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Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar
la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen
la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados
para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
Cambios en ortografía.
Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
Mejoramiento en la redacción de párrafos.
Re direccionamiento de Hipervínculos.
Cambio en el nombre de un cargo.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
RESPONSABILIDAD
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
3. Líderes de procesos
4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Política
Mapa de procesos
Procedimientos -
Instructivos
Manuales - Matrices
protocolos -
programas
Formatos - fichas - Guías
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo
casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.
4.3. REGISTROS
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
Toma de muestras
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
INICIO
Profesional de Apoyo
Codifica y/o actualiza la versión Para el caso de creación de
SG-QHSE
8 documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se
Auxiliar del
actualiza la versión.
SG-QHSE
Profesional de Apoyo
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de SG-QHSE
Control de Documentos Control de Documentos
11 Actualizar Listado Maestro Control de
Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013
F-SO-OH-013
SG-QHSE
2
2
1 INICIO
Listado Maestro de
Actualización del listado Control de Documentos
maestro Actualizar Listado Maestro Control de
8
Coordinador de Gestion Documentos F-SO-OH-013
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
Aplica documento en el
Informar los cambios de la
proceso correspondiente
Líder del proceso documentación a los participantes del
13 proceso.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
7. GLOSARIO