidas por algunos laboratorios de ensayo. En otros laboratorios
se describe directamente en el método de ensayo y, en otros casos, se define la manera de controlar
la contaminación cruzada en los instructivos de adecuación de muestras.

5.3.4 Para la Dirección de Laboratorios, el acceso a las áreas donde se realizan los ensayos, se
controla según lo establecido en el IN-LAB-PES-005 Instructivo Control de acceso a los
Laboratorios. Para la Dirección de Asuntos Nucleares, debido al componente de seguridad fisica y
Protección Radiológica inherente a sus actividades, se tienen documentos propios para el control
de acceso a cada instalación, donde se indica la manera en que realiza el acceso a las diferentes
zonas de cada instalación y laboratorio.

5.3.5 Se toman medidas para asegurar el orden y la limpieza en las diversas áreas donde se realizan
los ensayos y determinaciones, según lo estipulado en el Procedimiento Servicios Generales. Para
mantener el orden y la limpieza de la bodega de reactivos de la Dirección de Laboratorios, se sigue
el instructivo IN-LAB-PES-003 Instructivo Limpieza de Bodega de Almacenamiento de Reactivos
Químicos.
En los Laboratorios de las Dirección de Asuntos Nucleares, se asegura el orden y limpieza de sus
laboratorios siguiendo los lineamientos de la guía GU-TNU-TN-001 Orden, Aseo, Limpieza y Uso de
los Elementos de Protección Personal en los Laboratorios del GIANG.

5.4 MÉTODOS DE ENSAYO Y VALIDACIÓN DE MÉTODOS

5.4.1 Generalidades
A continuación se hace la descripción de los lineamientos definidos por las Direcciones de
Laboratorios y de Asuntos Nucleares para la selección y validación de métodos de ensayo y
calibración.
En la herramienta ISOLUCIÓN están establecidas una plantillas para la documentación de los
métodos de ensayo, los instructivos, guías y manuales de operación; la Dirección de Laboratorios
tiene descritas sus actividades en estos diferentes tipos de documentos, para los cuales se establece
un plan anual de actualización documental.
Cuando se apliquen estrictamente normas internacionales, nacionales o regionales, no es necesario
transcribirlas en la plantilla de método de ensayo.

5.4.2 Selección de los métodos

Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares a través de su Lista de Ensayos, Preparación
de Muestras y Secciones Delgadas, y Portafolio de Servicios, respectivamente, definen la oferta que
brinda a las partes interesadas y especifica los métodos que aplica (Ver Anexo 2).
Los laboratorios de ensayo y calibración, preferentemente, emplean métodos normalizados (ASTM,
Standard Methods, entre otros). En el caso que no se cuente con normas que apliquen a los
materiales a caracterizar, o los instrumentos a calibrar, se desarrollan o adaptan métodos a partir
de publicaciones científicas, investigaciones, tesis de grado, entre otros., los cuales se documentan,
validan y aprueban - previamente - a su incorporación en la Lista de Ensayos, Preparación de
Muestras y Secciones Delgadas para la Dirección de Laboratorios y en el Portafolio para el caso de
la Dirección de Asuntos Nucleares.
Cada laboratorio de los diferentes Grupos de Trabajos de las Direcciones (Laboratorios – Asuntos
Nucleares) asegura el uso de la versión vigente de las normas, a menos que no sea apropiado o
posible, mediante la revisión periódica y adquisición de las mismas.
El desarrollo de nuevos métodos de ensayo se realiza - para la Dirección de Laboratorios - siguiendo
el Procedimiento PR-LAB-INM-001 Implementación de Nuevos Métodos de Ensayo y para los
ensayos y calibraciones de la Dirección de Asuntos Nucleares siguiendo el Procedimiento PR-TNU-
MTN-001 Investigación de Nuevas Metodologías en Técnicas Nucleares, en los cuales se
documenta cómo planificar, desarrollar y asignar el personal para esta actividad. Los Líderes de
proceso solicitan y asignan los recursos necesarios.

5.4.3. Métodos desarrollados por el laboratorio

Para los métodos desarrollados en los laboratorios de ensayo y calibración de las Direcciones de
Laboratorios y Asuntos Nucleares, se aplican los procedimientos indicados en el último párrafo del
numeral 5.4.2. Los métodos se documentan, validan y aprueban previamente a su incorporación en
la Lista de Ensayos, Preparación de Muestras y Secciones Delgadas de la Dirección de Laboratorios
y en el Portafolio de Servicios de la Direacción de Asuntos Nucleares.

5.4.4. Métodos no normalizados

Para los métodos no normalizados empleados en los laboratorios de ensayo y calibración de las
Direcciones de Laboratorios y Asuntos Nucleares, se aplican los procedimientos PR-LAB-INM-001
Implementación de Nuevos Métodos de Ensayo y PR-TNU-MTN-001 Investigación de Nuevas
Metodologías en Técnicas Nucleares, respectivamente. Los métodos se documentan, validan y
aprueban previamente a su incorporación en la Lista de Ensayos, Preparación de Muestras y
Secciones Delgadas, de la Dirección de Laboratorios y en el Portafolio de Servicios, de la Dirección
de Asuntos Nucleares.

5.4.5 Validación de los métodos de ensayo

Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cuentan con el documento GU-LAB-PES-011

Validación o Verificación de Métodos de Ensayo (y Calibración). Los resultados de la validación o
verificación se registran y suscriben en el respectivo informe, el cual sigue los lineamientos
institucionales para el control de documentos.

5.4.6 Estimación de la incertidumbre de la medición

Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cuentan con las guías GU-LAB-PES 010
Estimación de la Incertidumbre y GU-TNU-TN-002 Estimación de la Incertidumbre Dirección de
Asuntos Nucleares, respectivamente, donde se compila información al respecto. Los resultados de
la estimación de la incertidumbre se anexan en el respectivo informe de Validación o Verificación
de Métodos de Ensayo y/o calibración.

5.4.7 Control de datos

5.4.7.1 Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares aseguran que los cálculos y la
transferencia de datos son verificados de manera sistemática. Cada registro físico o electrónico
evidencia esta verificación, mediante un visto bueno.
5.4.7.2 La Entidad cuenta con el Acuerdo 008 de 12 de diciembre de 2014 por el cual se define la
Política de Gestión de la Información Geocientífica del Servicio Geológico Colombiano, en cuyo
numeral 9.4 se establecen las políticas de seguridad de la información. Adicionalmente, se cuenta
con el Manual de Normas y Políticas de Seguridad Informática donde se encuentran los
lineamientos técnicos para el uso controlado de archivos de información.

En el caso de los registros electrónicos, el computador es protegido con acceso sólo para el personal
autorizado. Las fórmulas contenidas en los archivos, son protegidas para que no puedan ser
modificadas. Adicionalmente, se siguen los lineamientos descritos en en el numeral 4.13 Control de
Registros de este documento.

En la Dirección de Asuntos Nucleares, los registros electrónicos de resultados de ensayos y

calibraciones, se protegen mediante back up periódicos, preferiblemente mensualmente, por los
coordinadores de cada grupo y/o los funcionarios (Planta) y personal de contrato, responsables de
los ensayos y/o calibraciones, almacenándolos en la unidad virtual compartida de los diferentes
Grupos de Trabajo.
El mantenimiento de computadores y equipos automatizados lo realiza el Grupo de Trabajo
Tecnologías de la Información de acuerdo con el Proceso Gestión de Tecnologías de la Información
y Comunicación.

5.5 EQUIPOS

5.5.1 En el módulo Calibración de la herramienta ISOLUCIÓN, se encuentra el inventario de los

equipos operacionales de apoyo, seguimiento y medición, empleados en el desarrollo de las
actividades de los Laboratorios de ensayo y calibración de las Direcciones de Laboratorios y de
Asuntos Nucleares.

En esta herramienta se consignan las características técnicas de los equipos, el código único
asignado para su identificación, el manual del fabricante (si lo hay), instructivo de operación del
equipo (si lo requiere), registros de las calibraciones y mantenimientos efectuados, especificaciones
técnicas, datos del fabricante, ubicación del equipo y en general toda la información de soporte del
caso, en formato .pdf. Los documentos originales en físico se encuentran ubicados en cada
Laboratorio.
En los casos que se requiera emplear equipos que se encuentren fuera del control permanente de
las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares, se verifica que dichos equipos cumplan con
los requisitos establecidos en los métodos de ensayo y/o calibración, y en los manuales de operación
de los equipos.
Adicionalmente, se cuenta con el Procedimiento PR-AEO-MTR-001 Gestión Metrológica del Proceso
Administración de Equipos Operacionales de Apoyo, Seguimiento y Medición, cuyas actividades
aseguran que se cumpla con los requisitos de la Norma NTC-ISO/IEC 17025.

5.5.2 Siguiendo lo establecido en los Procedimientos PR-AEO-MPC-001 Mantenimiento Preventivo

y Correctivo de Equipos y PR-AEO-MTR-001 Gestión Metrológica, anualmente, se establece un
Programa de Mantenimiento y Calibración, que se registra en el Formato F-AEO-MTR-001
Cronograma Mantenimiento y Calibración de Equipos y se realiza su ejecución.
5.5.3 Los equipos son operados por personal autorizado lo cual está registrado en el formato F-LAB-
PES-101 Lista de Personal Autorizado para el Desarrollo de Ensayos/Actividades. Las instrucciones
actualizadas sobre el uso y operación de los equipos, se documentan en los Manuales de Operación,
en los Diagramas de Operación o Protocolos de Operación, según la complejidad de los equipos.
Dichos documentos incluyen instrucciones sobre la manipulación segura y el uso, para asegurar el
correcto funcionamiento de los equipos.

El personal autorizado y sus reemplazos, han recibido un entrenamiento previo para el manejo y
operación de los equipos utilizados en la realización de ensayos y calibración. Toda la información
necesaria para el entrenamiento en el uso y operación de equipos, se encuentra en los respectivos
documentos (manuales de operación, instructivos, guías de usuario, entre otros) proporcionados en
su gran mayoría por el fabricante y suministrados por el proveedor del equipo, éstos documentos
reposan en cada uno de los laboratorios de ensayo y/o calibración.

La efectividad y autorización del entrenamiento recibido se registra en el formato de autorización

para realización de actividades.

5.5.4 Los equipos operacionales de apoyo, seguimiento y medición se encuentran identificados

unívocamente. La identificación es dada por el almacén del Servicio Geológico Colombiano en donde
se le asigna una codificación de inventario.

5.5.5 Cada equipo cuenta con su hoja de vida que contiene la identificación unívoca, las
especificaciones, la información importante del equipo y los registros y documentos soporte de las
operaciones de mantenimiento y calibración realizadas sobre el mismo. Esta información es
manejada en el Módulo de Calibración de la herramienta institucional ISOLUCIÓN.

5.5.6 El Servicio Geológico Colombiano (SGC) cuenta con el Procedimiento PR-AEO-MPC-001

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos y los manuales de operación de equipos, que
definen el uso, la manipulación segura, el transporte y el mantenimiento planificado para los
equipos operacionales de apoyo, seguimiento y medición de la Entidad.
5.5.7 Aquellos equipos que evidencian mal funcionamiento se sacan de servicio y se identifican con
la etiqueta EQUIPO FUERA DE SERVICIO según lo estipulado en el Procedimiento PR-AEO-MPC-001
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos, para evitar su uso accidental.

5.5.8 Los equipos que requieren calibración, presentan adherida la etiqueta que indica su estado de
calibración y la fecha en la que fueron calibrados por última vez. Cuando no es posible adherir la
etiqueta, ésta se conserva junto al certificado de calibración, en la hoja de vida del equipo.

5.5.9 Se cuenta con el Formato F-SAD-SGS-004 Autorización para Retirar Elementos del
Procedimiento PR-SAD-SGS-005 Servicios Generales, para el retiro de equipos de la Entidad.
Cuando un equipo queda fuera del control directo del laboratorio de ensayo y/o calibración, se
verifica su adecuado funcionamiento antes de reiniciar su servicio, el cual debe ser registrado en el
formato de verificación definido y oficializado por los diferentes procesos.

5.5.10 Cuando se necesiten comprobaciones intermedias para mantener la confianza en el estado

de calibración de los equipos, éstas se efectúan según lo estipulado en los manuales de operación
de equipos, métodos de ensayo y guías de verificación respectivas, y se deja el registro en los
formatos establecidos.

5.5.11 En la documentación oficializada, se define el manejo de los factores de corrección resultado

de las calibraciones y las medidas de protección de los equipos contra ajustes no deseados.
5.6. TRAZABILIDAD EN LAS MEDICIONES

5.6.1 Generalidades
Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares siguen el Procedimiento PR-AEO-MTR-001
Gestión Metrológica, el cual define anualmente un Plan de Mantenimiento y Calibración de Equipos
para los equipos de medición que tienen efecto significativo sobre la exactitud o la validez de los
resultados de los ensayos analíticos, esto incluye la calibración de patrones de referencia, los
instrumentos de control para mediciones ambientales, elementos para verificación termométrica y
másica, entre otros.

5.6.2 Requisitos específicos

Los Laboratorios de los diferentes Grupos de Trabajo, aseguran que las mediciones que realizan son
trazables al Sistema Internacional de Unidades (SI), mediante el uso de patrones de referencia tales
como termómetros, pesas calibradas, entre otros, y materiales de referencia, tales como estándares
certificados, reactivos puros certificados y materiales de referencia certificados (MRC), para aquellas
unidades que lo permiten.
A la vez, se exige a los contratistas que realizan la calibración de los equipos, que demuestren su
competencia en la capacidad de medición, evidenciando en sus certificados y/o informes la
trazabilidad al SI.

5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia

En la Dirección de Laboratorios se cuenta con la guía GU-LAB-PES-027 Almacenamiento, Manejo,

Transporte y Uso de Patrones y Materiales de Referencia, que describe la manipulación segura, el
transporte, el almacenamiento y el uso de materiales de referencia y equipos patrón, con el fin de
prevenir su contaminación o deterioro y preservar su integridad y validez.

Eventualmente, el laboratorio prepara materiales internos de referencia los cuales traza respecto a
materiales de referencia certificados para evidenciar su validez. Los patrones y materiales de
referencia se almacenan en sitios definidos y con acceso controlado.
La Dirección de Asuntos Nucleares, cuenta adicionalmente, con una serie de instrumentación
detectora y emisora de radiación, elementos con los que realiza ensayos y calibraciones especiales.

Estos elementos son Patrones de Referencia, que tienen condición especial de seguridad, además
de seguir los procedimientos PR-AEO-MPC-001 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos
y PR-AEO-MTR-001 Gestión Metrológica, y la Guía GU-AEO-MTR-001 Determinación de Intervalos
de Calibración en Equipos de Medición.

Cada laboratorio de los diferentes Grupos de Trabajo de la Dirección de Asuntos Nucleares, tiene
descrito en los manuales de operación asociados a la Protección Radiológica, la manera en que se
manipula, se transportan, se almacenan y se usan estas fuentes.

La guía GU-LAB-PES-009 Aseguramiento de la Calidad Analítica describe las características a tener

en cuenta en los materiales de referencia (homogeneidad, estabilidad, trazabilidad, incertidumbre)
de modo que se conserven sus propiedades, así como las verificaciones a realizar para evidenciar su
validez.
5.7 MUESTREO.

La Dirección de Laboratorios cuenta con documentos para el muestreo, relacionadas con sus
funciones, las cuales deben ser coherentes con las guías u otros documentos que utilicen los demás
procesos misionales del SGC. Como en el caso de Cali que utiliza el libro "Técnicas Mineralógicas,
Químicas y Metalúrgicas para la Caracterización de Menas Auriferas", que toman como referencia
para hacer los muestreos en zonas mineras para sus propios proyectos.
Este numeral No Aplica para el Laboratorio Secundario de Calibración Dosimétrica (LSCD) de la
Dirección de Asuntos Nucleares donde los diferentes equipos a calibrar son entregados
directamente por el cliente y recibidos por el personal autorizado del laboratorio en las instalaciones
de la sede del CAN. El personal del laboratorio está dispuesto en todo momento de explicarles a los
clientes cómo y de qué manera deben entregar los instrumentos.

5.8 MANIPULACIÓN DE LAS MUESTRAS

5.8.1 La Dirección de Laboratorios cuenta con el Instructivo IN-LAB-PES-004 Recepción,
Identificación, Manejo y Disposición de Muestras y la Dirección de Asuntos Nucleares con el
instructivo IN-TNU –PES-001 Recepción Identificación y Manejo De Muestras y Otros Productos /
Bienes Propiedad del Cliente; en ellos se establecen las condiciones para almacenar, conservar
y proteger la integridad de las muestras de ensayo y los equipos para calibración hasta su
disposición final.
Complementario a los documentos mencionados, aquellos como los procedimientos PR-LAB-PES-
001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales Geológicos, PR-TNU-PS-001
Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de Instrumentación, todas las guías, procedimientos
y/o instructivos para aceptación, preparación y análisis de muestras, los métodos de ensayos, y los
instructivos para calibración de instrumentos, que tengan los diferentes procesos misionales,
presentan los lineamientos para la realización de los ensayos y calibraciones, preparación y
manipulación de las muestras según la matriz a ensayar y los instrumentos a calibrar.
5.8.2 Las muestras de ensayo y los instrumentos a calibrar se identifican con un código consecutivo
y unívoco que se conserva a lo largo de todas las etapas del servicio.
5.8.3 Cuando se realiza la recepción de las muestras de ensayo o los equipos para calibración, se
registra cualquier anomalía o los desvíos de las condiciones normales o especificadas y si existe
alguna duda respecto a la adecuación de una muestra para realizar el ensayo, o la identificación y
condiciones de seguridad de un equipo para calibración, se solicita al cliente instrucciones
adicionales antes de proceder, según se establece en el numeral 5. Condiciones Generales de los
Procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales
Geológicos, PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración de Instrumentación y
los Instructivos IN-LAB-PES-004 Recepción, identificación, manejo y disposición de muestras y el
IN-TNU–PES-001 Recepción Identificación y Manejo De Muestras y Otros Productos /
Bienes Propiedad del Cliente.
5.8.4 Se cuenta con el Instructivo IN-LAB-PES-004 Recepción, Identificación, Manejo y Disposición
de Muestras para la Dirección de Laboratorios y con el instructivo IN-TNU–PES-001 Recepción
Identificación y Manejo De Muestras y Otros Productos / Bienes Propiedad del Cliente para la
Dirección de Asuntos Nucleares, donde se especifican las condiciones adecuadas para el
almacenamiento, manipulación y preparación de las muestras, para evitar su deterioro, pérdida o
daño.
Los Laboratorios de cada Grupo de Trabajo de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos
Nucleares cuentan con una infraestructura técnica apropiada para cumplir todos los requerimientos
del cliente y realiza el mantenimiento correspondiente a las instalaciones, para garantizar que las
muestras y equipos para calibración no se vean afectados, con mayor rigor en la sede Bogotá del
CAN debido a las características y condiciones de seguridad fisica y protección radiológica que se
deben seguir conforme a los lineamientos de la Autoridad Reguladora del Ministerio de Minas y
Energía.

5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO

Las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares cuentan con la Guía GU-LAB-PES-009
Aseguramiento de la Calidad Analítica, donde se documentan las alternativas que se pueden
emplear para realizar el control de la calidad y así monitorear la validez de los ensayos y
calibraciones llevados a cabo, tanto a nivel interno como externo.
Cada método de ensayo y calibración tiene definidos los controles de calidad que se deben tener en
cuenta para hacer el seguimiento a la validez de los resultados. Los laboratorios de cada grupo de
Trabajo de las Direcciones de Laboratorios y de Asuntos Nucleares conservan sus registros de
control de calidad, analizan las tendencias y toman decisiones de acuerdo con los resultados
obtenidos.

5.10 INFORME DE RESULTADOS

5.10.1 Informes de ensayos

Par la Dirección de Laboratorios, los resultados de los análisis de caracterización de materiales
geológicos son reportados con apoyo en el LIMS de acuerdo con el Formato F-LAB-PES-006 Informe
de Resultados de Ensayos.

En la Dirección de Asuntos Nucleares cada laboratorio de los Grupos de Trabajo presenta los
resultados de sus ensayos y calibraciones en los formatos correspondientes diseñados individual y
específicamente, por ser técnicas no convencionales; sin embargo, cada uno de los informes cumple
y da respuesta exacta a lo solicitado por cliente y a los procedimientos de cada método de ensayo y
calibración establecidos. Los informes incluyen toda la información requerida por cada uno de los
clientes, y la necesaria para la interpretación de los resultados. La información incluye, el título del
ensayo, el nombre y dirección del Laboratorio, el número de solicitud, la Identificación del método
de ensayo y/o calibración, la identificación de la muestra y/o equipo calibrado, la identificación
única del informe y/o certificado de calibración, la numeración de las páginas del informe entre
principio y fin, el nombre y dirección del cliente, una descripción del ítem ensayado, la fecha de
recepción de la muestra y/o equipo, la fecha de realización del ensayo o calibración, una referencia
del procedimiento de muestreo si aplica, los resultados de los ensayos y/o calibraciones con las
respectivas unidades y declaración de la incertidumbre, el nombre y/o firma y cargo que
desempeña del responsable de la generación de informes, entre otra información según
corresponda.

5.10.2 Opiniones e interpretaciones

En la Dirección de Laboratorios cuando se presenten informes de asesoría, los cuales a su vez
pueden incluir resultados de ensayo, el profesional designado por el Líder del Proceso debe contar
con la formación, la experiencia y el conocimiento suficiente del ensayo que se lleva a cabo, de los
requisitos generales expresados en la legislación y las normas, y debe comprender la importancia
de las desviaciones que se puedan presentar en los resultados, con el fin de emitir de manera
objetiva las opiniones e interpretaciones que considere pertinentes, las cuales se justificarán
técnicamente dentro de dicho informe.
En la Dirección de Asuntos Nucleares al realizar ensayos y calibraciones no convencionales, la
interpretación de los resultados por parte del profesional designado para esta actividad, cuando
corresponda, incluirá en el respectivo informe las desviaciones que se pudieron presentar durante
el ensayo o calibración, que afecten el resultado, emitiendo de manera objetiva las opiniones e
interpretaciones que considere pertinentes.

5.10.3 Resultados de ensayo obtenidos de los subcontratistas

Cuando el informe de resultados de ensayos y/o calibraciones sea emitido por un laboratorio
subcontratado, los resultados deben ser claramente identificados como emitidos por dicho
laboratorio y se aplica lo estipulado en el numeral 4.5 de éste Manual.
El laboratorio subcontratado realiza su informe, con las especificaciones técnicas estipuladas por la
Dirección que lo haya contratado, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en el
Procedimiento PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales
Geológicos y/o en el Procedimiento PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y Calibración
de Instrumentación.

5.10.4 Transmisión electrónica de resultados y modificaciones a los informes de ensayo

En los Procedimientos PR-LAB-PES-001 Prestación de Servicios de Caracterización de Materiales
Geológicos, de la Dirección de Laboratorios y PR-TNU-PS-001 Prestación de Ensayos, Servicios y
Calibración de Instrumentación de la Dirección de Asuntos Nucleares, se indican las actividades para
la emisión, entrega, modificación y duplicado de los informes de resultados emitidos en físico o
electrónicamente.
El almacenamiento y disposición de los informes de resultados, se realiza con base en la Tabla de
Retención Documental de cada Dirección (Laboratorios – Asuntos Nucleares).

ANEXOS:

ANEXO 1. MATRIZ DE REQUISITOS NTC-ISO/IEC 17025 VS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL.

ANEXO 2. LISTA DE ENSAYOS, PREPARACIÓN DE MUESTRAS Y SECCIONES DELGADAS DE LA

DIRECCIÓN DE LABORATORIOS.
Portafolio de Servicios de la Dirección de Asuntos Nucleares
Para la Dirección de Asuntos Nucleares, el Portafolio de Servicios se encuentra en la pagina web
institucional http://www.sgc.gov.co/Servicios de informacion al
ciudadano/Documentos/Portafolio.aspx

HISTORIAL DE VERSIONES:
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

Se adiciona en todos los capítulos toda la información

relacionada con la Dirección de Asuntos Nucleares,
incluyendo gráficos, tablas y anexos.

Se modifica la frase Portafolio de Servicios por Lista de

Ensayos, Preparación de Muestras y Secciones Delgadas.

Se colocan los códigos de ISOLUCIÓN a los documentos

referenciados en este documento.

En el numeral 4.1.4. Se modifica la resolución de funciones

de los grupos, adicionando la Resolución D-128 del 8 de
Marzo de 2017 y se elimina toda la descripción de las
funciones.

En el numeral 4.1.5. Se modifican los roles de la Dirección de

1 2015-05-11 Laboratorios adicionando al Responsable de Ensayo y al
Participante en la realización de ensayos.

En el numeral 4.1.6. Se ajusta la tabla de comunicaciones

para incluir la Dirección de Asuntos Nucleares y otros
mecanismos acordados en la dirección de Laboratorios. Se
cambia el nombre a la tabla: Tabla 1. Comunicación al
interior de las Direcciones de Laboratorios y Asuntos
Nucleares.

En el numeral 4.2.7. se adiciona un formato para registrar

las medidas para mantener la integridad del Sistema de
Gestión

En el numeral 4.10. Se modifica la tabla de indicadores para

que quede acorde al Plan de Acción.

En los numerales 5.5.9 y 5.5.11 se modifica el procedimiento

Gestión Metrológica por la palabra documentación.

En el numeral 5.7. Se referencia el libro usado en Cali para

realizar los muestreos.

En el numeral 5.10.1 se incluyó al LIMS.