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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


Decanato

GUATEMALA, MAYO 2017


DIRECTORIO
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
Rector

Dr. Carlos Enrique Camey Rodas


Secretario General

Lic. Luis Antonio Suárez Roldán


Decano

Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales


Secretario

Lic. Carlos Alberto Hernández Gálvez


Vocal Primero

MSC. Byron Giovanni Mejía Victorio


Vocal Segundo

P.C. Marlon Geovani Aquino Abdalla


Vocal Cuarto

P. C. Carlos Roberto Turcios Pérez


Vocal Quinto

Elaboración
Grupo 12 Práctica Integrada 2017

Decanato
Edificio S-8, Ciudad Universitaria, Zona 12
Teléfono: 2418- 8521 Ext.: 1448-1146
Correo Electrónico: faceconomicas.usac.edu.gt
ÍNDICE

AUTORIZACIÒN
PRESENTACIÒN
I. OBJETIVOS DEL MANUAL
II. DISPOSICIONES LEGALES
III. ALCANCE
IV. NORMAS DE APLICACIONES GENERAL
V. PROCEDIMIENTOS

 DECANATO:
 Procedimiento 1: Firma de documentos
 ASESORÍA ESPECÍFICA:
 Procedimiento 1: Análisis y Opinión de Casos
 Procedimiento 2: Elaboración de Estudios Técnicos
PRESENTACIÒN

El presente Manual de Normas y Procedimientos, tiene entre sus principales finalidades


normar, estandarizar y coordinar las diferentes actividades que se realizan en las unidades
académicas y administrativas de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de
San Carlos de Guatemala, y además servir como guía tanto para el personal que labora
en la Facultad, como para las personas que por primera vez se incorporan a su equipo de
trabajo.

Este instrumento administrativo es de gran utilidad en la realización de las atribuciones


asignadas a los puestos de trabajo de la Facultad, por ello su función principal es dotar al
trabajador de guías y procedimientos que faciliten el desempeño de todas y cada una de
sus actividades.

Contiene entre otra, información relacionada con los objetivos del Manual y específicos de
los procedimientos, las normas que regulan las actividades que se ejecutan en las
unidades académicas y administrativas, y los diagramas de flujo, que representan
gráficamente las actividades que deben realizarse para cumplir a cabalidad con las
atribuciones asignadas a cada puesto de trabajo. Todos los procesos incluidos en el
presente Manual, son producto de la consulta realizada al personal que labora en la
Facultad.

En la elaboración del contenido del Manual, se contó con la documentación que, en la


materia, proporcionara dicha División.

El contenido del Manual, se describe presentando la información de cada una de las


unidades académicas y administrativas siguiendo para ello el orden en que aparecen en el
organigrama de la Facultad, iniciando con la descripción del Decanato.
I. OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo General

Documentar en forma técnica y práctica los procedimientos que realiza el personal de las
unidades académicas y administrativas de la Facultad de Ciencias Económicas.

Objetivos Específicos

1. Establecer las normas que deben regir a cada procedimiento de trabajo.


2. Asegurar que las actividades sean concordantes con las atribuciones de los puestos.
3. Evitar la duplicidad de las actividades.
4. Dar al personal una guía completa para la ejecución de las labores asignadas y
uniformidad de los procedimientos de trabajo, eficiencia y calidad en los servicios.
5. Servir de guía al personal promovido o de nuevo ingreso para realizar adecuadamente
las tareas asignadas.
6. Proporcionar un instrumento que se constituya en un medio, para la realización de
procesos de inducción y capacitación para personal de nuevo ingreso y promovido.
7. Coordinar y evaluar el trabajo realizado por los trabajadores, en el cumplimiento de las
atribuciones asignadas.

II. DISPOSICIONES LEGALES


1. Decreto No. 1972 de fecha 25 de mayo de 1937, emitido por el Presidente de la
República, Señor Jorge Ubico, mediante el cual se crea la Facultad de Ciencias
Económicas con el propósito de establecer en el país estudios económicos superiores.
Fue inaugurada el 30 de junio de 1,937, en un acto celebrado en el Paraninfo de la
entonces Universidad Nacional.
Inició actividades el 6 de agosto de 1937.
2. Manual de Normas y Procedimientos aprobado por Junta Directiva de la Facultad de
Ciencias Económicas, según Punto NOVENO, inciso 9.1 del Acta 05-2008 en sesión
celebrada por Junta Directiva el 28 de febrero de 2008.
3. La Facultad se rige por lo establecido en la Ley Orgánica de la Universidad de San
Carlos de Guatemala, Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Estatuto
de la Carrera Universitaria del Personal Académico, Reglamento del Personal fuera de
Carrera, Reglamentos de Concurso de Oposición del Profesor Universitario y demás leyes
y reglamentos de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

III. ALCANCE

El Manual contiene las normas y los procedimientos que se aplican en todas las unidades
académicas y administrativas de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de
San Carlos de Guatemala.

IV. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

1. El Manual de Normas y Procedimientos es de carácter general y es aplicable a todo el


personal que labora en la Facultad de Ciencias Económicas.

2. Los aspectos no previstos en el Manual de Normas y Procedimientos, serán resueltos


por el Decano de la Facultad de Ciencias Económicas en coordinación con los
responsables de las unidades académicas y dependencias administrativas involucradas
en los procedimientos.

3. A partir de la autorización del presente Manual, será responsabilidad de la Decanatura


de la Facultad de Ciencias Económicas, la difusión, aplicación y actualización
permanente de acuerdo con las necesidades de la Facultad.
V. PROCEDIMIENTOS
DECANATO

PROCEDIMIENTO 1

Firma de documentos

1.1 OBJETIVO ESPECIFICO DEL PROCEDIMIENTO:

Avalar con firma del Decano los siguientes documentos

 Certificación y Constancia de Cursos (Firma original).


 Títulos y diplomas.
 Liquidación de Cajas chicas.
 Actas y permisos con goce y sin goce de sueldo.
 Contratos de Docentes titulares, Auxiliares, Administrativos y de Servicios.
 Títulos profesionales.
 Liquidación de Fondo fijo.
 Órdenes de compra.
 Cheques (diversos) de pago.
 Cuadros comparativos de compras (Guatecompras).
 Actas de Graduación.
 Certificado de actas de Graduación.
 Certificado de Áreas Practicas.
 Relaciones laborales.
 Ordenes de Impresión de Tesis.
 Cartas de PROPEC.
 Convenios con instituciones.
 Actas de Junta Directiva.
 Actas de Comisión Directora de Prácticas.
 Comité Director del E.P.S.
 Comité dirección de IIES.
 Nombramientos Comisión.
 Acuerdos de Nombramientos.
 Autorización de cambio de Jornada Diaria a Fin de semana.
 Finiquitos laborales.
 Constancias laborales.
1.2 NORMAS ESPECÍFICAS:

a) La información debe estar en las hojas autorizadas e identificadas, correspondientes


a ese tipo de trámite.
b) Ninguna certificación o constancia de cursos tiene validez, si no tiene la firma del
Decano.
c) Toda liquidación debe estar completamente respaldada, con los documentos que
justifiquen cada gasto.
d) Los cheques deben llevar el desglose de las cuentas por afectar.

1.3 FORMULARIOS:

 Ninguno.
1.4 Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad Administrativa: Decanato

Título del Procedimiento: Firma de documentos

Hoja No. 1 de 1 No. de Formularios: Ninguno

Inicia: Encargado de Traslado Termina: Encargado de Traslado

Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.
Revisa documento previo al traslado para
1
Unidad Encargado de firma.
Interesada Traslado
2 Traslada documento a Secretaria del Decano.

3 Recibe documentos.

Secretaria 4 Revisa redacción.

5 Traslada al Decano para su firma.

6 Recibe documentos.

Decanato 7 Revisa documentos.


Decano
8 Firma documentos.

9 Traslada documentos firmados a Secretaria.

10 Recibe documentos firmados.


Secretaria
Traslada documentos firmados a Unidad
11
Interesada.
Unidad Encargado de Recibe documento firmado y procede a
12
Interesada Traslado continuar con su gestión.
1.5 DIAGRAMA DE FLUJO
Facultad de Ciencias Económicas

Nombre de la Unidad: Decanato

Título del Procedimiento: Firma de Documentos

Elaborado por: Grupo 12 Práctica Integrada 2017 Pagina 1 de 1

Unidad interesada Secretaria Decano

Inicio
Recibe documento

Revisa
documento
previo al
traslado
para firma Revisar
redacción

Traslada
documento a
Secretaria del Recibe
Decano Traslada documentos
documento a
Decano

Revisa
documento

Firma documento

Recibe
documentos

Traslada
documentos
firmados a
Secretaria
Recepción de Traslada
documento y documentos
continuidad del firmados a Unidad
proceso Interesada

Fin
UNIDAD DE ASESORÍA ESPECIFÍCA

PROCEDIMIENTO 1

Análisis y Opinión de Casos

1.1 OBJETIVO ESPECÍFICO DEL PROCEDIMIENTO:

Brindar apoyo y asesoría en temas y casos específicos de interés, para las autoridades de la
Facultad de Ciencias Económicas.

1.2 NORMAS ESPECÍFICAS

Para la investigación y análisis de los casos se utiliza la siguiente documentación:

a) La legislación Universitaria.
b) Normas y Reglamentos Específicos.
c) Leyes Ordinarias, dependiendo el caso.
d) La Constitución Política de la República de Guatemala.

1.3 FORMULARIOS:

 Ninguno
1.4 Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad Administrativa: Asesoría Específica

Título del Procedimiento: Análisis y Opinión de Casos

Hoja No. 1 de 2 No. de Formularios: Ninguno

Inicia: Secretaria de Decanato Termina: Secretaría de Decanato

Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.

Recibe del Decano o Secretario Académico


1 y de Junta Directiva el documento objeto de
Decanato Secretaria opinión.

Traslada el documento al Asesor


2
Específico.

3 Recibe el documento Objeto de opinión.

4 Analiza el documento Objeto de opinión.

Asesoría
Asesor Específico 5 Investiga y Analiza el caso planteado.
Específica

6 Emite opinión sobre el caso planteado.

7 Traslada opinión.

Recibe el documento con la opinión


8
respectiva.

Decanato Secretaria Traslada el documento de opinión al


Decano, o al Secretario Académico y de
9
Junta Directiva para su conocimiento,
según sea el caso.
Nombre de la Unidad Administrativa: Asesoría Específica Hoja No. 2 de 2

Título del Procedimiento: Análisis y Opinión de Casos

Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.

10 Recibe documento objeto de opinión.

Conoce opinión emitida por el Asesor


Decano o Secretario 11
Específico.
Académico y de
Junta Directiva 12 Analiza y toma las decisiones pertinentes.
Decanato
Traslada el documento de opinión a la
13
Secretaria.

14 Recibe el documento de opinión.


Secretaría
Recibe el documento firmado y procede a
15
continuar con su gestión.
1.5 DIAGRAMA DE FLUJO
Facultad de Ciencias Económicas

Nombre de la Unidad: Asesoría Especifica

Título del Procedimiento: Análisis y Opinión de Casos

Elaborado por: Grupo 12 Práctica Integrada 2017 Pagina 1 de 1


Decano, Secretario Académico y
Secretaria de Decanato Asesor Específico
Junta Directiva

Inicio Recibe documento

Recibe documento Analiza el


objeto de opinión documento
objeto de
opinión

Traslada documento
Investiga y analiza
el caso planteado

Emite opinión
sobre el caso
planteado
Recibe documento
objeto de opinión

Traslada opinión

Traslada Recibe documento


documento objeto objeto de opinión
de opinión

Recibe documento Conoce opinión


objeto de opinión emitida por el
Asesor Especifico

Cumple Analiza y toma las


instrucciones pertinentes decisiones
y archiva documento pertinentes

Traslada documento
objeto de opinión
Fin
UNIDAD DE ASESORÍA ESPECÍFICA

PROCEDIMIENTO 2

Elaboración de Estudios Técnicos

2.1 OBJETIVO ESPECÍFICO DEL PROCEDIMIENTO:

Mediante la elaboración de estudios técnicos, proporcionar soluciones precisas y concretas


que conlleven resultados verídicos que coadyuven en el buen desarrollo de las actividades de
la autoridad superior, u otros órganos de decisión de la Facultad.

2.2 NORMA ESPECÍFICA:

Todo estudio técnico se rige por lo que establece la legislación universitaria, normativos y
reglamentos específicos, leyes ordinarias y la Constitución Política de la República de
Guatemala.

2.3 FORMULARIOS:

 Ninguno
2.4 Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad Administrativa: Asesoría Específica

Título del Procedimiento: Elaboración de Estudios Técnicos

Hoja No. 1 de 2 No. de Formularios: Ninguno

Inicia: Asesor Específico Termina: Secretaría de Decanato

Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.

Recibe del Decano o Secretario


Académico y de Junta Directiva, el
1
requerimiento de elaboración de
determinado Estudio Técnico.

Realiza un análisis minucioso del


2
requerimiento del Estudio Técnico.

Investiga científicamente la información y


3 los datos que se requiere en la elaboración
del Estudio Técnico.

Asesoría
Asesor Específico 4 Analiza la información pertinente.
Específica

Formula manuscritamente alternativas de


5 solución y decisión, para la elaboración del
Estudio Técnico.

Verifica detenidamente si las alternativas


6 de solución, están de acuerdo con los
requerimientos planteados.

Traslada a la Secretaria del Decano en


7 forma manuscrita, el Estudio Técnico
elaborado.

8 Recibe el manuscrito del Estudio Técnico.


Procesa en computadora la versión final
9
Decanato Secretaria del mismo.
Traslada al Asesor Específico el Estudio
10 Técnico transcrito para la revisión de
calidad.
Nombre de la Unidad Administrativa: Asesoría Específica Hoja No. 2 de 2

Título del Procedimiento: Elaboración de Estudios Técnicos

Puesto Paso
Unidad Actividad
Responsable No.

11 Recibe documento objeto de opinión.

Asesoría
Asesor Específico 12 Analiza y toma las decisiones pertinentes.
Específica
Traslada firmado el documento de opinión
13
a la secretaria.

14 Recibe el documento de opinión.


Secretaría
Traslada el documento técnico al Decano o
15
Secretario Académico y de Junta Directiva.
Recibe el Estudio Técnico, lo analiza y
Decano o Secretario 16
toma las decisiones pertinentes.
Académico y de
Decanato Junta Directiva Traslada el Estudio Técnico con
17
instrucciones precisas a la Secretaria.
Recibe el Estudio Técnico, con
18 instrucciones precisas, del Decano o
Secretaria Secretario Académico y de Junta Directiva.
Ejecuta las instrucciones precisas recibidas
19
y procede a archivar el Estudio Técnico.
2.5 DIAGRAMA DE FLUJO

Facultad de Ciencias Económicas

Nombre de la Unidad: Asesoría Específica

Título del Procedimiento: Elaboración de Estudios Técnicos

Elaborado por: Grupo 12 Práctica Integrada 2017 Página 1 de 2


Decano, Secretario Académico y
Asesor Especifico Secretaria de Decanato
Junta Directiva

Inicio

Recibe
requerimiento de
elaboración de
Estudio Técnico

Realiza análisis
minucioso del
requerimiento
del Estudio
Técnico

Investiga la
información y los
datos que requiere
la elaboración del
Estudio Técnico

Analiza la
información
pertinente

Formula
manuscritamente
alternativas de
solución y
decisión para la
Elaboración del
Estudio Técnico

Verifica si las
Recibe el
alternativas de
manuscrito del
solución, están Estudio Técnico
acorde a los
requerimientos
planteados

Traslada en forma Procesa en


manuscrita el computadora la
Estudio Técnico versión final del
mismo.

1 2
Facultad de Ciencias Económicas

Nombre de la Unidad: Asesoría Específica

Título del Procedimiento: Elaboración de Estudios Técnicos

Elaborado por: Grupo 12 Práctica Integrada 2017 Página 2 de 2


Decano, Secretario Académico y
Asesor Especifico Secretaria de Decanato
Junta Directiva

1 2

Traslada
Recibe documento
documento objeto
objeto de opinión
de opinión

Recibe el
documento de
Analiza y opinión
toma las
decisiones
pertinentes

Traslada firmado
el documento de
opinión a la Traslada el
Secretaria Recibe el Estudio
documento
Técnico, lo analiza
técnico al Decano
y toma las
o Secretario
decisiones
Académico y de
pertinentes
Junta Directiva

Recibe el Estudio Traslada el


Técnico, lo analiza Estudio Técnico
y toma las con instrucciones
decisiones precisas a la
pertinentes Secretaria

Ejecuta las
instrucciones
precisas
recibidas

Fin

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