Ciclo de vida útil de un documento administrativo

Por Sergio Delgado En_Custodia DocumentalComentarios

Muchos de nosotros tenemos documentos que guardamos por su gran importancia y valía y
necesitamos que estén bien a salvo. La mayoría de estos los tenemos en papel pensando
que van a ser eternos y no nos damos cuenta que quizás nos convendría hacer una
digitalización documental, evitando de esta forma deterioros o posibles pérdidas.

En la actualidad cada vez hay más documentos en formato electrónico pero es innegable
que por ahora el papel sigue siendo el formato más empleado. En definitiva, un documento
sirve para tener una prueba material de un hecho. A medida que pase el tiempo puede
que lleguemos a almacenarlo entre muchos otros y cuando nos haga falta en un momento
determinado no lo encontremos. La digitalización documental nos ayudaría en estos casos
para tenerlo todo bien organizado. Ciudades como Nerja ya han digitalizado su archivo
municipal, haciéndolo accesible para los vecinos.

Si nos referimos a un documento administrativo este en un principio deberá ser protegido en

un archivo de oficina por un término de 5 años. Se ha establecido de esa forma porque en
esos primeros años será más probable que en un momento determinado nos haga falta.
Pasado este período de tiempo el documento pasa al archivo central. Es allí donde van a
parar todos los documentos que ya no se emplean habitualmente pero quizás sean
requeridos en un momento determinado. Aquí se encuentran gran número de archivos de
oficina y los documentos permanecerán allí durante 15 años, aunque este término puede
variar dependiendo del espacio existente.

Transcurridos esos años los documentos pasan al Archivo General de la Administración

donde permanecerán un período de 25 años. Finalmente, serán transferidos al Archivo
Histórico Nacional aunque este muchas veces se encuentra saturado por lo que el Archivo
General de la Administración a veces también funciona como Archivo Histórico Nacional.
La digitalización documental sería clave para evitar esta saturación. Cuando los
documentos son transferidos a su lugar definitivo existe la responsabilidad de que se
conserven correctamente y puedan estar accesibles a los usuarios cuando estos los
demanden.

Por desgracia, existen documentos que se acaban perdiendo o no son considerados de

suficiente valor para llegar al Archivo Histórico Nacional. El proceso de transferencia de
documentos de un archivo a otro es muy importante, ya que si no se hace
cuidadosamente los documentos suelen llegar desordenados complicando su posterior
localización. Es por ello que por medio de la digitalización documental podríamos
ahorrarnos búsquedas interminables de documentos y evitaríamos desplazamientos
innecesarios.