La actualidad de la gestión de los procesos de negocio

Paradigma actual esta constituido por 2 escenarios y necesidades.

-Adquirir tecnologías y sistemas de trabajo, y gestionar recursos intangibles (información),

para generar conocimiento nuevo.

BPM uno de los tópicos mas usados para relacionar tecnologías aplicado al sistema
empresarial.

La razón del articulo es el origen y evolución del BPM toca temas como deficiones, beneficios y
realidad sobre este tipo de gestion.

Indica que la especialización hasta hace poco en la era industrial era exitoso, ahora no.

El modelo clásico funcional no es competente a pesar de ser jerarquizada y especializadas

provocan que sean lentos y dispersos a la vez.

Los desafíos para los departamentos de TI (tecnologías de la información) son el aumento de

agilidad y eficiencia empresarial.

Existe una falta de entendimiento y comunicación entre el negocio y el departamento de TI,

donde el negocio no entiende al TI, y viceversa. Es ahí donde aparece la Gestion de los
procesos de negocios, que es la integración de la administración de la calidad total,
reingeniería de los procesos de negocios y desarrollo de tecnologías de información.

BPM asegurara la supervivencia de las organizaciones y cabrá la pregunta de si aplicar o no,

sino de cuando y como.

Gestion de los procesos de negocios

Objetivo: mejorar la eficiencia de una organización a través de la gestion de los procesos que
se tienen q modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de manera continua.

BPM, constituye la colaboración entre personas de negocio y tecnólogos para fomentar

procesos de negocio efectivos, ágiles y transparentes.

La clave del concepto de BPM es la unión de tecnologías y gestion de los procesos.

Bajo el enfoque BPM los procesos son la espina dorsal para lograr los objetivos y estrategia
empresarial, para lo cual se combinan los conocimientos del Negocio (a través de métodos
y herramientas) con las Tecnologías de la Información, lográndose un entorno de mejora
continua totalmente automatizada, aportando a la vez agilidad, innovación,
competitividad y eficiencia.

la solución BPM habilita procesos empresariales medibles y estandarizados, pudiendo ser

reusables y que pueden conectarse por medio de una red de computadoras.

¿Qué hace BPM?

Combinar la disciplina de gestión y los componentes de tecnología bajo la metodología
BPM, requiere unificar las actividades de negocio y de TI,

se representa el Procesos de Negocio (PN) como eje fundamental de comunicación entre

roles y sistemas (CRM, ERP, etc)
BPM tiene potencial para eliminar la división de Negocio y TI facilitando la colaboración
directa. Con esta metodología se puede decir que el desarrollo del software es el proceso de
construir, mantener y perfeccionar los Procesos de Negocio.

ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO

Es tratado en dos enfoques diferentes: la gestión organizacional y la tecnología:

a) Desde el punto de vista de gestión organizacional. El planteamiento de Hammer

fue simple: la mayor parte del trabajo que se estaba haciendo no agrega valor para
los clientes, por lo que debía quitarse, en vez de intentar acelerarlo a través de la
automatización.
Al momento, las compañías comenzaron a reconsiderar sus procesos en función de
maximizar el valor a los clientes al mismo tiempo que minimizar el consumo de los
recursos requeridos para desarrollar el producto o servicio.

Por otra parte, pensadores de dirección como Peter Drucker y Tom Peters comenzaron a
abogar por la Reingeniería de los Procesos de Negocio1 (Business Process Reengineering-
BPR) como una nueva herramienta para lograr el éxito en un mundo dinámico. La
reingeniería es una metodología apropiada para revisar y rediseñar procesos.

La reingeniería se adoptó a un paso acelerando y por 1993, aproximadamente el 65% de la

fortuna de 500 compañías plantearon haberse iniciado con los esfuerzos de la reingeniería, o
tener planes para hacerlo

Por esta razón, reingeniería se enfoca en rediseñar el proceso como un todo ordenado lográndose los
más grandes beneficios posibles para la organización y sus clientes.

El fervor de la reingeniería comenzó a menguar en los Estados Unidos a partir de la

publicación de críticas en los años 1995 y 1996 por parte de algunos de los defensores
tempranos de BPR, acoplado, a su vez, con los abusos y malos usos del concepto por otros.

BPM ahora es acusado de centrarse en la tecnología y desatendiendo los aspectos de

cambio de las personas.

b) Desde el punto de vista de la tecnología.

Se enfatiza en el papel de las tecnologías de la información como facilitadoras y
conductoras de la innovación,

De esta forma y como consecuencia directa del movimiento de reingeniería y el

levantamiento de TI, grandes compañías comenzaron a desarrollar e implementar los
llamados Enterprise Resourse Planing (ERP) o Software para la Planificación de los
Recursos Empresariales, tales como Systems Analysis & Program Development (SAP),
Oracle and Peoplesoft.

A pesar de su propagandizada y extendida presencia en el mundo corporativo, los ERP son

sistemas excesivamente caros y con gran dificultad para poder implementar cambios en el
flujo de trabajo, es decir, a menudo son rígidos a los cambios en implementaciones para el
especialista en procesos de negocio.
En este nuevo mundo tecnológico, los diseñadores de procesos de negocio están
directamente envueltos en el sistema.
La Suite de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management Suite, BPMS)
cierra las relaciones de trabajo entre los analistas de proceso y los especialistas de TI, lo que
ayuda a reducir la brecha entre los requerimientos del negocio y la solución final de
despliegue.

LAS HERRAMIENTAS BPMS

BPMS es la suite de tecnologías BPM que incluye todos los módulos funcionales, las
capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo integradas en un único entorno para
realizar todas las funciones de la tecnología BPM de manera perfecta y sin fisuras.

Los BPMS permiten a las empresas modelar, implementar y gestionar los procesos de
negocio, que abarcan múltiples aplicaciones empresariales, departamentos, partners
detrás de los cortafuegos y sobre internet.

Los BPMS deben reunir tres requerimientos obligatorios Flexibilidad, Fiabilidad y

Seguridad, poseer capacidades de escalabilidad, alto rendimiento, tolerancias a fallos y
calidad de servicio y desde que esta tecnología ha pasado la frontera de la empresa deben
también ofrecer niveles avanzados de seguridad.
Un BPMS debe poseer los elementos claves que se relacionan a continuación:
Modelamiento de procesos de negocio
Entornos de desarrollo de aplicaciones para la colaboración entre procesos de negocio
Generación, actualización y publicación de documentación de procesos
Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de
carga exigidas en determinados momentos del proceso.
Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio
Automatización de procesos
Despliegue de las aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no
requieran mayor conocimiento y experiencia de un usuario final.
Análisis del proceso y comportamiento de la operación

PRESENTE Y FUTURO DEL BPM.

PRUEBAS IRREFUTABLES DEL POSICIONAMIENTO DE LA GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO

Son múltiples los argumentos y realidades que validan el posicionamiento creciente del
BPM.

Autoridades mundiales en Administración, Liderazgo, Desarrollo Organizacional y

Desarrollo Humano mediante sus escritos y declaraciones, reconocen abiertamente que
BPM es el modelo de gestión del futuro debido a su capacidad para estructurar
competitivamente las organizaciones y para responder a las más altas exigencias del
entorno, los clientes, la competencia y los desarrollos de tecnología informática.

Gartner Inc., la multinacional líder mundial en investigación de Tecnología Informática ha

manifestado en sus publicaciones que el modelo BPM y sus tecnologías asociadas es el de
mayor crecimiento en el mundo en los últimos 5 años y el de mayor proyección hacia el
futuro.

Las multinacionales desarrolladoras de Tecnología Informática (TI) para soluciones

empresariales más posicionadas en el mundo están haciendo sus mayores inversiones en
aplicaciones tecnológicas de BPM porque han observado este mercado como el de mayor
crecimiento en demanda: SAP, Oracle, Software AG, Microsoft.

INTRODUCCIÓN DE LA DISCIPLINA GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO EN CUBA.

a) Las empresas.
La experiencia de ETECSA con BPM

Optimización de recursos: toda la documentación e información se encuentra

digitalizada y automatizada.
Reducción de tiempos: los usuarios disponen de toda la información que necesitan y las
tareas llegan a una bandeja de entrada en su estación de trabajo para su ejecución de forma
ágil.
Calidad e integridad de los procesos: se cuenta con herramientas de monitoreo para
conocer el estado de los procesos en tiempo real, evaluar su comportamiento y realizar
mejoras.
Uso eficiente de la infraestructura en función de los procesos y la satisfacción del
cliente tanto interno como externo: el cliente puede conocer el estado en que se encuentra la
transacción solicitada y el tiempo que demora cada tarea.

Uno de los aspectos que ha frenado la óptima implementación de esta tecnología es la poca
capacitación de los usuarios en la materia, impidiendo que sean los propios dueños de los
procesos quienes puedan modelarlos y la poca cantidad de licencias de usuarios activos de
que se dispone para una red de alrededor de 500 usuarios.

Otra empresa cubana que adquirió tecnología BPM es Tecnomática, perteneciente al

Ministerio de la Industria Básica (MINBAS). Esta organización también adquirió la
solución Ultimus BPM Suite a través del mismo proveedor Dinámica de Sistemas de
Panamá. [63] Actualmente en Tecnomática se gestionan con esta solución los procesos
Solicitudes de Pago y el proceso de Gestión de Contratos, obteniendo beneficios como la
reducción del tiempo de aprobación de contratos de 15 a 7días y la reducción del tiempo de
duración de la reunión del Comité de Contratación de 3 horas a 30 minutos.

b) Retos para la adquisición e implantación de BPM.

El éxito en el enfoque BPM radica en la necesidad de fusionar la definición de los procesos

(componente normativo y de organización) con la mecanización de los mismos (sistemas
de información).

En otras palabras, es necesario que el “proceso” y la “normativa” se

integren y se soporten en el sistema de información (Software).

No existencia de procesos definidos en las organizaciones: Muchas de las entidades
cubanas aún emplean el sistema de gestión empresarial por funciones y no visualizan la
necesidad del cambio a gestión por procesos

Estrategias no definidas: Existen compañías que funcionan operativamente pero no
tienen estrategias definidas, siendo este uno de los pasos que se persigue con la
implantación de la Gestión de Procesos de Negocio:

No concientización de la más alta directiva: Los ejecutivos de las empresas deben
conocer la importancia de medir y analizar el desempeño de sus Procesos de Negocios.

Existencia de procesos no automatizados: De las empresas que tienen definidos y
documentados sus procesos, la mayoría no los tiene automatizados o la automatización se
refiere a muy pocas actividades de determinados procesos, fundamentalmente relacionados
con la Economía y Contabilidad.

Existencia de un divorcio casi explícito entre los diseñadores de procesos y el
equipo de TI: Mientras el equipo de diseñadores de proceso está estudiando la
optimización de estos, el equipo de IT ya ha comenzado con la implantación del software;
por lo tanto existen dos equipos, dos métodos y diferentes herramientas, Esto conduce a una
serie de iteraciones, largos ciclos de mejoras, costos de reprocesamientos, etc.

Complejidad en la implementación de las soluciones workflow de mercado: Las
soluciones de workflow del mercado casi siempre son muy costosas, por lo que no pueden
ser pagadas y las open source no son una buena opción para la empresa cubana, que carece
muchas veces de personal con el suficiente conocimiento o formación para que se dedique a
realizar los ajustes necesarios y los constantes soportes que se requiere.

Materialización de gran parte de los procesos en soporte papel y falta de
sincronización con las transacciones de negocio: Este es el mayor reto que existe, el tratar
de minimizar los papeles. La mayoría de las organizaciones que tienen documentados sus
procesos mediante fichas o procedimientos (PNO como también se les conoce), los tienen
guardados en un determinado lugar de la organización, además de que todas las
transacciones se realizan por medio de papeles que son archivados, por lo que no se siguen
casi siempre las decisiones o su gestión se convierte en un trabajo que ocupa mucha parte
del tiempo de la Jornada Laboral.

Necesidad inminente de incorporar en la gestión de procesos las últimas
tecnologías (soportes digitalizados, workflow, gestión documental, acceso telemático,
firma digital, etc.): Aunque esta es una necesidad que viene dada por las anteriores, no hay
solución actual para esta

CONCLUSIONES
 La Gestión de Procesos de Negocio adquiere cada vez más importancia en el
entorno empresarial,
 El crecimiento del interés por esta metodología y las capacidades tecnológicas de
las soluciones BPM, aseguran un interesante crecimiento en los próximos años
 El BPM permite un nivel de automatización sin precedentes reduciendo al mínimo
los tiempos requeridos para introducir mejoras en los procesos y facilitando la
comunicación y garantizando la gestión integral de la compañía, administrando
mejor la carga de trabajo entre las distintas áreas.