PAE EN DIRECCIÓN AVANZADA

DE PROYECTOS

GESTIÓN DE STAKEHOLDERS Y
DE CALIDAD EN PROYECTOS

“IDENTIFICAR A LOS
INTERESADOS”

Docente: Edilberto Casas Urrunaga, ING, MPM, PMP

 INDICE

1. INTRODUCCIÓN
2. MAPA DE PROCESOS
3. ENTRADAS
4. HERRAMIENTAS
5. SALIDAS

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Si conoces a los demás y te
conoces a ti mismo, ni en cien
batallas correrás peligro; si no
conoces a los demás, pero te
conoces a ti mismo, perderás
una batalla y ganarás otra; si
no conoces a los demás ni te
conoces a ti mismo, correrás
peligro en cada batalla.

- Sun Tzu -
 INTRODUCCIÓN MAPA DE PROCESOS ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

1.0. COMPROMISO DE LOS INTERESADOS

¿Qué se debe hacer con los interesados a lo largo de un proyecto?

• Determinar a todos los interesados por nombre.

• Determinar todos los requisitos de los interesados.
• Determinar el interés de los interesados en participar en el proyecto.
• Determinar el nivel de influencia de los interesados en el proyecto.
• Determinar las expectativas de los interesados y convertirlas en requisitos, según
corresponda.
• Determinar cuándo y cuánto van a participar los interesados en el proyecto.
• Hacer que los interesados aprueben que se han finalizado todos los requisitos.
• Evaluar el conocimiento y las habilidades de los interesados.
• Analizar el proyecto para garantizar que las necesidades de los interesados serán
atendidas.
• Hacer saber a los interesados qué requisitos se cumplirán, y qué requisitos y
expectativas no se cumplirán y por qué.
• Conseguir y mantener a los interesados participando en el proyecto asignándoles
trabajo del proyecto, tales como el rol de propietarios de respuesta a los riesgos.
• Dirigir la participación de los interesados e influir en ella.
• Aprovechar al máximo la experiencia de los interesados.
• Garantizar que el proyecto comunica a los interesados lo que necesitan saber,
cuando lo necesiten saber.

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1.0. COMPROMISO DE LOS INTERESADOS

¿Qué se debe hacer con los interesados a lo largo de un proyecto?

• Involucrar a los interesados, según sea necesario, en la gestión y aprobación de los

cambios.
• Involucrar a los interesados en la creación de lecciones aprendidas.
• Obtener la aprobación de los interesados y la aceptación formal durante el cierre del
proyecto o fase del proyecto.
• Reevaluar la participación de los interesados a lo largo del proyecto.
• Gestionar el compromiso de los interesados y sus expectativas.
• Asegurar un entendimiento común del trabajo.
• Pedir a los interesados que te informen acerca de los problemas que surjan en las
comunicaciones y las relaciones del proyecto.

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2.1. PROCESO “IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS”

ÁREAS DE GRUPOS DE PROCESOS
CONOCIMIENTO
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO & CONTROL CIERRE

Supervisar y controlar el
INTEGRACIÓN Desarrollar el acta de Desarrollar el plan para la dirección Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto Cerrar el proyecto
constitución del proyecto del proyecto trabajo del proyecto Realizar el control integrado o fase
de cambios
Planificar la gestión del alcance
ALCANCE Recopilar requisitos Validar el alcance
Definir el alcance Controlar el alcance
Crear la EDT
Planificar la gestión del cronograma
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las
TIEMPO actividades Controlar el cronograma
Estimar la duración de las actividades
Desarrollar el cronograma
Planificar la gestión de los costos
COSTOS Estimar los costos Controlar los costos
Determinar el presupuesto

CALIDAD Planificar la gestión de la calidad Realizar el aseguramiento Controlar la calidad

de la calidad
Adquirir el equipo del
proyecto
RECURSOS Planificar la gestión de los RR.HH. Desarrollar el equipo del
HUMANOS proyecto
Dirigir el equipo del
proyecto
Planificar la gestión de las Gestionar las
COMUNICACIONES comunicaciones comunicaciones del Controlar la comunicaciones
proyecto
Planificar la gestión de los riesgos
Identificar los riesgos
RIESGOS Analizar cualitativamente los riesgos Controlar los riesgos
Analizar cuantitativamente los riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos

ADQUISICIONES Planificar la gestión de las Efectuar las adquisiciones Controlar las adquisiciones Cerrar las
adquisiciones del proyecto adquisiciones
Identificar a los Planificar la gestión de stakeholders Gestionar la participación Controlar la participación de
STAKEHOLDERS stakeholders de los stakeholders los interesados

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2.2. PROCESO “IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS”

Los interesados se identifican primero como parte de la iniciación del proyecto y esta
lista es reevaluada a lo largo del proyecto.

Es fundamental identificar a todos los interesados del proyecto. ¿Por qué? Los
interesados que faltaron posiblemente sean encontrados más tarde. Cuando se
descubran, probablemente solicitarán cambios, lo que podría causar retrasos. Los
cambios realizados en una etapa más avanzada en el proyecto son mucho más
costosos y más difíciles de integrar que los que se realizan en una etapa más temprana
en el proyecto.

Identificar a todos los interesados ayuda a crear un proyecto mejor organizado que
considera todos los intereses de los mismos. No obstante, los cambios en un proyecto
u organización pueden introducir nuevos interesados; o bien, un director de proyectos
podría simplemente haber omitido interesados en la identificación inicial. Por lo tanto,
es importante reevaluar la lista de interesados a lo largo del proyecto, con el fin de
determinar si deben incorporarse nuevos interesados y qué significará esto para el
proyecto.

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2.2. PROCESO “IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS”

Muchos directores de proyectos no consideran la amplitud de los interesados

potenciales. Recuerda, los interesados son personas u organizaciones cuyos intereses
pueden verse afectados de forma positiva o negativa por el proyecto o su producto, así
como también cualquier persona que pueda ejercer una influencia positiva o negativa
sobre el proyecto. Este grupo variado y de distinto alcance puede incluir: al
patrocinador, miembros del equipo, gerencia senior, expertos en la materia, usuarios
finales del producto o servicio, otros departamentos o grupos dentro de la organización,
gerentes funcionales u operacionales, vendedores, consultores, organismos de control,
clientes, instituciones financieras, y muchos más.

Ten presente que no necesariamente debes realizar tú solo el trabajo de identificar a

los interesados. El equipo del proyecto debería participar en este proceso. También
puedes consultar a los expertos en la materia, directores de proyectos en la
organización que hayan trabajado en proyectos similares, y asociaciones profesionales.
Y, conforme se vayan identificando nuevos interesados, quizás éstos puedan sugerir
otros interesados para agregar a la lista.

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2.2. PROCESO “IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS”

CONTRATISTAS COMPETENCIA

Ingeniería Competencia 1
Civiles EMPRESA Competencia 2
Mecánicos
Eléctricos
Seguridad Industrial
(S) Gerente General
Otras gerencias
Municipalidad Medios de comunicación
Gobierno central Público consumidor
Equipos de dirección
Empresa de luz del proyecto Comunidad aledaña
Empresa de agua Sindicato
Empresa de gas

ENTIDADES SOCIEDAD

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2.2. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

5.2
Recopilar
requisitos

8.1
Planificar la
4.1  Acta de gestión de la
Desarrollar el acta constitución calidad
de constitución del proyecto
del proyecto
10.1
Planificar la
gestión de las
12.1 comunicaciones
13.1  Registro de
Planificar la  Documentos
de las Identificar a los interesados
gestión de las
adquisiciones interesados
adquisiciones 11.1
Planificar la
gestión de los
riesgos
 Activos de los procesos  Registro de
Empresa de la organización interesados
/Organización  Factores ambientales
de la empresa 13.2. 11.2
Planificar la Identificar los
gestión de los riesgos
interesados

12.1
Planificar la
gestión de las
adquisiciones

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2.3. ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS

HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
• Acta de constitución • Análisis de • Registro de
del proyecto interesados interesados
• Documentos de las • Juicio de expertos
adquisiciones • Reuniones
• Factores ambientales
de la empresa
• Activos de los
procesos de la
organización

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3.0. ENTRADAS

ACTA DE CONSTITUCIÓN
Puede suministrar información sobre las partes internas y externas relacionadas
con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado o la ejecución de éste,
tales como al patrocinador, clientes, miembros del equipo, etc.

DOCUMENTOS DE LAS ADQUISICIONES

Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisición o si se basa en un
contrato establecido, las partes en dicho contrato son interesados clave del
proyecto. Otras partes relevantes, como los proveedores, deben ser consideradas
pate de la lista de interesados del proyecto.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

• La cultura y la estructura de la organización.
• Los estándares gubernamentales o de la industria (p. ej., regulaciones,
estándares de productos); y
• Las tendencias globales, regionales o locales y las prácticas o hábitos.

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3.0. ENTRADAS

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Las plantillas de registro de interesados.
• Las lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores y
• Los registros de interesados de proyectos anteriores.

REGISTRO DE INTERESADOS

Número del
Título del proyecto
proyecto

Impacto
Departamento / Información
Identificación Nombre Título Nivel de
Supervisor de contacto Requisitos Expectativas Rol(es) en el Responsabilidades
influencia Clasificación
principales principales (1 a 5) proyecto en el proyecto

1.

2.

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

ANÁLISIS DE INTERESADOS
Es una técnica que consiste en recopilar y analizar de manera sistemática
información cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar que intereses
particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Permite identificar
los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados (con el proyecto y
con otros interesados) que se pueden aprovechar para crear alianzas y posibles
asociaciones para mejorar las probabilidades de éxito del proyecto, así como las
relaciones de los interesados sobre las que se habría que influir de manera
diferente en diversas etapas del proyecto.

Los pasos son:

• Identificar a todos los interesados potenciales y toda la información relevante.
• Analizar el impacto o apoyo que cada uno podría generar y clasificarlos para
definir una estrategia de aproximación
• Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder
en diferentes situaciones, a fin de planificar como influir en ellos para mejorar
su apoyo y mitigar los impactos negativos.

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

ANÁLISIS DE INTERESADOS
Los modelos de clasificación son:
• Matriz de poder/interés
• Matriz de poder/influencia
• Matriz de influencia/impacto
• Modelo de prominencia (poder/urgencia/legitimidad).

MANTENER GESTIONAR
SATISFECHO ATENTAMENTE

PODER

MANTENER
MONITOREAR
INFORMADO

INTERÉS

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4.0. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

JUICIO DE EXPERTOS
Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de los interesados, se
debería procurar el juicio y la experiencia de grupos o personas con capacitación
especializada o pericia en la materia, como por ejemplo:
• La alta dirección.
• Otras unidades dentro de la organización.
• Los interesados clave identificados.
• Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el
mismo ámbito (de manera directa o a través de lecciones aprendidas).
• Expertos en la materia en el ámbito de los negocios o de los proyectos.
• Grupos de la industria o consultores.
• Asociaciones profesionales y técnicas, organismos reguladores y
organizaciones no gubernamentales

REUNIONES
Las reuniones de análisis de perfiles son reuniones de proyecto diseñadas para
desarrollar un entendimiento sobre los principales interesados del proyecto y se
pueden utilizar para intercambiar y analizar información acerca de roles,
conocimientos y la postura general de cada uno de los interesados respecto al
proyecto.

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5.0. SALIDAS

RESGISTRO DE INTERESADOS
Contiene todos los detalles relacionados con los interesados, como:
• Información de identificación. Nombre, puesto en la organización, ubicación,
rol en el proyecto, información de contacto.
• Información de evaluación. Requisitos principales, expectativas principales,
influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con el mayor interés,
etc.
• Clasificación de los interesados. Interno/externo, partidario/neutral/reticente,
etc.

Este registro debe consultarse y actualizarse regularmente ya que los interesados

podrían cambiar o se podrían identificar nuevos a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.

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