Ejemplo práctico con Power Pivot en

Excel
El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasión nos dejará en claro uno de los más
grandes beneficios de utilizar Power Pivot y me refiero a la facilidad con que se pueden
crear relaciones entre los datos para generar reportes fácilmente.
Para dejar en claro las ventajas de Power Pivot resolveremos el mismo problema
utilizando el método tradicional, es decir con fórmulas, y en la segunda parte
utilizaremos Power Pivot para que poder comparar las diferencias respecto al primer
método.

Planteamiento del problema

El problema que resolveremos es el siguiente. Pertenecemos a una compañía que se
dedica a vender teléfonos móviles y nuestro jefe quiere un reporte de las unidades que
se han vendido en las cuatro regiones de la ciudad: Norte, Sur, Este y Oeste.
El reporte deberá ser similar a lo que muestra la siguiente imagen donde se enlistan las
regiones de la ciudad, los modelos de teléfonos móviles y las unidades vendidas:
No habrá ningún problema para generar dicho reporte porque tenemos disponible toda
la información, pero tendremos que integrarla adecuadamente porque los datos están
distribuidos en diferentes tablas de Excel.
La Tabla1 contiene la fecha de la venta, el nombre del representante de ventas, el código
del producto y la cantidad de unidades vendidas.
Solo con la información de la Tabla1 no podríamos conocer la región en la que se ha
realizado la venta así que es necesario integrar la columna Región de la Tabla2. En
dicha tabla tenemos la región a la cual pertenece cada uno de los representantes de
ventas y por lo tanto podremos asociarla correctamente a cada orden.

Además, la Tabla1 tiene el código de producto vendido pero necesitamos el nombre del
producto, así que incluiremos los datos de la Tabla3 la cual tiene la equivalencia entre el
código del producto y su descripción.
Para hacer más fácil la elaboración de nuestro ejemplo, las tablas están en el mismo
archivo de Excel y están ubicadas en diferentes hojas. En un caso real, es probable que
tuvieras que importar la información de otros sistemas o archivos antes de poder
utilizarla.

Solución utilizando fórmulas

Nuestra primera tarea es integrar los datos de la Tabla2 y la Tabla3 en nuevas columnas
de la Tabla1 y eso lo podemos lograr utilizando la función BUSCARV. Por ejemplo,
para conocer la zona a la que pertenece un representante de ventas podemos utilizar la
siguiente fórmula:
=BUSCARV([@Representante],Tabla2, 2, FALSO)

El valor buscado es el nombre del representante que está ubicado en la columna

@Representante. Dicha búsqueda se hace sobre la Tabla2 y obtenemos la segunda
columna la cual contiene la región a la que pertenece el representante de ventas. Al
insertar una nueva columna en la Tabla1 con la fórmula anterior, obtenemos el siguiente
resultado:
De manera similar, para obtener el nombre de cada producto, podemos utilizar una
fórmula como la siguiente:
=BUSCARV([@CódigoProducto], Tabla3, 2, FALSO)

En este caso la búsqueda la hacemos sobre la Tabla3 que contiene la equivalencia entre
los códigos y la descripción de cada producto. Al insertar una nueva columna en la
Tabla1 y utilizar la fórmula anterior obtenemos el siguiente resultado:
Con los pasos anteriores tenemos todos los datos necesarios en la Tabla1 y podemos
crear el reporte requerido y para eso crearé una Tabla dinámica desde la pestaña Insertar
> Tabla dinámica.

En el cuadro de diálogo dejaré las opciones predeterminadas para crear la tabla

dinámica en una nueva hoja de cálculo.
Una vez que se ha creado la tabla dinámica, en el panel de Campos de tabla dinámica
arrastraré el campo Unidades al área de Valores. Y al área de Filas, arrastraré el campo
Región y posteriormente el campo Descripción. La tabla dinámica quedará de la
siguiente manera:
De esta manera hemos logrado el reporte requerido que enlista las unidades vendidas de
cada producto en las diferentes regiones de la ciudad.

Solución utilizando Power Pivot

Ahora crearemos el mismo reporte pero utilizando Power Pivot donde la diferencia
principal con el método anterior será que evitaremos la creación de fórmulas para
integrar los datos. Utilizando Power Pivot, dejaremos las tablas de Excel intactas, y
crearemos las relaciones dentro del modelo de datos.
Recuerda que es indispensable instalar o habilitar Power Pivot antes de hacer este
ejercicio. Si no lo has hecho, vista este artículo donde podrás leer los requisitos para
utilizar dicho complemento en Excel.
El primer paso es seleccionar cualquier celda de la Tabla1 y posteriormente pulsar el
botón Power Pivot > Tablas > Agregar a modelo de datos.

Se abrirá la ventana de Power Pivot para Excel y tendrás una vista como la siguiente:
Podrás observar los mismos datos de la Tabla1 pero el hecho de que estén presentes en
la ventana de Power Pivot indica que han sido agregados al Modelo de datos.
Considera que se ha abierto una nueva ventana para Power Pivot pero Excel no se ha
cerrado así que, debes regresar a la ventana de Excel para continuar agregando el resto
de las tablas al Modelo de datos.
Para agregar la Tabla2 y Tabla3 deberás repetir los mismos pasos: seleccionar una celda
de la tabla y pulsar el botón Agregar a modelo de datos que se encuentra en la pestaña
Power Pivot. Después de haber agregado las tres tablas tendrás una ventana de Power
Pivot como la siguiente:
Quiero que pongas especial atención a la esquina inferior izquierda de la ventana donde
se encuentran las pestañas para cada una de las tablas que hemos agregado al Modelo de
datos. Desde ahí podrás ver los datos de cada una de las tablas.
El siguiente paso será crear las relaciones entre las columnas de las tablas que hemos
importado al Modelo de datos. Para crear las relaciones de manera gráfica podemos
activar la Vista diagrama utilizando el botón que se encuentra en el extremo derecho de
la Cinta de opciones en la pestaña Inicio.
Esta vista nos permitirá visualizar cada una de las tablas así como las columnas que
integran cada una de ellas. Nuestro objetivo es decirle a Power Pivot que la columna
Representante de la Tabla2 es lo mismo que la columna Representante de la Tabla1.
Para crear esta relación, debes hacer clic en la columna Representante de la Tabla2 y
arrastrar el puntero del ratón hasta que se resalte la columna Representante de la Tabla1
como se muestra en la siguiente imagen:

Lo mismo haré para la relación entre la Tabla3 y la Tabla1 haciendo clic en la columna
CódigoProducto para indicarle a Power Pivot que dicha columna es la misma en ambas
tablas.
En muchas ocasiones, Power Pivot es capaz de reconocer varias de las relaciones de las
tablas basándose en el nombre y tipo de dato de las columnas, así que no te sorprenda si
al activar por primera vez la Vista diagrama ya tengas alguna relación establecida.
Puedes validar que una relación se ha creado correctamente si haces clic derecho sobre
la línea y seleccionas la opción Editar relación.
Esto mostrará el cuadro de dialogo Editar relación que indicará las tablas y columnas
involucradas en la relación y podrás editarlas en caso de ser necesario.

Hemos terminado con la creación de nuestro Modelo de datos y sus relaciones. Lo que
nos falta es crear la tabla dinámica para obtener el reporte que necesitamos. Para eso
deberás pulsar el botón Tabla dinámica de la pestaña Inicio.
Se activará Excel y se mostrará un cuadro de diálogo preguntándonos la ubicación de la
nueva tabla dinámica. Para nuestro ejemplo elegiré la opción Nueva hoja de cálculo:

A diferencia de las tablas dinámicas convencionales, esta tabla dinámica está basada en
nuestro modelo de datos y por lo tanto podrás acceder a cada una de las tablas del
modelo así como a sus columnas desde el panel de Campos de tabla dinámica.
Para crear el reporte, utilizaré los mismos campos que en el ejemplo anterior. Arrastraré
el campo Tabla1.Unidades al área Valores y los campos Tabla2.Region y
Tabla3.Descripción al área Filas. La tabla dinámica se verá de la siguiente manera:

De esta manera hemos terminado con el reporte. Aunque este ejemplo ha sido muy
sencillo, podrías imaginarte el impacto positivo al tener reportes basados en decenas o
cientos de tablas que tienen datos relacionados ya que Power Pivot nos ahorraría la
creación de un sin número de columnas auxiliares y el uso de fórmulas de búsqueda
para relacionar los datos.
Existen muchos beneficios de utilizar Power Pivot para analizar nuestra información y
no existe más que la práctica, y el empeño que puedas poner al aprendizaje de esta
herramienta, para familiarizarte pronto con el uso de este extraordinario complemento
en Excel.
En el archivo de descarga encontrarás tres archivos. El primero de ellos tiene solamente
las tablas de datos del ejemplo. El segundo archivo es la solución utilizando la técnica
del primer ejemplo, es decir las columnas auxiliares y fórmulas. El tercer archivo
contiene la solución utilizando Power Pivot.

Solución con Power BI Desktop

Si por alguna razón no has podido instalar Power Pivot en Excel, puedes utilizar Power
BI Desktop que es una herramienta gratuita creada por Microsoft. Consulta el artículo
Ejemplo práctico con Power BI Desktop para dar solución al mismo problema que
hemos resuelto en este artículo pero utilizando Power BI Desktop.
Cómo instalar el complemento Power
Pivot en Excel
Power Pivot ha revolucionado el análisis y visualización de datos en Excel y con tantos
beneficios que nos brinda, seguramente estarás buscando la manera de obtener e instalar
esta fabulosa herramienta.
Lamentablemente no todos los usuarios de Excel podrán acceder a Power Pivot y en
esta ocasión te diré cuáles son las tres condiciones que debes cumplir para obtener e
instalar Power Pivot en Excel.
La primera condición es que debes tener Excel para Windows ya que es imposible
instalar Power Pivot en Excel para Mac. Si solo estás rodeado por computadores Mac,
lamentablemente no habrá ninguna opción para ti por ahora ya que esta tecnología solo
está siendo desarrollada para Windows.
Si eres usuario de Excel en Windows deberás cumplir la segunda condición que es
tener Excel 2010 o superior. Bajo ninguna circunstancia podrás instalar Power Pivot en
Excel 2007 o versiones anteriores.
La tercera condición es que debes tener la versión adecuada de Excel 2010, Excel 2013
o Excel 2016. No todas las versiones de Excel permitirán la instalación de Power Pivot.
El resto del artículo lo dedicaré a dar mayores detalles para saber si tienes la versión
adecuada de Excel para instalar Power Pivot.

¿No cumples con los requisitos para instalar Power

Pivot?
Es posible que con las condicionas anteriores varios lectores de este blog queden
descartados para utilizar Power Pivot en Excel. Pero no te desanimes, ya que eso no
quiere decir que te perderás la oportunidad de utilizar la última tecnología de Microsoft.
Si tienes un computador con Windows 7 o superior, podrás instalar el programa gratuito
llamado Power BI Desktop que tiene la misma funcionalidad que Power Pivot y que
podrás utilizar para analizar tus datos. Al final de este artículo detallaré el método para
instalar dicho software.

Power Pivot en Office 365

Como sabes Office 365 es un programa de suscripción de Microsoft donde, por un pago
mensual o anual, tienes acceso a las aplicaciones Office para instalarlas en tu equipo.
Los únicos planes de Office 365 que tienen la versión adecuada de Excel para instalar y
utilizar Power Pivot son:
 Office 365 ProPlus

 Office 365 Enterprise E3

  Office 365 Enterprise E5

Las versiones de Excel incluidas en los demás planes no permitirán el uso de Power
Pivot. Desafortunadamente una gran cantidad de suscriptores de Office 365 tienen un
plan Hogar o Personal y no podrán acceder a Power Pivot.
Aun así te recomiendo probar utilizando los consejos de las siguientes secciones en base
a tu versión de Excel instalada para descubrir si puedes utilizar Power Pivot.

Power Pivot en Excel 2010

La mejor noticia de todas es que los usuarios de Excel 2010 pueden descargar e instalar
Power Pivot sin restricción alguna. Solo deberás asegurarte de instalar la versión de
Power Pivot que corresponda a la versión de Excel 2010 de tu equipo, ya sea la versión
de 32 bits o la versión de 64 bits.
Para conocer la versión de Excel que tienes en tu equipo, debes ir a la pestaña Archivo >
Ayuda y en el panel derecho, debajo el subtítulo Acerca de Microsoft Excel, podrás
saber si tienes una versión de 32 bits o de 64 bits.

El link para descargar Power Pivot para Excel 2010 es el siguiente:

https://www.microsoft.com/es-ES/download/details.aspx?id=43348
Al realizar la descarga podrás identificar la versión de 64 bits por la terminación amd64
y la versión de 32 bits por la terminación x86.
Después de terminar la instalación del archivo anterior, abre Excel 2010 y deberás tener
la pestaña Power Pivot en la Cinta de opciones.

Power Pivot en Excel 2013

En Excel 2013 no existe una versión descargable de Power Pivot sino que ya está
incluido en el software y solo necesita ser activado. La mala noticia es que no todas las
versiones de Excel 2013 tienen Power Pivot y si tu versión de Excel no lo tiene, no
habrá manera de “agregarlo”.
Una versión de Excel 2013 que definitivamente tiene Power Pivot es la versión incluida
en Office 2013 Professional Plus pero dicha versión de Office solo está disponible a
través del esquema Volume Licensing que generalmente tienen las empresas y grandes
corporativos.
Al momento de lanzar Excel 2013 solo la versión de Office 2013 Professional Plus
incluía Power Pivot pero algún tiempo después, Microsoft anunció que también estaría
disponible en la versión de Excel 2013 Stand-alone.
La versión Stand-alone es la que se vende por separado y no forma parte de la suite
Office. Es decir, no compras la suite Office que incluye Excel, Word, PowerPoint, etc.,
sino que compras solamente Excel. Lo complicado es encontrar un lugar donde comprar
una licencia de este tipo.
Anteriormente podías comprar en línea la licencia Excel 2013 Stand-alone en Microsoft
Store, pero ahora solo venden las versiones 2016. Otra opción es comprar la licencia en
Amazon, pero solo está disponible para entregas en EE.UU.
Mi recomendación es la siguiente. Lo primero que debes hacer es averiguar si tu versión
de Excel 2013 incluye Power Pivot y para eso debes ir a la pestaña Archivo > Opciones
> Complementos. En el panel derecho podrás ver la sección Complementos de
aplicación inactivos y dentro de la lista deberá aparecer la opción Microsoft Office
PowerPivot for Excel 2013.
Esto solamente indica que Power Pivot está incluido en tu versión de Excel y solo
debemos activarlo. Para hacer la activación debes seleccionar la opción “Complementos
COM” que está en la parte inferior de la venta y pulsar el botón Ir.
Se mostrará una ventana con la lista de Complementos COM disponibles y deberás
seleccionar la opción para Power Pivot y pulsar Aceptar.
De inmediato se mostrará la pestaña de Power Pivot en la Cinta de opciones de Excel.
Si no puedes hacer los pasos anteriores se debe a que tu versión de Excel 2013 no
incluye Power Pivot y por lo tanto deberás obtener alguna de las versiones de Excel
2013 que he mencionado anteriormente.
Para resumir, podrás activar Power Pivot en Excel 2013 si tienes alguna de las
siguientes versiones:
 Office 2013 Professional Plus (Volume Licensing)

 Excel 2013 Stand-alone

 Office 365: ProPlus, E3, E5

Power Pivot en Excel 2016

La historia de Power Pivot en Excel 2016 es muy similar a la de Excel 2013 es decir,
Power Pivot ya está incluido en el software y solo deberás activarlo. Una buena noticia
es que, a diferencia de la versión anterior, Power Pivot ahora está disponible en la
versión Office 2016 Professional.
La activación de Power Pivot es similar a la descrita anteriormente: Debes ir a la
pestaña Archivo > Opciones > Complementos. En la lista inferior del panel
derecho deberás elegir la opción Complementos COM y pulsar el botón Ir.

Finalmente deberás activar la casilla de Power Pivot y hacer clic en el botón Aceptar.
Las versiones de Excel 2016 donde podrás activar Power Pivot son las siguientes:
 Office 2016 Professional

 Office 2016 Professional Plus (Volume Licensing)

 Excel 2016 Stand-alone

 Office 365: ProPlus, E3, E5

Recuerda que puedes comprar Office 2016 Professional y Excel 2016 Stand-alone en
Microsoft Store y siempre tienes la opción de suscribirte a Office 365 en alguno de los
paquetes antes mencionados.

Power Pivot de 32 bits o 64 bits

Power Pivot está disponible para las versiones de Excel de 32 bits y de 64 bits pero si
estás por comprar una nueva versión de Excel, definitivamente debes considerar la
versión de 64 bits.
Por supuesto que, cualquier software de 64 bits requiere de un equipo de cómputo que
soporte dicha tecnología pero la inversión vale la pena ya que solo en dicha plataforma
podrás obtener todos los beneficios de trabajar con grandes volúmenes de datos.
Los equipos de cómputo y software de 64 bits pueden acceder a grandes cantidades de
memoria lo cual mejora en gran medida el trabajo de aplicaciones como Power Pivot.
Aunque no tendrás problema alguno en trabajar en un ambiente de 32 bits, dichos
equipos solo pueden acceder hasta 4 GB de memoria física lo cual limita en gran
medida su capacidad.

Instalar Power BI Desktop

Si has hecho todas las pruebas imaginables y aun así no es posible instalar Power Pivot
en tu versión de Excel, entonces tienes la opción de instalar Power BI Desktop. El
primer paso es descargar el software que encontrarás en el siguiente link:
https://powerbi.microsoft.com/es-es/desktop/
Power BI Desktop está disponible en varios idiomas, incluyendo el Español. El sistema
de descarga debería detectar correctamente el idioma de tu equipo y hacer la descarga
en el mismo idioma. Sin embargo, si quieres estar 100% seguro de descargar el idioma
correcto, debes hacer clic en el enlace “Opciones avanzadas de descarga” que se
encuentra debajo del botón Descargar y desde ahí elegir el idioma de tu preferencia.
Si elegiste la opción avanzada de descarga tendrás que decidir entre dos archivos
dependiendo el tipo de sistema que tengas. Si tienes un sistema de 32 bits deberás
descargar e instalar el archivo PBIDesktop.msi pero si tienes un sistema de 64 bits
deberás descargar e instalar el archivo PBIDesktop_x64.msi.
Una vez que termines la instalación y abras por primera vez Power BI Desktop tendrás
una ventana como la siguiente:

Aunque la instalación o activación de Power Pivot no es tan directa como la de otros

complementos en Excel, puedes tener la seguridad de que existe una alternativa para
tener acceso a toda esta nueva funcionalidad que Microsoft está creando.
Toma el tiempo necesario para probar la instalación de Power Pivot en tu versión de
Excel o para descargar Power BI Desktop. Recuerda que ambas plataformas son
compatibles y podrás utilizar cualquiera de ellas para analizar tus datos.