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MS PROJECT BÁSICO
Universidad Nacional de Ingeniería
Facultad de Ingeniería Mecánica
Centro de Cómputo
CONTENIDO
Conceptos Básicos
Administración de Proyectos
Modelos tradicionales de la administración de proyectos
¿Qué es el triángulo del proyecto?
¿Cuál es el lado fijo del triángulo?
¿Cómo se puede optimizar para cumplir con la
programación?
Entorno de Microsoft Project
Crear, abrir y guardar un plan de Proyecto
Información del proyecto
Propiedades del proyecto
Calendario del proyecto
Tipos de tareas
Ingresar Tareas al Proyecto
Organización de las tareas en un esquema
Definir la duración de las tareas
Cambiar la duración de una tarea
Cambiar las unidades predeterminadas
Permitir mejores estimaciones
Realizar mejores estimaciones
Tener en cuenta la experiencia pasada
Comprender el presente: Quién y qué
Use PERT
Establecer dependencia entre tareas
Dividir tareas
Hitos
Calendario de tareas
Ejercicios Propuestos
Tipo de Recursos
Ingresar Recursos
Asignar Recursos a las tareas
Conceptos Básicos
Especificar costos variables para los recursos de trabajo
Especificar costos fijos para los recursos de trabajo
Establecer los costos para los recursos de material
Establecer varios costos para un recurso
Establecer la acumulación de costos
Cambiar el método de acumulación de costo fijo para las
tareas existentes
Planeamiento de costos fijos de tareas
Ejercicios Propuestos
Conceptos Básicos
los últimos 50 años, así como sus métodos, sistemas y herramientas, se puede decir que
desde la segunda guerra mundial con técnicas como la programación lineal, PERT, CPM etc.
Sin embargo hace apenas unos 10 años que su divulgación como una profesión en gran escala
cerrar proyectos. Hoy día la tendencia mundial es administrar profesionalmente los proyectos.
2016. De hecho la administración de proyectos formal a final de cuentas resulta menos costosa
que la tradicional. De igual manera es más efectivo administrar nuestros proyectos con orden y
rendición de cuentas, que improvisar soluciones sobre la marcha, además que en este enfoque
innecesarios y entregas tardías, entre otras. Es claro que, aunque pudiéramos tener la mejor
herramienta de administración de proyectos que existiera a nivel mundial, nunca podrá ésta
sustituir nuestro buen juicio. Sin embargo, la herramienta puede y nos debe facilitar mucha
información.
Administración de Proyectos
dirección, control y motivación de una serie de recursos para un periodo de tiempo específico
1) Fase de definición
2) Fase de planeación
3) Fase de control
Fase de definición
En esta fase se define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto y debe
Fase de planeación
El propósito de esta fase es definir y asignar los objetivos del proyecto y desarrollar un plan que
Fase de control
El propósito de esta fase es implantar un plan, monitorear el progreso del proyecto y tomar
acciones correctivas para asegurar que la distribución del proyecto es realizada eficientemente.
Estas son algunas de las muchas actividades que comprenden esta fase:
planeado
1) Costo
2) Tiempo
3) Recursos
4) Nivel de calidad
Estas cuatro variables determinan la secuencia completa del proyecto. Para completar un
• Incrementar recursos
• Anadir turnos
Diseñando el plan
2. Definir suposiciones.
Este punto de vista de considerar a una empresa como el organismo de un ser humano implica
que, para que un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus piezas funcionales deben
trabajar en conjunto hacia objetivos o proyectos específicos. En las décadas posteriores a los
años sesenta, este enfoque hacia la administración de proyectos comenzó a afianzarse en sus
formas moderas. Aunque varios modelos empresariales distintos evolucionaron durante este
período, todos comparten una estructura subyacente común: un administrador del proyecto
Planeación ascendente Esta tendencia enfatiza el uso de diseños de proyectos más sencillos,
ciclos más breves, colaboración eficiente entre los miembros del equipo, participación más
sólida de los miembros del equipo y toma de decisiones. Este enfoque se conoce ampliamente
como e incluye varias metodologías relacionadas, como Scrum, Crystal, Extreme Programming,
toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organización debería tener y por
permitir que las tecnologías de minería de datos hagan más transparente la información de la
cartera.
Es esta combinación de elementos (tiempo, dinero y ámbito) lo que llamamos triángulo del
proyecto. (Estos elementos concurrentes también se conocen como las tres restricciones de un
proyecto). Si comprende el triángulo del proyecto, podrá tomar mejores decisiones cuando
Si ajusta cualquiera de los lados del triángulo, los otros dos lados
se ven afectados.
ámbito reducido.
Cumplir con el presupuesto podría dar como resultado una programación prolongada y un
ámbito reducido.
Aumentar el ámbito podría ocasionar que el proyecto dure más y cueste más en el sentido de,
Los cambios en el plan pueden afectar al triángulo de diversas maneras, dependiendo de las
recortar la programación podría incrementar los costos. En otros casos podría incluso
reducirlos.
En términos del triángulo del proyecto, los recursos se consideran elementos de costo. Por lo
que al ajustar los recursos para acomodar más o menos trabajo a fin de reflejar su
También podrá observar que a medida que ajusta los recursos, la programación cambia. Por
En la mayoría de los proyectos, al menos uno de los lados del triángulo está "fijo", es decir, no
cambiar las fechas. O bien, puede ser el ámbito; no habrá cambios en las.
El truco está en encontrar los lados "fijos" del triángulo de su proyecto. Éstos le indicarán qué
es lo que puede modificar y dónde puede realizar ajustes si llega a surgir un problema.
Formular el problema en una frase puede ayudarle a determinar qué lado del triángulo presenta
problemas.
Saber qué lado del triángulo no se puede modificar le ayudará a saber dónde puede realizar
ajustes. De esta forma, cuando comience el proceso de optimización, tenga en cuenta el orden
Primero, decida cuál de los tres elementos está fijo. Por lo general, éste es el elemento más
A continuación, determine en qué lado se presenta el problema actual. Una vez identificado,
sabrá cuáles son los elementos con los que deberá trabajar para volver a encaminar su
proyecto.
Si el lado problemático coincide con el lado fijo, aún cuenta con los otros dos lados del triángulo
para trabajar. Por ejemplo, si el proyecto debe finalizar a tiempo y el problema es que está
demorando demasiado, puede ajustar los recursos o ajustar el ámbito para volver a encaminar
el proyecto.
Si el lado problemático es diferente del lado fijo, querrá optimizar ajustando el otro lado. Por
Cabe mencionar que cuando se ajusta un lado del triángulo de tiempo, dinero y ámbito, los dos
lados restantes pueden verse afectados, ya sea de manera positiva o negativa, dependiendo
Nota: Una vez ajustado el plan del proyecto, compruebe nuevamente los otros dos elementos
para asegurarse de que todo siga siendo viable. Por ejemplo, si ajustó el plan para reducir los
Una vez analizada la programación, es posible que descubra que ésta no cumple la fecha
límite del proyecto. Existen varias formas en las que puede ajustar la duración de la
programación. Los métodos que elija dependerán de las limitaciones impuestas al proyecto
La manera más efectiva de acortar la programación consiste en cambiar las tareas que están
en la. La ruta crítica es una serie de tareas dependientes cuya última tarea termina en la fecha
de finalización del proyecto. Si alguna de las tareas de esta serie se mueve, también se moverá
la fecha de finalización del proyecto. Es probable que modificar las tareas que no están en la
Quitar tareas para cumplir con la fecha de finalización (generalmente como reflejo de una
reducción en el ámbito).
Al ajustar la programación, se pueden incrementar los costos, se pueden sobre asignar los
recursos y el ámbito puede cambiar. Por ejemplo, si reduce la duración de las tareas en la ruta
crítica, es probable que el proyecto termine antes. Sin embargo, el ámbito de estas tareas, y
adicionales a las tareas de la ruta crítica con el fin de terminarlas más rápidamente, podría
encontrarse con una sobreasignación de estos recursos, por lo que deberá pagar,
trabajo.
parte inferior está la barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.
Menú Pestaña de
Archivo selección Ayuda
Cinta de
Opciones
Zoom de vista
Barra de
Botones de
estado cambios de vista
2. Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco este activada y, a continuación, haga clic en
de proyecto.
que averiguar la fecha límite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le
NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios
Si cambian los planes, puede modificar esta información inicial del proyecto en cualquier
datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalización reales, las tareas se
Si desea guardar el proyecto como un proyecto de empresa, debe conectarse a Project Server
Si crea y guarda este proyecto localmente y después decide guardarlo en Project Server, el
El proyecto se puede actualizar con distintas vistas, tablas, campos y otros elementos.
Además, se perderá todo formato que no sea consistente con la plantilla de la información
global de la empresa.
proyecto) de la misma forma. Una simple lista de tareas y algunas barras no siempre son la
Project 2016 cuenta con nuevas características que permiten ver no solo elementos críticos de
un proyecto, sino también administrar la programación y los recursos de forma más eficiente.
Esta introducción le guiara por las diferentes formas en que se puede ver un proyecto. Siga los
vínculos incluidos en cada paso para obtener información detallada acerca de cada proceso.
La forma clásica de ver información de Project siempre ha sido la vista Diagrama de Gantt. No
obstante, Project 2016 ofrece muchas otras vistas que le permiten ver solo los datos que le
interesen. Además, puede usar estas nuevas vistas para administrar tareas y los integrantes de
Lo primero es lo primero: necesita encontrar algunas vistas para mostrar. La cinta le ayudara a
A veces quizá solo desee tener un panorama general del proyecto. Use la vista de escala de
tiempo para obtener una visualización grafica de todo el proyecto para imprimir y realizar
informes fácilmente.
Todo lo que necesite hacer en Microsoft Project se encuentra más a su alcance que nunca.
El control deslizante del zoom es una característica nueva que permite controlar exactamente
que parte de la vista de escala de tiempo de sus proyectos desea ver. Lo encontrara en la
Project ofrece cientos de vistas. Encuentre la más adecuada consultando una lista de todas las
vistas posibles.
Un proyecto no es una simple lista de tareas. La esencia de un proyecto son las relaciones
entre las tareas. Aprenda cómo organizar las tareas para configurar las relaciones que reflejan
A veces, no se necesita Project (si, es verdad). Puede recurrir a otras aplicaciones, como Excel
Si de algo no hay duda en relación con las vistas de un proyecto es que seguramente deseara
modificarlas a medida que vaya conociendo mejor el proyecto y su equipo de trabajo. Estos son
algunos aspectos que hay que tener en cuenta cuando desee ajustar una vista.
Agregar columnas a una vista de proyecto permite controlar la información que se ve. También
Por más sencillo que sea usar Project 2016, los proyectos pueden complicarse. Aprenda como
Filtrar una vista permite quitar los elementos que estorban en una programación para poder
Agrupar la información permite clasificar las tareas o recursos para poder ver información
Es natural que desee imprimir una vista. Todo el mundo lo hace. Con Project, imprimir una vista
Las vistas pueden modificarse. Descubra los métodos más convenientes para personalizar aún
Aunque no tenga uno de los mejores programas de administración de proyectos del mundo
Si su organización tiene instalado Project Server 2016, puede ver y actualizar información de
Use las características avanzadas de informes de Project para exportar información a Excel,
Visio o PowerPoint.
Tomar una instantánea de un proyecto y pegarla en otro programa de Office es una forma
Puede exportar información desde Microsoft Project a otro formato usando un asistente. Los
formatos más comunes incluyen Excel, archivos de solo texto o XML, entre otros.
1. Abra el proyecto.
Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los días y horas laborables generales del
proyecto, así como los periodos no laborables normales (por ejemplo, fines de semana y
NOTA: Si usa Project Professional 2016 con Project Web App, solo puede cambiar los
administrador.
Detalles.
6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y
NOTA: Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un
seleccionada.
Si selecciono Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea
repetitiva.
Cualquier tarea a la que este recurso este asignado se programara en función del día de
descanso. Para ello, por lo general se aumenta el número de días necesarios para completar la
tarea.
del proyecto. Si va a usar esta programación de festividades para varios proyectos, considere
la posibilidad de que el proyecto sea una plantilla o de agregar el calendario al archivo global.
Si usa Project Professional, considere pedirle al administrador del servidor que agregue el
1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar tiempo
de trabajo.
2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del
(Calendario del proyecto). También puede seleccionar la opción 24 horas o Turno de noche.
Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la
excepción.
6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a
detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrón diario,
NOTA: Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un
seleccionada.
Si selecciono Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea
repetitiva.
Cualquier tarea programada durante la festividad será reprogramada de forma automática para
tareas.
Puede usar esta característica para personalizar el calendario del proyecto según las
necesidades de su organización (como crear una semana laboral que incluya fines de semana).
calendario de recurso o para un calendario nuevo, haga clic en la pestaña Semanas laborales.
semanas laborales para un rango de días que difieren del día laborable predeterminado, como
un calendario de verano para obras en carretera o una semana laborable que incluya fines de
la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuación, escriba las
fechas de inicio y finalización del periodo en que tendrá lugar la programación adicional.
4. En el cuadro de dialogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar de
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los
periodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a
Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar
ningún trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organización trabaja los viernes, seleccione viernes
Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los periodos
laborables para los días seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a
las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que
finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su organización trabajan los
laborables específicos.
Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en
1. Calendario del proyecto Este es el calendario que se usa para designar la programación de
2. Calendario de recursos Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de
Para modificar dichos calendarios, haga clic en Cambiar tiempo de trabajo, en la ficha General
del cuadro de dialogo Información del recurso. También puede crear y asignar calendarios de
recursos para recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo
específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche.
Puede modificar los calendarios de recursos para indicar periodos no laborables, como
vacaciones y permisos.
Calendario de tareas Las tareas se programan según los periodos laborables del calendario del
proyecto. No obstante, puede personalizar los periodos laborables desde el calendario del
horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas
resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines
de semana, que están designados como periodos no laborables en el calendario del proyecto.
Calendario base Un calendario base se usa como plantilla en la que se basan el calendario del
base:
Estándar (9:00 a.m. a 7:00 p.m. de Lunes a Viernes con 2 horas para comida, 8 horas trabajo)
Tipos de tareas
La siguiente explicación sobre Tipo de tarea es válida para cualquier versión de Microsoft
Para comprender el significado del campo Tipo en Microsoft Project, basta con analizar las
diferentes situaciones que se pueden dar cuando el usuario modifica manualmente alguno de
estos 3 campos de tarea: Trabajo, Duración o Unidades asignadas de recurso, y que son las
El campo Tipo de tarea solo tiene interés y validez cuando hay algún recurso asignado a la
imagen anterior para la versión 2016. A través de Menú/ ventana/ Dividir pantalla, en
versiones anteriores a 2016 accedemos a este formulario, y con Ficha Vista/ Grupo Vista en
dos paneles/ Detalles/ Formularios de tarea en el caso de que estemos utilizando 2016. Para
pulsaremos el botón derecho del ratón sobre alguna zona neutra del formulario que acabamos
2016.
Aceptando que la fórmula general para calcular las horas de trabajo de los recursos asignados
de una tarea, es el producto de los días de duración de la tarea por las horas/día que dedican
los recursos asignados, Microsoft Project propone que elijamos uno de los 3 campos (Trabajo,
Duración o Unidades de recurso) como fijo, para que cuando modifiquemos manual y
opcionalmente uno de los dos campos restantes de la fórmula, sepa cuál es el que tiene que
calcular para mantener la igualdad de la estimación inicial que introdujimos la última vez.
En el cuadro de más arriba se muestra las 6 situaciones que se pueden dar al modificar alguno
IMPORTANTE.- Se recomienda que cada vez que se haga un cambio manual en algún campo
del formulario, se pulse a continuación la tecla Aceptar en esa misma ventana inferior, ya que
introducir varios cambios sin Aceptar de por medio, puede llevar a resultados inesperados en
Así pues, recomiendo “cacharrear” con diferentes hipótesis de ejemplo sobre el formulario
en la vista Uso de tareas por ejemplo, para la 2016, insertando eso sí y para este último
caso, las columnas Trabajo, Duración, Máxima (unidades de recurso) y Tipo en la tabla a
mostrar.
de tarea por defecto para el proyecto, esto quiere decir que las nuevas tareas que se vayan
creando serán de ese tipo, aunque puede cambiarse posteriormente como se ha estado
que es lo más habitual cuando los recursos son limitados en el proyecto. Si la cantidad de
recursos no es limitante para la mayoría de las tareas, elegiremos Trabajo fijo o Duración fija
como por defecto. En este caso de recursos no limitados, seleccionamos Trabajo fijo cuando
las tareas se estiman por ejemplo, en base a las horas/recurso que son necesarias para
completar la tarea. Finalmente elegimos Duración fija, en proyectos en los que la duración de
proyectos con Microsoft Project. Tiene sentido únicamente si hay recursos asignados a la tarea
y además queremos hacer ajustes y simulaciones específicas. Por lo tanto, aun siendo uno de
Algunos usuarios suponen que el concepto, que se puede consultar en otro artículo ya
publicado en este foro va necesariamente unido al Tipo de tarea, pero esto no es así. El
tratamiento de cada uno de estos dos parámetros se pueden y deben dar de forma
independiente.
Resumiendo, si Ud. planifica con recursos asignados a las tareas, en función del Tipo de tarea
A) la cantidad de recursos necesarios (Unidades) para hacer una cantidad de horas de Trabajo
en un tiempo determinado (Duración), como es el caso de Tipo Trabajo fijo ó Duración fija, o
B) que calcule la Duración de una tarea cuando se asignan unos recursos concretos
(Unidades) que deben hacer un número de horas específicas (Trabajo), como es el caso de
C) como es muy habitual calcule el Trabajo de una tarea con un número específico de recursos
una fecha de inicio, una fecha de finalización y una duración que el usuario define. Microsoft
Project nunca cambiara las fechas de una tarea programada manualmente pero es posible que
aparezcan advertencias si existen posibles problemas con los valores especificados. Puede
transcurso de un proyecto. Por ejemplo, durante la fase de propuesta, es probable que desee
programar todas las tareas del proyecto de forma manual y luego cambiar a la programación
automática una vez que la propuesta haya sido aceptada y el proyecto esté a punto de
comenzar. Algunos conjuntos de tareas pueden ser programados manualmente mientras que
De manera predeterminada, el campo Modo de tarea está incluido junto al campo Nombre de
tarea en todas las vistas de hojas basadas en tareas, incluida la del Diagrama de Gantt. Se
muestra un icono que indica si la tarea es un marcador de posición, una tarea programada
Para cambiar el modo de tarea, haga clic en el campo. En la lista que aparece, haga clic en
propuesta. Tiene una idea poco precisa de las fechas de hitos importantes pero sin muchos
detalles. Crea tareas e hitos por medio del modo de tarea Programada manualmente. La
propuesta es aceptada y los elementos de trabajo y las fechas de entregas están cada vez mas
definidas. Continúa programando manualmente esas tareas y fechas. A medida que algunas
fases quedan mejor definidas, decide cambiar las tareas en esas fases al modo de tarea
programación, usted puede centrar su atención en aquellas fases que aun están en desarrollo.
puede cambiar para todas las tareas nuevas. En la ficha Tarea, en el grupo Programación,
haga clic en Modo de tarea y luego haga clic en Programación automática. Todas las tareas
Programada automáticamente.
automáticamente, con el aspecto de un tipo de datos Enumerado. Sin embargo, Project ve este
campo como un tipo de datos Si/No. Si la tarea está programada manualmente, esta tiene un
Las tareas de planes creados en versiones anteriores de Project tienen como modo
seleccionar Marcador de posición como modo de tarea. Project identifica como un marcador de
Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan
características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de
resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede
usar las tareas de resumen para mostrar las fases y sub fases principales del proyecto. Las
tareas de resumen esquematizan los datos de sus sub tareas, que son las tareas agrupadas en
un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario
detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan
Nota Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido,
Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación,
se agrupan en fases.
Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el
Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2016 asigna estimada de forma
predeterminada para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la
Nota Lo que ocurre cuando crea o modifica la duración de una tarea será diferente si está
trabajando con una o con una. De forma predeterminada, las tareas nuevas se programan
Programación automática.
1. Si fuera necesario, agregue la tarea al plan del proyecto. Para obtener las
duración es 1 día y desea expresar dicha duración en horas, primero debe calcular la
continuación.
5. Presione ENTRAR.
(tarea de resumen: tarea que se compone de sub tareas y que las resume. Utilice el
hamaca") sin cambiar sus respectivas sub tareas. Si la duración de la tarea de resumen
difiere de la duración total de sus sub tareas, la diferencia se observa como una línea
panel izquierdo.
Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las tareas programadas
izquierdo.
Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.
Escriba las diferencias entre la tarea nueva y las tareas anteriores, y téngalas en cuenta al
Las duraciones pueden variar según la experiencia de la persona que realiza la tarea. Una
persona con mucha experiencia puede realizar ciertas tareas más rápidamente que una
Revise las estimaciones cuando se inicia la tarea. En ese momento sabrá más acerca de las
tareas.
Use PERT
También puede derivar las estimaciones comparando duraciones. Esto suele mencionarse
como.
Dependencias entre tareas es relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por
una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias
entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin
[CF].
En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar una tarea de la lista de
tareas.
Nota: Al eliminar una tarea de la lista de tareas el resto de las tareas del proyecto se
establecidas.
Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa
haciendo clic en su identificador (numero ubicado más a la izquierda de cada vista), lo que
sombrea toda el área, luego haga clic en el botón derecho del ratón y en el menú desplegado
seleccione eliminar tarea, en el caso de una tarea, y eliminar recurso en el caso de un recurso.
Dividir tareas
3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la fecha donde desea
que tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que
Notas
Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt de forma que
Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una división, este tiempo de
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la
redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como
2. Situé el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte. El cursor
3. Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la
Notas
Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente,
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la
redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como
2. Situé el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia a una flecha de
cuatro puntas.
3. Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha
Notas
Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá solo esa
También puede modificar la fecha de comienzo o de finalización para moverla tarea completa y
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la
redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como
Para cambiar la duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario
para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos) de la tarea
dividida completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva duración en el
campo Duración de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de
2. Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que
3. Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para
alargar su duración.
Sugerencia Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama
de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y se unan.
con líneas de puntos que conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división
2. En la ficha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del grupo Estilo de
diagrama de Gantt.
tabla.
4. En la ficha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las
Hitos
para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se
muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de
cualquier duración.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas (tarea externa: tarea que
representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los
atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de proyecto. Una tarea externa solo se
puede cambiar en el proyecto de origen.). Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere
una aplicación que otra empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en
Crear un hito
2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la
lista.
Cuando escriba una duración cero en una tarea, Project 2016 muestra automáticamente el
Por lo general, los hitos tienen una duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo
que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo
desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de
recursos) cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duración. Por ejemplo, si un
proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas
que completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobación tardara
una semana.
2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la
lista.
tarea.
5. Active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Project 2016 muestra el símbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el último día de la
tarea.
Calendario de tareas
Las tareas se programan según los periodos laborables del calendario del proyecto. No
obstante, puede personalizar los periodos laborables desde el calendario del proyecto en un
calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente
tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente
útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que están
Ejercicios Propuestos
Ejercicio 01
Ejercicio 02
funcionales”.
GAP Análisis
datos”.
5. Agregar la tarea “Definir fecha reunión Kick Off” después de la tarea “Revisión de
requerimientos de datos”.
Ejercicio 03
SGCB.
gráfico de la derecha.
SGCB.
SGCB.
Ejercicio 04
Tarea Duración
Ejercicio 05
Ejercicio 06
Tipo de Recursos
Los recursos son las personas, suministros y equipos que le permiten completar las tareas de
Recursos genéricos
Los recursos de trabajo son las personas o equipos que consumen el tiempo cuando se trabaja
en una tarea. Al configurar los recursos de trabajo, se define la cantidad de tiempo que los
recursos tienen que invertir en un proyecto (100 por ciento es a tiempo completo).
Ingresar Recursos
Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto. Tenga
en cuenta que agregar personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta diferencia es
proyectos.
actividad única. La fabricación de los automóviles, si bien implica numerosos pasos vinculados,
Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un final En el ejemplo anterior, el diseño
de una fábrica de automóviles tiene una fecha de finalización, pero la fabricación de los
Los proyectos consumen recursos Los recursos, ya sean personas o recursos materiales como
Un proyecto tiene fondos limitados que se describen en el presupuesto Normalmente, los jefes
recursos a Excel o Visio A veces se necesita más que Project para analizar datos de proyectos.
Quitar o reemplazar una asignación de recurso Si la persona u otro recurso no son los
recursos de la organización, puede modificar la información del recurso, como tasa de pago,
Usted puede asignar recursos a las tareas de la vista Diagrama de Gantt. Haga clic en la vista
Diagrama de Gantt de acceso directo en el borde derecho de la barra de estado o haga clic en
la parte superior del botón Diagrama de Gantt en la vista grupo en la ficha Tarea de la cinta de
opciones para cambiar a la vista Diagrama de Gantt. A continuación, siga estos pasos para
Puede hacer clic en la barra de tareas en el diagrama de Gantt, o puede hacer clic en cualquier
2. Haga clic en la pestaña Recursos y, en el grupo de misiones, haga clic en el botón Asignar
Utilice la ventana Asignar recursos para asignar un recurso a la tarea identificada en la parte
superior de la caja.
3. Seleccione el recurso que desea asignar a la lista de nombres de recursos del cuadro de
Sobreasignaciones
Uso de recursos para ver cuánto trabajo se ha sobre asignado al recurso en general y a todas
Ejemplo Supongamos que Juan dice que hay demasiado trabajo para terminar en el tiempo
programado. Para comprobar los detalles y buscar soluciones, agregue el campo Sobre
asignación a la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos. Puede ver que Juan está
realmente sobre asignado dos horas diario durante las dos semanas próximas.
Calendario de Recursos
Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados
en la configuración del calendario Estándar. Para modificar dichos calendarios, haga clic en
Cambiar tiempo de trabajo, en la ficha General del cuadro de dialogo Información del recurso.
También puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de
recursos con el fin de indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un
recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificarlos calendarios de recursos para
Ejercicios Propuestos
Ejercicio 01
Jefe de Obra
Albañil
Arquitecto
Ejercicio 02
Asignar los recursos a las tareas del Proyecto, según el gráfico de la derecha
Ejercicio 03
Abrir el archivo Plan de Trabajo – Construcción Auditorio y realizar las siguientes actividades:
Recursos Trabajo
Eduardo
Sisco
Pintores
Asigna al recurso “Sisco” una capacidad máxima: 50% ya que está disponible media jornada.
Ejercicio 04
TAREAS
Conceptos Básicos
Microsoft Project calcula los costos de recursos en función de la normal y las tasas horas extra,
en los costos por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en
lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula
cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula
solo una vez.), en los costos fijos (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece
dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los
billetes de avión o el alojamiento.) de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar)
de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organización.
Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos) de costo, el recurso debe estar
un recurso de trabajo (una persona), un recurso material (recurso material: suministros u otros
elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) de (por
cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión
Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos: Asegúrese que esté en la tabla
Entrada
En esta tabla solo se permitirá asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo.
En el campo Tasa Estándar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso.
Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 200/día
Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras
Microsoft Project no asigna automáticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede
Si lo hiciera, podría acabar con costos superiores a los reales. Para utilizar la tasa de horas
extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo normal para el recurso. Para
asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna llamada Trabajo de Horas Extra.
En la Datos del grupo, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación,
seleccione Entrada.
Si este campo no está visible, haga clic en TAB para mover a ella.
Puede especificar más de un costo por uso para cada recurso reflejar la velocidad de
combinación de esquemas:
En la Fecha efectiva columna, introduzca la fecha cuando el cambio de tasa surta efecto.
Para especificar el costo por uso que se produce en otra fecha, en las filas adicionales de las
tablas de tasas de costo, escriba o seleccione el nuevo costo por uso y de la nueva fecha.
Para especificar grupos de costos adicionales para el mismo recurso, haga clic en la L ficha y,
Proyecto podrá calcular los totales de costos cuando los recursos basados en tasas, los
recursos que tienen los costos por uso y los recursos de costo asignados a tareas.
En la Datos del grupo, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación,
seleccione Entrada.
nuevo.
Escriba un nombre de la unidad de medida en la Material campo, por ejemplo, encendido (para
Si este campo no está visible, haga clic en TAB para mover a ella.
Haga clic con el botón secundario para seleccionar Información para ver la Información del
En la siguiente fila, escriba un valor o cambio porcentual de la tasa anterior en Tasa estándar
columna. Por ejemplo, escriba + 10 % para indicar que la tasa ha aumentado el 10% de la tasa
anterior.
En la columna Fecha efectiva, introduzca la fecha cuando el cambio de tasa surta efecto.
Notas
Especifique tasas para recursos materiales si desea que Microsoft Project calcule los
costos de recursos materiales basados en tasas para recursos materiales. Por ejemplo,
para asignar a una tarea a un recurso material cemento con el nombre que tiene un
precio de venta de 100 euros por tonelada, en el Tipo campo que se seleccione el tipo
Introducir varias tasas para un recurso material si trabaja con varios grados de material,
ejemplo, puede utilizar la Tabla de tasas de costo fichas para introducir tasas para
con el fin de proporcionar diferentes tasas de costo para cada tipo de asignación. Agregue el
campo Tabla de tasas de costo a la vista Uso de recursos cuando desee ver el campo Tabla de
Ejemplos Supongamos que está revisando y modificando las tablas de tasas de costo de las
los nombres de los recursos. Sin embargo, las tablas de tasas de costo de sus asignaciones
aparecerán en los campos de asignación Tabla de tasas de costo bajo el nombre de cada
recurso.
Notas Para establecer las tablas de tasas de costo, en la vista Hoja de recursos, seleccione el
Haga clic en la pestaña Costos. La ficha A (Predeterminado) muestra la fecha efectiva, la tasa
estándar, la tasa de horas extra y el costo por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un
recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de
trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos
materiales, el costo por uso se acumula solo una vez) del recurso. Si desea indicar otras tablas
de tasas de costo para costos especiales del recurso, haga clic en las pestanas B, C, D o E y
Con Microsoft Project 2016 puede controlar cuándo se acumulan los costos de tareas y sus
asignaciones. Esta opción puede reemplazar la generación automática de los costos asociados
con el uso de recursos (que son la forma de prorrateo de valor predeterminado) y el lugar de
realización al principio o al final de la tarea de costos. Esto se puede utilizar para la alineación
cuando se desarrollan los costos por sistemas de facturación y puede ayudarle a administrar el
flujo de efectivo en el proyecto. Puede definir el de costo de costos del de y para las tareas.
Haga clic con el botón secundario para seleccionar Información y haga clic en la ficha
Costos.
cuando se crea un recurso y no modifique. Los cambios pueden mover los costos planeados y
Nota: Costo por uso de recursos se contrae al comienzo o fin de una asignación, no mediante
incorrectamente cree y asigne un recurso nuevo y transfiera los costos restantes del antiguo al
nuevo recurso.
Nota: Si va a aplicar este método de acumulación para todos los proyectos futuros, en el campo
Opciones de los cálculos para este proyecto, seleccione Todos los proyectos nuevos.
Los costos fijos se asignan a una tarea y son útiles para la planificación y captura del costo de
tarea que se producen también en los que se derivan de los recursos asignados. Los costos
seleccione Costo.
costo fijo.
También puede introducir los costos fijos de todo el proyecto, que puede hacer si está
desea agregar costos indirectos del proyecto (por ejemplo, el costo de utilidades).
completar la tarea.
Vamos a comprobarlo, cuando inicialmente asignas un recurso a una tarea, esta es la fórmula
Tan pronto como asignamos el recurso a la tarea, el trabajo cambia a 40 horas; fue calculado
de la siguiente manera:
100% x 40 = 40 horas
Usando matemáticas simples, podemos re-escribir nuestra ecuación para cada una de las
diferentes variables, dando como resultado tres diferentes maneras de ver la fórmula del
calendario:
Lo primero que tenemos que hacer es introducir el tipo de tarea en el campo “Tipo”.
Por defecto esta como “unidades fijas” fixed units, pero existen tres tipos de tareas
1. Duración Fija
2. Unidades Fijas
3. Trabajo Fijo
Veamos cómo se calcula la DURACION, para esto dejaremos el tipo de tarea como unidades
días.
80 / 100% = 80
80 / 100% = ( 80 / 8 )
80 / 100% = 10 días
siguiente manera:
100% * 10 días = 80
100% * 10 días = ( 10 * 8 )
Sigamos ahora con el análisis del cálculo de las UNIDADES, partiendo del escenario inicial
20 / 5 días = 50%
20 / 5 días = 20 / (8 * 5)
20 / 5 días = 20 / 40
20 / 5 días = 0.5
En resumen
1. Unidades Fijas
2. Trabajo Fijo
3. Duración Fija
1. Unidades
2. Trabajo
3. Duración
Si tiene que interrumpir el trabajo en una, puede la tarea de tal forma que una parte de ella
Cuando se mueven tareas divididas, puede optar por mover únicamente una parte de la tarea
3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la fecha donde desea
que tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que
Notas
Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de
Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una división, este tiempo de
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la
redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como
2. Sitúe el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte. El cursor
3. Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la
Notas
Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente,
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la
redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como
2. Sitúe el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia a una flecha de
cuatro puntas.
3. Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha
Notas
Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá solo esa
También puede modificar la fecha de comienzo o de finalización para moverla tarea completa y
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la
redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como
Para cambiar la duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario
para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de la tarea
dividida completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva duración en el
campo Duración de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de
2. Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que
3. Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para
alargar su duración.
Sugerencia Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama
de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y se unan.
con líneas de puntos que conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división
2. En la ficha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del grupo Estilo de
diagrama de Gantt.
tabla.
4. En la ficha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las
Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbala como una tarea repetitiva (tarea repetitiva:
tarea que se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podría
definir la reunión semanal sobre el estado del proyecto como una tarea repetitiva.). Si no se
repite en determinados intervalos, escríbala como una tarea regular cada vez que se lleva a
cabo.
3. En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a
Mensualmente o Anualmente.
7. Seleccione la casilla junto a cada día de la semana en que debe repetirse la tarea.
8. En el cuadro Iniciar, escriba la fecha de inicio y realice uno de los siguientes procedimientos:
Seleccione Finalizar el y, luego, escriba la fecha en que desea que finalice la tarea repetitiva.
Nota Si no escribe una fecha en el cuadro Iniciar, Project usa la fecha de inicio del proyecto.
Ninguno.
Sugerencia Si desea aplicar un calendario, pero no desea usar dicho calendario para la
Cuando inserta una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar
Indicadores está situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) de
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el
campo Nombres del recurso, el recurso se asignara al trabajo total de la tarea repetitiva y no a
Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan
las tareas entre sí y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por
ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vínculos se
denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina automáticamente las fechas
de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. Existen también diferentes tipos
de delimitaciones que pueden asociar la fecha de comienzo o de fin de una tarea a una fecha
específica.
La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia,
En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con líneas entre las barras de
Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se
pintan y después se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos.
Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede
comprar los cuadros que desea colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas
Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas
vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y
de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debe concluir antes del
tareas
Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero, seleccione
necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la
que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la
Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora
afectarán a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft Project crea una
dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin a comienzo no
funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vínculo entre tareas a comienzo a
comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de forma realista.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.
De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo.
Puede cambiar este vínculo por un vínculo de comienzo a comienzo, de fin a fin o de fin a
comienzo.
Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que
tarea y tendrá que cerrar el cuadro de diálogo y hacer clic de nuevo en dicha línea.
Nota: Si desea desvincular tareas, selecciónelas en el campo Nombre de tarea y haga clic en
Desvincular tareas . Las tareas se volverán a programar en función de los vínculos con otras
A veces, un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación entre tareas. Para
mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo de adelanto. Para mostrar un
El tiempo de adelanto especifica superposición entre tareas que tienen una dependencia. Por
ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora está a medio finalizar, se puede
especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento
negativo.
En una dependencia Fin a Comienzo con adelanto de -1d la segunda tarea se adelanta al
término de la primera
El tiempo de posposición específica retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por
ejemplo, si se necesita un retraso de dos días entre el fin de una tarea y el comienzo de otra,
En una dependencia Fin a Comienzo con retraso de 1d la segunda tarea se pospone al término
de la primera
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea establecer un tiempo
Escriba el adelanto en forma de número negativo (por ejemplo, -1d para indicar un día de
la tarea sucesora haciendo doble clic en la línea de vínculo del diagrama de Gantt y
Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha límite de una tarea específica pero no desea
bloquear la programación estableciendo una delimitación inflexible, puede fijar una fecha límite
para la tarea. Microsoft Project sigue actualizando la programación según sea necesario,
realiza un seguimiento de las fechas límite y muestra un indicador si una tarea finaliza después
de su fecha límite.
La definición de una fecha límite no afecta a la programación de las tareas. Es solamente una
forma de que Microsoft Project le informe de que una tarea finalizará después de su fecha
límite. Así tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplir dicha fecha.
2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una
fecha límite.
Se pueden programar las tareas más eficazmente especificando sus duraciones, creando
dependencias entre ellas y dejando que Microsoft Project calcule automáticamente las fechas
de comienzo y fin. No obstante, se puede establecer una fecha de comienzo o fin específica
inflexibles; las delimitaciones más inflexibles son las fechas de comienzo o fin específicas.
Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programación,
utilice estas delimitaciones inflexibles sólo cuando las tareas deban comenzar o finalizar en una
fecha concreta.
2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una fecha
de comienzo o fin.
Nota: Si selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo Comienzo del
Diagrama de Gantt o arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha de comienzo, Microsoft
Project establece una delimitación No comenzar antes del (NCAD) basada en la nueva fecha
de comienzo. Si selecciona una fecha de fin para una tarea, Microsoft Project asigna
Delimitación inflexible
Una delimitación inflexible es aquella que no es flexible porque vincula una tarea a una fecha.
- No finalizar antes del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la fecha
de fin).
- No finalizar después del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la
fecha de comienzo).
- No comenzar antes del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la
fecha de fin).
- No comenzar después del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la
fecha de comienzo).
Conceptos básicos
La ruta crítica es un conjunto de (o a veces una sola tarea) que controla las fechas de
comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye
también el proyecto.
Las tareas que componen la ruta crítica suelen estar interrelacionadas. Es probable que haya
De manera predeterminada, Microsoft Office Project sólo muestra una única ruta crítica
general, que es la única que controla la fecha de fin del proyecto. Puede definir el plan de
forma que se incluya también una ruta crítica adicional para cada red independiente o para
cada conjunto de tareas. Esto puede resultar útil para realizar un seguimiento de cada uno de
Si conoce y controla la ruta crítica del proyecto, así como asignados a cada , será capaz de
identificar las tareas que pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y, de este modo, saber si
Si es importante que el proyecto termine en la fecha prevista, preste especial atención a las
tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a esas tareas. De estos elementos
Tenga en cuenta que la ruta crítica puede pasar de estar formada por una serie de tareas a
estar formada por otras tareas conforme avance la programación del proyecto. La ruta crítica
puede cambiar cuando finalicen las tareas críticas o cuando se retrasen las tareas de otro
conjunto. Inmediatamente, se creará una nueva ruta crítica con el conjunto de tareas que debe
vigilar de cerca para garantizar la finalización del proyecto en la fecha prevista o antes de esta
fecha.
Para asegurarse de que los ajustes realizados en el plan del proyecto no afectan
negativamente a la ruta crítica, puede revisar la ruta crítica y las tareas críticas de varias
formas.
Mostrar la ruta crítica En el menú Ver, haga clic en Más vistas, en Gantt detallado y luego
Mostrar sólo las En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt y luego haga clic en
Para volver a mostrar todas las tareas, haga clic en Todas las tareas
en la lista Filtro.
Tareas críticas.
Mostrar la ruta crítica En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt y luego en Asistente
mediante el
para diagramas de Gantt en la barra de herramientas Formato.
Asistente para Siga las instrucciones del asistente para aplicar formato a la ruta
Tenga en cuenta que este formato de las tareas críticas sólo se aplica
archivos.
Mostrar varias rutas En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, luego en la ficha
proyectos uno.
resumen.
Ejercicios Propuestos
Ejercicio 01
2. Agregar la tarea repetitiva “Reunión del Personal” con las siguientes características:
Duración: 2 horas
Comienzo: 30 de Enero
Asignar los recursos Eduardo y Sisco a la tarea repetitiva “Reunión del Personal”
Ejercicio 02
Agregar la tarea Instalar Estanterías con una duración de 9 horas y asignarla al Recurso
Eduardo.
Vincular las tareas cambiar Pizarra e instalar Estantería. Hacer que ambas tareas comiencen
en paralelo.
Instalar las estanterías, puede comenzar antes que finalice la instalación de la pizarra. El
Ejercicio 03
Añadir la tarea Tirar Pizarra con una duración de 2 horas y asignarla al recurso Eduardo.
La tarea Tirar Pizarra puede comenzar antes que finalice Instalar Estanterías. El tiempo de
adelanto es de 25%.
Ejercicio 04
Añade la tarea resumen: Cursos a empresas. Esta tarea se encuentra al mismo nivel que las
tareas de resumen Ejecutar y Preparar Material. Vincular con la tarea de resumen anterior.
Añade la tarea: Iniciar curso de Word programado a empresa con un duración de 5 horas
La tarea Iniciar curso de Word programado a empresa es una sub tarea de Cursos a Empresas.
Ejercicio 05
Añade la tarea Curso de Excel empresas con una duración de 10 horas y asignada al recurso
Eduardo.
Ejercicio 06
1. La tarea Inicia curso de Word será interrumpida por tres días a partir de 09/02
Ejercicio 07
Duración fija.
Ejercicio 08
Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de
base:
En Todas las tareas de Resumen, active esta casilla si desea que los datos de línea de base
correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede
que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las sub tareas.
De sub tareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos de
línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las sub tareas
eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de
base.
Nota Si ha seleccionado tanto las sub tareas como sus tareas de resumen, active ambas
casillas.
completado: campo que se utiliza para especificar o mostrar la cantidad que se ha completado
de una tarea. Este valor se expresa como porcentaje de la duración de la tarea que se ha
completado) o el valor de porcentaje completado físico de cada tarea en los cálculos de valor
acumulado relacionados con el CPTR (recuerde que los demás valores se calculan tomando el
valor de CPTR como referencia, así que su decisión afectara a todo el análisis de valor
acumulado).
Utilice el porcentaje completado físico cuando el porcentaje completo no ofrece una medida
A continuación, un ejemplo sencillo de la discrepancia que puede haber entre ambos valores:
columnas de 5 filas. La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos, pero para
colocar la segunda se tardaran 25 minutos porque hay que levantar las piedras hasta la altura
de la segunda fila, con lo que se tarda un poco más. En colocar la tercera fila se tardaran 30
minutos, 35 minutos para colocar la cuarta y 40 para la última, 150 minutos en total. Una vez
colocadas las tres primeras filas, puede decirse que el proyecto esta físicamente completado
en un 60% (puesto que se han colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, solo se le han
dedicado 75 minutos de 150, así que en cuanto a duración, el trabajo solo se ha completado en
un 50%.
(por piedras o por horas), elegirá el valor de porcentaje completado o el valor de porcentaje
completado físico para que quede correctamente reflejado en el análisis de valor acumulado.
El campo Duración real muestra el período de tiempo de trabajo real de una tarea hasta ese
momento, en función de la duración programada y del trabajo restante actual o del porcentaje
completado.
Cómo se calcula Si escribe un valor en el campo % completado, Microsoft Office Project calcula
siguiente manera:
Si escribe un valor de duración real mayor que el de la duración programada, Project cambia la
duración programada para que coincida con la nueva duración real, establece la duración
Recomendaciones Agregue el campo Duración real a una hoja de tareas cuando desee ver,
filtrar o modificar la duración real de las tareas. No obstante, si modifica este cambio, los
Ejemplo La duración programada para la tarea "Dirigir reuniones con los clientes" es de 3 días.
Notas Debido a que al escribir un valor en los campos Duración real, Duración restante o %
completado los demás campos se vuelven a calcular automáticamente, debe escribir un valor
prefiere, puede dejar estos campos de seguimiento del proyecto tal y como estaban
desactive las casillas de verificación Retrasar el fin de las partes completadas después de la
fecha de estado a la fecha de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de
Para establecer la fecha de estado en una fecha que no sea la actual, haga clic en Información
estado.
El campo Comienzo real contiene el valor "NA" hasta que se especifica información real o se
escribe un valor mayor que cero en los campos % completado o % trabajo completado.
comienzo real por la fecha de comienzo programado o calculará la fecha de comienzo real
comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiará para coincidir con la fecha de
comienzo real.
Recomendaciones Agregue el campo Comienzo real a una vista de tareas cuando desee
mostrar, filtrar o modificar las fechas de comienzo reales de las tareas. Si especifica el trabajo
real o el porcentaje completado, Project calcula la fecha de comienzo real. También puede
cambiará el valor "NA" del campo Comienzo real por la fecha de comienzo programada o lo
La tarea "Redactar propuesta" ha comenzado hoy. En el campo Trabajo real, escriba el tiempo
que llevan trabajando los recursos en esta tarea. Project vuelve a calcular el porcentaje de
finalización y cambia el valor "NA" del campo Comienzo real por la fecha de comienzo real
calculada.
Supongamos que hoy es jueves y que se ha enterado de que la tarea "Reunirse con los
clientes" empezó el lunes. En el campo Comienzo real, escriba la fecha del lunes. Project
volverá a calcular las fechas de la programación desde la fecha de Comienzo real indicada.
los campos reales de las tareas. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación,
uso de una u otra dependerá de las preferencias de cálculo. Para examinar y definir estas
preferencias, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y luego haga clic en la pestaña
Cálculo. Active o desactive las cuatro casillas de verificación a partir de Retrasar el fin de las
partes completadas después de la fecha de estado a la fecha de estado según las preferencias
Para establecer la fecha de estado en una fecha que no sea la actual, haga clic en Información
estado.
FIN REAL
El campo Fin real contiene el valor "NOD" hasta que ya no quede trabajo restante o hasta que
Microsoft Office Project establece el campo Fin real en la fecha de estado o en la fecha de
Recomendaciones Agregue el campo Fin real a la parte de hoja de la vista Uso de tareas o Uso
de recursos cuando desee mostrar, filtrar o modificar las fechas de finalización real para las
asignaciones. Si especifica el trabajo real o el porcentaje completado, puede dejar que Project
Ejemplos Pablo acaba de completar una tarea asignada. En la vista Uso de tareas, agregue los
campos Porcentaje de trabajo completado y Fin Real. A continuación, escriba 100 en el campo
Porcentaje completado. Project vuelve a calcular la fecha en el campo Fin y cambia el valor
Juan también completó una tarea asignada. En el campo Trabajo real, especifique el tiempo
que Juan utilizó en esta asignación, que es igual al trabajo total asignado a Juan. Project
vuelve a calcular la fecha en el campo Fin y cambia el valor "NOD" en el campo Fin real a la
fecha de estado.
Por último, Carlos completó una tarea asignada el viernes pasado. En el campo Fin real,
Porcentaje de trabajo completado o en el campo Trabajo real, el campo Fin real contiene la
fecha del pasado viernes y establece el campo Porcentaje de trabajo completado en 100.
Comentarios Cuando especifica que una tarea está 100 por cien completada, Project ajusta
de finalización programada. La fecha que se usa depende de las preferencias de cálculo. Para
examinar y definir estas preferencias, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y luego
haga clic en la pestaña Cálculo. Según sus preferencias de cálculo para este proyecto, active o
desactive las cuatro casillas de verificación; comience por Retrasar el fin de las partes
Cuando se crea una tarea por primera vez, el porcentaje de trabajo completado es cero por
ciento. Si especifica trabajo real para la tarea, Project calcula el porcentaje de trabajo
automáticamente el trabajo real y el trabajo restante. Del mismo modo, al especificar un valor
en el campo Trabajo real o Trabajo restante se vuelven a calcular automáticamente los demás
campos.
tareas cuando desee mostrar, filtrar o modificar el porcentaje de trabajo completado para las
tareas. Si escribe un valor en el campo Porcentaje (%) de trabajo completado, Project calcula
completado se establece en un valor mayor que cero, el campo Comienzo real se establece en
la fecha de inicio programada si aún no ha especificado una fecha de inicio real. Si el campo
Porcentaje (%) de trabajo completado se establece en 100, el campo Fin real se establece en
Ejemplo La tarea "Escribir propuesta" está programada para 40 horas de trabajo. Hasta el
momento, los recursos asignados han informado de 10 horas de trabajo real en la tarea. Project
Además, la tarea "Conducir reuniones de clientes" tiene programadas 32 horas de trabajo. Los
recursos asignados han informado que se han completado 16 horas de trabajo. En el campo
Porcentaje (%) de trabajo completado, especifique 50. El campo Trabajo real cambia a 16
horas.
completado de una tarea afectan al valor de trabajo real. Del mismo modo, los cambios en el
valor de trabajo real afectan a su valor de porcentaje de trabajo completado. Puede cambiar
esta opción predeterminada y hacer que el porcentaje de trabajo completado y el trabajo real
estado de las tareas actualiza el estado del recurso. Sin embargo, tenga en cuenta que aun
cuando esta opción está desactivada, en cuanto una tarea está completada al 100 % y tiene
una fecha de finalización real, el campo Porcentaje (%) de trabajo completado también se
establece en 100 %.
Cuando se especifica el porcentaje de trabajo completado, Project puede ajustar el trabajo real
y restante según la fecha de estado actual. Si lo prefiere, puede dejar estos campos de
seguimiento del proyecto tal como estaban programados originalmente, aunque el trabajo
completado se muestre en una fecha futura o el trabajo restante en una fecha pasada. En el
menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Cálculo, desactive las casillas de
verificación Retrasar el fin de las partes completadas después de la fecha de estado a la fecha
fecha de estado.
Para ajustar la fecha de estado según una fecha distinta de la actual, haga clic en Información
estado.
tarea hasta el momento. En cambio, el indica el estado de la duración de una tarea hasta el
momento.
Cuando crea una tarea por primera vez, el campo Trabajo real contiene "0 horas" hasta que se
trabajo completado o trabajo real, Microsoft Office Project actualiza el trabajo real para la tarea.
Si especifica un valor en el campo Trabajo real para la tarea, Project reparte el trabajo real
Recomendaciones Agregue el campo Trabajo real a cualquier vista de tareas para revisar,
filtrar o modificar información de trabajo real para las tareas. Use este campo con el campo
Trabajo de línea base durante el transcurso de un proyecto para comparar valores de trabajo
Ejemplo Pablo, Juan y Carlos tienen asignadas 30 horas de trabajo para la tarea "Redactar
propuesta". Al revisar el campo Trabajo real, puede ver que los recursos asignados han
Comentarios De manera predeterminada, Project calcula el trabajo real para las asignaciones
en función de los valores de porcentaje completado especificados para las tareas. Para
desactivar esta opción, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga
clic en la pestaña Cálculo. Desactive la casilla de verificación Actualizar el estado de las tareas
Si el trabajo real es cero cuando la tarea está 100 por cien completada, Project copia el valor
del campo Trabajo en el campo Trabajo real para los recursos asignados.
Cuando se especifica el trabajo real o porcentaje completado, Project ajusta el trabajo real y
restante según la fecha de estado de manera predeterminada. Si lo prefiere, puede dejar estos
campos de seguimiento del proyecto tal como estaban programados originalmente, aunque el
trabajo completado se muestre en una fecha futura o el trabajo restante en una fecha pasada.
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Cálculo, desactive las casillas de
verificación Retrasar el fin de las partes completadas después de la fecha de estado a la fecha
fecha de estado.
Ejercicios Propuestos
Ejercicio 01
Ejercicio 02
Pregunta:
Ejercicio 03
materiales
Ejercicio 04
La tarea Comprar material pintura, rodillo y traer fue culminada por Eduardo. Esta tarea
La tarea Comprar material pizarra y traer fue culminada por Eduardo. Esta tarea fue
Ejercicio 05
Ejercicio 06
siguientes tareas X, Y, Z:
el campo “% completado”
Mostrar Bandera si la tarea no tiene progreso y la fecha de hoy es mayor a la fecha de inicio o