REPARE PROCESO DE REVISIÓN Y PG-09-MM.

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PROCEDIMIENTO GENERAL DEL PROCESO DE

REVISIÓN Y
MANTENIMIENTO DE AUTOMÓVILES

1. – OBJETO
2. – ALCANCE
3. - BASES DE PARTIDA, REFERENCIAS Y DEFINICIONES
3.1. - BASES DE PARTIDA

3.2. - REFERENCIAS
3.3. - DEFINICIONES
4. - RESPONSABILIDADES

5. - CONTENIDO

5.1. - GENERALIDADES

5.2.- VEHÍCULOS SUMINISTRADOS POR CLIENTE

6. - ARCHIVO
ANEXO

ANEXO 1.- RELACIÓN DE MODIFICACIONES

Revisado por: Responsable de Aprobado por: Director Gerente

Calidad

Fecha:
Fecha:
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1. - OBJETO

Asegurar la capacidad cualitativa de REPARE, S.L., en el proceso de

Mantenimiento y Revisiones de Automóviles manteniéndolo bajo
control y localizando rápidamente las posibles causas y defectos a fin
de poderlas remediar en el mínimo plazo y al mínimo coste.

2. - ALCANCE

El proceso incluye todas las fases operativas que son necesarias para
el Mantenimiento y Revisiones de todos los automóviles de los clientes
de REPARE, S.L.
3. - BASES DE PARTIDA, REFERENCIAS Y DEFINICIONES

3.1. - BASES DE PARTIDA

Norma EN-ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad.

Requisitos.

Manual de Calidad de REPARE, S.L.

3.2. - REFERENCIAS

Los formatos se indican en el archivo.

Procedimiento General Evaluaciones de Proveedores (PG-06-EP)

Procedimiento General Identificación y Trazabilidad (PG-08-ID)
Procedimiento General Control de Productos No Conformes. (PG-
13-NC)
Procedimiento General Inspección y Ensayo (PG-10-IN)
Procedimiento General Proceso de Entrega y Retirada de
Vehículos. (PG-09-AL)
Procedimiento General Formación y Adiestramiento (PG-18-FM)
Manual de Seguridad de REPARE, S.L.
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3.3. - DEFINICIONES

Reparación: Acción que se toma sobre un producto no conforme para

que cumpla los requisitos de uso previstos, aunque puede que no sea
conforme a los requisitos especificados originalmente.

Subcontratista: Empresa que proporciona un servicio a REPARE,

S.L.

4. - RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades específicas quedan definidas en el apartado de

CONTENIDO de este procedimiento.

El Responsable de Producción será el responsable de hacer

cumplir el procedimiento.

5. - CONTENIDO

5.1. - GENERALIDADES:

Los partes de taller de revisiones, averías o pinchazos serán

archivados por orden numérico informático en la carpeta “Partes
Taller”.
Los operarios de la empresa realizarán todas las revisiones y
mantenimientos de los vehículos teniendo presentes las
recomendaciones del Manual de Seguridad de REPARE, S.L.
El mecánico que realice el mantenimiento o la revisión es
responsable de elaborar el Parte de Trabajo (F-08-PT); éste siempre
será revisado y aprobado por el Responsable de Taller o el
Responsable de Producción y entregado al Departamento de
Producción para que continúe el proceso (ver punto 5.2.1.-A de
este procedimiento).

El Departamento de Taller será el responsable del archivo de toda

la documentación necesaria (Manual de Instrucciones, Plan de
Mantenimiento, Despieces) correspondiente a cada vehículo
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archivada en su carpeta y ordenada según el Listado de

Fabricantes (D-08-TM). Esta documentación será de carácter
informativo.

5.2. - VEHÍCULOS SUMINISTRADOS POR CLIENTE:

En la emisión del Albarán de Reparación de Vehículo Propiedad

del Cliente (F-08-AB) pueden contemplarse varias posibilidades,
siendo el “mismo número” de albarán desde el inicio del proceso
hasta su finalización.

5.2.1. - RECEPCIÓN DE LOS VEHÍCULOS:

En la recepción de un vehículo averiado propiedad del cliente en

nuestras instalaciones el Departamento de Atención al Cliente
procederá a realizar un Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-
AB).

En caso que el automóvil se retire del exterior el Departamento de

Producción realizará Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-
AB) manual; en caso contrario, y siempre que la carga de trabajo del
Departamento de Atención al Cliente lo permita, este proceso no
se realiza y se confecciona el Albarán de Reparación de Vehículo
(F-08-AB) informático.

 ALBARÁN DE REPARACIÓN DE VEHÍCULO (F-08-AB):

 Campos mínimos a rellenar:

- Identificación del cliente o empresa.
- Anotar fecha y hora de recepción del automóvil.
- Lugar de retirada si se retira en la calle.
- Descripción del vehículo; tipo, marca, modelo, matrícula, nº de
serie.
- Posible avería que nos comunica el cliente.
- Indicar: “Presupuesto” o “Reparar”.
- Firma del operario que retira el vehículo.
- Firma del Cliente y nombre (en caso necesario).
- Teléfono en caso necesario.
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El Departamento de Producción entregará el Albarán de

Reparación de Vehículo (F-08-AB) manual, al Departamento de
Atención al Cliente. A continuación éste procederá a realizar el
Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-AB) informático para la
asignación del correspondiente nº de Albarán, el cual se anotará
manualmente en el albarán manual.

El Departamento de Atención al Cliente o Producción accederán

al programa informático para la realización del Albarán de
Reparación de Vehículo (F-08-AB) en su recepción:

 ALBARÁN DE REPARACIÓN DE VEHÍCULO (F-08-AB):

 Campos mínimos a rellenar:

- Identificación del cliente o empresa.

- Tipo de albarán.
- Anotar fecha y hora de recepción.
- Descripción del vehículo; tipo, marca, modelo, matrícula, nº de
serie.
- La descripción de la posible avería se indicará y detallará en el
campo Observaciones.

A continuación se accederá al campo de albarán:

(A) Articulo y mediante la orden (Control +C) se introduce la
posible avería.
- En la emisión del Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-
AB) informático, puede contemplarse varias posibilidades:
 Albarán (A)
 Orden (O)
 Presupuesto(P)
 Reparación (R)

5.2.2.- CONTROL ENTREGA DE ALBARÁN DE REPARACIÓN DE

VEHÍCULO (F-08-AB):
El Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-AB) constará como
mínimo de las siguientes copias:
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 Original: Departamento de Producción (Color Blanco)

 Copia: Taller (Color Azul)
 Copia: Cliente (Color Amarillo)

5.2.3.- IDENTIFICACIÓN DEL VEHÍCULO:

El Departamento de Producción o el Departamento de Atención
al Cliente son los responsables de identificar el automóvil mediante
la colocación en la misma de la Etiqueta Identificativa (F-08-EI)
correspondiente, anotando:
 Fecha.
 Cliente.
 Nº de Orden Informática.
 Descripción del vehículo.
 Firma de la persona que recibe el vehículo.

5.2.4. - ENTRADA AL TALLER:

El Departamento de Producción es el responsable de la entrega al

Departamento de Taller del automóvil averiado, así como de la
entrega de la copia del Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-
AB) al Responsable de Taller, la cual archivará alfabéticamente en
el archivo de “VEHÍCULOS EN REPARACIÓN” para su control.
Está copia quedará archivada mientras el automóvil esté en
reparación o bien pendiente de “Aceptación o No Aceptación” de
Presupuesto.

5.2.5. - ELABORACIÓN Y COMUNICACIÓN DEL PRESUPUESTO

AL CLIENTE:
En caso de que el cliente solicite presupuesto de reparación será
responsabilidad del Departamento de Producción elaborarlo y
confeccionar el Presupuesto de Reparación (F-09-PR) informático,
según Parte de Trabajo (F-08-PT), indicando en éste el valor y
contenido. A continuación el Departamento de Producción lo
comunicará al cliente por cualquier vía de comunicación.
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Si el presupuesto es “ACEPTADO”, el Cliente informará al

Departamento de Producción por cualquier vía de comunicación la
conformidad del mismo. Seguidamente el Responsable de
Producción indicará en éste la mención “ACEPTADO” anotando el
nombre de la persona que ha autorizado la reparación y comunicará
al Responsable de Taller mediante la entrega del “presupuesto”
visado por el Departamento de Producción la realización de la
reparación de vehículos.
Si por el contrario el Cliente “NO ACEPTARA” dicho presupuesto,
éste lo comunicará por cualquier vía de comunicación al
Departamento de Producción, que indicará la mención “N/A
Presupuesto No Aceptado”. A continuación se procederá a realizar
la entrega del automóvil al cliente según se indica en el punto
5.4.7.B.

5.2.6. - REPARACIÓN DE LOS VEHÍCULOS:

En la ejecución de la reparación de los automóviles se procederá del
siguiente modo:

Los Departamentos de Producción o Atención al Cliente

comunicarán al Responsable de Taller y/o Responsable de
Logística una orden de trabajo de vehículo, en la cual se indicará la
fecha de entrada al Taller, descripción y número de matrícula del
automóvil y trabajos a realizar.

El Responsable de Taller o el Responsable de Logística

designarán al mecánico para realizar el trabajo de acuerdo con su
formación [ver Procedimiento de Formación y Adiestramiento (PG-
18-FM)].

Una vez finalizado el trabajo por el mecánico, el Responsable de

Taller o Responsable de Logística comunicarán la reparación del
automóvil al Departamento de Atención al Cliente para avisar al
cliente.
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Si el mecánico asignado a dicho trabajo detectara que no se puede

solucionar la avería del vehículo, lo comunicará al Responsable de
Taller o al Responsable de Logística, quienes comprobarán el
alcance de dicha reparación y determinarán si lo realiza otro
mecánico más cualificado o un “Subcontratista Evaluado” (ver
punto 5.2.3. de este procedimiento).

A continuación el mecánico entregará al Departamento de

Producción el Parte de Trabajo (F-08-PT) y éste accederá al
programa informático e introducirá la reparación efectuada, así como
los materiales y el tiempo empleados.

Una vez reparado el vehículo el Responsable de Taller adjuntará y

entregará al Departamento de Producción la copia azul del
Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-AB) informático o
manual, y el Parte de Trabajo (F-08-PT) correspondiente, para que
éste los archive junto con el Albarán de Reparación de Vehículo (F-
08-AB) informático o Manual (F-08-AB) (blanco) original. A
continuación el Departamento de Producción procederá a realizar
el Albarán de Reparación (F-09-AR) según el Parte de Trabajo (F-
08-PT), quedando dicho albarán archivado en la bandeja
“ALBARANES DE REPARACIÓN DE VEHÍCULOS REPARADOS-
PENDIENTES DE FIRMA Y ENTREGA AL CLIENTE”, a falta de la
firma del cliente y su correspondiente entrega según punto 5.4.7.A.
Una vez realizado el Albarán de Reparación (F-09-AR)
correspondiente, el Departamento de Producción adjuntará a éste
el Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-AB) original y copia de
taller.
5.2.7. - ENTREGA AL CLIENTE DE:
A).- VEHÍCULO REPARADO:

Cuando el Departamento de Producción realice la entrega del

vehículo reparado al Cliente, quedará constancia de ésta mediante la
firma de ambos en el Albarán de Reparación (F-09-AR), quedando
una de las copias para el Departamento de Producción que
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archivará en la carpeta “VEHÍCULOS PRESUPUESTADOS Y

REPARADOS”.

A continuación el Departamento de Producción adjuntará el

original y copia del Albarán de Reparación de Vehículo (F-08-AB)
de taller, al Albarán de Reparación (F-09-AB) para su archivo
“ALBARANES PENDIENTES DE FACTURAR” y posterior
facturación.

B).- VEHÍCULO PRESUPUESTADO Y NO REPARADO:

Cuando el Departamento de Producción realice la entrega del

vehículo “NO REPARADO” al Cliente, quedará constancia de la
entrega de éste mediante la firma de ambos en el original y copia del
Presupuesto de Reparación (F-09-PR). A continuación se procederá
a indicar en dicho albarán la mención “NO REPARADO”.
Posteriormente el Departamento de Producción archivará el
presupuesto denegado Presupuesto de Reparación (F-09-PR) en la
carpeta de “PRESUPUESTOS NO ACEPTADOS”.
6.- ARCHIVO

Responsab
Código Descripción Archivo Periodo
le
F-09- Estadística de taller por
Soporte Informático Técnico vigencia
EM vehículo
Parte de Mantenimiento de
F-09-IV Vehículos Vehículos 3 años
Vehículos
Vehículos Presupuestados y
F-09- Reparados Prop.
Presupuesto de Reparación Producción 1 año
PR Cliente/Presupuestos No
Aceptados
F-09- Vehículos Presupuestados y
Albarán de Reparación Producción 1 año
AR Reparados
F-08- Documentos y Formatos
Ficha del vehículo informática Calidad vigencia
MI Vigentes/ Obsoletos
F-08-
Albarán informático Albaranes/Facturas Clientes 3 años
AB
F-08-PT Parte de trabajo Fichas de vehículos Técnico vigencia
D-08- Documentos y Formatos
Listado de Fabricantes Técnico 3 años
TM Vigentes/ Obsoletos
F-09- Control entrega material a
Archivo registros calidad Calidad vigencia
CE proveedor / subcontratista
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ANEXO 1

Fecha de
Modificación Responsable Firma
modificación