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1 INTRODUÇÃO
1
(UFSM) - < ajgelain@gmail.com >
2
(UFSM) - < ariani_zorzela@yahoo.com.br >
3
(UFSM) - < jana_aggens@hotmail.com >
4
(UFSM) - < patrícia_linck@hotmail.com >
5
(UFSM) - < simonezropk@yahoo.com.br >
2
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
De acordo com Aguiar (2002, p.63), “as melhorias a serem alcançadas nos processos
e produtos existentes são estabelecidos tomando como referência:
• As metas anuais da empresa (metas de sobrevivência), definidas com base nos
planos de médio e longo prazo estabelecidos por meio do gerenciamento pelas diretrizes e
pelos resultados obtidos no ano anterior com esse gerenciamento;
• As metas anuais fixadas para o tratamento dos problemas crônicos prioritários,
obtidas por meio de uma revisão e de uma priorização dos problemas crônicos da produção. ”
Existem ainda, dois tipos de melhorias que podem ser alcançadas com a utilização do
método:
• A Melhoria Incremental, que tem por objetivo aumentar a eficiência dos processos
e produtos da empresa já existentes na empresa.
• A Melhoria Rompedora, que visa romper a situação atual da empresa,
implementando novos processos e produtos.
Para gerenciar os processos e, sobretudo, tomar decisões com maior precisão, se faz
necessário trabalhar com base em fatos e dados, ou seja, informações geradas no processo,
buscando e interpretando corretamente as informações disponíveis como forma de eliminar o
empirismo.
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3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Este estudo foi focado apenas na etapa de planejamento – P (Plan), que consiste nos
seguintes procedimentos: identificação do problema, análise do fenômeno, análise do
processo e estabelecimento de um plano de ação. Cada um desses possui características
particulares para análise e coleta de dados, os quais se inter-relacionam no decorrer das
etapas.
A identificação do problema é uma fase onde se procura definir claramente o
problema, reconhecendo a importância do mesmo e a conveniência de se solucioná-lo. A
preocupação chave nesse ponto foi a de conseguir focar bem o problema, pois um problema
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mal focado pode acarretar prejuízos à empresa. As ações características deste segmento da
etapa de planejamento incluem a retirada de amostras representativas de determinada
situação, a avaliação da confiabilidade dos dados, a representação gráfica das informações
relevantes e a avaliação do retorno econômico.
O segundo passo foi a análise do fenômeno, onde fenômeno é sinônimo de problema,
e a análise refere-se ao profundo conhecimento deste bem como o desdobramento em
problemas prioritários mais simples sob vários ângulos. Para esta análise foi necessário a
coleta de dados e a partir destes fazer desdobramentos de situações gerais para se chegar a
específicas, priorizando-as e avaliando variações correspondentes.
Análise do Processo significa basicamente que se devem procurar as causas
geradoras com relação à meta específica através do entendimento do processo envolvido, o
que permite que se faça uma priorização das mesmas. Dessa maneira, procura-se definir o
processo quantificando o efeito das causas em características de interesse.
Da última fase desse procedimento depende o sucesso ou fracasso de tudo o que já
foi estabelecido. Através da proposição e priorização de medidas procura-se avaliar se estas
medidas serão eficazes quanto ao alcance da meta específica. Em seguida elas são
classificadas no que diz respeito à delegação, ou seja, medidas não delegáveis devem ser
dispostas em um plano de ação, enquanto que medidas delegáveis devem remeter a uma nova
identificação do problema. Todas as informações obtidas até este ponto devem ser
organizadas em plano de ação efetivo e de fácil entendimento.
Para cada uma das fases acima descritas é conveniente a utilização das chamadas
“ferramentas da qualidade” que atuam colaborando na organização e melhor visualização dos
objetivos correspondentes a cada uma delas.
Para a primeira fase desta pesquisa (identificação do problema) utilizaram-se as
ferramentas Brainstormig, Gráfico de Pareto e folha de verificação.
Para a segunda fase (análise do fenômeno) foram utilizadas as ferramentas Diagrama
de afinidades e o Diagrama de causa e efeito (Ishikawa).
Para a terceira fase (análise do processo) além do Bransitorming, utilizou-se o
Diagrama de Matriz e o Diagrama de Matriz de Priorização o Diagrama de Árvore.
Por fim, para o estabelecimento do Plano de Ação (última fase do P) foram utilizadas
as ferramentas Brainstorming e a ferramenta mais difundida e conhecida dentro desta etapa o
5w1h, dependendo do contexto.
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4 RESULTADOS
Para a realização da pesquisa foi escolhida uma empresa de prestação de serviços nas
áreas de informática, manutenção de computadores, móveis para escritório e materiais de
laboratório. Caracteriza-se como uma micro-empresa familiar composta por quatro sócios,
uma atendente e cinco técnicos de manutenção. O espaço físico divide-se em uma área de
manutenção, uma sala de escritório, uma sala para estoque e a sessão de vendas e atendimento
ao cliente.
.
Figura 3 – Diagrama de Afinidades
Fonte: adaptado de AGUIAR(2006)
Soluções
Criar um layout
Criação de um Organização do Criação de um Treinar os
bem definido e
Metas banco de dados espaço e dos
adequado ao
ramal para funcionários para
para máquinas produtos de modo comunicação melhor exercer
espaço
em manutenção eficiente interna suas funções
disponível
Facilitar o acesso a
informação do status de 10 1 1 5 1
equipamento
Controlar a entrada e a
10 1 1 5 1
saída de equipamentos
Facilitar a comunicação
entre setores e partes da 5 1 1 10 1
empresa
Facilitar o acesso e a
visibilidade dos 1 10 10 1 1
produtos à venda
Ter funcionários bem
preparados para exercer 1 1 1 1 10
sua função
Agilizar o atendimento
10 10 10 10 10
ao cliente
A última ferramenta utilizada foi o Diagrama de Árvore (Figura 7), cujo objetivo é a
visualizar desdobramentos realizados de modo a compreender, simplificar e priorizar a
solução de problemas. Todas as ações apresentadas foram consideradas viáveis.
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Por fim, considerou-se que não havia uma medida prioritária a ser tomada, pois todas
as soluções seriam necessárias para o bloqueio das causas principais.
5 CONCLUSÃO
Após a realização de todas as etapas apresentadas nos procedimentos metodológicas
e discutidas nos resultados verificaram-se a efetividade da aplicação dessas ferramentas para
a obtenção de resultados. Estes englobaram desde o problema que era a demora no
atendimento ao cliente, até sugestões para o seu bloqueio.
Todas as soluções sugeridas têm como objetivo investir em uma melhoria
incremental nos processos, em conjunto com o gerenciamento rotina dia a dia.
Através da análise em função de critérios como disposição de móveis, ferramentas,
peças, e demais utilitários correspondentes ao ofício, constatou-se que, com relação ao setor
de informática da empresa, a organização é aleatória, sem critérios de classificação ou
distribuição, o que dificulta muito a organização e localização de quaisquer equipamentos
nesse espaço, muitas vezes atrasando ou impossibilitando a execução das atividades.
Sobre a infra-estrutura e sua inserção nas instalações físicas da empresa, percebeu-se
que ocupava cerca de 70% do espaço total disponível, todavia, estimou-se que 30% deste
espaço, não era destinado exclusivamente a este setor, ou seja, haviam objetos
correspondentes a ele espalhados por toda a empresa. Este ponto não acarretava dificuldades
somente para o pessoal da manutenção, a secretária responsável pelo atendimento ao público
era afetada de forma significativa em relação ao tempo de atendimento, agravado quando o
atendimento era referente a um orçamento ou retirada de algum equipamento que já se
encontrava na empresa.
Além disso, os equipamentos que se encontravam em lugares não apropriados
causavam uma impressão não muito agradável aos clientes, pois além de atrapalhar a
movimentação das pessoas, eles acabavam remetendo a questões como desorganização,
descuido e relaxamento com o ambiente. Uma observação importante, é que máquinas já
consertadas encontravam-se mais próximas ao cliente que as máquinas novas, ou seja, além
de ocuparem um espaço não destinado a elas, faziam com que produtos mais triviais como
teclados e caixas de som, que o cliente geralmente gosta de olhar, pegar e comparar antes de
escolher, ficassem dispostos atrás do balcão de atendimento dificultando o acesso a eles,
enquanto as máquinas consertados ocupavam mesas dispostas no hall de entrada.
Através da observação do local constatou-se que em função dessa caracterização do
ambiente, o atendimento ao cliente era prejudicado devido ao tempo que a atendente
demorava a localizar os equipamentos em manutenção e a dificuldade de visualização dos
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produtos à venda. Sendo assim, toda metodologia aplicada neste estudo foi elaborada visando
à melhoria na agilidade do atendimento ao cliente.
O objetivo inicial deste trabalho era a aplicação de preceitos da qualidade para uma
melhoria nos processos da empresa que resultaria no aumento do potencial competitivo,
todavia, não se pode afirmar que todas as sugestões deste trabalho servirão para os fins
mencionados, pois se trabalhou apenas para a execução da etapa Plan (Planejamento) do ciclo.
Para uma conclusão mais apropriada sobre o alcance do objetivo dever-se-ia terminar o ciclo
realizando as etapas posteriores: Do, Check e Action.
Mesmo assim, acredita-se que a aplicação das medidas resultaria no bloqueio das
causas identificadas e em consequência a meta de melhoria seria atingida, bem como o
objetivo do estudo. Neste sentido, Tubino (2000) salienta que cada vez que um problema é
identificado e solucionado, o sistema produtivo passa para um patamar superior de qualidade;
sempre trabalhando com a lógica de melhoramento contínuo, ou seja, problemas são vistos
como oportunidades para melhorar o processo.
Com relação ao ambiente da qualidade este trabalho não gera contribuições
significativas, todavia, no que se refere ao contexto da empresa analisada, que é caracterizada
como familiar, infere-se que a principal contribuição gira em torno da modernização das
técnicas de gerenciamento neste tipo de organização, o que traduz em qualidade para a
empresa.
Deixa-se como sugestão futura a continuação do estudo desenvolvendo o restante do
ciclo PDCA, pois dessa maneira poder-se-ia validar as ferramentas com relação à sua
eficiência na elaboração de metas e desdobramento de problemas, bem como verificar o
alcance dos objetivos do trabalho.
6 REFERÊNCIAS
CAMPOS, V.F.. TQC: Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). 8 ed. Belo
Horizonte, MG: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1999.
PALADINI, E.P.Gestão da Qualidade: Teoria e Prática. 2ed. São Paulo, SP: ATLAS, 2004.
TUBINO, D.F. Manual de Planejamento e Controle da Produção. 2. ed. São Paulo, SP:
ATLAS,2000.
7 ANEXO
Anexo 1.