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LI EAMIE ttujhu
TOS PARA MEJORAR EL
PROCESO DE CUE TAS POR PAGAR DE
LA EMPRESA C.A QUIMICA I TEGRADA
“I TEQUIM” UBICADA E VALE CIA
ESTADO CARABOBO.
Jhoandys Salazar
ii
U IVERSIDAD JOSÉ A TO IO PAEZ
FACULTAD DE CIE CIAS SOCIALES
DECA ATO
Ciudadanas
Salazar Jhoana
C.I. Nº 15.898.775
Salazar Jhoandys
C.I. Nº 17.893.173
Atentamente,
iii
ACEPTACIÓ DEL TUTOR
Carlos Herrera
C.I. Nº 2.840.453
iv
DEDICATORIA
A Dios, Por ser nuestra guía y darnos fuerzas y salud de seguir adelante en todos los
momentos de nuestras vidas, ayudándonos alcanzar esta meta, además de su infinita
bondad y amor.
A nuestros sobrinos, Jheison, Jheremi, Jhoandys, Jhosmer y Jhoan, para que vean en
nosotras un ejemplo a seguir.
A uestros Abuelos (QEPD), Sofía, María, Servando y Julio, que desde el cielo nos
iluminaron para seguir adelante con este proyecto, gracias por habernos regalados
unos padres maravillosos esto también se lo debemos a ustedes los amamos.
A todos nuestros amigos, Por compartir los buenos y malos momentos, juntos
aprendimos de cada uno.
v
AGRADECIMIE TO
A la Universidad José Antonio Páez, por ser nuestra casa de estudio y a todos
los profesores quienes a lo largo de la carrera dejaron su granito de arena para
nuestra formación académica y profesional.
A nuestros ovios, por sus apoyos, amor y su paciencia, gracias por estar
siempre con nosotras apoyándonos en todas las circunstancias posibles, los amamos.
vi
I DICE GE ERAL
CONTENIDO pp.
LISTA DE CUADRO..……………………………………….…..……..…….…...ix
LISTA DE TABLAS……………………………………………………….………x
LISTA DE GRÁFICOS……………………………………………………...….…xi
RESUMEN INFORMATIVO………………………………………………….….xii
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………...….....1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema.........................................................2
1.1.1 Formulación del Problema........................................................4
1.2 Objetivo de la Investigación.……………………..............….... 4
1.2.1 Objetivo General……….......................…………………........4
1.2.2 Objetivos Específicos……………….................................…. 4
1.3 Justificación de la Investigación………….............…….............4
II MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Investigación………............……...….…….6
2.2 Bases Teóricas………............………………………….….........9
2.3 Definición de Términos Básicos..................................................13
III MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipo y diseño de la Investigación................................................15
3.2 Fases de la Investigación.............................................................16
IV RESULTADOS
4.1 Diagnosticar la situación actual del proceso de Cuentas por
pagar de la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”................19
4.2 Debilidades en el proceso de cuentas por pagar detectadas en la
empresa C.A. Química Integrada “Intequim”...................................30
vii
4.3 Propuesta de lineamientos para la mejora del proceso de cuentas
por pagar de la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”..........32
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones………………..………………………………….…..37
Recomendaciones………………………………………………….38
REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICAS.........................................................................39
ELECTRONICA …………………………………………………
ANEXOS………….………………………………………….......42
Anexo A…………………………………………………..……43
Anexo B.……………………………………………………..……44
viii
LISTA DE CUADRO
CONTENIDO
CUADRO pp.
ix
LISTA DE TABLAS
CONTENIDO
TABLAS pp
x
LISTA DE GRÁFICOS
CONTENIDO
GRÁFICOS pp
xi
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA
Autor (as):
Jhoandys Salazar
Jhoana Salazar
Tutor: Carlos Herrera
Fecha: Enero 2013
RESUME I FORMATIVO
xii
I TRODUCCIÓ
EL PROBLEMA
Ahora bien, dentro de las causas más relevantes del problema que existe en la
empresa C.A. Química Integrada Intequim, en el proceso del área de cuentas por
pagar, la observación inicial permitió determinar que si bien se cumple con los
requisitos formales establecidos por la gerencia general para el logro de las metas
organizacionales, las decisiones y los procesos realizados no atienden a un
lineamiento estratégico o a unas normas precisas, al carecer de procedimientos, lo que
impide la unificación de criterios de desempeño y cursos de acción que deben
seguirse para cumplir con los objetivos trazados y contribuir a la mejor toma de
decisión. En tal sentido, se escogió cuentas por pagar la cual pertenece al
departamento de compras de la compañía C.A. Química Integrada “INTEQUIM”, por
ser éste uno de los procesos más importantes para esta organización, ya que se
relaciona en primer lugar a todo lo concerniente a las adquisiciones que efectúa la
sociedad para proveerse de productos para la venta, además de todas aquellas
adquisiciones que no están relacionadas a sus inventarios pero que son necesarias
para la operatividad de la misma.
3
a tiempo, dada la importancia de las cuentas por pagar y de lo antes mencionado
surge la siguiente interrogante:
¿Cuáles son los lineamientos que se deben realizar para mejorar el proceso de
cuentas por pagar en el Departamento de compras de la empresa Química Integrada
Intequim?
Las razones que justifican la presente investigación están en estrecha relación con
la utilidad o el uso que se hará de los resultados de la misma. En la empresa C.A.
4
Química Integrada “INTEQUIM”, surge la necesidad de controlar las operaciones
asociadas en el departamento de compras, específicamente en el área de cuentas por
pagar. Además la preocupación ha surgido por parte del personal del área
seleccionada como unidad de estudio para este trabajo.
A raíz de esto, las empresas han implementado controles internos en los procesos
tanto de producción como para el procesamiento de la información financiera, esto
con el objetivo de poder verificar y controlar las operaciones que se realizan dentro
de la entidad y detectar cualquier falla o acciones inadecuadas realizadas por parte de
cualquier persona que labora en la misma.
Es por ello, que con el desarrollo de esta investigación permitió enfocar las
soluciones en el área de cuentas por pagar lo cual coadyuvara a conocer los
procedimientos que se han utilizado a lo largo de las actividades financieras, y al
mismo tiempo, la investigación permitió conocer los procesos que se han utilizado
mediante varias actividades, para así fortalecer el control a los parámetros
económicas, tecnológicas y sociales que existen en la actualidad, por otra parte, se
benefician todos los involucradas en la cadena para así corregir errores y dar
respuesta a la gerencia cuando así lo requiere y al medio que lo rodea. Por lo anterior,
es importante la propuesta de lineamientos lo cual permitiría satisfacer las
necesidades de la empresa.
5
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
6
cuanto al control interno de la organización. Las carencias metodológicas existentes
y su incidencia en el proceso de cuentas por pagar.
7
estos mecanismos de control permiten a las organizaciones evaluar la gestión y
obtener información relevante que apoye la toma de decisiones.
Entre los trabajos que sirvieron de apoyo al presente trabajo cabe destacar el
realizado por Rojas, R. (2008), el cual realizo una investigación titulada “Mejoras en
el proceso para el registro contable de las cuentas por pagar en el departamento
de contabilidad de la empresa Auto Mundial S.A.” para optar al título de
Licenciado en Contaduría Pública, presentado ante la Universidad José Antonio Páez,
el objetivo general de este antecedente fue proponer mejoras en el proceso para el
registro contable de las cuentas por pagar en el departamento de contabilidad de la
empresa Auto Mundial S.A. La metodología aplicada consistió en la técnica de la
8
entrevista tipo estructurada, para la recolección de datos a través del instrumento que
emplearon para el desarrollo del informe, la entrevista se llevo a cabo en las
instalaciones de la empresa y estuvo enmarcada en una serie de preguntas realizadas a
los empleados del departamento de contabilidad. El autor de esta investigación deja
plasmado la importancia que tiene el registro contable de las cuentas por pagar de
proveedores nacionales e internacionales, de servicio, entre otros son cuentas de
muchos movimientos para conseguir que esta información se realice de manera
adecuada, las empresas deben sistematizar la información. Para ello el departamento
de administración debe preparar de forma correcta todos los pagos, retenciones de
Impuesto al Valor Agregado (IVA), retenciones de Impuesto Sobre la Renta (ISLR) a
dichos proveedores para que de esta manera no existan diferencias entre los
departamentos de contabilidad y administración.
En relación con esta investigación la problemática expuesta fue de gran ayuda para
la preparación de este informe, ya que proporcionó un enfoque para la elaboración del
plan de acción en el proceso para el registro contable de las cuentas por pagar, el cual
es de vital importancia, además que es una medida de control interno que debe existir
dentro de una organización.
9
del autor en esta investigación, resalta que la contabilidad es una de las actividades
más importante pues, se encarga de registrar, clasificar y resumir las transacciones
económicas generadas de su actividad comercial, los datos que resulten de esta
operación es de gran utilidad para el análisis y la toma de decisión con respecto a la
dirección de la organización.
Según Fernández (2010), se define a las cuentas por pagar “como una cuenta
acreedora, por la compra a créditos de bienes y servicios. La forma utilizada para
resumir una transacción, o su aprobación, su registro y su pago”. (p. 3).
10
Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventario), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menos de doce meses se
registran como cuentas por pagar a corto plazo y si su vencimiento es a más de doce
meses, en cuenta por pagar a largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada
acreedor y en cada uno de estos por cada documento de origen (Fecha, Número del
documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por
edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las cuentas por pagar a largo
plazo al finalizar cada periodo económico, deben reclasificarse a corto plazo, (las
exigibles el año próximo).
Para la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”, el tema de las cuentas por
pagar, su gestión, control y seguimiento, es de suma importancia por lo que se hace
necesario el estudio y comprensión de las teorías que sustentan su desarrollo. De esta
manera se podrá lograr unos lineamientos para mejorar dichos procesos. Para el autor
Fernández, propone una clasificación en estos rubros y así mismo una metodología
para su análisis que serán abordados en esta investigación.
2.2.2. Lineamientos
11
criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos.
2.2.3. Procesos
12
Desde este punto de vista, una organización cualquiera puede ser considerada
como un sistema de procesos, relativamente relacionadas entre sí, en los que buena
parte de los inputs serán generados por proveedores internos, y cuyos resultados irán
frecuentemente dirigidos hacia clientes también internos.
Esta situación hará que el ámbito y alcance de los procesos no sea homogéneo,
debiendo ser definido en cada caso cuando se aborda desde una de las distintas
estrategias propias de la gestión de procesos.
Un proceso puede ser realizado por una sola persona, o dentro de un mismo
departamento. Sin embargo, los más complejos fluyen en la organización a través de
diferentes aéreas funcionales y departamentos, que se implican en aquel en mayor o
menor medida.
13
2.3 Definición de Términos Básicos
Relación de cuentas por pagar: Listado del monto que se debe a cada proveedor
en un punto dado en el tiempo: se preparan directamente del archivo maestro de
cuentas por pagar.
14
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
El presente capítulo está referido al proceso metodológico que se llevó a cabo para
hacer posible este trabajo de grado, aquí se especifica a través de un lenguaje claro
sencillo los métodos e instrumentos que fueron empleados.
Con esta base, la presente investigación supone una mejora viable a la situación
planteada, la cual se basó en los lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por
pagar de la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”, en cuanto a la estrategia
metodológica empleada, está enmarcado a una investigación de campo, en la cual
según Balestrini (1997) “estos diseños, permiten establecer una interacción entre los
objetivos y la realidad de la investigación de campo, observar y recolectar los datos
directamente de la realidad, en su situación natural” (p. 132).
15
La investigación aplicada en la empresa C.A. Química Integrada Intequim, dio
como resultado una solución viable a la problemática planteada en el área de cuentas
por pagar y para la obtención de los datos se aplicaron técnicas de recolección de
información provenientes de fuentes primarias, es decir desde los mismos sujetos
involucrados en el proceso, de donde se fundamenta la utilización de la modalidad de
proyecto factible y el diseño de campo.
16
encuestar un número alto de sujetos en un lugar determinado.” (p. 42). El cuestionario
estuvo conformado por diez (10) preguntas cerradas del tipo dicotómico (Anexo B).
Por otra parte, Bernal C. (2.000) indica que la muestra “es parte de la población
seleccionada, y de la cual realmente se obtiene la información para el desarrollo del
estudio y sobre la cual se efectuaran la medición y la observación de las variables
objeto del estudio”. (p.29).
17
Fase II: Identificación de las debilidades detectadas en el proceso de
cuentas por pagar de la empresa C.A. Química Integrada Intequim.
En esta fase, la propuesta debe poseer todos los atributos necesarios para que su
uso pueda mejorar las actividades administrativas y contables del área de cuentas por
pagar, de manera tal que se logre optimizar el rendimiento y cubrir las expectativas de
la empresa.
18
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
o. OBSERVACIO ES SI O
19
Ítem 1. ¿La Empresa cuenta con Sistema Administrativo Contable Computarizado?
O 0 0%
TOTAL 7 100%
0%
SI
NO
100%
Análisis:
A la interrogante, ¿La Empresa cuenta con Sistema Administrativo Contable
Computarizado? El cien por ciento (100%) de los encuestados respondió que sí.
Ratificando la importancia que da la empresa al manejar sistemas computarizados en
apoyo de los procesos administrativos y contables,
co para sí garantizar
garantiza una calidad y
cantidad de información oportuna y confiable.
confiable
20
Ítem o 2. ¿El
El personal está apto para el manejo del sistema Contable?
SI 4 57%
O 3 43%
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
43%
57% SI
NO
Análisis:
21
Ítem o 3. ¿Existen
Existen normas establecidas en las funciones del área de Cuentas por
Pagar?
SI 0 0%
O 7 100%
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
0%
SI
NO
100%
Análisis:
22
Ítem o 4. Existen pautas para el control de documentos ¿Estas se encuentran por
escrito?
SI 0 0%
O 7 100%
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
0%
Si
No
100%
Análisis:
23
Ítem o 5. ¿Se
Se lleva a cabo un seguimiento y control interno de las actividades que
realiza ell personal de cuentas por pagar?
pagar
SI 0 0%
%
O 7 00%
100
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
0%
Si
No
100%
Análisis:
24
Ítem o 6. ¿Considera usted que las recepciones de materiales están siendo
registradas correctamente?
SI 1 14%
O 6 86%
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
14%
Si
No
86%
Análisis:
Se puede observar que el 86% respondió de forma negativa, por lo que se debe
tomar en cuenta que el personal que da recepción los materiales no cumplen las
especificaciones necesarias para el buen desenvolvimiento del proceso lo cual
ocasiona retraso al generar los pagos y el cierre
cierre contable mensual, mientras que el
14% de la población afirma que si se registra correctamente la recepción de
materiales.
25
Ítem o 7. ¿Existe comunicación efectiva entre los departamentos que involucran el
área de cuentas por pagar?
SI 0 0%
O 7 100%
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
0%
SI
NO
100%
Análisis:
26
Ítem o 8. ¿Cree usted
usted que la información que proporciona el área de cuentas por
pagar es oportuna y confiable?
SI 2 29%
O 5 71%
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
29%
SI
71% NO
Análisis:
Se puede observar que el 71% de los trabajadores indican que presentan demora
en el proceso, actualmente se debe comprobar la veracidad de la información para
que sea confiable y por lo tanto deja de ser oportuna, mientras que un 29% de los
encuestados consideran que la información del área si es oportuna y confiable.
confiabl
27
Ítem o. 9 ¿La
La empresa dispone de herramientas que permitan la fluidez de la
información entre las áreas que afectan las cuentas por pagar?
SI 7 100%
O 0 0%
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
0%
SI
NO
100%
Análisis:
28
Ítem o 10. ¿Considera
Considera usted que la creación de lineamientos mejorarían el proceso
de cuentas por pagar??
SI 7 100
100%
O 0 0%
TOTAL 7 100%
Fuente: Cuestionario aplicado (2012)
0%
SI
NO
100%
Análisis:
29
Diagnostico de la situación actual del área de cuentas por pagar y
departamentos involucrados
30
• Otro aspecto importante a resaltar como detonante para conflictos en área de
cuantas por pagar, sobre todo en tiempo de cierre contable es la comunicación
poco efectiva.
• Así mismo, al revisar la cualidad de la información suministrada por el área
de cuentas por pagar en cuanto a la fiabilidad y oportunidad, el 71% de los
encuestados respondieron que dicha información no es confiable ni oportuna,
al presentar demora en el procesamiento, las fuentes o soportes no son
verificadas adecuadamente, el registro es realizado sin ningún parámetro de
control, por lo que hace que la información no presente datos exactos ni en el
tiempo en el registro actualizado.
• Al evaluar los recursos y equipos tecnológicos existentes en el área se
determino que el 100% de los consultados opinan que la empresa cuenta con
las herramientas comunicacionales necesarias para una comunicación efectiva
dentro del área de cuentas por pagar y demás departamentos involucrados.
Comunicación ineficaz
Existe una ineficaz comunicación entre los departamentos de compras, almacén y
el área de cuentas por pagar, producto de una débil supervisión, donde la
responsabilidad de impulsar en los trabajadores los hábitos conducentes a una
adecuada comunicación son aquellos quienes ejercen el liderazgo, porque aun
contando con los recursos y el manejo de radio, teléfono, Outlook y correos, no se
31
tiene la cultura de comunicar cualquier situación irregular que esté sucediendo, si no
hay que esperar al cierre de mes para notificar y solucionar los errores presentados en
el periodo mensual.
32
Debilidad en el sistema contable del módulo de recepción de materiales
Actualmente los analistas de cuentas por pagar detectan fallas en la recepción de
los materiales al momento de registrar las facturas, debido al mal registro en la
cantidad y precio, dado que el analista del almacén en su módulo de recepción en el
sistema contable, no le permite visualizar la orden de compra que esta anidada a la
factura, cargando por error involuntario el registro, siendo cargado cantidades y
precios distintita al negociado por el comprador y diferente a lo establecido en la
orden de compra, afectando esta actividad al área de cuentas por pagar al momento
del cierre contable.
4.3 Lineamientos para la mejora del proceso de cuentas por pagar de la empresa
C.A. Química Integrada Intequim.
33
modo se busca mejorar el control interno en el área de cuentas por pagar debido a la
deficiencia que se presenta al momento de registrar las facturas.
34
Es de hacer notar, que a través del enfoque de lineamientos de mejoras en el
proceso del área de cuentas por pagar, se puede lograr beneficios para todos los
integrantes tanto de la administración como de almacén. Por esta razón se presenta
esta propuesta como un aporte viable para mejorar el funcionamiento de la empresa
C.A Química Integrada “Intequim” en virtud de la concordancia y mejor
aprovechamiento de los recursos humanos y materiales en beneficio del desarrollo de
la organización y mejor resguardo de sus intereses.
Los trabajadores del área de cuentas por pagar se verán beneficiados notablemente
ya que al proponer el lineamiento, los retrasos al cierre de mes serán menores por lo
que no se verán interrumpidos en sus labores.
4.3.5.1 Técnico
4.3.5.2 Económico
4.3.5.3 Operativo
Desde el punto de vista operativo la empresa cuenta con los recursos tangibles que
se necesitan para implementar la propuesta presentada, como lo son: teléfono, correo
35
electrónico, de manera de poder tener una comunicación efectiva, reuniones cuando
sean necesarias, radios.
ormas para regular el cumplimiento de las funciones del área de cuentas por
pagar y departamentos involucrados en el proceso.
Lineamientos relacionados con el control interno del área de cuentas por pagar.
36
Generar normas de control interno que permitan cumplir con los lapsos de tiempos
exigidos por los proveedores.
Llevar los registros que realicen diariamente, y que permita llevar un control con
el área de cuentas por pagar de la totalidad de las facturas que debe registrar, para que
al final del mes no genere retrasos en el cierre contable.
Adecuar el sistema contable para que el analista del almacén, visualice la orden de
compre para garantizar una carga efectiva en el mismo.
37
Adiestrar a los analista de almacén de materiales de como interviene su proceso en
el sistema contable y de qué manera puede afectar positiva o negativamente en el
mismo.
38
CO CLUSIO ES
39
RECOME DACIO ES
40
REFERE CIAS
Bibliográficas.
Aguirre, (2009) “Plan de acción para mejora del proceso interno de la empresa
distribuidora mil marcas, C.A.” Universidad José Antonio Páez, San Diego Edo.
Carabobo.
Catarí (2010). “Manual de Normas y Procedimientos para las compras y cuentas por
pagar en la empresa Inversiones y Servicios CT, C.A.”. Universidad Centro
Occidental Lisandro Alvarado.
41
Delgado (2008), “Diseño e implementación de manual de normas y procedimientos
contables en el área de cuentas por pagar que contribuyan a optimizar las
operaciones administrativas contables en la empresa MACOMA, C.A.”.
Universidad de Carabobo.
Rojas, (2008). "Mejoras en el proceso para el registro contable de las cuentas por
pagar en el departamento de contabilidad de la empresa auto mundial S.A"
Universidad José Antonio Páez.
42
Roosevelt (2000), “Metodología General”. Editorial Kardon, C.A. México.
Electrónicas
43
A EXOS
44
A EXOS
Anexo A
o. OBSERVACIO ES SI O
45
Anexo B
E CUESTAS
Si ( )
No ( )
Si ( )
No ( )
Si ( )
No ( )
Si ( )
No ( )
5. ¿Se lleva a cabo un seguimiento y control interno de las actividades que realiza el
personal de cuentas por pagar?
Si ( )
No ( )
46
6. ¿Considera usted que las recepciones de materiales están siendo registradas
correctamente?
Si ( )
No ( )
Si ( )
No ( )
8. ¿Cree usted que la información que proporciona el área de cuentas por pagar es
oportuna y confiable?
Si ( )
No ( )
Si ( )
No ( )
47
48