Sei sulla pagina 1di 5

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a


continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se
debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios
de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
R/ Proceso: compras
Objetivo: Verificar mediante auditoria interna que se esté realizando la compra y
almacenamiento de insumos textiles conforme al sistema de gestión de calidad en
la empresa Fajas Quirúrgicas MJ.
Memorando: Se envía por e-mail a todo el personal de interés la siguiente carta

Fajas Quirurgicas MJ
15 de marzo de 2018
La ciudad
Asunto: Convocatoria reúnion de apertura Auditoria interna en compras y
almacenamiento de insumos textiles.
Cordial Saludo,
Con la presente se convocan a la reúnion de apertura de auditoria interna en
compras y almacenaiento de insumos textiles, que se realizará el día lunes 26 de
marzo de 2018 en la sala de juntas. El objetivo de esta auditoria es verificar
mediante auditoria interna que se esté realizando la compra y almacenamiento
de insumos textiles conforme al sistema de gestión de calidad en la empresa
Fajas Quirúrgicas MJ.
Los criterios implementados para la auditoria son la norma ISO 9001:2015 y los
manuales de procedimientos establecidos para las compras y almacenamiento
de los insumos de la empresa. La auditoria se llevará a cabo por tres auditores y
las actividades de auditoria se iniciaran el dia miercoles 28 de marzo de 2018 en
el área de compras, y debe ser atendida por el personal encargado. El día lunes
02 de abril de 2018 los auditores pasaran al área de almacenamiento y allí los
encargados también deberan atenderlos según corresponda. Cabe aclarar que en
ambas áreas las actividades podrán extenderse maximo hasta dos días despues
de la fecha de inicio.
En caso de presentarse alguna abservación o aclaración por favor comunicarse
con el Auditor Líder.
En el siguiente link www.gglechecklist.com/auditoriafajasmjcompras los
asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoria deberán diligenciar el
formulario con nombre, cargo y correo electronico corporativo, con el fin de
conocer el número exacto de asistentes y hacerles llegar información
relacionada.
Cordialmente,
Juliana Castañeda Jiménez
Gerencia de calidad

Lista asistentes reunión de apertura y cierre de auditoria en Compras y


almacenamiento
Nombre Cargo Correo Electrónico
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del documento


1 Orden de Compra OC – 002 Versión Febrero 2017
2 Registro de entrada de Ultima versión 20 diciembre de
insumos 2017
REI – 001 Carpeta de protocolos e
instructivos
3 Registro de Compras RCC – 020 Última versión 12 enero
canceladas de 2017
4 Revisión de Insumos RI – 002 Última versión 19 de
febrero de 2017
5 Registro Salida de insumos del SIA – 003 Última versión 30 de
almacén junio de 2017
6 Revisión de pagos Última versión 23 de abril de 2017
RP – 015 Carpeta de protocolos e
instructivos

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de


comunicación que usará durante la auditoría.
R/ Durante la auditoría se usará comunicación interna, es decir, entre el equipo
auditor. Comunicación Horizontal tanto con el personal encargado del área
auditada como con la gerencia administrativa. Se usarán medios primarios de
comunicación como voz a voz, e interpersonales como el correo electrónico para
realizar convocatorias y anuncios relevantes.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias
de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
R/ Las técnicas que se utilizaran en la auditoria para la recolección de información
serán:
Confrontación: Observación de similitudes o diferencias entre las actividades
realizadas y las actividades establecidas según los manuales para los diferentes
procedimientos involucrados.
Revisión selectiva de los datos registrados y cómo se realizan los registros, con el
objetivo de conocer la normalidad de los procedimientos de registro.
Verificación verbal por medio de indagación o preguntas al personal sobre los
procesos que se realizan en el área.
Verificación Documental: obtener documentación escrita que sustente los hechos.

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):


Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Orden de Cap. Gestión de Las ordenes de X
Compra Compras compra se
emiten pero no
se firman en
autorización.
2 Registro de Cap. Gestión de Los registros de X
Compras Compras compras
canceladas tarde canceladas se
hacen tarde, en
ocasiones se
olvida realizarlos
3 Registro de Cap. La entrada de X
Entrada de Almacenamiento insumos al
insumos a de insumos almacén se
tiempo y correcta registra a tiempo
y de manera
correcta
4 Revisión de Cap. Revisión No se realiza X
Insumos no materia prima bien dejando
adecuada pasar insumos
sucios y con
imperfectos al
área de corte.
5 Registro Salida Cap. No se registra la X
de insumos del Almacenamiento salida de
almacén de insumos insumos del
desordenado almacén a
tiempo cuando
hay mucha
carga laboral,
esto lleva a que
en ocasiones se
olvide registrar o
registros
desordenados
6 Desconocimiento Cap. Inventario Los encargados X
del inventario Materia Prima no tienen
real de la conocimiento
materia prima del inventario
real de algunos
insumos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

R/ Conclusiones de la Auditoría
 Se deben establecer políticas más rigurosas para realizar las ordenes de
Compra.
 Los registros de entrada y salida de insumos del almacén deben realizarse
en el instante en que ocurren estas acciones, para ello se propone cambiar
la fichas de registro, actualizarlas con entrada de datos para fecha y hora
de los movimientos, tipo de insumo, referencia y cantidad exacta.
 Lo anterior permitirá disminuir los retrasos en las ordenes de compra y en
las compras porque se conocerá el inventario real de los insumos y de
acuerdo a la planeación de producción mantener un inventario adecuado
sin excesos o defectos.
 Se deben llevar registros sobre las inspecciones realizadas a los insumos
antes de ser almacenados para hacer devolución a proveedores a tiempo y
evitar que la materia prima defectuosa llegue al área de corte.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para


verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
R/ El desarrollo de una auditoria se debe iniciar con una mente abierta a encontrar
todo tipo de procedimientos, desde unos muy buenos y otros que realmente no
favorecen en nada a la empresa y lo que hacen es generar gastos y desperdicios.
Es muy importante tener claro que todos los procedimientos o descuidos que se
tienen en el área a auditar son significativos para los procesos que se desarrollan
porque por ejemplo a veces los empleados no hacen registros a tiempo por
comodidad en la labor, pero también luego los olvidan. Entonces casos así hacen
que cosas pequeñas se vuelvan cada vez más grandes y al final terminan por no
registrar nada porque es más cómodo. El desarrollo de la auditoria debe ser con
minuciosidad y teniendo en cuenta todo tipo de detalles por pequeños que sean,
ya que esto revela todas las mejoras que hacen falta en el área auditada.

Juliana Castañeda Jiménez