Mapro 2014-Ugel Chota

GOBIERNO REGIONAL DE CAJAMARCA
DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN

UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL CHOTA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
mapro
Ugel – chota
AÑO - 2014
Simplificación administrativa para mejorar la gestión educativa.
1
COMPONENTE 2: MODELO DE GESTIÓN
EDUCATIVA DESCENTRALIZADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMNISTRATIVOS – UGEL CHOTA
INDICE
INTRODUCCIÓN
PÁG.
DATOS GENERALES
5
PROCEDIMIENTOS 6
AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA 8

 Aprobación de solicitudes de excursiones y/o visitas de estudio de los
9
estudiantes de Instituciones Educativas de la UGEL-Chota
 Autorización de cursos o eventos de capacitación solicitados por terceras
personas. 14
 Autorización de funcionamiento de Aulas de Innovación Pedagógica
18
 Ejecución de la tercera Etapa de los juegos deportivos escolares
nacionales por la UGEL-Chota 22
 Rectificación de actas de evaluación y nóminas oficiales de los alumnos
de Educación Básica Regular. 26
 Supervisión, asesoramiento y monitoreo pedagógico a directores,
docentes de Instituciones y Programas educativos. 30
AREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

43
 Aprobación de Crédito Suplementario para gratificaciones de 25 y 30
años de servicios de los trabajadores del Sector Educación UGEL-Chota. 44
 Certificación Presupuestal para Ejecución de Gasto
48
 Elaboración de nota de modificación presupuestal
52
 Creación de instituciones de gestión pública de EBR, EBE, EBA.
55
 Ejecución de presupuesto de mantenimiento de locales escolares
59
 Elaboración del Plan Operativo Institucional
63
 Generación de código modular de Instituciones Educativas de reciente
creación. 68
 Racionalización de personal docente y administrativo de la Instituciones
Educativas Públicas de Educación Básica y Técnico Productiva. 72
AREA DE ADMINISTRACIÓN
77
2
 Adquisición de bienes y contrataciones de servicios.

78
 Baja y enajenación de bienes patrimoniales
83
 Expedición de Informe de escalafón.
87
 Expedición de Pase de UGEL
91
 Licencias sin goce de haber
95
 Otorgamiento de subsidio por sepelio y luto
100
 Reprogramación de cheques anulados por vencimiento
104
 Solicitudes de reconocimiento de beneficios económicos impagos
(Preparación de clases, refrigerio y movilidad, reintegro de 20, 25, 30 108
años de servicio y subsidio por luto.
AREA DE ASESORIA JURIDICA

112
 Cumplimiento de sentencia judicial 113
 Recurso de reconsideración 117
 Recurso Administrativo de Apelación 121
ORGANO DE DIRECCIÓN 127
 Visación de certificados de estudios 128
 Verificación de autenticidad de certificados de estudios 132
COMISIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS 136
 Proceso administrativo disciplinario 137
ORGANO DE CONTROL INTERNO 141
 Denuncias sobre mal uso de los recursos de presupuesto de 142

mantenimiento de locales escolares
 Investigación de queja o denuncia de parte de usuarios 174
ANEXOS 151
3
INTRODUCCIÓN
La Unidad de Gestión Educativa Local de Chota, ha elaborado el Manual de

Procedimientos Administrativos (MAPRO), que contiene la secuencia de pasos
concatenados entre si y que ordenados en forma lógica permiten alcanzar el objetivo
predeterminado de cada procedimiento, con el fin de brindar un mejor servicio al
usuario, en el plazo conveniente de acuerdo a la naturaleza del procedimiento y en
el marco del proceso de descentralización y modernización de la gestión educativa.
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) que presentamos consta

de treinta (30) procesos relacionados con los trámites que con mayor frecuencia
demandan los usuarios externos e internos de la Unidad de Gestión Educativa Local
de Chota. Estos procesos cuya ruta y secuencia se han definido considerando el
Principio de Simplicidad de la Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo
General, eliminando toda complejidad innecesaria, se presentan en forma ordenada
y agrupada en función de las Áreas o Unidades Orgánicas que conforman la
Estructura de la UGEL Chota, las mismas que son responsables de su ejecución y
diligenciamiento para brindar un servicio eficiente y oportuno al ciudadano.
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), se convierte en un

instrumento de gestión de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chota, que
presenta en forma ordenada y sistemática los trámites a seguir para cumplir con lo
establecido en las normas vigentes: reducción de costos, incremento de producción,
reducción de lo innecesario, ahorro de tiempo, calidad y seguridad. Asimismo, este
documento de gestión se irá implementado y actualizando progresivamente con
nuevos procedimientos administrativos, a fin de ir mejorando constantemente la
gestión y el servicio que se brinda a la comunidad en general.
4
DATOS GENERALES
1. OBJETIVO:
Establecer las pautas, fases, acciones, pasos y períodos concatenados entre
si y ordenados en forma lógica, para el cumplimiento de los procesos
administrativos, con el fin de brindar un mejor servicio al usuario sobre la
base de las atribuciones y competencias de las Unidades Orgánicas que
conforman la Unidad de Gestión Educativa Local de Chota
2. ALCANCE
Las normas, procedimientos y disposiciones contenidas en el presente
manual son de aplicación por todas las Unidades Orgánicas de la Unidad de
Gestión Educativa Local de Chota.
3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El Manual de Procedimientos Administrativos de la Unidad de Gestión
Educativa Local de Chota, será aprobado por Resolución Directoral,
correspondiendo su actualización, modificación e inclusión de nuevos
procedimientos, cuando las circunstancias lo ameriten y justifiquen en el
marco de la modernización y descentralización educativa.
5
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD EQUIPO/OFICINA
N° PROCEDIMIENTOS CÓDIGO
ORGÁNICA RESPONSABLE
Aprobación de solicitudes de
excursiones y/o visitas de estudio Especialista
01 P01-AGP-ES.
de los estudiantes de Instituciones Educación
Educativas de la UGEL-Chota
Autorización de cursos o eventos
Especialista
02 de capacitación solicitados por P02-AGP-ES.
Educación
terceras personas.
Autorización de funcionamiento de Especialista
03 P03-AGP-ES.
Aulas de Innovación Pedagógica Educación
04 Ejecución de la tercera Etapa de los AGP
Especialista
juegos deportivos escolares P04-AGP-ES.
Educación
nacionales por la UGEL-Chota
05 Rectificación de actas de
evaluación y nóminas oficiales de Especialista
P05-AGP-ES.
los alumnos de Educación Básica Educación
Regular.
06 Supervisión, asesoramiento y
monitoreo pedagógico a directores, Especialista
P06-AGP-ES.
docentes de Instituciones y Educación
Programas educativos.
07 Aprobación de Crédito
Suplementario para gratificaciones Especialista en
P01-AGI-
de 25 y 30 años de servicios de los Finanzas y
ES.FINZAS
trabajadores del Sector Educación presupuesto.
UGEL-Chota. AGI
08 Certificación Presupuestal para Especialista en P02-AGI-ES.F.
Ejecución de Gasto Finanzas y
presupuesto.
09 Elaboración de nota de Especialista en P03-AGI-ES.F.
modificación presupuestal Finanzas y
presupuesto.
10 Creación de instituciones de Especialista P04-AGI-
gestión pública de EBR, EBE, EBA. Planificación ES.PLANIF.
11 Ejecución de presupuesto de
Infraestructura P05-AGI-ING.
mantenimiento de locales escolares
12 Elaboración del Plan Operativo Especialista P06-AGI-ES.
Institucional Planificación PLANIF.
13 Generación de código modular de
P07-AGI-
Instituciones Educativas de reciente Estadística
ES.EST.
creación.
14 Racionalización de personal
docente y administrativo de la
P08-AGI-
Instituciones Educativas Públicas Racionalizador
ES.RAC.
de Educación Básica y Técnico
Productiva.
6
15 Adquisición de bienes y Abastecimientos

P01-AA-ABAST.
contrataciones de servicios.
16 Baja y enajenación de bienes Control
P02-AA-PATR.
patrimoniales patrimonial
17 Expedición de Informe de Escalafón
P03-AA-ESC.
escalafón.
18 Expedición de Pase de UGEL Escalafón P04-AA-ESC.
19 Licencias sin goce de haber AA Personal P05-AA-PERS.
20 Otorgamiento de subsidio por Planillas
P06-AA-PLAN.
sepelio y luto
21 Reprogramación de cheques Tesorería
P07-AA-TESOR.
anulados por vencimiento
22 Solicitudes de reconocimiento de
beneficios económicos impagos Planillas
(Preparación de clases, refrigerio y P08-AA-PLAN.
movilidad, reintegro de 20, 25, 30
años de servicio y subsidio por luto.
23 Cumplimiento de sentencia judicial Asesor Jurídico P01-AJ-ABOG.
24 Recurso de reconsideración Asesor Jurídico P02-AJ-ABOG.
25 Recurso Administrativo de AJ Asesor Jurídico P03-AJ-ABOG.
Apelación
26 Denuncias sobre mal uso de los OCI P01-OCI
recursos de presupuesto de
mantenimiento de locales escolares OCI
27 Investigación de queja o denuncia OCI P02-OCI
de parte de usuarios
28 Visación de certificados de estudios Trámite P01-DIR-AC
Documentario y
DIR Archivo
29 Verificación de autenticidad de Trámite P01-DIR-AC

certificado de estudios Documentario y
DIR Archivo
30 Proceso administrativo disciplinario Comisión P01-COM.PROC

CPAD Permanente de
Procesos
Administrativos
7
ÁREA
DE
GESTIÓN
PEDAGÓGICA
8
PROCESO: APROBACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE EXCURSIONES O VISITAS DE LOS

ESTUDIANTES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN
EDUCATIVA LOCAL – CHOTA
CÓDIGO: P01-AGP-ES.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento y los requisitos que deben cumplir las instituciones
educativas para solicitar la autorización de excursiones o visitas de estudiantes, al
interior o exterior del país.
2. ALCANCE:
- Directores, asesores y padres de familia de Instituciones Educativas del ámbito de
la UGEL Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Educación N° 28044 y su reglamento D.S. N°011-2012-ED.
- Ley N° 27337 que aprueba el Código del Niño y del Adolescente.
- R.M. N°0394-2008-ED. Normas que regulan el procedimiento para la aprobación de
las solicitudes de excursiones o visitas de los estudiantes formuladas por las
instituciones educativas.
- R.D. N° 0086-2008-ED, Normas para el Desarrollo de las Acciones de Tutoría y
Orientaciones Educativas en las Direcciones Regionales de Educación, Unidades de
Gestión Educativa Local e Instituciones Educativas.
- Normas específicas emitidas por el MINEDU y directiva vigente del año escolar.
4. REQUISITOS:
- Solicitud suscrita por el (la) Director (a) de la Institución Educativa, requiriendo
autorización de excursión o viaje de estudio por estudiantes al interior o exterior del
país, dirigida al director de la UGEL de Chota.
- Presentación del expediente por duplicado con una anticipación de 05 días a la
realización del día de viaje al interior o exterior del país, en forma obligatoria.
- Plan de excursión o visita de los estudiantes donde se precisará el día y hora de
salida al lugar o lugares de destino, como el día de retorno.
- Relación de estudiantes participantes y relación de los docentes, tutores y padres de
familia que acompañan a los estudiantes.
- Autorización Notarial o Judicial de los padres o apoderados para el viaje de niños y
adolescentes al interior y fuera del país.
- Certificado o Constancia de buena salud, expedido por las entidades de salud del
lugar de procedencia de los estudiantes que realizarán excursiones o viajes al
interior y exterior del país.
- Copia del contrato con la empresa de transportes o agencia de viajes, de traslado y
retorno de los estudiantes, la póliza de seguro de vida y de accidentes de pasajeros.
- Constancia de la reserva confirmada de transporte terrestre, ferroviario, aéreo o
marítimo para la realización de la excursión o visita de los estudiantes,
comprendiendo el lugar de salida, de retorno y para cada uno de los lugares
turísticos a visitar.
9
- Constancia expedida por la Dirección Regional del Ministerio de Transportes y

Comunicaciones, en la que certifique que la empresa de transportes a cargo de la
excursión o visita de los estudiantes cuenta con el permiso respectivo para realizar
estos servicios.
- Constancia oficial que acredite que la unidad móvil que transportará a los
estudiantes, cuenta con la certificación de operatividad que garanticen encontrase
en condiciones técnicas óptimas de cumplir con la ruta de la excursión o visita de los
estudiantes. Asimismo contar con la capacidad necesaria para el normal transporte
de los participantes en la ruta de excursión.
5. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO:

- La verificación del expediente de excursión o viaje y la respectiva autorización es de
responsabilidad del Especialista de Tutoría y Orientación Educativa del Área de
Gestión Pedagógica de la UGEL de Chota.
- El Especialista responsable genera el oficio de aprobación que será refrendado por
el Director de la UGEL-Chota y remitido al (la) Director (a) de la Institución
Educativa, quien obligatoriamente emitirá la Resolución Directoral de autorización
de la excursión o viaje de sus estudiantes.
6. PROCEDIMIENTO :
PASO
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
N°
1 Recibe expedientes, asigna número y deriva Trámite 1 día
al Área de Gestión Pedagógica. Documentario.
2 Recibe y deriva el expediente al Jefe del Secretaria de AGP 1hora
Área de Gestión Pedagógica.
3 Genera el proveído y deriva al especialista Jefe de AGP 30 minutos
de Tutoría.
Recibe y revisa los requisitos del expediente Especialista de
4 de excursión o visita. Elabora el oficio de Tutoría - AGP 1 día
aprobación o denegación.
5 Eleva oficio y expediente a jefe de AGP para Especialista de 15 minutos
su V° B°. y deriva al Despacho Directoral de Tutoría - AGP
la UGEL – Chota.
6 Visa el oficio y secretaria deriva al Despacho Jefe de AGP/ 15 minutos
Directoral secretaria
7 Recibe, registra y deriva al Director de la Secretaria de la 1 hora
UGEL el oficio y expediente respectivo. Dirección
8 Firma el oficio de autorización o denegación Director de UGEL 1 día
y devuelve al especialista encargado a través
de secretaría.
9 Recibe el oficio firmado por el Director de la Especialista de
UGEL Chota. Tutoría - AGP 10 minutos
Archiva copia del oficio y entrega original con Especialista de

10 el expediente al Director(a) de la Institución Tutoría – AGP. 1 día
Educativa, quién en caso de ser positiva la
respuesta emitirá obligatoriamente la R.D. de
autorización correspondiente.
10
11 Emite resolución de autorización de Director de I.E. 1 día

excursión.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 5 días, 3 horas y 25 minutos
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
11
AREA DE GESTIÓN
USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO DESPACHO DIRECTORAL
PEDAGÓGICA
INICIO Secretaria recibe, registra y

Recibe expediente, Secretaria recibe, registra y
deriva expediente al Jefe de
ingresa al SITD y deriva al Director de la UGEL el
Área.
derivación a AGP oficio y expediente respectivo.
Elabora solicitud
y presenta
expediente. El Jefe de Área genera el
proveído al especialista de
Tutoría.
Director firma el oficio

Especialista TOE, recibe y revisa el
expediente y elabora el informe y el
autorizando o denegando y
oficio de aprobación o denegación. devuelve a la secretaria, ésta al
Deriva el expediente al jefe de especialista encargado a través
AGP. de secretaría de AGP.
Jefe de AGP Visa el oficio y

secretaria deriva al despacho
directoral
Director de I.E. emite Especialista archiva copia del

resolución de autorización oficio y entrega original con el
de excursión. expediente al Director(a) de la
I.E. en caso de ser aprobado la
solicitud emitirá la R.D. de
autorización.
FIN
12
8. ANEXOS
- Solicitud
- Requisitos establecidos.
- Vocabulario:
I.E. Institución Educativa.
AGP. Área de Gestión Pedagógica.
R.D. Resolución Directoral.
TOE. Tutoría y Orientación Educativa.
UGEL. Unidad de Gestión Educativa Local.
Vº Bº Visto Bueno.
D.S. Decreto Supremo.
R.M. Resolución Ministerial
R.D. Resolución Directoral
SITD. Sistema de Trámite Documentario
13
PROCESO: AUTORIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN SOLICITADO POR

TERCEROS
1. OBJETIVO:
Definir el procedimiento para tramitar la autorización de cursos, talleres, seminarios o
eventos de capacitación para personal docente y administrativo solicitados por
instituciones educativas, personas naturales o jurídicas.
2. ALCANCE:
- Instituciones educativas públicas y privadas del ámbito de la UGEL Chota.
- Instituciones Públicas o Privadas que tienen como finalidad la capacitación de los
trabajadores del sector educación.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Educación N° 28044.
- Decreto Supremo Nº 011-2012, Reglamento de la Ley General de Educación.
- Resolución Suprema N° 001-2007-ED, Proyecto Educativo Nacional.
- Resolución Ejecutiva Regional Nº 073-2004-GR.CAJ/P. Aprueba el Manual de
Organización y Funciones de la UGEL Jaén.
- Ordenanza Regional Nº.038-2011-GR.CAJ-CR.Aprueba el ROF de la UGEL Chota.
- Ordenanza Regional N° 022-2013-GR.CAJ-CR. Aprueba el TUPA.
4. REQUISITOS:
- Solicitud dirigida al Director UGEL Chota.
- Documento que acredite la naturaleza de la Institución.
- Proyecto del evento.
- Plan de trabajo del evento.
- Copia de certificado que se entregará a los participantes.
- Copia del RUC de la institución solicitante.
- Comprobante de pago por derecho de tramitación. (S/. 50.00)

- La tramitación para la autorización de curso o eventos de capacitación inicia con la
presentación del respectivo proyecto vía trámite documentario. Es responsabilidad
de los especialistas del Área de Gestión Pedagógica el estudio del expediente,
orientar, verificar los requisitos y autorizar de ser el caso, vía Resolución Directoral
el evento de capacitación.
6. PROCEDIMIENTO :
PASO TIEMPO
ACTIVIDAD RESPONSABLE
N°
01 Recibe expedientes, asigna número y Trámite Documentario. 1 día
deriva al Área de Gestión Pedagógica.
14
Recibe y deriva expediente a Jefe de

02 Secretaría de AGP 1 hora
AGP.
Deriva expediente a la comisión

03 Jefe de AGP 1 hora
responsable.
04 Emite informe favorable o desestima Comisión de especialistas 10 días

petición.
05 Eleva a la jefatura de AGP el informe y Comisión de especialistas 1 día
el respectivo proyecto de resolución
para su visación.
06 Visa el proyecto de resolución Jefe de AGP 5 minutos
07 Fotocopia el proyecto de resolución y Secretaría AGP 1 día

deriva con la autógrafa, al Despacho
Directoral.
08 Recibe el proyecto de la Resolución Secretaría Dirección 5 minutos
Directoral para firma del Director de la
UGEL Chota.
09 Firma la resolución Director 1 día
10 Recibe la Resolución Directoral para Responsable de Archivo 3 días

numeración, fecha, registro, archivo,
distribución a las Áreas competentes y
notificación al usuario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 17 días 2 horas y 10 minutos
15
USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA DESPACHO DIRECTORAL
INICIO Secretaria recibe, registra y deriva

Recibe expediente, expediente al Jefe de Área.
ingresa al SITD y Secretaria recibe proyecto
deriva al Área de para firma del Director.
Gestión Pedagógica El Jefe de Área genera el proveído y deriva
Presenta a la comisión responsable.
expediente
Comisión evalúa autorización y emite

A informe al jefe de Área.
No Si
Conforme
Director firma la
Resolución directoral
Observado y Comisión eleva informe a
devuelve al la Jefatura y proyecto de
usuario resolución para el Vº Bº
A Visación de Proyecto de
Resolución por Jefe de
Recibe la Resolución
Recibe Área
Directoral enumera,
Resolución
Directoral
fecha registra y archiva Fotocopiado y derivación
del Proyecto de Resolución
a Dirección. Secretaria recibe,
registra y deriva R.D.
FIN Notifica y entrega
resolución al usuario
16
8. ANEXOS
- Solicitud
- Requisitos establecidos.
- Vocabulario:
AGP. Área de Gestión Pedagógica.
RUC. Registro Único del Contribuyente
TUPA. Texto Único de Procedimiento Administrativo.
SITD. Sistema de Trámite Documentario.
17
PROCESO: AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE AULA DE INNOVACIÓN

PEDAGÓGICA - AIP-
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento a seguir para la Autorización de funcionamiento de las Aulas
de Innovación Pedagógica – AIP para el uso de las TIC en el proceso de enseñanza –
aprendizaje en instituciones educativas de EBR.
2. ALCANCE:
- Instituciones Educativas de Educación Básica Regular del ámbito de la UGEL Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Educación N° 28044 y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
- Normas y Orientaciones para el Desarrollo del Año Escolar vigente en la Educación
Básica”
- Resolución Ministerial N°.0364-2003-ED Asignación de personal docente a los
centros educativos seleccionados del Proyecto Huascarán (actualmente DIGETE).
- Resolución Directoral N° 0668-2010-ED, aprueba la Directiva N°.040-2010-
ME/VMGP-DIGETE que norma la aplicación de Tecnologías de Información y
Comunicación en los Centros de Recursos Tecnológicos (CRT) y en las Aulas de
Innovación Pedagógica (AIP) de las instituciones educativas de gestión pública.
4. REQUISITOS:
- Solicitud del director de la Institución Educativa.
- Fotografías evidenciando que la Infraestructura del local escolar esté en buenas
condiciones y con servicio de energía eléctrica.
- Fotografías del ambiente para el Aula de Innovación Pedagógica y con medidas de
seguridad apropiadas para evitar robos.
- Inventario de los recursos tecnológicos instalados en el ambiente para el Aula de
Innovación Pedagógica.

- El proceso consiste en evaluar las condiciones técnico – pedagógicas para autorizar
el funcionamiento de Aulas de Innovación Pedagógica, es responsabilidad del
especialista de Tecnologías Educativas de AGP de la UGEL Chota.
- Tiene en cuenta que el AIP es un ambiente físico implementado con equipamiento
TIC (uno o varios de los siguientes: computadoras, Tablet, proyectores multimedia,
pizarras digitales, software, servidores, conectividad, televisión, radiograbadora, etc.).
- Se caracteriza por que los estudiantes se trasladan al ambiente con tecnologías.
- El ambiente debe ser utilizado para actividades de aprendizaje, capacitación,
búsqueda de información, biblioteca virtual, investigación, redes de inter-aprendizaje
y producción de material educativo.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO TIEMPO
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Nº
Recibe registra en el sistema y deriva a
01 Trámite documentario 1 día
AGP.
18
02 Recibe y deriva expediente a Jefe de AGP. Secretaría de AGP 1 hora

03 Deriva expediente a especialista. Jefe de AGP 1 hora
Analiza expediente y tramita a través de su
04 jefatura memorando de comisión de servicio Especialista TIC 3 días
para verificación in situ.
Redacta memorando y deriva para firma del Secretaria de la
05 1 día
Director de la UGEL Dirección
Firma memorando de autorización de
06 Director 2 días
comisión de servicio y devuelve a secretaria
07 Verifica in situ a la II.EE. Especialista TIC. 1 día
08 Elabora informe técnico Especialista TIC. 1 día
Solicita se proyecte resolución de
reconocimiento y funcionamiento del AIP en
09 Especialista TIC. 2 días
caso de reunir requisitos y eleva
expediente.
Recibe expediente y deriva al jefe del Área
10 Secretaria de AGI. 1 hora
para su proveído.
Deriva expediente a través de secretaria al 15
11 Jefe de AGI.
Planificador para su atención. minutos
Analiza y redacta Proyecto de Resolución y
12 deriva a secretaria para la visa del jefe de Planificador 5 días
AGI.
Visa Proyecto de Resolución y deriva por
13 Jefe de AGI. 1 día
secretaria al Área de Gestión Pedagógica
Recibe Proyecto de Resolución y deriva al
14 Secretaria de AGP 1 día
Jefe de AGP.
Visa Proyecto de Resolución y deriva por
15 Jefe de AGP 1 día
secretaria a Asesoría Jurídica.
Recibe y deriva al Jefe de Asesoría
16 1 día
Jurídica.
Visa Proyecto de Resolución y deriva al
17 Jefe de AJ 2 días
Despacho Directoral.
Recibe Proyecto de Resolución y deriva al Secretaria del Despacho
18 1 día
Director. Directoral.
Firma la Resolución Directoral y devuelve a
19 secretaria para derivar a trámite Director 1 día
documentario
Recibe, enumera, fecha, registra, distribuye
20 Responsable de archivo. 2 días
a las áreas y notifica al director de la I.E.
19
USUARIO T.DOCUMENTARIO AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA DIRECCIÓN A.G.I A.A.J
Secretaria recibe, registra y deriva

INICIO Secretaria, recibe
Recibe expediente al Jefe de Área. cronograma y redacta
expediente, asigna memorando de
número y deriva a Recibe Secretaria
autorización y deriva al
AGP El Jefe de Área genera el proveído expediente y recibe, registra
director.
Presenta deriva al Jefe. P.R.
y deriva al Especialista TIC.
expediente
Especialista evalúa expediente y

A Director firma el
hace llegar al despacho directoral
cronograma de verificación in situ. memorando Jefe deriva al
Planificador
El Especialista verifica el AIP de la
Institución Educativa. Secretaria recibe,
registra y deriva al Planificador
Especialista Proyecta R.D Jefe visa P.R. y
No Conforme Si deriva a Trámite
documentario
Observado y Eleva informe a la

B Secretaria recibe,
devuelve al Jefatura y solicita a AGI registra y deriva
usuario proyectar R.D. Firma la Resolución
R.D. a AJ.
Directoral
Recibe A
Fotocopia y deriva Jefe visa Proyecto de
Resolución B
Directoral P.R. al Despacho Resolución
Directoral
FIN Notifica y entrega

resolución al usuario
20
8. ANEXOS
- Solicitud
- Requisitos establecidos
- Vocabulario:
AIP. Aula de Innovación Pedagógica
TIC. Tecnología de la Información y Comunicación
EBR. Educación Básica Regular
UGEL. Unidad de Gestión Educativa Local
D.S. Decreto Supremo
DIGETE. Dirección General de Tecnologías Educativas
VMGP. Vice Ministerio de Gestión Pedagógica
CRT. Centro de Recursos Tecnológicos
II.EE. Instituciones Educativas
A.J. Asesoría Jurídica
A.G.I. Área de Gestión Institucional
R.D. Resolución Directoral
P.R. Proyecto de Resolución
21
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA TERCERA ETAPA DE LOS JUEGOS DEPORTIVOS

ESCOLARES NACIONALES POR LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE
CHOTA
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento a realizar para la ejecución de los Juegos Deportivos
Escolares Nacionales, Tercera Etapa en la UGEL Chota.
2. ALCANCE:
Instituciones Educativas de los Niveles de Primaria y Secundaria del ámbito de la UGEL
Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Resolución Ministerial que Aprueba las Normas y Orientaciones para el Desarrollo
del Año Escolar vigente en la Educación Básica.
- Resolución Viceministerial Nº 0008-2013-ED, que aprueba las bases de los Juegos
Deportivos Escolares Nacionales 2013.
- Resolución Ministerial Nº 041-2014-MINEDU, aprueba los Lineamientos para la
ejecución Nacional de Fortalecimiento de la Educación Física y el Deporte Escolar
en las II.EE públicas de primaria y secundarias del EBR.
4. REQUISITOS:
- Inscripciones de las IIEE, directoras, delegadas y entrenadores participantes en los
Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2014, en el Formato virtual del Sistema
Digital para el Aprendizaje PERUEDUCA.
- Inscripción de participantes en las diferentes categorías de los Juegos Deportivos
Escolares Nacionales 2014, en el Sistema Digital para el Aprendizaje PERUEDUCA.
- Presentar la ficha de inscripción impresa (original y copia) en el Área de Gestión
Pedagógica.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:

- Los Juegos Deportivos Escolares Nacionales se ejecutan en 7 etapas y 4
categorías, siendo responsables para su ejecución el Ministerio de Educación,
Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local y las
Instituciones Educativas a nivel Nacional.
- La Tercera Etapa corresponde a la UGEL Chota dirigida por el especialista de
Educación Física, Cultura y Deporte del Área de Gestión Pedagógica.
6. PROCEDIMIENTO :
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
N°
Inscripción de participantes de cada II.EE. Director y delegado
2 en la página web de PERUEDUCA 1 mes
de II.EE.
Estudio y análisis de la R.V.M que aprueba Especialista
3 1 día
las bases de los JDEN del año vigente. Responsable
4 Elabora Proyecto de Ejecución y remite el Especialista 1 día
22
mismo a la Dirección para su aprobación. Responsable

5 Aprueba Proyecto Director 1 día
Conforma la comisión organizadora Especialista 1 día
6
Responsable
Prepara y difunde comunicados. Especialista
7 4 días
Responsable
Realiza reunión con directores y profesores Especialista
8 1 día
de E.F. para la socialización de la Directiva. Responsable
Ejecución de los juegos III etapa. Comisión
9 12 días
Organizadora
Informe de las acciones realizadas Especialista
10 1 día
Responsable
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 1 mes y 22 días.
23
INSTITUCIÓN EDUCATIVA AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA DIRECCIÓN
INICIO Estudio y análisis de la R.V.M que aprueba

Recibe informe y deriva al
las bases de los JDEN .2014.
Despacho Directoral
Elabora Proyecto y remite al Despacho

Inscripción de
Directoral para aprobación
participantes Director lee informe final
2014.
Especialista recibe fichas de inscripción y

convoca a reunión
2014.
FIN
Conforman la comisión organizadora
Difunden comunicados de convocatoria a

ejecución de la III etapa de los juegos
escolares
Ejecución de JDNE- 3ra. Etapa
Elabora informe final y eleva al Despacho

Directoral
24
8. ANEXOS:
Solicitud
Requisitos establecidos
Vocabulario:
MINEDU. Ministerio de Educación
II.EE. Instituciones educativas
RVM. Resolución Vice Ministerial
JDEN. Juegos Deportivos Nacionales
EF. Educación Física
25
PROCESO: RECTIFICACION DE ACTAS DE EVALUACIÓN Y NÓMINAS OFICIALES DE

LOS ALUMNOS DE EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para solicitar y realizar la rectificación de actas de
evaluación de los aprendizajes y nóminas oficiales de los estudiantes de Educación
Básica Regular.
2. ALCANCE:
Instituciones Educativas de los niveles de Educación Inicial, Primaria y Secundaria del
ámbito de la UGEL Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044, General de Educación y su reglamento D.S. N°011-2012-ED.
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 27806. Ley de transparencia y acceso a la información pública.
- Ley N° 29060, Ley del silencio administrativo.
- Decreto Supremo Nº 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Reforma Magisterial.
- Resolución Ministerial que Aprueba las Normas y Orientaciones para el Desarrollo
del Año Escolar vigente en la Educación Básica.
4. REQUISITOS:
- Ser Director y/o responsable registrado del Manejo del Sistema de Información de
Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE.

- La rectificación de los formatos oficiales de las Nóminas de Matrícula y las Actas de
Evaluación del educando, se realizan cuando existe un error material al ingresar los
datos o la situación final de los estudiantes; por lo que es procedente efectuar la
corrección a petición del usuario o director de la Institución Educativa.
- Presenta una solicitud previamente registrado en el SIAGIE, mencionando el error
material a corregir, dirigido al Director de la UGEL-Chota.
6. PROCEDIMIENTO :

N°
Registra virtualmente la solicitud en el
1 SIAGIE Usuario 1 día
Recibe expediente, registra en el sistema
2 y deriva al Área de Gestión Pedagógica. Trámite documentario 1 día
26
Recibe expediente, registra y deriva al

3 Jefe de AGP Secretaria de Área de AGP 2 horas
Realiza el despacho correspondiente del

4 expediente al especialista responsable y Jefe de AGP 1 día
devuelve a secretaría.
Recibe expediente, deriva en el sistema y
5 prepara el cargo para el especialista Secretaria de AGP 1 hora
asignado.
6 Recibe el expediente y firma del cargo. Especialista Responsable 5 minutos
Estudia, analiza, verifica y aceptación en
7 Especialista Responsable 1 día
el SIAGIE.
Comunica al responsable de la IE acerca
8 Especialista Responsable 1 hora
de la aceptación de su pedido
Realiza las correcciones, procesa,
Director y/o responsable
9 imprime y presenta nuevos formatos a 2 días
del SIAGIE en I.E.
UGEL
Recibe y verifica los nuevos formatos en
10 Especialista Responsable 1 hora
el SIAGIE
Aprueba las nuevas actas y/o nóminas en Especialista Inicial,
11 1 hora
el SIAGIE Primaria y/o Secundaria
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 6 días, 6 horas y 5 minutos.
27
USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
INICIO Recibe, registra en el SITD y deriva al Secretaría recibe, registra y

Área de AGP. deriva expediente al Jefe de AGP.
Registra solicitud en el SIAGIE y

presenta solicitud en SITD. El jefe realiza el despacho del
expediente al especialista
responsable y devuelve a
secretaría.
Secretaría deriva en el sistema y

prepara el cargo para el
especialista asignado.
Especialista recibe expediente,

firma el cargo, evalúa y valida en
el SIAGIE
Recibe comunicación de haber

sido atendido su solicitud
Comunica al responsable de la IE
FIN la atención de lo solicitado.
28
8. ANEXOS:
- Solicitud virtual
- Vocabulario:
SIAGIE. Sistema de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa
AGP. Área de Gestión Pedagógica
29
PROCESO: SUPERVISIÓN, ASESORAMIENTO Y MONITOREO PEDAGÓGICO A

DIRECTORES, DOCENTES DE IINSTITUCIONES Y PROGRAMAS EDUCATIVOS
CÓDIGO: P06-EGP-ES.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento de supervisión, asesoramiento y monitoreo pedagógico a
directores y docentes de II.EE., para mejorar la calidad de los aprendizajes en los
estudiantes de la Educación Básica Regular, Educación Básica Alternativa, Educación
Básica Especial y Centro Educativo Técnico Productivo, en el ámbito de la Unidad de
Gestión Educativa Local Chota.
2. ALCANCE:
- Instituciones educativas públicas y particulares de las modalidades: EBR, EBA,
EBE, CETPROs.
- Directivos y docentes.
- Especialistas en educación de la UGEL Chota, Promotores Educativos Distritales,
Coordinadores de redes, Coordinadoras de PRONOEI.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Educación N° 28044 y su Reglamento N° 011-2012 – ED.
- Ley de Reforma Magisterial N°29944 y su Reglamento D.S. N° 004-2013-ED
- R.V.M. N°038-2009-ED.,que aprueba los Lineamientos y Estrategias Generales para
la Supervisión Pedagógica.
- Normas específicas emitidas por el MINEDU y directiva vigente del año escolar.
4. REQUISITOS:
- Plan de monitoreo de AGP aprobado resolutivamente.
- Planes específicos de monitoreo.
- Instrumentos de monitoreo.
- Cuaderno de campo.
- Memorando de autorización de la comisión de servicios.

- Se elabora un Plan de supervisión, asesoramiento y monitoreo pedagógico dirigido
a las II.EE. y programas educativos del ámbito de la UGEL Chota y es
responsabilidad del equipo de Especialistas del Área de Gestión Pedagógica,
promotores educativos distritales, coordinadoras de PRONOEI y coordinadores de
red del ámbito de la UGEL Chota.
- Consiste en hacer el recojo de información de cada una de las II.EE. de los
procesos pedagógicos y de gestión que se ejecutan con el fin de mejorar los
aprendizajes de los estudiantes.
- Verificar la gestión de los procesos pedagógicos en el aula y los procesos de
gestión en la institución educativa., en el marco del Buen Desempeño: Docente y
Directivo.
- Asesoramiento y monitoreo orientado a fortalecer las capacidades de gestión de
directores y docentes de las instituciones educativas.
30
6. PROCEDIMIENTO :
PASO
N°
Elabora el Plan Anual de supervisión, Equipo de
1 asesoramiento y monitoreo pedagógico especialistas 5 días
2 Elabora los planes y cronogramas específicos Equipo de 2 días
de monitoreo. especialistas
3 Revisa y aprueba el plan específico y 1 día
cronograma de monitoreo. Jefe de AGP
4 Remite plan específico al Despacho Directoral Secretaria de AGP 1 hora
para la autorización.
5 Recibe plan y cronograma de salida y deriva al Secretaria de 10
Director Dirección minutos
6 Autoriza comisión de supervisión Director de UGEL 1 día
7 Supervisa, asesora y monitorea a directores, Equipo de
docentes y animadoras de PRONOEI. Especialista de AGP 1 día
8 Sistematiza los resultados en soporte virtual. Equipo de 5 días
Especialistas
9 Elabora informes y remite al Despacho Especialista - AGP 2 días
Directoral
10 Redacta recomendaciones y sugerencias para Equipo de 1 día
ser llegar a los directores de la II.EE. especialistas
11 Visa documento de recomendaciones y Jefe de AGP 1 día
sugerencias y secretaria deriva al Despacho
Directoral.
12 Recibe y deriva documento al Director. Secretaria Dirección 20
minutos
13 Firma documento y devuelve a secretaria Director de UGEL 30
minutos
14 Recibe documento de recomendaciones y Trámite Documentario 5 días
distribuye a directores de II.EE.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 21 días, 2 hora
31
AREA DE GESTIÓN DESPACHO TRÁMITE INSTITUCIÓN EDUCATIVA

PEDAGÓGICA DIRECTORAL DOCUMENTARIO
Directores de las II.EE.

INICIO Secretaria recibe plan de Distribuye documento a los reciben documento y asumen
trabajo, registra y deriva al directores de las II.EE. responsabilidades
Director.
Equipo de Esp. Elaboran Plan
de Supervisión Asesoramiento
y Monitoreo Director firma autorización y
remite a Gestión Pedagógica FIN
Jefe, revisa y aprueba planes

y cronogramas de visita A
Director firma documento

Secretaria remite al Despacho
Directoral
Supervisa, asesora, monitorea

y sistematiza información.
Redacta recomendaciones y
sugerencias y eleva a la
Dirección
32
8. ANEXOS:
- Vocabulario:
EBA. Educación Básica Alternativa
EBE. Educación Básica Especial
CETPRO. Centro Educativo Técnico Productivo
RVM. Resolución Vice Ministerial
AGP. Área de Gestión Pedagógica
PRONOEI. Programa No Escolarizado de Educación Inicial.
33
FICHA DE ACOMPAÑAMIENTO PEDAGÓGICO AL DOCENTE
I. DATOS GENERALES
A. Datos de la sesión observada  Datos a ser registrados mediante la OBSERVACIÓN
1. Área o áreas desarrolladas  Anotar en el siguiente espacio
2. Denominación de la
sesión y/o proyecto de
aprendizaje:
4. Grado(s) o año(s) 5.
3. Nivel educativo: Inicial ( ) Primaria ( ) Secundaria ( )
observado(s) en el aula: Sección:
7. Tiempo de duración de la sesión ____________ hrs.,

6. Turno M Mañana ( ) Tarde ( )
observada: ____________min.
La siguiente pregunta se responde CONSULTANDO al a. Mujeres a. Mujeres

docente observado
b. HombresT 9. Cantidad de estudiantes b. Hombres
8. Cantidad de estudiantes matriculados en la asistentes a la sesión observada:
c. Total c. Total
sección:
La siguiente pregunta se responde CONSULTANDO al a. Mujeres a. Mujeres

docente observado 11. Cantidad de estudiantes
b. Hombres inclusivos asistentes a la sesión b. Hombres
10. Cantidad de estudiantes inclusivos matriculados en observada:
la sección: c. Total c. Total
II. DESARROLLO DE LA SESIÓN DE APRENDIZAJE
A. Estrategias metodológicas empleadas por el docente Datos a ser registrados mediante la OBSERVACIÓN
Sí No
1 Al iniciar la sesión el o la docente motiva y genera el interés y la atención de los estudiantes
2 A continuación, el o la docente comunica a los y las estudiantes los aprendizajes que se esperan lograr en la sesión
El/la docente utiliza diversas formas de organización de los estudiantes: trabajos individuales, trabajos en grupos pequeños,
3
grandes, con toda el aula, etc.
4 ¿El/la docente observado brinda atención simultánea y diferenciada a sus estudiantes?
La siguiente pregunta sólo se realiza en el caso de estar en un aula unidocente o multigrado. En caso contrario, pasar a
pregunta 7
5
El/la docente observado/a brinda atención simultánea y diferenciada a los y las estudiantes de acuerdo a los ciclos y/o grados
6
El/la docente recoge e incorpora permanentemente los conocimientos previos de los/las estudiantes para el desarrollo de los
34
aprendizajes
7 El/la docente promueve los conocimientos y prácticas interculturales para el desarrollo de los aprendizajes
El/la docente hace uso de algunas estrategias planteadas en las rutas de aprendizaje EBR y/o EIB (uso del juego, del error, la
8
resolución de problemas, entre otras)
9 El/la docente ha seguido una secuencia didáctica que corresponde al desarrollo de los aprendizajes propuestos.
 La siguiente pregunta sólo se realiza en el caso de encontrarse en una IEEIB. En caso contrario, pasar a la sección B
10
El/la docente evidencia el uso planificado de la lengua originaria y el castellano en las sesiones de aprendizaje.
B. Uso de materiales y recursos didácticos por el docente Registrar estos datos a partir de la OBSERVACIÓN
Sí No
El/la docente utiliza materiales y/o recursos didácticos que ayudan al desarrollo de las actividades de aprendizaje propuestas
1
para la sesión, en caso de las EIB en L1 y L2
2 El/la docente acompaña y orienta a los y las estudiantes durante el uso de los materiales en función del aprendizaje a lograr
3 El aula cuenta con la cantidad suficiente de materiales educativos para el grupo de estudiantes observado.
4 El/la docente organiza y facilita materiales y recursos didácticos a los y las estudiantes en el momento oportuno.
5 El/la docente adecua el uso del material educativo considerando la realidad de los estudiantes
C. Gestión del tiempo para los aprendizaje Registrar estos datos a partir de la OBSERVACIÓN
Sí No
1  Responder la siguiente pregunta solo si se logró estar en el aula en el momento en el que se inició la sesión. En caso
contrario, pasar a pregunta 2
El/la docente empieza la sesión a la hora prevista
2
El/la docente culmina la sesión a la hora prevista
3 El/la docente permanece durante toda la sesión en el espacio de aprendizaje (sea el aula u otro espacio en el que se esté
desarrollando la sesión)
4 Los/las estudiantes permanecen durante toda la sesión en el espacio de aprendizaje (sea el aula u otro espacio en el que se
esté desarrollando la sesión)
5 Anotar si se dieron interrupciones al desarrollo de la sesión
En el caso de respuesta afirmativa, continuar. En caso contrario pasar a pregunta 7
6
Anotar la cantidad de interrupciones
8
El/la docente ha optimizado el tiempo para el desarrollo de actividades significativas de aprendizaje
D. Clima de aula Registrar estos datos a partir de la OBSERVACIÓN
Sí No
1 El/la docente dialoga y escucha con atención a los y las estudiantes
35
2 El/la docente se dirige a sus estudiantes por sus nombres sin utilizar apodos o números
3 El/la docente trata a sus estudiantes con respeto, sin ridiculizarlos
4 El/la docente emplea palabras positivas para reafirmar el esfuerzo individual o grupal de los y las estudiantes.
5 El/la docente recurre a normas y acuerdos que ayuden a mejorar la convivencia en el aula
F. Planificación Datos a ser registrados CONSULTANDO al docente
Sí No
¿Las actividades planificadas para la sesión, incorporan los contenidos de las rutas de aprendizaje?
En caso de respuesta afirmativa, continuar. En caso contrario pasar a pregunta 2

1
¿De qué manera?
¿Las actividades desarrolladas en la sesión, están incluidas en algún documento de planificación?

2
En caso de respuesta afirmativa, continuar.
¿Cuál es?
No leer las opciones
a. Sesión de aprendizaje
b. Carpeta pedagógica
c. Unidades de aprendizaje
3
d. Proyecto
e. Diario de clase
f. Otros Anotar en el siguiente espacio
No olvidar: Anotar el tiempo de duración de la sesión observada (Página 1: Sección I.B. Datos de la sesión
observada, pregunta 7) y registrar la cantidad de estudiantes matriculados y la cantidad de estudiantes que
asistieron a la sesión observada (Página 1: Sección I.B. Datos de la sesión observada, preguntas 8 y 9).
36
GUÍA DE MONITOREO A INSTITUCIONES EDUCATIVAS

EN EL MARCO DE LOS COMPROMISOS DE GESTIÓN ESCOLAR
I. DATOS GENERALES DE LA I.E:
Nombre de IE
Código Modular Código Local
DRE UGEL
Lugar y fecha del monitoreo
Persona a cargo de la IE al momento de la visita N° de DNI
Apellidos y nombres
Cargo: Director/a Sub-director/a Docente encargado/a
NO se pudo realizar la visita (marcar el casillero y anotar abajo el motivo)
Motivo:
COMPROMISO 1: PROGRESO ANUAL DEL APRENDIZAJE DE TODAS Y TODOS LOS ESTUDIANTES

INDICADOR: Porcentaje de estudiantes que alcanzan el nivel Satisfactorio en Comunicación o Matemática en la ECE.
1. ¿Se ejecutó la semana de planificación? ⃝ Sí ⃝ No

2. ¿Se trabajaron metas y objetivos de aprendizaje para cada ciclo y nivel? ⃝ Sí ⃝ No
¿Cuáles son?
Adjuntar copia de las metas establecidas en la IE
3. ¿Se han determinado acciones y estrategias por ciclo y nivel para mejorar los resultados de aprendizaje?
⃝ Sí ⃝ No
4. ¿Estas acciones se vienen cumpliendo? ¿Qué dificultades se han presentado para su cumplimiento?
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
COMPROMISO 2: RETENCIÓN INTERANUAL DE ESTUDIANTES

INDICADOR: Porcentaje de estudiantes matriculados que culminan el año escolar y se matriculan el siguiente.
1. ¿El equipo directivo/director (a) conoce el número de estudiantes que se retiraron o abandonaron la institución para
el presente año?
⃝ Sí ⃝ No
37
Si la respuesta es afirmativa, pasar a la pregunta 2. Si la respuesta es negativa, pasar al siguiente Compromiso.
2. ¿Se han planteado estrategias para garantizar la permanencia de los estudiantes en el presente año?
⃝ Sí ⃝ No
Mencione las más relevantes:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
COMPROMISO 3: USO EFECTIVO DEL TIEMPO EN LA INSTITUCION EDUCATIVA
INDICADOR: Porcentaje de jornada no laboradas que han sido recuperadas.
1. ¿Cuenta con la calendarización del año escolar?

⃝ Sí ⃝ No
2. ¿Cuántas horas efectivas de clase (a la fecha) NO se desarrollaron en la IE? (Señalar la cantidad)

 Inicial……………….….
 Primaria………….…….
 Secundaria……….……..
3. ¿Qué motivos se expresaron para la inasistencia? (marcar con X una o varias alternativas)
 Inasistencia del docente (motivos personales)
 Participación en actividades no planificadas en el PAT
 Problemas sociales (especificar)
 Desastres naturales (especificar)
 Otros……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………..
4. ¿Cómo recuperaron estas jornadas no laboradas? (Marcar con X una o varias alternativas)
 Después del horario de clases
 Los sábados
 Feriados
 Otros
COMPROMISO 4: USO EFECTIVO DEL TIEMPO EN EL AULA
38
INDICADOR: Porcentaje de tiempo dedicado a actividades significativas de aprendizaje.
1. ¿Cuántas visitas de acompañamiento pedagógico y a cuántos docentes ha visitado en aula el director(a) o equipo
directivo?
……..…………………………………………………………………………………………………………………………………..………
……………………………………………………………………………………………………………………
2. Como producto del acompañamiento realizado en aula, ¿qué actividades rutinarias ha identificado como las más
frecuentes? (Marcar con X una o varias alternativas)
 Llamar lista de asistencia _______
 Revisar tareas escolares o pruebas de evaluación________
 Comentarios o llamadas de atención prolongadas al inicio de la jornada___
 Seleccionar actividades y materiales en el momento de la clase_______
 Elaborar instrumentos de evaluación _________
 Elaborar programación de actividades _________
 Entrevista o reuniones con padres de familia, colegas u otras personas en horas clases____
 Recepción de llamadas telefónicas__________
 Otras____________
COMPROMISO 5: USO ADECUADO DE RUTAS DEL APRENDIZAJE DE COMUNICACIÓN Y MATEMÁTICA
INDICADOR: Porcentaje de docentes que incorporan las orientaciones de las rutas de aprendizaje de Comunicación y
Matemática en la programación y ejecución curricular.
1. ¿Durante la semana de planificación se dio un espacio para la revisión de rutas de aprendizaje y la incorporación de
su contenido a la programación curricular?
⃝ Sí ⃝ No
2. Como producto del acompañamiento realizado en aula ¿Qué porcentaje de docentes incorporan las orientaciones de
las rutas de aprendizaje en la programación de Comunicación y Matemática?
Marque con una X el rango en el que se ubican los docentes.
RANGO MATEMATICA COMUNICACION

0%-25
25%-50%
50% - 75%
75% - 100%
39
COMPROMISO 6: USO ADECUADO DE MATERIALES Y RECURSOS EDUCATIVOS (TEXTOS, CUADERNO DE

TRABAJO Y MATERIAL CONCRETO)
INDICADOR.-Porcentaje de docentes que hacen uso adecuado de los materiales y recursos educativos en el desarrollo
del proceso pedagógico.
1. ¿Han llegado de manera oportuna las Rutas de Aprendizaje, textos, cuaderno de trabajo y material concretos?
⃝ Sí ⃝ No En qué mes? ………………..
2. ¿Todos los/las docentes cuentan con las Rutas de Aprendizaje en castellano y/o lenguas originarias?
⃝ Sí ⃝ No
3. ¿Todos los/las estudiantes cuentan con los textos y cuadernos de trabajos ⃝ Sí ⃝ No
5. ¿En qué mes llegaron las Rutas de Aprendizaje en lenguas originarias y en castellano como segunda lengua (L2)?
……………………………………………..
6. ¿La IE cuenta con al menos una computadora operativa a disposición de los/las estudiantes (incluyendo Laptops XO)?
⃝ Sí ⃝ No
7. Como producto del acompañamiento realizado en aula ¿Qué porcentaje de docentes hacen uso adecuado de los
materiales y recursos educativos?
Marque con una X el rango en el que se ubican los docentes.
RANGO DOCENTES
0%-25
25%-50%
50% - 75%
75% - 100%
COMPROMISO 7: GESTIÓN DEL CLIMA ESCOLAR FAVORABLE AL LOGRO DE APRENDIZAJES.
INDICADOR: Porcentaje de estudiantes y docentes que perciben un nivel adecuado de respeto y buen trato como rasgo
del clima escolar en la institución educativa.
1. ¿Se aplicó la encuesta de percepción de clima a los estudiantes? ⃝ Sí ⃝ No
2. Según la encuesta aplicada ¿Los estudiantes perciben que hay respeto y buen trato como rasgo del clima escolar en la IE?
⃝ Sí ⃝ No
40
3. ¿En el PAT se contempla la implementación de acciones para mejorar el clima escolar en la IE?
⃝ Sí ⃝ No
¿Cuáles son?
………………………………………………………………………………………………………………………………...………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………….………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………..
COMPROMISO 8: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO CON PARTICIPACIÓN DE LOS DOCENTES
(PAT)
INDICADOR: Porcentaje de docentes que participan en la elaboración del PAT bajo el liderazgo del equipo directivo.
1. La IE cuenta con el Plan Anual de Trabajo (PAT) actualizado según la Norma Técnica 2014 ⃝ Sí ⃝ No
2. ¿Quiénes elaboraron el PAT? (Marcar con X una o varias alternativas)
 Solo el director (a)
 Con participación del equipo directivo
 Con participación de directivos y docentes
 Con participación de directivos, docentes, estudiantes, APAFA, CONEI
3. Como parte de la implementación del PAT, ¿se han realizado acciones de acompañamiento y retroalimentación a la
práctica pedagógica de los docentes con énfasis en el uso del tiempo en el aula, uso de rutas y materiales
educativos?
⃝ Sí ⃝ No
3. ¿Qué dificultades han identificado en la implementación del PAT?
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………
41
OBSERVACIONES:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………….
42
ÁREA
DE
GESTIÓN
ISTITUCIONAL
43
PROCESO: APROBACIÓN DE CREDITO SUPLEMENTARIO PARA GRATIFICACIONES DE

25 Y 30 AÑOS DE SERVICIO DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR EDUCACIÓN –
UGEL - CHOTA
CÓDIGO: P01-AGI-ES.FNZAS.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo de solicitud de crédito suplementario para
gratificaciones de 25 y 30 años de servicios de los trabajadores públicos del sector
educación, comprensión de la UGEL – Chota.
2. ALCANCE:
Docentes, Directores, Personal Administrativo de las Instituciones Educativas Públicas y
Personal de la Unidad de Gestión Educativa Local Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley del Presupuesto del Sector Publico del Año Fiscal vigente.
- Ley de Reforma Magisterial N° 29944
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED.
4. REQUISITOS:
- Resolución Directoral emitido por la UGEL Chota por haber cumplido 25 y 30 años
de servicio.

- El requerimiento de presupuesto de 25 y 30 años de servicio es un derecho que
tiene el profesor y administrativo a percibir por única vez, el reconocimiento de dicho
tiempo de servicios se formaliza mediante resolución en el mes que el profesor (a) o
el administrativo cumpla 25 o 30 años de servicio de acuerdo al Informe de la
Oficina de Escalafón.
- Los responsables del proceso de solicitar el requerimiento de presupuesto de
gratificaciones de 25 y 30 años de servicios es del Equipo de Finanzas y
Presupuesto de la Unidad de Gestión Educativa Local Chota.
- El equipo de Presupuesto de la UGEL – Chota, emite un oficio solicitando el crédito
suplementario al Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial – Cajamarca con la relación de los beneficiarios y sus
respectivas asignaciones de acuerdo a la RIM que es calculada por el equipo de
Planillas según establece la Resolución Directoral que emite la UGEL Chota.
6. PROCEDIMIENTO:
PAS ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMP

O N° O
1 Deriva Resoluciones al Equipo de Secretaria de Gestión Institucional. 1 día.
Presupuesto.
2 Recibe y lleva un control de Equipo de Presupuesto (Gestión 1 día.
Resoluciones Directorales de Institucional)
Gratificaciones de 25 y 30 años de
servicio en el programa Excel.
3 Elabora Oficio dirigido al Gerente Equipo de Presupuesto (Gestión 4 horas.
Regional de Planeamiento, Presupuesto Institucional)
44
y Acondicionamiento Territorial –
Cajamarca con su respectivo cuadro de
beneficiarios.
4 Lleva oficio a secretaria de Gestión Equipo de Presupuesto (Gestión 15
Institucional para el visto del Jefe de Institucional) minutos
Área. .
5 Deriva oficio para respectiva firma. Secretaria de Gestión Institucional. 1 hora.
6 Lleva a Equipo de Finanzas el oficio Secretaria de Gestión Institucional. 15
firmado por el Jefe. minutos
.
7 Deriva oficio a Secretaria de Dirección Equipo de Presupuesto (Gestión 1 hora.
para la firma de Director. Institucional)
8 Coloca sellos, número de oficio, MAD y lo Secretaria de Dirección. 1 día.
pasa al despacho de Dirección para su
respectiva firma.
9 Deriva oficio firmado por el Director a Secretaria de Dirección. 1 hora.
Presupuesto.
10 Envía por Olva Courier el Oficio al Equipo de Presupuesto (Gestión 1 día.
Gobierno Regional de Cajamarca. Institucional)
11 Verifica y se asesora que haya sido Equipo de Presupuesto (Gestión 2 días.
recibido por el Gobierno Regional de Institucional)
Cajamarca.
12 Consolida la Demanda Adicional de Gerencia Regional de 30 días.
todas las Unidades Ejecutoras y lo eleva Planeamiento,
al Ministerio de Economía y Finanzas. Presupuesto y Acondicionamiento
Territorial - Cajamarca
13 Contesta a través de oficio o Resolución Ministerio de Economía y Finanzas. 30 días.
a Gobierno Regional de Cajamarca.
14 Emite oficio dando contestación a la Gerencia Regional de 30 días.
solicitud enviada por la UGEL Chota. Planeamiento,
Presupuesto y Acondicionamiento
Territorial - Cajamarca
15 Recibe Oficio Tramite documentario. 3 horas.
16 Deriva expediente. Tramite documentario. 5
minutos
.
17 Recibe expediente. Secretaria de Gestión Institucional. 5
minutos
.
18 Deriva al jefe para su respectivo Secretaria de Gestión Institucional. 1 hora.
proveído.
19 Deriva al Equipo de Presupuesto. Secretaria de Gestión Institucional. 1 hora
20 Recibe el expediente. Equipo de Presupuesto (Gestión 15
Institucional) minutos
.
21 Según la respuesta que da el Gobierno Equipo de Presupuesto (Gestión 15 días.
Regional de Cajamarca se procede la Institucional)
atención al usuario.
45
AREA DE GESTIÓN AREA DE GESTIÓN GÓBIERNO MINISTERIO DE TRAMITE

ADMINISTRATIVA INSTITUCIONAL DIRECCIÓN REGIONAL ECONOMIA Y DOCUMENTARIO
CAJAMARCA FINANZAS
INICIO Secretaria Secretaría recibe Recibe oficio de la Recibe oficio del Recibe expediente
A recibe y deriva oficio y coloca N° de UGEL-Chota y eleva a Gobierno Regional y ingresa SITD y deriva a
Resoluciones MAD y retorna a Equipo Ministerio de aprueba modificatoria Gestión Institucional.
de Finanzas. Economía y Finanzas. presupuestal.
Planillas verifica en el
SUP al personal que
cumple 25 y 30 años Equipo de finanzas
de servicios, emite recibe y lleva control Emite Resolución
R.D. y deriva a Coor. de Resoluciones, de Asignación
de Personal y AGI. emite oficio y deriva a Presupuestal.
la Gobierno Regional.
A
Equipo de Finanzas
recibe expedientes
de Secretaria
Hace la nota
Equipo de Personal, modificatoria en
ingresa datos de la el sistema SIAF
R.D. en el sistema
NEXUS.
FIN
46
8. ANEXOS:
- Resolución Directoral
- Vocabulario:
UGEL. Unidad de Gestión educativa Local
SIAF. Sistema Integrado de Administración Financiera
MAD. Módulo de Administración Documentaria
47
PROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL PARA EJECUCIÓN DE GASTO
CÓDIGO: P2-AGI-ES.F.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para habilitar el presupuesto en sus respectivas específicas de
gasto para su oportuna ejecución en función de los resultados esperados.
2. ALCANCE:
Área de Administración de la UGEL con sus oficinas de abastecimientos, contabilidad y
tesorería.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General del Presupuesto Público N° 28411
- Ley de Presupuesto Público del año fiscal.
- D.S. N° 304-2013-EF. Aprueba el TUO de la Ley General del Presupuesto Público N°
28411.
- Directiva N°005-2010-EF/76.01 y modificatorias Directiva para la ejecución
presupuestaria.
4. REQUISITOS:
- Planillas de remuneraciones
- Planilla de pensiones
- Planilla por sentencias judiciales
- Ordenes de servicio y de compra

- La certificación presupuestal es responsabilidad del especialista en finanzas, teniendo
en consideración los pedidos de las áreas usuarias de la UGEL, de acuerdo a una
correcta programación anual del gasto, en el caso de no existir presupuesto en el
clasificador, se realiza la redistribución del mismo previo análisis de las demandas en
favor de los usuarios.
6. PROCEDIMIENTO:
Paso N° Actividad Responsable Tiempo
1 Pedido del área usuaria para tener Jefe de área de 1 hora
disponibilidad presupuestal dirigido al Administración
Jefe de AGI.
2 Recepción del pedido y derivación al Secretaria de AGI 10 minutos

especialista en finanzas.
3 Recepción y análisis del pedido Especialista en 10 minutos
contrastando con el SIAF - MPP finanzas.
4 Aprobación y transmisión de la Especialista en 10 minutos
certificación en el SIAF-MPP finanzas.
48
5 Firma de la certificación en físico de

los formatos. (para el caso de la GG Especialista en 30 minutos
2.1. se elabora documento dirigido al finanzas.
Área de Administración firmado por el
Jefe de AGI)
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN 2 horas
49
ÁREA USUARIA DE UGEL ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
SECRETARIA JEFE AGI ESPECIALISTA EN FINANZAS
INICIO
Recepción del pedido y Contrastación en el
Recepción y análisis
derivación al SIAF - MPP
del pedido.
Pedido del área usuaria especialista en
para tener finanzas.
disponibilidad
presupuestal dirigido al Aprobación y transmisión de la
Jefe de AGI. certificación en el SIAF-MPP
Firma de la certificación
en físico de los formatos.
Recepciona
certificación Para el caso de la GG
presupuestal 2.1., se elabora
documento dirigido al
Elabora cargo y Firma de la certificación Área de Administración.
entrega para el caso de la GG 2.1
FIN
50
8. ANEXOS:
GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS:
- Pliego Regional: Gobierno Regional al que se le ha aprobado una asignación
presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto.
- SIAF - MPP: Sistema Informático de Administración Financiera – Módulo de Presupuesto
Público.
- Certificación presupuestal: Documento que sincera la disponibilidad presupuestal y libre
de afectación para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional según el
clasificador de gastos o genérica del gasto.
- Clasificador de Gasto: Es un instrumento normativo que permiten la agrupación o
estructuración de los gastos de acuerdo a ciertos criterios, que permite presentar todo los
aspectos posibles de las transacciones gubernamentales y particularmente de la entidad
pública, generando información que se ajusta a los requerimientos de los funcionarios de
gobierno, análisis económico, organismos internacionales y público en general. La
clasificación económica considera gastos presupuestarios toda transacción que implica una
aplicación financiera o un uso de fondos, como producto de una responsabilidad de las
entidades de proveer ciertos bienes y servicios a la población.
- Genérica de Gasto: Es el mayor Nivel de agregación que identifica el conjunto homogéneo,
claro y ordenado de los gastos en recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros
así como bienes y servicios que las entidades públicas contratan, adquieren o realizan para
la consecución de sus objetivos institucionales.
G.G. 2.1: Personal y Obligaciones Sociales
G.G. 2.2: Pensiones
G.G. 2.3: Bienes y Servicios
G.G. 2.5: Otros Gastos
G.G. 2.6 : Activos No Financieros
- Específica de Gasto: Responde al desagregado del objeto de gasto y se determina según
el clasificador de los gastos públicos.
- PIA : Presupuesto Institucional de Apertura; es el Presupuesto Institucional asignado al
inicio de las operaciones de la Entidad.
- PIM : Presupuesto Institucional Modificado, es el Presupuesto Institucional variado dentro de
un Ejercicio Fiscal, el cual puede ser mayor o menor al PIA.
- PAP : Presupuesto Analítico de Personal: Documento de Gestión donde muestra el
número de plazas que cuenta una Entidad Pública en su condición de ocupadas o
disponibles para contrato, debidamente financiada dentro del Ejercicio Fiscal.
- Presupuesto Por Resultados: (PpR) es una estrategia de gestión pública que vincula la
asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de la población; requiere
de la existencia de una definición de los resultados a alcanzar, el compromiso para alcanzar
dichos resultados por sobre otros objetivos secundarios o procedimientos internos, la
determinación de responsables, los procedimientos de generación de información de los
resultados, productos y de las herramientas de gestión institucional, así como la rendición
de cuentas.
51
PROCESO: ELABORACIÓN DE NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
CÓDIGO: P3-AGI-ES.F
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para habilitar o anular los créditos presupuestarios en los
clasificadores de ingreso o gasto, para el cumplimiento de las actividades institucionales
aprobadas en el POI, de esta manera resguardar el buen uso de los recursos públicos en
favor de la comunidad.
2. ALCANCE:
Áreas que conforman la Unidad de Gestión Educativa Local de Jaén.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General del Presupuesto Público N° 28411
- Ley de Presupuesto Público del año fiscal.
- D.S. N° 304-2013-EF. Aprueba el TUO de la Ley General del Presupuesto Público N°
28411.
- Directiva N°005-2010-EF/76.01 y modificatorias Directiva para la ejecución
presupuestaria.
4. REQUISITOS:
- Análisis de la Ejecución del gasto de remuneraciones
- Análisis de la Ejecución del gasto de pensiones
- Análisis de la Ejecución del Gasto de Bienes y servicios
- Solicitud justificada del Área de Administración

- Elaborar la nota de modificación presupuestal es responsabilidad del especialista en
finanzas, se genera previo análisis de la ejecución del gasto y el cumplimiento de las
metas físicas aprobadas; así como los pedidos de las áreas usuarias de la UGEL
debidamente justificadas, las cuales deberán sujetarse a las normas legales vigentes.
6. PROCEDIMIENTO:
Paso Actividad Responsable Tiempo
N°
Pedido del área usuaria para elaborar Jefe de área de 1 hora
1 nota de modificación presupuestal dirigido Administración
al Jefe de AGI.
2 Recepción del documento y derivación al Secretaria de AGI 10 minutos
especialista en finanzas.
3 Recepción y análisis del documento Especialista en 10 minutos
contrastando con el SIAF – MPP finanzas.
Realizar rebajas en el SIAF en los 1 día
clasificadores de gasto en caso que este Tesorero, contador o
4 se encuentre comprometido con la responsable de
elaboración de la nota de modificación abastecimientos.
presupuestal.
52
Elaboración, habilitación y transmisión al Especialista en 1 hora

5 Pliego Regional de la nota de modificación finanzas.
presupuestal en el SIAF-MPP
Elaboración de documento dirigido al
6 Pliego Regional que formaliza y sustenta Especialista en 30 minutos
la solicitud de la nota de modificación finanzas.
presupuestal.
Firma del documento de formalización de 1 día
7 la nota de modificación presupuestal y Director de UGEL
devolución a AGI.
8 Envío del documento al Pliego Regional. Secretaria de AGI 2 días
Aprobación o rechazo de la nota de Gerencia de 1 día

modificación presupuestal a través del Presupuesto,
9 SIAF - MPP Planeamiento y
Acondicionamiento
Territorial –GRC
10 Verificación de nota de modificación Especialista en 10 minutos
presupuestal a través del SIAF-MPP y Finanzas
comunicación a Administración para
conocimiento y fines.
5 días 03
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN
horas
53
GERENCIA DE
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
PRESUPUESTO,
TESORERO, CONTADOR O DIRECTOR UGEL PLANEAMIENTO Y
JEFE DE ACONDICIONAMIENTO
ENCARGADO DE SECRETARIA JEFE AGI ESPECIALISTA EN FINANZAS
ADMINISTRACIÓN TERRITORIAL –GRC
ABASTECIMIENTOS
Recepción de Recepción, análisis del

INICIO pedido y contrastación en el
documento y
derivación al SIAF -MPP
especialista en
Pedido para elaborar finanzas.
nota de modificación Elaboración, habilitación y transmisión al Recepción a través del
presupuestal dirigido Pliego Regional de la nota de modificación
SIAF-MPP
presupuestal en el SIAF-MPP
al Jefe de AGI.
Realizar rebajas en el
SIAF en los clasificadores
de gasto en caso esté
comprometido con la Elaboración de documento
elaboración de la nota de Deriva a dirigido al Pliego Regional
modificación presupuestal. Dirección que formaliza y sustenta la
Visa el solicitud de la nota de Firma del documento
documento modificación presupuestal. de formalización de la
nota de modificación
presupuestal y
Envío del devolución a AGI.
Conoce modificación documento al
presupuestal Pliego Regional Aprobación o rechazo de
la nota de modificación
presupuestal a través del
Verificación a través del SIAF-
MPP y comunica a SIAF - MPP
Administración.
FIN
54
PROCESO DE CREACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE GESTIÓN PÚBLICA:

EDUCACIÓN BASICA REGULAR, EDUCACIÓN ESPECIAL Y EDUCACIÓN BÁSICA
ALTERNATIVA
CÓDIGO: P04-AGI-ES.PLANIF.
1. OBJETIVO:
- Determinar el procedimiento administrativo para realizar el proceso de Creación de
Instituciones Educativas Públicas de gestión directa por autoridades educativas del
Sector Educación o de otros sectores e instituciones del Estado; con el fin de
incrementar la Cobertura Educativa con servicios educativos de calidad, procurando
mayor inclusión social.
2. ALCANCE:
- Instituciones Educativas Públicas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chota.
- Comunidades Organizadas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chota.
3. BASE LEGAL:
- Ley del Presupuesto del Sector Publico del Año Fiscal vigente.
- Ley Nº 28444- Ley General de Educación. Artículos Nos. 21º; 71º; 76º y 77º.
- DS. Nº 015-2002-ED. Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones
Regionales de Educación y Unidades de Gestión Educativa.
- Artículos Nos. 4º y 14º.
- Memorándum Nº 0588-2011-ME-VMGI-OAAE/UOM
4. REQUISITOS:
- Memorial o solicitud de la comunidad, padres de familia, instituciones, etc. dirigida al
Director Regional de Educación, presentada ante la Unidad de Gestión Educativa Local
Chota.
- Estudio de factibilidad que demuestre la necesidad de la oferta.
- Proyecto Educativo Institucional (PEI), Proyecto Curricular de Centro (PCC);
Reglamento Interno (RI), Plan de Trabajo (PAT), para Básica Alternativa Plan de
Trabajo, conforme a las normas específicas correspondientes-
- Inventario de los equipos, mobiliario, material educativo y docentes con que cuenta la
institución para su desarrollo educativo.
- Plano de localización, distribución y Resolución de Alcaldía que apruebe la habilitación
urbana.
- Certificado de compatibilidad de uso y zonificación emitida por la Municipalidad.
- Copia de Certificado de Seguridad, expedido por Defensa Civil.
- En Educación Básica Especial (EBE) el local es de uso exclusivo para la atención del
servicio educativo en turnos y horarios, sean estos de Centros de Educación Básica
Especial (CEBA), o los Programas de Intervención Temprana (PRITE).
- En Básica Alternativa (EBA), el local es de uso exclusivo para la atención del servicio
educativo, en turnos, horarios, jornadas, calendarización.
- Documentos que acrediten la inscripción del terreno en Registros Públicos a nombre del
Ministerio de Educación

- Las personas naturales o jurídicas, presentan el expediente de creación de una
institución educativa pública de gestión directa a la Unidad de Gestión Educativa Local
de Chota, ésta revisa, si cumple con los requisitos, deriva a la dirección Regional de
55
Educación, de lo contrario devuelve al interesado para su implementación y reingreso

del expediente.
- La Dirección Regional de Educación Cajamarca, a través del equipo de Gestión
Institucional correspondiente, de encontrarse conforme el expediente, mediante
Resolución Regional aprueba la creación de la institución educativa de gestión directa,
sino devolverá mediante un documento indicando las observaciones correspondientes a
los interesados, a través de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chota.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
1 Presenta el expediente a la oficina de Personas naturales o 5 minutos
Trámite documentario de la UGEL Chota jurídicas
2 Equipo de Trámite Documentario, deriva Equipo de Trámite 3 días.
expediente a secretaría del Área de Gestión Documentario.
Institucional
3 Registra y deriva al Jefe del Área. Secretaria de AGI 1 día
4 Analiza e indica su atención por Planificación Jefe de AGI 15 días
y devuelve a secretaría.
5 Analiza y evalúa expediente si cumple o no Planificador 15 días
con los requisitos, redacta oficio indicando
devolución al interesado o eleva expediente a
la DRE Cajamarca para su atención. Deriva a
secretaria del Área.
6 Deriva oficio y expediente a la secretaría del Secretaria AGI 1 hora
despacho directoral
7 Deriva oficio para la firma del Director de la Secretaria de Dirección 30 minutos
UGEL
8 Firma oficio y devuelve a secretaria Director UGEL 1 día
9 Devuelve a secretaría de AGI Secretaria de Dirección 1 día
10 Deriva a la oficina de trámite documentario 3 días
para su devolución al usuario o elevación a la
DRE-Cajamarca.
11 Analiza, evalúa y emite respuesta. DRE-Cajamarca 60 días
12 Recibe documento de la DRE Cajamarca Trámite documentario 3 días
13 Usuario recibe respuesta Trámite documentario 15 días
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 3 meses, 27 días, 1 hora y 35 minutos
56
USUARIO TRAMITE AREA DE GESTIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN REGIONAL

DOCUMENTARIO INSTITUCIONAL DE EDUCACIÓN
Recibe registra en el SITD y Secretaria: recibe, registra

Secretaría: Recibe y deriva Secretaría recibe
INICIO deriva a Secretaría de
expediente y deriva al jefe
del Área oficio al Director expediente y deriva al
Gestión Institucional. equipo correspondiente
Presenta expediente de
creación de II.EE. Director firma oficio y
Jefe: analiza e indica su
atención por Planificación devuelve a la secretaria Equipos efectúan
y devuelve a secretaría y
proceso de creación de
A ell deriva a Planificación
II.EE.
Planificador: analiza y CUMPLE CON

evalúa expediente. REQUISITOS Emite respuesta
Redacta oficio y deriva a No Si
Dirección
Levanta
observaciones y
reingresa expediente Se deriva a la Dirección el
Recibe expediente y expediente con oficio
deriva al usuario para firma del Director y
devolución al usuario.
Recibe respuesta de
expediente
Recibe expediente y
deriva al usuario
FIN
57
8. ANEXOS:
- Solicitud
- Vocabulario:
PEI. Proyecto Educativo institucional
PCC. Proyecto Curricular de Centro
RI. Reglamento Interno
PAT. Plan Anual de Trabajo
EBE. Educación Básica Especial
CEBA. Centro de Educación Básica Alternativa
PRINTE. Programa de Intervención Temprana
EBA. Educación Básica Alternativa
AGI. Área de Gestión Institucional
DRE. Dirección Regional de Educación
58
PROCESO: EJECUCIÓN DE PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO DE LOCALES

ESCOLARES
CÓDIGO: P05-AGI-ING.
1. OBJETIVO:
Determinar los procedimientos que debe seguir el Director de la Institución Educativa
para un adecuado uso del presupuesto de mantenimiento de locales escolares
asignado por el MINEDU.
2. ALCANCE:
- Directores de Instituciones Educativas Públicas de la Unidad de Gestión Educativa
Local Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 30114 – Ley del Presupuesto General de la República 2014.
- D.S. N° 027-2014 MINEDU
- R.SG. N° 004-2014-MINEDU. Norma técnica para la ejecución del mantenimiento de
los locales escolares de las II.EE. públicas a nivel nacional.
4. REQUISITOS:
- Copia de Resolución de Encargatura de Dirección.
- Copia de DNI fedateada.
- Acta de conformación de comités mantenimiento y veedor.
- Llenado de Formato I
- Llenado de Formato III

- La ejecución del presupuesto de mantenimiento de Locales Escolares es
responsabilidad de los directores de las Instituciones Educativas Públicas.
- El Equipo de especialista de infraestructura de la UGEL Chota, tiene la
responsabilidad de verificar, realizar seguimiento y control de la inversión del
presupuesto.
- Realizado el informe final del director de la Institución Educativa, el especialista de
Infraestructura hace el ingreso en el Sistema de Rendición de Gastos del MINEDU.
6. PROCEDIMIENTO

N°
1 Orienta el proceso de inversión de Equipo de Infraestructura – 30 días.
presupuesto de locales escolares AGI.
2 Ingresa datos al sistema Wasichay Director de la I.E. 30 días

(integrante del comité de
mantenimiento y veedor, trabajos a
ejecutar)
3 Aprueba la ficha técnica en el sistema Equipo de Infraestructura – 1 hora
Wasichay AGI.
4 Presenta expediente I físico a la UGEL Director de la I.E. 10 minutos.
5 Firma acta de compromiso , recibe y Equipo de Infraestructura – 10 minutos.
59
archiva expediente I AGI.

6 Presenta acta de compromiso (copias Director de la I.E.
de DNI, Resolución de cargo de 1 día.
Director.
7 Apertura la cuenta de ahorro en soles. Banco de la Nación.
8 Retira e invierte el dinero en el Director, comité veedor y 120 días.
mantenimiento del local escolar mantenimiento.
9 Ingresa en el sistema Wasichay la Director de la I.E.

declaración de gasto (Nº de boletas de 1 día
compra, cantidad de material y precios.
10 Aprueba declaración de gasto Equipo de Infraestructura – 1 hora
AGI.
11 Presenta expediente II sobre rendición Director de la I.E. 20 minutos
de cuentas
12 Recibe expediente II que contiene Equipo de Infraestructura – 1 hora
rendición de cuentas y anexa al AGI.
expediente I; luego devuelve al director
para presentarlo por trámite
documentario.
13 Presenta un solo expediente en trámite Director de la I.E. 30 minutos.
documentario y éste deriva a AGI,
equipo de infraestructura.
14 Consolida y sistematiza expedientes y Equipo de Infraestructura – 60 días.
eleva al Ministerio de Educación AGI.
15 Entrega copia de expediente Equipo de Infraestructura – 20 minutos
AGI.
16 Recibe copias de expediente Director de la I.E. 8 días
60
DIRECTOR DE INSTITUCIÓN AREA DE GESTIÓN BANCO DE LA NACIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO

EDUCATIVA INSTITUCIONAL - infraestructura
Ingresa al sistema
INICIO Apertura la cuenta de ahorros del director de
Wasichay, la II.EE.
Orienta el proceso de inversión de

presupuesto de locales escolares
Presenta expediente I, al equipo de
infraestructura.
Recibe y archiva expediente I. Firma acta de
compromiso y deriva al Director de la II.EE.
Presenta acta de compromiso (copias de DNI,
Resolución de cargo de director y solicita a
A
apretura de cuenta en el BN.
A Retira e invierte el dinero en el

mantenimiento del local escolar. Aprueba declaración de gasto
Ingresa en el sistema Wasichay la B

declaración de gasto y solicita Recibe expediente II y adjunto al expediente I,
aprobación de declaración de gasto. luego devuelve al director I.E.
Recibe expediente, codifica y deriva al Equipo
de Infraestructura
Presenta expediente II sobre
rendición de cuentas
Presenta un solo expediente en

B trámite documentario
Recibe expediente, consolida, sistematiza y

eleva al Ministerio de Educación y una copia al
Director de la II.EE.
Recibe copias de
FIN expediente.
61
8. ANEXOS:
Solicitud
Vocabulario:
MINEDU. Ministerio de Educación
I.E. Institución Educativa
WASICHAY. Mi Casita (palabra quechua)
62
PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
CÓDIGO: P06-AGI-PLANIF.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la elaboración y aprobación del Plan Operativo
Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local Chota.
2. ALCANCE:
- Unidades orgánicas de la UGEL.
- Instituciones y programas educativos de Educación Básica y Técnico Productivo.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044 Ley General de Educación.
- Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
- D. S. N° 011-2012-ED Reglamento de la Ley General de Educación,
- D.S.Nº015-2002-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones
Regionales de Educación y Unidades de Gestión Educativa Local.
- Ordenanza Regional Nº038-2011-GR.CAJ.CR. aprueba el ROF de la UGEL Chota.
4. REQUISITOS:
- Planes estratégicos nacional, regional y local (UGEL e II.EE.)
- Proyecto de Presupuesto Institucional y PIA
- Determinación de actividades, planes, proyectos y programas por Áreas y Equipos.
- Reportes estadísticos actualizados sobre indicadores educativos de los aspectos
pedagógicos y administrativos.

La elaboración del POI se inicia con el análisis de la problemática del servicio educativo,
para lo cual tendrá en cuenta los PEI e Informes de Gestión de las Instituciones
Educativas, el avance, logros y dificultades de la ejecución del POI del año anterior.
Además considera la asignación del Presupuesto Institucional Anual (PIA) y los objetivos
y metas priorizadas por la entidad en el marco de los planes estratégicos nacionales,
regionales y locales.
La conducción de la formulación del POI es responsabilidad del especialista en
planificación con la participación de los jefes y equipos técnicos de cada unidad orgánica
de la UGEL.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
Identifica los objetivos y políticas educativas
1 nacional y regional, prepara los esquemas, formatos 5 días
y orientaciones de planificación de actividades y Planificador
otros documentos de recojo de información. Remite
a los equipos y áreas para las tareas
correspondientes y la elaboración de sus
propuestas.
63
Prepara el cronograma de reuniones con los Planificador

2 equipos y áreas, de acuerdo a lo previamente 5 días
coordinado con los responsables de las mismas.
Realiza reuniones de trabajo con los equipos

3 técnicos por áreas de acuerdo con el cronograma y Planificador y 5 días
distribuye el siguiente material de trabajo sobre el Jefe de AGI
cual desarrollará las acciones de orientación y
monitoreo:
 Reporte de información que se requiere a los

diferentes equipos y áreas.
 Actualización de la problemática con visión
estratégica.
 Objetivos.
 Estrategias.
 Programación de actividades, planes, proyectos
y programas.
Identifican la problemática actualizada (diagnóstico
4 estratégico) con ayuda de los formatos respectivos,
establecen estrategias, definen objetivos, Equipos de 10 días
actividades, proyectos, planes y/o programas por trabajo de cada
equipos de área, dejando constancia en acta por área
reunión.
Los responsables de cada equipo técnico reportan
5 al planificador la problemática identificada de Jefe de cada 1 día
acuerdo con sus competencias, la propuesta de área
objetivos, estrategias y de actividades para su
procesamiento y consolidación en base a los
formatos alcanzados.
Identificada la problemática de cada equipo y área

6 de la UGEL, define y estructura la problemática
general y la prioriza. Planificador 10 días
Elabora el propuesta de POI: Plantea los objetivos,
metas y actividades, en base a la consolidación de
la problemática, las propuestas de los equipos de
trabajo de las áreas, el PIA y los planes estratégicos
a nivel regional y local.
Socializa el proyecto o propuesta de POI con equipo 02 días

7 directivo, jefes de áreas y equipos para recibir Planificador
sugerencias.
8 Teniendo en cuenta las sugerencias recibidas, Planificador 02 días
mejora la redacción final del POI.
64
Elabora el informe, el proyecto de resolución y junto Planificador 5 días

9 con el POI, lo eleva al jefe de AGI para su
aprobación y visto bueno.
10 Revisa el Informe y el proyecto de resolución que Jefe AGI 1 día
aprueba el POI, si está conformes lo visa.
11 Secretaria de AGI deriva al director de la UGEL. Secretaria AGI 1 día
12 Recibe proyecto con informe y deriva a Director para Secretaria 1 día
firma. Dirección
13 Firma resolución y a través de secretaria deriva a Director UGEL 1 día

trámite documentario para numeración y fechado.
14 Numera, fecha, registra, distribuye a los jefes y Responsable de 2 días

responsables de cada área y oficina y archiva. trámite
documentario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN 51 ías
65
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

ÁREAS DE LA UGEL TRÁMITE
ESPECIALISTA EN DIRECCIÓN UGEL
SECRETARIA JEFE AGI (AGP, AJ, AA, DIR) DOCUMENTARIO
PLANIFICACIÓN
INICIO Identifican la problemática actual Secretaria recibe proyecto Numera, fecha, registra,
(diagnóstico estratégico) establecen con informe y deriva a distribuye a los jefes de
estrategias, definen objetivos, Director para firma. Área y archiva.
Identifica objetivos y política
actividades, proyectos, planes y/o
educativa nacional, regional y local,
programas por equipos de área,
prepara esquemas, formatos y
dejan constancia en acta.
orientaciones de planificación y
Director firma resolución y a FIN
recojo de información. Remite a los
través de secretaria deriva a
equipos y áreas.
trámite documentario para
numeración y fechado.
Los responsables de cada equipo
Prepara el cronograma de Realiza reuniones de trabajo técnico reportan al planificador la
reuniones con los equipos y áreas. con equipos técnicos por problemática identificada y
Áreas. sugerencias para el POI.
Elabora la propuesta de POI: base

propuestas de los equipos de
trabajo, el PIA y los planes
estratégicos a nivel regional y local.
Elabora el informe, el proyecto Secretaria deriva al jefe Revisa Informe y proyecto

de resolución y junto con el POI, para su aprobación. de resolución que aprueba
lo deriva a la secretaria. Luego deriva al director el POI, y da visto bueno.
de la UGEL
66
8. ANEXOS:
- Solicitud
- Vocabulario:
AJ. Asesoría Jurídica
AA. Área de Administración.
DIR. Dirección
67
PROCESO: GENERACIÓN DE CÓDIGOS DE II.EE. RECIENTEMENTE CREADAS
CÓDIGO: P07-AGI-EST.
1. OBJETIVO:
Determinar los procedimientos que se debe seguir para solicitar los códigos de las II.EE
de reciente creación permitiendo su sistematización inmediata en la base de datos del
Ministerio de Educación.
2. ALCANCE:
- Instituciones Educativas Públicas y Privadas en todo el ámbito de la Unidad de
Gestión Educativa Local Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley 28044
- Ley N° 30114 – Ley del Presupuesto General de la República 2014.
- RM. N° 0622-2014
- DS. N° 040-2014-EF
- Directiva Regional de Cajamarca N° 031-2012
4. REQUISITOS:
- Copia de Resolución de Creación de II.EE Pública, Privada o por Convenio.
- Copia de la Resolución del Director Titular o Encargado.
- Datos Personales del Director(a).
- Croquis o Plano de ubicación Geográfica de la II.EE.

- La responsabilidad de hacer requerimientos solicitando códigos al MED para II.EE.
de reciente creación es responsabilidad de AGI – Equipo de Estadística quien
tramitará todos los documentos necesarios para la culminación exitosa de dicho
proceso.
- El Especialista de Estadística de la UGEL Chota tiene la responsabilidad de
verificar, realizar seguimiento y control de todo el proceso de crear, cerrar,
reapertura y modificar datos de la II.EE. en la jurisdicción de la UGEL Chota.
- El proceso parte con un expediente aprobado en las instancias correspondientes
culminando en la Resolución de Creación respectiva, documento sustentatorio
indispensable para luego elaborar el suceso respectivo que nos permita pedir los
códigos a la UEE-MED a través de una herramienta muy importante que es Sistema
Local SIEmed en su versión actualizada, el siguiente paso enviar el suceso
mediante un correo por internet para su posterior respuesta.
- Una vez recibida la respuesta que es la atención al requerimiento antes enviado se
procede a actualizar el sistema ya que fue ingresado a la base de datos del MED,
este proceso termina cuando el especialista de Estadística ingresa al SIEmed e
imprime la ficha de datos correspondiente.
6. PROCEDIMIENTO:
N°
1 Crea resolutivamente una institución Dirección regional de Educación 60 días
educativa y envía resolución a la
UGEL correspondiente.
68
2 Recibe la resolución de creación y Responsable de Oficina de 1 día.

con un número de expediente lo trámite documentario
deriva al Área de Gestión Institucional
3 Recibe expediente y derivación al Secretaria de 1 hora.
Jefe para su proveído. Área de Gestión Institucional
4 Deriva al especialista de estadística. Jefe del Área de Gestión 4 horas.
Institucional
Recibe y verifica la documentación
5 para luego hacer el suceso, pidiendo Especialista de Estadística -AGI 1 día.
la creación de códigos en el SIEmed.
Envía el suceso junto con la
6 resolución escaneada y el croquis por Especialista de Estadística -AGI 1 día.
internet a la UEE-MED.
Recibe, verifica y emite un suceso de
7 Coordinador del MED 3 días
datos.
8 Actualiza el sistema, genera el código 3 días
modular y registra información en la
Coordinador del MED
base de datos “padrón de II.EE “
9 Recibe el Requerimiento por Internet Especialista de Estadística -AGI

y Actualización del SIEmed. 20
minutos
10 Ingreso al SIEmed y luego imprimir Especialista de Estadística -AGI 5 minutos
ficha de datos del centro educativo
para luego remitirlo al usuario.
11 Recibe código de la II.EE. Director de la II.EE. 5 minutos
69
DIRECCIÓN REGIONAL DE TRÁMITE AREA DE GESTIÓN MINISTERIO DE INSTITUCIÓN

EDUCACIÓN DOCUMENTARIO INSTITUCIONAL EDUCACIÓN EDUCATIVA
Recibe registra en el SITD y Secretaria de AGI, recibe

INICIO
deriva a Secretaría de expediente y derivación al Recibe, verifica y
Gestión Institucional. Jefe para su proveído. emite un suceso de
datos.
Emite resolución de
creación de Institución Jefe deriva al especialista
Educativa de estadística
Recibe, verifica y
emite un suceso de
datos.
Esp. Estadística recibe y
verifica la documentación,
solicita la creación de
códigos en el SIEmed.
Actualiza el sistema y
genera el código
modular
Recibe código
Recibe el requerimiento por Registra de la II.EE.
internet y actualiza el información en la
SIEmed base de datos
Ingreso al SIEmed, imprime

ficha de datos, remite al FIN
usuario.
70
8. ANEXOS:
Resolución de creación de Institución Educativa

Vocabulario:
SIEMED. Sistema de Información Estadística del Ministerio de Educación
UEE. Unidad de Estadística Educativa
MED. Ministerio de Educación
71
PROCESO: RACIONALIZACIÓN DE PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LAS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS DE EDUCACIÓN BÁSICA Y TÉCNICO
PRODUCTIVO
CÓDIGO: P08-AGI-ES.RAC.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo para realizar las acciones de Racionalización de

Personal Docente y Administrativo en las Instituciones Educativas Públicas de Educación
Básica y Técnico Productivo en el ámbito de la UGEL – Chota.
2. ALCANCE:
Docentes, auxiliares de educación y personal administrativo de las Instituciones
Educativas Públicas del ámbito de la UGEL Chota.
3. BASE LEGAL:
- Ley del Presupuesto del Año Fiscal vigente.
- Ley Nº 28044, Ley de Educación.
- Ley Nº 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento General.
- Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público.
- Decreto Supremo Nº 005-90-PCM., Reglamento del D.L. Nº 276.
- Decreto Supremo Nº 04-2013-ED, que aprueba el reglamento de la Ley de Reforma
Magisterial.
- D.S. Nº 05-2011-ED, norma sobre proceso de Racionalización de personal docente y
administrativo.
- Decreto Supremo Nº 011-2012-ED, que aprueba el reglamento de la Ley General de
Educación.
4. REQUISITOS:
- Resolución de conformación de la Comisión Técnica de UGEL.
- Resolución de conformación de la Comisión Técnica de Institución Educativa.
- Informe de Escalafón.
- Copia de Actas y Nóminas de Matrícula.
- Cuadro de distribución de secciones y horas.
- Presupuesto Analítico de Personal PAP.
- Aplicativo SIRA (Sistema de Información para la racionalización)
- Cuadro de necesidades y excedencias.
- Informes de las Comisiones Técnicas

- La Racionalización es un proceso permanente obligatorio y prioritario orientado a
optimizar e identificar las excedencias y necesidades de plazas del personal de las
Instituciones Educativas Públicas, buscando equilibrar la oferta y demanda educativa en
función a las necesidades reales y verificadas del servicio educativo con criterio de
flexibilidad en función a la realidad socioeconómica y geográfica, condiciones y
necesidades pedagógicas y las limitaciones de la infraestructura escolar y recursos
humanos.
72
- Los responsables del proceso de Racionalización de personal docente y administrativo

son: En las Instituciones Educativas polidocentes completas la Comisión Técnica de
Institución Educativa (COTIE) presidido por el Director y en las Instituciones Educativas
multigrado a cargo de la Comisión Técnica Local de la UGEL CHOTA.
- La Comisión Técnica de Institución Educativa emite un informe determinando la real
demanda y oferta Educativa en base a su PAP y a la población escolar, siendo ésta que
determina la necesidad o excedencia de personal.
- La Comisión Técnica de la UGEL Chota revisa los informes de las comisiones técnicas
de las Instituciones Educativas, de ser necesario reformula los cuadros o da
conformidad de acuerdo al aplicativo SIRA.
- La Comisión Técnica de la UGEL Chota, verifica el sistema de información para
racionalización (SIRA) y determina las excedencias y necesidades de personal docente
y administrativo. Luego elabora un cronograma de adjudicación o reubicación de plazas
por racionalización. Luego elabora el informe final.
- Distribución de resoluciones al personal reasignado por racionalización.
6. PROCEDIMIENTO:
Paso
Actividad Responsable Tiempo
N°
1 Elabora y presenta informe sobre Especialista de 1 hora
conformación de la comisión técnica de Racionalización (AGI)
racionalización de la UGEL Chota.
2 Conforma y reconoce resolutivamente la Coordinación de 3 días
Comisión Técnica de Racionalización de la personal
UGEL Chota. (Administración).
3 Distribuye y difunde las Normas Legales de Comisión Técnica de 10 días
Racionalización de personal en las UGEL Chota.
Instituciones Educativas Publicas.
4 Realiza reuniones descentralizadas con Comisión Técnica de 10 días
Directores de Instituciones Educativas para UGEL Chota.
informar sobre proceso de Racionalización de
personal.
5 Conforma y reconoce resolutivamente la Director de la Institución 03 días
Comisión Técnica de Racionalización de Educativa.
Institución Educativa Polidocente completa
con indicación de cronograma de trabajo.
6 Verifica la población escolar y docentes de las Comisión Técnica de 45 días
Instituciones Educativas Publicas. UGEL Chota.
7 Recibe las Resoluciones e informes de las Tramite documentario 1 día
Comisiones Técnicas de Institución Educativa.
8 Deriva los expedientes a la secretaria de AGI. Tramite documentario, 1 día
9 Deriva expedientes a la comisión. Secretaria de AGI 1 hora
10 Redacta informes de las visitas de verificación Comisión Técnica de 1 día
a II.EE. UGEL Chota.
11 Solicita informes escalafonarios Comisión Técnica de 1 hora
UGEL Chota.
12 Emite informes escalafonarios de los docentes Equipo de escalafón 3 días
excedentes. (Administración)
13 Verifica y determina excedentes y Comisión Técnica de 5 días
necesidades en el sistema informático para UGEL Chota.
racionalización (SIRA).
73
14 Elabora y publica el cronograma de Comisión Técnica de 2 días

adjudicación de plazas docentes y UGEL Chota.
administrativas por racionalización.
15 Publica cuadro de excedencias y necesidadesComisión Técnica de 3 días
de personal en las Instituciones Educativas.
UGEL Chota.
16 Presentan reclamos. Directores, Docentes y 2 días
Administrativos de las
II.EE
17 Adjudica plazas docentes y administrativas Comisión Técnica de 1 día
por racionalización. UGEL Chota.
18 Elabora el informe del proceso de Comisión Técnica de 1 día
racionalización al Despacho Directoral. UGEL Chota.
19 Deriva el informe a Administración. Secretaria de Dirección 1 día

de UGEL Chota.
20 Elabora proyectos de resolución de Especialista de 1 día
reubicación de plazas docentes y Planificación (AGI).
administrativas excedentes.
21 Visar proyectos de resolución y firma de Jefes de: AGI, 5 días
Director de la UGEL Chota. Administración y
Asesoría Jurídica y
Director de UGEL.
22 Codifica las resoluciones. Equipo de Trámite 2 días
Documentario.
23 Deriva de copias de resoluciones a la Oficina Equipo de Trámite 1 día
de Personal. Documentario.
24 Elabora de proyectos de resoluciones de Equipo de personal, 2 días
ubicación de personal racionalizado. responsable de NEXUS.
25 Visa proyectos de resolución y firma de Jefes de: AGI, 5 días
Director de la UGEL Chota. Administración y
Asesoría Jurídica y
Director de UGEL.
26 Codifica las resoluciones. Equipo de Trámite 2 días.
Documentario.
27 Distribuye copia de la Resolución Directoral a Equipo de Trámite 3 días
los interesados. Documentario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 114 días y 3 horas
74
II.EE.POLIDOCENTES TRÁMITE AREA DE GESTIÓN DESPACHO AREA DE AREA DE ASESORIA

COMPLETAS DOCUMENTARIO INSTITUCIONAL DIRECTORAL ADMINISTRACIÓN JURIDICA
INICIO Secretaría: Recibe y deriva Secretaría: Recibe y deriva

el informe con proveído a el informe con proveído a
Administración. Personal
Racionalizador
Codifica y distribuye la elabora informe. Secretaría recibe proyecto
Resolución a integrantes Jefe de personal de resolución y deriva al
de la Comisión. Director firma proyecta resolución. Jefe del Área, para Vº.Bº.
la Resolución
Directoral.
Comisión recibe Secretaría recibe proyecto
expedientes y realiza
de resolución y deriva al
Recibe expediente visitas de verificación
Proyecta Resolución Jefe del Área, para Vº.Bº.
(resolución e informe) trámite documentario
de COTIE y emite de II.EE. y deriva a
informe Gestión Institucional.
Levanta No Conforme
Recepciona Si
observaciones y
expedientes y
reingresa expediente
devuelve a la II.EE.
Comisión efectúa proceso Secretaría: Recibe y Secretaría: Recibe y deriva Secretaría recibe y deriva
en SIRA. Emite informe y deriva el informe con el informe con proveído al proyecto de resolución al
proyecta resoluciones de proveído a jefe de personal, éste Jefe del Área, éste da el V.B.
reubicación de plazas. Administración. proyecta resolución.
Recibe Copia de
Resolución de
Racionalización
Numera resolución,
fecha, registra, distribuye
a las, Áreas. Archiva Director firma la
autógrafas. Entrega copia
FIN al usuario
Resolución Directoral.
75
8. ANEXOS
Cuadro de distribución de secciones y horas.

Presupuesto Analítico de Personal PAP.
Cuadro de necesidades y excedencias.
Informes de las Comisiones Técnicas.
SIRA
NEXUS
SUP
Vocabulario:
SIRA. Sistema Informático para Racionalización
COTIE. Comisión Técnica de Institución Educativa
NEXUS. Sistema para la Administración y Control de Plazas Docentes,
Administrativas del Sector Educación
76
ÁREA
DE
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
77
PROCESO: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS UNIDADES DE COSTEO DE

LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE CHOTA
CÓDIGO: P01-AA-COM.ESP.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo para realizar el procedimiento de
adquisición de materiales y contratar los servicios solicitados por las Área de la
Unidad de Gestión Educativa Local e Instituciones Educativas de la jurisdicción
2. ALCANCE:
Trabajadores de la UGEL Chota.
Instituciones Educativas.
Responsables de la Unidad de Costeo.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto”
- Ley 30114 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2014
- Ley Nº 29873 de Contrataciones del Estado, su Reglamento D.S. Nº 0138-2012-EF.
- Directiva para la Programación y Formulación del Presupuesto de los Pliegos del
Gobierno Nacional para el Año vigente”, aprobada con R.D./EF/76.01.
- Ordenanza Regional Nº 038-2011-GR.CAJ-CR. Aprueba el ROF de la UGEL Chota.
4. REQUISITOS:
- Oficio y Requerimiento en el SIGA
- Documento formal del responsable de la Unidad de Costeo detallando los
requerimientos técnicos de los bienes o Servicios para las Instituciones Educativas
que conforman la unidad de costeo.
- Decreto Legislativo Nº 1017, se aprueba la Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado, su Reglamento D.S. Nº 0184-2008-EF; se encuentra los requerimientos
de las Oficinas de la UGEL y de las Instituciones Educativas de su jurisdicción que
serán convocados a proceso de selección, con un determinado valor referencial y
una fuente de financiamiento.
- Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la UGEL – Chota.

- El procedimiento se inicia cuando el responsable de la Unidad de Costeo entrega en
la Oficina de Trámite Documentario, el cuadro de bienes que deberá de recibir su
grupo de Instituciones Educativas de acuerdo los oficios recibidos de los Directores
de las Instituciones Educativas.
- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.
- Trámite Documentario entrega el documento por el Sistema de Trámite y en físico a
la secretaria de Administración.
- Jefe de Administración deriva expediente a la oficina de abastecimiento y ésta al
Comité especial para su atención de acuerdo las normas de contrataciones
78
6. PROCEDIMIENTO
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMP

N° O
1 Presentan solicitud de requerimiento de bienes Responsables de las 8 día
de servicio. Unidades de Costeo
2 El Encargado de las Contrataciones y Encargado de las 3 día
Adquisiciones consolidan las peticiones y elabora Contrataciones y
el Plan Anual y eleva a la jefatura de Adquisiciones
Administración para su aprobación.
3 Revisa y verifica los montos aprobados por la Jefe del Área de 1 hora
Dirección de Presupuesto de los Calendarios de Administración
Compromiso, a fin de no incurrir en sobregiro.
4 Aprueba las bases técnicas y el expediente de Jefe del Área de 1 hora
contratación. Administración
5 Entrega el expediente de contratación al Comité Jefe del Área de 15
Especial Permanente, a fin de revisar evaluación Administración minutos
de proveedores: propuesta técnica y económica.
6 Elabora las bases administrativas del proceso de El Comité Especial 5 días
selección pertinente y solicita a la Jefatura del Permanente
Área su aprobación.
7 Aprueba las bases administrativas. Jefe del Área de 2 días
Administración
8 Convoca públicamente a participar de la licitación El Comité Especial 8 días
según se trate de una Adjudicación de Menor Permanente
Cuantía o de una Adjudicación Directa Selectiva.
9 Absuelve las consultas y responde a las El Comité Especial 1 días
observaciones a las bases administrativas. Permanente
10 Recibe las propuestas técnicas y económicas de El Comité Especial 8 días
los postores. Permanente
11 Evalúa la propuesta técnica y económica y El Comité Especial 4 horas
elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones, Permanente
anota el nombre de los proveedores, materiales o
servicio solicitado, cantidades y los precios.
12 Participa el Contralor o su representante en el Órgano de Control -
proceso de adjudicación. Institucional
13 Otorga la buena pro. El Comité Especial 2 horas
Permanente
14 Registra los Procesos de selección en el SEACE- Responsable de 2 horas
CONSUCODE. contrataciones y
adquisiciones
15 Afecta presupuestalmente la buena pro otorgada Responsable del 4 horas
por el Comité Especial Permanente, a la fuente Equipo de
de financiamiento respectiva. Abastecimientos
16 Elabora el contrato y lo suscribe conjuntamente Responsable del 30
con el Jefe del Área de Gestión Administrativa y Equipo de minutos
el contratista Abastecimientos
17 Elabora la Orden de Compra u Orden de Servicio Jefe 15
a favor del proveedor otorgado la buena pro minutos
18 Recibe Orden de compra o servicio y documentos Responsable de
79
sustentatorios, realizando la afectación y Contabilidad 1 hora

contabilización presupuestal.
19 Recepción de bienes y servicios adquiridos. Encargado de Almacén 1 día
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 36 días y 16 horas.
80
AREA DE ADMINISTRACIÓN
UNIDAD DE COSTEO TRÁMITE ABASTECIMIENTOS JEFE CONTABILIDAD COMITÉ ESPECIAL DIRECCIÓN
DOCUMENTARIO
INICIO Recibe expediente, Recibe, Jefe administración Elabora las bases Recibe informe
ingresa en el requerimiento y verifica monto administrativas del final para
Sistema de deriva a la oficina aprobado de calendario proceso de conocimiento y
Trámite de abastecimiento de compromisos. selección fines
Presenta solicitud Documentario y Aprueba bases
de requerimiento deriva al
de bienes de encargado de Hace la
servicio contrataciones convocatoria
Aprueba las bases pública
administrativas y
deriva al Comité
Responsable registra el
proceso en SEACE- Absuelve consultas
CONSUCODE y observaciones a
las bases
Afecta el presupuesto a Elabora y firma el

la fuente de contrato Recibe y evalúa
financiamiento propuesta
económica y
técnica.
Elabora la orden de
compra
Si No
Cumple
requisitos
Recibe orden de
compra y efectúa.
Elabora informe final

FIN y eleva al director
81
8. ANEXOS
- Inscripción en el sistema.
- Vocabulario:
E.F. Economía y Finanzas
ROF. Reglamento de Organización y Funciones
SIGA. Sistema Integrado de Gestión Administrativa
PCM. Presidencia del Consejo de Ministros
SEACE. Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado
CONSUCODE. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
82
PROCESO: BAJA Y ENAJENACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES DE LAS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL-CHOTA
CÓDIGO: P02-AA-PAT.
1. OBJETIVO
Determinar el procedimiento administrativo para retirar del inventario general de la
institución los bienes muebles que no se requieren para el normal desarrollo de sus
funciones, de conformidad con las disposiciones legales, en la Unidad de Gestión
Educativa Local e Instituciones Educativas de la jurisdicción.
2. ALCANCE: Aplica a los bienes muebles y semovientes que estén registrados en él

inventario general de la institución.
3. BASE LEGAL:
- Ley N° 29151.- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales
- D.S. Nº 007-2008-VIVIENDA.- Reglamento de la Ley 29151
- Directiva Nº 004-2002/SBN.- Procedimientos para el Alta y la Baja de los bienes
muebles de propiedad estatal
- Ley N° 27995.- Procedimientos Para Asignar bienes Dados de Baja por la
Instituciones Públicas a Favor de los Centros Educativos de las Regiones de las
Regiones de Extrema Pobreza.
- D.S. Nº 013-2004-EF.- Reglamento de la Ley N° 27995.
4. REQUISITOS:
- Solicitud, adjuntando informe (Estado de excedencia, obsolencia técnica,
mantenimiento o reparación onerosa, perdida, robo o sustracción, destrucción o
siniestro, reembolso o reposición, cuando el semoviente sobrepase el periodo
reproductivo)
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO

Se inicia a petición escrita del director de la Institución Educativa quien presenta su
informe solicitando la Baja de Bienes Muebles de Propiedad Estatal, adjuntando
documentos probatorios que justifique la solicitud de baja, cualquiera sea su causal.
6. PROCEDIMIENTO

N°
1 Presenta solicitud en trámite documentario la Director de la I.E. 1 día
baja de bienes del Estado en la I.E.
2 Deriva expediente a la comisión de Altas y Trámite documentario 1 día
bajas de la UGEL, en la oficina de Control
Patrimonial.
3 Recibe, evalúa e identifica los bienes muebles Comisión de Altas y 2 días
que requieren de baja y enajenación. bajas de la UGEL.
4 Elabora informe y deriva al despacho directoral Comisión de Altas y 1 hora
para su aprobación respectiva. bajas de la UGEL.
5 Autoriza efectuar proceso de baja de bienes Director 1 día
solicitados por los directores de II.EE.
83
6 Solicita baja de bienes muebles a través del Comisión de Altas y 5 días

Stfware de Inventario de Mobiliario bajas de la UGEL.
Institucional SMI, a la Superintendencia
Nacional de Bienes del Estado SBN.
7 Autoriza dar de baja los bienes del Estado de Superintendencia 15 días
las II.EE. a través del sistema SIMI. Nacional de Bines del
Estado
8 Da de baja y reporta la relación de bienes al Comisión de Altas y 1 día
Área de Contabilidad para hacer la rebaja en bajas de la UGEL.
su estado financiero
9 Se comunica al Director de la institución Comisión de Altas y 1 día
educativa sobre la baja de los bienes bajas de la UGEL.
aprobados,
10 Efectúa la baja de bienes muebles y los Director de la I.E. 1 día
mantiene en custodia.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 28 días y 1 hora
84
DIRECTOR I.E. TRÁMITE DOCUMENTARIO COMISIÓN DE ALTAS Y DIRECTOR SUPERINTENDENCIA

BAJAS NACIONAL DE BIENES DEL
ESTADO
INICIO Recibe expediente, Recibe, evalúa e Autoriza efectuar Autoriza efectuar

ingresa en el Sistema identifica los bienes que proceso de baja de proceso de baja de
de Trámite requieren dar de baja. bienes muebles. bienes muebles.
Documentario y
deriva a la Comisión
Presenta solicitud
de Altas y Bajas
de baja de bienes
(Control Patrimonial) Elabora informe y
muebles
deriva al Despacho
Directoral para su
aprobación.
Elabora informe y
deriva al Despacho
Directoral para su
aprobación.
Solicita baja de bines

muebles de la I.E. a
Efectúa baja de través del SMI
bienes muebles y
mantiene en
custodia
FIN
Da de baja los bines
muebles y comunica I.E.
85
8. ANEXOS:
- Solicitud e informe de bajas de bienes inmuebles

- Vocabulario:
SBN. Superintendencia Nacional de Bienes del Estado.
SIMI. Stfware de Inventario de Mobiliario Institucional.
II.EE. Instituciones Educativas.
86
PROCESO: EXPEDICIÓN DE INFORME ESCALAFONARIO
CÓDIGO: P03-AA-ESC.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento a realizar para otorgar el informe escalafonario al personal
docente, auxiliares de educación y administrativos de la Unidad de Gestión Educativa
Local de Chota.
2. ALCANCE:
- Docentes, auxiliares de educación y personal administrativo de las instituciones
educativas públicas del ámbito de la UGEL Chota.
- Servidores públicos de la sede UGEL Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044, General de Educación y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
- D. L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su reglamento D.S. N°005-
90-PCM
- Resolución Ministerial N° 0376-2003-ED, que aprueba el Manual Normativo de
Escalafón.
4. REQUISITOS:
- Solicitud utilizando el Formulario Único de Tramite (FUT)

- La emisión de un Informe Escalafonario es trabajo del responsable de la Oficina de
Escalafón, del Área de Administración, de la UGEL Chota.
- El responsable de Escalafón, reúne la información pertinente, revisando el legajo y
utilizando el sistema de Escalafón, de acuerdo a lo solicitado y emite el respectivo
informe. Este suceso es derivado al Jefe del Área de Administración para la firma
correspondiente.
- El Responsable de Escalafón recibe el informe firmado y hace entrega al usuario.
- Finalmente, descarga del sistema de trámite como expediente atendido.
6. PROCEDIMIENTO :
N°
Recibe expediente, asigna número, registro
1 en el sistema de trámite y deriva a la Oficina Encargado de Trámite 1 día
de Escalafón. Documentario.
87
Recibe y revisa expediente. Responsable de

2 15 minutos
Escalafón
Revisa datos del Legajo Personal y genera
Responsable de
3 información mediante el sistema de 30 minutos
Escalafón
escalafón.
Elabora el informe Escalafonario, firma y Responsable de
4 30 minutos
deriva a Secretaría del AA. Escalafón
5 Recibe, coloca sellos y deriva al Jefe del AA. Secretaria de AA 20 minutos
Firma el informe escalafonario y devuelve a
6 Jefe de AA 1 día
Secretaría del AA.
Recibe y deriva el Informe a la Oficina de
7 Secretaria de AA 30 minutos
Escalafón.
Recibe el Informe escalafonario firmado,
Responsable de
8 descarga del sistema de trámite como 10 minutos
Escalafón
expediente atendido y entrega al usuario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 4 días y 15 minutos
88
USUARIO TRÁMITE ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTARIO OFICINA DE ESCALAFON SECRETARIA DEL AREA JEFE DEL REA
INICIO Recibe y registra Recibe y revisa Recibe, coloca sellos y Firma el Informe
expediente en el SITD y expediente. deriva al Jefe del AA. Escalafonario y devuelve
deriva a la Oficina de
Presenta a Secretaría del AA
Escalafón
solicitud Revisar datos del Legajo
Personal y genera
información mediante el
sistema de escalafón.
Guarda información en la
base de datos
Elabora el Informe
Escalafonario, firma y
deriva a Secretaría
Recibe Informe
Escalafonario
Recibe informe, descarga Recibe y deriva el Informe
del sistema de trámite firmado a la Oficina de
como expediente atendido Escalafón.
FIN y entrega al usuario.
89
8. ANEXOS:
- Presentación de solicitud
- Vocabulario:
AA. Área de Administración
90
PROCESO. EXPEDICIÓN DE PASE DE UGEL
CÓDIGO: P04-AA-ESC.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento a realizar para otorgar el Pase de UGEL al personal
docente, auxiliares de educación y administrativos de la Unidad de Gestión Educativa
Local de Chota que lo requieran.
2. ALCANCE:
- Docentes, auxiliares de educación y personal administrativo de las instituciones
educativas públicas del ámbito de la UGEL Chota.
- Servidores públicos de la sede UGEL Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044, General de Educación y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
- D. L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su reglamento D.S. N°005-
90-PCM
- Resolución Ministerial N° 0376-2003-ED, que aprueba el Manual Normativo de
Escalafón.
4. REQUISITOS:
- Solicitud utilizando el Formulario Único de Tramite (FUT)

- La emisión de un Pase de UGEL es trabajo del responsable de la Oficina de
Escalafón, del Área de Administración, de la UGEL Chota.
- El responsable de Escalafón, reúne la información pertinente, revisando el legajo y
utilizando el sistema de Escalafón, de acuerdo a lo solicitado y emite el respectivo
pase.
- Este suceso es derivado para las firmas correspondientes de: el Jefe del Área de
Administración, luego el Jefe del Órgano de Control Interno y finalmente el Director
de la UGEL.
- Luego la secretaría de la Dirección deriva a la oficina de Escalafón el Pase ya
firmado.
- El responsable de Escalafón hace entrega al usuario. Finalmente, descarga del
sistema de trámite como expediente atendido.
91
6. PROCEDIMIENTO :
PASO
N°
Recibe el expediente, asigna número, registra
en el sistema de trámite y deriva a la Oficina Encargado de Trámite
1 1 día
de Escalafón. Documentario.
15
2 Recibe y revisa el expediente. Responsable de Escalafón
minutos
Revisa datos del Legajo Personal y genera
3 información mediante el sistema de Responsable de Escalafón 1 hora
escalafón.
Emite el Pase de UGEL, firma y deriva a 30
4 Responsable de Escalafón
Secretaría del AA. minutos
Recibe, coloca sellos y deriva al Jefe del AA. 30
5 Secretaria de AA
minutos
Firma el Pase de UGEL y devuelve a
6 Jefe de AA 1 día
Secretaría del AA
Recibe y deriva el Pase al Jefe del OCI. 30
7 Secretaria de AA
minutos
Recibe, coloca sellos y deriva al Jefe del OCI 10
8 Secretaria de OCI
minutos
Verifica la existencia o no de proceso
10
9 investigatorio o administrativo, firma el Pase Jefe de OCI
minutos
de UGEL y devuelve a Secretaría del OCI
Recibe y deriva el Pase al Jefe del Órgano 10
10 Secretaria de OCI
de Dirección. minutos
Recibe, coloca sellos y deriva al Director de
11 Secretaria de Dirección 1 hora
la UGEL
Firma el Pase de UGEL y devuelve a
12 Director de la UGEL 1 día
Secretaría del AA
Recibe y deriva el Pase a la Oficina de 30
13 Secretaria de Dirección
Escalafón. minutos
Recibe el Pase de UGEL firmado, descarga
15
14 del sistema de trámite como expediente Responsable de Escalafón
minutos
atendido y entrega al usuario.
92
AREA DE ADMINISTRACIÓN ÓRGANO DE CONTROL ORGANO DE DIRECCIÓN

TRÁMITE
USUARIO
DOCUMENTARIO ESCALAFON SECRETARÍA JEFE SECRETARÍA JEFE SECRETARÍA DIRECTOR
INICIO Recibe y registra Recibe y revisa Recibe, coloca Firma el Informe Recibe, coloca Firma el Pase Recibe, coloca Firma el Pase
expediente en expediente. sellos y deriva al Escalafonario y sellos y deriva al de UGEL y sellos y deriva al de UGEL y
el SITD y deriva Jefe del AA. devuelve a Jefe devuelve a Director devuelve a
a la Oficina de Secretaría Secretaría Secretaría
Presenta Escalafón Revisar datos del
solicitud Legajo Personal
y genera
información en el
sistema de
escalafón.
Recibe y deriva Recibe y deriva
Recibe y deriva
al OCI a secretaría de
a secretaría de
Dirección
Dirección
Guarda información
en la base de datos
Recibe y registra
Elabora pase de
UGEL, firma y expediente en el SITD y
deriva a deriva a la Oficina de
Secretaría Escalafón
Recibe
Recibe el Pase,
Pase de descarga del
UGEL sistema de
trámite como
expediente
atendido y
FIN entrega al usuario.
93
8. ANEXOS:
Presentación de solicitud
Vocabulario:
D.L. Decreto Ley
PCM. Presidencia del Consejo de Ministros
FUT. Formulario Único de Trámite
94
PROCESO: LICENCIAS SIN GOCE DE HABER

CÓDIGO: P05-AA-PER.
1. OBJETIVO
Definir el procedimiento administrativo que debe seguir el personal docente y
administrativo para tramitar su licencia sin goce de remuneración.
2. ALCANCE
Docentes y personal administrativo de todas las Instituciones Educativas Públicas del
ámbito de la UGEL – Chota.
3. BASE LEGAL
- Ley 28044 Ley General de Educación y su reglamento D.S. N°011-2012-ED.
- Ley 30114 Ley de Presupuesto para el Año Fiscal 2014
- Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 27867 Ley Orgánica de Gobierno Regionales
- D. L. N° 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del
Sector Público y su Reglamento de D.S. N° 005-90-PCM.
- Ley N°29944 Ley de Reforma Magisterial y su reglamento D.S. N° 004-2013-ED.
- Ley N° 27783 Ley de Bases de Descentralización
- D.S. N°015-2002-ED
- Manual Normativo de Personal N°003-93-DNP.
4. REQUISITOS
- Solicitud en FUT.
- Contar como mínimo con un año efectivo de servicios en condición de nombrado.
- Copia del DNI.
- Copia de la última boleta de pago.
- Oficio de remisión del expediente por el Director de la Institución Educativa

- La licencia sin goce de remuneración es la acción que autoriza al personal docente y
administrativo para no asistir al centro de trabajo uno o más días.
- El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte y está condicionada a la
conformidad institucional.
- La licencia se formaliza mediante Resolución la cual es responsabilidad del técnico de
la oficina de personal de la UGEL, quien revisa el expediente que cumpla con los
requisitos establecidos para luego elaborar el proyecto de Resolución, el mismo que es
derivado al Coordinador de Personal para su visación y éste a su vez deriva al Área de
Administración para seguir el trámite.
- El Área de Administración deriva el proyecto de Resolución al Área de Asesoría Jurídica
para la visación.
- El Área de Asesoría Jurídica deriva a Trámite Documentario el Proyecto para
fotocopiado.
- Trámite Documentario deriva las autógrafas con los antecedentes a la Dirección para la
firma correspondiente, quien las devuelve debidamente firmadas por el Director.
- Finalmente Trámite Documentario numera, fecha y distribuye la Resolución al usuario y
a las Oficinas correspondientes.
95
6. PROCEDIMIENTO:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMP

N° O
Recibe el expediente debidamente foliado, Encargado de Trámite
1 asigna número, registra en el sistema de Documentario 1 día
trámite y deriva a personal
Recibe el expediente en el sistema de trámite. Técnico Administrativo
2 1 día
(Personal)
Revisa el expediente que cumpla con los Técnico Administrativo
3 requisitos establecidos. (Personal) 1 día
Deriva copia del expediente a la Oficina de Técnico Administrativo
4 Planillas para bloqueo de pago. (Personal) 1 hora
Recibe copia del expediente, revisa y procede

5 Técnico en Planillas 1 hora
a suspender el pago.
Elabora proyecto de Resolución y el Informe
Técnico de Licencia sin goce de
remuneraciones.
Registra el Número de Proyecto de Resolución
con el que se atendió el expediente de Técnico Administrativo
6 1 día
Licencia. (Personal)
Deriva el Proyecto de Resolución al
Coordinador de Personal para V°B° y el
expediente en el SITD al Área de
Administración
Deriva el Proyecto de Resolución a secretaría Coordinador de
7 del Área de Administración. 1 hora
Personal
Recibe el Proyecto de Resolución y deriva al Secretaria del Área de
8 Jefe del Área de Administración para la Administración 2 días
visación.
Visa y devuelve el Proyecto a la secretaría de Jefe del Área de
9 1 día
Administración. Administración
Deriva en el SITD el expediente y el Proyecto Secretaria del Área de
10 hacia el Área de Asesoría Jurídica para la Administración 1 hora
visación respectiva.
Recibe y deriva al jefe de Área para la visaciónSecretaria del Área de
11 1 día
del Proyecto. Asesoría Jurídica
Visa y devuelve el Proyecto a la secretaria Jefe del Área de
12 1 día
Asesoría Jurídica
Deriva en el SITD el Proyecto hacia Trámite Secretaria del Área de
13 1 hora
Documentario. Asesoría Jurídica
Recibe, revisa, registra, fotocopia y deriva el Técnico Administrativo
14 Proyecto de Resolución a secretaría de la (Trámite Documentario) 3 días
Dirección.
Recibe y deriva al despacho Directoral para la Secretaria de la
15 1 hora
firma. Dirección
Firma las autógrafas y devuelve a secretaría Director UGEL – Chota
16 2 días
de la Dirección.
Recibe el expediente y autógrafas firmadas y Secretaría de la
17 1 día
deriva a Trámite Documentario. Dirección
96
Consigna número y fecha Entrega al Usuario

copia original de la Resolución previa firma del
cargo. Archiva copias de resolución y Técnico Administrativo
18 2 días
autógrafas con sus antecedentes. (Trámite Documentario)
Distribuye a las Áreas y Equipos
correspondientes.
TIEMPO APROXIMADO DE DURACION DEL TRÁMITE: 17 días y 6 horas
97
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN ASESORIA JURIDICA ORGANO DE DIRECCIÓN

TRAMITE COORDINACIÓN DE PERSONAL
USUARIO PLANILLAS JEFE JEFE DIRECTOR
DOCUMENTARIO TECNICO COOR. DE SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA
ADMINISTRATIVO PERSONAL
INICIO Recibe, y Recibe, Recibe Recibe y Visa el Recibe y Visa el P.R. Recibe, Firma las
registra verifica copia del deriva al Proyecto y deriva al sella y autógrafas
y devuelve
expediente requisitos expediente Jefe devuelve a Jefe para la deriva al y devuelve
a secretaría
Presenta en el SITD y deriva copia y bloquea secretaría. visación despacho con los
solicitud deriva a a planillas el pago Directoral antecedent
y Personal para la es a
requisitos secretaría.
firma
Deriva el
Es Visa el Proyecto al
A
Conforme Proyecto de A.A.J a
Resolución y través del
NO SI deriva a SITD
secretaria Deriva el Deriva a
Devuelve Proyecta Proyecto a Trámite
expediente resolución Trámite Documenta
Recibe, Documenta rio
revisa, rio
registra el A
P.R. y deriva
a secretaría
de Dirección
Recibe y registra
Numera R.D.
Recibe y firma fecha, expediente en
el cuaderno
registra, el SITD y deriva
de cargos en
distribuye a a la Oficina de
señal de
conformidad las Áreas y Escalafón
entrega al
usuario.
Archiva
autógrafas
con su
FIN
antecedente
98
8. ANEXOS:
Vocabulario:
SITD. Sistema Integrado de Trámite Documentario
99
PROCESO: OTORGAMIENTO DE SUBSIDIO POR SEPELIO Y LUTO
CÓDIGO: P06-AA-PLAN.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la proyección de una resolución otorgando el beneficio de
Subsidio por Luto.
2. ALCANCE:
Profesores y trabajadores administrativos activos y cesantes, así como familiares directos tanto
de profesores como administrativos cesantes pertenecientes a la UGEL Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 29944 Ley de Reforma Magisterial
- Ley N° 27744 Ley de Procedimientos Administrativos
- Ley 24024 y su Modificatoria 25012.
- Decreto Legislativo 276 Ley de base de la Carrera Administrativa
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED, Reglamento de Ley de Reforma Magisterial
- Resolución de Sala Plena Nº 001-2011-SERVIR/TSC
4. REQUISITOS:
- Presentación de expediente por el usuario a la UGEL Chota conteniendo todos los
requisitos necesarios para el reconocimiento de Subsidio por Luto.

- Es responsabilidad del usuario solicitar el reconocimiento de subsidio por luto, conteniendo
todos los requisitos.
- Es responsabilidad del Equipo de Planillas, emitir el proyecto de resolución, reconociendo el
beneficio de Subsidio por Luto.
- Es responsabilidad del Coordinador de Personal, Administrador, Jefe de Gestión
Institucional y Asesor Legal de la UGEL Chota la visación del proyecto de resolución emitida
por el Equipo de Planillas.
- Es responsabilidad del Director de la UGEL la firma de la resolución.
- El responsable de Trámite documentario es el encargado de reproducir y notificación de la
resolución.
6. PROCEDIMIENTO :

N°
1 Recibe del expediente, ingreso al Encargado de Trámite 1 día
Sistema de Trámite y derivación al Documentario.
Equipo de Planillas por parte de Trámite
Documentario.
2 Recibe expediente verifica que cuente Equipo de Planillas 1 hora
con todos los requisitos necesarios y
que pertenezca a la UGEL Chota el
solicitante o que el beneficio que lo
solicite un familiar directo.
3 Calcula monto de acuerdo a ley y Equipo de Planillas 1 hora
proyecta resolución otorgando el
beneficio de Subsidio por Sepelio y Luto
100
y deriva a la oficina de personal para su

visación e ingreso al NEXUS.
4 Revisa y visa proyecto de Resolución Oficina de Personal 1 día
por parte del Coordinador de Personal e
ingresa al NEXUS y deriva a la Oficina
de Administración
5 Revisa y visa Resolución por parte del Oficina de Administración 1 día
Administrador y derivación a la jefatura
del área de Gestión Institucional
6 Revisa y visa Resolución por parte del Jefatura de gestión 1 día
Administrador y deriva al área de Institucional
Asesoría Jurídica
7 Revisa y visa Resolución por parte del Asesoría Jurídica 1 día
Asesor y deriva Trámite Documentario
8 Recibe proyecto de Resolución, registra Trámite Documentario 1 día
y deriva a Dirección
9 Firma proyecto de Resolución y deriva a Dirección 1 día
Trámite Documentario
10 Recibe Proyecto de Resolución, envío a Trámite Documentario 1 día
impresiones para su reproducción
indicando el número de copias
11 Reproduce copias de proyecto de Impresiones 3 horas
resolución
12 Recibe copias, numera, fecha, y firma Trámite Documentario 5 días
de Responsable de Trámite
Documentario y notifica a las áreas de
UGEL Chota e interesado
101
ADMINISTRACIÓN
TRÁMITE ÁREA DE GESTIÓN
USUARIO EQUIPO - ASESORÍA LEGAL DIRECCIÓN
DOCUMENTARIO EQUIPO - PLANILLAS JEFE INSTITUCIONAL
PERSONAL
INICIO Recibe, y
Recibe, revisa Revisa y visa
registra proyecto de Revisa y visa Revisa y visa Revisa y visa Firma resolución y
expediente expediente y resolución e proyecto de proyecto de deriva a Trámite
proyecto de
en el SITD y verifica requisitos ingresa al resolución resolución resolución documentario
Presenta deriva a NEXUS
expediente planillas
NO SÍ
A ¿Cumple?
Cálculo,
A proyección de
resolución y
derivación a
Personal
Numera R.D.
fecha, registra,
Usuario distribuye a las
recibe Áreas, archiva
autógrafas con
R:D.
su antecedente y
entrega al
usuario.
FIN
102
8. ANEXOS:
- Vocabulario:
NEXUS. Sistema para la Administración y Control de Plazas Docentes,
Administrativas del Sector Educación
103
PROCESO: REPROGRAMACIÓN DE CHEQUES ANULADOS POR VENCIMIENTO
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la reprogramación de cheques anulados por
vencimiento
2. ALCANCE:
A todo el personal activo, Cesante y proveedores que pertenecen a la UGEL Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411.
- Ley del Presupuesto Público Nº 30114-2014.
- Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Nº 28693.
- Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.
- Directiva de Viáticos Nº 001-2012-GR.CAJ/GGR.
4. REQUISITOS:
- Recibo de pago en Caja por derecho de reprogramación.
- Solicitud pidiendo reprogramación de cheque.

- Todo cheque del tesoro público tiene vigencia de 30 días, pasado esta fecha será
anulado por vencimiento.
- Es responsabilidad del usuario solicitar la reprogramación de su cheque vencido,
cumpliendo con los requisitos establecidos en el numeral 4; para lo cual presentará
la solicitud en Trámite Documentario
- La oficina de Tramite Documentario es la responsable de remitir el expediente a la
Oficina de Tesorería.
- La Oficina de Tesorería recepciona el expediente y procede a la anulación del
cheque vencido en el SIAF y espera la aprobación de Tesoro Público.
- Una vez aprobado la anulación se procede a girar el nuevo cheque a ingresar en el
Sistema SIAF y esperar el tiempo necesario para su aprobación por Tesoro Público.
- Una vez aprobado el nuevo cheque se imprime el comprobante de pago y se
procede a hacer firmar por los responsables.
- Estando todo listo de efectúa la entrega al usuario, dando por concluido todo el
proceso.
6. PROCEDIMIENTO

N°
1 Pago por reprogramación Cheque Cajero 10 Minutos
2 Presenta solicitud en FUT por el Trámite documentario 10 minutos
104
interesado
Deriva expediente a la Oficina de
3
Tesorería Trámite documentario 1 día
4 Anula el cheque en el SIAF
Giro de nuevo cheque e Ingreso al SIAF
5
y espera para su aprobación Tesorería 1 día
Emite comprobante de pago y hace
6 firmar cheque y visa comprobante de
pago. Tesorería 2 horas
Entrega de cheque y firma del
7
comprobante de pago por el usuario. Caja 10 minutos
TIEMPO APROXIMADO DE DURACION DEL TRÁMITE: 17 días y 6 horas
105
USUARIO TRAMITE DOCUMENTARIO TESORERÍA
INICIO Emite comprobante de

pago
Paga y recibe
Recibe y registra expediente en el Recibe y revisa expediente
comprobante en Tesorería
SITD y deriva a Tesorería. e ingresa al SIAF
Presenta expediente
Anula y autoriza cheque
en el SIAF
Emite y firma el
Recibe nuevo cheque de comprobante de pago
pago
Entrega cheque al Usuario

FIN en la ventanilla de Caja
106
8. ANEXOS:
Vocabulario:
FUT. Formulario Único de Trámite
SIAF. Sistema Integrado de Administración Financiera
107
PROCESO: SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS

IMPAGOS (PREPARACIÓN DE CLASES, REFRIGERIO Y MOVILIDAD, REINTEGRO DE 20,
25,30 AÑOS Y SUBSIDIO POR LUTO)
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la proyección de una resolución para el
reconocimiento de beneficios económicos (preparación de clases, refrigerio y movilidad,
reintegro de 20, 25,30 años y subsidio por luto).
2. ALCANCE:
Usuarios de la UGEL Chota
3. BASE NORMATIVA:
- Ley 24024 y su Modificatoria 25012.
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED, Reglamento de Ley de Reforma Magisterial
- Resolución de Sala Plena Nº 001-2011-SERVIR/TSC
4. REQUISITOS:
- Presentación de expediente por el usuario de la UGEL Chota
- Opinión Legal

- Es responsabilidad del Equipo de Planillas solicitar la opinión Legal al Área de
Asesoría Legal.
- El área de Asesoría Legal es la responsable de emitir las Opiniones Legales
- La proyección de la Opinión Legal es responsabilidad del equipo de Planillas.
- Es responsabilidad del Coordinador de Personal, Administrador y Asesor Legal de la
UGEL Chota la visación de la resolución de improcedencia emitida por el Equipo de
Planillas.
- Es responsabilidad del Director de la UGEL la firma de la resolución.
- El responsable de Trámite documentario es el encargado de reproducir y la
notificación de la resolución.
6. PROCEDIMIENTO

N°
1 Recibe el expediente, ingreso al Sistema de Encargado de Trámite 1 día
Trámite y derivación al Equipo de Planillas por Documentario.
Trámite Documentario.
108
2 Revisa del expediente y elaboración de Oficio Equipo de Planillas 1 hora

solicitando opinión legal al área de Asesoría
Jurídica.
3 Firma del Oficio por parte del Jefe de Oficina de 1 día
Administración y generación de número de Administración
Oficio
4 Deriva en el Sistema de Trámite Documentario Equipo de Planillas 10
del expediente con su respectivo número de minutos
oficio al área de Asesoría Jurídica.
5 Recibe el Oficio conteniendo expediente en el Asesoría Jurídica 9 días
Sistema de Trámite Documentario y derivación
a jefatura del área para la emisión de la
Opinión Legal
6 Recibe de expediente con Opinión Legal, Oficina de
derivación del expediente por el Administrador Administración 3 horas
y derivación por secretaria al equipo de
Planillas
7 Proyecta Resolución, según Opinión Legal Equipo de Planillas 2 días
donde se resuelve declarar improcedente la
solicitud del usuario.
8 Revisa y visa de Resolución por parte del Oficina de Personal 1 día
Coordinador de Personal y derivación a la
Oficina de Administración
9 Revisa y visa de Resolución por parte del Oficina de 1 día
Administrador y derivación a la Oficina de Administración
Asesoría Jurídica
10 Revisa y visa de Resolución por parte del Asesoría Jurídica 1 día
Asesor y derivación a Trámite Documentario
11 Recibe el proyecto de Resolución y derivación Trámite Documentario 1 día
a Dirección
12 Firma el proyecto de Resolución y derivación a Dirección 1 día
Trámite Documentario
13 Recibe el Proyecto de Resolución, envío a Trámite Documentario 1 día
impresiones para su reproducción indicando el
número de copias
14 Reproduce proyecto de resolución Impresiones 3 horas
15 Recibe copias, numera, fecha, y firma de Trámite Documentario 5 días
Responsable de Trámite Documentario y
notifica a las áreas de UGEL Chota e
interesado
109
TRÁMITE AREA DE ADMINISTRACIÓN

USUARIO DOCUMENTARIO EQUIPO DE JEFE PERSONAL ASESORIA LEGAL DIRECCIÓN
PLANILLAS
INICIO Recibe y Recibe, revisa Recibe oficio Recibe oficio Firma resolución
registra expediente y firma, numera analiza y emite y deriva a Trámite
expediente, en elabora Oficio de y devuelve a documentario
opinión Legal.
el SITD y deriva Opinión Legal
Planillas.
a Dirección
Presenta
expediente
Recibe Oficio y
deriva AAJ
Recibe opinión Recibe opinión y

verifica resultado deriva a Equipo
de Opinión. de Planillas.
Emite Proyecto Firma Proyecto de Firma Proyecto de

A de Resolución Resolución deriva Resolución deriva
deriva al Jefe. a Personal a Dirección
Usuario recibe R:D.
de procedencia o
improcedencia Procede
SI
NO
FIN
A
Numera R.D., fecha,
registra, distribuye a las
Áreas, archiva autógrafas
con su antecedente y
entrega al usuario.
110
8. ANEXOS:
- Presentación de expediente (FUT)
- Vocabulario:
RD. Resolución Directoral
111
ÁREA
DE
ASESORÍA
JURÍDICA
112
PROCESO: CUMPLIMIENTO DE SENTENCIA JUDICIAL
CÓDIGO: P01-AJ-ABOG.
1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en el cumplimiento de

sentencia judicial, para conocimiento de los usuarios de la Unidad de Gestión educativa
Local de Chota.
2. ALCANCE:
- Directores, subdirectores, docentes, auxiliares de educación y administrativos de II.EE.
del ámbito de la UGEL Chota.
- Cesantes y jubilados.
- Servidores públicos de la sede de la UGEL Chota.
3. BASE NORMATIVA
- Constitución Política del Perú: Artículo 139º inciso 2).
- Ley Orgánica del Poder Judicial modificada por la Ley Nº 28901 Art. 4º.
- Decreto Supremo Nº 017-93-JUS.
- Decreto Supremo Nº 013-2008-JUS: Art. 46º Numeral 46.1.
4. REQUISITOS:
- Sentencia de Primera instancia.
- Sentencia de Segunda Instancia.
- Resolución judicial que declara consentida la sentencia.

- Una vez recibida la Resolución que declara consentida la sentencia de segunda
instancia, se adjunta la Sentencia de primera Instancia y Segunda Instancia.
- El área de Asesoría Jurídica procede a elaborar el Oficio para el cumplimiento del
mandato judicial, luego deriva al Área de Administración para que disponga a la
oficina correspondiente la elaboración del proyecto de resolución administrativa.
- Elaborado el proyecto de resolución será visado por las jefaturas de la UGEL según
corresponda.
- Posteriormente se deriva a la Oficina de Trámite Documentario para fotocopia y se
alcanza al Despacho Directoral para la firma de autógrafas, retorna a la Oficina de
Trámite Documentario para numeración, fechado, registro, distribución a las áreas,
archivo y notificación al usuario.
6. Procedimiento:
PASO
N°
1 Recibe la notificación de la resolución Oficina de Trámite 1 día.
que declara consentida la sentencia, Documentario
registra y deriva a AJ a través del
SITD.
2 Recibe y deriva al despacho del Jefe Secretaria de Asesoría 1 día.
de Asesoría Jurídica. Jurídica
3 Recibe, analiza y despacha. Jefe del área de asesoría 1 día.
jurídica.
4 Recibe las resoluciones judiciales y Secretaria de Asesoría 1 día
elabora el Oficio para el cumplimiento, Jurídica
113
alcanza al Jefe para la firma.

5 Firma oficio. Jefe del área de asesoría 1 día
jurídica.
6 Recibe el oficio de cumplimiento con la Secretaria de Asesoría 1 hora
copia de las resoluciones judiciales y Jurídica
deriva al Área de Administración.
Recibe el oficio de cumplimiento y Secretaria de 1 hora
7 deriva al jefe del Área para derivación Administración
correspondiente.
8 Analiza y deriva al equipo de trabajo Jefe del Área de 1 día
según corresponda. Administración
Recibe el oficio de cumplimiento, Encargado de oficina 4 días
9 elabora el proyecto de resolución y correspondiente
deriva al jefe de Administración para
V°B°.
11 Recibe, registra y deriva el proyecto al Secretaria de 1 día
jefe del área de Administración. Administración
12 Visa proyecto de resolución y deriva a Jefe de A.AD. 1 día
través de secretaría para V°B° de las
jefaturas.
13 Visa del proyecto de resolución por el Jefe de Área de Gestión 1 hora
jefe de AGI. Institucional.
14 Visa el proyecto de resolución por el Jefe de Área de Asesoría 1 hora
jefe de AJ. Jurídica
15 Recibe el proyecto de resolución, lo Responsable de Trámite 1 día
fotocopia y deriva a la Dirección para Documentario
la firma del Director.
16 Recibe y pasa al Despacho del Secretaria de Dirección 1 día
Director para la firma de la autógrafa.
17 Firma autógrafa. Director de la UGEL 2 días
Deriva a través del sistema de trámite
18 documentario la autógrafa y Secretaria de Dirección 1 día
expediente a la Oficina de Trámite
Documentario.
19 Recibe resolución, numera, fecha, Responsable de Tramite
registra, distribuye a las áreas, archiva Documentario 5 días
y notifica al usuario.
114
TRAMITE DOCUMENTARIO AREA DE ASESORIA AREA DE GESTIÓN AREA DE GESTIÓN DIRECCIÓN

JURÍDICA ADMINISTRATIVA INSTITUCIONAL
INICIO La Secretaria recibe, Secretaria recibe, A

Jefe visa el proyecto de
registra y deriva a la registra y deriva al resolución. La secretaria recibe y
Jefatura. jefe
Recibe notificación de deriva al despacho
la Resolución y registra Directoral para la firma
Jefe analiza y deriva al de autógrafa
El Jefe recibe, analiza y
despacha hacia secretaria equipo de trabajo según
para que elabore oficio. corresponda.
A Director firma autógrafa
Recibe el proyecto de Jefe firma oficio de Equipo recibe oficio,

resolución, fotocopia y ejecución judicial elabora proyecto de
deriva a la Dirección para resolución y deriva al
la firma del Director jefe de Administración
para V°B°. Secretaria Deriva a través
Secretaria recibe el oficio con del sistema la autógrafa y
la copia de las resoluciones expediente a la Oficina de
judiciales y deriva a AA.
Recibe resolución, Jefe visa proyecto de Trámite Documentario.
numera, fecha, registra, resolución y deriva a
distribuye a las áreas, través de secretaría para
archiva y notifica al V°B° de las jefaturas.
usuario.
Jefe visa proyecto de
resolución
Usuario recibe resolución
FIN
115
8. ANEXOS:
- Presentación de expediente (FUT)
- Vocabulario:
VºBº. Visto Bueno
116
PROCESO: RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de

reconsideración, para conocimiento de los usuarios internos y externos de la Unidad de
Gestión Educativa Local de Chota.
2 ALCANCE:
- Directores y subdirectores de II.EE.
- Docentes y administrativos.
- Servidores públicos de la sede de la UGEL Chota
3 BASE NORMATIVA
- Ley Nº 29944 de Reforma Magisterial y su Reglamento el D.S. Nº 004-2013-ED.
- Ley del Procedimiento Administrativo General Nº 27444 Art. 208º
- Decreto Legislativo Nº 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su
Reglamento el D.S. 005-90-PCM
4 REQUISITOS:
- Recurso con firma de abogado dirigido al Director de la UGEL.
- Fotocopia fedateada del Documento Nacional de Identidad
- Copia autenticada del documento que impugna (Oficio o Resolución).
- Copia autenticada de la constancia de notificación.
- Prueba nueva.
5 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:

- Se recepciona y analiza el recurso de reconsideración del administrado, a fin de
verificar lo peticionado de acuerdo a la normatividad vigente. El área de Asesoría
Jurídica es responsable de elaborar el Informe Legal con respuesta fundada e
infundada que luego es derivada al despacho directoral.
- El Director de la UGEL firma las autógrafas y luego deriva a Trámite Documentario
para el registro, fechado, archivo y notificación al usuario.
6 PROCEDIMIENTO

N°
1 Recibe el expediente, le asigna un Oficina de Trámite 1 día.
número lo registra y deriva a AJ través Documentario
del SITD.
2 Recibe expediente y deriva al Secretaria de 1 día.
despacho del Jefe de Asesoría Asesoría Jurídica
Jurídica.
3 Recibe recurso, analiza y elabora el Jefe del área de 10 días.
informe legal. asesoría jurídica.
4 Recibe el informe legal, elabora el Secretaria de 2 días
proyecto de resolución y deriva al Jefe Asesoría Jurídica
del Área para V°B°.
5 Jefe del Área da visto bueno y deriva Jefe AJ 1 día
a secretaria.
117
6 Recibe el proyecto de resolución Secretaria de 1 día

visado y deriva al órgano de Dirección Asesoría Jurídica
para la firma de las autógrafas.
Recibe el proyecto de resolución, lo Responsable de 1 día
7 fotocopia y deriva a la Dirección para Trámite
la firma del Director. Documentario
8 Recibe y pasa al Despacho del Secretaria de 1 día
Director para la firma de la autógrafa. Dirección
9 Firma autógrafa. Director de la UGEL 4 días
Deriva a través del sistema de trámite 3 horas
10 documentario la autógrafa y Secretaria de
expediente a la Oficina de Trámite Dirección
Documentario.
Recibe, numera, fecha, registra, Responsable de 5 días
11 distribuye a las áreas, archiva y Tramite
notifica al usuario. Documentario
118
USUARIO TRAMITE DOCUMENTARIO AREA DE ASESORIA JURÍDICA DIRECCIÓN
INICIO Recibe expediente Secretaria recibe y Recibe el expediente,

registra en el SITD y deriva el expediente al descarga en el Sistema y
deriva al Director
deriva AJ. jefe de AAJ
Presenta recurso de
reconsideración
El Jefe de AAJ estudia y
genera el informe legal
Director firma autógrafas

Cumple
y a través de secretaría
SI
NO
requisitos deriva a trámite
documentario.
Se deriva a la Dirección el Jefe de AAJ elabora

exp. con oficio para firma y informe legal
devolución al usuario.
A
Secretaria elabora el
proyecto de resolución
y con V°B° del jefe
A deriva a Dirección a
través del SITD.
Recibe autógrafas, fotocopia,
Recibe oficio o enumera, fecha, archiva, notifica al
resolución impugnante y distribuye a las
Áreas según corresponda
FIN
119
8. ANEXOS:
- Vocabulario:
120
PROCESO: RECURSO ADMINISTRATIVO DE APELACIÓN

1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de apelación, para
conocimiento de los usuarios de la UGEL- Chota.
2. ALCANCE:
Personal docente, administrativo, auxiliar de educación y cualquier usurario de la UGEL
Chota, que está disconforme con un acto administrativo que considere afecte sus
derechos.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
4. REQUISITOS:
- Escrito de apelación dirigido al Titular que emitió el acto administrativo que se impugna;
consignando: identificación del administrado, pretensión, fundamentos de hecho y
derecho.
- Firma del impugnante y letrado que autoriza el escrito.
- Pruebas que acompañan el escrito (copia de DNI y copia del acto administrativo que se
impugna).
- Cédula de notificación.

El recursos administrativos de apelación constituye un mecanismo de defensa de los
derechos de los administrados, permitiéndoles cuestionar los actos de la administración
pública que hubieran sido dictados sin cumplir con las disposiciones legales o sin efectuar
una adecuada apreciación de los hechos y fundamentos expuestos, a fin de que sean
revisados por el superior jerárquico.
El procedimiento se inicia en la UGEL, la misma que a través del Formato de Trámite de
Apelación concede la apelación y con el oficio correspondiente es remitido a la DRE –
Cajamarca, para que resuelva el recurso impugnativo de apelación.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
Nº
Presenta el escrito de apelación en mesa de Usuario
01
partes.
Revisa el escrito de apelación; (si no Responsable de Mesa de
cumple con los requisitos se concede 2 días Partes.
02 1 día
para ser subsanado, de no hacerlo se
declara como no presentado)
Recibe, asigna Nº de Expediente en el SITD Responsable de Mesa de
03
y derivación al Área de Asesoría Jurídica. Partes.
Recibe expediente de recurso de apelación Secretaria de Asesoría
20
04 Jurídica.
minutos
Elabora de la hoja de coordinación, Secretaria de Asesoría
05 solicitando los actuados (autógrafa de la Jurídica. 1 hora.
R.D. materia de apelación) y deriva a
121
Archivo.
Recibe de la hoja de coordinación Responsable de archivo 10
06
minutos
Búsqueda de la autógrafa (R.D.) y Responsable de archivo
07 7 días
derivación al Área de Asesoría Jurídica.
Recibe fotocopiado de la autógrafa y Secretaria de Asesoría
08 2 días
anexos. Jurídica.
Elabora oficio y Formato de Trámite de Secretaria de Asesoría
09
Apelación Jurídica.
2 horas
Visa oficio y del Formato de Trámite de Jefe de Asesoría Jurídica.
10
Apelación.
Deriva el expediente de apelación, Secretaria de Asesoría
conteniendo el oficio y el Formato de Jurídica. 30
11
Trámite de Apelación al despacho de minutos
Dirección para firma del Director.
12 Recibe el expediente. Secretaria de Dirección.
Firma el oficio y Formato de Trámite de Director de la UGEL.
13
Apelación.
1 día
Enumera el oficio y el Formato de Trámite Secretaria de Dirección.
14
de Apelación.
15 Devuelve el expediente a Asesoría Jurídica Secretaria de Dirección.
Recibe el expediente, con oficios y decreto Secretaria de Asesoría
16
enumerados. Jurídica.
1 día
Remite el expediente de apelación a la Secretaria de Asesoría
17
Dirección Regional de Educación. Jurídica.
Recibe, asigna número y deriva el Encargado de trámite
18 expediente a Asesoría Jurídica. documentario de la DRE- 1 día
Caj.
Revisa el expediente y elabora el proyecto Director del Área de
19 de Resolución que declara fundada o Asesoría Jurídica DRE- 90 días
infundada el recurso de apelación. Caj.
Firma del Proyecto de Resolución Directoral Director Regional DRE –
20 Regional y derivación a oficina de trámite Caj. 2 días
documentario para numeración.
Numera, fecha, archiva y remite a la Responsable de archivo 3 días
21
Resolución a la UGEL Chota. de la DRE.
Recibe y deriva la R.D.R. al área de Responsable de Mesa de
22 1 día
Asesoría Jurídica. Partes
Comunica al área respectiva para ejecución Secretaria de Asesoría
23 de resolución emitida por la DRE – Caj. Jurídica. 1 día
(fundada o infundada)
Recibe, publica y notifica al usuario.
Secretaria de Asesoría 5 días
24
Jurídica.
122
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL CHOTA DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN CAJAMARCA

USUARIO TRAMITE DIRECCIÓN TRÁMITE DIRECCIÓN DE
ASESORÍA JURÍDICA ARCHIVO DIRECTOR
DOCUMENTARIO DOCUMENTARIO ASESORÍA JURÍDICA
Recibe y revisa Secretaria recibe Recibe hoja de Recibe l expediente Recibe, asigna Revisa el expediente
INICIO y registra Firma el proyecto
expediente coordinación de apelación número y deriva el y elabora de
expediente SITD expediente a proyecto de de resolución
Asesoría Jurídica. resolución directoral regional
Presenta y derivación a
Recibe y fotocopia Búsqueda y entrega Firma el 0 oficio y
recurso de Cumple oficina de trámite
los actuados de los actuados formato de trámite
reconsideración Requisitos de apelación del documentario para
expediente de numeración.
apelación
A
NO SI Elabora oficio y Formato
de Trámite de Apelación
Numera, fecha,
A
Secretaria enumera archiva y remite de
oficio y el Formato la resolución a la
Jefe visa el oficio y de Trámite de UGEL.
Recibe expediente, Formato de Trámite Apelación
registra SITD y de Apelación
deriva al AAJ.
B
Secretaria deriva el
Deriva a dirección
expediente de
para firma del
apelación al Área de
director
Asesoría Jurídica
Recibe el expediente
Recibe y revisa firmado por el director
expediente
Recibe resolución
B Deriva expediente de
y firma cargo
apelación a la DRE
Recibe y deriva la
RDR a Asesoría
FIN Jurídica y usuario
123
8. ANEXOS:
Cédula de notificación.
GOBIERNO REGIONAL CAJAMARCA
DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIÓN
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL - CHOTA
CEDULA DE NOTIFICACIÓN
En la fecha ha recibido la RESOLUCION DIRECTORAL REGIONAL Nº._____ /ED-

CAJ,
de fecha ____________ de __________________________ del 20______.
NOMBRES Y APELLIDOS : _________________________________________________
DOMICILIO PROCESAL : _________________________________________________
DOC. DE IDENTIDAD : _________________________________________________
FECHA DE RECEPCIÓN : _________________________________________________
FIRMA ________________________________________________
124
FORMATO DE TRÁMITE DE APELACIÓN.

(Para el caso de apelación de Oficios)
TRAMITE DE RECURSO DE APELACIÓN Nº ________-201 -GR-CAJ-UGEL-___/AAJ.
Chota,
Señor:
Prof. Director Regional de Educación Cajamarca
Remito a Usted, para el trámite de Ley el expediente de recurso de apelación al:
Oficio Nº :
Presentado Por :
Con :
N° de folios :
Por concepto :
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial

consideración y estima personal.
Atentamente,
(Pie de Página)
Adjunta:
Señor:
Director de Asesoría Jurídica de la Dirección Regional Cajamarca.
Traslado a su despacho el presente expediente de RECURSO DE APELACIÓN con los

adjuntos, agradeciéndole a usted se sirva disponer su revisión y trámite correspondiente.
Atentamente, 125
TRAMITE DE RECURSO DE APELACIÓN Nº ______ ___-201 -GR-CAJ-UGEL-____/AAJ.
(Para el caso de apelación de resoluciones)
Chota,
Señor:
Prof.
Director Regional de Educación Cajamarca
Remito a Usted, para el trámite de Ley el expediente de recurso de apelación al:
Resolución Nº :
Presentado Por :
Con :
N° de folios :
Por concepto :
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial

consideración y estima personal.
Atentamente,
Señor:
Director de Asesoría Jurídica de la Dirección Regional Cajamarca.
Traslado a su despacho el presente expediente de RECURSO DE APELACIÓN con los

adjuntos, agradeciéndole a usted se sirva disponer su revisión y trámite correspondiente.
Atentamente,
126
ÓRGANO
DE
DIRECCIÓN
127
PROCESO: VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
CODIGO: P01-DIR.AC.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento de visación de certificados de estudios de estudiantes de
EBR, EBA, EBE y CETPROs, verificando y cotejando los datos y calificativos con las actas
de evaluación final, de recuperación y subsanación que emiten las instituciones educativas
públicas y privadas.
2. ALCANCE:
- Estudiantes de EBR: niveles de educación inicial, primaria y secundaria; EBA; EBE y
CETPROs.
- Directores de Instituciones Educativas.
- Padres de Familia
3. BASE NORMATIVA:
- Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 28044 y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
- Ley N° 27815 Ley de Código de Ética de la Función Pública
- D.S N°009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo
- R.M. N° 0234-2005-ED. Aprueba la Directiva N°004-VMGP-2005, sobre evaluación de
los aprendizajes en la EBR.
- Ordenanza Regional N° 022-2013-GR.CAJ-CR. , que aprueba el TUPA.
4. REQUISITOS:
- Solicitud en FUT
- Certificado de Estudio original
- Recibo por derecho de pago en Caja de acuerdo al TUPA (S/. 7.00)

Se inicia cuando el usuario, a través de trámite documentario, presenta su solicitud con los
requisitos establecidos para la visación de certificados, expediente que luego se deriva a la
oficina de actas y certificados, la misma que es responsable de realizar la verificación de la
autenticidad de los calificativos o notas de las asignaturas o áreas curriculares para darle
la conformidad y derivarlo finalmente al despacho directoral para la firma correspondiente y
su posterior entrega al usuario.
6. PROCEDIMIENTO
PASO
N°
1 Recibe solicitud, revisa el expediente, ingresa al Encargado de 1 día
Sistema de Tramite Documentario, sella el cargo trámite
para usuario y deriva a oficina de actas y documentario.
certificados.
Recibe en SITD, se registra y se firma el cargo. Responsable de 10
2 Actas y minutos
128
Certificados.
Ubica las actas según los años de estudio, Responsable de

3 Institución Educativa, luego verifica los datos del Actas y 6 días
estudiante y todos los calificativos por asignatura Certificados.
y/o área curricular.
4 Si es conforme, se procede a sellar y firmar. Luego
Responsable de 10
deriva a Dirección de UGEL. Actas y minutos
Certificados.
Recibe expediente y entrega al Director de UGEL Secretaría de 10
5 para la firma respectiva. dirección. minutos
6 Firma conformidad de certificados. Director UGEL 1 día
7 Recibe expediente firmado por el Director y Secretaría de
devuelve el expediente a la oficina de Actas y dirección. 1 hora
Certificados. .
8 Recibe expediente con certificados ya visados por
Responsable de 10
el Director y entrega al usuario. Actas y minutos
Certificados.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO EN DURACIÓN: 8 días, 1 hora y 40 minutos
129
USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO ACTAS Y CERTIFICADOS DIRECCION
INICIO Recibe, revisa e ingresa al Recibe mediante el SITD, se registra y Secretaria recibe y
SITD, sella el cargo del firma el cargo. deriva al Director para
usuario y deriva a Actas y firma
Certificados.
Usuario elabora y Ubica las actas según los años de estudio,
presenta solicitud Institución Educativa, luego se verifica los datos
del estudiante y todos los calificativos por Director firma el
y requisitos
asignatura y/o área curricular. certificado
SITD
A
Observado NO SÍ En señal de
¿Está conformidad sella y
y devuelto Secretaria recibe y
conforme? firma el responsable de
al usuario devuelve expediente a
Actas y Certificados
Actas y Certificados
A
Usuario
recibe Hace firmar cargo y entrega a
certificado usuario.
visado
FIN
130
8. ANEXOS
- Vocabulario:
EBR. Educación Básica Regular.
EBA. Educación Básica Alternativa.
EBE. Educación Básica Especial.
CETPRO. Centro Educativo Técnico Productivo
131
PROCESO: VERIFICACIÓN DE AUTENTICIDAD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
CÓDIGO: P2-DIR-AC.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para dar la conformidad de la autenticidad de los certificados
de estudios, emitidos por instituciones educativas públicas y privadas de EBR, EBA, EBE y
CETPROs del ámbito de la UGEL Chota.
2. ALCANCE:
- Instituciones pertenecientes a los diferentes ministerios del poder ejecutivo.
- Ministerio público.
- Poder judicial y
- Cualquier otra persona natural o jurídica.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 28044 y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
- Ley N° 27815 Ley de Código de Ética de la Función Pública
- D.S N°009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo
- R.M. N° 0234-2005-ED. Aprueba la Directiva N°004-VMGP-2005, sobre evaluación de
los aprendizajes en la EBR.
- Ordenanza Regional N° 022-2013-GR.CAJ-CR. Aprueba el TUPA.
4. REQUISITOS:
- Documento con el que se solicita.
- Copias simple, autenticada o legalizada de los certificados de estudios que solicitan
verificación de autenticidad.

Se inicia cuando la institución presenta el documento sustentatorio para tal fin,
acompañado con las copias fotostáticas de los certificados de estudios de los cuales se
solicita la verificación de su autenticidad. Esta verificación es responsabilidad del
encargado de la oficina de Actas y Certificados, quien emitirá un informe dirigido a la
institución o persona solicitante indicando la autenticidad o no de los certificados. Dicho
informe es remitido al usuario con oficio firmado por el Director de la UGEL.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
Recibe solicitud, revisa el expediente, asigna N° Encargado de 1 día
1 SITD, sella el cargo para usuario y deriva a oficina trámite
de actas y certificados. documentario.
Recibe mediante el SITD, se registra y se firma el Responsable de 10
2 cargo. Actas y minutos
Certificados.
132
Ubica las actas según los años de estudio, Responsable de

3 Institución Educativa, luego se verifica los datos del Actas y 5 días
estudiante y todos los calificativos por asignatura Certificados.
y/o área curricular.
Elabora el informe que indica la autenticidad o no Responsable de 2 horas
4 de los certificados y el oficio de respuesta. Luego Actas y
deriva a Dirección de UGEL Certificados.
Recibe el informe y el oficio de respuesta y entrega Secretaría de 10
5 al Director de UGEL para la firma respectiva. dirección. minutos
6 Firma informe Director UGEL 1 día
Recibe el informe y oficio firmado y devuelve el Secretaría de

7 expediente a la oficina de Actas y Certificados (en dirección. 1 hora
caso de que éste tenga que ser remitido fuera de la
ciudad)
8 Recibe el oficio firmado por el Director con actuados Responsable de 1 hora
y remite al usuario. Actas y
Certificados.
7 días, 4
TIEMPO TOTAL ESTIMADO EN DURACIÓN h. y 20
minutos
133
USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO ÁREA DE ACTAS Y CERTIFICADOS DIRECCIÓN
INICIO
Recibe mediante el MAD, se registra y se
Recibe e ingresa al MAD, firma el cargo.
sella el cargo del usuario y
Usuario presenta deriva a Actas y
solicitud Certificados.
Ubicación de actas según los años de estudio,
Institución Educativa, luego se verifica los datos
del estudiante y todos los calificativos por
asignatura y/o área curricular.
Elabora el informe que indica la autenticidad o

no de los certificados y el oficio de respuesta. Secretaria recibe y deriva
Luego deriva a Dirección de UGEL al Director para firma.
Director firma el oficio
Usuario Recibe el oficio firmado por el Secretaría de dirección recibe el

recibe Director con actuados y remite informe y oficio firmado y
devuelve expediente a oficina de
oficio al usuario.
Actas y Certificados (en caso de
que éste tenga que ser remitido
fuera de la ciudad)
FIN
134
8. ANEXOS
- Vocabulario:
135
COMISIÓN
DE PROCESO
ADMINISTRATVO
DISCIPLINARIO
136
PROCESO: PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO QUE SE SIGUE A LOS

TDOCENTES DE LA INSITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UGEL-CHOTA.
CODIGO: P01-COM-PROC.
1. OBJETIVO:
Determinar el Procedimiento Administrativo Disciplinario que se sigue a un
trabajador del sector educación de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chota, para
conocimiento de los usuarios internos y externos.
2. ALCANCE:
Directores y docentes
3. BASE NORMATIVA:
29944 Ley de la Reforma Magisterial
27815 Ley del Código de Ética de la Función Pública
D.L 276 Ley de Bases de la carrera Publica
D.S 004-2013, Reglamento de la Ley de Reformas Magisterial.
005-90
4. REQUISITOS:
- Denuncia de parte del denunciante en forma escrita o verbal debidamente identificada.
- Denuncia de oficio Comisión de Procesos Administrativos y disciplinarios (CPPADD).
5. DESCRIPCION DEL PROCESO:

La Comisión de Procesos Administrativos y disciplinarios es la responsable de recibir
las denuncias, hacer el debido proceso de oficio o de parte y emitir opinión de
conformidad a las bases legales según corresponda
6. RESPONSABLE:
La Comisión de procesos Administrativos Disciplinarios para docentes.
7. GENERALIDADES:
- Calificar e investigar las denuncias y procesos administrativos disciplinarios instaurados.
- Proponer la adopción de medida preventiva de suspensión del denunciado.
- Conducir los procesos administrativos disciplinarios en los plazos y términos de ley.
- Tipificar las faltas de acuerdo a la naturaleza de acción y omisión
8. PROCEDIMIENTO:
FASE PREVIA:
a) De oficio.- Cuando la autoridad competente conoce de algún acto que pueda constituir
falta administrativa
b) Por recomendación del órgano de control.- Remitir lo actuado por la oficina de
Auditoria Interna.
c) Por denuncia de Terceros
Recibida la denuncia u hoja de recomendación la comisión de procesos se debe
pronunciar por la procedencia de la apertura del proceso disciplinario.
Resolución de Apertura del Proceso
En caso que no existan indicios suficientes
137
La comisión de procesos puede disponer la realización de las diligencias indispensables

para obtenerlos, con citación al docente involucrado.
De tal manera que si, luego de tales diligencias, se lleva a la convicción que el hecho
denunciado no constituye falta grave, se deberá devolver lo actuado al titular de la
entidad
Pero si el hecho no constituye falta, La comisión debe recomendar el archivo de la
investigación.
FASE DE APERTURA DE PROCESO:
RESOLUCION DE APERTURA
- Es la que inicia de manera formal el proceso administrativo disciplinario.
- La resolución debe precisar los cargos que se le imputan al docente así como conceder
un plazo de 5 días hábiles a partir de la notificación para que efectué su descargo, se
puede ampliar por 5 días más a petición de parte en forma justificada.
- Esta Resolución debe notificarse en forma personal al docente.
DESCARGO
- El docente debe hacer un descargo escrito y fundamentado, los hechos, fundamentos
legales y pruebas que desvirtúen las faltas que se le imputan.
- El docente tiene derecho a tomar conocimiento de los antecedentes que dan lugar al
proceso
- En caso que el plazo de 5 días concedido en la ley resulte insuficiente para preparar el
descargo, el docente puede solicitar prórroga del plazo por cinco días hábiles.
ACTUACION DE MEDIOS PROBATORIOS

La comisión tiene facultad para solicitar, los informes que crea conveniente ordenar
actuación como peritajes, inspecciones o declaraciones de parte.
INFORME DE LA COMISION
Al término de la actuación probatoria la comisión debe evacuar su informe Final al titular
de la entidad dicho informe deberá contener una recomendación sobre la sanción a
imponer, debe recomendar la absolución del docente y el archivamiento del proceso.
RESOLUCION DEL TITULAR DE LA ENTIDAD

La comisión haya acreditado la responsabilidad del docente investigado, se impone la
sanción.
Esta Resolución pone fin a la primera instancia del proceso administrativo disciplinario,
debiéndose dictar en un plazo máximo de 45 días hábiles.
138
TRAMITE COMISIÓN PERMANTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

USUARIO DOCUMENTARIO FASE PREVIA FASE DE PROCESO DENUNCIADO DIRECTOR DE LA
UGEL
Recoge denuncia de oficio, Se inicia proceso Recibe notificación Recibe

recomendación de OCI administrativo disciplinario y hace descargos o recomendaciones y
resolutivamente al informe en forma emite resolución de
denunciado personal / sanción al docente
INICIO Recibe, ingresa Recibe expediente y recoge apoderado, lapso en el plazo de 5
expediente SITD y denuncia de terceros de 5 días. días.
deriva a omisión Se notifica en forma
de Procesos. personal al denunciado
Presenta Analiza el caso de la
solicitud denuncia y se pronuncia
Analiza y evalúa
descargos/informes del
A
SITD demandado y emite opinión
NO Apertura SÍ NO SÍ
proceso Sanción
Devuelve Recomienda Se
Recibe resolución al usuario iniciar Recomienda
archiva sancionar
y firma cargo proceso
A
Entrega
Resolución
al docente
FIN
139
10. ANEXOS
- Vocabulario:
OCI. Órgano de Control Institucional
140
ÓRGANO
DE
CONTROL
INSTITUCIONAL
141
PROCESO: DENUNCIAS SOBRE MAL USO DE LOS RECURSOS DE PRESUPUESTO DE

MANTENIMIENTO DE LOCALES ESCOLARES.
CODIGO: P01-OCI
1. OBEJTIVO
Determinar el buen uso y destino de los recursos asignados a Instituciones Educativas en
la Unidad de Gestión Educativa Local Chota, para mantenimiento preventivo básico de
locales escolares en el ámbito de la provincia de Chota.
2. ALCANCE
Instituciones Educativas de Inicial, Primaria, Secundaria y Superior del ámbito de la Unidad
de Gestión Educativa Local de Chota.
3. BASE NORMATIVA
- Ley 30114 de Presupuesto del Sector Público Año Fiscal 2014
- Ley 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. Nº 004-2013-ED
- D. Leg. Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del
Sector Público
- Constitución Política del Perú de 30 de diciembre de 1993
- Ley n.º 28044 Ley General de Educación de 13 de agosto de 2004
- Decreto Legislativo n.º 27815 Código de Ética de la Función Pública de 18 de abril de
2005.
- Ley n.º 27175 Ley Marco del Empleo Público de 01 de enero de 2005.
- Ley n.º 27444 Del Procedimiento Administrativo General de 11 de abril de 2001.
- Ley n.º 27245 Texto Único Ordenado de la Ley de Responsabilidad y Transparencia
Fiscal y su Reglamento Decreto Supremo n.º 066-2009-EF de 25 de marzo de 2009.
- Ley n.º 29812 de Presupuesto del Sector Público para el año 2012 de fecha 9 de
diciembre de 2011.
- Ley General n.º 28411 del Sistema Nacional de Presupuesto de fecha 08 de
diciembre de 2004.
- D. Ley 25632 Ley Marco de Comprobantes de Pago y su Reglamento Resolución de
Superintendencia n.º 007-99/SUNAT.
- Directivas que norman los procedimientos de la ejecución de los recursos asignados
para el mantenimiento de locales escolares de las instituciones educativas públicas.
4. REQUISITOS
- La solicitud de denuncias de los padres de familia, autoridades locales, y personas
naturales ante la entidad sobre irregularidades en la ejecución y administración de los
recursos asignados para mantenimiento.
- Documentos que sustenten el mal uso de los recursos asignados (actas,
comprobantes de pago, fotografías, entre otros).
5. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO

El Jefe del Órgano de Control Institucional evalúa las denuncias y los programa en el
Plan Anual de Control, que a través de una resolución de Contraloría se aprueba las
Acciones de Control de las Entidades Públicas cada año fiscal. En este caso se solicita se
programe un Examen Especial a fin de dar atención a la denuncia efectuada.
La emisión de un informe, respecto a la denuncia sobre el uso irregular de los recursos
asignados para mantenimiento de locales escolares, corresponde al especialista en
Auditoría del Área de Control Institucional de la UGEL Chota.
142
El Auditor (encargado) elabora su programa de Auditoria mediante el cual se desarrolla

el proceso a seguir para cumplir normalmente con estas actividades, a consecuencia de
ello reúne la información pertinente, evalúa y revisa los documentos sustentatorios
solicitada al Director de la entidad educativa denunciada a fin de determinar y esclarecer
los hechos de la denuncia determinando las observaciones a que hubiera lugar de las
personas involucradas en los hechos, luego remitir los hallazgos a las personas
involucradas y evaluar sus descargos y/o comentarios, y finalmente elabora el informe con
las recomendaciones, y luego de ser revisado y evaluado por el Jefe de OCI, será
remitido al Director de la UGEL, y a la Oficina de Control Regional de Cajamarca,
entidades que aplicarán las recomendaciones y/o las sanciones a los servidores que
resulten responsables sobre el mal uso y destino de los fondos de las acciones de
mantenimiento.
6. PROCEDIMIENTO
Nº
Recibe expediente, asigna número, registra Trámite
1 2 días
en el sistema y deriva a secretaria de OCI. Documentario
2 Recibe y deriva expediente al Jefe de OCI. Secretaria del OCI 1 hora
Genera el proveído al especialista o

3 Jede OCI 1 día
encargado de resolver el caso..
Recibe y prepara el cargo y deriva al

4 Secretaria del OCI. 2 días
especialista.
5 Recibe y revisa el expediente de denuncia Auditor 2 días
Revisa expediente, investiga, evalúa y emite

6 los hallazgos a las personas involucradas en Auditor 10 días
los hechos
Personas
7 Presenta descargos 5 días
involucradas
Evalúa los descargos recibidos de los

8 Auditor 3 días
personas involucradas en los hallazgos
9 Elabora el informe correspondiente Auditor encargado 2 días
10 Recibe y enumera el informe elaborado Secretaria OCI 1 día
11 Revisa y firma el informe. Jefe de OCI 1 día
12 Remite el Informe correspondiente Secretaria OCI 1 día
13 Recibe informe emitido por el OCI. Secretaria de 1 día
143
Dirección
OCI a través del SAGU remite informe

14 (Síntesis del informe) y Física a la Oficina Secretaria de OCI 2 días
Regional de Control de Cajamarca.
Recibe, ingresa recomendación SITD y Trámite

15 2 días
notifica al director I.E Documentario
TOTAL TIEMPO ESTIMADO DE DURACION 36 días
144
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DIRECCIÓN UGEL-CHOTA OFICINA

TRÁMITE
USUARIO REGIONAL DE
DOCUMENTARIO SECRETARIA JEFE ESPECIALISTA SECRETARIA DIRECTOR
CONTROL
INICIO Recibe, ingresa Recibe y deriva Origina proveído Recibe, evalúa Recibe el Recibe
Recibe
expediente expediente al a Especialista y y revisa Informe y deriva Informe
SITD y deriva a Informe
Jefe de OCI. expediente al Despacho
secretaría OCI deriva a secret.
Directoral
Presenta Emite Emite
solicitud
recomendación recomendación
Recibe Investiga, emite
expediente, sanción sanción
hallazgos deriva a
SITD prepara cargo Equipo de
y deriva a Planillas A
Especialista
A
Especialista
evalúa
aclaraciones y
elabora
Registra Informe informe
y deriva a Revisa y firma
Director de
informe
UGEL y ORCA
Cajamarca
Recibe
recomendaciones
y firma cargo Recibe, ingresa
recomendación
SITD y notifica
al director I.E.
FIN
145
8. ANEXOS
- Vocabulario:
146
PROCESO: INVESTIGACIÓN DE QUEJA O DENUNCIA DE PARTE DE USUARIOS
CÓDIGO: P02-OCI
1. OBJETIVO:
Fomentar el ejercicio del control sobre presuntos hechos arbitrarios o ilegales que
afecten a la administración pública.
Atender las denuncias presentadas por usuarios ante el Órgano de Control Institucional
de la Unidad de Gestión Educativa Local de Chota.
2. ALCANCE:
Titular, Funcionarios, Personal Directivo, Docentes, Auxiliares de Educación y
Administrativos de las Instituciones Educativas que conforman la Unidad de Gestión
Educativa Local de Chota.
3. BASE NORMATIVA:
- Constitución Política de Perú.
- Ley 27785 Ley Orgánica del sistema Nacional de Control y de la Contraloría General
de la Republica.
- Ley N° 29622 Ley que modifica la Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Control y de la Contraloría General de la Republica.
- Ley N° 28044, General de Educación.
- Ley N° 27806. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo.
- D. Leg. N°276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento D.S.
N°005-90-PCM
- Decreto Supremo N° 011-2012-ED- Reglamento de la Ley 28044 Ley General de
Educación.
- Resolución de Contraloría General N° 459-2008-CG, Reglamento de los Órgano de
Control Institucional.
- Resolución De Contraloría N° 184-2011-CG Aprueba la Directiva N° 006-2011-
CG/GSND “Sistema Nacional de Atención de Denuncias”
- Directiva N°006-2011-CG/GSND “Sistema Nacional de Atención de Denuncias”
4. REQUISITOS:
- Presentación de expediente por parte de usuario de la UGEL Chota, solicitando la
atención de su denuncia o queja.

- Recibir y atender las denuncias que formulan los funcionarios, servidores públicos y
ciudadanos sobre actos arbitrarios e ilegales, de acuerdo al ámbito de competencia,
otorgándole el trámite correspondiente.
-
- Inicio del proceso investigatorio, a través de verificaciones, constataciones,
entrevistas, pruebas documentales, testimoniales y otros aportes de los responsables
147
involucrados dentro del proceso, elaboración, revisión y remisión de informe

documentadamente al jefe inmediato superior para conocimiento y fines.
6. PROCEDIMIENTO :
PASO
N°
Recepción, numeración y
registración de Expediente de
Responsable de Trámite
1 denuncia en el sistema de Trámite 1 día
Documentario.
y deriva al Órgano de Control
Institucional de la UGEL-Chota.
Recepción y derivación de
Secretaria del Órgano de
2 expediente al Jefe del Órgano de 1 hora
control Institucional.
Control Institucional.
El jefe de OCI analiza y devuelve
3 a secretaría para derivar la Jefe de AA 10 minutos
denuncia al Auditor o Especialista.
Prepara el cargo y deriva al
4 Secretaria de AA 30 minutos
Auditor o Especialista
Recepción de Expediente de
5 Auditor o Especialista. 10 minutos
denuncia y firma el cargo.
Organización del caso, de
denuncia, estudio y análisis,
6 Auditor o Especialista. 15 días
verificaciones, entrevistas,
recolección de evidencias.
7 Elaboración y remisión cargos. Auditor o Especialista 1 hora
8 Descargos Denunciado 03 días
9 Elaboración de informe Auditor o Especialista 2 días
10 Revisión de Informe Jefe de OCI 1 hora
11 Remisión de informe. Jefe de OCI 10 minutos
148
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

TRÁMITE
USUARIO AUDITOR O DIRECTOR DE UGEL
DOCUMENTARIO SECRETARÍA JEFE
ESPECIALISTA
INICIO
Recibe y deriva El jefe analiza y Recibe, organiza el
Recibe, ingresa Director decide
expediente al Jefe derivado al auditor o caso, verifica. Comunica
expediente SITD y medidas correctivas o
de OCI. Especialista y devuelve cargos, recibe
deriva a secretaría
Presenta a secretaría. descargos, lo estudia, archiva y deriva a
OCI
solicitud analiza elabora informe secretaria para
y deriva al jefe. derivar a Trámite Doc.
Recibe expediente,
prepara cargo y
deriva a
Especialista Revisa el informe
SITD
elaborado y lo firma
dando conformidad Secretaria recibe
Registra informe y
y deriva a medidas correctivas o
deriva con todos
los actuados al secretaría. archiva y deriva a
Trámite Doc.
Director
Recibe
Recibe documento
documento y firma
y notifica al usuario
cargo
FIN
149
8. ANEXOS
- Vocabulario:
150
ANEXOS
151
ANEXO N° 1
FORMATO PARA EL MAPEO DE PROCESOS
PROCESO: ………………………………………………………………………………
CÓDIGO: ……………………………….
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. BASE NORMATIVA:
-
-
4. REQUISITOS:
-
-
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
Nº
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN
7. DIAGRAMA DE FLUJO
8. ANEXOS:
- Glosario de siglas y términos

- Formatos para trámites.
152
ANEXO N° 2
SÍMBOLOS PARA DISEÑAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE LOS PROCESOS
SÍMBOLO SIGNIFICADO DEFINICIÓN

Un rectángulo redondeado con la
Inicio o fin del proceso palabra “INICIO” o “FIN” indica el
INICIO inicio o final del proceso. Se utiliza
al inicio y fin de todo flujograma.
Un rectángulo con fondo Indica las actividades más
blanco indica una actividad relevantes del procedimiento.
o acción dentro del Ejemplo: VºBº del oficio y del
proceso. Formato de Trámite de Apelación
por el jefe del área.
Un rombo con una pregunta en su

Indica revisión y decisión. interior indica una decisión que
tiene normalmente dos alternativas.
¿?
En las líneas de conexión que
salen del rombo se indican las
respuestas (SÍ o NO) a la pregunta.
Indica salto de un lugar a El origen y destino de dicho salto
otro en el diagrama de se indica con este símbolo con la
A flujo. misma letra en su interior. Se
utilizan para evitar un exceso de
flechas de conexión.
Recuadros redondeados, Representan otros procesos o

con fondo gris representan subprocesos del sistema. A la vez
otros procesos o pueden ser entradas o salidas del
subprocesos del sistema. proceso. Cuando esto ocurre, es
conveniente consultar el
procedimiento relacionado con
aquel proceso para mayor
información.
Es utilizado para indicar acciones
Indica archivo. orientadas a realizar archivos
físicos o en bases de datos en
Guarda información en la base
soporte magnético (ordenador).
de datos “padrón “
Indica continuidad de Representa el movimiento

acciones o traslado de secuencial de las acciones y
documentos. traslado de los expedientes o
documentos.
Relación de dos elementos La flecha discontinua indica

del proceso. simplemente una relación de dos
elementos del diagrama, sin que
ello signifique que el proceso
deriva necesariamente hacia el
elemento señalado.
153
154

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