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Lima, Perú
2017
1
2
Este proyecto es dedicado a mis familiares por
3
Índice general
Índice de anexo.....................................................................................................................................................12
1: Generalidades...................................................................................................................................................14
4
2.4.2 Objetivo Específicos ...................................................................................... 28
...................................................................................................................................... 36
Administrativo) ............................................................................................................ 38
funciones ...................................................................................................................... 40
5
4.1.1.1.3 Elaboración del manual de organización y funciones................................ 40
mejora. ............................................................................................................................. 47
6
4.5 Mapa de flujo de valor de la situación mejorada o diagrama de proceso
mejorado………………………………………………………………………………...48
7
6.2.3 Indicador Beneficio-Costo ............................................................................. 59
Conclusiones.........................................................................................................................................................61
Recomendaciones................................................................................................................................................62
Anexo .....................................................................................................................................................................64
8
Índice de figuras
9
Índice de tablas
10
Tabla 23: Costo por tiempo de proceso ............................................................................... 56
11
ÍNDICE DE ANEXO
12
RESUMEN EJECUTIVO
Este proyecto consta de 6 capítulos, en los cuales el primer capítulo inicia con la breve
Logísticos JR S.A.C, seguidamente surge una lluvia de ideas para poder identificar los
Para una mejora de esta situación que aqueja al área administrativa, realizara el plan de
capacitación al personal.
Seguido de eso se presenta la propuesta de mejora, los costos que conlleva realizar la
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1: GENERALIDADES
Datos legales
- Ruc :20562640941
- Condición :Habido
Pachacamac
- Distrito/Ciudad :Lurín/Lima
14
1.2 Misión, Visión, Valores
1.2.1 Misión
para ello contamos con experiencia, infraestructura adecuada y capacidad operativa, con el
1.2.2 Visión:
para ello contamos con experiencia, infraestructura adecuada y capacidad operativa, con el
1.2.3 Valores
15
1.3 Servicios Principales
- Transporte de cerámico:
Provincias
- Transporte de Vinos:
- Transporte de tanques:
16
Figura V: Foto de la Empresa
2
17
1.4 Mercado:
en la capital Lima
1.5 Clientes:
Como cliente principal tenemos a Cerámico San Lorenzo con un 85% de servicios
realizados.
En los clientes secundarios tenemos a Haug como son empresas pequeñas con un 50%
de viajes realizados.
Tabla 2: Clientes secundarios
CLIENTES SECUNDARIO PORCENTAJE
Haug 50%
Rotoplas 20%
Eternit 20%
cercos 10%
18
Figura VI: Clientes
19
1.7 Organigrama
20
2. FUNDAMENTOS DEL PROYECTO DE INNOVACION Y MEJORA
2.1.1 Brainstorming
Para identificar la problemática se realizó una lluvia de idea donde interviene las área
que generan mayores quejas en el área?, las cuales fueron clasificadas en el siguiente
cuadro:
Problemas Principales
21
2.1.2 Priorización del problema principal
Para el estudio de los problemas se realizó una encuesta a 6 trabajadores, el cual nos
principal se estableció una encuesta con los siguientes puntajes el cual va desde nunca
ENCUESTA
¿Cuáles son los principales problemas que generan mayores quejas en el área?
22
Una vez realizado la encuesta el resultado fue el siguiente:
Numero de
personas
Problemas Principales 1 2 3 Valor
Ineficiencia en la supervision del personal 4 3 4 11
Problema de comunicación con jefe de operaciones 3 3 4 10
Mala designacion de las funciones del area 5 5 5 15
No existe tarifario de costo de los fletes definidos 3 2 3 8
Descordinacion en la programacion de los pagos a proveedores 4 3 4 11
Nota: como se observa podemos ver los distintos resultados de cada problemática, según
la sumatoria de los puntajes calificados por los trabajadore.
Luego de observar los resultados estos son ordenados de mayor a menor, para realizar
el diagrama de pareto.
23
Acontinuacion se muestra el diagrama de Pareto, que representa el grado de
importancia de los problemas el cual se tomara a resolver.
Interpretación:
cual genera un gran impacto en las áreas administrativa, ya que este refleja la deficiencia
del área, y es por ende que será la problemática a atacar sobre todas las demás, para así
24
2.2 Análisis de las causas raíces que generan el problema
raíces de la mala asignación de funciones, los cuales fueron tomados en base a los
Metodo de Medio
Mano de obra
trabajo Ambiente
Funciones no establecidas
Desorden en los archivos Inexistencia de capacitacion al personal
de los documentos
Mala designacion de
funciones
Para el estudio de la causa raíz del problema se realizó una 2° encuesta, para así saber
cuál es la principal causa que genera mala designación de las funciones y poder identificar
la causa raíz, se estableció una encuesta con los siguientes puntajes el cual va de forma
25
Tabla 9: Encuesta de las causas
ENCUESTA
¿Cuál de las siguientes causas cree usted que genera las demoras y reproceso
en el registro de documentos?
Calificar según la siguiente tabla desde inusual hasta muy grave
Funciones no establecidas
Personal no capacitado
Numero de
personas
Problemas Principales 1 2 3 Valor
Funciones no establecidas 5 5 4 14
Personal no capacitado 4 4 3 11
Error al girar cheque 2 1 2 5
Desorden en los archivos de documentos 3 3 2 8
Nota: como se observa podemos ver los distintos resultados de cada
problemática, según
Luego de observar los resultados lo ordenamos de mayor a menor para realizar el diagrama
de Pareto:
26
Tabla 11: Variables del Pareto
27
En el diagrama se puede observar que existen 4 causas que dan origen al problema
capacitado”.
respecto a sus funciones de cada área y mucho menos cuando este ingresa a laborar, no
tiene conocimiento al 100 % de todas las funciones que debe cumplir y mucho saber si lo
están realizando de forma correcta. Esto genera que se provoquen muchos problemas al
Contabilidad”
- Elaborar un MOF PP
“ESTETICAUNISEX OLIVIA”
Año: 2014
28
País: Perú
funcionar de la manera correcta y mantener un control dentro de ella. Es por ello que se
organización, debido a que este le facilitará a la empresa tener por escrito todas las
actividades que se realizan en cada puesto. La empresa cuenta con más de 20 años
dentro del mercado brindando el servicio de corte de cabello entre otros. Este manual
cada uno, por otra parte este manual ayudará a especificar las acciones a realizar por
permita mejorar la relación entre los empleados y el desempeño laboral de cada uno de
Año: 2016
País: Perú
29
Reglamento General, Reglamento de Organización y Funciones y Manual de
Procesos.
Personal (CAP).
darle a conocer con claridad sus responsabilidades del cargo al que han sido
Año: 2010
País: Perú
eficiencia, eficacia y economía de recursos para el logro de los resultados; busca que
cada Unidad Orgánica genere valor en cada una de sus actividades vinculadas con la
30
tecnológica, humanística, así como la extensión universitaria y la proyección social
niveles y cargos de todas las dependencias de la Universidad Nacional del Centro del
Este proyecto de mejora se está realizando con el fin de implementar las funciones para
el área de tesorería, ya que estos generan una gran problemática la cual afecta a la
31
mundo cada vez más competitivo a nivel de costos, es necesario para una empresa
barras donde los valores graficados están organizados de mayor a menor. Utilice un
diagrama de Pareto para identificar los defectos que se producen con mayor frecuencia,
las causas más comunes de los defectos o las causas más frecuentes de quejas de los
clientes.
80/20". Es decir, 20% de las personas poseen 80% de la riqueza; o 20% de la línea de
producto puede generar 80% de los desechos; o 20% de los clientes puede generar 80%
de espina de pez. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse
de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano
soluciones en esferas como lo son; calidad de los procesos, los productos y servicios.
Fue concebido por el licenciado en química japonés Kaoru Ishikawa en el año 1943.
efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. En teoría general de
32
entradas o inputs, el proceso, y las salidas u outputs de un sistema (causa-efecto), con
: Los combustibles sólidos, entre los que se destacan el carbón, la turba y la madera, es
ejemplo, se emplea para calentar agua, para movilizar maquinarias o para producir
Tramites: La palabra trámite, que designa a la acción y al efecto del verbo tramitar,
Un trámite está compuesto por los pasos o diligencias necesarias para arribar a un
pasos o trámites deben ser los mismos para todos, para no violar la igualdad jurídica.
multa por exceso de velocidad he debido hacer muchos trámites” o “si quiero que me
eximan del pago del impuesto por carecer de recursos económicos, debo realizar un
trámite engorroso”.
para transportar, remolcar, empujar, apilar, subir o bajar distintos objetos y elementos.
Son maquinarias que funcionan con dos pesos que se contraponen entre sí en lados
balancea por un centro de gravedad que balancea en todas las direcciones. Este centro
33
SAT: Organismo público descentralizado de la Municipalidad Metropolitana de Lima
34
3: ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL
REVISA
GENERA COTIZACION DISPONIBILIDAD DE REVISA DATOS
UNIDAD
A B
COORDINA LA NO DISPONIBLE
NO CORRECTO
UNIDADA DISPONIBLE
SI SI
DEVUELVE CARGOS
ARCHIVA FACTURA
DE FACTURA
FIN
35
3.1.2 Diagrama analítico de procesos de la situación actual
21 47.5 15 3 0 5 0
Total
36
3.1.3 Indicadores del proceso en la situación actual
En la siguiente tabla se podrá apreciar el indicador del área asociado al problema actual
Indicador de la problemática
Valor
Indicador Unidad de medida
actual
Ausencia de funciones
Figura XIV: Efectos
37
4:PROPUESTA TECNICA DE LA MEJORA
A través de:
- Capacitación al personal
Gerente Administrativo)
OBJETIVO
describan las actividades de cada uno de ellos. Para evitar malas asignaciones de
funciones.
ALCANCES
38
FINALIDAD DEL MANUAL
39
4.1.1.1 Procedimiento para la implementación del manual de organización y
funciones
Objetivo
Alcances
tesorería
40
4.1.1.1.3.3 Aprobación para elaborar el formato de perfil de puesto
para su elaboración.
de expertos de cuáles son los datos importantes que debe tener el formato
de perfil de puesto
-Datos de la función
Nombre de la función
Gerencia Jerárquica
Área funcional
Reporte A:
Supervisa A:
-Objetivos de la función
-Especificaciones
Educación
Formación
Experiencia
41
4.1.1.1.3.5 Elaboración del formato en borrador
GERENCIA ADMINISTRACIÓN
Perfil de Puesto
30.05.2017
REPORTA A:
JERÁRQUICAMENTE: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
SUPERVISA A:
JERÁRQUICAMENTE:
FUNCIONALMENTE: ADMINISTRATIVAS
OBJETIVO DE LA FUNCIÓN
Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la empresa y verificar su
adecuada contabilización, elaborar nómina y liquidación de seguridad social.
ESPECIFICACIONES
EDUCACION
FORMACION
EXPERIENCIA
42
4.1.1.1.4 Revisión del formato en borrador
su aprobación.
El manual se difundirá para cada área, los cuales a ellos se les explicara cada
43
4.2 Plan de Acción N°2: Capacitación al personal
Gerente Administrativo.
Objetivo:
Alcance:
humanos, Ventas.
capacitación
44
capacitación” que considera cuáles serán los temas a la capacitación, así como la
frecuencia y duración
2 Recepcion de guias Tesoreria Administrativo Celima 13-sep 2 horas Visitar la oficina de Celima
Responsables de todas
3 Control de calidad ¿Dónde, cuando y como? Administrativo Rafael Rosas 12-oct 2 horas Jefe de SHEQ
las areas
Responsables de todas
4 Capacitacion de primeros auxlios Administrativo Jose Perez 05-nov 1.5 hora Bombero
las areas
5 s' (Calasificación, Orden, Limpieza, Orden, Mantener la Responsables de todas
5 Administrativo Rafael Rosas 24-nov 3 horas Jefe de SHEQ
disciplina) las areas
6 Manejo de planil a Contabilidad Administrativo Jhony Paima 14-dic 3 horas Experto en planil as
45
HOJA DE ASISTENCIA
Emisión 20/06/2017 PA G: 1 de 1
TEMA:
FECHA: HORA DE INICIO: HORA DE TÉRMINO:
INSTRUCTOR:
OBJETIVOS:
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
OBSERVACIONES:
46
4.3 Consideraciones técnicas, operativas y ambientales para la implementación de la
mejora.
Para la ejecución de la implementación de la mejora, se requiere que los
involucrados nos faciliten lo siguiente:
- Nivel ambiental
o Disponibilidad de la sala de reuniones para la capacitación
- Nivel Técnico:
o Acondicionamiento de la sala de reuniones
- Nivel Operativo
o Materiales(lapiceros, hojas bond) para la capacitación
o Bocaditos para el break en la capacitación
Copias de PP
Folder
Proyector
Ecran
47
4.5 Mapa de flujo de valor de la situación mejorada o diagrama de proceso mejorado
4.5.1 Flujo grama
A
CONFIRMA DATOS DE
NO CORRECT O
LA UNIDAD
A SI
ENTREGA FACTURA
AL CURRIER
REGISTRA FACTURA
ENTREGADA
ARCHIVA FACTURA
FIN
48
4.5.2 Diagrama de análisis y procesos (DAP)
21 40 11 1 0 2 0
Total
49
4.6 Cronograma de ejecución de la mejora
01-ago
02-ago
03-ago
04-ago
05-ago
07-ago
08-ago
09-ago
10-ago
11-ago
12-ago
14-ago
15-ago
16-ago
17-ago
18-ago
19-ago
21-ago
22-ago
23-ago
24-ago
25-ago
26-ago
28-ago
29-ago
30-ago
31-ago
01-sep
02-sep
ACTIVIDAD INICIO FINAL
50
4.7 Aspectos limitantes de la implementación de la mejora
mejora
51
5:COSTO DE LA IMPLEMENTACION DE LA MEJORA
52
A continuación se presenta el siguiente cuadro que muestra el costo por H-H
intervenidas para la implementación de la mejora
Implementacion del MOF Asistente administrativo 1 2 S/. 4.10 S/. 8.20 capacitacion
Implementacion del MOF Ventas 1 1.5 S/. 6.60 S/. 9.90 capacitacion
Implementacion del MOF Tesoreria 1 1.5 S/. 6.60 S/. 9.90 capacitacion
Implementacion del MOF Recursos Humanos 1 1.5 S/. 6.60 S/. 9.90 capacitacion
Implementacion del MOF Contabilidad 1 1.5 S/. 6.60 S/. 9.90 capacitacion
Implementacion de selección de
Recursos Humanos 1 1 S/. 6.60 S/. 6.60 capacitacion
personal
Implementacion de formato PP Recursos Humanos 1 1 S/. 6.60 S/. 6.60 capacitacion
Tiempo empleado para la
Difusion del MOF Asistente administrativo 1 2 S/. 4.10 S/. 8.20
difundir el MOF
tiempo empleado para la revision
Revision de todo lo implemtado Asistente administrativo 1 3 S/. 4.10 S/. 12.30
de todo lo implementado
S/. 111.50
53
Los costos a invertir son los costos de materiales, costos de mano de obra y costo
asociado a equipo y herramientas, para el costo que en un total sale como inversión inicial
S/ 2325.10
54
6: EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LA MEJORA
Involucrado Sueldo Costo diario Costo por hora Costo por minuto
Gerente Administrativo S/. 2,400.00 S/. 80.00 S/. 10.00 S/. 0.17
Ventas S/. 1,600.00 S/. 53.33 S/. 6.67 S/. 0.11
Tesoreria S/. 1,600.00 S/. 53.33 S/. 6.67 S/. 0.11
Recursos humanos S/. 1,600.00 S/. 53.33 S/. 6.67 S/. 0.11
Contabilidad S/. 1,600.00 S/. 53.33 S/. 6.67 S/. 0.11
Asistente administrativo S/. 1,000.00 S/. 33.33 S/. 4.17 S/. 0.07
Nota: Se detalla los sueldos de las personas involucradas en el proceso documentario
55
Una vez que se tiene los costos por minutos de cada personal que interviene en el proceso
Al tener todos los costos de los procesos actuales sabremos cual es el costo total
mensual de la situación actual lo cual es:
Tabla 24: Costo totales de situación actual
documentario mejorado se tendrá en cuenta como base los costos por hora hombre de cada
57
Tabla 25: Costo por tiempo de procesos
Actividades del DAP del proceso documentario
Para la determinación de los costos diarios y por mes se determinó los costos por
actividad realizada por mes en el proceso documentario para obtener el costo diario,
semanal y mensual
Tabla 26: Costo por tiempo de procesos mejorado
Costo total por tiempo de proceso documentario mejorado al mes
Costo por tiempo de proceso documentario mejorado
Costo por proceso documentario S/. 2.67
Promedio de proceso documentario 1200
Costo por tiempo en proceso documentario por mes S/. 3,201.60
Nota: se observa el costo total por tiempo del proceso documentario por mes, el cual esta constituido
por la multiplicacion del costo por proceso documentario y el promedio proceso documentario obteniendo
como resultado el costo total por tiempo de proceso documentario mensual
6.2.1.4 Costo mensual total de la situación mejorada
Se observa en la tabla anterior un costo por tiempo total de actividades mejorado de S/.
2371.60 siendo este menor a comparación del S/.6353.20 que se tiene en el costo por
tiempo de total de actividades actual, obteniendo un ahorro de S/. 3981.60.
58
6.2.2 Flujo de Caja anual
Costo del sistema actual S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00
Costo del sistema mejorado S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60
Ahorro mensual S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40
Flujo de caja acumulado -S/. 2,934.50 -S/. 1,972.10 -S/. 1,009.70 -S/. 47.30 S/. 915.10 S/. 1,877.50
S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00 S/. 4,164.00
S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60 S/. 3,201.60
S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40 S/. 962.40
S/. 2,839.90 S/. 3,802.30 S/. 4,764.70 S/. 5,727.10 S/. 6,689.50 S/. 7,651.90 S/. 8,614.30
Nota: Se muestra el flujo de caja acumulado y el ahorro mensual que nos otorgara la implementacion de la mejora
Ahorro anual
Coeficiente B/C=
Inversion inicial
Al realizar el flujo de caja se obtiene como resultado el ahorro mensual el cual para
realizar el indicador beneficio/costo es necesario hallarlo de manera anual.
59
Reemplazando los valores obtenidos con los datos del flujo de caja se obtiene:
S/. 11,548.80
Coeficiente B/C=
S/. 2,934.50
Este resultado me indica que por cada sol invertido se obtiene S/. 2.94 adicionales
Inversion Inicial
PRI =
Ahorro mensual
S/. 2,934.50
PRI =
S/. 962.40
De los 3.05 meses, se sabe los meses más no los días exactos, es por eso que se
procederá a calcular los días exactos la cual muestra a continuación:
60
CONCLUSIONES
- Con la ayuda de la lluvia de ideas y diagrama de causa efecto se logro definir los
- Con la implementacion del manual de fuciones se tuvo lugar a que se redujera las
S/.11548.80.
61
RECOMENDACIONES
cada area.
el personal.
62
Referencias bibliograficas
- blog.pucp.edu.pe/blog/perfil/2010/04/20/la-importancia-del-manual-de-
organizacion-y-funciones/
- transparencia/informacion/mof/MOF2011/MOF%20Biblioteca%20RR%20345320
11.pdf
- dgac.gob.bo/DSO/manualesDSO/MCapacitacion_DSO/ManualCapacitacionDSO.p
df
- http://info.ceajalisco.gob.mx/transparencia/pdf/manuales/operacion/manual_norma
s_procedimientos_capacitacion_adiestramiento
- http://www.bnp.gob.pe/index.php/es/mof-manual-de-organizacion-y-funciones
63
ANEXO
64
65
66
67
Anexo 2: Formato de capacitación
68
Anexo 3: Formato de hoja de asistencia
69
Anexo 4: Manuel de organización y funciones
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
Anexo 5: Formato de perfil de puesto RRHH
84
Anexo 6: Formato de perfil de puesto Tesorería
85
Anexo 7: Formato de perfil de puesto Contabilidad
86
Anexo 8: Formato de perfil de puesto Ventas
87
Anexo 9: Organigrama de la empresa
88
Anexo 11: Encuesta del problema
89
Anexo 13: Encuesta de causas
90
Anexo 14: DAP actual
91
Anexo 15: DAP mejorado
92
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN - 2017
Emisión: 20/06/2017 Página 1 de 1
93
2 Recepcion de guias Tesoreria Administrativo Celima 13-sep 2 horas Visitar la oficina de Celima
Responsables de todas
3 Control de calidad ¿Dónde, cuando y como? Administrativo Rafael Rosas 12-oct 2 horas Jefe de SHEQ
las areas
Responsables de todas
4 Capacitacion de primeros auxlios Administrativo Jose Perez 05-nov 1.5 hora Bombero
las areas
5 s' (Calasificación, Orden, Limpieza, Orden, Mantener la Responsables de todas
5 Administrativo Rafael Rosas 24-nov 3 horas Jefe de SHEQ
disciplina) las areas
6 Manejo de planil a Contabilidad Administrativo Jhony Paima 14-dic 3 horas Experto en planil as
94