Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CAPITULO 1
1
TEORÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
1.4.- Preguntas.
William P. Leonard
E. Jefferson.
Chapman y Alonso.
Es una función técnica, realizada por un experto en la materia , que consiste en la aplicación
de diversos procedimientos , encaminados a permitirles emitir un juicio técnico.
Significado de Auditoría.
En la actualidad es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con
alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de:
2
- La calidad , tanto individual como colectiva , de los gerentes ( Auditoría
administrativa funcional o procesal)
- La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (Auditoría
Analítica)
Y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y objetivos,
estructura organizacional, sistemas y procedimientos, información, métodos de control, etc.
Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les
impone la realidad. Y no solo los periodos de crisis sino también los de éxito, los que originan
cambios a los que necesariamente hay que adaptarse. Se hace necesario analizar los
problemas y causas que están dificultando el desarrollo operativo de la empresa.
Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes, políticas y presupuestos, y
los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organización debe ser analizada y
evaluada en todos sus aspectos.
3
Es decir, preguntarse: ¿Qué necesitaría conocer acerca del trabajo que se está
desarrollando?, ¿cómo planear el trabajo?, ¿Cómo motivar el desempeño alcanzado? ,
¿Cómo motivar al personal?, ¿Cómo controlar el trabajo asignado?, ¿Cómo asegurarse que
el trabajo fue desarrollado precisa, completa y oportunamente?
4
CAPITULO 2
ORGANIZACIÓN Y ESTRATEGIA
2. 1.- Concepto.
2. 3.- Planeación
2.5.- Implementación
2.6.- Evaluación
2.7.- Preguntas
2.1.- CONCEPTO
El término organización tiene diferentes acepciones. Cada una de ellas se utiliza en función
del significado, contexto o sentido que se le quiere dar.
Planeación de Estudio
Recopilación de datos
Análisis de datos
Formulario de Recomendaciones
Implementación
Evaluación
5
2.2.- VISION DE ESTUDIO
Esta etapa constituye el paso inicial de un análisis organizacional, a partir del cual se puede
lograr una aproximación a las competencias centrales de una organización para
dimensionar las líneas de acción que orientan su desempeño, esto es visualizar su razón de
ser y alcance de acciones que emprende.
FUENTES INTERNAS
Nivel Medio.- Nivel responsable de preparar los planes y programas que conforman el
aspecto táctico; esta jerarquía le atribuye la función de supervisión, que te permite como
auditor detectar cambios en las condiciones del trabajo y proponer acciones necesarias para
su estudio.
Área Afectada.- Unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona
correctamente, lo que se detecta por síntomas como retraso o desarticulación para
desahogar el trabajo. Dispersión de esfuerzos, elevación de costos, incremento desorbitado
del número de personal, etc., factores que determinan para que el auditor administrativo
proponga realizar ajustes organizacionales.
6
2.5.- IMPLEMENTACIÓN
2.6.- EVALUACIÓN
Con este propósito debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parámetros
delineados en el proyecto de estudio, lo que permitirá traducir las acciones para evaluar las
medidas de mejora introducidas.
2.7.- PREGUNTAS.
2.- ¿Cuáles son las etapas de la metodología para el desarrollo de las Auditorias
Organizacionales?
7
CAPITULO 3
CONTROL.
Verificar.- Implica algún medio de medición y alguna norma que pueda servir como marco de
referencia en el proceso de control.
El control es una función, que se inserta dentro del proceso administrativo, y presenta
características perfectamente diferenciadas según el nivel de decisión que se opere.
El control es función de todos los administradores, desde el gerente general hasta los
supervisores de línea, en todas las organizaciones.
8
3.3.- EL CONTROL DE LAS ORGANIZACIONES
El control es un proceso formado por varias etapas definidas, sin importar la función o
actividad.
Proceso de Control.
Medir
Establecer Normas desempeños
9
Establecer Normas.- Esta etapa comprende la fijación de normas para todo tipo de
funciones operacionales y actividades. Podemos definir una norma como una unidad de
medida establecida para servir como un modelo o criterio.
Medir el Desempeño.- Esta segunda etapa del proceso del control interno consiste en medir
y juzgar lo realizado. En otras palabras “mostrar lo que se ha logrado”.
Comparar lo realizado con las normas.- Esta es la etapa más difícil del proceso de control
interno. Una vez que se ha obtenido la información sobre el funcionamiento, el siguiente
paso en el proceso de control consiste en comparar este funcionamiento con la norma o
estándar. Debe en consecuencia analizar, evaluar y juzgar los resultados como parte
definida del proceso del control.
Tomar medidas correctivas.- Esta última etapa del proceso puede considerarse como el
hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas o que se hagan
esfuerzos para que los resultados estén de acuerdo con lo operado.
Los sistemas de control para lograr un uso óptimo, deben poseer ciertas características que
son las siguientes:
2.- Seguir una estructura orgánica.- La función de control no puede sustituir una estructura
orgánica. Los buenos controles están bien relacionados con la estructura orgánica y
muestran su eficiencia, así como las de sus procedimientos en cuanto a su diseño y función.
El enviar la información al gerente o jefe de área es una forma efectiva de hacer factible la
práctica del control al más bajo nivel posible de la empresa.
3.- Ubicación estratégica.- No es posible fijar controles para cada aspecto de un organismo,
aun cuando éste sea de pequeña o de medianas magnitudes. Por tanto, es necesario
establecer controles en ciertas actividades de la operación siguiendo un criterio estratégico.
4.- Un control debe ser económico.- Este punto se refiere al aspecto de que cuando hay un
control excesivo, ese punto puede ser gravoso y provocar un efecto sofocante en el
personal.
El control nunca puede ser completo las variaciones de las expectativas son inevitables. La
función de control debe enfocarse hacia el mantenimiento de un equilibrio dinámico dentro
de los límites permitidos del plan.
10
5.- Revelar tendencias y situaciones.- Los controles que exponen la situación actual de una
fase específica de una actividad son relativamente fáciles de preparar, ya que solo son
necesarios los controles que muestran periódicamente la actividad por controlar.
6.- Hacer resaltar la excepción.- Existen dos razones del porqué un sistema de control
efectivo acentúa la excepción. La primera es la cantidad de información producida, que aun
en pequeños organismos es tan extensa que hace difícil sino imposible, determinar la
importancia de toda la información.
Realizar una revisión de cada acción de los subordinados o consultores antes de accionar
consume tiempo y esfuerzo del administrador.
DEFINICION DE EVALUACIÓN
11
Auditoría Administrativa.- Debe ser efectuada por una firma de licenciados en
Administración. Es un enfoque sistemático para la evaluación del total de la actuación
administrativa. Enfoca su atención sobre factores internos (Aéreas funcionales, proceso
administrativo, aspectos analíticos) , y factores externos ( ambiente) ; además hace hincapié
en la medición de los resultados del desempeño gerencial por sobre la depreciación del
propósito de la misma.
Los controles proporcionan marcos de referencia sencillos, pero efectivos, para evaluar y
medir el funcionamiento de áreas importantes en un organismo social. Dichos controles son
principalmente útiles en la administración de una empresa y suministran comprobaciones
para detectar rápidamente áreas de peligro o, bien, conformar que se está logrando lo
planeado.
Es posible también aplicar las técnicas de Auditoría como un medio para ponderar la
efectividad de la actuación de la administración, es una ampliación denominada
frecuentemente auditoría administrativa.
3.9.- PREGUNTAS
1.- ¿Cuáles son los significados y los sentidos de la palabra control?
2.- ¿Explica cada etapa del proceso del control? Y dibuja el ciclo del control
3.- ¿Cuáles son las características, para que el sistema de control logre un uso óptimo?
4.- ¿Cuál es la definición de evaluación?
5.- Elabora un resumen del subtema control y auditoria.
12
CAPITULO 4
CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
4.1.- Clases de Auditoría
4.2.- La Administración Deficiente
4.3.- Análisis
4.4.- Evaluación.
4.5.- Preguntas.
4.1.- CLASES DE AUDITORIA.
Existen cuatro clases principales de Auditoría
1.- Auditoría Financiera
2.- Auditoría Interna
3.- Auditoría Administrativa
Estas clases tienen varias características en común:
Existen sin embargo diferencias reales o postulados entre las diversas clases de Auditoría,
por lo que merecen ser definidas.
1.- Auditoría Financiera.- Consiste en una revisión exploratoria y crítica de los controles
subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa, realizada por un contador
público, cuya conclusión es un dictamen acerca de la corrección de los estados financieros
de la empresa.
2.- Auditoría Interna.- Proviene de la Auditoría Financiera y consiste en: una actividad de
evaluación que se desarrolla en forma independiente dentro de una organización , a fin de
revisar la contabilidad , las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector
y constructivo para la administración (gerencial). Es un instrumento de control que funciona
por medio de la medición y evaluación de la eficiencia de otras clases de control, tales como
procedimientos, contabilidad y demás registros; informes financieros; normas de ejecución
( como presupuestos y costos estándar), etc.
3.- Auditoría de Operaciones.- Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la
efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando
personal no especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la
administración que objetivos se cumplan, y determinar que condiciones pueden mejorarse.
13
- Revisión de prácticas
5.- Auditoría Fiscal.- Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes
impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista fisco:
S.H.C.P., dirección o tesorería de hacienda estatal o tesorería municipal.
7.- Auditoría de Legalidad.- Este tipo de Auditoria tiene como finalidad revisar si la
dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha observado el cumplimiento de
disposiciones legales que sean aplicables.( leyes, reglamentos , decretos, circulares ,
etcétera).
- Los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con debidas economías,
eficacia y eficiencia.
Raras veces se hallará una empresa que muestre un alto grado de buena administración.
Algunas cuentan con aspectos positivos. En su, mayoría, la administración trabaja mejor
como un equipo, mediante el control de una sola persona.
A continuación se presenta una lista de algunas de las causas ordinarias que pueden
contribuir a una deficiente administración o a una empresa mal llevada.
14
Estas son:
a) Objetivos
b) Políticas
c) Procedimientos
d) Programas
e) Presupuestos
f) Estrategias
g) Recursos Humanos
h) Estructura de mando y jerarquía
i) Estructura financiera
j) Ejecución.
k) Comunicaciones
l) Métodos de Control
m) Relaciones fiscales
n) Vínculos comerciales
o) Recursos materiales
p) Mercadotecnia
q) Producción
15
r) Organización
4.3.- ANÁLISIS
“Es el proceso de separar las partes de un todo hasta conocer los elementos de que está
compuesto”.
4.4.- EVALUACIÓN
4.5.- PREGUNTAS.
1.- ¿Cuáles son las cuatro clases principales de auditoría que existen?
2.- ¿Cuáles son las características que tienen en común estas auditorías?
3.- Existen sin embargo diferencias reales o postulados entre las diversas clases de
Auditoría, por eso merecen ser definidas. Defínelas
4.- ¿Cuáles son las causas ordinarias que pueden contribuir a una deficiente administración
o a una empresa mal llevada?.
16
CAPITULO 5
5.5.- Preguntas.
Sistemático.- Normalmente todas las empresas analizan los problemas que van
encontrando y que dificultan o traban su desarrollo.
En las empresas medianas y pequeñas, es el dueño el que debe hacerlo en forma directa o
quizá solo orientar el análisis.
17
5.2.- CONCEPTO DE EVALUAR.
Auditoría Administrativa
Objetivo Principal
Proporcionar un programa
administrativo General
18
Objetivos Secundarios:
El auditor administrativo se convierte en uno de los escasos individuos que ven desde un
punto de vista imparcial e independiente las necesidades íntimas, capacidad y métodos de
una variedad de departamentos. En ese carácter se convierte en una fuente importante de
información y asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas
administrativos de las áreas que el conoce perfectamente.
5.5. PREGUNTAS.
1.- ¿Cuál es el análisis sistemático, cual es el integral y cual el periódico?
19
CAPÍTULO 6
- Cuando los exámenes sean de poca magnitud y de naturaleza repetitiva, se hace un estudio
sobre el costo/beneficio del trabajo en relación con los riesgos de protección de los recursos
materiales del examen.
- Poner énfasis en diferentes áreas sujetas a examen. Este plan puede aplicarse en aquellos
casos en que las condiciones de Control, no son razonablemente satisfactorias, pese a las
recomendaciones de auditoria anteriores.
c) Recomendaciones Generales.
El planteamiento de las tareas de auditoría debe ser flexible, tanto en su frecuencia como
en su área de cobertura. No debe haber una fórmula fija de planear las Auditorías; el
calendario debe estar basado en los objetivos a revisar, los recursos y el tiempo disponible
así como la experiencia y el juicio a criterio del auditor.
El trabajo de Auditoría debe programarse de manera que interfiera lo menos posible con la
empresa auditada.
20
Se elaborará un cronograma de actividades, destinado una parte del tiempo para la
atención de imprevistos; solicitudes urgentes de asuntos a revisar, ordenadas por los
superiores jerárquicos.
21
a) Compilar los criterios básicos para la ejecución de la Auditoría Administrativa tales como:
Objetivo General
Objetivo Específico
Procedimientos más importantes
Oportunidades para aplicarlos.
Informes a emitir
Otros aspectos relevantes.
b) Obtener el mejor conocimiento de la institución a auditar, al dar seguimiento a las
recomendaciones de auditoría anteriores, al coordinar acciones con la empresa, al conocer
el objeto social, las leyes, las normas, y otras disposiciones aplicables.
c) Lograr el entendimiento suficiente del marco integrado del control interno de la entidad
como base para su evaluación y determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los
procedimientos de auditoría.
d) Efectuar la evaluación de riesgo de auditoría, que comprende los riesgos inherentes, de
control y de detección, los que deben ser evaluados y calificados en forma separada.
e) Elaborar un cronograma para la ejecución de la auditoría, identificando las fechas claves,
para su ejecución de tiempo y forma, personal técnico requerido, definición sobre el apoyo
de especialistas por la complejidad de trabajo, establecer los productos a completar y la
fecha estimada de terminación.
4.- Responsables del plan del trabajo
Debido al alto grado de importancia que tiene la planeación de la auditoría para optimizar
el uso de los recursos humanos, materiales y financieros destinados al control y para
alcanzar los objetivos de la auditoría, esta deberá ser efectuada por administradores o
contadores con suficiente experiencia y competencia profesional.
En tal sentido el encargado en jefe de Equipo, con el asistente del supervisor que hayan
asignado para el examen, será el responsable de efectuar esta fase de la auditoría.
5.- Esquema del Plan Específico de Trabajo
El plan específico debe ser flexible, por tanto es posible incluir modificaciones durante el
desarrollo del trabajo de campo, dependiendo de las circunstancias especiales que se
presentan.
22
Estructura del plan de trabajo para cada Auditoría Administrativa
23
5.1.-Antecedentes.- En esta sección se hará referencia a la orden de trabajo y el motivo por
el que se ejecuta el examen.
5.2.- Objetivos del examen.- Se redactarán los objetivos generales y específicos que se
espera alcanzar con el desarrollo de la auditoría o examen especial a realizar. La fijación de
estos objetivos en conceptos generales debe originarse desde la elaboración del plan de
Auditoría.
5.3.- Reconocimiento del sistema o ambiente de control del área o actividad sujeta a
examen.
Se describirá el grado de comprensión que se ha logrado respecto de la organización;
principales ciclos de operaciones claves; capacidad de liderazgo; sistema de procesamiento
electrónico de datos; estructura básica del sistema de control interno; ideas iníciales sobre
la idoneidad del personal clave de las operaciones sujetas a examen.
En esta fase se deben determinar los principales factores de riesgo de la auditoría que
pueden advertirse en una apreciación inicial. Los resultados de estas opiniones tienen
singular efecto en la definición de la estrategia de auditoría y los enfoques del examen.
Los papeles de trabajo son confidenciales y los que documentan esta fase adquieren singular
grado de confiabilidad y deben ser custodiados en mayor cuidado.
5.4.- Alcance.
Con los resultados de evaluación de Control Interno, se pueden definir con mayor precisión
el trabajo a realizar. El periodo es un aspecto definido.
5.5.- Recursos a Utilizar
Al planificar la auditoría debe tenerse especial cuidado en la determinación de los recursos a
utilizar: (financieros, materiales y humanos), un mal calculo ocasionará pérdidas
innecesarias o desperdicios de recursos.
a) Humanos.- Comprende el detalle del nombre y cargo de las personas que integran el
equipo de auditoría, como son: Supervisor asignado, el encargado o jefe de equipo y el
número de miembros operativos que se consideran necesarios de acuerdo al alcance del
examen.
b) Materiales.- Se hará un listado de los materiales estimados que se ocuparan en el
desarrollo de trabajo de campo, incluirá: Hojas columna res de diferente tamaño, lápices de
grafito, lápices de color de cintas para máquinas calculadoras, reglas, papel membretico y
sobres, sacapuntas etc.
c) Financieros.- De ser necesario el plan contendrá un presupuesto de los recursos
financieros que se requiera para el examen. Incluyendo viáticos y transporte.
5.7.- Productos a obtener.- En esta sección se hará una relación de los productos que se
espera obtener una vez finalizada la Auditoría. Estos pueden ser: Informe largo o Informe
corto de auditoría, papeles de trabajo, síntesis del informe, pliego de reparos o
24
memorándum de antecedentes de responsabilidades, memorándum de recomendaciones,
etc.
5.8.- Tiempo estimado.- El plan contendrá el tiempo estimado durante el cual se espera
desarrollar el trabajo, desde la emisión, hasta la redacción y entrega del informe final.
Esta estimación será tanto en días hábiles como también calendarios, indicando lógicamente
las fechas de inicio y la fecha probable de finalización, incluyendo la preparación del
borrador del informe y la comunicación de los resultados de la auditoría.
1.- Revisar el orden y trabajo y determinar las instrucciones específicas, alcance y más
detalles sobre el examen.
VISITA PREVIA:
2.- Trasladarse a la entidad sujeta a examen portando la carta de presentación del equipo de
trabajo, entrevistarse con el director general.
1.- Proceder al estudio comprensivo que permita preparar los cuestionarios y programas de
auditoría así como los papeles de trabajo necesarios.
25
PREPARACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO DE CARÁCTER GENERAL:
1.- Elaborar los cuestionarios de control interno y programas de auditoria específicos para
cada área a revisar en la empresa.
2.- Considerar en papeles de trabajo: las marcas de auditoría, siglas, estructura básica del
informe final, criterios de selectividad básicos, índice y referencia ión de papeles de trabajo,
hoja principal de trabajo, distribución de trabajo entre los miembros del equipo y otros
papeles que considere necesarios.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
2.- Aplique otros procedimientos de auditoría que considera necesarios en las circunstancias
relativas de planeación y programación de la auditoria, redacte los mismos e incluya en el
presente programa.
1.- Entrevista con la máxima autoridad, presentar a los miembros de la auditoría, disponer el
inicio del examen.
4.- Aplicar los procedimientos de carácter general que consideres necesarios en las
circunstancias relativas y programación de la auditoría, redactar los mismos e incluir en el
presente programa.
5.-Una vez distribuido el trabajo, iniciar la aplicación de los cuestionarios de control interno y
programas de auditoría específicos para cada área a revisar.
1.- AUTORIZACION
26
1.1.-USO DE LA AUTORIZACION
La autorización debe ser por escrito, señalando la clase de auditoria a efectuar, objetivos,
alcance y personal designado para su realización.
Las normas de ejecución del trabajo exigen que éste sea cuidadosamente planeado, por lo
tanto, la preparación para efectuar la auditoría es sumamente importante, pues se tiene
que decidir previamente los procedimientos de auditoría que se van a emplear, la extensión
de los mismos, la oportunidad de aplicación, los papeles de trabajo en los cuales se van a
registrar los resultados y por último, el personal que deberá de asignarse al trabajo.
Luego de que el auditor en jefe de equipo diseña los procedimientos a emplear, la extensión
del examen, las pruebas requeridas como evidencias, los recursos humanos necesarios y el
tiempo estimado de duración.
27
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO
1) Entrevistas de funcionarios
6.6.- PREGUNTAS.
28
CAPÍTULO 7
7.7.- La entrevista
7.8.- Preguntas
29
7.3.- CLASES DE TECNICAS
Las técnicas de Auditoría se agrupan de la siguiente manera:
Análisis
Verificación Escrita Conciliación
Confirmación
Comprobación
Revisión Selectiva. Aplicada a áreas que por su volumen u otras circunstancias no están
comprendidas en la revisión o constatación detenida o profunda. Consiste en revista
relativamente rápida a datos normalmente presentados por escrito.
En la aplicación de esta técnica el auditor debe presentar atención a la identificación de
operaciones fuera de lo común, en el área sujeta a revisión.
La revisión ocular es un examen rápido con fines de separar mentalmente asuntos que no
son típicos o normales.
30
Rastreo.
Rastrear. Seguir una operación de un punto a otro dentro de un procesamiento.
Al revisar y evaluar el sistema de control interno es muy común que el auditor seleccione
algunas operaciones o transacciones representativas y típicas de cada clase o grupo, con el
objeto de rastrearlas desde su inicio hasta el fin de los proceso normales.
Técnicas de verificación verbal
Indagación
Obtener información verbal a través de averiguaciones y conversaciones.
La indagación consiste en averiguar o adquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta
técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve mas como apoyo
que como evidencia directa en el juicio definitivo al auditor.
Técnicas de verificación escrita
Análisis
Separar los elementos o partes.
El auditor puede analizar un contrato complejo separándolo en sus componentes o
cláusulas, clasificando el efecto de cada una. Al revisar y evaluar el sistema de control
interno es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o pasos específicos
para poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo de análisis se hace
mediante diagramas de flujo, de dicho proceso se facilita su análisis.
Conciliación. Este término significa poner de acuerdo o establecer relación exacta entre dos
conceptos interrelacionados.
Hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separadamente e
independientemente. Siempre que existan dos fuentes independientemente de datos
originados de la misma base, la técnica de conciliación puede ser aplicable.
31
Computación. Esta técnica se refiere a calcular, contar, totalizar datos numéricos con el
objeto de asegurar que las operaciones matemáticas previamente efectuadas sean
correctas.
Computar. Verificar la exactitud matemática de las operaciones a efectuar cálculos.
Técnicas de verificación física
Inspección. Involucra el examen físico y ocular de algo.
Inspeccionar. Examen físico y ocular.
La base sobre la que giran estas técnicas es substancialmente la misma, o sea, todas
aplican sistemáticamente las siguientes preguntas claves:
32
7.5. INVESTIGACION DOCUMENTAL.
Trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de información que exista
gráfica y escrita, sobre el objeto definido de estudio que se trate.
33
7.7. LA ENCUESTA
Muestreo.
El paso mas importante en la planeación de una encuesta es la decisión que se toma sobre
la muestra que se va a emplear, es decir, el número de clase y gente a entrevistar.
34
El uso de los cuestionarios puede ser de dos tipos:
Estructurados. Son aquellos cuyo contenido se basa en una serie de preguntas concretas,
pre ordenado y definidas por otras interrogantes adicionales, que se limitan a lo necesario
para aclarar y detallar las propuestas
. No Estructurados. Generalmente se les conoce como guía de entrevistas y su contenido se
basa en temas generales a cubrir durante la entrevista, dejando suficiente libertad al auditor
para condicionarlo de las circunstancias.
2. Obtención de datos
3. Tabulación de datos
Apreciación Grados
Excelente 5 o 50
Buena 4 o 40
Regular 3 o 30
Deficiente 2 o 20
Mala 1 o 10
4. Interpretación de resultados
La elaboración de este aspecto está sujeta a la información obtenida de las respuestas dada
de los cuestionarios aplicados. Con base en la calificación de la respuesta podremos en
algunos casos aplicar el objetivo de apreciación. Además será la base para las
recomendaciones derivadas de los resultados.
35
Como tabular las respuestas de un cuestionario
Este método propone las calificaciones a base de "necesidad de mejoras".
Necesidad de mejoras Apreciación Puntos
dificultades Buena 4
Necesita mejoras: es fuente de
algunas dificultades, aunque es
tas no son de importancia Regular 3
Fuente de dificultad importante
Podría mejorarse Deficiente 2
Fuente de dificultades importantes
pero con dudosas posibilidades
de mejoramiento, debido a las
condiciones que prevalecen Mala 1
Cuestionario de planeación
Instrucciones Puntos
Totalmente satisfactorio 5
Podría mejorarse , pero no considerarlo fuente
de dificultades 4
Necesita mejora: Es fuente de algunas dificultades
aunque no de importancia 3
Fuente de dificultades. Podría mejorarse 2
Fuente de dificultades , pero con dudosa posibilidad
de mejoramiento en las condiciones existentes 1
Preguntas clave 5 4 3 2 1
Objetivos
1. ¿Se cuenta con objetivos Claros y definidos por escrito?
36
¿Cuáles?
Procedimientos
1.- Están estipulados por escrito?
7.7. LA ENTREVISTA
Es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de
todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y observaciones, tanto internas
como externas valiéndose de la viva narración de las personas.
Para efectuar una auditoria administrativa completa, la aplicación de los cuestionarios
deberá ser completada con una serie de entrevistas, para poder comprobar y ampliar los
datos obtenidos.
37
alrededores de la oficina determinarán el efecto producido en el solicitante; pero por
supuesto ciertos estilos de acercamiento son más fáciles para unos entrevistadores que
otros.
Probablemente el mejor sumario es: que algunos tipos de primera impresión son precisos;
que algunos entrevistadores son mas observadores que otros; y que algunas personas si
pueden juzgar con mayor precisión que otras. El problema del entrevistador es escoger lo
que cree información confiable al tanto de las complejidades implícitas, y mantener una
actitud de juicio, demorando hasta poder obtener mayores datos.
Los juicios generalmente se mejoran cuando el entrevistador tiene una serie de categorías,
a las cuales el puede aplicar sus observaciones.
Esto no quiere decir que se puedan juzgar todas las características en la primera impresión,
pero una riqueza de categorías puede conducir a impresiones iníciales mas
38
5.- Reglas generales para la entrevista.
a) Deberá iniciarse la entrevista, con una explicación al interrogado sobre el fin que
perseguimos y los beneficios que deseamos obtener.
c) Se permitirá al interrogado expresar sus ideas, sin ninguna presión de parte del
entrevistador.
h) Se observarán todos los detalles secundarios como actitud, cooperación, claridad, etc.,
del interrogado.
7.8.- PREGUNTAS
1.- ¿Cuál es el concepto de técnica de Auditoría?
2.-¿Cómo se agrupan las técnicas de Auditoría?
3.- Elabora un cuestionario de planeación para una empresa manufacturera.
4.- ¿Cuáles son los tipos de entrevista?
5.- ¿Cuáles son las reglas para la entrevista?
6.- Explica el cierre de la entrevista
7.- Explica la redacción de informe.
39
CAPITULO 8
8.5.- Preguntas.
40
4.- Auditoría del Medio Ambiente. Es un examen y evaluación de los objetivos y las
actividades sociales con la finalidad de detectar deficiencias e irregularidades y
proporcionar recomendaciones.
Las áreas de análisis aquí seleccionadas y descritas no abarcan la totalidad ni tampoco son
idénticas a las funciones de los organismos tradicionales ni a las unidades organizacionales.
Las áreas que se van seleccionando, y por supuesto sus clasificaciones son arbitrarias:
a) Ventas
b) Compras y abastecimiento
c) Crédito y cobranzas
d) Recursos Humanos.
41
4.- PLAN DE LA AUDITORÍA
El plan para evaluar esta área funcional se puede estructurar mediante dos amplios
aspectos de las actividades de ventas: La distribución y la comercialización.
Políticas de Ventas.- Nos describen el curso de acción que la empresa intenta tomar para
llevar a cabo la distribución y la comercialización de los productos. El auditor Administrativo
revisará si hay una clasificación de estas políticas y si están fijadas por escrito y con
claridad; si existe uniformidad en su comprensión e interpretación; si son apropiadas en
relación a la situación particular en que se enfrenta la empresa etc.
42
Registro de Ventas.- Deberá estar diseñado para proporcionar información exacta, cuando y
donde sea necesaria, para los fines del control de venas.
Análisis de Ventas.- Ofrece el mejor punto de partida, toda empresa sin tomar en cuenta su
tamaño e índole, debe conocer ciertas cosas específicas acerca de lo que se ha hecho para
generar sus ventas. Debe conocer por ejemplo, el promedio de visita del vendedor; la
relación de los costos de venta al valor de las ventas; la distribución geográfica de ventas y
por importancia del cliente. Dicha información sobre todo comparada con los datos del
periodo anterior, tiene muchos usos para la administración superior y la administración de
ventas.
Por tanto para evaluar con rapidez el desempeño de ventas el auditor debe dividirlo como
sigue:
43
a) Desempeño de trabajo (Subdividido en elementos principales para lograr un trabajo
bien hecho).
b) Valores personales (Subdividido en secciones para evaluar aspectos fuertes y
débiles del vendedor).
c) Logros efectivos con base en ventas logradas en un periodo.
Servicio al cliente.- El servicio comprende todas aquellas actividades que hace que sus
productos rindan beneficios a los distribuidores mayoristas y detallistas, y que ayuden al
último consumidor a obtener la máxima satisfacción de los productos obtenidos.
El auditor requiere, revisar los medios utilizados para informar o educar al público, si los
productos vendidos requieren instalación y verificación y se ofrece el servicio de
reparación y refacciones.
A continuación se muestra un cuestionario por área de venta que el auditor puede aplicar
en esta área de análisis.
44
CUESTIONARIO POR
POLITICAS
1.- ¿Se cuenta con políticas de Ventas por escrito?
2.- ¿Reflejan los objetivos de la dirección superior?
3.-¿ Conoce las políticas el personal del departamento?
4.- ¿Las políticas describen las condiciones tales como: a) características del
Vendedor? b) ¿Selección del vendedor? c) ¿Obligaciones del vendedor? d) ¿formas de
realizar las ventas? e)¿ Adiestramiento? f) ¿frecuencias? g) ¿Actividades para las ventas?.
REGISTROS
1.- ¿Se diseñan y controlan las formas y registros?
2.- ¿Existe un método adecuado para el manejo de documentos?
3.- ¿Los expedientes de clientes se localizan fácilmente y existe un método de información
adecuado?
4.- ¿Qué registros se preparan para información sobre ventas?
CONTROL
1.- ¿Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2.- ¿Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases optimistas?
3.- ¿Se elaboran estadísticas de ventas: por vendedor, por producto y por línea y se tiene
datos de los últimos tres años?
4.- ¿Se controlan los volúmenes de devolución, quejas, servicios, visitas y gastos y se
reportan a la dirección superior?
ANALISIS DE VENTAS.
1.-¿ Se elaboran pronósticos de ventas todos los años para cada producto?
2.- ¿Están bien basados y son lógicas las proyecciones de ventas? Es decir, ¿Se desarrollan
después de una investigación del mercado o económica?
3.- se preparan proyecciones con suficiente detalle ¿para comparar con ellas el
desempeño?
INVESTIGACION DE MERCADOS
1.- ¿Se lleva a cabo alguna investigación de mercados?
2.- ¿Cómo se investigan nuevos mercados?
3.- ¿Informan los vendedores respecto a los clientes creen necesitan en materia de diseño
de producto, que producto se vende mejor y porqué, efectos sobre ventas proyectadas etc.?
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
45
3.- Informan los vendedores a lo que los clientes, creen necesitan en materia de
Diseño de producto, que producto se vende mejor y porqué, efectos sobre ventas
Proyectadas, etc.?
ADMINITRACIÓN DE VENTAS
1.- Se comparan los volúmenes de ventas esperados por cada vendedor con los resultados
obtenidos? ¿Qué acciones se toman con las desviaciones?
3.- ¿Se asignan cuotas de venta a cada vendedor y participan en la fijación de sus cuotas?
SERVICIOS AL CLIENTE.
46
Cuadro de subsunciones de compras
COMPRAS
ORGANIZACIÓN
ABASTECIMIENTO
.Reposición de la función de
.Operación
compras
.Análisis de costo y tiempo
.Información
.Planeación de compras
.Procuración
.Políticas
.Investigación
Es conveniente analizar las jerarquías, para obtener las aprobaciones que, en su caso, serán
necesarias, y evitarse bloqueos o fricciones innecesarias.
ORGANIZACIÓN Y ABASTECIMEINTO.
47
CUESTIONARIO POR
ORGANIZACIÓN
1.- ¿Existe un departamento o una sola unidad orgánica encargada de las compras?
2.- ¿Están definidas las funciones del departamento de compras? ¿En dónde?
4.-¿ Además del departamento de una sola unidad orgánica encargada de las compras?
INFORMACIÓN
1.-¿Cuentan con suficiente información para hacer una aprobación adecuada de las
personas encargadas de autorizar las solicitudes?
2.- Se utilizan informes de análisis de control de calidad como medio de desempeño del
agente de compras?
3.- ¿Se informa a compras sobre cambios de ingeniería o material que se hagan para evitar
que se compre en exceso o para reducir al mínimo lo caduco del inventario?
PROCURACIÓN
2.- ¿Se utilizan informes de análisis del control de calidad como medida de desempeño del
agente de compras?
3.- ¿Se informa a compras sobre cambios de ingeniería o material que se hagan para evitar
que se compre en exceso o para reducir al mínimo lo caduco del inventario?
4.- ¿Se llevan a cabo trámites para la entrega y verificación del recibo de materiales?
PROCURACIÓN
1.- ¿Se lleva a cabo una verificación de solicitudes? ¿Quién las realiza?
4.- ¿Se lleva a cabo trámites para entrega y verificación del recibo de materiales?.
48
INVESTIGACIÓN
1.- ¿Se llevan a cabo estudios sobre el mercado y los materiales para encontrar materiales y
componentes de sustitución?
3.- ¿Se ayuda a desarrollar y mantener con normas y especificaciones los nuevos
productos, así como los ya establecidos?
OPERACIÓN
PLANEACION DE COMPRAS.
1.- ¿Están elaborados los planes con tiempo suficiente para cumplir con los compromisos de
la empresa?
3.- ¿Se lleva a cabo una programación y control de las compras de materiales de consumo y
las de pequeño volumen?
4.- ¿Se avisa al departamento de compras en cuanto a cambios para evitar que se compre
en exceso o para reducir al mínimo lo caduco del inventario?
POLITICAS
2.- ¿Qué políticas rigen sobre tolerancia y clasificaciones técnicas y periodos de entrega?
49
8.4.- AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS.
Se realce o lleve a cabo un examen profundo que nos permita evaluar si lo realizado y aun lo
que no se realizó o lo no obtenido por encima de lo previsto, ha de server para los fines y
objetivos que en materia de recursos humanos se ha fijado la empresa, si no fue así, o si
deben aconsejarse determinados cambios y proponer éstos a la luz de las constantes y
especulares avances de los controles administrativos, a fin de mejorar y ajustar a cada
periodo el funcionamiento de toda la función de recursos humanos.
50
3.- Plan de la Auditoría
Planear una auditoría es decidirse como va a practicarse el examen, cuales serán los
procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicación y el
personal que debe asignarse al trabajo a seguir, eligiendo y formando los procedimientos de
revisión elaborando un programa y organizando al personal que tomará parte en esta
actividad.
Recursos
Humanos
Posiciones y funciones.
51
contrato de trabajo respectivo, registros, toma de filtración, bienvenida al solicitante,
descripción del puesto correspondiente y presentación de jefes y compañeros de trabajo.
Actitudes.
Control de Personal.
El auditor deberá revisar y evaluar un gran número de aspectos tales como: sistemas de
control de asistencia, puntualidad, producción,, etc., métodos de archivo, uso , localización,
seguridad, información , etc., ausentismo y sus causas (general y por sectores) , datos
estadísticos en número de obreros, empleados, supervisores, jefes, etcétera,
aprovisionamiento de sistemas mecánicos en el área de control de personal, quejas su
clasificación, causas, soluciones), sugerencias (aprovechamiento y beneficios).
Relaciones laborales.
Contratación colectiva.-La ley federal del trabajo reconoce tres tipos fundamentales de
salarios: los mínimos legales, los salarios contractuales, y contrato legalizado. El auditor
administrativo tiene que analizar desde el reclutamiento y selección de personal,
obligaciones de empleados y empleadores, para señalar las causas de terminación de los
contratos, marcar posibles disciplinas, y consecuencias de despidos, rescisión o terminación
de la relación laboral.
Reglamento de trabajo.
52
Relaciones Laborales
El auditor administrativo deberá revisar y evaluar las relaciones laborales en una empresa,
revisando aspectos como:
Sindicatos a los que están afiliados los trabajadores, (números de trabajadores inscritos,
categorías), situación general de las relaciones de las empresas con los sindicatos, estudio de
prestaciones, estructura general del sindicato, etcétera.
53
CUESTIONARIO POR
Administración de Personal
1.- ¿Se han formulado planes y objetivos por escrito? ¿Son claras y adecuadas?
2.- Los planes y objetivos del departamento siguen la misma dirección que los objetivos
generales de la empresa?
Posición y Funciones
2.- ¿Se delegan adecuadamente y se define con claridad los deberes y responsabilidades?
3.- ¿Se puede efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar mejor las
actividades?
2.- ¿Se lleva a cabo un proceso adecuado de colocación del personal de nuevo ingreso?
1.- ¿Se cuenta con estructura salarial y con una adecuada administración?
2.- ¿Todos los puestos que conforman la empresa han sido analizados?
54
Actitudes.
3.- ¿Se provee a todo el personal de un procedimiento a través del cual pueden procesar sus
quejas o agravios?
Control de personal
2.-¿ La lista activa de personal (control del departamento) concuerda con los activos de
nómina, y existen los expedientes a la mano?
Reglamento de Trabajo
2.- ¿Se siguen las normas legales para la formulación del reglamento?
Relaciones laborales
3.- ¿Se considera que las relaciones entre la dirección de la empresa y el sindicato son
cordiales?
55
Higiene y Seguridad.
2.-¿ Son adecuados los reglamentos existentes para la protección de la planta y la seguridad
de los trabajadores?
3.- ¿Se revisan periódicamente las medidas de prevención de accidentes y los utensilios para
contrarrestarlos?
8.5. PREGUNTAS
56
CAPITULO 9
EL INFORME DE AUDITORIA
5 PREGUNTAS
57
El objetivo del auditor es emitir una opinión sobre la administración de la empresa, a través
de la evaluación de los elementos de la estructura del control interno, de la aplicación de
procedimientos de auditoria o de alguna otra manera dentro del curso de la revisión.
Al Consejo de Administración
De
58
Deseamos expresar nuestro agradecimiento por la cortesía y cooperación extendida a
nuestros representantes durante el curso de su trabajo. Nos agradaría discutir estas
recomendaciones en mayor detalle, de ser necesario y así mismo, proporcionar la ayuda
necesaria para su implantación.
Muy atentamente.
Nota: Si este informe se emite antes de que la auditoria se complete, el final del primer
párrafo debe modificarse, indicando:
“…..Los asuntos tratados aquí serán considerados por nosotros durante el resto de nuestro
examen”.
4. PREGUNTAS.
1.-De cada uno de los puntos explica lo más importante.
2.-Redacta un informe en el QUE marques las observaciones de la empresa y las
recomendaciones.
59
BIBLIOGRAFÍA
60