MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHUPA

DIRECTIVA Nº 002­2015­MDCH

MANEJO DE FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS (ENCARGO
INTERNO) A PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
CHUPA

I.  OBJETIVO.

La   presente   directiva   tiene   como   objetivo   establecer   los   procedimientos   para   la

ejecución   del   gasto   por   la   modalidad   de   “Encargo   Interno”,   al   personal   de   la
Municipalidad Distrital de Chupa, en aplicación del Artículo 40º de la Directiva de
Tesorería Nº 001­2007­EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral Nº 002­2007­
EF/77.15, modificada por las disposiciones complementarias a la directivas según
Resolución Directoral Nº 001­2011­EF­77.15.

II.  FINALIDAD.
Normar y racionalizar la ejecución de fondos por la modalidad de encargo Interno
al   personal   de   la   Institución,   atendiendo   a   la   naturaleza   de   determinadas
funciones, para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales; así como
las   condiciones   y   características   de   ciertas   tareas,   trabajos   o   restricciones
justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios, que la
Entidad   tenga   necesidad   de   realizar,   conforme   lo   dispone   el   numeral   40.1   de
Artículo   40   de   la   Directiva   de   Tesorería   Directiva   de   Tesorería   Nº   001­2007­
EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral Nº 002­2007­EF/77.15, modificada
por las disposiciones complementarias a la directivas según  Resolución Directoral
Nº 001­2011­EF­77.15.

III. BASE  LEGAL.

 Ley   Nº   28112   Ley   Marco   de   Administración   Financiera   del   Sector   Público   y

modificatorias.

 Ley   Nº   28693   Ley   General   del   Sistema   Nacional   de   Tesorería   y     sus

Modificatorias.

 Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

 Ley Nº 30281 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2015.
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 Directiva de Tesorería Nº 001­2007­EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral
Nº 002­2007­EF/77.15.

 Disposiciones   Complementarias   según   Resolución   Directoral   Nº   001­2011­

EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral Nº 002­2007­EF/77.15.

 Ley Nº 28425 Ley de Racionalización de los Gastos Públicos.

 Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos.

 Ley Nº 27972 Ley Orgánica de Municipalidades.

 Decreto Supremo Nº 055­99­EF, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
del   Impuesto   General   a   las   ventas   e   Impuesto   Selectivo   al   Consumo   y   sus
modificatorias.

 Resolución Directoral N° 050­2012­EF/52.03

IV. ALCANCE

La   presente   Directiva,   es   de   aplicación   en   todas   las   Unidades   Orgánicas   y

dependencias que integran la Municipalidad Distrital de Chupa.

IV.      VIGENCIA:

La   presente   Directiva   surte   efecto   a   partir   de   la   fecha   de   su   aprobación   mediante

Resolución   de   Alcaldía,   Dejando   sin   efecto   todas   las   normas   y   disposiciones   que   se
opongan a la presente Directiva.

V. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

a) DE LA AUTORIZACIÓN PARA LA HABILITACIÓN DE FONDOS POR LA
MODALIDAD DE ENCARGO INTERNO.

   a.1  La dependencia interesada, sustentará su requerimiento de habilitación de
Fondos, por la Modalidad de Encargo Interno a Personal de la Institución,
atendiendo   la   naturaleza   de   determinadas   funciones,   el   adecuado
cumplimiento de  los  objetivos   institucionales,  así   como  a  las  condiciones  y
características de ciertas tareas y trabajos, o a restricciones justificadas en
cuanto   a la oferta local de determinados bienes y servicios, en este  último
caso   previo   informe   favorable   de  la   oficina   de  Abastecimientos   y   Servicios
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Auxiliares,   así   mismo,   debe   describir   el   objeto   de   Encargo   Interno,   los

conceptos   del   gasto,   sus   montos   máximos,   las   condiciones   a   que   debe
sujetarse   las   adquisiciones   y   contrataciones   a   ser   realizadas,  el   tiempo   de
duración   del   mismo   y   la   fecha   probable   de   la   Rendición   de   Cuenta
Documentada (Artículo Nº 40 de la Directiva de Tesorería correspondiente al
Año Fiscal 2007).

a.2   El documento que sustenta la habilitación de Fondos por la Modalidad de
Encargo Interno, al personal de la Institución, es la Resolución de Alcaldía
por la cual autoriza la utilización de Fondos mediante dicha modalidad y se
designa  a la persona responsable de su manejo a solicitud de la dependencia
interesada.

a.3    La   Resolución   de   Alcaldía   Autoriza   y   Designa   al   Responsable   para   la

Ejecución del gasto por la Modalidad de Encargo Interno, debe contener:

a)   Nombre   de   la   Unidad   Operativa,   Oficina,   autorizada   para   el   Manejo   de

Fondos por Encargo Interno.

b)   Nombres, Apellidos y Cargo del Servidor Responsable del manejo de los
Fondos   por   Encargo   Interno,   teniendo   como   requisito   ser   personal
Nombrado   o   Encargado   por   el   Jefe   Inmediato   de   la   Dependencia   que
solicita el Encargo Interno.

c)  Fuente de Financiamiento de los Fondos por Encargo Interno.

d)   Función, Programa y Sub – Programa.

e)   Actividad, Proyecto, Componente, Meta y/o Obra.

f)  Descripción del objeto del Encargo, los conceptos del gasto, montos máximos
de cada pago, las condiciones a que deben   sujetarse las adquisiciones y
contrataciones   a   ser   realizadas,   así   como   el   tiempo   que   tomará   el
desarrollo de las mismas y el plazo de rendición que no deberá exceder de
los   tres   (3)   días   hábiles   después   de   concluida   la   actividad   materia   del
Encargo.

b) DE   LAS   HABILITACIONES   DE   FONDOS   POR   LA   MODALIDAD   DE

ENCARGO INTERNO.
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b.1   Las   habilitaciones   de   Fondos   por   la   Modalidad   de   Encargo   Interno   se

atenderán   mediante   requerimiento   y   un   plan   de   trabajo   presentado   al
Administrador General la cual autorizará su implementación de acuerdo a lo
solicitado por las Unidades operativas, Oficinas de la Municipalidad, teniendo
en cuenta  la  disponibilidad  calendario  presupuestal  y/o  financiera  del  mes
correspodiente, el mismo que será  atendido mediante Cheque a nombre del
Servidor Responsable de cada Dependencia encargado en la Resolución   de
Alcaldía.

b.2. El plan de trabajo deberá contener: 
a) Justificación 
b) Objetivo general 
d)  Objetivos específicos
e)  Recursos necesarios del plan de trabajo 
f)  Presupuestos 
g) Cronograma de actividades 

b.3 Para fines de certificación presupuestal, el documento emitido por la Oficina
de Planeamiento y Presupuesto de Habilitación de Fondos por la Modalidad de
Encargo Interno, debe contener la siguiente información:

a) Fuente de Financiamiento de los Fondos por Encargo Interno.
b) Función, programa y Sub – Programa.
c) Actividad, Proyecto, Componente, Meta y Obra.
d) Genérica de Gasto, Modalidad de Aplicación y Específica de Gasto.
e) Importe de la Habilitación.
f) Nombres y Apellidos del servidor responsable del Manejo de Fondos por
Encargo Interno a nombre de quien se girará el Cheque, de acuerdo a la
Resolución  Administrativa.

b.4 El procedimiento para el Trámite y Entrega del Cheque será lo siguiente:

a)La   solicitud   de   requerimiento   de   Encargo   Interno,   adjuntado   el   plan   de

trabajo   es   presentada   a   la   Administración   General   quien   autoriza   la
procedencia   y   remite   la   solicitud   y/o   requerimiento     a   la   oficina   de
Planificación y Presupuesto para que informe sobre la disponibilidad de
presupuesto, Fuente de Financiamiento y Metas a Afectar.

b)La   Oficina   de   Planificación   y   Presupuesto   remite   a   la   Administración

General su opinión favorable e informa la disponibilidad del Presupuesto
y determina la Fuente de Financiamiento y Meta a afectar con la opinión
emitida, a la Administración General deriva toda la documentación a la
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Administración   Municipal,   para   la   implementación   de   la   Resolución

Alcadía,  de la habilitación de Fondos por encargo interno.

c)La Administración Municipal mediante Memorándum autorizará a la Unidad
de Contabilidad para su respectivo compromiso, devengado en el SIAF y
previa   verificación   de   la   documentación   y   sustento   registrando   el
documento en el (SIAF), previa aprobación en el modulo administrativo,
remitiéndose  a la Unidad de Tesorería.

d)La Unidad de Tesorería elabora el Comprobante de Pago, Gira el Cheque y
registra el documento en el SIAF, la fase del girado y prepara el Cheque
para su pago.

e)En caso de postergación de la fecha de la actividad materia del encargo, no
deberá recoger el cheque, caso contrario deberá ser devuelto.

f)De acuerdo al Artículo 40.3 de la Directiva de tesorería, no procede la entrega
de   nuevos   Encargos   a   personas   que   tienen   pendientes   la   rendición   de
cuentas o devolución de montos no utilizados de encargos anteriormente
otorgados.

c)   DEL MANEJO Y UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS HABILITADOS POR LA
MODALIDAD DE ENCARGO INTERNO.

c.1  Los Fondos Habilitados por la Modalidad de Encargo Interno, deben ser
utilizados   estrictamente   en   el   concepto   y   finalidad   materia   del   Encargo
Interno, cumpliendo lo establecido en la respectiva habilitación.

c.2  Queda   terminantemente  prohibido efectuar   otros   gastos   con  cargo   a  los

fondos   habilitados   por   Encargo   Interno,   limitados   por   las   Normas   de
Austeridad, así como de utilizar dichos fondos para fines ajenos al objeto
del Encargo.

c.3 Los funcionarios autorizados para la ejecución de gasto por la modalidad de
encargo   interno   deben   cumplir   en   el   proceso   de   gasto,   los   siguientes
procedimientos en forma obligatoria y bajo responsabilidad.   

C.3.1  DE LAS RETENCIONES:

Pagos afectos a Rentas de Cuarta Categoría.
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a)En   el   caso   que   se   efectúen   pagos   afectos   a   Rentas   de   Cuarta   Categoría

(Recibos   por   Honorarios),   estos   deben   efectuarse   cumpliendo   con   las
Normas Tributarias Vigentes; es decir efectuando la Retención del 10%
del   Impuesto     a   la   renta,   cuando   superan   los   S/.   1,500.00.   Procede   la
suspensión de retenciones cuando la SUNAT así lo autorice, para cuyo
efecto   el   perceptor   de   la   Renta   de   Cuarta   Categoría   debe   presentar
constancia mediante el cual la SUNAT autorice la suspensión del referido
Tributo. 

b)La totalidad de los pagos afectos a Rentas de Cuarta Categoría (Recibos por
Honorarios), deben ser informados bajo responsabilidad por el encargado
del   fondo   a   la   Unidad   de   Contabilidad,   dentro   de   los   primeros   3   días
calendarios del mes siguiente al que se realice el pago, aún cuando los
mismos no hayan sido materia de retención, para fines de ser incluidos en
la Declaración del PDT.

d) DE LAS RENDICIONES DE CUENTA DOCUMENTADA.

d.1. El Funcionario Responsable de la habilitación de encargo Interno deberá
presentar   mediante   informe   adjunto   la   Rendición   de   Cuenta
documentada   según   el   (Anexo   Nº   1)   “Hoja   de   Liquidación   del   Encargo
Interno” a la Oficina de Administración General en un plazo no mayor de
tres   (3)   días   hábiles   después   de   concluida   la   actividad   materia   del
Encargo   Interno,   cuando   se   trate   de   gastos   de   Inversión   ésta   deberá
presentar informe de evaluación  técnica de la conformidad del gasto por
parte   de   la   Unidad   de   Infraestructura   de   acuerdo   a   términos   de   la
Resolución   Administrativa   de   Encargo   Interno   y/o   expediente   técnico,
según corresponda.

d.2      La Administración General  derivará  a  la Unidad de  Contabilidad  el

expediente del encargo interno para seguir el nivel de control   Circuito
Administrativo revisión, evaluación y autorización mediante visto bueno
por   el   encargado(a)   del   Área   de   Control   Previo,   Jefe   de   la   Unidad   de
Contabilidad, el mismo que si el expediente de encargo interno estuviere
en   perfectas   condiciones   se   derivara   al   Administrador   General;   en   un
plazo   que   no   debe   exceder   de   dos   (2)   días   hábiles   de   ingresado   el
expediente. 

d.3   Si la rendición de cuenta documentada presentada tenga observaciones,
la   Unidad   de   Contabilidad   devolverá   al   interesado   indicando
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expresamente las observaciones a ser subsanadas para que en un plazo de
un (1) día hábil sean corregidas dichas observaciones.

d.4  El   administrador   General   deberá   seguir   el   circuito   administrativo   de

revisión, evaluación y autorización mediante visto bueno el expediente de
encargo   interno,   el   mismo   que   si   el   expediente   estuviere   en   perfectas
condiciones se derivara a la Unidad de Contabilidad, en un plazo que no
debe exceder de dos (2) días hábiles para su descargo correspondiente en
el SIAF ADMINISTRATIVO y archivo correspondiente del documento de
rendición.

d.5  Si la rendición de cuenta documentada presentada tenga observaciones,
la   Administración   General   devolverá   al   interesado   indicando
expresamente las observaciones a ser subsanadas para que en un plazo de
un (1) día hábil sean corregidas dichas observaciones.
    
d.6  La rendición de  Cuenta Documentada debe contener lo siguiente:

a) Formato   de   Rendición   de   Cuenta   Documentada   (Anexo   Nº   1),

precisando los datos que se exigen en el mismo.

b)Adjunto   al   Formato   señalado   en   el   inciso   anterior,   se   presenta   la

documentación sustentatoria de gasto pertinente, como son:

Comprobante de Pago  original  (Factura,  Boleta  de  Venta,  Ticket  de venta,

Recibo por Honorarios) y copia para la SUNAT cuando corresponda, que
sustenta   el   gasto,   de   acuerdo   a   lo   establecido   en   el   reglamento   de
Comprobantes   de   Pago   aprobado   por   la   Superintendencia   Nacional   de
Administración Tributaria – SUNAT.

La Declaración Jurada se aceptará  como documento sustentatorio de gasto
siempre que este enmarcado de acuerdo al Artículo 71º de la Directiva Nº
001­2007­EF/77.15 Directiva de Tesorería.

Otros   documentos   originales   sustentatorios   de   Gasto,   establecidos   en   el

Artículo 8º de la Directiva Nº 001­2001­EF/77.15 Directiva de Tesorería.

d.7.   Cada comprobante de pago (Boleta de Venta, factura y otros), deben
estar   girado   a   nombre   de   la   Municipalidad   Distrital   de   Chupa,   y   debe
contener   al   reverso   la   explicación   del   motivo   del   gasto,   la   firma   del
responsable del gasto, del servidor que recibe el bien y/o servicio y firma del
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residente   y   supervisor   de   Obra   cuando   corresponda,   así   como   del   Jefe

Inmediato Superior y/o Responsable de Meta.

d.8    No   serán   admitidas   las   Rendiciones   que   presenten   borrones   y/o

enmendaduras.

d.9      Las   rendiciones   de   Cuenta   Documentada,   deberán   contener

Comprobantes de Pago (Boleta de Venta, Factura y otros), que sustenten el
gasto de acuerdo a  los solicitado y a la finalidad del Encargo Interno.

d.10    En   los   casos   en   que   haya   finalizado   el   Encargo   y   no   se   hubieran

utilizado   la   totalidad   de   los   fondos   habilitados,   el   responsable   del   manejo
deberá efectuar la devolución en la fecha de presentación de su rendición de
Cuenta   Documentada.,   mediante   informe   a   la   Administración,   para   la
revisión   y/o   devolución   correspondiente   haciendo   referencia   al   número   del
Comprobante   de   Pago   de   Entrega   del   Cheque,   Hoja   de   Liquidación   del
Encargo   Interno   y   Registro   SIAF   mediante   los   cuales   se   habilitaron   los
fondos.

d.11    En   la   rendición   Documentada   de   Cuentas   por   encargo   interno   no

podrán   utilizarse   en   las   adquisiciones   de   los   siguientes   bienes   y   servicios
salvo cuando el objeto del encargo interno así lo determine en la Resolución
de Autorización previa conformidad del Jefe de la Unidad de Abastecimientos
si corresponde:

e) DE LA SUPERVISIÓN DEL MANEJO  DE LOS FONDOS POR  ENCARGO
INTERNO

La Oficina de Administración General, podrá disponer la realización de Arqueos
de Fondos no programados cuando lo estimen conveniente mediante la Unidad de
Contabilidad   bajo   la   autorización   de   un   memorándum,   asimismo   levantará   el
Acta correspondiente al área usuaria.

f)  DISPOSICIONES  TRANSITORIAS.
    
 La presente Directiva entrará en vigencia una vez aprobada por Resolución de
Alcaldía.
 En   el   caso   que   se   efectué   gastos   corrientes   y/o   de   inversión   que   no   estén
contemplados en las metas establecidas en la habilitación fondo fijo para “Caja
Chica”; se efectuara el reembolso hasta un monto máximo de (1) UIT, previa
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presentación   de   la   documentación   sustentatoria,   asimismo   presentara   su

rendición en el formato anexo 1 de la presente directiva.    

Chupa, Marzo 2015
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