BIN CARD

La tarjeta bin proporciona los registros actuales de los recibos, los problemas y el balance de los
materiales en la forma más simple. Proporciona una idea muy rápida del tipo particular de material
agrupado en la tarjeta.
En la contabilidad de costos, la tarjeta bin se usa para referirse a un documento que mantiene un
registro de los artículos almacenados en las tiendas. Bin implica un contenedor o espacio para
guardar los materiales, y con cada contenedor, se coloca una tarjeta, que comprende los detalles
del material recibido, emitido y devuelto. Además, contiene detalles relacionados con el número
de elementos, su descripción y notas relevantes (si corresponde).
La tarjeta Bin se usa para registrar cuantitativamente los artículos recibidos, emitidos y que
permanecieron en las tiendas. A medida que se lleva a cabo la transacción, la entrada se realiza
en la tarjeta bin, luego de lo cual los materiales se llevan a / desde las tiendas.
En el momento de recibir los materiales, la cantidad se ingresa en la columna de recibo de la
tarjeta de la nota de requisición de material (MRN), y en la transferencia de mercancías a varios
departamentos, la entrada se realiza en la columna de emisión de la tarjeta.

BINCARD
Articulo:__________________________ Nivel Max:_________________________
Código:___________________________ Nivel Min:_________________________
Unidad de medida: Consumo Mes:
FECH COMPROBA ENTRADA SALIDA SALDO
A NTE CANTIDAD CANTIDAD UNIDA SALDO
D

DESCRIPCIÓN ALCANCE INSTRUCTIVO

Son tarjetas de registro y control Emitido al área de compra y se 1. Consignar el artículo y

físico que te permiten controlar almacena una copia respectiva su código para una mejor
las entradas, salidas o saldo de luego de la verificación. revisión.
los materiales que transcurren en
2. Colocar el nivel máx. y
el almacén, pero solo a nivel de
cantidades. se colocan en los min. Que se dio así como
anaqueles o andamios junto a los el consumo respectivo
materiales sujetos a control. del mes.
3. Poner la fecha exacta del
producto recibido así
como el número del
 comprobante y también
la cantidad en entrada
tanto como salida del
mismo.
4. Poner el saldo por unidad
y total derivadamente.

KARDEX
Es una herramienta que le permite imprimir reportes con información resumida acerca de las
transacciones de inventario de su compañía. Puede realizar un seguimiento de los movimientos
de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes.
También llamado fichero de mercancías, es un registro de manera organizada de la mercadería
que se tiene en un almacén. Generalmente, para poder hacerlos hay que hacer un inventario de
todo el contenido que tiene la bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio
unitario, esta información pasaría a ser el inventario inicial con el que se parte.
Luego se pueden clasificar los productos por sus características comunes, y una vez que se hace
todo eso se puede llenar los KARDEX, que se pueden encontrar en papelerías o en cualquier
programa contable.
En estos registros se hace una tarjeta de KARDEX por producto, en donde se registra el nombre
del producto, el código del producto, la cantidad existente, unidad de medida el valor unitario y
el valor total, y de ahí en adelante se seguirá registrando en el mismo KARDEX todas las salidas
y entradas del producto, y cada una de estos procesos se irá registrando los mismos datos, es decir
la cantidad del producto que entró, la unidad de medida, el valor unitario y el total.
PARTES:
 ENCABEZAMIENTO
 FECHA: En que se efectúa la transacción.
 NÚMERO DEL COMPROBANTE: La cual se trasladan los movimientos
 ENTRADAS: Se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las
devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías
almacenadas durante el periodo.
 SALIDAS: Se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las devoluciones
en ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercancía
vendida.
 SALDOS: Se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia.
 COSTO UNITARIO: Se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en
existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario final de
mercancías.
 UBICACIÓN: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
 PROVEEDOR: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien
se le compra el artículo.
IMPORTANCIA:
El control de existencia en un almacén se realiza por método de práctica especiales, en planilla o
tarjetas cuyo objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de mercaderías
de existencias.
Cuando nos referimos a existencias, almacén o activo realizable estamos siempre haciendo
mención a cuanto tiene la empresa disponible para vender o también para fabricar.
VENTAJAS:
 Ahorro de espacio y aprovechamiento máximo de la altura, en un mínimo de espacio
disponible.
 Aumento de la productividad gracias al principio “el producto a la persona” y no al revés.
 Mayor protección de los artículos almacenados.
 Mayor seguridad.
KARDEX OFRECE:
 Soluciones de almacenamiento y manipulación de materiales.
 Soluciones en la oficina y mejor gestión de documentos.
 Software.
 Servicio y atención al cliente.
 Gestión de proyectos

También ofrece KARDEX es el desarrollo de simulaciones dinámicas que le muestran cómo

aumentar el espacio de almacenamiento en respuesta al incremento de producción o de
facturación. Para soluciones de almacenamiento ya existentes, podemos detectar las deficiencias
en la capacidad, flujo de materiales y accesibilidad
El resultado es hallar la mejor solución para ahorrar tiempo y espacio, mejorar el funcionamiento
del almacén y aumentar el ahorro de recursos económicos en todas las áreas. Kardex ofrece un
asesoramiento completo de su amplia gama de soluciones en cuanto a sus de costos operativos y
seguridad de almacén para que se pueden ajustar, cambiar o modificar y adaptarse a sus
necesidades.
MÉTODOS DE KARDEX
MÉTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS) FIFO
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se
adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más
recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan
al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compró al momento
de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente
por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les
asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.
Por este método la tarjeta de KARDEX se maneja así:
 EN ENTRADAS: Se registra, igual que en el método del promedio ponderado, cantidad
y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en
compras.
 EN SALIDAS: Para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza
una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el
 movimiento teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró, es la primera que
sale.
 EN SALDOS: A diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna no se
agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo
contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que
la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del último
saldo.
 COSTO UNITARIO: Se determina de igual forma que en el método de promedio
ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se
diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos
unitarios correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada
nivel.
PROMEDIO PONDERADO:
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el
inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades
existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva
compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la
devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este
valor corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es igual a
costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el
valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de
la ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se
incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación. KARDEX
por promedio ponderado.
Los movimientos de la tarjeta de KARDEX por este método se registran así:
 EN ENTRADAS: Se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución.
 EN SALIDAS: Se registra la cantidad de la mercancía vendida, y en la columna del costo,
el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón anterior.
 EN SALDOS: Para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior
se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.
 COSTO UNITARIO: Para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se
divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre
que se compran mercancías a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene
el último costo unitario.
MÉTODO DE ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS). LIFO
En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente,
con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de
primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan
constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método
PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que
como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pagó a la hora de adquirirlo.
Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las
ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por
ellas. En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor
o costo con que salieron al momento de hacer la venta.
La tarjeta de KARDEX por este método se registra así:
 EN ENTRADAS: Se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado y
EPS.
 EN SALIDAS: Igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de las
mercancías que se van a registrar en el movimiento. Por este método se da salida a los
últimos artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida
a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación.
 EN SALDOS: Igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos
costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.
 COSTO UNITARIO: Se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores.

KARDEX
PRODUCTO: MINIMO
CODIGO: MAXIMO
FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS EXISTENTES
D M A CANTIDAD V/UNITARIO V/TOTAL CANTIDAD V/UNITARIO V/TOTAL CANTIDAD V/UNITARIO V/TOTAL

INVENTARI
O FINAL

DESCRIPCIÓN ALCANCE INSTRUCTIVO

Es un registro de manera Emitido al área de compra y se 1. Colocar el nombre del

organizada de la mercadería que almacena una copia respectiva producto y el código
se tiene en un almacén. luego de la verificación. para su mejor revisión.
Generalmente, para poder 2. Colocar la fecha exacta
hacerlos hay que hacer un así como el número del
inventario de todo el contenido comprobante y también
que se tiene, y determinar la la cantidad en entrada
cantidad, un valor de medida, y tanto como salida del
el precio unitario, esta mismo.
información pasaría a ser el 3. Especificar
inventario inicial con el que se detalladamente el
parte. producto.
4. Colocar el máx. y min.
Que se dio así como el
consumo respectivo del
mes.
5. Colocar al final la
cantidad total de las
entradas, salidas y
existentes.
CONTROL DE STOCKS Y REPOSICIÓN DE MERCANCÍAS
Para llevar a efecto la gestión de stocks es preciso controlar en cada momento el stock real de la
empresa. Los sistemas más utilizados son:
SISTEMA DE REVISIÓN PERIÓDICA: consiste en realizar recuentos físicos, producto por
producto, de todas las mercancías que hay, tanto en el almacén como en el resto de la empresa.
Se trata de hacer los pedidos en fechas prefijadas y constantes, teniendo en cuenta un stock
máximo.
La cantidad que se va a pedir viene determinada por la siguiente fórmula:
Q = Stock máximo − Stock actual en almacén
Es un sistema muy sencillo que se puede realizar sin ningún tipo de instrumentos auxiliares, pero
que tiene el inconveniente de que es muy pesado para quien lo lleva a cabo, por lo que solamente
se usa en almacenes donde hay muy pocos productos y pocas unidades de cada uno.
SISTEMA DE REVISIÓN CONTINUA: consiste en actualizar el nivel de existencias de forma
inmediata cada vez que se produce una nueva entrada o salida. El pedido se realizará
automáticamente cuando el nivel de stock alcance el punto de pedido y la cantidad solicitada será
la del lote económico de pedido. En los almacenes que siguen este sistema, el stock máximo está
formado por la cantidad del lote económico más el stock de seguridad. Actualmente, sistemas
informáticos específicos hacen que este sistema sea el más utilizado; por ejemplo, los terminales
de transmisión de datos por radiofrecuencia conectados a lectores ópticos o escáner permiten la
automatización de los procesos del almacén desde la recepción de la mercancía hasta la
expedición de los artículos al punto de venta. Estos sistemas proporcionan un soporte
automatizado en el proceso de todos los movimientos de stocks, desde la recepción, ubicación y
el picking hasta la expedición. Con la utilización de este sistema junto con los sistemas integrados
de gestión, los pedidos se generan de forma automática al llegar las existencias al punto de pedido.
Este sistema es bastante exacto y funciona a la perfección independientemente del número de
productos y las cantidades de cada producto que haya en el almacén. Los sistemas de revisión
continua y periódica no son excluyentes entre sí, de tal forma que la mayoría de las empresas los
aplican complementariamente, usando el sistema de revisión continua y, además, realizando
recuentos periódicos para contrastar la información.
EJEMPLO: Cálculo de la cantidad de mercancía por el sistema de revisión periódica En un
almacén de stocks se tienen los siguientes datos: Dd = 3 unidades; días al mes de
actividad de la empresa, n = 24; plazo de entrega = 8 días; ss = 6 unidades.
Se realiza un pedido cada mes y el stock actual es de 20 unidades.
La cantidad que se va a pedir en el mes actual (Q) es igual al stock máximo
menos el stock actual, por lo que calculamos primero el stock máximo:
Stock máximo = (3 · 24) + (3 · 8) + 6 = 102 unidades
A continuación, restamos el stock máximo del stock actual. Por tanto, este mes
se pedirá:
Q = 102 − 20 = 82 unidades.
DECALOGO DEL COMPRADOR PROFESIONAL

1. Considerar siempre y en cada acción, el código de ética del Comprador

Profesional.
2. Compartir tus experiencias y buenas prácticas en la gestión de Compras con los
colegas Compradores Profesionales. Esta será la mejor manera de crear un
estándar de industria del cual toda la comunidad será beneficiada.
3. Ser receptivo para con los consejos competentes de tus colegas Compradores,
que siempre pueden ser una guía y ayuda en el día a día, sin perjuicio de la
dignidad y responsabilidad de tu trabajo.
4. Mantener siempre en mente que la gestión de Compras está basada en la gestión
integral de calidad de 3 factores: a) Producto/servicio, b) Proveedores y c)
Proceso de Compras.
5. Comprar siempre en términos justos, pero intentando obtener el máximo
rendimiento por cada moneda desembolsada.
6. Trabajar siempre sobre el conocimiento de los proveedores, materiales, servicios
y procesos de su empresa, estableciendo métodos prácticos para la gestión de las
compras.
7. Atender con prontitud y cortesía a quienes se presenten con una legítima misión
de negocios ó asuntos relacionados con tu trabajo: los vendedores y proveedores!
8. Respetar tus obligaciones y compromisos contractuales, y hacer respetar las de
los demás, para llegar a una buena práctica en los negocios.
9. Participar en programas de capacitación y perfeccionamiento profesional, que
sirvan para el buen desarrollo y mejora de tu trabajo.
10. Cooperar con aquellas organizaciones ó personas, que trabajan en la proyección
y consolidación del prestigio y valía de la Gestión de Compras.