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PROCEDIMIENTOS HOJA: 1 de 9

NÚMERO: PMA-CD-1
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FECHA:
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y REVISIÓN:
FORMATOS

ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Revisión: Fecha: Motivo de las modificaciones:

LOCALIZACIÓN EN EL SERVIDOR

Índice
1. Objeto
2. Alcance
3. Referencias
4. Desarrollo
5. Responsabilidades
6. Registros
7. Documentación complementaria
PROCEDIMIENTOS HOJA: 2 de 9
NÚMERO: PMA-CD-1
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FECHA:
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y REVISIÓN:
FORMATOS

1. OBJETO

El objeto de este procedimiento es definir los pasos que se siguen y la estructura que se adopta para el
manual de medio ambiente, el manual de procedimientos y las instrucciones y toda la documentación del
SGMA de T-A.

2. ALCANCE

Este procedimiento afecta a toda la documentación que se refiera al medio ambiente y a la que se
referencia mediante unos códigos y una estructura como se indica más abajo .

3. REFERENCIAS

MANUAL AMBIENTAL DE T-A.


MANUAL ISO 14001 IHOBE

4. DESARROLLO

4.1. La elaboración de la documentación.

La documentación de T-A se estructura en cuatro niveles: el manual medioambiental, los


procedimientos, las instrucciones y los formatos y los datos. El significado de los acrónimos se
encuentra en el índice del manual.

a) El manual:
 El manual se divide en apartados que corresponden aproximadamente a los puntos de la norma
ISO 14001. Se identifican mediante un número o código: MAN-FO por ejemplo; donde MAN
hace referencia a manual y FO a formación. En formato electrónico se mantiene la codificación
(más la extensión .doc) y se encuentran en la carpeta Manual.
 La primera hoja es la portada. Contiene la edición, si la copia es o no controlada y las firmas de
quien elabora el manual, de quien lo revisa y de quien lo aprueba. Las firmas en esta primera
hoja se extienden al resto de los documentos.
 Los apartados del manual contienen una hoja inicial que indica el índice y su localización en el
servidor. Se indica también la revisión, la fecha correspondiente y la causa de las
modificaciones si las hubiese. Cuando un documento llega a la 10 revisión se realiza una nueva
edición de dicho documento que se indica en el encabezado. Especialmente y para uniformar el
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manual con su versión en euskara se realizó una primera edición, indicada en la portada, y
todos los documentos del manual pasaron a revisión 0.
 El manual, junto con el resto de la documentación, se distribuye al personal que corresponda y
se guarda una copia en el servidor para su consulta por medio de la intranet.

b) El manual de procedimientos.

Contienen los procedimientos desarrollados a partir del punto del manual correspondiente. El código
contiene tres apartados:
 PMA. Procedimiento medioambiental.
 Se refiere al punto del manual correspondiente codificado como se ha indicado para el manual.
PMA-FO formación, por ejemplo.
 En el tercer nivel se numeran correlativamente.

Las revisiones, fechas de las revisiones y causas de las modificaciones se indican en la primera hoja
junto al título, la localización en el servidor y el índice.

c) Las instrucciones o formatos.

Se originan a partir de los procedimientos y pueden tener un encabezamiento que indica fechas,
revisiones y la persona que las elabora, revisa y aprueba. También se pueden presentar como listas o
formularios. Se codifican de la siguiente manera:
 IMA. Instrucción medioambiental, FOR formularios o formatos.
 Las siguientes letras y el número se refieren al apartado de la norma y el orden del
procedimiento correspondiente codificado como se ha indicado. IMA-FO-1 formación, por
ejemplo, hace referencia al procedimiento PMA-FO-1.
 En el cuarto nivel se numeran correlativamente: IMA-FO-1-1.

d) Los datos.

Son las referencias que usa el sistema y pueden ser de origen interno o externo. Se codifican:
 DAT- indica que son datos.
 El apartado del manual correspondiente.
 Un número de orden.

e) Los registros.

Son las evidencias de que el sistema está en marcha:


 R- señala que es registro.
 El resto indica el formato del que proviene y que a su vez hace referencia al procedimiento.
 Al final hay una referencia al contenido del registro.

Las siguientes hojas contienen el modelo que se ha


seguido para la elaboración del presente manual, de
los procedimientos y de las instrucciones:
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HOJA: de total
LOGO DE LA MANUAL NÚMERO: CÓDIGO
INSTITUCION FECHA:
APARTADO DE ISO 14001 REVISIÓN: 0

APARTADO DE ISO 14001


HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Revisión: Fecha: Motivo de las modificaciones:

LOCALIZACIÓN EN EL SERVIDOR.

Índice
1. Objeto
2. Referencias
3. Aplicación y responsabilidades
4. Documentación complementaria
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NÚMERO: PMA-CD-1
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FECHA:
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y REVISIÓN:
FORMATOS

1. OBJETO

Describe claramente el motivo del procedimiento, requisitos y finalidad.

2. REFERENCIAS

Se señalan todos los documentos que han servido de base a la elaboración del procedimiento.

3. APLICACIÓN Y RESPONSABILIDADES

Aquí se señala el campo de aplicación del apartado del manual correspondiente y a quien corresponde su
desarrollo.

4. DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

Los anexos o hipervínculos completan la información correspondiente al punto del manual y se indican con
su nombre y por medio de enlaces a los documentos que los relacionan.
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HOJA: de total
LOGO DE LA PROCEDIMIENTOS NÚMERO: CÓDIGO
INSTITUCIÓN FECHA:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN: 0

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO


HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Revisión: Fecha: Motivo de las modificaciones:

LOCALIZACIÓN EN EL SERVIDOR.

Índice
1. Objeto
2. Alcance
3. Referencias
4. Desarrollo
5. Responsabilidades
6. Registros
7. Documentación complementaria
PROCEDIMIENTOS HOJA: 7 de 9
NÚMERO: PMA-CD-1
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PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y REVISIÓN:
FORMATOS

1. OBJETO

Define el motivo del procedimiento. Un procedimiento es una descripción documentada de cómo y por
quién han de ejecutarse ciertas tareas para conseguir el cumplimiento de la política medioambiental de la
empresa. Las instrucciones son la descripción detallada de los procedimientos.

2. ALCANCE

Se señalan las secciones de la empresa afectadas por el procedimiento y/o las instrucciones.
Referencias

3. REFERENCIAS

Se indican las fuentes de apoyo para la elaboración de los procedimientos o las instrucciones.

4. DESARROLLO

Se describen las acciones o se detalla la información relacionada con el procedimiento. Es decir, se


documenta toda la información a la que hace referencia el procedimiento: plazos, responsabilidades, forma
de llevarlo a cabo, etc.

5. RESPONSABILIDADES

Se señalan sólo las personas y las labores a realizar. Deben incluirse todas las acciones identificadas en el
punto 4: Desarrollo.

6. REGISTROS

Se indica del conjunto total de la documentación, aquella que debe ser archivada. Los registros se
diferencian de los documentos en que aquellos contienen datos o información que es variable con el tiempo.
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7. DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

Se hace referencia a las instrucciones, listados o formatos.


El procedimiento y las instrucciones se mecanografian en impresos para su distribución y se guardan
también en soporte informático.

4.2. La distribución de la documentación.

El responsable medioambiental mantiene una lista de los documentos en vigor donde se recoge la
versión vigente de cada documento.

Los documentos del SGMA se someten a una distribución controlada por el responsable de
medioambiental, según el contenido de los diferentes procedimientos. La distribución del documento
debe registrarse en la hoja de “Control de distribución”.

Si la distribución se hace por la Intranet del centro, el receptor manda un acuse de recibo al responsable
medioambiental para su registro.

Es, por tanto, responsabilidad del receptor del nuevo documento controlado la anulación y eliminación
del anterior.

A todas la personas que reciben documentos controlados se les hace entrega, o se les recomienda la
descarga, de las modificaciones realizadas como consecuencia de las revisiones. Debe constar que
dicha persona tiene el documento en la última revisión.

4.3. Los criterios de seguimiento.

Los cambios en la documentación se realizan teniendo en cuenta lo siguiente:


 Como consecuencia de la revisión general anual que se realiza para analizar el estado
de la documentación.
 De forma extraordinaria a consecuencia de auditorias o por cambios de los
procedimientos en los que se basaron.
 A petición del Jefe de Sección, previo reconocimiento del grupo de trabajo que se pueda
formar para su estudio.

En la intranet la documentación que se guarda en el servidor es la que está en vigor y es a la que se


accede. La documentación obsoleta es guardada en CD-ROM.
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5. RESPONSABILIDADES

El responsable medioambiental elabora los procedimientos y las instrucciones con el apoyo del comité
medioambiental.

6. REGISTROS

Se registra el control de la distribución y los documentos auxiliares (carteles, etiquetas,...).

7. DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

Formato para la trazabilidad de la documentación de T-A.

Formato para el control de distribución de la documentación.

Índice de los apartados del manual, de los procedimientos, las instrucciones y datos.

Control de distribución.

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