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Guías

 

AGN

Conservación Preventiva en Archivos

Compilado por Natasha Eslava Vélez

   
   
       
   
SERIE: Guías y Manuales Conservación Preventiva en Archivos Compilado por Natasha Eslava Vélez    

SERIE: Guías y Manuales

Conservación Preventiva en Archivos

Compilado por Natasha Eslava Vélez

     
   

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

República de Colombia Establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura

Consejo Directivo

Ministerio de Cultura

Ministra: Paula Marcela Moreno Zapata Viceministra: María Claudia López Sorzano Presidenta del Consejo

Presidencia de la República

Víctor Manuel Díaz Representante del Sr. Presidente

Representante de los Archivos del País

José Luis Vargas Archivo Histórico de Antioquia

Academia Colombiana de Historia

Luis Horacio López Delegado del Presidente

Colciencias

Paola Natalia Nieto Representante del Sr. Director

Archivo General de la Nación

Sara González Hernández Director General (E)

Comité Editorial

Sara González Hernández Antonio Díaz Montiel Mauricio Tovar González William Martínez Jiménez Dania Asprilla Yurgaqui

Coordinación Editorial

Grupo de Divulgación y Medios AGN

Impresión, Diseño y Diagramación

Buenos y Creativos S.A.S.

ISBN 978-958-8242-12-5 Archivo General de la Nación de Colombia Carrera 6 No. 6-91 Teléfono: 3282888 Fax: 337 2019 E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co Página web: www.archivogeneral.gov.co Bogotá, D.C., Colombia

2009

Impreso en Colombia

Las publicaciones del Archivo General de la Nación de Colombia están protegidas por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Podrán reproducirse extractos sin autorización previa, indicando la fuente. Las opiniones expresadas o utilizadas en la obra son responsabilidad exclusiva de sus autores.

     
   

Contenido

Contenido

 

Introducción

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1. Los Archivos Administrativos y el Patrimonio Documental

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2. Sistema Integrado de Conservación (SIC)

13

Principales aspectos a considerar

14

Estrategias o programas de Conservación

14

Sensibilización del personal

16

Limpieza de áreas y documentos

16

Monitoreo y control ambiental y biológico

18

Inspección y mantenimiento de instalaciones

24

Prevención y atención de desastres

25

Otros programas

26

3.

La Conservación en el Archivo de Gestión

31

Transferencia al Archivo Central

37

4. La Conservación en el Archivo Central

39

5. La Conservación en el Archivo Histórico

43

6. Pautas para la Consulta de Documentos

45

 

7 . Anexos

47

Anexo 1

47

Deterioro en Documentos de Archivo

47

Factores de alteración

47

     
         

7

Contenido

Condiciones Ambientales

49

Factores biológicos

52

Desastres o catástrofes

53

Factores antropogénicos

54

Mecanismos e Indicadores de alteración

55

Anexo 2

55

Empaste y encuadernación ¿la solución?

55

Anexo 3

57

Extintores

57

Anexo 4

58

Normatividad Archivística sobre Preservación, Conservación y Restauración

58

BIBLIOGRAFÍA

61

     

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Introducción

Introducción

Para el Archivo General de la Nación (AGN), ha sido una preocupación constante apoyar la conservación de los acervos documentales de las entidades a nivel nacional. A pesar de los esfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada institución o persona que solicita asesoría en el tema, seguimos encontrando múltiples entidades con las mismas carencias en materia de conservación. El universo es común, los problemas son los mismos y aunque las soluciones no siempre son iguales, sí hay algunos parámetros establecidos que permiten a los funcionarios de los diversos archivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces, para garantizar la conservación de la documentación a través del tiempo.

La restauración, ha sido y seguirá siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se evidencia en la mayoría de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel, las consecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservación preventiva es un tema de todos, sin importar cuál sea nuestra profesión, oficio o cargo dentro de una entidad y puede implementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de ma- nera que se reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital.

Con esta publicación, se pretende guiar a aquellas entidades y personas que por años han estado atentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido el AGN como ór- gano rector de la política archivística de Colombia, especialmente en lo relacionado con la conservación de los documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe el Grupo de Conservación y Restauración sobre el tema, nos hemos esforzado por brindar respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de manera aisla- da cuando las dudas que persisten son las mismas en todo el territorio.

No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cam- biar la concepción de la conservación preventiva en archivos. Se trata simplemente de una guía de conservación para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos ele- mentos y principios que ha tratado de aplicar el Grupo de conservación y restauración

     
         

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Introducción

de esta entidad y que al ser correctamente entendidos y aplicados, pueden reducir los deterioros que frecuentemente encontramos en los archivos públicos y privados.

Por otro lado, es necesario recordar que Gobernadores, Alcaldes y demás funcionarios y servidores públicos tenemos el deber constitucional y legal de elaborar proyectos para la protección, conservación y difusión del patrimonio documental de los archivos territoriales, incluso desde el mismo momento de su producción o recepción. Esta Guía presenta algunos elementos que podrán resultar de utilidad para la elaboración y desarrollo de estos proyec- tos y para controlar y evitar el gasto de grandes sumas de dinero en procesos posteriores de tipo correctivo.

El Sistema Integrado de Conservación (SIC), definido en el capítulo XI del Reglamento General de Archivos, puede constituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos que terminen en intervenciones a nivel de restauración, que sin duda alguna, resultarán siempre mucho más costosas que la implementación de estrategias de conservación pre- ventiva. A través de una guía de los aspectos que se deben tener en cuenta y de las labores a realizar con los documentos que se encuentran en cada etapa del ciclo vital (Archivo de Gestión, Central e Histórico), sin lugar a dudas, la función archivística y la conservación de la documentación se verá fortalecida al interior de las entidades.

Consideramos muy importante resaltar que lo planteado en esta publicación no obedece al conocimiento o experiencia de una sola persona, sino al esfuerzo mancomunado de todo un equipo compuesto por restauradores, microbiólogos, químicos y biólogos, entre otros profesionales que han pasado por el Laboratorio de Restauración del AGN y que a través del tiempo y gracias a sus esfuerzos han aportado elementos valiosos para la conservación de los archivos en Colombia.

Natacha Eslava Vélez

Restauradora, Coordinadora del Grupo de Inspección y Vigilancia de los Archivos del Sector Público

     

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Los archivos administrativos y el Patrimonio Documental

Los archivos administrativos y el Patrimonio Documental

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propósito de establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, teniendo como ámbito de aplicación a la administración pública en sus diferentes niveles, las entida- des privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por dicha Ley. Desde el momento de la emisión de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr que las entidades cumplan con las responsabilidades y tareas que les han sido otorgadas. Dentro de éstas se encuentra la de preservar la documentación. Aunque para algunos la conservación es un proceso aislado, los esfuerzos del AGN por rescatar la importancia de la conservación como elemento de la función archivística, han dado frutos. Sin embargo, aún falta trabajo por desarrollar, ya que todavía existen archivos en manos de personas con buena voluntad, pero sin los conocimientos básicos para llevar a cabo procesos que aunque son sencillos, generan grandes beneficios para los documentos.

Algunas veces se piensa que sólo la documentación clasificada como histórica o “antigua” amerita un tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se produce o recibe en nuestras oficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el recorrido que han tenido esos documentos “especiales” que hoy consideramos dignos de conservar. Alguna vez fueron producidos, probablemente durante el desarrollo de tareas administrativas propias del Es- tado y pasaron por un archivo de gestión, que si bien en ese momento no recibía tal nombre, sí cumplía sus funciones y lentamente fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta culminar su ciclo en un archivo histórico. Es aquí donde encontramos la importancia de va- lorar toda la documentación desde el primer momento, tomando en cuenta la importancia de cuidar tanto los documentos producidos en los archivos administrativos como aquellos que han sido identificados como patrimonio cultural, bien sea de un municipio, departa- mento o de la Nación.

     
         

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Los archivos administrativos y el Patrimonio Documental

El Archivo General de la Nación, a través de su Grupo de Conservación y Restauración 1 , ha buscado la manera de brindar asesoría a todas las regiones colombianas, con el fin de ayudar- las a conservar de manera adecuada sus archivos. Sin lugar a dudas, una parte importante de esos archivos lo constituyen todos aquellos documentos susceptibles de ser declarados como bienes de interés cultural. Éste es un campo al que se le había dado importancia desde el pun- to de vista de la restauración, con las labores de recuperación de los fondos documentales custodiados por esta entidad que han sido declarados como tales.

El patrimonio cultural ha sido definido por la UNESCO como el “Conjunto de bienes, muebles e inmuebles, materiales e inmateriales, de propiedad de particulares, de institucio- nes y organismos públicos o semipúblicos, de la Iglesia y de la Nación, que tengan un valor excepcional desde el punto de vista de la historia, del arte y de la ciencia, de la cultura en suma, y que por lo tanto sean dignos de ser conservados por las naciones y pueblos cono- cidos por la población, a través de las generaciones como rasgos permanentes de su identi- dad” (Dr. Edwin R. Harvey).

Una forma importante de con- servar el pasado es precisamente a través de los documentos que consignan el devenir histórico de las sociedades

Una sociedad logra asegurar que las nuevas generaciones sean portadoras de su legado cultural mediante procesos de apropiación y sentido de pertenencia. Por eso, es necesa- rio cultivar una conciencia nacional para conservar las culturas. Una forma importante de conservar el pasado es precisamente a través de los documentos que consignan el devenir histórico de las sociedades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras vivencias y se constituyen por sí mismos en portadores de valores históricos, estéticos y de referencia material y tecnológica. Aquí yace la importancia del patrimonio documental en- tendido en primera instancia como: el conjunto de documentos conservados por su valor histórico y cultural, que hacen parte de la historia, la cultura, la memoria e identidad de una nación, pero también de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo vital.

Debido al gran volumen documental, la restauración resulta sumamente costosa e insuficiente ya que en muchas ocasiones los daños resultan irreversibles, la información se pierde aunque los soportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en el mercado re-

1 Nombre adoptado a partir de la Resolución 114 de 2008.

     

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Los archivos administrativos y el Patrimonio Documental

sulta bastante limitada en proporción al volumen documental de la Nación. Por fortuna, cada

vez cobra más importancia el desarrollo de la conservación preventiva como la única instan- cia aplicada al manejo de grandes volúmenes documentales con características heterogéneas, pues propone soluciones generales de mantenimiento. La conservación preventiva se refiere

a “las estrategias de orden político u operativo que directa o indirectamente contribuyen al

mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir su materia. Estas acciones van dirigidas al entorno ambiental y al sistema administrativo en el cual los materiales se hallan inmersos” 2 ; en otras palabras, “contempla manejos administrativos, uso de materiales ade- cuados, adopción de medidas específicas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento

y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores” 3 .

Para implementar medidas de conservación preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un programa integral de conservación, que debe contemplar la orientación, planeación y diseño de estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservación del material que custodia y/o produce cada entidad.

Para llevar a cabo este propósito en lo que concierne a los bienes documentales, es necesa- rio estructurar un plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente en la aplicación de las estrategias para su desarrollo y así lograr nuestro objetivo principal: los archivos al servicio de la sociedad. Por lo tanto, se requiere ser conscientes de la responsabilidad y el compromiso con la Nación, la sociedad y la entidad a la cual estamos vinculados. Esta toma de conciencia es a la vez, un compromiso moral, haciéndose partícipe en la recuperación del patrimonio documental, meta que se logrará de una parte, atendiendo a las realidades de nuestro país y de otra, con la puesta en práctica de las estrategias investigadas en el campo de la conservación preventiva.

Cobra más importancia el de- sarrollo de la conservación pre- ventiva como la única instancia aplicada al manejo de grandes volúmenes documentales con ca- racterísticas heterogéneas, pues propone soluciones generales de mantenimiento.

2 García, María Clemencia. “”Prevenir antes que curar”. Publicado en Boletín Con-Tacto No. 1. Septiembre 1994. Ar- chivo General de la Nación. Página 12.

     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Sistema Integrado de Conservación (SIC)

El Sistema Integrado de Conservación (SIC), contemplado dentro de la ley 594 de 2000 ó Ley General de Archivos, en el capítulo XI, se define como el “Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimien- to de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital”. La implementación del SIC es obligatoria en aquellas entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas 4 .

Un Sistema Integrado de Conservación pretende integrar las técnicas archivísticas con las herramientas de conservación a fin de ofrecer una metodología que pueda ser aplicada a cualquier documentación en su ciclo vital, desde su producción hasta su disposición final.

Es importante anotar que el SIC en cada entidad, debe plantearse de acuerdo a las necesi- dades propias, por eso, es necesario que se identifiquen aquellos factores intrínsecos y ex- trínsecos de deterioro que pueden estar afectando la documentación y se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias. Éste debe ser permanente y contar con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. Este programa general planeado de acuerdo con las necesidades de conservación determinadas a traves de un diagnóstico integral, el personal y los recursos disponibles, deberá prever los costos dentro de los proyectos de inversión institucional; un nuevo frente de trabajo dentro de los desempeños de las instituciones.

Conjunto de estrategias y pro- cesos de preservación y conser- vación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo

El SIC no puede depender únicamente del jefe de archivo o del funcionario que haga sus veces y de las secretarias, sino de todos los funcionarios, desde jefes, coordinadores, super- visores y mantener constantemente un proceso de sensibilización a todo nivel, para concien-

     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

tizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de una institución.

Principales aspectos a considerar

Para diseñar el Sistema Integrado de Conservación, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las necesidades específicas y permita la corrección de las falencias que cada entidad tenga a nivel de conservación:

Es importante anotar que el SIC en cada entidad, debe plantearse de acuerdo con las necesidades propias

Características técnicas y funcionales de la documentación como cantidad, tipo, tecnolo- gía e importancia. Particularmente se deben contemplar los soportes diferentes al papel en los cuales se está consignando actualmente la información como los disquetes, las microfichas y las cintas de video, entre otros.

Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos de control. Sólo en la medida en que se conozcan y entiendan los procesos de deterioro se podrán tomar medidas preventivas o correctivas según las necesidades que existan.

Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre dirección y mante- nimiento de los bienes de archivo. Específicamente se deben considerar las normas so- bre acceso a la información y eliminación documental, puntos muy relacionados con el mantenimiento físico de la documentación. Es importante en este punto, que la entidad aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la Nación a través de sus publicaciones, las visitas de asistencia técnica y los acuerdos que en temas de conserva- ción se han producido.

Estrategias o Programas de Conservación

Las estrategias o programas de conservación se formulan con el propósito de desarrollar soluciones integrales de conservación y teniendo en cuenta los factores de alteración pre- sentes y la intensidad de su manifestación. Contemplan acciones a desarrollar tanto para

     

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicación debe ser continua desarrollan- do acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutando procesos y procedimientos permanentes.

Estas estrategias deberán ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto y las posibilidades reales de la entidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningún modo en camisa de fuerza, sino más bien cada entidad determinará cuáles son las que debe implementar e incluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partir de diagnóstico integral que se definen los programas requeridos.

En términos generales los programas de conservación consisten en:

Sensibilización del personal

Migración de la información a otros soportes (tanto para documentos en papel, como elec- trónicos)

Monitoreo y control ambiental y biológico

Limpieza de áreas y documentos.

Uso y manipulación (materiales, métodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento).

Inspección y mantenimiento de instalaciones.

Prevención y atención de emergencias.

Es importante recalcar que el diagnóstico integral es un programa prioritario que no se incluye en esta publi- cación por ser tema especifico de una ya existente, pero que es la base para la formulación de los programas requeridos que funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.

     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Sistema Integrado de Conservación (SIC) Limpieza de Documentos en cámara de limpieza Sensibilización del personal A
Sistema Integrado de Conservación (SIC) Limpieza de Documentos en cámara de limpieza Sensibilización del personal A

Limpieza de Documentos en cámara de limpieza

Sensibilización del personal

A través de esta estrategia, se busca concertar mecanismos y acciones para el reconoci-

miento y valoración de las fuentes documentales y para crear conciencia sobre la responsa- bilidad en la conservación y organización de los archivos.

Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todo el personal de los archivos y a

sus usuarios. Se hará especial énfasis en las diferentes instancias en las que se establecen

y aplican los Programas de Gestión Documental y también en las que involucran présta-

mo, consulta y reprografía, ya que en todas ellas está involucrada la manipulación de la documentación.

Esta sensibilización se puede lograr a través de la programación de capacitaciones para los funcionarios, actividades lúdicas o incluso resultan de gran utilidad manuales didácticos y cartillas.

Limpieza de áreas y documentos

La limpieza de áreas y documentos es una de las principales estrategias a desarrollar en materia de conservación preventiva. Debe incluir tanto el control de la carga de polvo (evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre estantes, cajas y documentos)

y en control de factores que pueden ocasionar la aparición de contaminantes de tipo biológico.

La limpieza debe ser permanente y periódica. Específicamente para las áreas de depósito,

se debe procurar realizar una limpieza en seco y en húmedo por lo menos una vez al mes y

debe registrarse en formatos diseñados con el fin de hacer seguimiento y control del pro-

grama de limpieza.

Eliminación del Polvo

El polvo que ingresa a los depósitos de archivo y se almacena sobre estanterías, cajas, car-

petas y documentos, puede generar procesos de corrosión de los soportes que asociados con una humedad relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificación y

     

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

la aparición de deterioros físicos y químicos que en la mayoría de los casos resultan irre- versibles. Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relación con agentes biológicos entre los que se encuentran ácaros y esporas de hongos y bacterias, que a tra- vés de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y degradación de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel.

Para Recordar

Un buen programa de limpieza puede ser la fórmula más eficaz para prevenir pro- blemas de deterioro en la documentación, reduciendo así las probabilidades de te- ner que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauración.

El objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y la suciedad sobre las áreas de depósito y manejo documental. Por ello, está dirigido al per- sonal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentación y al personal del área de servicios generales.

Es necesario que se identifiquen las fuentes de polvo y suciedad de todo el edificio.

las fuentes de polvo y suciedad de todo el edificio. √ Es muy importante que se

Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para los funcionarios encargados de estas actividades.

La limpieza de áreas y depositos no se debe hacer con productos que aporten humedad a los ambientes.

Es necesario que las labores de limpieza se basen en un instructivo de limpieza de áreas y documentos. El AGN desarrollo un instructivo con las pautas minimas a tener en cuenta, que podrá ajustarse de acuerdo a necesidades particulares siempre siguiendo los lineamien- tos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que sólo será para los espacios, NUNCA para la documentación, pues esta, requiere de un trabajo realizado por profesionales que puedan controlar los efectos de los productos y procesos sobre los soportes.

los efectos de los productos y procesos sobre los soportes.            
     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Sistema Integrado de Conservación (SIC) Datalogger para medición dehumedad relativa y temperatura Deshumidificador

Datalogger para medición dehumedad relativa y temperatura

Datalogger para medición dehumedad relativa y temperatura Deshumidificador (equipo negro) en depósito de planotecas.

Deshumidificador (equipo negro) en depósito de planotecas.

Monitoreo y control Ambiental y Biológico 5

Para lograr una buena conservación, es necesario controlar de manera permanente las condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilación y contaminantes atmosféricos), en particular en áreas de depósito documental, consulta, limpieza y procesos técnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones am- bientales y evitar el ataque de agentes biológicos.

El monitoreo y control de las condiciones ambientales y biológicas debe estar a cargo del personal responsable del mantenimiento y la custodia de la documentación y del personal del área de servicios generales, aunque es importante anotar, que todo aquel que manipula la documentación en cualquier momento deberá velar por su preservación y notificar a los responsables en caso de hallar factores que estén causando deterioro o puedan hacerlo a largo plazo.

Es importante evaluar el entorno climático según la ubicación geográfica del archivo, deter- minar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la con- servación de la documentación, utilizando equipos para la medición y registro de las con- diciones ambientales: luxómetro, monitores UV, termohigrómetro, datalogger, entre otros; Una vez se evalúen las condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento climático dentro y fuera del archivo, será necesario adoptar medidas correctivas o preven- tivas como el uso de filtros de control UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (según el caso), ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatización, anjeos y filtros de polvo, entre otros.

Para tener un programa de control de condiciones ambientales no es indispensable contar con equipos de última tecnología en grandes cantidades, ya que en lugar de invertir gran presupuesto en equipos, es preferible hacer mediciones puntuales con pocos equipos muy bien calibrados y que el personal sepa utilizar y contar con los recursos necesarios para el control de las condiciones, ya que la toma de datos no es por sí sola una solución.

5 Para mayor información sobre el deterioro documental, puede remitirse al Anexo No. 1. (Deterioro en Documentos de Archivo).

     

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Es necesario recordar que NO siempre podrá lograrse que los archivos cuenten con las con- diciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se deberá controlar más que el lograr la temperatura y la humedad relativa ideales, los niveles de fluctuación, que no deberán exceder los 3 ó 4°C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, ten- derá siempre a amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuación mayor a la ya indicada, producirá cambios estructurales muy fuertes que terminarán deteriorando el soporte.

La acción más notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el dete- rioro biológico ya que favorece la acción microbiana, especialmente el crecimiento de hon- gos, así como la proliferación de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede generar resequedad en la documentación (pérdida de la humedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar los soportes.

La ventilación es un factor determinante para la buena conservación, por ello, debe contar- se con sistemas de ventilación naturales o mecánicos (como extractores o ventiladores) que ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se garantice la renovación continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan los rangos recomendados, la ventilación se convierte en un aliado estratégico.

La ventilación es un factor de- terminante para la buena con- servación, por ello, debe contar- se con sistemas de ventilación naturales o mecánicos

La ubicación de las cajas y estantes dentro del archivo, deberá permitir una adecuada ven- tilación, por esto se recomendó anteriormente que la estantería nunca quede recostada sobre los muros.

Es importante anotar, que la solución ideal para los problemas de temperatura y hume- dad no está directamente relacionada con la instalación de aire acondicionado. A menos que pueda garantizarse que funcionará las 24 horas del día de manera que no ocasione fluctuaciones por encima del rango permitido, es preferible buscar métodos de venti- lación sencillos pero eficaces, como el uso de ventiladores mecánicos en los espacios y extractores.

     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la Iluminación. Las radiaciones visibles y aún más las invisibles tienen efectos dañinos sobre la celulosa, por ende, la radiación visible lumínica deberá ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con clara- boyas o ventanales, éstos deberán ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz sobre los documentos.

La ubicación de las cajas y es- tantes dentro del archivo, deberá permitir una adecuada ventila- ción

La luz deberá ser encendida únicamente cuando deba ingresar personal a buscar documen- tación, el resto del tiempo deberá permanecer apagada. En términos ideales, los depósitos de archivo, no deberían tener ventanales por donde ingrese luz natural, y la ventilación debería garantizarse por otros medios. Sin embargo, en casos donde se requiere adecuar

los espacios ya existentes, podrá pensarse en soluciones alternativas como las ya propuestas

o con persianas (no cortinas de tela, que conservan grandes cantidades de polvo) que se mantengan cerradas.

Control de contaminantes biológicos

La estrategia debe incluir la aplicación de mecanismos de inspección, control y erradicación de agentes biológicos en áreas y documentos; que pueden producirse debido a condiciones ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes biológicos incluimos: hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros.

Esta estrategia será dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de

la documentación y al personal del área de servicios generales. Aunque también incluirá al

público que consulta, de manera que se prevengan hábitos que promuevan la formación o aparición de deterioro de este tipo (como el ingerir alimentos dentro de las zonas de depó- sito o consulta, y el pasar las páginas remojando el dedo en saliva).

     

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Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Identificar los focos de contaminación biológica y las entradas de agentes bióticos.

Evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de deterioro y actividad del agente contaminante.

Aislar el material contaminado (separarlo físicamente, pero conservando la armonía del (los) expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias cruzadas),

Control de las condiciones ambientales: humedad, temperatura, ventilación e iluminación.

Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetación (poda de jardines y árboles).

Instalar elementos de protección contra contaminantes atmosféricos en los espacios, como por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.

En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador deberá realizar el tratamiento individual con productos y procesos técnicos.

Es necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a uti- lizar, sin descuidar la funciona- lidad de los diseños, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.

Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfección, desinsecta- ción y desratización de áreas.

Uso y Manipulación

Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y métodos de almacenamiento, te- niendo presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor conservación, es necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los diseños, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.

     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Sistema Integrado de Conservación (SIC) Mobiliario diseñado para el almacenamiento de planos y mapas Almacenamiento y

Mobiliario diseñado para el almacenamiento de planos y mapas

Almacenamiento y Realmacenamiento

Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de conservación 6 acordes con la cantidad, formato, técnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Para la adquisi- ción de las unidades correctas, es indispensable el trabajo en grupo con el personal respon- sable de compras de la entidad, que debe estar consciente de la importancia que reviste en el tema de archivos el uso de materiales calidad archivo.

Se requiere:

Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivísticos y más específicamente con los procesos de gestión documental y el ciclo vital; es decir, desde el mismo momento de la producción del documento deberá contemplarse el uso de carpe- tas y cajas o archivadores según sea el caso.

Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organización no consta únicamente de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.

Determinar previamente el número total o aproximado de los documentos y de las uni- dades de conservación necesarias para garantizar la conservación documental y proyectar el crecimiento del volúmen de documentación de acuerdo con las tablas de retención documental y las transferencias programadas.

Identificar las características físicas de los documentos, tipologías y formatos específicos, para diseñar o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares.

Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario.

6

Unidad de conservación: cuerpo que contiene una unidad archivística, de tal forma que garantiza su preservación e identificación. Ejemplos: cajas, carpetas, rollos, legajos y libros, entre otros.

     

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Adquirir mobiliario (estantería, planotecas, archivadores) y unidades de conservación adecuadas (carpetas, cajas, rollos de poliéster para planos, sobres para fotos), que cum- plan con los estándares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos el AGN.

Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de conser- vación, debido a que en la mayoría de los casos, presenta problemas relacionados con el tipo de materiales utilizados (adhesivos ácidos) y técnicas (perforación de los folios y de pérdida de información, poco espacio entre márgenes y comienzo del empaste, lo que difi- culta la consulta, entre otros). Por otro lado, no debe contemplarse aún cuando se garantice la calidad de los materiales si aún no se han realizado procesos archivísticos y si las Tablas de Retención Documental de la entidad no han sido adoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a cabo procesos de microfilmación o digitalización, es imposible hacerlo sin desempastar, por lo que si se empasta previamente se perderá el tiempo y el dinero in- vertido, y sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios. (Para mayor información ver Anexo 2, “Empaste y encuadernación:¿la solución?.

Unidades de Conservación: materiales y diseño

El Archivo General de la Nación, a partir del trabajo del Laboratorio de Restauración, ha observado cómo la caja para archivo es una de las unidades de conservación que ofrece me- jores garantías preventivas para los documentos. A partir de la experiencia y debido a la ne- cesidad de diversas entidades en esta materia, el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación de Colombia, decidió elaborar un documento normativo que estan- darizara las características de calidad que deben cumplir los materiales que se utilizan en los archivos del país. Para tal fin, el Comité de Conservación desarrolló la NTC 5397:2005. Materiales para documentos de archivo en soporte papel. Características de calidad.

El Comité de Conservación desarrolló la NTC 5397:2005. Materiales para documentos de archivo en soporte papel. Carac- terísticas de calidad.

     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Sistema Integrado de Conservación (SIC) Inspección y mantenimiento de instalaciones Con esta estrategia se busca aplicar

Inspección y mantenimiento de instalaciones

Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las instala- ciones en particular de las áreas de manejo documental, debido a la existencia de espacios inadecuados para el depósito de los documentos, la falta de capacitación de personal de ser- vicios generales sobre aspectos de conservación preventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones. Por lo tanto, el programa está dirigido al personal del área de servicios generales y al que tiene a cargo la custodia de la documentación.

Es necesario:

Evaluar periódicamente el estado de conservación de los materiales constructivos y aca- bados del edificio.

Identificar regularmente factores de alteración: redes de energía, conducción de agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo y mugre.

Conocer y usar los planos de la edificación para la ubicación y registro de los factores de alteración.

A partir de los resultados de la inspección, definir las necesidades y prioridades de man- tenimiento, reparación, renovación o incluso de reubicación de los espacios de archivo.

Aplicar el programa de limpieza en las diferentes áreas de la edificación y hacer segui- miento, para establecer si es útil o debe replantearse.

Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes hi- dráulicas y/o eléctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la entidad debe contar con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeños problemas puedan aumentar debido a la demora en la corrección de dichos percances.

     

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Prevención y atención de desastres

Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depósi- tos, por lo tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el personal sepa cómo actuar en caso de desastre.

Se debe prever la actuación en tres instancias: prevención (antes), preparación (durante) y respuesta (después) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones te- rroristas, entre otras, contemplando la protección del personal y del acervo documental.

Se considera pertinente abordar los Artículos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el cual se desarrolla el Artículo 64 del Título VII “Conservación de Documentos”, y del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situa- ciones de riesgo”:

ARTÍCULO 2: Planificación de preservación: La prevención de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y el conoci-

miento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la respuesta

y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del personal al

que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua

Un plan programado acertada- mente permite una respuesta rá- pida y eficiente ante una emer- gencia, minimizando el peligro

o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.

PARÁGRAFO: El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas adelan- tados en las entidades por los Comité Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comité que apo- yará todas las medidas de reacción y recuperación.

     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

ARTÍCULO 3: Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situa- ciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias;

contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias; Extintores recomendados para uso en archivos. En términos

Extintores recomendados para uso en archivos.

En términos generales los archivos deberán contar con suficientes extintores (preferible- mente de agente extintor limpio ó CO2 y no de agua ya que el daño del agua sobre las tintas solubles es irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio ó CO2 podrá tra- tarse en procesos de conservación una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depósito. Para la selección de los lugares donde se ubicarán en el edificio, deberán tenerse en cuenta las siguientes pautas:

La distribución deberá ser uniforme.

Deberán ser visibles fácilmente a todas las personas.

Los lugares deberán ser de fácil acceso y libres de bloqueo por almacenamiento y/o equipos.

Deberán ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia.

Deberán ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.

El lugar deberá estar libre de un potencial riesgo de daño físico. 7

Otros Programas

Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas por el Archivo Ge- neral de la Nación, de acuerdo con las necesidades particulares de la entidad, hay otras estrategias y programas que pueden aplicarse y que también redundarán en grandes bene- ficios en caso de ser bien enfocadas. Entre estas encontramos:

7 Ver Anexo 3: Extintores.

     

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia

El objetivo es normalizar y regular el manejo físico de la documentación desde su misma producción, a través de las oficinas de archivo y correspondencia de las entidades. De esta manera, el programa está dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en la entidad.

Es necesario comenzar a implementar procesos de conservación durante el flujo documental en sus tres etapas, para lo cual se requiere que la oficina de correspondencia y archivo esta- blezca las pautas que deberán ser cumplidas por todas las áreas, en los siguientes aspectos:

Normalización en la producción de tipos documentales: márgenes, uso de papel libre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH ≥ 7), gramaje de mínimo 75 g/m 2 , fotocopiado de los documentos enviados por fax y uso de tintas estables de escritura e impresión.

Controlar y restringir el uso de material metálico, perforación, doblado de documen- tos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre originales y uso de AZ.

Realizar los recorridos de la documentación por las oficinas en carpetas.

En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo colmena).

Usar embalajes resistentes y rígidos para el manejo de correspondencia externa.

Migración de la información a otros soportes

Los procesos de conservación preventiva tanto para el original como para las reproduccio- nes, debe normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y después de los procesos de migración o reproducción (microfilme, fotografía, fotocopias, digitalización, etc.). La estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la

La estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la Scanner para digitalización de documentos.

Scanner para digitalización de documentos.

a cargo de la Scanner para digitalización de documentos. Equipo de Microfilmación        

Equipo de Microfilmación

     
         

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

manipulación de los documentos en procesos reprográficos, al personal de depósito, servi- cios al público y a los usuarios.

Debe evaluarse el estado físico y de integridad de la documentación previamente, teniendo en cuenta sus valores administrativos e históricos para fijar prioridades y establecer las ac- ciones de conservación durante y después del proceso de migración. Asimismo es de suma importancia capacitar al personal involucrado sobre los procesos específicos de conserva- ción preventiva como manipulación y desempaste, si llega a requerirse este proceso aunque lo ideal es evitarlo.

llega a requerirse este proceso aunque lo ideal es evitarlo. Cámara planetaria digitalizadora En el tema

Cámara planetaria digitalizadora

En el tema de la reproducción documental, es necesario recalcar que ésta debe hacerse con un objetivo específico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto sin un propósito. Además, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando la documentación cuenta con organización desde el punto de vista archivístico.

El Sistema Integrado de Conservación, aplicado durante todo el Ciclo vital de los docu- mentos y sincronizado con todos los procesos de organización, incluyendo la elaboración de TRD y TVD en el caso de los fondos acumulados, redundará en la protección de los archi- vos administrativos e históricos y aportará las herramientas requeridas para una adecuada conservación del patrimonio documental de nuestra Nación.

Es importante tener claro que ningún proceso que se realice de manera independiente puede tener buenos resultados; un sistema integrado de conservación realizado de manera aislada o sólo al momento de realizar una transferencia al archivo histórico, no garantizará la conservación, la elaboración de TRD, sin adoptarlas e implementarlas junto con buenas prácticas de manipulación y uso, tampoco revisten valor alguno, pues terminan por con- vertirse en un documento más. El poseer estantería, cajas y carpetas, en todos los archivos, sin tener en cuenta los procesos de organización y los principios de orden original y proce- dencia, no hace más que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren.

     

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Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Por este motivo a continuación, se ponen a disposición del público medidas básicas que de- berán implementarse durante cada etapa del ciclo vital. En algunas ocasiones, los pasos son casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que todos los principios envueltos en el tema de la Conservación Preventiva se inculquen en los servidores públicos responsa- bles no sólo de custodiar, sino de producir documentos.

Los buenos hábitos se inculcan y se aprenden, pero también es fácil que se dé el proceso inverso y terminemos olvidando las buenas costumbres, para regresar a esos viejos hábitos que han ocasionado grandes pérdidas a la memoria documental e histórica de muchas na- ciones. Por esto es necesario un esfuerzo arduo y constante de todos los actores involucra- dos en los archivos.

El Sistema Integrado de Conser- vación redundará en la protec- ción de los archivos administra- tivos e históricos y aportará las herramientas requeridas para una adecuada conservación

     
         

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La conservación en el Archivo de Gestión

La conservación en el Archivo de Gestión

“Es importante tener presente que desde el punto de vista archivístico no existe mejor or- ganización que la creación de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma de garantizar la conservación de aquellos documentos que así lo requieren, pues va a ser menor el volumen de documentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos más racionales de las condiciones de espacio y almacenamiento” 8 .

El Archivo de gestión “comprende toda la documentación que es sometida a continua uti- lización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados” 9 . En esta fase se desarrollan los procesos de producción, recepción, distribución y trámite. Es importante aclarar, que aunque dentro del Programa de Gestión Documental existe el pro- ceso de conservación, es desde la misma producción cuando se deben aplicar principios de conservación preventiva para lograr una adecuada preservación del acervo documental.

lograr una adecuada preservación del acervo documental. Ganchos de cosedora eliminados al momento de una

Ganchos de cosedora eliminados al momento de una transferencia

La conservación debe comenzar tomando en cuenta la importancia de usar materiales de buena calidad (calidad archivo), en lo referente al papel (preferiblemente libre de ácido o de naturaleza neutra) y tintas (no ácidas, insolubles en agua luego de aplicadas y químicamente estables); así mismo, la estructura de los documentos (márgenes) también deben ser reguladas con el fin de evitar problemas en el momento de almacenar. Existen Normas Técnicas de Calidad (NTC 4436: “Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad” 10 , y la NTC 2223: “Equipos y útiles de oficina. Tin- ta líquida para escribir”) que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuenta a la hora de hacer la elección de los mismos, para evitar problemas en el futuro.

8 García, María Clemencia. “Conservación preventiva en archivos de gestión”. Publicado en el Boletín Con-Tacto No. 6. Archivo General de la Nación. Página 18.

9 Ley 594 de 2000.

     
         

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La conservación en el Archivo de Gestión

Las carpetas deben adaptarse al formato de la documentación y no al contrario.

adaptarse al formato de la documentación y no al contrario. Ganchos legajadores eliminados al momento de

Ganchos legajadores eliminados al momento de una transferencia en una entidad pública.

Es indispensable que las entidades se mantengan informadas sobre la publicación de nor- mas relacionadas con el tema, de manera que siempre estén al día y cumpliendo con ellas. Juegan aqui un papel importante las oficinas responsables de compras en cada entidad

En segunda instancia, la manipulación y almacenamiento de los documentos aún dentro de esta etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservación de los archivos. Es importante que en las oficinas se eliminen prácticas tan dañinas para los documentos como la perforación de los documentos y el uso de material metálico como ganchos legajadores, clips y grapas, entre otros y sean reemplazados por elementos plásticos (o al menos que tengan recu- brimiento plástico) aún cuando su costo pueda resultar algo superior. Es necesario recordar, que la corrección de problemas y deterioros generados por estos elementos resultará sin duda alguna mucho más costosa (según los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor).

Actualmente, la mayoría de documentos son perforados con el fin de ser almacenados den- tro de AZ ó carpetas de yute. Prácticas como ésta, sumadas a la falta de regulación en las márgenes de los documentos, causan la pérdida de soporte y de información dentro de los documentos. Lo ideal es no perforar ningún documento (salvo contadas excepciones como los documentos contables, que serán determinadas al interior de la entidad, por el respec- tivo Comité de Archivo y por exigencias formativas, más no por simple preferencia de los funcionarios). En caso de requerir este sistema de almacenamiento, será necesario utilizar ganchos legajadores plásticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las márgenes no ocasionen pérdida de información una vez sean perforados.

Para el tema de la perforación es necesario hacer una sensibilización al interior de la en- tidad, ya que la concepción común de que el documento que no se legaje está en riesgo de perderse, es el denominador común en las entidades públicas y privadas. Sin embargo, dicha práctica no garantiza que un documento no pueda extraerse de un expediente, inclu- so, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulación, conlleve a arrancar los folios.

     

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La conservación en el Archivo de Gestión

Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una pequeña pestaña de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal, como se muestra en la fotografía. Esta medida es de carácter temporal, ya que aísla los folios del material metálico, pero debe recordarse que al momento de transferir la do- cumentación, deberá ser eliminado todo el material metálico. Cabe anotar que esto será responsabilidad de cada funcionario y no del personal del archivo central.

Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la docu- mentación, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la ad- quisición de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la manipulación terminan causando fragmentación e incluso pérdida.

Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad máxima recomendada para la unidad de conservación. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad máxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto, no deberá excederse esta cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues termi- nará deteriorándose rápidamente. Las carpetas no deberán cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como “método de prevención” para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta está diseñada para mantenerse cerrada.

En los casos en los que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres

de ácido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio

y al final, una cartulina blanca que actúe como barrera entre la carpeta y los documentos.

que actúe como barrera entre la carpeta y los documentos. Uso de Pestaña de papel para
que actúe como barrera entre la carpeta y los documentos. Uso de Pestaña de papel para

Uso de Pestaña de papel para aislar documentos del material metálico.

Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la producción

y estar elaboradas con materiales de conservación 11 . Esto es de suma importancia si lo que se pretende es lograr una buena conservación a través de todo el Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamos carpetas ácidas e inadecuadas, se le aporta acidez y otros elementos al soporte papel que desencadenarán y acelerarán el proceso de degradación natural dentro del papel.

     
         

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La conservación en el Archivo de Gestión

Los procesos de restauración deberán ser realizados unicamente por restauradores de bienes muebles profesionales y con experiencia en el campo de los bienes documentales.

y con experiencia en el campo de los bienes documentales. Los AZ no son unidades de

Los AZ no son unidades de almacenamiento adecuadas, pues debido al gran volumen de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas físicos a la documentación (rasga- duras en la zona donde son perforados), asimismo contienen material metálico que en presencia de humedad va a tender a oxidarse y a transmitir dicha oxidación a los folios. En el caso de archivos de gestión, es posible utilizar carpetas sencillas de cartulina o yute dentro de carpetas colgantes plásticas, debido al alto costo que implicaría contar con car- petas desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay que recalcar que este almacenamiento será sólo temporal.

Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de propal- cote), especialmente para el almacenamiento de series documentales como las historias laborales y otras denominadas vitales, desde el mismo momento de su creación, por la im- portancia que tienen para los ciudadanos.

Para el caso de documentación de gran formato, como planos o mapas, es necesario recor- dar que el sistema de almacenamiento deberá variar. Ha sido común la práctica de doblar- los para incluirlos dentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causa graves deterioros a la documentación. Para el almacenamiento, tanto en archivos de gestión y con más razón una vez se hagan transferencia primaria y se- cundaria, si es el caso, deberán utilizarse unidades de conservación (carpetas) y planotecas diseñadas para tal fin. No se recomiendan los sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posición colgante puede generar tensiones al papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superior o de ganchos que pueden cau- sar deterioro físico-químico irreversible.

Aún cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede ser riesgoso el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y eliminación del material metálico al interior de los archivos de gestión, es importante resaltar que el Archivo Ge- neral de la Nación y su Grupo de Conservación y Restauración, han obtenido muy buenos resultados con esta práctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a todas las entidades públicas. Un buen manejo de la gestión documental NO dependerá de si

     

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La conservación en el Archivo de Gestión

el expediente está legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos

(inventario único documental actualizado, hoja de control) y la foliación adecuada.

A propósito de la foliación, la documentación debe foliarse en lápiz de mina blanda, pre-

viendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es el esfero lo que garantizará que la documentación no se pierda, por el contrario ocasionará una gran canti- dad de dificultades, entre esas la foliación múltiple.

En los archivos de gestión, toda la documentación debe mantenerse organizada de acuerdo a las TRD, lo que facilitará la recuperación de la información y futuras transferencias. Es importante recalcar que la ordenación debe ser descendente (el documento más reciente deberá ser el último dentro de la carpeta) y no ascendente como se ha venido haciendo en muchas entidades, de manera que se respete el principio de orden original.

El archivo de gestión de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para al- macenar el volumen de documentación que maneje. Dentro del mobiliario recomendado,

encontramos archivadores metálicos o estantería (fija o rodante), que cumpla con las espe- cificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una capacidad máxima que debe ser respetada para evitar daños de

la

documentación y del mobiliario. Dentro del archivador, la documentación debe ubicarse

al

interior de carpetas y con su respectiva identificación dentro del archivador de acuerdo

con las TRD de cada entidad.

Deberá proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se pre- senten inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias ex- temporáneas al archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retención estipulado en la respectiva Tabla de Retención Documental; esto puede generar múltiples deterioros por almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como baños, cafeterías y corredores.

espacios no adecuados como baños, cafeterías y corredores. Archivo de Gestión organizado según TRD.    

Archivo de Gestión organizado según TRD.

y corredores. Archivo de Gestión organizado según TRD.                
     
         

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La conservación en el Archivo de Gestión

La conservación en el Archivo de Gestión La manipulación diaria de la documentación es otro aspecto
La conservación en el Archivo de Gestión La manipulación diaria de la documentación es otro aspecto

La manipulación diaria de la documentación es otro aspecto que contribuye a conservar o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas con el fin de evitar deformación, manchas, rasgaduras y otros problemas. Así mismo, no debe consumirse en el lugar donde estén ubicados los documentos, ningún tipo de bebi- das o alimentos, para evitar accidentes que ocasionen deterioro a la documentación.

Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se debe evitar el uso de cintas adhesivas, pues éstas ocasionan problemas adicionales sobre los soportes ya que los adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de uso específico en el campo de la conservación), tienen un alto grado de acidez y problemas de oxida- ción y amarillamiento con el paso del tiempo. En la mayoría de los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Sólo en caso de rasgaduras que presenten el riesgo de pérdida total o parcial de la documentación puede implementarse el uso de pequeños puentes en forma de corbatín, de cinta adhesiva (preferiblemente de aquella denominada “cinta mágica”, cuyo deterioro es inferior al de las cintas comunes 12 ), ubicados al princi- pio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el daño sea grave, y el documento sea de gran valor, deberá recurrirse a un restaurador profesional con experiencia para que realice el tratamiento que se requiera. Nunca deberá permitirse que una persona sin conocimiento y experiencia en el tema de la conservación, se encargue de hacer este tipo de procesos, pues en la mayoría de los casos termina resultando peor el “remedio que la enfermedad”.

En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguías, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguías, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m 2 , cartulina propalcote de mínimo 320g/m 2 , cartulina bris- tol/bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseño no inclu-

12 Es importante aclarar que NO se está haciendo la recomendación de implementar el uso de este tipo de cinta sobre los documentos, sino únicamente cuando la integridad física del documento está en riesgo y no se cuenta con la posi- bilidad de asesoría de un restaurador que se encargue.

     

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La conservación en el Archivo de Gestión

ya adhesivos, cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.

Transferencia al Archivo Central

La transferencia al Archivo Central, no debería constituir una dificultad para un archivo de gestión bien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservación básicas, como las previamente mencionadas. En caso contrario, es decir cuando no se han implementado procesos sencillos como sustituir el material metálico por plástico o sencilla- mente retirarlo, llevar un inventario actualizado, hacer la foliación cada vez que se ingresa un documento al expediente, el primer paso será revisar la documentación y comenzar a eliminar ganchos de grapadora y clips metálicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, re- visar que esté ordenada respetando el principio de orden original y que se hayan retirado los duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo que no deben hacer parte del expedien- te, luego deberá foliarse, como lo indica el instructivo de foliación elaborado por el AGN 13 , ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetas debidamente identificadas e inventariadas y éstas a su vez, deberán ir dentro de cajas para archivo, aunque sean temporales y se requiera realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central.

Es importante resaltar que no es función de la persona responsable del archivo central, la preparación de la documentación para la transferencia, sino del personal que tiene en cus- todia el archivo de gestión, por esto la recomendación de implementar sencillas medidas de conservación durante todos los días de cada ciclo y en especial del primero (gestión), cobra mayor importancia en la medida en que facilitará el proceso de transferencia. El responsa- ble del Archivo Central no deberá recibir una transferencia si no ha sido preparada con los pasos que se enumeraron previamente.

13 En términos generales, la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta para el caso de series documen- tales simples. En caso de series documentales complejas, cada expediente tendrá una sola foliación de manera conti- nua, aun cuando se divida en varias carpetas. La foliación deberá hacerse con lápiz de mina negra blanda o bolígrafo de tinta insoluble, aunque este último no se recomienda cuando la foliación puede estar sujeta a correcciones. No debe usarse nunca, lápiz de mina roja.

     
         

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La conservación en el Archivo Central

La conservación en el Archivo Central

El Archivo Central “agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigen- cia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. 14 En esta fase se desarrollan los procesos de organización, consulta, conservación y disposición final del documento.

En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues de nin- gún modo puede constituirse en el “cuarto de san alejo” de la entidad. Debe tener una capacidad de almacenamiento determinada previamente, para evitar sobrecargar la estan- tería y ocasionar sobrepeso en las estructuras. Tampoco deben destinarse como espacio de archivos, áreas residuales como baños, cocinas ó sótanos de parqueos, pues se deberán garantizar las condiciones estipuladas en la normatividad vigente.

Con el fin de dar una idea de lo que no debe ser un archivo central, se incluyen algunos ejemplos de lo que han sido los archivos centrales, debido a la ausencia de estrategias de conservación en gran parte de las entidades públicas por todo el territorio nacional.

de las entidades públicas por todo el territorio nacional. Ejemplos de archivos centrales en entidades públicas
de las entidades públicas por todo el territorio nacional. Ejemplos de archivos centrales en entidades públicas

Ejemplos de archivos centrales en entidades públicas en el pasado

de archivos centrales en entidades públicas en el pasado              
     
         

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La conservación en el Archivo Central

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental

los procesos de retención y valoración documental • La resistencia estructural de las placas y pisos

La resistencia estructural de las placas y pisos (deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 800 kg/m 2 en el caso de estantería fija, y de 1250 kg/m 2 para estan- tería compacta).

En este espacio sólo deberá estar ubicada la estantería, cajas y carpetas que contengan la documentación. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o dado de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas en procesos de organización. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biológicos.

Por otro lado, la estantería metálica 15 debe cumplir con las especificaciones técnicas y de distribución:

La estantería más recomendable es la metálica, ya sea del tipo convencional fija, com- pacta o rodante, y deben tener un aprovechamiento del 100% de su capacidad.

Altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de 100kg/m lineal, por bandeja o balda.

15 No se recomienda estantería de madera porque presenta riesgo de ataque biológico, especialmente en climas cálidos, además de posibles desprendimientos de vapores nocivos para el papel.

     

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La conservación en el Archivo Central

El sistema de entrepaños debe ser graduables o de altura regulable.

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de docu- mentos ni de ningún otro material.

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.

Para Recordar:

la estantería debe ser metálica, con entrepaños graduables, separada de la pared y poniendo la última balda a mínimo 10 cms.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación, acor- de con la signatura topográfica.

Asimismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulación, control y prevención, de nada servirá que se cumplan las especificaciones técnicas de edificios, estan- tes y sistemas de almacenamiento, pues la documentación y el edificio mismo terminarán deteriorándose rápidamente.

     
         

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La conservación en el Archivo Histórico

La conservación en el Archivo Histórico

De acuerdo con los artículos 7 al 10 del Título III, de la Ley 594 de 2000, cada entidad deberá conformar su Archivo General, donde reposarán tanto el Central de la Adminis-

tración, como el histórico territorial, como lo estipula el Artículo 3° del Decreto 4124 de

2004.

Al igual que el Central, el Archivo Histórico debe contar con un espacio adecuado en cuanto a ubicación, adecuación y condiciones ambientales. No debe presentar problemas de tipo estructural, tampoco deben pasar tuberías de agua o instalaciones eléctricas por el techo, no debe presentar filtraciones, problemas de humedad o goteras.

La transferencia al Archivo Histórico, se realizará cuando el tiempo de retención estable- cido en la TRD de cada unidad productora se haya cumplido y no antes.

Al momento de hacer la transferencia secundaria es necesario asegurarse de que toda la documentación esté en buen estado de conservación y limpia, que no presente deterioro biológico ni químico que pueda poner en riesgo la estabilidad de los documentos. En caso de tener problemas de tipo biológico es necesario aislar la documentación y contactar a un restaurador que pueda encargarse de controlar el problema y, si es necesario, restau- rar aquella documentación que lo requiera.

En este Archivo la documentación también deberá contar con sus carpetas y cajas, ubica- das sobre la estantería adecuada.

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documen- tación. Esta última siempre deberá realizarse en seco y debe existir personal encargado únicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se requiere una buena capacitación sobre el tema para evitar daños. La limpieza de espacios debe programarse periódica- mente para el depósito (de acuerdo con las necesidades del mismo) y para la estantería

acuerdo con las necesidades del mismo) y para la estantería            
acuerdo con las necesidades del mismo) y para la estantería            
     
         

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La conservación en el Archivo Histórico

(deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la acumulación de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de programas, resultará necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una inducción al personal en- cargado.

restaurador que haga una inducción al personal en- cargado.       44      
restaurador que haga una inducción al personal en- cargado.       44      
     

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Pautas para la consulta de documentos

Pautas para la consulta de documentos

Es necesario establecer algunas “normas” a la hora de consultar la documentación con el fin de protegerla. Algunas de estas normas son:

No mojar los dedos con saliva para pasar las páginas.

Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y monogafas).

Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depósitos.

Controlar el préstamo de documentos y llevar un estricto control de quién los consulta.

Lavarse las manos después de consultar.

No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para el almacenamiento de la documentación.

Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicación dentro del apartado del Archivo Histórico, para una correcta conservación, deberán aplicarse desde el momento del trámite, durante la consulta, en el paso por el archivo central y finalmente en el histórico.

     
         

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ANEXOS

Anexos

Anexo 1

Deterioro en documentos de archivo

Después de haber hecho un recorrido por la conservación preventiva en archivos de ges- tión, central e histórico, se hace necesario hacer un acercamiento al tema del deterioro de los documentos de archivos, conocer los factores que lo causan, los mecanismos por los que se produce dicho deterioro y los indicadores que permiten que sea detectado. Asimismo, es necesario incluir algunos aspectos relacionados con la conservación del material fotográfi- co, ya que cada vez son más archivos los que contienen este tipo de documentos que pueden ser muy frágiles y susceptibles a sufrir alteraciones irreversibles.

La alteración de los materiales de archivo se presenta como respuesta a las condiciones o modificaciones del medio ambiente o a reacciones de los componentes originales, procesos a los cuales contribuyen las condiciones en las que se encuentran almacenados. Estas alte- raciones se pueden clasificar en:

Factores de alteración

Factores de deterioro:

intrínsecos (propios de la naturaleza de los materiales) y extrínsecos (agentes externos a los documentos).

Aquellos factores con capacidad de inducir, mediante cambios o características propias a su naturaleza, ciertos mecanismos que producen la transformación de los materiales. Tam- bién llamados causas de deterioro, pueden ser agrupados en intrínsecos o extrínsecos y son hechos pasivos que pueden generar condiciones que aceleren o retarden el deterioro.

Intrínsecos: Son el resultado de la propia naturaleza de los materiales del papel y/o de los componentes o aditivos que recibe durante el proceso de fabricación; La presencia de agentes de deterioro puede ser fortuita, debido al uso de aguas no depuradas o a elementos metálicos oxidantes que se incorporen durante el proceso de fabricación.

     
         

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Anexos

El papel de manufactura industrial posee, dentro de su estructura, materiales y productos poco estables que ocasionan el deterioro de los documentos. Además de utilizar materias primas derivadas de las fibras de madera, incluyen compuestos químicos inestables como el alumbre-colofonia, empleados en la consolidación del papel. Por otro lado, en los procesos industriales químico-mecánicos de obtención de la pulpa se utilizan entre otros, el proce- dimiento al sulfito, produciendo papeles ácidos. Al igual, métodos de blanqueo con cloro, cuyos derivados poseen una alta acción oxidante.

Lignina. Los papeles modernos fabricados con pulpas extraídas de tronco de árboles poseen esta sustancia que se encuentra en las paredes celulares y que tiene la característica de ser inestable y reaccionar fácilmente con la luz y con otras sustancias. A su vez, se descompone con facilidad, dando lugar a la formación de subproductos coloreados que le confieren al papel un aspecto amarillento; también dan lugar a la producción de ácidos orgánicos que van a ocasionar hidrólisis ácida, la cual provoca una disminución en el grado de polimeri- zación de la molécula de celulosa y el consiguiente debilitamiento del soporte, con lo que experimenta la disminución de sus propiedades mecánicas.

Encolantes y cargas. Los encolantes utilizados para ayudar a la compactación de las fibras y mejorar las propiedades físico mecánicas del papel, pueden contener partículas que se oxidan causando manchas puntuales y acidez u oxidación; igualmente se presenta este me- canismo especialmente en aquellos procesos industrializados en que se emplea la mezcla colofonia-alumbre la cual cataliza la formación de ácido sulfúrico.

Tintas. Las diferentes tintas utilizadas poseen una múltiple y variada composición. Algunas causan deterioro mediante mecanismos de acción similares a los expuestos anteriormente, ya que los materiales con que se fabrican poseen variados contaminantes. Uno de los daños más frecuentes es el efecto que producen los residuos metálicos capaces de catalizar las re- acciones de oxidación o la formación de ácidos. Un caso que merece especial atención son las tintas ferro-galo-tánicas, que causan corrosión en algunos papeles llegando a ocasionar roturas; eran fabricadas a base de hierro, ácido gálico y tánico y se encuentran comúnmente en documentación antigua.

     

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Anexos

Extrínsecos: Dentro de éstos se encuentran las condiciones ambientales, biológicas, de- sastres naturales y factores antropogénicos (depósito y mantenimiento, manipulación y vandalismo).

Condiciones Ambientales

Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o acelerar acciones bióticas y procesos de oxidación y condensación, cuyos indicadores son la des- composición, debilitamiento y pulverización del soporte. Es importante controlar muy bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al mayor grado posible.

Humedad Relativa: la humedad es un factor determinante, considerando que el papel es un material higroscópico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de agua en su estructura.

Los materiales orgánicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que les permi- te mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos óptimos para su conservación en el tiempo; este porcentaje se conoce como el “agua de constitución”, que está en equi- librio dinámico con la cantidad de vapor de agua presente en el ambiente. El equilibrio se rompe si la humedad relativa es muy alta o muy baja, causando diversos deterioros.

La fluctuación de temperatura y humedad relativa pueden generar deterioros considerables.

Un exceso de humedad sobre la documentación favorece el crecimiento de hongos (de- terioro de tipo biológico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentes de hidrógeno y disminución de las interacciones entre las fibras constituyentes, procesos de hidrólisis, así como también ocasiona migraciones iónicas que a su vez rompen las redes celulósicas que dan forma a la hoja de papel.

En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros por resequedad, la cual torna frágil y quebradizo el soporte. Este daño es prácticamente irreversible y se caracteriza por la pérdida de agua de hidratación y de propiedades físico- mecánicas como la resistencia y la flexibilidad.

     
         

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Anexos

Otro problema que se puede presentar es la cristalización de los adhesivos o colas utili- zados en los procesos de encuadernación. Estos materiales que se involucran en la do- cumentación producen también cambios dimensionales como encogimiento debido a la pérdida de flexibilidad y elasticidad de la película o adhesivo.

Iluminación: Para evitar el deterioro ocasionado por la luz, es necesario además de cono- cer su naturaleza y características, poder medirla. Esto se puede hacer con el luxómetro y el monitor de radiaciones UV.

Fuentes de iluminación:

Natural

Proviene de los rayos solares. Aunque sea de forma indirecta es la más perjudi- cial pues contiene la mayor proporción de radiaciones UV y una alta intensidad lumínica. Altas montañas: mayor daño.

Lámpara incandescente

Artificial

Constituida por un bulbo de cristal con un filamen- to de tungsteno calentado por la electricidad. Gran parte de la electricidad se convierte en calor y no en luz. Emite una gran cantidad de rayos IR por lo que aumenta la temperatura de los depósitos.

Lámpara fluorescente

Constituida por un tubo de cristal que contiene vapor de mercurio y recubierta de polvos capaces de fluorescer en las radiaciones emitidas por el vapor. Emiten radiaciones UV. No deben usarse sin filtro.

Acciones

para reducir

los efectos

Eliminar la radiación UV utilizando filtros en ventanas. Reducir la iluminación de manera que sea sólo la necesaria para que el objeto se vea. Reducir el tiempo de iluminación tanto como sea posible. No permitir que los rayos solares ni la luz artificial incidan directamente sobre los documentos.

     

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Anexos

Es necesario tener claro que todo material orgánico corre peligro en presencia de la luz (papel, madera, pergamino, cuero, tintes, colas, gomas y resinas entre otros).

La luz puede aportar calor que acelera los procesos de deterioro de la celulosa, estimula la actividad biológica. Por otro lado las radiaciones UV de la luz natural y de las lámparas fluorescentes ocasionan daños más graves como reacciones fotoquímicas de los radicales libres de la celulosa. El daño de este tipo más común es la fotooxidación; ésta conlleva una gran cantidad de reacciones químicas que en últimas producen cambios de color, disminución en las propiedades mecánicas, etc. Este proceso puede verse acelerado tam- bién por la presencia de algunas sustancias como la lignina y de acuerdo al tipo de fibras del papel.

Como último aspecto sobre la iluminación, es necesario comentar que mientras más in- tensa sea la luz sobre un documento y más tiempo de exposición tenga, mayor será su deterioro, gracias a la Ley de la Reciprocidad que nos dice que la luz actúa acumulativa- mente, de manera que es el tiempo total de exposición lo que importa. Por este motivo, la estrategia más eficaz para reducir los daños es reducir la iluminación y el tiempo de exposición.

Ley de Reciprocidad:

La luz tiene un efecto acumulativo sobre el papel, por lo que es necesario reducir los tiempos de exposición.

Contaminación atmosférica: Las sustancias más comunes y que causan graves daños en diversos tipos de documentación son el dióxido sulfuroso (SO2), el dióxido de nitrógeno (NO2) y el trióxido de azufre o anhídrido sulfúrico (SO3), los cuales en contacto con el agua (humedad) dan lugar a la formación de ácido sulfúrico y nítrico los cuales tienen la propiedad de ser corrosivos y pueden causar sobre el papel oxidaciones, hidrólisis ácida de la celulosa, modificaciones estructurales sobre otros componentes tornándolos solu- bles. Algunas partículas metálicas presentes en el papel catalizan (aceleran) la formación de ácidos y por lo tanto su acción.

En ambiente salino los iones cloruro del ácido clorhídrico en presencia del ácido sul-

fúrico son una mezcla particularmente corrosiva, al igual que la que formaría el ácido

clorhídrico con el ácido nítrico.

Igualmente son causantes de deterioro las partículas

     
         

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Anexos

metálicas del papel en ambientes contaminados con cloro, fertilizantes y sustancias de las fumigaciones.

En primer lugar, los metales reaccionan con el oxígeno produciendo óxidos, este óxido puede ser lo suficientemente colorido como para provocar una mancha sobre la docu- mentación. Aunque la reacción de algunos gases contaminantes atmosféricos con el agua puede ser lenta, al estar presentes partículas metálicas como óxidos de aluminio, cobre, hierro, etc, se acelera ocasionando un incremento en la velocidad de deterioro. Este fe- nómeno es conocido como un proceso de catálisis química.

Factores Biológicos

Gran parte de la destrucción de los materiales de archivo es atribuida a la acción de micro- organismos, insectos y micro mamíferos.

En los espacios cerrados la concentración de los gases depende de la humedad. Mientras

mayor sea ésta, más rápido se absorberá el gas por los materiales constitutivos del espacio

y aquellos depositados en él.

El polvo, conformado por pequeñas partículas sólidas que permanecen suspendidas en el aire por un tiempo, es un elemento que causa graves daños sobre los soportes documen-

tales. Las sustancias químicas, cristalinas y amorfas como tierra, arena, hollín, residuos ácidos y gaseosos y microorganismos, generan o aceleran procesos de deterioro químico

y físico sobre el papel.

Factores biológicos

Gran parte de la destrucción de los materiales de archivo es atribuida a la acción de micro- organismos, insectos y micro mamíferos.

Hongos. Son organismos que toman las sustancias alimenticias por digestión del sustrato en que crecen. El cuerpo de un hongo es denominado micelio y consiste en la reunión de múltiples filamentos llamados hifas. Durante su ciclo de vida, muchos hongos forman estructuras especializadas que producen cuerpos reproductivos o esporas. Estas son li- beradas al aire en donde permanecen en estado de latencia hasta que encuentran un medio ambiente favorable. Los hongos, juegan un papel mucho más importante que las bacterias en lo que se refiere al deterioro de los materiales de archivo, debido a su amplio

     

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Anexos

espectro de acción y la poca especificidad de sus requerimientos de humedad, presencia o ausencia de oxígeno, temperatura y a su tipo de nutrición.

Insectos. Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayoría de especies pueden alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorando soportes como papel, cartón, cuero pergamino, adhesivos, tela de encuadernaciones y madera de estanterías.

Murciélagos (Chioptera). Frecuentes en climas tropicales, se pueden encontrar en gran cantidad en archivos rurales; de hábito nocturno se alimentan de frutas, insectos y sangre. Cuando estos animales pasan la noche dentro de los archivos y áticos, pueden manchar con su orina la documentación y sus excrementos ocasionan problemas de salubridad e infestación de insectos así como concreciones que modifican las calidades estéticas u ocultan e incluso degradan tanto al soporte como la información.

Aves. Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; su ex- cremento deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollo de microorganismos. Entre los principales insectos que pueden ser atraídos por los excre- mentos y establecer su hábitat en los nidos de las aves se encuentran las polillas, los piojos de libro, los escarabajos de las alfombras y del libro.

Desastres o catástrofes

Aquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria de carácter accidental y/o inducido que al incidir directamente sobre la documentación van a causar deterioros generalmente irreversibles. La posibilidad de ocurrencia de catástrofes naturales depende en gran parte de la ubicación geográfica y de la conformación geológica de los terrenos. De acuerdo con estos aspectos podemos tener los siguientes casos:

con estos aspectos podemos tener los siguientes casos: Pescadito de Plata Fotografía: Jorge Ventocilla / Instituto

Pescadito de Plata

Fotografía: Jorge Ventocilla / Instituto Smithsonian

Sismos/terremotos. Este factor afecta aquellas zonas volcánicas o cercanas a fallas geo- lógicas, generalmente en las vecindades de la costa pacífica, donde estos fenómenos ocurren con cierta periodicidad.

     
         

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Anexos

Anexos No utilizar material metálico • Incendios . Los incendios son un problema causante de daños

No utilizar material metálico

Incendios. Los incendios son un problema causante de daños irreversibles a la documentación ya que la pérdida de información es inminente debido al cambio en la naturaleza del material (los diferentes materiales de carácter combustible, tales como celulosa, cuero, etc., reaccionan con el oxígeno ambiental dando lugar a la formación de carbón, gas carbónico y vapor de agua).

Inundaciones. Factor propio de aquellas zonas ubicadas en las cercanías de ríos, lagos, costas, etc., los cuales al entrar en contacto con la documentación y ser absorbidos por la misma van a causar un fuerte debilitamiento del soporte, corrimiento de tintas, daños en las encuadernaciones y propician el crecimiento de hongos, entre otros.

Factores Antropogénicos

Se definen como aquellos que son producto de la acción directa o indirecta del hombre. Entre ellos se encuentran los siguientes:

Depósito y mantenimiento. Un factor indirecto de deterioro, pero no menos importante, es la edificación destinada a albergar la documentación. Si cuenta con una mala ubicación, diseño poco funcional, mala ventilación, fuentes de iluminación y sistemas de depósito inadecuados, proveerán las condiciones para el daño de los soportes.

Manipulación. El hombre es considerado como uno de los principales causantes de deterioro de los documentos. Los daños físicos más frecuentes en los diferentes tipos de documentos son en general desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento del soporte y desgarros por tensiones excesivas. La consulta periódica de la documentación implica un constante abrir y cerrar de tomos y otras unidades de conservación, movimientos continuos en la ubicación sobre estanterías. Esto, unido al empleo de materiales de baja calidad, va a deteriorar a largo plazo la documentación debido a fricciones, rozamientos y desgarros.

Materiales metálicos. El empleo de materiales metálicos tales como grapas, clips, anillados, ganchos, ribetes, etc., causan en el papel diferentes tipos de alteraciones, que se intensifican cuando el documento está en ambientes húmedos.

     

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Anexos

Entre las alteraciones más frecuentes podemos citar las manchas causadas por la oxi- dación de estos materiales. La acción corrosiva que tienen sobre los soportes, causan principalmente manchas y roturas.

Vandalismo. Se refiere a los deterioros físicos o mecánicos en general, causados por manejos malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas, inscripciones, fragmentaciones y manchas.

Mecanismos e Indicadores de alteración

Son una secuencia de cambios físicos y químicos que provocan modificaciones en ciertas propiedades específicas del material, cuando éste ha sido influenciado por factores de al- teración. Entre los mecanismos deteriorantes más comunes podemos citar los siguientes:

degradación térmica; oxidación; hidrólisis ácida, degradación enzimática o alteraciones físico-mecánicas, entre otros.

Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo) mediante las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes (mecanismos de alteración), que ha sufrido el material.

Anexo 2

Empaste y encuadernación: ¿La solución? 16

Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza muchas veces de manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y los métodos por los que se realiza. En ocasiones, no resulta fácil determinar el paso a seguir con grandes paquetes de documentos. Sin importar cuál sea la cantidad de paquetes que tengamos, es necesario re- cordar que el objetivo es conservar en buen estado el patrimonio documental. En el tema del empaste, existe una verdad fundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias irreversibles, por lo que se hace necesario evitar que este tipo de prácticas se vuelvan comunes dentro de nuestros archivos.

16 Tomado de: “Ante todo Prevenir”. Artículo publicado en el Boletín Con-Tacto No. 8 por Ángela Barajas y Tarcisio Peñaranda. Archivo General de la Nación. Páginas 3-5.

     
         

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Anexos

Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son múltiples, consideramos im- portante mencionar algunos ejemplos con el propósito de que no se repitan. En algunas ocasiones, la documentación no se ha preparado correctamente para llevar a cabo este proceso y se ha llegado a empastar sin eliminar primero el material metálico, hacer folia- ción y revisarla, desdoblar los documentos (quedando incluso “perdida” la información por no poder desdoblarlo). En otros casos, las márgenes resultan insuficientes y al empastar la información se ha perdido al perforar el soporte o sencillamente no puede leerse porque no puede abrirse lo suficiente. El tipo de costuras utilizadas para el empaste son otro pro- blema que ha contribuido a deteriorar una parte del patrimonio documental de la Nación, pues se usan las costuras conocidas como “diente de perro” y de “nervios incrustados” que causan roturas y pérdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y el exceso de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios, generando problemas de tipo químico, físico y hasta estético.

Al momento de evaluar la necesidad de un empaste, deben tenerse en cuenta los siguientes criterios:

Necesidad: según la clasificación archivística, la frecuencia de uso y la obligatoriedad del empaste.

Funcionalidad: debe examinarse con cuidado si las márgenes lo permiten sin afectar el contenido y el grado de abertura que se requeriría para no alterar la lectura del texto.

Durabilidad: resistencia al uso y estabilidad estructural.

Longevidad: resistencia al deterioro químico y estabilidad de los materiales que se usan para el empaste.

Reversibilidad: en lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad de reempla- zarse posteriormente.

     

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Anexos

A la hora de empastar, es muy importante evaluar la calidad de los materiales, específica-

mente el grado de acidez de cartones, papeles y telas; asimismo la cubierta debe ser acorde con el tamaño y el peso de la unidad, si la cantidad de folios es muy alta, debe partirse en 2 ó 3 partes iguales y empastar de la misma forma, de manera que no dificulte la abertura.

Anexo 3

Extintores

Para tener una idea de la mínima cantidad de extintores que deberán ubicarse dentro de un depósito de archivos, se incluye la siguiente tabla.

de un depósito de archivos, se incluye la siguiente tabla. Extintor de CO 2 OCUPACIÓN OCUPACIÓN

Extintor de CO 2

OCUPACIÓN

OCUPACIÓN

OCUPACIÓN

Riesgo Leve

Riesgo ordinario*

Riesgo Extraordinario

(bajo)

(moderado)

(alto)

Clasificación mínima Extintor individual

2

2

4

Área máxima por unidad de A

3000 pies cuadrados 280 m 2

1500 pies cuadrados 140 m 2

1000 pies cuadrados 93 m 2

11250 pies cuadrados 1045 m 2

11250 pies cuadrados 1045 m 2

11250 pies cuadrados 1045 m 2

Distancia máxima a

75 pies

75 pies

75 pies

recorrer hasta el extintor

22.7 m

22.7 m

22.7 m

Cuando el área de un edificio es menor de 3000 pies2 (279 m2) debería colocarse por lo menos un extintor del tamaño mínimo recomendado.

* Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificación entrarían la mayoría de los de- pósitos de archivo siempre y cuando sea respetado su uso único como archivo y no como “cuarto de san alejo”. La cantidad total de combustible de clase A e inflamables de clase

B están presentes en una proporción mayor que la esperada en lugares con riesgo menor

     
         

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Anexos

(bajo). Estos lugares podrían consistir en oficinas, salones de clase, tiendas de mercancía y almacenamiento, manufactura ligera, salones de exhibición de autos, parqueaderos, taller o mantenimiento de áreas de servicio de lugares de riesgo menor (bajo) y depósitos con mercancías de clase I ó clase II.

Cada entidad deberá evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para implemen- tar otro tipo de medidas preventivas como sistemas automáticos de riego (sprinklers), entre otros. Teniendo presente que el daño causado a los documentos en un incendio, sea el me- nor posible. Ya que en caso de conatos de incendio, puede resultar peor el uso de sistemas avanzados que el de extintores, al mojar la documentación y causar problemas con las tintas y los soportes.

Anexo 4

Normatividad archivística sobre Preservación, Conservación y Restauración

Acuerdo 07-1994 Reglamento General de Archivos.

Capítulo VII “Conservación de los Documentos” .

Artículo 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Artículo 60. Conservación integral de documentación de archivos.

Artículo 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Artículo 62. Responsabilidad de la información de archivos.

Artículo 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación.

Artículo 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

     

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Artículo 65. Conservación de documentos originales.

Anexos

Acuerdo 011 de 1996, por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 005 de 1997, que establece requisitos para personas naturales o jurídicas que presten los servicios de organización de archivos.

”Acceso a los Do-

cumentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de Conservación”.

Acuerdo 047/2000, por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V

Acuerdo 048/2000 Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del Capítulo 7. “Conservación

, conservación y restauración documental”.

de Documentos”

del Reglamento General de Archivos sobre Conservación Preventiva,

Acuerdo 049/2000, por el cual se desarrolla el Artículo 61 del Reglamento General de Ar- chivos sobre “Condiciones de Edificios y Locales destinados a Archivos”.

Acuerdo 050 (5 de mayo de 2000), por el cual se desarrolla el Artículo 64 del

Título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de Deterioro de los Documentos de Archivo y Situaciones de Riesgo”.

Ley 594 del 14 de julio del 2000. Ley General de Archivos.

Título IV: Administración de archivos.

Artículo 13. Instalaciones.

Titulo XI: Conservación de documentos.

     
         

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Anexos

Artículo 46. Conservación de documentos.

Artículo 47. Calidad de los soportes.

Artículo 48. Conservación en nuevos soportes.

Artículo 49. Reproducción de documentos.

Normas Técnicas

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad”.

NTC 5397:2005. Materiales para documentos de archivo en soporte papel. Caracterís- ticas de calidad.

     

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BIBLIOGrAfíA

Bibliografía

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FERNÁNDEZ, Mario Omar. Contaminación del aire por compuestos sólidos y líquidos. En: Boletín Con-Tacto, Número 3. Publicación del Laboratorio de Restauración, AGN, Colombia, 1995.

FERNÁNDEZ, Mario Omar. La iluminación. En: Boletín Con-Tacto, Número 4 y 5. Pu- blicación del Laboratorio de Restauración, AGN, Colombia, 1996.

GARCÍA, María Clemencia. Conservación preventiva en archivos de gestión. En: Boletín Con-Tacto, Número 6. Publicación del Laboratorio de Restauración, AGN, Colombia,

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GARCÍA, María Clemencia. Programas permanentes de conservación. En: Boletín Con- Tacto, Número 8. Publicación del Laboratorio de Restauración, AGN, Colombia,

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GUERRERO, Helbert. Condiciones ambientales y conservación. En: La conservación del patrimonio documental, Memorias del V Seminario Sistema Nacional de Archivos. Colombia: Archivo General de la Nación, 1997.

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Con-Tacto,

Número 6. Publicación del Laboratorio de Restauración, AGN, Colombia, 1997.

     
         

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PÁEZ, Fabio Enrique. Guía para la conservación preventiva en los archivos, orientaciones en primeros auxilios para documentos de archivo. Colombia: Archivo General de la Nación, 1997.

SANTANDER, Mario Javier. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. So- portes documentales alternativos en archivos y centros de información. Colombia:

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