Universidad de Oriente

Núcleo de Nueva Esparta

Escuela de Ciencias Sociales y administrativas
Programa de Licenciatura en Contaduría Pública

LA ORGANIZACIÓN Y LOS SISTEMAS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Integrantes:
Josely Boggio C.I 25.305.322
Marianny Camacho C.I 25.156.557
Simón Calderón C.I 24.598.932
Mariana Pérez C.I 25.967.811
Zobeida Zaragoza C.I 25.807.987

Guatamare, 15 de marzo de 2018

 Índice

ÍNDICE .................................................................................................................... 1
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2
TEMA 1. LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y LOS SISTEMAS. .................... 3
1.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ............................. 3
1.2 TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS. ..................................................... 7
1.3 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ............................................................. 14
1.4 EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ....................... 16
TEMA 2. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ........................................................... 19
2.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
.............................................................................................................................. 19
2.2. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVA ................................................................................................ 20
2.3. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMAS DE NÓMINA ............... 21
2.4. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMAS DE CRÉDITO Y
COBRANZA .......................................................................................................... 23
2.5 CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE VENTAS .................. 26
2.6 CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE CAJA ....................... 29
2.7. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE COMPRAS. ............ 33
2.8 CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE INVENTARIOS. ....... 37
CONCLUSIÓN ...................................................................................................... 40
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 41

1
 Introducción

Con los diversos avances tecnológicos que han ocurrido y ocurren

actualmente, los seres humanos han comprendido la importancia de estudiar
detenidamente y con precisión los diversos sistemas, para así lograr de esta manera
que las actividades dentro de la entidad económica puedan realizarse de manera
eficiente.

Los sistemas podríamos definirlos de manera sencilla, como el conjunto de

componentes que interactúan entre si y se interrelacionan con la finalidad de lograr
una mayor eficiencia.

Mientras que los sistemas administrativos en su aceptación más amplia son

definidos como una red o esquema de proceso cuya finalidad es ayudar al
cumplimiento de los fines de la organización.

En el siguiente trabajo profundizaremos sobre estos temas y realizaremos un

análisis sobre su origen, clasificación y distintos tipos de sistemas.

2
Tema 1. La organización empresarial y
los sistemas.
1.1 Características generales de los Sistemas

1.Concepto
La palabra "sistema" tiene muchas connotaciones: un conjunto de elementos
interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades combinadas que forman
un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que el resultado que las
unidades podrían tener si funcionaran independientemente. El ser humano, por
ejemplo, es un sistema que consta de un número de órganos y miembros, y
solamente cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz.
Similarmente, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de un
número de partes interactuantes. Por ejemplo, una firma manufacturera tiene una
sección dedicada a la producción, otra dedicada a las ventas, una tercera dedicada
a las finanzas y otras varias. Ninguna de ellas es más que las otras, en sí. Pero
cuando la firma tiene todas esas secciones y son adecuadamente coordinadas, se
puede esperar que funcionen eficazmente y logren las utilidades

2.Ubicacion y delimitación
Todas las cosas que existen en el universo pueden considerarse sistemas:
las células, las plantas, el hombre, las sociedades, los planetas, las galaxias y por
supuesto, las organizaciones, o cada una de sus partes.

La delimitación de un sistema depende del interés de la persona que

pretende analizarlo.

3.Clasificación
Existe una gran variedad de sistema y una amplia gama de tipologías para
clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas.

1.En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos:

3
 a) Sistemas físicos o concretos, cuando están compuestos por equipos,
por maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos
cuantitativos de desempeño.

b) Sistemas abstractos, cuando están compuestos por conceptos, planes,

hipótesis e ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas
veces sólo existen en el pensamiento de las personas.

En realidad, en ciertos casos, el sistema físico (hardware)opera en

consonancia con el sistema abstracto(software).

Es el ejemplo de una escuela con sus salones de clases, pupitres, tableros,

iluminación, etc.

2.En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:

a) Sistemas cerrados: Son los sistemas que no presentan intercambio con

el medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia
ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, y
por otro lado tampoco influencian al ambiente.

b) Sistemas abiertos: son los sistemas que presentan relaciones de

intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Los sistemas abiertos
intercambian materia y energía regularmente con el medio ambiente. Son
eminentemente adaptativos, esto es, para sobrevivir deben reajustarse
constantemente a las condiciones del medio.

Mantienen un juego recíproco con las fuerzas del ambiente y la calidad de su

estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza,
aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo
proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados-esto

es, los sistemas que están aislados de su medio ambiente- cumplen el segundo
principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad, llamada entropía,
tiende a aumentar a un máximo".

La conclusión es que existe una "tendencia general de los eventos en la

naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden". Sin embargo, un
sistema abierto "mantiene así mismo, un continuo flujo de entrada y salida, un
mantenimiento y sustentación de los componentes, no estando a lo largo de su vida
en un estado de equilibrio químico y termodinámico, obtenido a través de un estado
firme llamado homeostasis". Los sistemas abiertos, por lo tanto, "evitan el aumento

4
de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado decreciente orden y
organización" (entropía negativa).

A través de la interacción ambiental, los sistemas abiertos" restauran su

propia energía y reparan pérdidas en su propia organización".

El concepto de sistema abierto puede ser aplicado a diversos niveles de

enfoque: al nivel del individuo, al nivel del grupo, al nivel de la organización y al nivel
de la sociedad, yendo desde un microsistema hasta un supra sistema en términos
más amplios, va de la célula al universo.

También podemos encontrar:

 Sistemas Naturales
 Sistemas Elaborados
 Sistemas Determinísticos
 Sistemas Probabilísticas

4. Jerarquización
La teoría general de sistemas nos da la estructuración de una jerarquía de
niveles de complejidad para las unidades básicas de conducta en los diferentes
campos:

1. El primer nivel es el de una estructura estática. Podría llamársele el nivel de

las estructuras (Aquellas estructuras que no van a cambiar en el mundo real).
Constituye la geografía y la anatomía del universo. Ejemplos: La sustancia H20,
cuyas características como inodora, insípida e incolora, le hacen tener una
estructura única, los átomos, moléculas ordinarias, cristales, estructuras biológicas
microscópicas.

2. El siguiente nivel de análisis sistemático es el de un sistema dinámico simple

con movimientos necesarios y predeterminados (puede exhibir equilibrio). Este
puede ser denominado el nivel de relojería. El sistema solar es, por supuesto, el
gran reloj del universo desde el punto de vista del hombre y las predicciones
maravillosamente exactas de los astrónomos son un testimonio de la excelencia del
reloj que ellos estudian. La mayor parte de la estructura teórica de la física, la
química e incluso de la economía cae dentro de esta categoría.

3. El siguiente nivel es el del mecanismo de control o sistema cibernético, el cual

puede denominarse el nivel del termostato. (Sistema cuyo funcionamiento se auto
controla). Ejemplo.: Sobrepoblación de las especies, se controlan por pestes o
epidemias, el cuerpo humano, motores, termostato, servomecanismo, entre otros

5
 4. El cuarto nivel es el de sistema abierto. Este es el nivel en el que la vida
empieza a diferenciarse de la no vida; se le puede denominar nivel de la célula. Es
una forma de observar el mundo real con relación a su entorno. Ejemplo.: Llamas o
fuego, para que surja tiene que existir oxígeno, las células y organismos en general.

5. El quinto nivel es el de los organismos inferiores o de bajo nivel, puede

denominarse nivel genético asociativo; está caracterizado por la planta y domina al
mundo empírico del botánico. Son entes que existen en el mundo y que tienen vida.
Ejemplo.: Plantas, órganos, tejidos, organismos "vegetaloides".

6. El nivel animal, caracterizado por una movilidad incrementada, conducta

teleológica y conocimiento de su existencia. Aparece el desarrollo de receptores de
información especializados (ojos. oídos, etc.).

7. El siguiente nivel es el nivel “humano”, esto es, del hombre, considerado como
un sistema. Además, de todas, o casi todas las características de los sistemas
animales, el hombre posee autoconciencia, lo cual es algo diferente de la pura
conciencia. Su imagen, además de ser mucho más compleja, incluso que la de los
animales superiores, tiene una cualidad autor reflexiva (el hombre no solamente
sabe, sino que está consciente de lo que sabe). Ejms.: Simbolismo: pasado y futuro,
conciencia del yo, comunicación por lenguaje etc.

8. Debido a la importancia vital que tienen para el individuo las imágenes

simbólicas en la conducta basada en ellas, no es fácil separar claramente el nivel
del organismo humano individual del siguiente nivel, esto es, el de las
organizaciones sociales. Ejms.: Poblaciones de organismos (incluyendo los
humanos), comunidades determinadas por símbolos (culturas).

9. Los sistemas simbólicos son producto de los sistemas socioculturales, son

propiedades emergentes de las relaciones del mundo real. Ejms.: Lenguaje, lógica
matemática, ciencias, artes, moral, filosofía, leyes, pensamiento científico,
literaturas, etc.

10. Por último el nivel de los sistemas trascendentales, existen los absolutos, los
esenciales, los inescapables y los incognoscibles y ellos también exhiben una
estructura sistemática y de relación. Son los sistemas que están por encima del
entendimiento humano. Ejms.: La idea de Dios, Metafísica, Religión.

6
1.2 Teoría General de los Sistemas.

1.Contexto Histórico
Desde lo histórico la teoría de la administración científica usó el concepto de
sistema hombre-máquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril. En relación con los
trabajadores, la teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque: hombre
máquina, se transformaron maneras de evaluar la producción y una visión nueva en
las técnicas de gestión gerencial.

En tiempos muy lejanos, los sistemas eran cerrados, no se tenían en cuenta

el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación –
feedback-, básico para sobrevivir. Este enfoque antiguo fue débil, ya que se utilizó
pocas variables significativas de la realidad de entonces y otras veces se ha
sustentado con variables impropias.

La concepción de sistemas no es una tecnología en sí misma, pero es la

resultante de ella. Así podemos ver que analizando las organizaciones vivar revela:
lo general en lo particular mostrando las propiedades generales de las especies que
se adaptan y sobreviven en ambientes típicos. Los sistemas vivos son analizados
como sistemas abiertos, que mantienen un continuo intercambio de materia,
energía e información con el medio ambiente. La teoría de sistema permite
considerar los fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar temáticas a
veces distintas.

Ludwig von Bertalanffy (19 de septiembre, 1901, Viena, Austria - 12 de junio,

1972, New York, Estados Unidos) fue un biólogo, reconocido por haber formulado
la Teoría de sistemas. Ciudadano austríaco, trabajó mucho en los Estados Unidos,
donde fue discriminado por no haberse querido presentar como víctima del nazismo,
lo que le hizo volver a Europa.

El origen de la Teoría General de Sistemas surgió con los trabajos de Ludwig

Von Bertalanffy (alemán), publicados durante los años 1950 a 1968. La teoría
general de sistemas no soluciona problemas o da soluciones prácticas, pero
produce teorías y conceptos de aplicación en una realidad social determinada.

2. Conceptos

Todo sistema, para sobrevivir, necesita realimentación interna e intercambio

de flujos de muy variada naturaleza con su entorno a fin de evitar el crecimiento

7
constante de su entropía, que lo llevaría a su muerte térmica. Es un método: que
nos permite unir y organizar los conocimientos con la intención de una mayor
eficacia de acción.
Engloba la totalidad de los elementos del sistema estudiado así como las
interacciones que existen entre los elementos y la interdependencia entre ambos.

La Teoría General de Sistemas fue concebida por BERTALANFFY en la

década de 1940, con el fin de constituir un modelo práctico para conceptualizar los
fenómenos que la reducción mecanicista de la ciencia clásica no podía explicar.

En particular, la teoría general de sistemas parece proporcionar un marco

teórico unificador tanto para las ciencias naturales como para las sociales, que
necesitaban emplear conceptos tales como "organización", "totalidad", globalidad e
"interacción dinámica; lo lineal es sustituido por lo circular, ninguno de los cuales
era fácilmente estudiable por los métodos analíticos de las ciencias puras. Lo
individual perdía importancia ante el enfoque interdisciplinario.

El mecanicismo veía el mundo seccionado en partes cada vez más

pequeñas, la teoría de los sistemas veía la realidad como estructuras cada vez más
grandes. La Teoría General de Sistemas, que había recibido influencias del campo
matemático (teoría de los tipos lógicos y de grupos) presentaba un universo
compuesto por acúmulos de energía y materia (sistemas), organizados en
subsistemas e interrelacionados unos con otros.

Esta teoría aplicada a la psiquiatría, venía a integrar los enfoques biológicos,

dinámicos y sociales, e intentaba, desde una perspectiva global, dar un nuevo
enfoque al diagnóstico, a la psicopatología y a la terapéutica.

HALL y FAGEN han definido el "sistema" como: conjunto de objetos, junto

con las relaciones entre los objetos y entre sus propiedades. Las partes
componentes del sistema son los objetos, cuyas interrelaciones lo cohesionan.

3.Leyes y Principios
a) Principio de Equifinalidad

La equifinalidad es una de las propiedades de los sistemas abiertos. En un

sistema, los “resultados” no están determinados tanto por las condiciones iniciales
como por la naturaleza del proceso o los parámetros del sistema.

8
 La conducta final de los sistemas abiertos está basada en su independencia
con respecto a las condiciones iniciales. Este principio de equifinalidad significa que
idénticos resultados pueden tener orígenes distintos, porque lo decisivo es la
naturaleza de la organización. Así mismo, diferentes resultados pueden ser
producidos por las mismas “causas”.

Por tanto, cuando observamos un sistema no se puede hacer

necesariamente una inferencia con respecto a su estado pasado o futuro a partir de
su estado actual, porque las mismas condiciones iniciales no producen los mismos
efectos.

En un sistema, los "resultados" (en el sentido de alteración del estado al cabo

de un período de tiempo) no están determinados tanto por las condiciones iniciales
como por la naturaleza del proceso o los parámetros del sistema.

La conducta final de los sistemas abiertos está basada en su independencia

con respecto a las condiciones iniciales. Este principio de equifinalidad significa que
idénticos resultados pueden tener orígenes distintos, porque lo decisivo es la
naturaleza de la organización. Así mismo, diferentes resultados pueden ser
producidos por las mismas "causas".

Por tanto, cuando observamos un sistema no se puede hacer

necesariamente una inferencia con respecto a su estado pasado o futuro a partir de
su estado actual, porque las mismas condiciones iniciales no producen los mismos
efectos.

b) Principio de Homeóstasis

La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de

respuesta y de adaptación al contexto.

Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la

supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren
transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre
transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.

La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el

transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente
entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso
sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de
revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través
del tiempo.

9
 En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo,
en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o
mejor aún transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización
más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque
en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía
se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un
estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse
hacia estados de orden y de organización creciente.

La permeabilidad de un sistema mide la interacción que este recibe del

medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será más
o menos abierto.

Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se

desarrollan son sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media
son los llamados sistemas abiertos.

Por el contrario, los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan

sistemas cerrados.

c) Ley de Requisito de Variedad.

A partir del mecanismo de equilibrio homeostático, se deriva que “los

sistemas viables mantienen un comportamiento de equilibrio solo mediante un
múltiple contacto con todo lo que se encuentra fuera de ellos y que esto implica
necesariamente una amplia exposición a la complejidad” para mantener el equilibrio
y ser viables, los sistemas requieren mantener un nivel de relaciones adecuado con
un entorno complejo, lo cual les exige mantener en sí mismos niveles mínimos de
complejidad y estar en capacidad de cambiarlos según las necesidades que plantee
su interacción con el ambiente.

Esa reflexión lleva implícita la ley de la variedad requerida, según la cual:

Dado un sistema y un regulador (controlador) de este sistema, la cantidad de

regulación posible es absolutamente limitada por la variedad del regulador (la que
puede distinguir y manejar).

Es decir, la complejidad relativa entre el sistema regulador y el sistema

regulado es de importancia crucial para alcanzar el objetivo de control.

10
 d) Principio de Entropía

La entropía en su origen, como concepto de termodinámica, ha pasado a

formar parte del lenguaje de sistemas indicando el grado de desorden de un
sistema. El proceso entrópico se puede considerar como la pérdida progresiva de
las relaciones que forman un sistema, que bien pueden ser las relaciones dentro de
una organización.

En general se puede decir que todo sistema está sujeto al proceso de

entropía, por medio del cual va pasando de estados más ordenados a estados
menos ordenados y finalmente al caos. Así, toda entidad, incluyendo a todo sistema
y organización, está sujeta a la ley de la entropía como ley universal. La entropía de
la organización se interpreta como el deterioro que exhibe la organización después
de un cierto período de actividad, lo que le resta capacidad de ejercer las funciones
que se fijaron en su formación.

e) Teoría de la Recursividad

Se puede entender por recursividad el hecho de que un sistema, este

compuesto a su vez de objetos que también son sistemas. Lo importante de esto es
que cada uno de los objetos, no importando su tamaño, tiene propiedades que lo
convierten en una totalidad.

El concepto de recursividad se aplica a sistemas dentro de sistemas

mayores. En general que un sistema sea subsistema de otro más grande, y por otro,
puede estar compuesto de sistemas menores. La recursividad representa la
jerarquización de todos los sistemas existentes es el concepto unificador de la
realidad y de los objetos.

 Aplicación de la recursividad: Se aplica a sistemas dentro de sistemas

mayores y a ciertas características particulares más bien funciones o
conductas propias de cada sistema que son semejantes a la de los sistemas
mayores. No consiste en sumar partes aisladas sino integrar elementos que
en si son una totalidad dentro de una totalidad. La recursividad se presenta
en torno a ciertas características particulares de diferentes elementos o
talidades de diferentes grados de complejidad.
 Principio de recursividad: Lo que este principio argumenta es que
cualquiera actividad que es aplicable al sistema lo es para el Supra sistema
y el subsistema.

11
 - Un Subsistema es un sistema alterno al sistema principal (o que es el objeto
de estudio y/o enfoque) que se desarrolla en segundo término tomando en
cuenta el intercambio de cualquier forma o procedimiento.
- Un Supra sistema es aquel que comprende una jerarquía mayor a la de un
sistema principal determinado, enlazando diferentes tipos de comunicación
interna y externa.

4. Enfoque de Sistemas
El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes.
Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se
interrelacionan y afectan mutuamente.

El origen de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de

causa y efecto, y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de
sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que
no existe elemento físico o químico independiente, todos los elementos están
integrados en unidades relativamente interdependientes.

Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado "La teoría
general de sistemas y la estructura científica". Este artículo es considerado de gran
relevancia porque revolucionó el pensamiento científico y administrativo.

Puede definirse un sistema como "un conjunto de elementos íntimamente

relacionados que actúan e interactúan entre sí hacia la consecución de un fin
determinado".

 Método empírico – intuitivo Teoría General de Sistemas.

 Método Teoría deductiva de sistemas.

12
 ENFOQUE DE SISTEMA ABIERTO Y SISTEMA CERRADO DESDE EL PUNTO
DE VISTA ADMINISTRATIVO.

Sistema Abierto (enfoque externo). Criterio Eficacia

Sistema Cerrado (enfoque interno). Criterio Eficiencia.

13
 LA TEORÍA DE LOS SISTEMAS APLICADA A LAS ORGANIZACIONES.

Definición de sistema desde el punto de vista organizacional y de la

administración, según G. Gómez.

“Es una organización compuesta de hombres y máquinas empeñadas en una

actividad coordinada y dirigida hacia una meta, enlazados mediante sistemas de
información e influidos por el ambiente externo”.

1.3 Sistemas y Procedimientos

1.Concepto
Procedimiento

Según Koontz & O'Donnell son planes, en cuanto se establece un método

habitual de manejar actividades futuras.
Son verdaderas guías de acción, más que de pensamiento, que detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
Esto quiere decir que son una función encaminada al análisis de los planes
de acción con la finalidad de ayudar a la administración a la simplificación y
estandarización del trabajo y las operaciones.

Por otra parte, se puede definir como un conjunto de acciones u operaciones

que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo
resultado bajo las mismas circunstancias.

Sistemas y Procedimientos

Según José Luis Kramis Joublanc en su libro “Sistemas y procedimientos

administrativos, 1994” define los sistemas y procedimientos como un conjunto de
técnicas que buscan simplificar el trabajo y con ello incrementar la productividad en
los sistemas administrativos de un organismo social.
El cómo se hace las cosas, las formas y los medios que se emplean para
llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de trabajo
implicados; nos brinda un panorama de qué sistema y qué procedimientos se
utilizan.

Es por tanto, un campo de actividades que debe clasificarse como uno de

los diversos elementos de la administración general.

14
 En la forma más amplia de expresarlo, la dirección de una empresa debe
decidir lo que va a hacerse y después, evaluar lo que se ha hecho

2. Objetivos
El objetivo principal de todo estudio de procedimientos es simplificar los
métodos de trabajo, así como eliminar operaciones y papelería innecesaria, con la
finalidad de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades.

Existen, sin embargo, objeticos secundarios en el estudio y análisis de los

procedimientos tales como:

 Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas.

 Cambiar el orden de las operaciones para que se logren mayor eficiencia.
 Eliminar envíos o demoras innecesarias o reducirlos a un mínimo.

La finalidad del estudio de sistemas y procedimientos administrativos es

ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que
haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal
pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración
busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de
oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias,
desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados.

3.Clasificación
a) Sistemas y procedimientos de fábrica o taller. Son aquellos
identificados con la fábrica, proyecto de construcción, mantenimiento, etc. Quedan
incluidos en este rubro los procedimientos (manuales o mecánicos) que se utilizan
en la fabricación, construcción y mantenimiento de objetos, así como el manejo de
las partes y materiales utilizados.

b) Sistemas y procedimientos administrativos. Son los que se identifican

con la función administrativa, en su sentido más amplio. Quedan comprendidos en
este grupo los procedimientos de manejo de documentación, información,
proyectos, programas de trabajo, presupuestos, normas de trabajo (actuación),
contabilidad, control de producción y asuntos similares; no importa si se ejecutan en
la fábrica o en la oficina. Los sistemas y procedimientos de oficina pueden ser
efectuados manualmente o por maquinas.

15
1.4 El Departamento de Sistemas y Procedimientos

La función sistemas y procedimientos debe ser realizada en forma conjunta

por los distintos jefes; sin embargo, en la realidad que vivimos encontramos en la
mayoría de organismos sociales (empresas industriales, comerciales y de servicio,
asociaciones de todo tipo, organismos del gobierno como las secretarías de Estado,
etc.), que existen unidades que --aunque reciben distintos nombres como: sistemas
y procedimientos, métodos y sistemas, organización y métodos, métodos y
procedimientos, etc.-* realizan una actividad técnica especializada que nosotros, en
los puntos anteriores hemos denominado como genéricamente "sistemas y
procedimientos". Nadie puede negar la ayuda que brindan estas unidades en
cualquier tipo de organización.

Finalmente, conviene recalcar que, aunque en la mayoría de las instituciones

existen departamentos de sistemas y procedimientos, esto no quiere decir que se
releve de su responsabilidad en este campo a cada uno de los distintos jefes; por
otro lado, en los casos en que no se cuenta con departamentos de sistemas y
procedimientos, de todas maneras, se da la función comentada con las actividades
que sobre el particular, con bases técnicas o sin ellas, realiza el personal de éstas.

Actividades Desarrolladas Por El Departamento De Sistemas Y

Procedimientos

 PROCEDIMIENTOS
Elaboración de instructivos de procedimientos, o sea el planteamiento por
escrito de la forma en que debe realizarse cada trámite. Todos los instructivos de
procedimiento de la institución, o de un área concreta de ésta, se unen para forma,
lo que se conoce como manual de operación o de procedimientos.

En la redacción del instructivo de procedimiento juegan un destacado papel,

además de la descripción en sí del trámite, los siguientes conceptos:

POLÍTICAS, o sea las normas generales de acción, que son aplicables en el

campo cubierto por el instructivo. Normalmente se puede formar adicionalmente lo
que se denomina como manual de políticas, compendiando todo este tipo de
normas que a veces aparecen en los distintos instructivos, o simplemente se usan
en la vida diaria de la empresa, aunque muchas veces no están forzosamente por
escrito.

FORMATOS. Estos juegan un papel vital dentro de un procedimiento, pues

son los instrumentos con los que éste se cristaliza. En ese orden de ideas, tendrá

16
gran importancia el adecuado diseño de los formatos a fin de dar la máxima agilidad
a las distintas operaciones que deban realizarse.

 ORGANIZACIÓN
Se definen las funciones básicas que requiere la institución para el logro de
sus objetivos y se diseña una estructura de organización que vaya acorde con las
necesidades de la misma. Estos aspectos se expresan a través de lo que se
denomina como organigrama u organograma.

Asimismo, deberán analizarse las cargas de trabajo del personal y, con base
en esto, redactar descripciones de puestos, para que todos sepan lo que deben
hacer, así como sus atribuciones.

Los puntos anteriores constituyen el elemento principal de lo que se

denomina como manual de organización.

 INFORMÁTICA
Por su parte, esta área debe analizar .la viabilidad de sistemas manuales,
mecanizados o electrónicos para la producción de información y proponer
alternativas de solución, definir los estándares operativos de los sistemas
automatizados, asegurar que se proporcione el soporte técnico a los sistemas
automatizados, y desarrollar y mantener programas para el procesamiento de la
información.

 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
De esta función conviene recordar las ideas que al respecto plantea William
P. Leonard: "Esta clase de auditorías sirve para evaluar la capacidad administrativa
en todos los niveles. Tiene por finalidad descubrir los puntos de peligro en potencia,
hacer resaltar las probables oportunidades, eliminar desperdicios o pérdidas
innecesarias, observar el desempeño y valorar la eficacia de los controles, confirmar
a la dirección que las políticas y procedimientos de la empresa están siendo
cumplidos, revisar los planes y objetivos generales, estudiar nuevas ideas, mejorías
y nuevas clases de equipos, así como determinar si la empresa está produciendo
beneficios debidos."

Ventajas Que Se Obtienen Con Un Departamento De Sistemas Y

Procedimientos

 VISIÓN NOVEDOSA DE LOS PROBLEMAS

Ésta es quizá la principal cualidad del departamento. Cuando una persona
está dentro de la rutina de trabajo difícilmente puede notar los errores que
constantemente está cometiendo.

17
 En cambio, un analista de sistemas y procedimientos, por estar estudiando
distintas áreas de la empresa y diversos procedimientos, mantiene una visión "no
contaminada" que le permite detectar de inmediato los errores que se están
cometiendo. La duplicidad de actividades, los métodos inadecuados, los cuellos de
botella y, en general, otros puntos salen a flote si se tiene una visión novedosa.

 POSICIÓN IMPARCIAL
El departamento de sistemas y procedimientos debe ser totalmente imparcial
en su trabajo, es decir: no debe tomar partido sino actuar con absoluta objetividad;
así, el departamento de sistemas y procedimientos será aceptado por los otros
departamentos y con mayor frecuencia se le buscará para solucionar los problemas
que afectan a dos o más áreas.

 VISIÓN GLOBAL
Íntimamente relacionada con la cualidad anterior, está la visión global de los
problemas. La empresa se enfoca como un sistema y se dan soluciones generales,
mismas que con dificultad puede lograr un jefe de área.

 ESPECIALIZACIÓN TÉCNICA
Un departamento de sistemas y procedimientos agrupa a una serie de
profesionistas que están preparados con teoría y práctica en la aplicación de todas
estas técnicas.

18
Tema 2. Sistemas Administrativos

2.1 Características generales de los Sistemas Administrativos

1.Concepto
Un sistema administrativo es una red o un esquema de procesos cuya
finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El
sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean
administrados de forma eficiente.

Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que

deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar
decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la
empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte
hacia los mismos fines.

2.Elementos de los Sistemas Administrativos

a) Estructura organizacional

La estructura organizacional de una empresa es la forma en la que la empresa

se va a gestionar.

Mintzberg (1984) lo define como el conjunto de todas las formas en que se

divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.

Strategor (1988) define que una estructura organizacional es el conjunto de las

funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada
unidad debe cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

Contiene los siguientes aspectos:

 Principales puestos y unidades

 Líneas de autoridad y responsabilidad
 Niveles jerárquicos

b) Recursos Materiales y Tecnológicos

Son el conjunto de máquinas, equipos, herramientas u objeto de cualquier

clase, necesarios para el desempeño diario de las actividades de los trabajadores

19
de una empresa, con la finalidad de generar bienes o servicios para satisfacer a
los consumidores.

c) Políticas

Las políticas son un deliberado sistema de principios para orientar la toma de

decisiones y lograr resultados racionales. Es implementado como un procedimiento
o protocolo.

Catacora F. (2000) lo define como todas las acciones tomadas para el desarrollo,
planificación, formulación y evaluación de las decisiones. Las políticas se
establecen con la finalidad de fijar los objetivos y métodos generales de
administración de acuerdo, con los cuales se deben anejar las operaciones de
cualquier organización

d) Funciones

Es la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se coordinan de

manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás.

Conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una

organización los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operación
institucional.

Grupo de actividades afines necesarias para alcanzar los objetivos, de una

organización, de cuyo ejercicio es responsable un órgano, departamento
administrativo o persona.

2.2. Características Generales de los Sistemas de Información

Administrativa

1.Concepto
Para Bosehino (1997) es “Los canales de flujo de transformación que
retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y
aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance
sus objetivos’’

Por otra parte, para Murcki (1998), es “El sistema que examina y recupera
los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las
transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y

20
selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes,
proporcionándoles los medios para generar la información’’

2.Elementos fundamentales de los sistemas de

información administrativos
Los elementos o componentes claves del sistema de información para la
administración son los dispositivos sensibles que captan los datos en el punto de
origen, los canales para el procesamiento y la retroalimentación de los datos, el
análisis de los datos.

2.3. Características Generales del Sistemas de Nómina

Es un conjunto de elementos que interactúan dinámicamente entre sí con el

fin de llevar el control administrativo y financiero del personal de la organización.
Estos sistemas son de mucha utilidad ya que facilita los cálculos de la nómina.

1.Objetivos
 Facilitar y agilizar las operaciones de los cálculos de la nómina.
 Calcular los impuestos de los trabajadores.
 Generar reportes y recibos.
 Realizar enlaces con los bancos.
 Permite al usuario un control eficaz del personal de la empresa.
 Suministra toda la información requerida por la gerencia.

2.Estructura Organizacional
 Reclutamiento y Selección.
 Ingreso de Personal.
 Entrenamiento y Desarrollo
 Control de asistencia y horas trabajadas
 Beneficios por vacaciones y otras prestaciones
 Cumplimiento de obligaciones gubernamentales
 Prestamos al personal y otros

21
3.Requisitos
a) Elementos de entrada. Controles de asistencia, Controles legales,
Contratación colectiva y Controles patronales.

 Controles de asistencia: es un subsistema que permite cancelarle al

trabajador el monto correcto en relación con sus horas trabajadas en la
empresa.
 Controles legales: es un elemento de entrada que contiene información
concentrada con respecto a las bases que amparan el recurso humano de la
institución.
 Contrataciones colectivas: suministra al sistema de nómina la información
acordada por los convenios celebrados entre los trabajadores y el patrono
 Controles patronales: Se refiere aquellas normas y reglas establecidas por la
empresa a los trabajadores, tomando en cuenta la ley Orgánica del Trabajo.

b) Elementos de Salida. Nómina propiamente dicha, Comprobante de pago

de nóminas, Listados adicionales, Registro individual del trabajador.

 Nómina propiamente dicha: Es un formato que contempla todas las

disposiciones legales y contractuales que se aplican a los sueldos de los
trabajadores.

 Comprobante de pago de nómina: Impresión de los recibos de cada

empleado, que conforma la nómina los cuales certifican el pago de cada uno
de ellos.

 Listados adicionales: Son los documentos que contienen información

referente al pago de los trabajadores contratados o temporales.

 Registro individual: Es el documento que el sistema imprime detallando y

separando las informaciones de pago realizada a cada trabajador.

22
2.4. Características Generales del Sistemas de Crédito y Cobranza

1. Funciones
El proceso del crédito es anterior al de la cobranza, pero por el conjunto de
operaciones, estas funciones son complementarias y entrelazadas por un proceso
integral que permite unirlas a una sola función, de allí nace que para operaciones
homogéneas debe existir una sola unidad operativa. Estas actividades van a
depender del volumen de operaciones y del número de clientes que necesite
controlar la empresa.

A continuación, se nombran las actividades más relevantes a realizar en este

sistema:

 Aprobación de crédito a clientes determinados en condiciones equitativas, es

decir, tanto a conveniencia del cliente como a conveniencia de la empresa.
 Control de los cobros de las cuentas para garantizar que se hagan los
esfuerzos necesarios para cobrar las deudas en la medida en que éstas se
vayan venciendo.
 Recuperación de cuentas, en el caso de las cuentas que parecen haberse
convertido en incobrables.

2.Políticas
Las políticas de crédito serán las que determinen el perfil de la persona que
se quiere como cliente. Establecerlas permite aminorar el riesgo de incumplimiento
por parte del consumidor y están directamente relacionadas al tipo de producto que
se quiere vender

 La edad mínima y máxima.

 Los ingresos mínimos requeridos.
 La actividad a la que se dedica la persona y la antigüedad en el empleo
actual.
 Los bienes muebles e inmuebles que debe demostrar tener, para garantizar
el crédito otorgado.
 El lugar donde habita y el tiempo que tiene habitándolo.
 Del aval.
 La documentación que deberá entregar.
 La verificación de la información y referencias proporcionadas por el cliente.
 Determinar los límites para las compras a crédito

23
  La formalización del financiamiento por medio de un contrato o un título de
crédito
 Los plazos y condiciones para los pagos
 Los descuentos y rebajas por volumen de compra o pronto pago.

Tipos de Políticas sobre los Plazos para su Cobranza

Restrictivas: Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos

sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva.

Liberales: Tienden a ser generosas, se considera la competencia, no se

presiona en el proceso de cobro, son menos exigentes en condiciones y períodos
para el pago de las cuentas.

Racionales: Estas políticas deben aplicarse para producir un flujo normal de

crédito y cobranzas; se ejecutan con el propósito de cumplir el objetivo de la
gerencia financiera.

3.Estructura Organizacional

24
 4.Procedimientos

a) Apertura de Crédito

 Recepción de la solicitud de crédito debidamente llenada según los

formularios elaborados al efecto: El solicitante consigna los datos generales,
direcciones, teléfonos, referencias comerciales y bancarias, bienes
patrimoniales, anexa los documentos en fotocopia.
 Proceder a verificar los datos personales.
 Proceder a verificar las referencias bancarias y comerciales.
 Análisis de crédito. Es el filtro que ayuda a disminuir los riesgos en la
selección de los clientes en crédito, con apoyo en las políticas establecidas:
Cumplimiento puntual del pago, Capacidad financiera de pago, Garantía del
financiamiento, Condiciones generales de la economía.

b) Formalización del Crédito.

Una vez llenados los requisitos y comprobado el historial del cliente, se

formaliza el crédito a través de un contrato, en el cual se deben estipular todas y
cada una de las condiciones que implica el crédito otorgado.

c) Registro y Control de Cuentas por Cobrar.

Las cuentas por cobrar se registran en el momento en que se hace el

traspaso de la propiedad del bien vendido o en el que se presta el servicio
contratado. Con excepción de las ventas a plazo con reserva de dominio, donde el
registro de la cuenta por cobrar debe hacerse en el momento en que se entrega la
mercancía vendida.

d) Elaboración del Análisis de Antigüedad de Saldos.

Una de las herramientas que tiene un Administrador Financiero para otorgar

créditos es determinando los montos y los tiempos, así como vigilar que la empresa
esté trabajando con los lineamientos fijados, para ello podrá hacer uso de Técnicas
o Métodos de Análisis Financiero, dentro de las cuales se encuentran:

Análisis comparativo de saldos: Este se lleva a cabo comparando los

saldos dentro de un determinado tiempo para observar cómo ha avanzado la
cobranza de las cuentas.

25
 Análisis por antigüedad de saldos: Consiste este método en analizar el
estado de atraso en los pagos en que se encuentran cada uno de los clientes, así
como la lentitud con la que tales clientes van cancelando.

e) Recuperación de Cuentas Dudosas.

Para evitar el cúmulo de cuentas de dudosa recuperación la empresa debe

realizar comparaciones periódicas de los saldos de clientes, con el importe de las
ventas a crédito, o mediante la relación existente entre el saldo de clientes y la
reserva para cobros dudosos, teniendo la seguridad de que dicha reserva este bien
estimada o proceder a su incremento si fuere necesario

f) Cancelación por Incobrables.

Una vez creada la provisión o reserva para cuentas de cobro dudoso o

cuentas incobrables, lo que resta es esperar el comportamiento de los clientes en
el tiempo.

2.5 Características Generales del Sistema de Ventas

1. Funciones
 El sistema de ventas es el responsable de hacer todas las transacciones de
ventas requeridas en el momento que se generen dicha transacción, en la
cantidad, calidad requerida y a un precio establecido.
 Esta definición implica saber qué es lo que se vende y porque se vende,
además, se analiza cualquier aspecto de una venta ya que pueden afectar
alguna operación provechosa para la empresa.
 El gerente de ventas tiene que ser una persona preparada, eso implica que
debe tener un conocimiento sobre el diseño de un sistema de ventas como
tal, las funciones del departamento de ventas.
 Un sistema de ventas está compuesto de varios subsistemas que se utilizan
en una organización para el procesamiento de la información que es
generada por las transacciones de ventas.

2. Politicas
Las políticas dentro del Departamento de Venta, se debe limitar por el gerente
y estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos
que deben considerarse para integrar las políticas de ventas son:

26
  Deben de estar claramente expuestas.
 Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
 Indicar los factores limitativos y determinantes.
 Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.
 Señalar los niveles que deben abarcar

3. Ubicación jerárquicas

4. Procedimientos
a) Venta
La labor que desempeña el departamento de venta juega un papel
fundamental en desarrollo del negocio. A su vez, de este departamento depende
otras secciones como las de:

b) Facturación
Un sistema de facturación se diseña con el objetivo de registrar y controlar
las operaciones de ventas de la organización. Este se encargará de:

 Control de los precios de cada producto.

 Emisión de Presupuestos.
 Definición de condiciones de pago.
 Control de pedido del cliente.
 Emisión de las órdenes de entregas.
 Emisión de facturas, giros y recibos.

27
  Consultas de inventarios.
 Actualización de los saldos de cliente.
 Análisis de la gestión de ventas y facturaciones

c) Distribución
Es un sistema que mueve físicamente los productos desde donde se
producen al sitio en que se pueden tomar posesión de ellos y utilizarlos.

 Canal de distribución de bienes de consumo: Es hacer llegar los

productos perecederos por diversos canales de distribución hacia las manos
de los consumidores de manera fácil y rápida. Ejemplo: Los agricultores
pueden hacer llegar sus productos por medio de una central de abastos o por
medio de agentes de ventas.
 Canal de distribución de los bienes industriales: Es cuando se dispones
de diversos canales para llegar a las organizaciones que incorporan los
productos a su proceso de manufactura u operaciones. Ejemplo: Las
empresas que fabrican partes para la elaboración de un auto, las
proporcionan a empresas ensambladoras para llevar a cabo su producción.
 Canal de distribución de servicios: La naturaleza de los servicios da origen
a necesidades especiales en su distribución. Y se pueden dar de dos formas:
• Una es que el servicio se aplique al demandante en el momento de
producirse. Ejemplo: Una persona que demanda servicio de masaje;
éste se aplica al mismo tiempo en que se produce.
• Otra forma puede ser que el demandante reciba el servicio hasta que
el desee utilizarlo. Ejemplo: Cuando una persona hace una
reservación de hotel, podría decirse que el servicio ya está comprado
y producido. Pero llegara a ser utilizado hasta que el demandante lo
decida.

Las empresas necesitan el apoyo de un canal de distribución que facilite la

llegada de los productos con mayor rapidez y lo más cerca posible de las manos de
los demandantes.

28
2.6 Características Generales del Sistema de Caja

Sistema de Caja: se trata de un sistema desarrollado en un entorno visual,

multiusuario que permite registrar ingresos y egresos de una tesorería y llevar la
caja diaria de una entidad.

Caja: Activo circulante disponible, representa el dinero efectivo que mantiene la

empresa para efectuar sus pagos a menudo; aumenta por el debe cuando se decide
aumentar el fondo fijo de caja chica y disminuye por él haber cuando se decide
eliminar el fondo.

1.Funciones
 Permite monitorear partidas a cada caja, es decir, qué se está vendiendo en
tiempo real, siendo esto una función muy útil para los cajeros, mostrando en
forma gráfica si está en forma de cancelación, devolución o haciendo un corte
 Consolida la información que arroja al hacer el cierre, esto se elabora con la
finalidad de obtener reportes globales, ya sea por turno o por todo el horario
en el cual el sistema está funcionando.
 Permite monitorear partidas a cada caja, es decir, qué se está vendiendo en
tiempo real, siendo esto una función muy útil para los cajeros, mostrando en
forma gráfica si está en forma de cancelación, devolución o haciendo un
corte.
 Consolida la información que arroja al hacer el cierre, esto se elabora con la
finalidad de obtener reportes globales, ya sea por turno o por todo el horario
en el cual el sistema está funcionando.
 Permite consultar al momento cuales son los artículos más vendidos para así
mantener un buen inventario, y que en tienda siempre exista lo que más
solicita el consumidor.
 Da de alta las diferentes formas de pago que aceptará la empresa, así como
las características de las mismas, por ejemplo, cuales bonos aceptar, qué
tarjeta aceptar, tipos de cambio para otras monedas.

2.Políticas
 Debe protegerse el dinero en efectivo disponible mediante el empleo de cajas
registradoras, cajas fuertes y recintos seguros para el cajero.
 Debe limitarse el número de empleados con acceso a la caja.
 Las personas responsables de la caja deben designarse especialmente.

29
  Todos los recibos por caja deben consignarse rápidamente.
 El cajero no debe tener acceso a los procesos contables para evitar así
alteraciones en las cuentas.
 Las funciones de registro y custodia del efectivo deben estar separadas. El
vendedor que marca la venta tiene acceso al dinero en la registradora, pero
no a la cinta interna donde se mantiene el registro de las transacciones de
venta.

3.Ubicación Jerárquica

4.Procedimiento
a) Entrada de efectivo

Los ingresos de caja provienen de dos fuentes, principalmente, dinero recibido

en el mostrador en el momento en que se efectúa una venta y dinero recibido por
mensajeros o por correo provenientes de recaudos de cuentas por cobrar

b) Elaboración y entrega de cheques

Los cheques deben estar pre numerados y se deben girar en consecuencia

numérica.

30
c) Registro en Libros Auxiliares y Elaboración de Disponibilidad
Bancaria

 Registro en Libros Auxiliares: Documentos que contienen el detalle de los

registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados
con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte.
 Elaboración de la Disponibilidad Bancaria: La disponibilidad bancaria es
un proceso que realizan las empresas para medir la disponibilidad de dinero
existente en sus cuentas bancarias con el fin de tener control de los recursos
económicos.

d) Manejo y custodia de Caja Chica

1.- Se debe nombrar un custodio o responsable de los fondos de Caja Chica.

2.- Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de
poco monto.
3.- Los desembolsos de caja chica no deberán exceder el 10% del monto total
del fondo.
4.- Los pagos por caja chica se realizaran mediante volantes pre numerados
de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la
entrada de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidara con los
comprobantes.
5.- Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba
el pago y por quien recibe el dinero.
6.- Los volantes provisionales no podrán permanecer más de tres días en caja.
7.- Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica toda la documentación
justificativa por los pagos efectuados.
8.- La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán
cancelarse con un sello fechador con la inscripción “Pagado” y la fecha de
desembolso.
9.- Esta prohibido el pago de sueldos del fondo de caja chica.
10.- Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60%
del monto total o según lo dictaminen las políticas de la empresa.
11.- Esta prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.
12.- El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo
que opere la institución, y el custodio, no debe tener acceso al efectivo recibido
de clientes u otro depósito.
13.- Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área
donde se solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.
14.- No se permitirá el manejo de dos fondos de caja por una sola persona.
15.- Cualquier cambio en el monto de caja debe realizarse mediante una
comunicación.
16.- Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregados
por escrito.

31
 17.- Las Facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de
desembolso.
18.- El encargado no debe tener acceso a los registros de contabilidad mucho
menos con aquellos referentes al efectivo.
19.- El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y
sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que
sirva de control financiero.
20.- El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes que
se reponen

e) Elaboración de Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el

extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las
diferencias.

La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables

y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo
mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre
la empresa y el banco

Elementos necesarios para realizar una conciliación bancaria:

- Extracto Bancario
- Libro Banco
- Conciliación del periodo anterior

Pasos para la elaboración de conciliación bancaria:

 Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que

los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta
tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros
cuando coinciden.
 Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las
diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son (cheques
pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no
contabilizados, errores u omisiones).
 Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia
del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar
las diferencias para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliación es
indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar al saldo del libro
banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto
bancario.

32
2.7. Características Generales del Sistema de Compras.

Los sistemas de compras surgen como una necesidad para controlar todas
las adquisiciones que realiza una empresa, ya sea para el proceso de producción o
para el funcionamiento de las operaciones tipo administrativo. Las etapas
indispensables en el proceso de compra son el reconocimiento y descripción de una
necesidad, la determinación de las fuentes de abastecimiento, el precio y los
términos de la compra, la preparación, expedición y seguimiento de la orden de
compra, la recepción e inspección de los artículos, la liquidación de la factura y el
mantenimiento de los registros.
Objetivos de este sistema:

 Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles

negociando y ejecutando todos los compromisos de la economía.
 Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la producción.
 Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas
relaciones con las mismas.
 Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere a la rápida
entrega de los materiales y una calidad aceptable.
 Localizar nuevos materiales y productos a medida que se vallan
requiriéndose.
 Introducir buenos procedimientos además de controles adecuados y una
buena política de compras.
 Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y decidir si
deben comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las
compras.
 Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle su
calidad.
 Mantener un departamento lo más económico posible sin desmejorar la
actuación
 Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van
saliendo que puedan efectuar la utilidad o el buen funcionamiento de la
compañía.

1.Funciones.
 Emisión de órdenes de compras.
 Control de mercancías recibidas.
 Registro de proveedores y control de los mismos.
 Análisis de compras realizadas.
 Generación de puntos de re orden.
 Manejo de anticipos a proveedores.

33
 2.Ubicación Jerárquica.
La ubicación del sistema de compras dentro de una organización dependerá
principalmente de la naturaleza o actividad que desarrolle la misma, ya que, de
acuerdo a la complejidad de sus operaciones, este sistema se podrá encontrar en
cualquiera de los niveles jerárquicos de la empresa. (Gerencial, funcional u
operacional).

3.Políticas
a) Recepción de la Solicitud de Requisición:

Para iniciar una compra, cualquier departamento de la Empresa emite una solicitud
de requisición. Esta emisión debe surgir por una necesidad específica, la cual
puede originarse por varias razones, entre las cuales tenemos:

Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante,

completa una requisición o solicitud de los bienes a ser comprados y la envía al
departamento de contabilidad. Es necesario que el departamento de contabilidad
conozca los materiales y los proveedores, así la primera actividad del proceso
consistirá en contactar los proveedores, con el propósito de obtener cotizaciones de
los bienes a ser adquiridos.

34
 Como toda transacción potencialmente puede generar un compromiso para
la Empresa, la solicitud de requisición debe tener ciertas aprobaciones de acuerdo
con las políticas que establezca la Empresa.

b) Emisión de la Orden de Compra:

Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de contabilidad, debe

ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un
documento de orden de compra es aquel en él se le solicita a un proveedor, la
provisión de un bien o prestación de un servicio para la Empresa. Las decisiones
de compra son plasmadas en la orden de compra.

Cuando se coloca la orden de compra, es necesario establecer en la misma,

todas las condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con retrasos
en la entrega, cambios en la calidad y/o cantidad de los productos, cambios de
precios y modificaciones en las condiciones de financiamiento.

c) Aprobación de la Orden de Compra:

La aprobación de este documento está sujeta a las políticas de autorización que

establezca la Empresa.

d) Envío de la Orden de Compra a los Proveedores:

La autorización de la orden de compra a través del formulario de orden de

compra, es emitida por el departamento de contabilidad. Esta responsabilidad
implica que el departamento de contabilidad, en todo el proceso de revisión de la
orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades:

 Conocer los bienes utilizados por la Empresa y sus diferentes proveedores,

es necesario que el personal del departamento conozca si se trata de
productos importados o nacionales, condiciones de almacenamiento y
transporte, requisitos de importación y otros aspectos.
 Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto
a cantidad y calidad: La responsabilidad del departamento de contabilidad
está limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir
necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicitó el bien o
servicio.
 Controlar que las mercancías se reciban oportunamente: Este aspecto es
importante porque la recepción oportuna influye en las operaciones de la
Empresa.

35
  Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: La
responsabilidad del departamento de contabilidad incluye negociar con los
proveedores, los reclamos por faltantes o defectos en el producto.

e) Recepción de los Bienes y/o Servicios:

El siguiente paso en el proceso de compras, es la recepción del bien o servicio.

En este momento el proveedor recibió el documento original de la orden de compra
y procedió a suministrar los bienes o servicios requeridos.

f) Registro de la Entrada del Activo o Recepción del Servicio.

Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de

contabilidad de la conformidad de recepción, se debe realizar el correspondiente
registro de entrada del activo o de la recepción del servicio.

Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la

información correspondiente.

g) Pago del Bien o Servicio Recibido

El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la orden de pago
por la unidad solicitante. El pago de los pasivos está sujeto a lo establecido al
respecto en las políticas de la Empresa con relación al manejo del efectivo.

h) Registro del Pago

Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento en

que la Empresa emite el cheque a favor del proveedor o beneficiario. Debemos
tener presente que el proceso de emisión de órdenes de compra, por lo general, no
genera obligaciones para la Empresa, debido a que hasta ese momento no se ha
generado transferencia de propiedad de los bienes comprados; la necesidad de
realizar registros contables surge cuando realizamos un pago anticipado al
proveedor.

i) Registro de la Obligación:

El registro de la obligación se inicia cuando se realiza la transferencia de

propiedad del bien, es en este momento cuando la Empresa se compromete a
realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas en la orden de compra.

36
 2.8 Características Generales del Sistema de Inventarios.

1.Funciones
Permite mantener el control de los inventarios de manera sencilla. Provee de
una interfaz intuitiva en la que el usuario puede configurar el sistema a sus
necesidades de control de inventarios.

Además, permite el control de sus existencias y le apoya para fincar sus

órdenes de compra de los artículos calificados como pertenecientes al stock básico.
De estos artículos, le sugiere la cantidad a comprar, con base a los máximos y
mínimos que el usuario fija para cada uno de ellos, y el múltiplo, en función de la
cantidad mínima que el proveedor surte.

2. Políticas
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión
relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones
principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario
diferente y a menudo incongruente:

 Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a

las exigencias del mercado.
 Producción: se necesitan elevados inventarios de materias primas para
garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón
permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita
niveles de producción estables.
 Compras: las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos
de compras en general.
 Financiación: los inventarios reducidos minimizan las necesidades de
inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener
inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Propósitos de las políticas de inventarios:

1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.

2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea
posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel
excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un

37
nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente
rápidamente a las demandas de ventas y producción.

3.Ubicación Jerárquica.
Cuando hablamos de ubicación jerárquica, dicho elemento va a depender de
varios aspectos que tome en consideración las empresas entre las cuales tenemos:

 Actividad realizada por la empresa.

 Volumen de existencias.
 Necesidades de satisfacción de los clientes.

4. Procedimientos.

a) Entradas
 Compras de materia prima, materiales y suministros.
 Transferencia de productos entre almacenes.
 Terminación de fabricación de productos.
 Devoluciones de productos.

38
b) Salidas
 Facturación o venta de productos.
 Destrucción de productos o incineración.
 Consumos internos para la empresa.

c) Funciones
 Registro de productos y definición de grupos de productos.
 Definición de almacenes y localidades.
 Ingresos de costo de factura y otros costos asociados al inventario.
 Controles sobre el movimiento de mercancía entre distintos almacenes.
 Controles sobre las devoluciones.

39
 Conclusión

Los sistemas son una serie de elementos que se interrelacionan entre sí para
obtener un fin, estos pueden clasificarse tanto como sistemas naturales,
elaborados, abstractos, entre otros. Ahora bien, la intención en el presente trabajo
de investigación fue abordar los sistemas aplicados a las organizaciones
empresariales. Desde el punto de vista administrativo, según G. Gómez, los
sistemas son organizaciones compuestas por hombres y máquinas que
desempeñan una actividad coordinada con el fin de concretar una meta.

Con el fin de simplificar las tareas dentro de las organizaciones nacen los
sistemas y procedimientos, que, al estudiar y analizar los programas, políticas,
formas, informes y registros de las empresas, facilitan la ejecución de actividades.
Estos sistemas y procedimientos logran una mayor eficiencia, efectividad y
economía.

Son clasificados dependiendo del lugar donde se utilicen, bien sea en la

fábrica o en la oficina. Los sistemas deben ser hechos a la medida para cada
compañía en específico, para cada tarea; es así como surgen los sistemas
administrativos, que no son más que los diversos sistemas que las empresas utilizan
para procesar la información generada por todas sus operaciones.

Los sistemas de información administrativa son de vital importancia porque

les proporcionan a los administradores de una organización todos los datos que
necesitan para estar enterados de la situación actual y tomar las decisiones más
acertadas. Cabe destacar que existen diversos sistemas dentro de la organización
que cumplen con tareas específicas que simplifican y garantizan la eficacia y la
eficiencia en las actividades; entre estos sistemas podemos destacar: Sistema de
Nómina, Sistema de Crédito y Cobranza, Sistemas de Ventas, Sistema de Caja,
Sistema de Compras, Sistema de Inventarios, entre otros.

40
 Bibliografía

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