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Con carácter general y dejando de lado casos especiales, podemos marcar las
siguientes diferencias:
Los programas de reingeniería tienen que ser radicales –es decir, los
resultados deben ser notables y hasta sorprendentes- porque el proceso es
difícil, y nunca conseguirá el respaldo ejecutivo necesario ni su sanción sin la
promesa de resultados más que simplemente incrementales.
Las primeras grandes recreaciones de los procesos tuvieron lugar desde hace
mucho tiempo, y fueron tanto producto de la creatividad como de las
necesidades. Así tenemos la reinvención de los procesos ideada por Henry
Ford lo cual le permitió una ventaja competitiva preponderante en su época, y
la recreación de los procesos generadas por Toyoda y Ohno para la empresa
Toyota, la cual tuvo lugar en necesidades imperiosas de ahorros tanto de
materiales como financieras, de tiempo y de espacio.
En su concepción actual, la reingeniería es el producto de la necesidad
imperiosa de las empresas americanas para recuperar el terreno perdido en
materia de competitividad frente al Japón en primera instancia, y frente a Corea
del Sur y Taiwán en un segundo lugar.
Las empresas están cada vez más preocupadas por el cambio. El cambio está
cada vez más presente. Así, fenómenos que en el pasado eran excepcionales
se han convertido en banales. Ninguna empresa se escapa de esta tendencia.
Se desarrollan y se desenvuelven en entornos que cambian rápida y
constantemente. Una empresa puede provocar el cambio o sufrirlo; pero
necesita un cambio.
En tanto que como causas internas mas importantes debemos hacer mención
tanto al desarrollo de la empresa como a la visión de los directivos. La visión
del directivo es una causa de cambio tan importante que muchas veces es el
origen de cambios críticos y trascendentes.
Los procesos principales del negocio en los que puede haber un punto de
innovación radical tienen varias características claves:
Tal vez baste para tomar noción de los efectos que puede traer un Proyecto de
Reingeniería bien efectuado el caso de la Ford Motors. Ford compra
aproximadamente dos terceras partes de sus componentes automotrices de
proveedores externos. Antes de la reingeniería, Ford empleaba
aproximadamente 500 personas en el departamento de cuentas por pagar en
Norteamérica. La gerencia pensó que racionalizando los procedimientos e
instalando nuevos sistemas de cómputos, podría reducir a 400 el número de
personal. Ford descubrió entonces que Mazda llevaba a cabo la misma tarea
con solamente 5 personas. Incluso después de tomar en cuenta diferencias de
escala entre ambas firmas, la diferencia era enorme. Después de aplicada la
reingeniería Ford logró reducir el 75% del personal de cuentas por pagar, no
sólo el 20% que hubiera logrado de haber seguido con el plan original.
La Fase 2 comprende:
o Identificar y/o validar las ventajas competitivas actuales y definir una estrategia
corporativa para alcanzar la posición deseada.
o Comprender los distintos niveles de procesos de gestión actuales.
o Seleccionar el proceso a rediseñar y fijar el alcance de la Reingeniería.
o Programar el proyecto.
Cuando lo que se pretende es una ruptura total y radical con los anteriores
procesos entonces deberá tenerse presente el siguiente esquema:
1. Fijar un objetivo muy ambicioso que nos permita desarrollar unas ideas de
ruptura con los anteriores esquemas.
2. Orientar el proceso actual a la adición de valor al cliente prescindiendo de
productos o departamentos existentes.
3. Concebir el proceso ideal (la mejor práctica) partiendo de una tabla rasa o de
una metodología de benchmarking.
4. Comparar el proceso ideal con el actual.
5. Implantar el proceso ideal y gestionar todo lo necesario para el cambio.
¿Cuáles son los principales cambios que acaecen en las empresas entre antes y
después de producida la reingeniería de sus procesos?
En lo que respecta a los procesos pasan de ser complejos a ser simples; y los trabajos que
eran simples pasan a ser complejos (debido al mayor enriquecimiento de las tareas); en cuanto
al estilo de dirección pasa de ser controlado a tener empowerment.
En cuanto a los procesos, dejan de estar orientados a satisfacer al jefe, para satisfacer a los
clientes, sean estos internos o externos.
Las recompensas dejan de estar en función de la posición para depender el valor agregado.
En tanto que el rol del directivo pasa de estar volcado en la supervisión para cumplir una
función de entrenador, facilitador e inspirador.
Por último y en cuanto a las prioridades, estas dejan de estar centradas en las finanzas para
pasar a las operaciones.
No hay recetas fijas, y no las debe haber. Cada organización debe adaptarse a sus propias
necesidades y limitaciones. Generalmente se recomienda la existencia en grandes
organizaciones de un "Zar" (por lo general el CEO) que se encarga del apoyo total e inflexible
al proyecto. Un líder que se encarga de llevar adelante la reingeniería, un propietario del
proceso que se va a recrear, y personal de diversos sectores y categorías que participan del
proceso. Cuanta mayor sea la participación del personal menor será la resistencia al cambio y
el compromiso ("No hay compromiso sin participación"). Podrá demorarse más en el diseño,
pero será más rápida y eficaz la implementación. Se aconseja además la participación de un
Consultor Externo.
Deben poseer amplios y profundos conocimientos en una serie de materias entre las
cuales se encuentran: administración de operaciones y de ventas, comportamiento
organizacional, desarrollo organizacional, investigación de operaciones, ingeniería
industrial, organización y métodos, sistemas de información, estrategia de negocios,
negociación, trabajo en equipo, calidad, productividad, métodos de creatividad (PNL,
Pensamiento Lateral, entre muchos otros), pensamiento sistémico, metodología de
diagnóstico, entre otras materias. A todo ello debe sumársele tanto una amplia
experiencia profesional, como en materia de reingeniería.
Todo esto es aún más cierto si tenemos en cuenta que el propósito de la reingeniería es
simplificar los procesos para aumentar la productividad. El incremento de productividad puede
fácilmente entenderse como hacer el mismo trabajo con menos gente. Se trata, por supuesto,
de una manifestación típica de la mentalidad poco flexible que se trata de cambiar con los
seminarios de rediseño. Incrementar la productividad significa liberar más gente para que haga
trabajo con valor añadido.
¿Cuáles son los principales errores que se cometen en los procesos de reingeniería?
¿Cuáles son las condiciones fundamentales que deben formar parte del proceso de
reingeniería para que ésta llegue a feliz término?
Los compradores han cambiado las reglas del juego. Día a día reducen sus
fuentes de suministros; conciertan acuerdos con un solo proveedor. Incluso
manejan asociaciones globales y entregan suministros a sus proveedores.
Atrás quedaron aquellos días en que los vendedores podían explicar el
programa de la compañía para el próximo año y, el mismo día, establecer un
compromiso para el año inmediatamente siguiente.
Los compradores cuentan con el poder suficiente para establecer las reglas y
hacer que los proveedores adhieran a ellas. Atrás quedaron los días en que se
podían no respetar los procedimientos de compra al asegurar pedidos
directamente con los clientes internos del comprador.
Los compradores exigen un nuevo enfoque hacia el marketing. Realizan su
propia publicidad, pero hacen que los proveedores la paguen. Exigen una
determinación diaria de precios promocionales y no se conforman con una
buena oferta ocasional. En la actualidad, imponen los canales de distribución
que utilizarán y los representantes específicos de las compañías con los cuales
desean trabajar. Desean que cada programa de marketing se ajuste a su
situación concreta. Incluso demandan que se creen productos especiales sólo
para ellos.
Atrás quedaron los días cuando era el cliente quien venía a la compañía, ahora
la compañía debe ir al cliente.
Para llegar a ese cambio radical la organización hace uso de la energía más
brillante y de las ideas más creativas, todo ello impulsado por empleados
capacitados y motivados.
1. Para ganar más dinero no hay que tocar los precios sino manejar los
costos(hacia abajo por supuesto).
2. Sobretodo en épocas de crisis, como esta, ciertos costos no hay que
considerarlos gastos sino inversión y no se deben tocar. Hasta hay
casos en que es necesario aumentarlos.
3. Hay que analizar los ingresos y los egresos área por área y ver que
sección es más eficiente, que productos son "estrella" y cuales no.
4. Cuando se transita un ciclo económico negativo o de recesión es
cuando se toman decisiones estratégicas que en los ciclos buenos se
evitan.
5. No olvide motivar a su personal, a sus clientes y a sus proveedores.
De nada sirve que Ud. haga un importante inversión en tecnología
para un área de su empresa si no estudia hacerla en las otras y de la
mano con sus proveedores y clientes. Además, de esta manera
reducirá costos de implementación.
6. Recuerde que la confianza se logra paso a paso, o sea lentamente y
nunca de un día para el otro o por tomar una determinada medida.
7. Hay costos que son difíciles de medir, como por ejemplo la publicidad,
pero son necesarios y se pueden analizar dentro del proyecto general.
Introducción
En cuanto a los procesos, los mismos se definen como una sucesión de acciones
continuas y regulares, que ocurren o se llevan a cabo de una forma definida, y que
llevan al cumplimiento de algún resultado.
La reingeniería debe ser concebida como una recreación de los procesos, haciendo
uso o no para ello de la informática o la robótica entre otros medios tecnológicos de
última generación. El uso que de estos medios se haga dependerá tanto de su
necesidad como de las restricciones económicas. Sólo basta recordar que una de
las ideas más revolucionarias en los procesos productivos fue el kanban, el cual no
es otra cosa que una tarjeta de cartón utilizada en los procesos de producción
“Justo a Tiempo”. Debe hacerse prevalecer la creatividad como medio para generar
procesos eficaces y económicos tanto en su implementación como en su posterior
puesta en práctica. La idea primigenia de relacionar la reingeniería con los procesos
informáticos es producto de que uno de sus primeros propulsores, llamado Michael
Hammer, fue profesor de ciencias de la informática en el MIT, teniendo dicho
consultor un especial interés en aplicar tecnología informática a los procesos de
reingeniería que ofrecía a sus clientes.
La reingeniería debe ser considerada como un medio para generar y aprovechar las
fortalezas internas de la empresa y eliminar o superar sus debilidades, tratando de
sacar partido además de las oportunidades externas, y protegiéndose o sacando
partido de sus amenazas.
El cambio y el liderazgo
Es por ello que a partir de la década de 1990, los teóricos del liderazgo han
propuesto para los líderes un rol más acorde con los requerimientos de los cambios
impulsados por la calidad total y los proyectos de reingeniería. Las habilidades
requeridas para el liderazgo por asesoría comprenden:
Así pues, todo líder deberá iniciar contactos con otras personas, en vez de esperar
que ellas lo inicien; hacer que quienes se aproximen a él se sientan bien recibidos;
demostrar respeto por los demás y establecer con ellos una comunicación abierta
de doble vía; desarrollar una comprensión total de los problemas de la persona;
ayudar a otros a encontrar su propia solución al problema; identificar lo que los
otros necesitan saber; ayudarles a obtener la competencia y el entendimiento
técnico que requieren; ayudarles a incrementar su ritmo de aprendizaje; ayudarles
a desarrollar un compromiso con el aprendizaje continuo; impulsarles a que pongan
a prueba los conocimientos que han adquirido; aclarar las expectativas de
desempeño de los demás; hablar de los problemas de ejecución en términos
concretos; destacar la posibilidad de mejorar en el futuro; retar a los demás a
aceptar tareas más difíciles; y desarrollar estrategias concretas para mejorar el
desempeño de otros.
Aspectos esenciales
Conclusiones