TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO

PROPUESTA TECNICA

16 de Setiembre 2014
1.- OBJETIVO.
Establecer los pasos a seguir para efectuar la verificación física de todos los bienes del
activo fijo tangibles e intangibles de la

ETAPA I: Verificar la existencia, ubicación, clase, tipo, modelo y cantidad de los bienes
patrimoniales que tienen asignados en uso las diferentes áreas.

ETAPA II: Conciliación y valoración de los bienes patrimoniales, con registros existentes.

ETAPA III: Saneamiento físico legal de los bienes patrimoniales (Tarjetas Unitarias de
Control y Depreciación, Tasación e incorporación en el registro patrimonial - Margesí de
Bienes).

2.- ALCANCE.
Los procedimientos alcanzan su aplicación a todos los componentes de la Empresa como
usuarios y responsables de los bienes entregados para su uso y custodia como
consecuencia del cumplimiento de las funciones que les han sido encomendadas.

3.- APROBACIÓN, ADMINISTRACION Y DIVULGACIÓN.

- Aprobación: Gerencia General.
- Seguimiento: División Contabilidad.
- Divulgación: Relaciones Publicas.

4.- DEFINICIONES.

4.1.- Inventario físico de activos:

Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real
de los activos fijos, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad.
Existen los siguientes tipos de inventario físico:

Por su naturaleza.
- Inventario de Constatación.- Que sólo busca conocer la existencia física, ubicación, y
usuario(s) de los activos de la empresa, es sencillo de aplicar y de bajo costo, se puede
realizar anualmente y dura entre 1 y 3 meses.
- Inventario de Responsabilidades.- Que tiene como objetivo la calificación del activo,
según sus características, operatividad, estado de conservación, con la posterior
asignación de la responsabilidad a su usuario u otras personas que tengan relación con el
activo en cuestión, tiene un costo medio, y su duración está entre 6 y 12 meses.
- Inventario Técnico de Activo Fijo.- Es el inventario más completo que abarca desde la
asignación de responsabilidades hasta la conciliación de la valoración técnica y económica
real con sus valores teóricos proyectados, su costo es muy alto, y generalmente dura entre
1 y 2 años dependiendo del número de activos de la empresa.

Por su tamaño.
- Inventario General.- Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes
de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario
requiere de un apropiado programa y se realiza, como mínimo, una vez cada ejercicio.
- Inventario Selectivo.- Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se
realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros del
control patrimonial se mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas
concuerden con los registros físico - valorados correspondientes.

4.2.- NORMAS ESPECÍFICAS

4.2.1 La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de disponer la
oportunidad en que deba realizarse el inventario general de activos fijos y bienes no
depreciables.
4.2.2 La Gerencia de Administración y Finanzas en los casos que se requiera, podrá
disponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se señalan
para el Inventario General según corresponda y en la parte que le sea aplicable.
4.2.3 La Comisión de Inventarios es la responsable de la supervisión de la toma del
inventario general de activos fijos, en coordinación con la Empresa 4.2.4 El Jefe del Equipo
de Inventarios es designado por y es el responsable del cumplimiento de lo establecido en
la presente norma.
4.2.5 La toma de inventario físico de activos fijos y bienes no depreciables procederá
cuando la División Contabilidad lo solicite a través de un Informe sustenta toriodicha
solicitud, deberá ser aprobado por la Gerencia de Administración y Finanzas. En tal caso la
División de Contabilidad deberá provisionar los recursos presupuestales necesarios, así
como su inclusión en el plan anual de adquisiciones, haciendo las modificaciones
correspondientes.
4.2.6 La División de Contabilidad, tendrá bajo su cargo la elaboración de los términos de
referencia para el proceso de contratación por invitación de la empresa
4.2.7 La empresa firmara un acuerdo de confidencialidad en aplicación de la normatividad
de seguridad de la información vigente de
4.2.8 Es obligación de todo trabajador a quien se le haya asignado individualmente un
bien, el firmar la Ficha de Verificación del Inventario (Borrador y digitado), una vez
concluida la toma del inventario de los bienes a su cargo, pudiendo evidenciar alguna
situación de no conformidad en dicho documento.
4.2.9 El Gerente de Administración, firma la Ficha de Verificación del Inventario, una vez
concluida la toma del inventario de los bienes de uso común que no hayan sido asignados
individualmente a ningún trabajador y que estén ubicados en el ámbito de su jurisdicción.
4.2.10 Cada trabajador responsable directo de la existencia, permanencia y custodia de
bienes en uso, deberá tomar las providencias del caso para presentar todos los bienes al
equipo inventariador facilitando su trabajo.
4.2.11 Los jefes de cada oficina o planta sujeta a inventario, colaboraran con la labor del
equipo inventariador a fin de que se lleve adelante el proceso de inventario para lograr
eficiencia y eficacia, facilitando a dicho equipo toda la información pertinente así como las
características técnicas especiales de los bienes de ser el caso.
4.2.12 La División de Contabilidad comunicará a las dependencias de la empresa la
realización del inventario de activos fijos, con una antelación no menor a 15 días, plazo en
el cual los usuarios que tengan a su cargo bienes del activo fijo.
4.2.13 Para efecto de la aplicación del presente procedimiento se denominará
Responsable del Activo a todo usuario, cuya dependencia sea responsable del
funcionamiento, mantenimiento y actualización técnica de un determinado o conjunto de
activos.
4.2.14 Cada Usuario Responsable de los bienes patrimoniales a su cargo, podrá
interactuar con el Equipo Inventariador a fin de esclarecer dudas y solucionar problemas
de carácter técnico exclusivamente, referidos a la toma de inventario.
4.2.15 Los informes y base de datos presentados como resultado final del inventario
deberán llevar el V°B° del Coordinador General de la Comisión de Toma de Inventarios
Físico, a efectos de validar todos los actos posteriores derivados de dicha acción.
4.2.16 Constituye falta laboral, sancionada de acuerdo al Reglamento Interno de la
Empresa, el negarse sin causa justificada alguna a firmar la Ficha de Verificación del
Inventario por los bienes asignados o bajo su responsabilidad a la culminación del
respectivo proceso de verificación.

4.3.- NORMAS PARA LA PREPARACION DEL INVENTARIO.

4.3.1.- Secuencia del inventario: El inventario se efectuará por Sede y dentro de ella
siguiendo el ordenamiento del Plan Contable General de la Empresa de acuerdo al tipo
de inventario o bien como sigue:
TIPO DE ACTIVO: FIJO
a) 331 Terrenos
b) 332 Edificios y otras Construcciones
c) 333 Maquinaria, Equipo y otras Unidades de Explotación.
d) 334 Unidades de Transporte
e) 335 Muebles y Enseres
f) 336 Equipos Diversos
g)337 Unidades de Reemplazo
h) 34 Intangibles

4.3.2.- Cronograma de trabajo: El inventario se realizará preferentemente durante el

segundo semestre de cada año, debiendo concluir indefectiblemente antes del año 2014.
El cronograma de inventario detallado por, ambiente y el total de los mismos estarán
codificados de acuerdo con el Catalogo de Red Eléctrica del Sur.

4.3.3.- Comisión de Inventarios de Activo Fijo: En todos los casos el equipo

inventariador estará conformado por:

- Coordinador General.
- Contador.
- Especialistas en el rubro de la Empresa.
- Jefe de equipo.
- Personal de inventariadores.
- Personal de ingreso de información al sistema y consistencia de datos.

4.3.4.- Materiales de inventario: Los Equipos de Inventario contarán con el material

proporcionados por CONSULTORES S.A.C. de acuerdo a los términos contractuales
vigentes, proporcionado por, los que se detallan a continuación:

- Base de Datos: En forma impresa y en medio magnético, conteniendo el total de los

bienes del activo fijo de propiedad de la empresa
- Stickers u otro de control de inventario: En el que se indicará el año de inventario lo que
facilitará la labor del equipo inventariador y servirá como constancia de la labor efectuada.
- Planos: Actualizados y en forma impresa para conocer anticipadamente la ubicación de
los activos y las instalaciones de la empresa.
- Implementos de Seguridad: proporcionados por CONSULTORES S.A.C. a cargo de la
ejecución de los inventarios.
- Otros: La movilidad y refrigerio, entrega de los útiles que se requieran para facilitar la
labor del inventario, será proporcionado por

4.3.5.- Estructura de datos de inventario: La Empresa por intermedio del Departamento

de Logística (Control Patrimonial) en coordinación con la División de Contabilidad
proporcionará un listado con la estructura de datos que deberá contener el registro físico
de activos fijos para la toma del inventario.

La División de Contabilidad y/o su equivalente, proporcionará la base valorada de los

activos fijos de la Empresa.

5.- PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL INVENTARIO.

1 La Gerencia de Administración y Finanzas hará de conocimiento de todas las jefaturas
del cronograma de toma de inventario.
2 El Departamento de Control de Activos Fijos, emitirá la Ficha de Verificación de
Inventarios (original y copia) que contiene la información de los bienes asignados a cada
centro de responsabilidad al inicio del proceso de verificación de los inventarios,
remitiéndola a la División Contabilidad.
3 La División de Contabilidad convoca a una reunión con la Comisión de Inventarios, para
las coordinaciones pertinentes.
4 Procede a efectuar el corte documentario según el tipo de bien que corresponda y de
acuerdo al cronograma de trabajo.
5 El Equipo Inventariador se constituirá en la fecha programada en la oficina o planta,
presentándose ante el jefe o encargado de la misma para iniciar el proceso de verificación
del inventario.
6 La Jefatura correspondiente o la persona designada por ésta mostrará al Equipo
Inventariador los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad, ya sea de uso común
o asignados a la jefatura de manera individual, incluyendo la información sobre aquellos
que se hayan enviado a reparar en talleres de la empresa o de terceros.
7 El trabajador usuario de cada dependencia mostrará bajo responsabilidad, al Equipo
Inventariador, todos los bienes que le han sido asignados para su uso individual, inclusive
aquellos que pudieran por alguna circunstancia encontrarse guardados bajo llave, en
escritorios, credenzas, archivadores, armarios, cajas fuertes, etc. y/o que hayan sido
prestados a otros trabajadores y/o que se hayan enviado a reparar en talleres de la
empresa o terceros.
8 El Equipo Inventariador verifica y registrara todos los bienes que existan físicamente en
cada oficina, planta o ambiente visitado y que corresponda a la naturaleza de activo fijo o
bien menor.
9 Comprueba en la Ficha de Verificación del Inventario, proporcionada para tal efecto, el
código y características del bien inventariado colocando en cada bien el sticker de control
correspondiente. Asimismo verificará que el activo cuente con la placa de identificación y
de no ser el caso procederá a su colocación.
10 El Trabajador Usuario de bienes de uso individual dará visto bueno a las características
de los bienes a su cargo inscritos en la Ficha de Verificación del Inventario y de estar
conforme firmará la misma en original y copia en calidad de usuario de los bienes.
11 El Gerente de Control de Activos, para el caso de bienes de uso general o áreas
comunes, verificará las características de los bienes inscritos en la Ficha de Verificación
del Inventario, de estar conforme, suscribirá la misma en señal de V°B° en original y copia
en calidad de responsable de dichos bienes.

6.- CRONOGRAMA DE TRABAJO PLANIFICADO

MAYO

ACTIVIDADES SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4

TOMA DE INVENTARIO DE
ACTIVO FIJO

Informe Final

Anexo N° 1

CORTE DOCUMENTARIO

Corte Documentario al Día......./....../...... – Tipo de Inventario…………………..........

En la fecha del Corte Documentario, se han encontrado los siguientes documentos no
tramitados en el registro de Bienes del Activo Fijo.

Notas de Ingresos
NRO. FECHA ITEM DESCRIPCIÓN UNID. CANTIDAD

Notas de Salida
NRO. FECHA ITEM DESCRIPCIÓN UNID. CANTIDAD

Dichos documentos serán ingresados en la fecha, para a proceder a la emisión del listado
definitivo que servirá de base para la Toma del Inventario.

Arequipa, ........ Junio del 2014

…………………………. ........................................
JEFE DIV. CONTABILIDAD

………………………….. ....…………………...........
JEFE DPTO. LOGÍSTICA.

Anexo N° 2

ACTA DE INMOVILIZACION DE BIENES DEL ACTIVO FIJO

En la fecha se ha cumplido con emitir el Oficio Nº / Memorando Nº por el cual se comunica

a todos los niveles de Dirección y personal de planta la realización del Inventario Físico
General de Activos Fijos y la declaratoria de inmovilización de los mismos durante el
proceso de Toma de Inventarios, el cual tendrá una duración aproximada de 30 días.

…………………………. ........................................
JEFE DIV. CONTABILIDAD

………………………….. ....…………………...........
JEFE DPTO. LOGÍSTICA.

Anexo Nro. 3

ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

TIPO DE INVENTARIO:…………………………………..... FECHA......................

En la .........................................................................., ubicada en …………………… , de la
ciudad de Arequipa, siendo el día ....... del mes de junio del 2014, se reunieron las
siguientes personas Jefe División Contabilidad
CPC......................................................................................., Jefe Dpto. Logística Ing.
.................................................................................................., Coordinador General, Sr.
....................................................………………......................., Jefe de Equipo, Sr.
.......................................................................................................... con la finalidad de dar
inicio al Inventario de Bienes del Activo Fijo, programado por la Alta Dirección de nuestra
Empresa.

El Inventario será llevado a cabo por las siguientes personas:

Jefe de Equipo e inventariadores

El Inventario Físico tendrá una duración de (30) treinta días; para lo que, el personal de las
diferentes áreas de la Empresa están en la obligación de prestar las mayores facilidades
para llevar a cabo dicha actividad.

En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:

…………………………. ........................................
JEFE DIV. CONTABILIDAD

………………………….. ....…………………...........
JEFE DPTO. LOGÍSTICA.

Anexo Nro. 4

ACTA FINAL DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

TIPO DE INVENTARIO:…………………………………….

En el Distrito de Socabaya, Provincia de Arequipa, Región Arequipa, a los............. días del

mes de ............ del 2014, se reunieron las siguientes personas:
 …………………………. ........................................

………………………….. ....…………………...........

Con el objeto de dar por finalizado el Inventario de Activos Fijos. En dicho Inventario se
siguieron las instrucciones pre-establecidas que se mencionan en el Acta de Inicio de
Inventario.

El personal comprometido para tal efecto cumplió con su objetivo, habiéndose realizado el
curso del Inventario según lo programado con los respectivos papeles de trabajo.

En señal de conformidad de las existencias encontradas, así como de los faltantes y

sobrantes que han sido verificados, se suscribe el presente documento.

…………………………. ........................................

………………………….. ....…………………...........