PROCESO ADMINISTRATIVO

RUTH LIZBETH CASTAÑEDA PENAGOS

JHON ALEJANDRO CASTELLANOS GARCIA
JUAN DAVID CETINA OCHOA
ELIS JOSEPH CORREDOR ALCOCER

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIERO
GESTION EMPRESARIAL
BOGOTA
2015

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 PROCESO ADMINISTRATIVO

RUTH LIZBETH CASTAÑEDA PENAGOS

JHON ALEJANDRO CASTELLANOS GARCIA
JUAN DAVID CETINA OCHOA
ELIS JOSEPH CORREDOR ALCOCER

GUIA APRENDIZAJE No 13 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Instructor
OSCAR RODOLFO PEREZ VARGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIERO
GESTION EMPRESARIAL
BOGOTA
2015

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 TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. INTRODUCCIÒN ................................................................................................. 4
2. OBJETIVOS ......................................................................................................... 5
3.FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN………………6
4.FUENTES Y LAS TÉCNICAS APLICADAS AL DESARROLLO DEL PROCESO DE
INVESTIGACIÓN…………………………………………………………………………………..7

5. AREAS DE DISTRIBUCION DE LA CORTADORA Y DOBLADORA NAPOLES

S.A………………………………………………………………………………………….9

6.INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN ADECUADOS PARA RECOLECTAR

INFORMACIÓN EXTERNA E INTERNA DE LA
ORGANIZACIÓN………………………………………………………………...………11

7.CONSTRUCCION DE LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN PARA CADA UNA DE LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA
EMPRESA………………………………………………………………………………..18

8.CONCLUSIONES ............................................................................................... 19
9.BIBLIOGRAFIA ................................................................................................... 20

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 1. INTRODUCCIÒN

La recolección de información y datos es una técnica pertinente para el desarrollo

del proceso de investigación en el proyecto formativo, estructurar bien la idea de lo
que se quiere y las posibles formas de adquirirla, la diversidad de técnicas y
herramientas que pueden ser utilizadas para realizar la investigación desarrollando
los sistemas de información, los cuales pueden ser las entrevistas directas o
indirectas, la encuesta personalizada, el cuestionario, las distintas formas de
preguntas que se realizan ya sea a los empleados como a los clientes que maneja
la empresa ,la observación participativa y la no participativa, el diagrama de flujo,
escala de valoración, grabación de audio y video, la lista de chequeo , registros
escritos y la base de datos con información actualizada. Todos estos instrumentos
se utilizaran de acuerdo a la información que se desee conocer para dar respuesta
a las necesidades de la empresa y con la finalidad de buscar información que será
útil para diagnosticar las mejoras y desarrollo de la empresa. En la presente
investigación se ven detallados los pasos que se debe seguir en el proceso de
recolección de datos especificando cada uno de ellos y los que se están aplicando
para que la empresa aumente su actividad económica y sea más eficiente .

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 2. OBJETIVOS

Identificar y aplicar el conocimiento adquirido respecto a la recolección de datos e

información para implementarla en la unidad productiva, realizando un buen uso
de la información obtenida, identificando cuáles son sus debilidades, sus
fortalezas y sus amenazas, buscando así estrategias que sirvan para que la
empresa pueda seguir con su desarrollo laboral y económico en la sociedad.

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 3. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
APROPIADAS PARA LA INVESTIGACIÓN

El método que se utilizó para recolectar la información fue el método descriptivo a

través de la entrevista y la observación, instrumentos como lo son las pruebas,
análisis de contenido y cuestionarios. La recopilación de datos imprecisos pueden
afectar los resultados del estudio y, finalmente, dar lugar a resultados no válidos
Existen diversas técnicas e instrumentos relacionados con la recolección de datos.

Dentro de enfoque de la investigación e muy general, uno o diferentes técnicas de

recolección de datos e instrumentos se pueden utilizar. Por lo general, un
investigador o investigador n s decidir por una o varias técnicas de recolección de
datos. Aquí es indispensable reflexionar sobre los factores prácticos, incluidas las
fuentes, el presupuesto, el nivel esperado de los errores, los plazos para la
recolección de datos y la adecuación general de la investigación.

La entrevista que se realiza al gerente de la empresa de forma personalizada,

preparada de preguntas abiertas en las cuales se socializa sobre una temática
determinada, relacionada con la problemática a estudiar, esta técnica permite
conocer el punto de vista de diferentes partes involucradas de la discusión, está
apoyada por tarjetas de apuntes y una guía de preguntas consecutivas para
conocer la información.

La observación consistió en una técnica de visualización de hechos, el verificar las

instalaciones de la empresa Dobladora y Cortadora Nápoles, teniendo en cuenta
la validez y confiabilidad de la información transmitida, contando con una lista para
determinar si hay o no los elementos requeridos para realizar un análisis de la
problemática de la empresa.

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 4. FUENTES Y LAS TÉCNICAS APLICADAS AL DESARROLLO DEL
PROCESO DE INVESTIGACIÓN

Las fuentes aplicables al proceso de formación son:

-FUENTES PRIMARIAS

Se obtiene información por contacto directo con el sujeto de estudio; por medio de
observación, cuestionaros, entrevistas, etc. Es aquella que el investigador recoge
directamente a través de un contacto inmediato con su objeto de análisis

-FUENTES SEGUNDARIAS

Es aquella que el investigador recoge a partir de investigaciones ya hechas por

otros investigadores con propósitos Difer

Las técnicas de recolección son:

OBSERVACIÓN

Es el registro visual de lo que ocurre en una situación real, clasificada y

consignada los datos de acuerdo con algún esquema previsto y de acuerdo al
problema que se estudia.

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ENTREVISTA

Es la comunicación impersonal establecida entre el investigador y el sujeto de

estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre
el problema propuesto

CUESTIONARIO

Un cuestionario es una técnica de recolección de la información que supones un

interrogatorio en el que las preguntas establecidas de antemano se plantean
siempre en el mismo orden y se formulan con los mismos términos entes. La
investigación segundaria existe antes de que el investigador plantee su hipótesis,
información obtenida desde documentos; libros, expedientes, estadísticas,
datos, censo, base de datos.

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 5. AREAS DE DISTRIBUCION DE LA CORTADORA Y DOBLADORA
NAPOLES S.A.

MERCADEO

La empresa no cuenta con un área de mercadeo establecida, los clientes que

tiene a la fecha y que han llegado a la empresa es porque son residentes de los
alrededores de la empresa y han comprado por primera vez un producto les ha
gustado y han recomendado a otras personas para que estas a su vez verifiquen
la calidad del producto y puedan recomendar a más personas, esta ha sido la
única estrategia de mercadeo que se ha utilizado por ende no podemos evidenciar
un área específica en la empresa para la organización y desarrollo de la misma.

FINANZAS

En la empresa las personas encargadas de llevar las finanzas son el gerente de la

empresa que realiza las finanzas y la contabilidad de los negocios grandes que
tiene la empresa, como por ejemplo los contratistas de obras o las constructoras y
su esposa que se encarga de realizar la contabilidad de las ventas menores de la
empresa las cuales son llevadas a cabo desde la vitrina de la misma, de esta
manera logran y han logrado llevar a cabo este proceso sin implementar un
software avanzado o delegar esta única función a una persona especifica.

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RECURSOS HUMANOS

El encargado de esta área aunque no esté estipulada en la empresa, las funciones

que son acordes las realiza el gerente quien es el encargado de supervisar que las
personas estén bien, que no tengan ningún tipo de inconformidad con la empresa,
organiza a fin de año un detalle para cada uno de sus empleados, es el encargado
de contratar a las personas que necesite para la empresa, realiza el pago
seguridad social de sus empleados y finalmente es quien está atento a cualquier
sugerencia por parte de empleados y clientes.

SALUD OCUPACIONAL

Esta área tampoco está estipulada en la empresa, sin embargo el gerente se

encarga de revisar que todos sus empleados cumplan con las mínimas reglas de
salud ocupacional para realizar sus trabajos, por otra parte es también el
encargado de realizar sus pagos a ARL para no tener inconvenientes mayores.

ADMINISTRATIVA

La respectiva área administrativa aunque tampoco está estipulada es llevada a

cabo por el gerente y su esposa quienes trabajan mutuamente para velar por
todos los procesos administrativos de la empresa, pagos nomina, pagos
parafiscales, control personal y demás han sido llevados a cabo sin un proceso
estipulado pero con una amplia experiencia que les ha dado la empresa.

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VENTAS

El área de ventas es llevada a cabo por dos personas que se encargan de vender
a los clientes que llegan a la vitrina y a los que se comunican por teléfono, la
función de estas dos personas es brindar una buena atención al cliente y poder así
cumplir con las expectativas de los mismos ya que no llevan ninguna estrategia de
mercadeo y estos son los clientes que sostiene la empresa.

VARIABLES EXTERNAS EN LAS QUE SE BASA LA INVESTIGACION

Principalmente se quiere lograr optimizar los espacios de la empresa para poder

llevar a cabo un proceso administrativo satisfactorio para el buen funcionamiento y
desarrollo de la misma, también se busca lograr generar más empleos ya que la
empresa cuenta con una buena acreditación en el mercado en sus doce años
atendiendo al público, se pretende implementar una buena estrategia de
mercadeo para así poder expandir su negocios y lograr expectativas de
crecimiento que son buenas para el país contribuyendo a la economía y al
desempleo.

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 6. INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN ADECUADOS PARA RECOLECTAR
INFORMACIÓN EXTERNA E INTERNA DE LA ORGANIZACIÓN

las herramientas que se utilizan para llevar a cabo las observaciones de acuerdo a
lo que se desea estudiar, la característica a observar, sus propiedades y factores
relacionados como el ambiente, los recursos humanos y económicos, etcétera, es
que se escoge uno de estos instrumentos. Se clasifican en: La observación, La
encuesta, la entrevista.

LA OBSERVACION

Es la técnica de estudio por excelencia y se utiliza en todas las ramas de la

ciencia. Su uso está guiado por alguna teoría y ésta determina los aspectos que
se van a observar. Hay que tomar en cuenta que para que sea válido este
instrumento de observación, se deben tener en cuenta algunas sugerencias: Con
respecto a las condiciones previas a la observación: El observador debe estar
familiarizado con el medio. Se deben realizar ensayos de la observación, previos
a la observación definitiva. El observador debe memorizar lo que se va a observar.
Con respecto al procedimiento en la observación: Las notas deben ser registradas
con prontitud (en minutos). Las notas deben incluir las acciones realizadas por el
observador. Con respecto al contenido de las notas: Las notas deben contener
todos los datos que permitan identificar el día, el lugar y la hora de la observación,
así como las circunstancias, los actores, etcétera, que estuvieron involucrados. Se
deben eliminar apreciaciones subjetivas sobre el carácter o personalidad de los
sujetos. En su lugar se debe incluir la descripción de los hechos. Las
conversaciones van transcritas en estilo directo. Las opiniones y deducciones del
observador se deben hacer aparte, de preferencia al margen para así no perder la
relación entre la opinión del observador y la parte de las notas a que le

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corresponde. Con respecto a la ordenación de las notas: Las notas deben ser
revisadas y corregidas a la brevedad posible.

LA ENCUESTA

Esta herramienta utiliza los cuestionarios como medio principal para conseguir
información. De esta manera, las encuestas pueden realizarse para que el sujeto
encuestado plasme por sí mismo las respuestas en el papel. Es indispensable
que el investigador sólo proporcione la información indispensable, la mínima para
que sean comprendidas las preguntas. De igual manera, al diseñar la encuesta y
elaborar el cuestionario hay que tomar en cuenta los recursos (tanto humanos
como materiales) de los que se disponen, tanto para la recopilación como para la
lectura de la información, para así lograr un diseño funcionalmente eficaz. Según
M. García Ferrando, "prácticamente todo fenómeno social puede ser estudiado a
través de las encuestas", y podemos considerar las siguientes cuatro razones para
sustentar esto: Las encuestas son una de las escasas técnicas de que se dispone
para el estudio de las actitudes, valores, creencias y motivos. Las técnicas de
encuesta se adaptan a todo tipo de información y a cualquier población. Las
encuestas permiten recuperar información sobre sucesos acontecidos a los
entrevistados. Las encuestas permiten estandarizar los datos para un análisis
posterior, obteniendo gran cantidad de datos a un precio bajo y en un período de
tiempo corto.

Encuestas directas e indirectas: Una encuesta es directa cuando la unidad

estadística se observa a través de la investigación propuesta registrándose en el
cuestionario. Será indirecta cuando los datos obtenidos no corresponden al
objetivo principal de la encuesta pretendiendo averiguar algo distinto o bien son
deducidos de los resultados de anteriores investigaciones estadísticas. Encuestas

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sobre hechos y encuestas de opinión: Las encuestas de opinión tienen por
objetivo averiguar lo que el público en general piensa acerca de una determinada
materia o lo que considera debe hacerse en una circunstancia concreta. Se
realizan con un procedimiento de muestreo y son aplicadas a una parte de la
población ya que una de sus ventajas es la enorme rapidez con que se obtienen
sus resultados. A veces las personas encuestadas tienen más de una respuesta a
una misma pregunta dependiendo del marco en que se le haga la encuesta y por
consecuencia las respuestas que se dan no tienen por qué ser sinceras. Las
encuestas sobre hechos se realizan sobre acontecimientos ya ocurridos, hechos
materiales.

Los cuestionarios pueden ser: Cuestionario individual: Es el que el encuestado

contesta de forma individual por escrito y sin que intervenga para nada el
encuestador. Cuestionario-lista: El cuestionario es preguntado al encuestado en
una entrevista por uno de los especialistas de la investigación. Deben ser
excluyentes y exhaustivas, lo que se refiere a que una pregunta no produzca dos
respuestas y, simultáneamente, tenga respuesta.

CLASIFICACIÓN TIPOS DE PREGUNTA

Preguntas cerradas: que consiste en proporcionar al sujeto observado una serie

de opciones para que escoja una como respuesta. Tienen la ventaja de que
pueden ser procesadas más fácilmente y su codificación se facilita; pero también
tienen la desventaja de que si están mal diseñadas las opciones, el sujeto
encuestado no encontrará la opción que él desearía y la información se viciaría.
Preguntas abiertas: que consisten en dejar totalmente libre al sujeto observado
para expresarse, según convenga. Tiene la ventaja de proporcionar una mayor
riqueza en las respuestas; mas, por lo mismo, puede llegar a complicar el proceso
de tratamiento y codificación de la información. Es importante mencionar que es el

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objetivo de la investigación la que determina el tipo de preguntas a utilizar.
Preguntas de identificación: edad, sexo, profesión, nacionalidad, etcétera.
Preguntas de hecho: referidas a acontecimientos concretos. Por ejemplo: ¿terminó
la educación básica? Preguntas de acción: referidas a actividades de los
encuestados. Por ejemplo: ¿ha tomado algún curso de capacitación? Preguntas
de información: para conocer los conocimientos del encuestado. Por ejemplo:
¿sabe qué es un hipertexto? Preguntas de intención: para conocer la intención del
encuestado. Por ejemplo: ¿utilizará algún programa de computación para su
próxima clase? Preguntas de opinión: para conocer la opinión del encuestado.
Por ejemplo: ¿qué carrera cursarás después del bachillerato? Preguntas filtro: son
aquéllas que se realizan previamente a otras para eliminar a los que no les afecte.
Por ejemplo: ¿Tiene usted coche? ¿Piensa comprarse uno? Preguntas trampa o
de control: son las que su utilizan para descubrir la intención con que se responde.
Para ello se incluyen preguntas en diversos puntos del cuestionario que parecen
independientes entre sí, pero en realidad buscan determinar la intencionalidad del
encuestado al forzarlo a que las conteste coherentemente (ambas y por separado)
en el caso de que sea honesto, pues de lo contrario «caería» en contradicciones.

Clasificación tipos de pregunta Preguntas muelle, colchón o amortiguadoras: son

preguntas sobre temas peligrosos o inconvenientes, formuladas suavemente.
Preguntas en batería: conjunto de preguntas encadenadas unas con otras
complementándose.

LISTAS DE CHEQUEO

Existen muchos formatos de listas de chequeo para diversas actividades o

equipos, sin que esto quiera decir que se puede tomar una de estas y aplicarla en
un equipo o actividad similar, ya que, esto es un error. Nos podemos basar en el
modelo, pero la lista de chequeo debe ser particular.

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COMO DISEÑAR UNA LISTA DE CHEQUEO

Paso 1: Se debe definir primero quien la elaborará (debe ser una persona idónea)
y para que se quiere hacer la lista de chequeo, que se busca con esto, cuál sería
su aplicabilidad. Se debe definir una única actividad a fin que la lista de chequeo
no sea extensa, no es aconsejable tener listas de chequeo con más de 10 o 12
ítems. Una vez definido esto, se puede buscar modelos, analizarlos y escoger el
que más nos convenga o hacer un hibrido de estos según el caso.

Paso 2: Observar el proceso, actividad o equipo, en su normal desempeño e ir

detectando y registrando los peligros que se van presentando. Esta observación
es necesario hacerla durante toda la actividad y operación e incluso en días
diferentes, ya que las condiciones varían muchas veces de un día a otro.

Paso 3: El trabajador que opera la máquina, equipo, herramienta o que realiza una
actividad específica, posee experiencia importante que debemos aprovechar. Por
lo tanto, es necesario preguntarle sobre los peligros que él detecta e igualmente
comentarle sobre los peligros que quien está elaborando la lista de chequeo ha
detectado para tener su opinión.

Paso 4: El supervisor es una persona que igualmente conoce los procesos y las
dificultades que se presentan en ellos, por eso es necesario obtener toda la
información posible, mediante preguntas al respecto.

Paso 5: Analizar toda la información e ir haciendo un listado describiendo los ítems

que conformarán la lista de chequeo.

Paso 6: Filtrar la lista donde aparecen los ítems descritos, es decir, anular aquellas
que se han repetido o unir en una varias que no se requiere que aparezcan
individualmente.

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Paso 7: Establecer el formato que queremos utilizar y hacer un pequeño manual
de instrucciones. Es necesario que se disponga de un encabezado, donde
aparezca el nombre de la empresa, sección de trabajo. Máquina, equipo,
herramienta o actividad (una sola por lista de chequeo). Fecha, responsable.

La lista de chequeo como tal deberá contener al menos un número consecutivo

para los ítems a evaluar que no sean más de 12, descripción del ítem, evaluación
del ítem que no implique cálculos sino que sea algo de fácil aplicación.
Observaciones y recomendaciones. Se puede adicionalmente establecer índices
comparativos entre las condiciones aceptables y no aceptables.

Paso 8: Realizar una prueba piloto con el formato y manual de instrucciones,

siendo aplicada por diferentes trabajadores.

Paso 9: Realizar retroalimentación de toda la información, a fin de hacer ajustes

de forma y contenido.

Paso 10: Normalizar el formato a utilizar y aplicarlo de acuerdo con el cronograma

que se establezca.

Paso 11: Realizar retroalimentación periódica.

LA ENTREVISTA

La utilización de este instrumento conlleva una mayor habilidad por parte del
encuestador u observador en conducir el tema de la entrevista, debido a que las
respuestas son por lo general abiertas y permiten implementar nuevas preguntas
no contempladas por el encuestador inicialmente.

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 7. CONSTRUCCION DE LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN PARA CADA UNA DE LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA
EMPRESA

Para la investigación que se realiza en la unidad productiva, al no tener áreas

funcionales específicas, se realiza una encuesta ya que el personal es mínimo y
no se requiere muestreo. Esta empresa cuenta con 9 empleados en total.

Las entrevistas es uno de los instrumentos utilizados para obtener información en

forma verbal, a través de preguntas que propone el entrevistador en la unidad
productiva ya que la empresa cuenta solo con nueve empleados y por tanto no se
requiere muestreo a esta entrevista responden el gerente, empleados, los cuales
proporcionarán datos o serán afectados en su conducta por la aplicación
propuesta... La entrevista es una técnica cualitativa de recolección de información,
pues con ella se busca conocer la opinión, posición o ideas que tiene una persona
sobre un tema o una situación específica. Otros métodos, como la encuesta,
tienden a ser más útiles en la búsqueda de datos cuantitativos.

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 8. CONCLUSIONES

La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a

cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista
obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.

El investigador debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus

conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad,
control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de
información a través de las herramientas antes mencionada.

La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el

Presidente o el Jefe de Operaciones. Utilizando procedimientos que pueden variar
desde muy formales hasta los casuales.

El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el investigador con el fin de

lograr un consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el
investigador debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que
pueden dar las respuestas y formular el cuestionario.

La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene

una aceptación científica.

El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un

resultado en una empresa.

El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos

de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.

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 9. BIBLIOGRAFIA

Referencias web
http://www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml
http://www.wikipedia.com/investigacion/tipos-de-recoleccion
http://es.slideshare.net/JoseMendozaCastillo/12-instrumentos-de-recoleccin-
de-datos
http://www.monografias.com/trabajos93/tecnicas-e-instrumentos-
recoleccion-datos-cualitativos/tecnicas-e-instrumentos-recoleccion-datos-
cualitativos.shtml
http://es.slideshare.net/nelsycarrillo/tcnica-de-observacin

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