Campos y elementos calculados, orden de resolución y listas

Contextualización

En muchas ocasiones cuando utilizamos tablas dinámicas necesitamos ampliar nuestro análisis incluyendo datos basados en cálculos que no
están en principio en el origen de de datos, por ejemplo la utilidad neta por llamada es el producto de la DURACIÓN por la UTILIDAD y dicho cálculo
no existe en el origen de datos.

Excel provee una manera de llevar acabo estos cálculos con los campos existentes en la tabla dinámica para extender el análisis, aunque
también se puede crear el campo de forma manual utilizando fórmulas y funciones.

1. Conceptos básicos de campos calculados

• Definición 1
Son campos artificiales (no están en el origen de datos ) que se crean a partir de operaciones entre otros campos ya existente en el origen de datos
estos cálculos involucran las operaciones convencionales en la hoja de cálculo
Es una columna virtual en el origen de datos que por lo tanto podemos utilizar como campo en la tabla dinámica; se crea mediante operaciones
entre campos
la interpretación de cada dato en el campo calculado depende de su forma de creación
País Ciudad Año Mes Ciudad de Destino Duración Tipo de Cliente Ingreso Costo Utilidad Calidad Quejas Utilidad Neta
Chile La Serena viernes, 29 de julio de 2005 Julio Puerto Montt 5 Poco Frecuente $ 925,00 $ 225,00 $ 700,00 BUENA No $3.500,00
Colombia Medellín sábado, 18 de agosto de 2007 Agosto Manaus 5 Poco Frecuente $ 925,00 $ 225,00 $ 700,00 BUENA No $3.500,00
Colombia Cartagena viernes, 15 de junio de 2012 Junio Bucaramanga 5 Muy Frecuente $ 925,00 $ 225,00 $ 700,00 BUENA No $3.500,00
Brasil Belo Horizonte jueves, 07 de septiembre de 2006 Septiembre Brasil 88 Poco Frecuente $ 16.280,00 $ 3.960,00 $ 12.320,00 BUENA No $1.084.160,00
Colombia Ibagué miércoles, 06 de octubre de 2010 Octubre Cali 9 Poco Frecuente $ 1.665,00 $ 405,00 $ 1.260,00 BUENA No $11.340,00
Brasil Fortaleza martes, 09 de mayo de 2006 Mayo Valparaíso 3 Promedio $ 555,00 $ 135,00 $ 420,00 BUENA No $1.260,00
Brasil Río de Janeiro miércoles, 05 de agosto de 2009 Agosto Brasil 2 Poco Frecuente $ 370,00 $ 90,00 $ 280,00 BUENA No $560,00
Colombia Cartagena sábado, 20 de septiembre de 2008 Septiembre Cartagena 7 Muy Frecuente $ 1.295,00 $ 315,00 $ 980,00 BUENA No $6.860,00
Chile Concepción viernes, 22 de julio de 2011 Julio Puerto Montt 9 Poco Frecuente $ 1.665,00 $ 405,00 $ 1.260,00 BUENA No $11.340,00
Chile La Serena viernes, 03 de diciembre de 2010 Diciembre Bogotá 2 Frecuente $ 370,00 $ 90,00 $ 280,00 BUENA Si $560,00
Brasil Salvador miércoles, 14 de marzo de 2012 Marzo Pereira 33 Frecuente $ 6.105,00 $ 1.485,00 $ 4.620,00 BUENA No $152.460,00
Brasil Manaus lunes, 14 de agosto de 2006 Agosto Bogotá 2 Muy Poco Frecuente $ 370,00 $ 90,00 $ 280,00 REGULAR Si $560,00
Colombia Santa Marta domingo, 24 de junio de 2012 Junio Brasil 82 Promedio $ 15.170,00 $ 3.690,00 $ 11.480,00 BUENA No $941.360,00
Colombia Medellín jueves, 05 de octubre de 2006 Octubre Santa Marta 16 Poco Frecuente $ 2.960,00 $ 720,00 $ 2.240,00 BUENA No $35.840,00

Campos reales: porque existen en el origen de datos en Excel Campos virtual: no existe en el origen
de datos pero si en la memoria caché
 de datos pero si en la memoria caché

¿Cuánto fue la utilidad neta por cada una de las ciudades?

2. Campos calculados: Métodos

• Método manual

Como su nombre lo indica implica crear de forma manual utilizando fórmulas y funciones en el origen de datos el campo que se necesita
Campo calculado: Método manual

Un campo calculado creado de forma manual mediante fórmulas y funciones existe en el origen de datos en Excel por lo tanto es un
campo real que se carga en la memoria RAM y una vez es incluido en el origen de datos de la tabla dinámica se cara a la memoria
caché

Tablas Dinámicas: Método Manual

• Método tablas dinámicas

Este método implica utilizar la opción que trae la funcionalidad de tablas dinámicas para crear nuevos campos a partir de los campos existentes
por medio de operaciones
• Se puede hacer uso de los operadores de comparación
OPERACIÓN SÍMBOLO (<; <=; >; >=; <>)
Adición +
Sustracción - • Se puede usar funciones siempre y cuando no haga referencias a celda o nombres definidos
Multiplicación * Por que estos se cargan en la memoria RAM y la velocidad de las tablas dinámicas radica
División / en usar la memoria caché
Potenciación ^ Para mayor detalle de memoria caché en tablas dinámicas:
Porcentaje % https://www.youtube.com/watch?v=cREze3dwYuE
Tablas dinámicas: Método tablas dinámicas

► ¡IMPORTANTE!
1) Los campos calculados se pueden colocar únicamente en el área de valores de la tablas dinámica
2) El campo calculado se aplica siempre a la suma de los datos que se realiza detrás de la tablas dinámica
*/-^

• (5 + 2 + 3) * (2 + 3 + 4) = 90 << lo que hace la tabla dinámica - SUMA luego operaciones

• (5 * 2) + (2 * 3) + (7 * 3) = 37 << Nuestra intención - Operaciones luego SUMA
 • EX. 1
Si un único campo interactúa con constante esta funcionalidad es la que debe ser usada

Del total de ganancia de cada producto el 60% queda en efectivo en caja y el 40% se agrega
en una cuenta de ahorros, elabora una tabla dinámica que muestro toda la información en detalle

• Método manual VS Método tablas dinámicas

• Si el campo esta basado en los resultados de la SUMA y solo de la SUMA de la tabla dinámica ya elaborada, entonces utilice la funcionalidad de campos calculados de tablas dinámicas

• Si el campo esta basado en la operación interna de cada uno de los valores de los elementos de los campos que interactúan, entonces cree el campo desde el origen de datos
utilizando fórmulas y funciones

Operación entre campos Método Manual Método tablas dinámicas

Adición  
Sustracción  
Multiplicación  
División  
Constantes  
Porcentaje  
* Normalmente esta tabla aplica, en todo caso siempre se debe analizar la situación particular

• Orden en las operaciones en los campos calculados de tablas dinámicas

Orden de operaciones en Excel

1. Evalúa primero los elementos en paréntesis de los mas internos a los mas externos
2. Evalúa Rangos (:)
3. Evalúa intersecciones ()
4. Evalúa Uniones (;)
5. Convierte los porcentajes
6. Realiza exponenciación (^)
 7. Realiza multiplicaciones (*) y divisiones (/) [Tienen la mismas precedencia por lo que se evalúa de izquierda derecha ]
8. Realiza sumas (+) y restas [Tienen la mismas precedencia por lo que se evalúa de izquierda derecha ]
9. Realiza concatenaciones (&)
10. Evalúa las comparaciones (<,<=,<>, >,>=)

• (Ingreso - Costo)*Duración es diferente de Ingreso - Costo*Duración

Ex. (9-4)*2=10 diferente de 9-4*2=1

• Fórmulas y funciones en campos calculados, método tablas dinámicas

Se puede utilizar cualquier función que no requiera referencias a celdas o nombres definidos en alguno de sus argumentos, es decir se puede utilizar cualquier función
siempre y cuando no lleve referencia a celda o algún nombre definido (recuerde que esto se debe a la relación RAM caché - Excel Tablas dinámicas)

○ Datos tabla dinámica [Memoria Caché], no detecta datos en RAM - Referencias a celdas y nombres [Memoria RAM]

=PRODUCTO(DURACIÓN;UTILIDAD)
Eliminar y modificara un campo calculado

• Especificaciones de los campos calculados

- Los campos calculados se pueden colocar únicamente en el área de valores de la tablas dinámica
- El campo calculado se aplica siempre a la suma de los datos que se realiza detrás de la tablas dinámica ya ninguna otra función de resumen
- El orden de las operaciones seguido por los campos calculados en las tablas dinámicas es el mismo que usa Excel
- únicamente se puede trabajar con los datos que están en la memoria caché por lo tanto no se puede hacer referencias celdas y/o nombres definidos
- No se puede hacer referencia a ningún subtotal o total de la tabla dinámica

3. Elementos calculados conceptos básicos

• Definición 1
Son elementos artificiales (no están en ningún campo del origen de datos ) se crean a partir de operaciones existentes entre los elementos de campos ya existentes

• Definición 2
Es una fila virtual en el origen de datos que por lo tanto podemos utilizar los elementos en la tabla dinámica; se crea mediante operaciones
entre elementos ya existentes de otros campos en el origen de datos
 País Ciudad Año Mes Ciudad de Destino Duración Tipo de Cliente Ingreso Costo Utilidad Calidad Quejas
Chile La Serena viernes, 29 de julio de 2005 Julio Puerto Montt 5 Poco Frecuente $ 925,00 $ 225,00 $ 700,00 BUENA No
Colombia Medellín sábado, 18 de agosto de 2007 Agosto Manaus 5 Poco Frecuente $ 925,00 $ 225,00 $ 700,00 BUENA No
Colombia Cartagena viernes, 15 de junio de 2012 Junio Bucaramanga 5 Muy Frecuente $ 925,00 $ 225,00 $ 700,00 BUENA No
Brasil Belo Horizonte jueves, 07 de septiembre de 2006 Septiembre Brasil 88 Poco Frecuente $ 16.280,00 $ 3.960,00 $ 12.320,00 BUENA No
Colombia Ibagué miércoles, 06 de octubre de 2010 Octubre Cali 9 Poco Frecuente $ 1.665,00 $ 405,00 $ 1.260,00 BUENA No
Brasil Fortaleza martes, 09 de mayo de 2006 Mayo Valparaíso 3 Promedio $ 555,00 $ 135,00 $ 420,00 BUENA No
Brasil Río de Janeiro miércoles, 05 de agosto de 2009 Agosto Brasil 2 Poco Frecuente $ 370,00 $ 90,00 $ 280,00 BUENA No
Colombia Cartagena sábado, 20 de septiembre de 2008 Septiembre Cartagena 7 Muy Frecuente $ 1.295,00 $ 315,00 $ 980,00 BUENA No
N A viernes, 22 de julio de 2011 Julio Puerto Montt 9 Poco Frecuente $ 1.665,00 $ 405,00 $ 1.260,00 BUENA No

• Importancia de los elementos calculados

Los elementos calculados son especialmente importantes porque nos permite agrupar conjuntos de elementos de un campo y hacer operaciones entre ellos,
a diferencia de sólo agrupar como sucede con la funcionalidad de agrupación en tablas dinámicas, que únicamente nos brinda la adición de la agrupación elaborada
mientras que con elementos calculados podemos hacer operaciones y utilizar funciones para obtener un resultado.

• Método tablas dinámicas

Este método implica utilizar la opción que trae la funcionalidad de tablas dinámicas
para crear un nuevo elemento en un campo a partir de los elementos existentes

Ejemplo

Dado la lista de datos suponga que se necesita hacer una comparación del promedio de los seis primeros mese del año con los últimos seis meses de un año
especifico

=PROMEDIO(Enero; Febrero; Marzo; Abril; Mayo; Junio) <- Elemento único

=PROMEDIO(Julio; Agosto; Septiembre; Octubre; Noviembre; Diciembre) <- Elemento único Tabla dinámica 4

• Analizar -> Cálculos -> Cálculos, elementos y conjuntos -> Campo calculado (Se debe dejar la celda activa siempre en algún elemento del campo)

• Especificaciones de los elementos calculados

- No se puede utilizar elementos calculados en una tabla dinámica que use: promedio, desviación o varianza
 - No se puede utilizar el campo de filtro para crear elementos calculados, tampoco se puede mover elemento calculado al área de filtros

- No se puede añadir un elemento calculado a un reporte de tabla dinámica donde el campo esta agrupado, tampoco se
puede agrupar campos en una tabla dinámica que contiene elementos calculados

- Las fórmulas de en elementos calculados no puede hacer referencias a celdas ni a nombres.

4. Orden de resolución y listas

• Orden de resolución

Si el valor de una celda en una tabla dinámica depende del resultado de dos o mas elementos calculados, tenemos la opción de cambiar
el orden el que se resuelven los elementos calculados; es decir se puede definir en que orden se van calculando los elementos calculados.

• Documentación de fórmulas

Las tablas dinámicas nos permite hace una lista de todos los campos y elementos calculados que nos brinda detalle de cada uno, su utilidad se ve reflejada
cuando se quiere conocer que cálculo se realizo en determinado campo o elementos calculado, además nos permite conocer el orden de resolución

© Excel Free Blog by Miguel Caballero Sierra, Marzo 2014