23R-02

IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

PROPÓSITO

Esta práctica recomendada para la identificación de actividades tiene como objetivo

proporcionar una guía, no establecer una norma. Esta guía abarca un paso clave en el
proceso de planificación de la programación y desarrollo del cronograma de la gestión
de costo total (TCM, por sus siglas en inglés) [1].

Esta práctica recomendada es para uso de los miembros del equipo del proyecto que
participan en el proceso de planificación de la programación para cualquier tipo de
proyecto y en cualquier industria. Muchas personas contribuyen en la identificación de
actividades, y con un planificador experimentado coordinan el proceso mejorando la
calidad final y agregando valor al proceso de planificación.

Como práctica recomendada del AACE Internacional, la identificación de actividades en

planificación y desarrollo de la programación provee pautas para la conversión de la
definición de alcance a actividades y tareas específicas requeridas para completar un
programa o proyecto. La identificación de actividades es un paso clave de planificación
que se lleva a cabo al principio del proceso de planificación y desarrollo de la
programación, que también incluye la estimación de duraciones, la determinación y
definición de recursos y la identificación de limitaciones externas del proyecto.

La definición de alcance de un programa o proyecto es descrito generalmente en varios

documentos técnicos y de planificación, bases de datos u otros entregables. Para
comenzar el proceso de planificación, la información en los documentos de alcance debe
traducirse primero en actividades manejables. Por ejemplo, el alcance puede incluir la
instalación de una longitud de tubería. La instalación de esa tubería puede requerir el
diseño, adquisición, corte, soldadura, montaje y actividades de inspección. Este proceso
de ampliación del alcance de alto nivel o definición funcional en el trabajo detallado
requerido para su finalización es la práctica de la "identificación de actividades".

PRÁCTICA RECOMENDADA

La práctica recomendada para la identificación de actividades y planificación de la

programación en general es involucrar a todos los miembros clave del equipo bajo el
liderazgo del gerente de proyecto con el apoyo del planificador/programador. Por
ejemplo, en un proyecto de construcción, los miembros clave del equipo pueden incluir
al gerente de construcción, gerente de ingeniería, gerente de garantía de calidad,
representante de seguridad, estimador, representante de adquisiciones y, por supuesto,
planificador/programador. Para la programación del contratista, un representante del
propietario debe asistir a las sesiones de planificación cuando sea apropiado. Asimismo,
los representantes de las agencias gubernamentales, proveedores clave y proveedores
de equipos deben participar según sea necesario.

Una reunión de equipo y/o taller son excelentes foros para identificar las actividades
para la programación del proyecto. Antes de la reunión, todos los documentos de
alcance y otros documentos de apoyo se deben proporcionar a los participantes para su
revisión. Los documentos de alcance y la información de apoyo pueden incluir lo
siguiente:

 Declaración de trabajo
 Requerimientos funcionales
 Documentación del concepto de proyecto (incluyendo todos los planos de
contrato y especificaciones técnicas)
 Estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés)
 Hitos significativos y limitaciones del proyecto
 Estimación del proyecto (incluyendo la programación preliminar de valores)
 Información de análisis de riesgos incluyendo consideraciones regulatorias
apropiadas que pueden afectar a la programación
 Plan de adquisición/contratación del proyecto (artículos con plazos de entrega
largos)
 Lecciones aprendidas de proyectos similares realizados anteriormente

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una herramienta de categorización del

trabajo que se utiliza para planificar, administrar, ejecutar e informar para el proyecto.
Por lo tanto, la EDT debe ser una fuente de referencia importante durante el proceso de
planificación, especialmente para la identificación de actividades. Cada actividad debe
tener una sola designación de la EDT.

Para proyectos de corta duración o complejos, es una buena práctica identificar e incluir
en el proceso de planificación y talleres, según sea apropiado, el miembro del equipo de
proyecto específico que será responsable de la ejecución de cada actividad y será
responsable de su finalización. Este enfoque de trabajo puede ser difícil para proyectos
de larga duración. Por lo tanto, también es una práctica recomendada para definir y
documentar completamente la base de la actividad para asegurar que la persona
responsable de su desempeño futuro entienda el alcance de la actividad.

Una actividad se compone de los siguientes atributos esenciales que se derivan de la

EDT y las fuentes de apoyo enumeradas anteriormente:

• Un identificador alfanumérico único. Debería ser capaz de identificar las

actividades "sabias" o "inteligentes" en las que se organizan sistemáticamente
los identificadores de actividades únicos para relacionarse con diversas
 agrupaciones de actividades programadas. Tal inteligencia permite mejorar la
clasificación y las capacidades de reportar.
• Un período de trabajo de duración inicial. Esto debe reflejar el alcance previsto
descrito en el título de la actividad.
• Una asignación de calendario. Debe tomarse una decisión sobre si una actividad
debe programarse en un calendario de trabajo determinado. La necesidad de
múltiples calendarios para el proyecto debe ser revisada porque el uso de varios
calendarios puede afectar el cálculo de la holgura de cada actividad (por ejemplo,
el ruta de holgura discontinua); El equipo debe estar de acuerdo en la elección
del calendario.
• Un título descriptivo del alcance previsto de trabajo. Debe ser claro y sucinto
sin ser vago y/o ambiguo.
• La secuencia preliminar de vínculos lógicos con una actividad predecesora y
sucesora de acuerdo con el plan de ejecución del proyecto. Es importante que
la lógica inicial refleje una secuencia prudente y práctica para el desempeño del
trabajo. Comenzar con una secuencia inicial de este tipo facilitará la
determinación posterior de secuencias alternativas que pueden acortar el
tiempo de ejecución y el costo.

La descripción de la actividad y la duración de la actividad inicial deben comunicar

inequívocamente el alcance del trabajo. Esto reduce la confusión entre las partes
interesadas y facilita las revisiones lógicas, la medición del progreso de la actividad para
el pago, la previsión y otras tareas. Incluyendo un entregable o cuantificador en la
descripción de la actividad, tal como una dimensión, cantidad o una demarcación física
es generalmente una buena manera de comunicar el alcance de la actividad (los
porcentajes no son un buen cuantificador). La intención de un cuantificador no es
duplicar las cantidades presupuestadas que están en otras partes de las herramientas
de control, sino hacer que el alcance de la actividad sea lo más evidente posible.

No todas las descripciones de actividad son susceptibles al uso de cuantificadores; se

deben considerar los siguientes puntos:

1) Esta práctica generalmente involucra longitudes u otras demarcaciones

dimensionales o de límites, no cantidades volumétricas.
2) La división de un esfuerzo continuo en actividades separadas basadas en una
parte del trabajo es un caso inusual.
3) En el caso extraño en el que un proceso continuo sólo puede ser descrito usando
cantidades, entonces se usan cantidades y
4) Cuando se usan cantidades, nunca es el total estimado, sino alguna fracción de
la estimación que se va a medir. La última sección de la cadena de la actividad
que utiliza una descripción de cantidad suele ser, "Cantidad restante de xxx", por
lo que la cantidad estimada real nunca se incluye en la descripción de la actividad
 (es decir, evitando así las discrepancias que pudieran surgir con los cambios de
diseño).

El siguiente es un ejemplo de una actividad titulada ambiguamente que usa un

porcentaje ("mitad"):

"Pavimentar West mitad de la Calle 5"

La siguiente versión cuantificada proporciona mucha más claridad con pocas palabras
adicionales:

"Pavimentar West 40 LF / Calle 5 (1320 LF)"

Las descripciones de las actividades también deben ser coherentes con el nivel de
esfuerzo y duración requeridos para completar la actividad. En este sentido, términos
estáticos como "comenzar"; "comienzo"; "fin"; "terminar"; "realizado" u otros términos
que indiquen eventos "en el instante" sólo deben usarse con actividades de duración
cero porque son eventos. El siguiente es un ejemplo de una actividad que puede ser de
alcance considerable, pero que se lee como un evento:

"Comienza el afirmado – Calle 5"

La siguiente versión mejorada proporciona mucha más claridad:

"Lugar/Clase 9 Base, Carril 1, 1320 LF / Calle 5"

Otros atributos de las actividades de diseño de programación también se pueden incluir

en la codificación de actividad, como se muestra a continuación (sin embargo, algunos
propietarios del proyecto ahora requieren que estos atributos se muestren
detallándolos en la especificación de planificación del contrato):

• Designación del código de actividad para ordenar y agrupar.

• Designación del código de actividad como parte del sistema de numeración
inteligente. Por ejemplo, utilizando el código del Instituto de Especificaciones de
Construcción (CSI) como el designador inicial.
• Designación de código de asignación de recursos como identificación de
embarcaciones o subcontratistas.

La codificación adicional de atributos está destinada a ayudar en las funciones de

clasificación e reportes. Sin embargo, el nivel de complejidad del proyecto puede
aumentar debido a los atributos agregados. Por lo tanto, es importante resolver estos
problemas de "diseño de programación" antes de comenzar la planificación detallada
de actividades.

Una decisión temprana que debe tomar el equipo durante el proceso de planificación es
determinar el nivel de detalle y el número general de actividades apropiadas para
administrar el proyecto. Los proyectos de corta duración y de baja complejidad
generalmente no necesitarán el mismo nivel de identificación detallada de la actividad
que los proyectos complejos de larga duración. Algunas consideraciones para
determinar los niveles apropiados de detalle incluyen:

 Duración del proyecto - Los proyectos de duración más corta suelen requerir
menos detalle que un proyecto de mayor duración. Como una pauta general, la
duración de las actividades deben ser aproximadamente la misma longitud que
la frecuencia planificada del reporte del estado del progreso del proyecto.
 Complejidad del proyecto - Los proyectos complejos pueden tener cortas
duraciones, como interrupciones para mantenimiento medidas en horas, pero
pueden requerir un mayor nivel de detalle en la identificación de la actividad .
 Metodología de Ejecución - Los proyectos con un alto nivel de subcontratación
generalmente requieren menos detalle que los proyectos auto-realizados.
 Fase del Proyecto - El nivel de detalle en la identificación de las actividades debe
coincidir con el tipo de trabajo que se está realizando, y la información
disponible, para esa fase. Por ejemplo, durante la fase conceptual, la puesta en
marcha se puede planificar con actividades de nivel de resumen, mientras que la
ingeniería de diseño se puede planificar con mayor detalle.
 Costo del proyecto - Generalmente, cuanto mayor sea el costo del proyecto,
mayor será el nivel de detalle en la identificación de la actividad.
 Costo y capacidad de revisar adecuadamente la programación - El propietario
de un proyecto no debe requerir la presentación de una programación que es
más detallado y complejo del que el propietario es capaz de revisar
adecuadamente. Como una presentación requerida, la programación se
convierte en una notificación formal del plan del contratista y el dueño es
responsable de una comprensión razonable del contenido.
 Costo del mantenimiento de la programación - Un nivel más alto de detalle en
la identificación de la actividad suele dar lugar a un mayor costo de
mantenimiento y estatus de la programación. Esta es una compensación
importante que el equipo del proyecto debe considerar en su planificación.
 Expectativas del cliente - El cliente/propietario puede tener requisitos de
programación específicos que pueden determinar el nivel de detalle requerido
en la identificación de las actividades.
 Riesgo del proyecto - Normalmente los proyectos de alto riesgo se planifican en
detalle para ayudar en la mitigación del riesgo.
 Medible - Al identificar las actividades, el equipo debe asegurarse de que cada
actividad puede ser fácilmente medida y controlada de manera única.

"Rolling wave" es un método de planificación y desarrollo de la programación en el que

las actividades a corto plazo se planifican con más detalle que las actividades
posteriores. Es particularmente útil para programas financiados con fondos fiscales de
larga duración y generalmente no se recomienda para proyectos. A medida que se
ejecute el trabajo a corto plazo o el programa, el equipo identificará las actividades
detalladas posteriores que se requieren y reemplazará la actividad resumida
correspondiente "titulares de lugar". Rolling wave es una técnica de planificación de
actividades reservada a los planificadores experimentados que trabajan en proyectos de
largo plazo/complejos. El planificador inexperto debe buscar la dirección del equipo de
gestión del proyecto antes de emplear esta técnica.

Los hitos son eventos únicos sin duración que marcan puntos significativos en la
ejecución del proyecto. Como parte del proceso de planificación, los hitos deben ser
identificados por el equipo del proyecto e incluidos en la lista de actividades.

Las actividades de resumen son una agrupación especial de actividades que adquieren
la duración del período de tiempo entre la actividad predecesora y sucesora de la
actividad resumida. Deben utilizarse sólo para resumir una serie de actividades
vinculadas que se producen entre el período de las actividades del primer predecesor y
el último sucesor. Las actividades de resumen son útiles para presentar gráficos de nivel
superior y reportes tabulares de datos discretos.

Durante el proceso de planificación de la actividad, es fundamental que todos los

supuestos de desempeño laboral estén claramente documentados. Asimismo, se deben
documentar las interpretaciones, inclusiones y exclusiones del alcance del proyecto y
otra información básica. Esta documentación ayudará a reducir el riesgo de error o
aplicación incorrecta en el desarrollo de la programación posterior. Eventualmente,
estas suposiciones se convertirán en una parte del documento de base de la
programación escrita.

Al concluir las sesiones de planificación de programación, la lista de actividades debe ser

revisada por completo. Esa revisión debe incluir:

 ¿Incluye la lista de actividades de la programación todo el alcance del proyecto?

 ¿Se han incluido todas las compras importantes y de largos plazos de entrega?
 ¿El nivel de detalle es apropiado para la fase del proyecto, complejidad y riesgo?
 ¿Pueden resumirse todas las actividades de acuerdo con la EDT?
 ¿Cada actividad tiene una sola persona asignada y responsable?
 ¿Se ha consultado a especialistas para los requerimientos únicos?
 ¿Se han considerado los proyectos anteriores y las lecciones aprendidas de
estos?
 ¿Cada actividad puede ser medida e identificada de manera única?
 ¿Se han incluido todos los hitos significativos del proyecto?
 ¿Se han documentado todos los supuestos de cada actividad?
 ¿Se han considerado restricciones e inductores externos?