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Kamila Massuqueto ²
RESUMO
1-INTRODUÇÃO
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Isso leva a organização a diferenciar-se de seus concorrentes conquistando
market share (fatia de mercado).
Inicialmente precisamos definir o caminho para equilibrar os processos,
verificar a organização dos processos, verificar se há como simplificar ou melhorar,
documentar; verificar se as pessoas estão comprometidas, capacitadas, engajadas;
verificar a tecnologia utilizada se está ultrapassada, se está dando o suporte
necessário.
No e-commerce (comércio eletrônico) a gestão de processos é de suma
importância para o sucesso do negócio e a fidelização dos clientes.
Com base nas perspectivas acima citadas, o presente artigo abordará os
principais aspectos da gestão de processos organizacionais e como aplicá-los no
mercado virtual evitando erros que possam comprometer o futuro e a imagem da
empresa, trazendo como exemplo o case da B2W hoje com uma queda considerável
na participação de mercado e suas ações, conseqüência da falta de planejamento
para atender o crescimento da demanda em época de crescimento acelerado.
2.1-PORTFÓLIO
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Faz parte do grupo a empresa Americanas.com que vende mais de trezentos
mil itens de mais de 30 categorias de produtos além de oferece também serviços
digitais, download de músicas e recarga de celulares.
Assim também faz parte o site Submarino.com oferecendo dentre 25
categorias de produtos, incluindo também os serviços do site Submarino Viagens
(www.submarinoviagens.com), Ingresso.com (www.ingresso.com), e cartões de
crédito oferecidos pelo Submarino Finance.
Composto também pela empresa Shoptime, que atua com mais de 18
categorias de produtos onde seus canais de venda são TV, Catálogos e Internet,
oferecendo artigos de utilidade doméstica em geral, informática, cama, mesa e
banho e a linha de eletroportáteis Fun Kitchen.
Por intermédio de suas marcas Americanas Viagens, Submarino Viagens e
Shoptime Viagens, a B2W Viagens oferecem aos clientes serviços de reservas de
hotéis, pacotes turísticos, passagens aéreas, cruzeiros e aluguel de veículos.
Desde 2008 a B2W, com o direito do uso da marca Blockbuster na internet no
Brasil, oferece o serviço de locação de DVDs online através de seu site
(www.blockbuster.com.br).
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No que toca a percepção do consumidor sobre a qualidade do atendimento, a
imagem que é gerada tem uma ligação direta com as expectativas que ele tem dos
produtos e serviços ofertados.
A internet tornou-se um poderoso meio de expressão do relacionamento
cliente-empresa. O poder do boca a boca da mesma forma que é capaz de elevar o
conceito e reputação de uma empresa, assim também se torna um instrumento
capaz de desgastá-la. Depois de desgastada, reconstruir a imagem frente aos
consumidores demanda tempo e dinheiro e ainda que os problemas sejam sanados
aquela publicidade ruim da marca fica guardada para sempre.
Segundo, Hammer e Champy (apud Cury, Antônio 2000 pg. 313), “Processo
empresarial é um conjunto de atividades com uma ou mais espécies de entrada e
que cria uma saída de valor para o cliente”.
Todas as empresas têm suas normas internas, mas poucas delas melhoram
seu desempenho modificando a forma de funcionamento e não suas atividades.
O questionamento inicial é: Como acelerar, melhorar e reduzir custos das
atividades da empresa e alinhar as tarefas realizadas pelos empregados com o
atendimento às necessidades dos clientes, oferecendo melhores preços e qualidade
nos serviços prestados?
Hammer e Champy ibid 2000 pg. 314, reafirmam uma postura importante a
ser adotada pelas empresas, vejamos:
“as atividades orientadas para tarefas estão obsoletas; em seu lugar, as
empresas precisam organizar o seu trabalho em torno de processos.”
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Podemos observar que a B2W teve uma visão vertical restringindo o
andamento dos processos à hierarquia de funções.
Desta forma, não ficou em evidência o valor agregado aos produtos e
serviços destinados aos consumidores, as atividades de vendas se tornaram mais
relevantes que os clientes, a logística e distribuição focaram mais nas funções do
que nos resultados, faltou foco no cliente e sensibilidade.
Esta visão vertical da organização implicou na demora nas ações, pois os
assuntos entre departamentos são levados à gerência do departamento e não
solucionados através dos níveis mais baixos das empresas; e erros de comunicação
entre departamentos tornando um fator de alto risco em um mercado tão aquecido
como o e-commerce.
Com a adoção da visão sistêmica organizacional incluímos no organograma
da empresa o cliente, o produto e o fluxo de trabalho. Assim poderemos visualizar o
trabalho propriamente feito por processos que transcendem as fronteiras
organizacionais.
Desta forma, poderemos mapear os processos onde ficará detalhado o fluxo
de trabalho. Através do mapa de processos poderemos ter uma visão geral do
processo e criar etapas nas quais possibilitem uma melhoria contínua dos processos
desde a compra até o pós-vendas.
2.4- PLANEJAMENTO
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troca por outro produto)
Tempo de atendimento de Melhoria de serviços ao cliente Rapidez para atender pedidos
pedidos de emergência de emergência – tempo entre a
obtenção do pedido e a entrega
Custo de manter estoque Redução do custo de logística Custo de seguro, impostos,
de distribuição obsolescência, armazenagem,
manuseio como porcentagem
do valor dos estoques
Fonte: Hong Yuh Ching, 2010. p. 142.
Uma análise geral da empresa nos faz crer que todo o trabalho é um único
processo resultante de todas as atividades da empresa. O interessante é redesenhar
os processos em virtude da complexidade do negócio.
Em se tratando de negócios online os principais processos são:
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Segundo Ballé apud Cury, Antônio 2010 pg. 330, o redesenho do processo
subdivide-se em seis etapas que seguem abaixo:
1ª ETAPA:
Se colocar no lugar do cliente encomendando o produto para compreender o
valor agregado em um processo. Assim poderemos identificar se escutamos a
opinião de nossos clientes, se estes estão satisfeitos com nossos serviços e se a
equipe designada está apta a atender as exigências dos clientes.
2ª ETAPA:
Traçar o processo estabelecendo o caminho a ser seguido nele, designar a
equipe de redesenho, ter percepção do intervalo entre o tempo total e o tempo
determinado na agregação de valor. Nesta etapa devemos acompanhar desde o
pedido até a entrega do produto.
Através de uma pesquisa exploratória solicitamos aos usuários que relatem
seus afazeres relacionados ao pedido que esteja sendo acompanhado.
Por consequência, visualizaremos as atividades que fazem parte do processo
e seu ponto crítico; o intervalo entre a agregação de valor e o tempo de espera na
entrega; sugestões dos profissionais envolvidos e as dificuldades enfrentadas por
eles e por fim, obteremos a motivação dos envolvidos em todo o processo por se
sentirem parte integrante no sucesso do negócio.
3ª ETAPA:
Mapear o processo representando cada tarefa através de anotações post-it
(papel pequeno de com adesivo em seu verso de fácil remoção, facilitando a
reorganização de várias maneiras). Passamos a organizá-los de forma seqüencial
em um quadro de acordo com a compreensão do processo.
4ª ETAPA:
Redesenhar o processo ou mais especificamente, simplificar eliminando
repetições de dados, racionando tempo, obtendo respostas mais rápidas dos
fornecedores do processo.
5ª ETAPA:
Todos os envolvidos (fornecedores, clientes e pessoal) deverão reunir-se e
expor suas idéias e sugestões relativas ao redesenho para concluir o redesenho.
6ª ETAPA:
Implementar e padronizar o processo sempre acompanhando para que
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continue coerente, fazer um livro de registro incluindo desde o fluxograma do
processo original até o processo redesenhado, fazer constantes verificações do
andamento do processo, cuidados com a qualidade o custo e a entrega e foco no
cliente e no atendimento de suas necessidades.
1. Aceitar reclamações:
Ao invés de penalizar seus funcionários pelas reclamações obtidas, é
interessante aplicar programas de incentivos a soluções onde o índice que se torna
importante é a quantidade de reclamações resolvidas.
2. Cumprir prazos combinados
Fazer um programa de monitoramento e acompanhamento dos pedidos a fim
de obter êxito em cada etapa do atendimento.
3. Monitorar as redes sociais
Um cliente jamais irá manifestar sua insatisfação nas redes sociais sem antes
ter tentado contato com a empresa.
É importante formar equipes de monitoramento que dê o suporte ao cliente
quando a reclamação for identificada.
4. Surpreenda seus clientes:
Focar no pós-vendas utilizando de recursos áudios-visuais ou através de
atendentes de Call Center como forma de agradecimento aos consumidores que
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compraram ou utilizaram os serviços da empresa é uma boa ferramenta de
marketing.
5. Focar no Problema
Compreender junto ao cliente a raiz do problema e acompanhar os processos
das atividades da organização onde há mais recorrência de reclamações com
finalidade de evitar que esses problemas voltem a acontecer.
6. Autonomia na linha de frente:
Descentralizar para solucionar. Dar autonomia ao Call Center para solucionar
problemas evitando a demora na resposta ao cliente.
COSIDERAÇÕES FINAIS
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em seguida mapear os processos, redesenhando-os, onde serão eliminamos os
erros frequentes.
Dentre os problemas encontrados, o mais relevante foi acerca do prazo. Vale
ressaltar a importância de se cumprirem os prazos de entrega através de um
monitoramento e acompanhamento do pedido.
Por fim, o monitoramento contínuo é uma etapa essencial para a manutenção
do trabalho desenvolvido. Nessa etapa o foco deve ser voltado para o problema. Os
profissionais do setor de atendimento ao cliente devem ser capacitados para dar
suporte ao cliente evitando a demora no retorno ao cliente.
REFERÊNCIAS:
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