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PREGRADO
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Piura, Enero de 2009
Manual de procesos y procedimientos académicos de pregrado
Sistema Integrado de Gestión Académica Versión 1
Universidad de Piura Enero 2009
INDICE
INTRODUCCIÓN 3
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INTRODUCCIÓN
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NOMBRE CÓDIGO
MATRÍCULA P.ACA.PRE.03
CONVALIDACIÓN P.ACA.PRE.10
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A. OBJETIVO
Este proceso permite que cada centro académico defina, antes de iniciar un periodo académico,
la oferta académica de cada uno de sus programas.
B. NARRATIVA
1. Solicitar la definición de las asignaturas que se van a ofrecer: La secretaría académica del
centro solicita la definición de las asignaturas a cada dirección de programa.
Para facilitar la tarea a las direcciones, secretaría puede acompañar esta solicitud con una
plantilla que precise las asignaturas que deberían dictarse y el número de alumnos aptos para
cursarlas.
2. Definir asignaturas: Cada director de programa del centro académico define qué asignaturas de
su malla curricular vigente se dictarán en el período que va a iniciarse, y propone el número de
secciones y vacantes por asignatura; después, envía esta información a la secretaría académica
a través del sistema.
Los directores de programa proponen el número de secciones en base a información estadística,
a la metodología de enseñanza, información histórica y a los requisitos de la asignatura, entre
otros criterios.
3. Consolidar oferta académica: Secretaría académica consolida la oferta académica de todos los
programas del centro, y realiza los ajustes que considere necesarios:
- Identifica las asignaturas comunes a dos o más programas académicos de un centro para
determinar el número de secciones y de vacantes.
- Identifica las asignaturas comunes con otros centros académicos y, de ser necesario, coordina el
número de vacantes estimadas con el fin de abrir un número óptimo de secciones. Sin embargo,
cada centro académico podría optar por dictar independientemente las asignaturas comunes
identificadas.
DEFINICIÓN DE PROFESORES
5. Definir profesores del propio centro: Los directores de programa coordinan con los directores
de departamento para que propongan a los profesores que deben asignarse a cada sección
definida.
Los directores de departamento académico coordinan con sus profesores para determinar
quiénes se ocuparán de cada asignatura y sección definidas. También, coordinan y registran los
recursos requeridos para el dictado de las asignaturas, además de las restricciones de horario de
los profesores.
Si un director de departamento considera necesario solicitar profesores de otros centros
académicos, seguirá las pautas indicadas en el punto 6 de este documento. Si necesita solicitar
profesores externos a la universidad, proseguirá con las pautas indicadas en el punto 7.
9. Generar horario inicial: Secretaría académica consolida la información que ha definido hasta el
momento –lista de asignaturas, número de secciones, lista de profesores del centro, profesores
colaboradores y visitantes, con sus respectivas restricciones y requisitos para el dictado de las
clases- y genera el horario inicial. Este horario no contempla a los profesores de otros centros
académicos debido a que aún no se conoce sus restricciones.
10. Registrar asignaturas con profesores de otro centro a horario inicial: Una vez generado el
horario inicial, ya se deben conocer los horarios disponibles de todos los profesores de la
universidad, en base a las asignaturas que se les ha encargado en su centro académico y a las
restricciones registradas por el director de su departamento, obedeciendo a las pautas del punto
5 de este proceso.
Con estos datos, la secretaría académica completa el horario inicial y lo publica como parte del
proceso de asignación de carga académica; en el horario inicial aún no se especifican aulas
asignadas.
11. Asignar aulas propias a horario inicial: Cada secretaría académica asigna en el sistema las
aulas propias de su centro, de modo que esta información pueda ser conocida por los demás
centros académicos. Tras esta asignación, las secretarías académicas determinan el
requerimiento de aulas adicionales.
12. Coordinar aulas: Una vez conocidas las necesidades de aulas adicionales, las secretarías
académicas inician la coordinación para el préstamo de aulas; deben registrar las aulas que
solicitan en préstamo y las que ceden a otros centros. De esta manera, cada secretaría
académica puede complementar su horario con las aulas que otros centros no utilizarán en
determinadas horas.
13. Generar horario preliminar: Culminadas las coordinaciones entre secretarías académicas, se
genera el horario preliminar completo – que incluye las evaluaciones – para el periodo
académico que se va a iniciar.
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14. Ajustar horario preliminar: Si una secretaría académica tiene que modificar el horario
preliminar, puede retornar a cualquier punto del proceso, de modo que pueda efectuar los
cambios necesarios.
16. Publicar oferta académica final: Finalmente, secretaría académica publica la oferta académica
final para todos los interesados.
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1.Solicitar la
4. Solicitar
definición de las 3. Consolidar 9. Generar 13. Generar 14. Ajustar 16. Publicar oferta
Secretaría académica
definición de
asignaturas que oferta académica horario inicial horario preliminar horario preliminar académica final
profesores
se van a ofrecer
10. Registrar
asignaturas con 12. Coordinar
Fin
profesores de aulas
otros centros a
horario inicial
académico
centro
2. Definir 8. Asignar
asignaturas profesores
5. Definir
departamento
profesores del
Director de
académico
propio centro
7. Definir
6. Definir
profesores
profesores de
externos a la
otros centros
universidad
Decano/Director
del centro
15. Evaluar y
aprobar oferta
académica
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
B. NARRATIVA
La asignación de carga académica sugerida se realiza según está definido en las normas
académicas.
El número de fases de solicitud de carga académica está definido en las normas académicas.
5. Solicitar carga académica: En cada fase de solicitud, el sistema presenta a los alumnos la
oferta académica definida para el periodo académico que se va a iniciar, y la carga académica
asignada hasta el momento: obligatoria, sugerida y solicitada en la fase anterior.
El alumno solicita a través del sistema la carga académica que desea llevar en el período
académico. Durante el plazo establecido, puede modificar su solicitud tantas veces como lo
crea conveniente. Se considera válida la última solicitud que ha registrado.
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El alumno puede realizar su solicitud de carga académica según las condiciones definidas en
las normas académicas.
8. ¿Fin de fases de solicitud de carga?: Si aún no se han completado las fases de solicitud de
carga, secretaría académica inicia en el sistema la siguiente fase de solicitud de carga
académica y se repite el procedimiento desde el paso 5. Si se han completado todas las fases
de solicitud de carga académica, secretaría académica indica en el sistema el cierre de la fase
de inscripción.
9. Ajustar carga académica asignada: Cada director de programa indica al sistema que retire la
carga académica asignada a los alumnos que hasta la fecha no se hayan matriculado. Luego
indica al sistema que asigne carga académica sugerida a aquellos alumnos matriculados que
tengan una carga académica con un número de créditos menor al definido en las normas
académicas.
10. Publicar carga académica: Secretaría académica comunica a los alumnos los resultados de la
evaluación a través del sistema.
11. Iniciar fase de modificación extemporánea: Secretaría académica inicia en el sistema la fase
de modificación extemporánea de carga académica.
12. Solicitar modificación extemporánea de carga académica: Los alumnos que requieran
realizar alguna modificación a la carga académica que se les ha asignado hasta ese momento,
deben solicitarla personalmente al asesor de matrícula.
El asesor de matrícula puede modificar la carga académica asignada a un alumno según está
definido en las normas académicas.
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1. Asignar la carga
académica 6. Evaluar
obligatoria 14. Cerrar fase de
solicitudes y 8. ¿Fin de fases de
modificación
asignar carga solicitud de carga ?
extemporánea
académica
SI
Director de
programa
2. Resolver observaciones
3. Asignar carga 9. Ajustar carga
resultantes de la asignación
académica académica
de carga académica
sugerida asignada
obligatoria
NO
Alumno
12. Solicitar
5. Solicitar carga modificación
académica extemporánea de
carga académica
Asesor de
matrícula
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Dejar a una persona en condición de iniciar o continuar sus estudios como alumno de la
universidad, en el periodo académico que se va a iniciar.
B. NARRATIVA
1. Pagar derecho de matrícula: El alumno o postulante admitido debe realizar el pago de los
derechos de matrícula en el centro de pagos que la universidad designe.
Sólo pueden acceder al proceso de matrícula aquellas personas que cumplan con los requisitos
establecidos por las normas académicas.
2. Registrar al alumno como matriculado: Una vez que el alumno haya cancelado el costo de la
matrícula, el centro de pagos notifica este desembolso a la oficina de pensiones para que lo
registre como alumno matriculado.
La oficina de pensiones envía a cada secretaría académica la lista de los alumnos que han
completado el proceso de matrícula, para que sean considerados como matriculados en su centro
académico.
Por su parte, la oficina de pensiones envía a la oficina de admisiones una lista de los postulantes
admitidos que han pagado el derecho de matrícula. Oficina de admisiones genera el carné
universitario a estos nuevos alumnos (según lo indicado en el punto 3 de este proceso).
Una vez que se ha registrado a los alumnos matriculados, el procedimiento continúa con las
actividades especificadas en el punto 7.
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Los requisitos para solicitar reserva de primera matrícula están especificados en las normas
académicas.
5. Solicitar retiro voluntario: Un alumno que haya decidido retirarse de su programa académico,
debe registrar en el sistema una solicitud de retiro voluntario, para que ya no se le considere en
los siguientes períodos académicos. Esta solicitud es enviada a través del sistema a la secretaría
académica.
Sólo aquellos alumnos que cumplan con los requisitos establecidos por las normas académicas,
pueden generar dicha solicitud.
De acuerdo a su criterio, los centros académicos pueden solicitar una entrevista personal con el
alumno que pide el retiro voluntario. El alumno puede aceptar o rechazar la entrevista; y de
realizarse ésta, es él quien en última instancia decide si cancela o no su solicitud de retiro.
En todos los casos de retiro voluntario, se informa a los apoderados la decisión del alumno.
7. Actualizar el estado académico: Una vez que cuenta con la lista de matriculados, secretaría
académica actualiza el estado académico de los alumnos que no se matricularon, ni solicitaron
retiro voluntario, registrándolos como “exalumnos en condición de abandono”.
A los apoderados de los “exalumnos en condición de abandono”, se les informa que éstos no
estudiarán en el periodo académico que se va a iniciar.
- Alumnos matriculados.
- Exalumnos en condición de retiro voluntario.
- Exalumnos en condición de abandono.
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3. PROCESO DE MATRÍCULA
Solicitud de reserva de Solicitud de retiro Actualización de información
Registro de alumno matriculado
primera matrícula voluntario académica
3. Solicitar reserva
1. Pagar derecho 5. Solicitar retiro
de primera
de matrícula voluntario
matrícula
pensiones
Oficina de
2. Registrar al
alumno como
matriculado
Oficina de admisiones
4. Registrar
reserva de
primera matrícula
7. Actualizar 8. Consolidar
estado académico información
6. Registrar retiro
académica
voluntario
Secretaria
Fin
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Programar, registrar y controlar las evaluaciones y sus resultados, para cada una de las
asignaturas durante un período académico.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE EVALUACIONES
4. Confirmar evaluación rendida: Antes de llevarse a cabo una evaluación escrita, el profesor la
envía a la secretaría académica en los plazos establecidos en las normas académicas. El
profesor confirma en el sistema cada evaluación que toma a los alumnos y el sistema genera el
acta correspondiente.
6. Corregir evaluaciones: El profesor corrige las evaluaciones y registra los resultados en el acta
generada. La fecha de este registro queda anotada en el sistema.
El profesor entrega las evaluaciones corregidas a secretaría académica y ésta registra la fecha
en que las recibe.
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REGISTRO DE RECLAMOS
9. Registrar reclamos: Secretaría académica registra los reclamos que cumplan con los
requisitos definidos.
Las evaluaciones cuyas solicitudes de reclamo no fueron aceptadas, son devueltas
posteriormente a los alumnos.
10. Entregar los reclamos al profesor: Para aquellas asignaturas en las que se ha registrado
reclamos, el sistema genera un acta de reclamos y alerta a los profesores, indicándoles que
deben acercarse a recogerlos. Secretaría académica registra la fecha de entrega al profesor.
11. Corregir reclamos: El profesor corrige los reclamos, registra los resultados en el sistema y
cierra el acta correspondiente. Entrega los reclamos corregidos a secretaría académica, y ésta
registra la fecha de recepción.
12. Entregar reclamos a alumnos: Secretaría académica entrega los reclamos y registra la fecha
de inicio de entrega en el sistema.
13. Reclamo en segunda instancia: El alumno que no esté de acuerdo con la corrección de su
reclamo puede realizar un reclamo en segunda instancia, de acuerdo a los procedimientos
establecidos para dicho proceso.
PROMEDIO FINAL
14. ¿Última evaluación del período?: Si se trata de la última evaluación del período académico,
se continúa con las especificaciones del punto 15 de esta parte del manual. De lo contrario se
repite el procedimiento a partir de lo descrito en el punto 2.
15. Registrar promedio final: Si la asignatura tiene una forma particular de calcular el promedio
final, el profesor lo calcula manualmente y lo registra en el sistema. Si la asignatura se ajusta a
la fórmula estándar de cálculo, el sistema calcula el promedio final automáticamente.
MODIFICACIÓN EXTRAORDINARIA
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3. Cancelar o
reprogramar
Inicio evaluaciones
Fin
SI
Profesor
1. Definir la fórmula de
2. ¿Se requiere
cálculo de promedio final 15. Registrar
reprogramación de NO
y el cronograma de promedio final
evaluaciones?
evaluaciones
SI
NO 16. Solicitar
14. ¿Última modificación
11. Corregir extraordinaria
evaluación del
reclamos
4 Confirmar 6. Corregir período?
evaluación rendida evaluaciones
Secretaría académica
13. Reclamo
8. Presentar
Alumno
en segunda
reclamo
instancia
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Controlar y registrar las asistencias a las clases programadas en cada una de las asignaturas,
durante un período académico.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE ASISTENCIA
4. Registrar asistencias: Para los profesores que registren asistencias por cada una de sus
clases, el sistema genera un acta de control para cada una de ellas. El profesor registra la
asistencia de los alumnos en el acta, y la cierra cuando termina el registro; después del cierre,
el sistema impide cualquier modificación.
Si el profesor ha elegido registrar las asistencias sólo al final del período académico, el sistema
genera un acta de registro cuando se cumple la última clase programada; el profesor registra el
número de asistencias de cada alumno a las clases dictadas.
El descuento por inasistencias se realiza según está definido en las normas académicas.
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MODIFICACIÓN EXTRAORDINARIA
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Inicio
1. Registrar
cronograma de
Profesor
clases
3. Reprogramar,
2. Definir modo de 7. Solicitar
programar clases 4. Registrar
registro de modificación
adicionales o asistencias
asistencias extraordinaria
cancelar clases
5. Consolidar 6. Registrar
académica
8. Modificar
Secretaría
Fin
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Evaluar en segunda y última instancia la solicitud de reclamo que presenta un alumno que recibió
una respuesta desfavorable a un reclamo ordinario.
B. NARRATIVA
Sólo pueden presentar esta solicitud aquellos alumnos que cumplan con los requisitos
establecidos en las normas académicas.
La documentación necesaria para esta solicitud está especificada en las normas académicas.
5. Evaluar reclamo en segunda instancia: El profesor designado, previa audiencia con el profesor
titular de la asignatura, revisa nuevamente la evaluación y los argumentos del alumno. Si el
profesor revisor lo cree necesario, solicita una entrevista con el alumno a fin de que éste pueda
explicar personalmente sus argumentos, siendo el mismo profesor revisor quien programa la
entrevista.
El profesor revisor define si el reclamo en segunda instancia procede o no, y registra en el acta
la calificación que corresponda.
El profesor revisor devuelve al decano/director del centro toda la documentación que le fue
entregada, junto con el acta de reclamo en segunda instancia y los comentarios que considere
convenientes.
6. Generar acuerdo de dirección: Una vez que el decano/director del centro recibe la
documentación mencionada, registra la respuesta definitiva al reclamo del alumno en un acuerdo
de dirección, que envía luego a secretaría académica.
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Inicio
Alumno
1. Presentar
solicitud
Fin
académica
Secretaría
2. Verificar
3. Registrar
conformidad de
solicitud
solicitud
8. Comunicar
7. Registrar
respuesta al
resultado
alumno
director del
Decano/
centro
6. Generar
4. Definir
acuerdo de
profesor
dirección
Profesor(es)
5. Evaluar reclamo
en segunda
instancia
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Programar y registrar los resultados de una evaluación extraordinaria solicitada por un alumno.
B. NARRATIVA
Los requisitos que debe cumplir el alumno para solicitar cada tipo de evaluación extraordinaria
están definidos en las normas académicas.
2. Registrar solicitud del alumno: Secretaría académica revisa las solicitudes y registra sus
comentarios y observaciones, para enviarlas al decano/director del centro académico.
Las fechas en que se pueden rendir las evaluaciones extraordinarias están definidas en el
calendario y agenda académica.
Una vez rendidas las evaluaciones, el profesor las corrige, registra los resultados y cierra el
acta generada.
8. Modificar información académica del alumno: De ser el caso, secretaría académica modifica
la información académica del alumno, de acuerdo a la calificación que ha obtenido en la
evaluación extraordinaria.
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9. Entregar evaluación al alumno: Secretaría académica entrega las evaluaciones a los alumnos
que lo soliciten.
RECLAMO
11. Registrar reclamos: Secretaría académica registra los reclamos que cumplan con los
requisitos definidos.
Las evaluaciones cuyas solicitudes de reclamo no fueron aceptadas, son devueltas a los
alumnos.
12. Entregar reclamos al profesor: Secretaría académica entrega los reclamos a los profesores y
registra en el sistema la fecha de esta entrega.
13. Corregir reclamos: El profesor corrige los reclamos y registra los resultados en el acta de
reclamos generada en el sistema. Tras finalizar el registro, cierra el acta, lo que impide realizar
alguna modificación posterior.
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Inicio Fin
Alumno
10. Presentar
reclamo
9. Entregar
4. Registrar 11. Registrar
evaluación al
2. Registrar alumno reclamos
alumno
solicitud del
alumno 14. Entregar
reclamos a
alumnos
8. Modificar
6. Publicar 12. Entregar
información
cronograma de reclamos al
académica del
evaluaciones profesor
alumno
Director de
programa
5. Registrar al
profesor que
corregirá la
evaluación
Profesor
académico
Decano/
centro
3. Evaluar solicitud
y registrar
respuesta
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Llevar a cabo la gestión del asesoramiento que se brinda a los alumnos de un centro académico.
B. NARRATIVA
Los alumnos que tienen asignado un asesor y desean solicitar el cambio del mismo, inician el
procedimiento siguiendo las pautas indicadas en el punto 1 de este proceso.
Para los alumnos que no cuentan con un asesor asignado, el proceso se inicia con las pautas
indicadas en el punto 2.
1. Solicitar cambio de asesor: A través del sistema, el alumno envía una solicitud de cambio de
asesor al director de estudios de su centro académico. En esta solicitud, el alumno puede
sugerir, si lo desea, el nombre de una o dos personas como alternativas de nuevo asesor,
nombres que se eligen entre las posibilidades indicadas por el centro académico.
ASIGNACIÓN DE ASESORES
2. Asignar asesores: El director de estudios evalúa los factores que debe tomar en cuenta para la
asignación de asesores a los alumnos que solicitaron cambios y a los que no registran asesor
asignado. Estos últimos pueden ser los alumnos que recién han ingresado al centro académico,
o aquellos cuyo asesor no puede continuar su labor de asesoramiento en el presente periodo.
El director de estudios efectúa la asignación considerando la cantidad de alumnos que se ha
encomendado a un asesor. Acabada la evaluación, actualiza la lista alumno-asesor.
3. Comunicar asignación de asesores: Una vez que ha finalizado la asignación, se comunica las
designaciones a los respectivos alumnos y asesores.
Asimismo, cada vez que durante el periodo académico se presente una solicitud de cambio de
asesor, se comunica la respuesta a los interesados.
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Inicio
Alumno
1. Solicitar cambio
de asesor
2. Asignar
asesores
Director de estudios
Fin
3. Comunicar
5. Controlar labor
asignación de
de asesoramiento
asesores
Asesor
4. Registrar
interacción con
alumno
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Registrar y controlar las faltas disciplinarias cometidas por un alumno y las sanciones que se
aplican.
B. NARRATIVA
El profesor informa a la secretaría académica sobre las faltas cometidas durante el dictado de
su clase.
2. ¿Es falta leve?: Si el director de estudios considera que la falta cometida es leve, asume él
mismo la evaluación y continúa el procedimiento siguiendo las pautas indicadas en los puntos 3
y 4 de esta parte del manual.
3. Evaluar falta disciplinaria leve: El director de estudios del centro académico evalúa la falta
leve cometida por el alumno, en base a sus antecedentes y a las pruebas reunidas.
4. Definir sanción disciplinaria para una falta leve: El director de estudios asigna la sanción
disciplinaria de acuerdo al tipo de falta cometida por el alumno y la registra en el sistema.
Posteriormente se continúa con las acciones descritas en el punto 9.
5. Coordinar con asesoría legal: El director de estudios coordina con asesoría legal para reunir
los argumentos legales necesarios para la evaluación de la falta grave.
6. Evaluar la falta cometida y los argumentos legales: El Consejo de facultad evalúa la falta
disciplinaria, en base a los argumentos legales reunidos.
7. Definir sanción disciplinaria para la falta grave: El Consejo de facultad define la sanción
disciplinaria que será aplicada al alumno y emite un Acuerdo de Consejo de facultad, que
expone la decisión tomada.
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REVISIÓN DE LA SANCIÓN
REGISTRO DE LA SANCIÓN
La modificación del estado académico, disciplinario y/o económico del alumno se lleva a cabo
según lo indicado en el acurdo de Consejo Superior. El plazo para solicitar una apelación, luego
de conocer la sanción impuesta está definido en las normas académicas.
APELACIÓN
13. Evaluar recurso de apelación: Consejo Superior evalúa, en coordinación con la oficina de
asesoría legal, el recurso presentado por el alumno y emite un Acuerdo de Consejo Superior,
indicando la sanción definitiva.
RESPUESTA A APELACIÓN
La modificación del estado académico, disciplinario y/o económico del alumno se lleva a cabo
según lo indicado en el acuerdo de Consejo Superior.
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UDEP
8. Revisar 13. Evaluar
sanción recurso de
disciplinaria apelación
7. Definir sanción
Consejo de
disciplinaria para la
Facultad
falta grave
6. Evaluar la falta
cometida y los
argumentos legales
Inicio
Académica
Secretaría
5. Coordinar con
NO
asesoría legal 15. Comunicar
Director de estudios
respuesta de
2. ¿Es falta Consejo Superior
leve? al alumno
SI
3. Evaluar falta
Fin
disciplinaria leve
11. Presentar
recurso de
apelación
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Definir las relaciones entre una asignatura de la malla curricular vigente de un programa
académico, y una asignatura perteneciente a otra malla curricular.
B. NARRATIVA
SOLICITUD DE CONVALIDACIÓN
2. ¿Se requiere estudiar la convalidación?: Para aquellas asignaturas en las que se requiere
estudiar la convalidación, se procede según lo especificado desde el punto 3 hasta el punto 7
de esta parte del documento. De lo contrario, se atiende directamente a lo detallado en el
punto 8.
EVALUACIÓN DE LA CONVALIDACIÓN
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RESULTADO DE CONVALIDACIÓN
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Inicio
Secretaría académica
SI
4. Designar profesor
6. Aprobar
a cargo de evaluar
convalidaciones
convalidaciones
SI
Profesor
5. Evaluar
convalidación de
asignaturas
Alumno
10.
Evaluaciones
extraordinarias
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
B. NARRATIVA
1. Generar solicitud: A través del sistema, el alumno envía a la secretaría académica una solicitud
de actualización de información académica, en la cual, si es necesario, explica las razones de su
pedido.
La solicitud puede ser generada en el sistema sólo por aquellos alumnos que cumplan con los
requisitos estipulados en las normas académicas; y, dependiendo del tipo de solicitud, deben
presentar la documentación determinada en las normas académicas.
EVALUACIÓN DE SOLICITUD
5. Realizar pagos necesarios para el registro: Si es necesario, el alumno realiza el pago para el
registro de actualización de información académica, en el centro de pagos que la universidad
designe.
Las actualizaciones de información académica que requieran un pago para ser registradas, están
especificadas en las normas académicas.
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Alumno Inicio
5. Realizar pagos
1. Generar
necesarios para el
solicitud
registro
Secretaría académica
6. Registrar
2. Registrar 4. Comunicar actualización de
solicitud respuesta información
académica
Fin
Consejo de
facultad /
dirección
3. Evaluar
solicitud
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Consolidar la información académica de los alumnos del centro para el periodo académico que
finaliza.
B. NARRATIVA
1. Verificar cierre de asignaturas y calcular índices académicos: Al final del período académico,
la secretaría académica verifica que se haya calculado el promedio final en todas las asignaturas
dictadas y calcula los índices académicos para cada alumno.
Los índices académicos que se calculan son los indicados en las normas académicas.
3. Actualizar estado académico: La secretaría académica registra como aptos para matricularse
en el período siguiente a los alumnos que hayan cumplido con las condiciones registradas. A los
alumnos que incumplieran con estas condiciones, les registra la separación definitiva y les
informa de ésta a través del sistema.
5. Validar lista de egresados y separados: Con el fin de verificar que no exista ninguna
inconformidad, la dirección del programa valida las listas de egresados, de separaciones
académicas y de separaciones disciplinarias, generadas por la secretaría académica del centro.
Secretaría académica publica en el sistema las boletas de calificaciones e imprime copias para
archivarlas en los expedientes de los alumnos.
Además, DUSA entrega las boletas de calificaciones a los alumnos que las soliciten, en las
fechas determinadas en el calendario académico.
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8. Cerrar período académico: Una vez terminado el plazo de reclamos y entregadas las
respuestas a los alumnos, secretaría académica cierra el período académico de manera
definitiva; para ello realiza las siguientes acciones:
- Genera las listas de orden de mérito de los alumnos por cada ciclo, programa y sede.
Posteriormente, elabora las listas de quinto y tercio superior.
- Todos los registros de evaluaciones, índices y observaciones académicas del período cerrado
pasan a formar parte de los historiales de los alumnos.
- Actualiza la información académica de los alumnos con separación académica o disciplinaria.
- Actualiza el estado de los alumnos egresados.
- Genera los reportes de cierre de período académico.
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Inicio
6. Generar,
1. Verificar cierre de
publicar y archivar
asignaturas y calcular
boleta de
índices académicos
calificaciones
Secretaría académica
2. Verificar y
registrar
7. Actualización
cumplimiento de
de información
condiciones
académica
4. Generar
Fin
observaciones
Dirección de
académico
programa
5. Validar lista de
egresados y
retirados
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Registrar, emitir y entregar documentos oficiales a los alumnos, exalumnos o egresados que los
soliciten
B. NARRATIVA
1. Solicitar documento oficial: El alumno, exalumno o egresado solicita, a través del sistema, el
documento oficial que requiere, y hace llegar a DUSA el comprobante de pago correspondiente.
Los requisitos para solicitar cada tipo de documento oficial están definidos en las normas
académicas.
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Si se tiene que hacer alguna corrección, DUSA retoma las operaciones referidas desde el
punto 3. De lo contrario reitera el procedimiento indicado en el punto 8. En ambos casos
comunica la respuesta al solicitante.
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constancia de
Inicio Fin
recepción de
documento
egresado
1. Solicitar
documento
oficial 9. Solicitar
corrección de
documento
3. Generar
2. Registrar
documento
solicitud
oficial 8. Entregar
NO documento a
DUSA
solicitante
4. ¿ Requiere
6. ¿Requiere firma de
firmas en el centro NO
la secretaría general?
académico ?
SI
académica
Secretaría
SI
5. Gestionar firmas
en el centro
académico
Secretaría
General
7. Firmar
documento
oficial
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Entregar el grado académico a un egresado que ha cumplido con los requisitos establecidos por
un plan de estudios específico.
B. NARRATIVA
1. Enviar lista de egresados: En todo momento, la secretaría académica de cada centro, cuenta
con la lista actualizada de egresados, debido a que se maneja la información de los procesos de
cierre de periodo académico, evaluaciones extraordinarias y actualización de información
académica.
A medida que se actualiza la lista de egresados, es enviada por las secretarías académicas a
DUSA, para que ésta se encargue del trámite necesario para el otorgamiento de grado.
Los requisitos para acceder al otorgamiento de grado académico están especificados en las
normas académicas.
2. Crear expediente: Una vez recibida la lista de egresados, DUSA genera el expediente de
otorgamiento de grado académico y las fichas exigidas por la universidad y/o entidades oficiales.
Cuando el expediente está listo, lo envía a la secretaría académica del centro en el que estudió
el solicitante.
4. Verificar conformidad del expediente: DUSA verifica que el expediente haya sido
correctamente firmado, y lo envía a la Secretaría de Consejo Superior. Si existiera algún error en
el expediente, DUSA devolverá el expediente a la secretaría académica para realizar las pautas
indicadas en el punto 3 de este proceso.
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8. Solicitar emisión de diploma: Las personas que hayan obtenido el grado académico, pueden
solicitar a DUSA el diploma correspondiente.
Los requisitos para solicitar el diploma de grado académico, están especificados en las normas
académicas.
9. Verificar cumplimiento de requisitos: DUSA verifica que el solicitante cumpla con los requisitos
especificados en las normas académicas. Si es así, se continúa con las pautas indicadas en el
siguiente punto.
10. Gestionar firmas del diploma: DUSA envía el diploma a la secretaría académica
correspondiente y a la Secretaría General para que se gestionen las firmas respectivas.
Las autoridades que firman el diploma están especificadas en las normas académicas.
11. Entregar diploma al solicitante: DUSA entrega el diploma al solicitante cuando éste se acerque
a la oficina.
Si el solicitante no está conforme con el diploma emitido, continúa con el paso descrito en el
siguiente punto. De lo contrario, prosigue según lo indicado en el punto 13.
12. Solicitar corrección del diploma: El solicitante comunica a DUSA su inconformidad con el
diploma, y pide que sea emitido nuevamente. DUSA registra la inconformidad en el sistema y
deriva a los encargados la evaluación de la misma.
Si se tiene que hacer alguna corrección, se retoman los pasos detallados a partir del punto 3. De
lo contrario se reitera la acción que se precisa en el punto 11.
13. Firmar constancia de recepción de diploma: Si el bachiller está de acuerdo con los datos del
diploma, deja constancia de esta conformidad firmando en un folio.
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Inicio
académica
Secretaría
3. Gestionar
1. Enviar lista de
firmas en el centro
egresados
académico
11. Entregar
diploma al
solicitante
Superior
Consejo
6. Elaborar
Acuerdo de
Consejo Superior
Secretaría de
Superior
Consejo
5. Realizar
coordinaciones
13. Firmar
8. Solicitar 12. Solicitar
Egresado
constancia de
emisión del corrección del Fin
recepción de
diploma diploma
diploma
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
B. NARRATIVA
En los casos en que sea necesario, el director de programa delega estas funciones a un
coordinador de proyecto de titulación.
4. Evaluar plan de proyecto: El comité evaluador revisa el plan de proyecto y cada uno de sus
miembros registra sus comentarios y observaciones en el sistema.
Si el plan no fue aprobado pero admite correcciones, el alumno o bachiller continúa con lo
estipulado en el punto 7. Si el plan fue desaprobado sin posibilidades de corrección, el proceso
finaliza.
Si el plan fue aprobado, el proceso también finaliza; pero en caso de que el interesado desee
cancelar el plan aceptado o efectuarle alguna modificación, debe realizar lo que se indica en el
punto 8.
CORRECCIÓN DE PLAN
7. Solicitar aprobación de plan de proyecto corregido: En base a las observaciones del comité
evaluador, el alumno o bachiller corrige su plan de proyecto y lo presenta nuevamente ante
secretaría académica.
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Inicio
Alumno / Bachiller
7. Solicitar 8. Solicitar
aprobación de modificación o
plan de proyecto cancelación de
corregido plan de proyecto
1. Solicitar
aprobación de
plan de proyecto
9. Registrar
académica
Secretaría
modificación o
2. Registrar 6. Publicar cancelación de plan
solicitud respuesta
Fin
Dirección de
académico
programa
5. Consolidar y
3. Registrar comité
registrar
evaluador
resultados
evaluador
Comité
4. Evaluar plan
de proyecto
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
B. NARRATIVA
CORRECCIÓN DE PLAN
SUSTENTACIÓN DE PROYECTO
9. Presentar proyecto final: El bachiller presenta el proyecto en formato oficial ante la secretaría
académica.
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11. Registrar resultados de sustentación: El comité evaluador asigna una calificación que
aprueba o desaprueba la sustentación del proyecto, y envía a secretaría académica un acta de
sustentación firmada para que registre el resultado en el sistema.
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inicio
Bachiller
1. Solicitar 8. Presentar
9. Presentar
aprobación de proyecto
proyecto final
proyecto NO corregido
Secretaría académica
10. Programar
sustentación
2. Registrar
solicitud
Fin
Director de
académico
programa
5. Registrar
3. Registrar
resultados de
comité evaluador
evaluación
evaluador
Comité
4. Evaluar
proyecto de
titulación
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Otorgar el titulo profesional a un solicitante que ha cumplido con los requisitos establecidos por su
centro académico.
B. NARRATIVA
1. Enviar lista de bachilleres: A lo largo del período académico, la secretaría académica de cada
centro, actualiza la lista de las personas que han cumplido los requisitos exigidos para obtener la
titulación por alguna de las modalidades disponibles en cada centro.
A medida que se actualiza esta lista, es enviada por las secretarías académicas a DUSA para que
ésta se encargue del trámite necesario para el otorgamiento de título.
Los requisitos para acceder al otorgamiento de título están especificados en las normas académicas.
2. Crear expediente: Una vez recibida la mencionada lista, DUSA elabora el expediente de
otorgamiento de título en los formatos establecidos por la universidad y/o entidades oficiales.
Cuando el expediente está listo, lo envía a la secretaría académica del centro competente para que
gestionen las firmas necesarias.
OTORGAMIENTO DE TÍTULO
8. Solicitar emisión de diploma: Las personas que hayan obtenido el título, pueden solicitar a DUSA
el diploma correspondiente.
En los casos en los que el centro académico lo considere, será la misma secretaría académica del
centro, quien solicite la emisión del diploma.
Los requisitos para solicitar el diploma de título, están especificados en las normas académicas.
9. Verificar cumplimiento de requisitos: DUSA verifica que el solicitante cumpla con los requisitos
especificados en las normas académicas. Si es así, se continúa con las pautas indicadas en el
siguiente punto.
10. Gestionar firmas del diploma: DUSA envía el diploma a la secretaría académica correspondiente y
a la Secretaría de Consejo Superior para que se gestionen las firmas respectivas.
11. Entregar diploma al solicitante: DUSA entrega el diploma del título al solicitante cuando éste se
acerque a la oficina.
Si el solicitante no está conforme con el diploma emitido, sigue las pautas descritas en el siguiente
punto. De lo contrario, continúa según lo indicado en el punto 12.
12. Solicitar corrección del diploma: El solicitante comunica a DUSA su desacuerdo con el diploma, y
solicita que éste sea emitido nuevamente. DUSA registra la inconformidad en el sistema y deriva a
los encargados la evaluación de la misma.
Si se tiene que hacer alguna corrección, se retoman los pasos detallados a partir del punto 3. De lo
contrario se repite la acción que se precisa en el punto 10.
13. Firmar constancia de recepción de diploma: Si el solicitante está de acuerdo con los datos del
diploma, deja constancia de esta conformidad firmando en un folio.
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Inicio
académica
Secretaría
3. Gestionar
1. Enviar lista de
firmas en el centro
bachilleres
académico
11. Entregar
diploma al
solicitante
Superior
Consejo
6. Elaborar
Acuerdo de
Consejo Superior
Secretaría de
Superior
Consejo
5. Realizar
coordinaciones
13. Firmar
8. Solicitar 12. Solicitar
Bachiller
constancia de
emisión del corrección del Fin
recepción de
diploma diploma
diploma
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Gestionar el cambio de sede solicitado por un alumno que desea trasladarse de un campus a
otro, manteniéndose en el mismo programa académico, sin necesidad de postular por una
vacante.
B. NARRATIVA
1. Generar solicitud: El solicitante que cumpla con los requisitos establecidos genera mediante el
sistema la solicitud de cambio de sede, y la envía a la secretaría académica de su sede actual.
Los requisitos para solicitar el cambio de sede están especificados en las normas académicas.
3. Notificar inicio de trámite: La secretaría académica envía a través del sistema notificaciones a
las oficinas de pensiones - de origen y destino -, a la dirección del centro y a la secretaría
académica de la sede de destino. Estas notificaciones tienen por finalidad hacer conocer la
intención de cambio de sede a los directores de programa, a los directores de estudio y al
decano.
Esta entrevista es realizada sólo con fines informativos, y es programada por la secretaría
académica.
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Inicio
Alumno
6. Decidir acerca
1. Generar
de cambio de
solicitud
sede
Secretaría académica
de sede de origen
2. Registrar
solicitud
.
3. Notificar inicio
de trámite
5. Comunicar
posible escala
pensión
pensiones de sede académica de sede
Secretaría
de destino
7. Registrar y
comunicar
respuesta
de destino
Oficina de
4. Evaluación 8. Actualizar
socioeconómica escala de pensión
Fin
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
B. NARRATIVA
1. Solicitar cambio de programa académico: El alumno solicita a través del sistema el cambio
de programa académico.
2. Registrar solicitud: Secretaría académica verifica los requisitos para el cambio de programa y
registra la solicitud en el sistema, junto a sus comentarios y observaciones.
Los requisitos para solicitar el cambio de programa académico están especificados en las
normas académicas.
10. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno en el
sistema.
Para los alumnos que han aceptado el cambio de programa, secretaría académica realiza un
recálculo de sus indicadores académicos.
11. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones para
que actualice la escala de pensión del alumno.
12. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones actualiza la escala de
pensión del alumno.
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Inicio
Alumno
10. Registrar
Secretaría académica
2. Registrar
solicitud NO respuesta del
alumno
centro
7. Entrevistar
alumno
pensiones
Oficina de
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Gestionar y registrar el cambio de un alumno, de una facultad de origen a una facultad receptora.
B. NARRATIVA
1. Solicitar traslado interno: A través del sistema, el alumno solicita el traslado interno a la
facultad receptora, y realiza el pago correspondiente.
Los requisitos para acceder a este proceso están definidos en las normas académicas.
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12. ¿Acepta traslado interno?: Luego de conocer las condiciones del traslado, el alumno decide
si cambia o no de facultad; si decide por el traslado, procede según el punto 13. De lo
contrario, se prosigue con lo detallado en el punto 14.
13. Firmar acuerdo de traslado interno: Después de conocer y aceptar oficialmente el acuerdo
de traslado, el alumno tiene un plazo definido para firmarlo y realizar el pago de los derechos
académicos correspondientes. Cumplido este plazo, pierde vigencia el acuerdo emitido por la
facultad receptora.
14. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno.
15. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones para
que actualice la escala de pensión del alumno.
16. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones actualiza la escala de
pensión del alumno.
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2. Registrar
solicitud
10. Entrevistar
alumno y registrar
comentarios
de F.O.
7. Confirmar
5. Programar
recepción de
entrevista
notificación
Director de
académico
programa
de F.O.
6. Entrevistar a
alumno y registrar
comentarios
Fin
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD
Los requisitos para solicitar estudios simultáneos están especificados en las normas
académicas.
3. Notificar inicio de trámite: Una vez registrada la solicitud, la secretaría académica notifica el
inicio de trámite a la oficina de pensiones y al programa o a los programas en los que
actualmente estudia el alumno.
EVALUACIÓN DE SOLICITUD
6. Convalidación: Una vez que la secretaría académica mencionada en el punto anterior haya
recibido las confirmaciones referidas en el punto 4, convalida las asignaturas del solicitante, de
acuerdo a las pautas del proceso de convalidación.
Al final de este proceso, la secretaría académica define la lista de asignaturas que el alumno
solicitante puede convalidar en su posible nuevo programa académico, y se la comunica al
director de programa.
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recibirá en el programa: ciclo en que debe matricularse, asignaturas que puede convalidar, carga
académica que debe cursar para completar el plan de estudios, y la posible escala de pensión.
11. Registrar respuesta del alumno: Secretaría académica registra la respuesta del alumno.
12. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones para
que actualice la escala de pensión del alumno.
13. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones registra la escala de pensión
actualizada.
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Inicio
Alumno
10. Firmar
9. ¿Acepta
acuerdo de
1. Generar estudios SI
estudios
solicitud simultáneos ?
simultáneos
Director de
programa
nuevo
solicitud oficina de
entrevista
pensiones
3. Notificar inicio
6. Convalidación
de trámite
académicas de los
otros programas
Secretarías
4. Responder
notificación
13. Actualizar
pensiones
Oficina de
escala de pensión
5. Evaluación
socioeconómica
Fin
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Evaluar y registrar el intercambio solicitado por un alumno para estudiar en una universidad que
mantiene convenio con la UDEP.
B. NARRATIVA
Los requisitos para acceder a este proceso están definidos en las normas académicas.
REGISTRO DE INTERCAMBIO
10. Registrar intercambio: Secretaría académica registra la confirmación del alumno y programa
el intercambio.
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ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
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Inicio
Alumno
1. Solicitar 9. Confirmar
intercambio intercambio
académica
Secretaría
7. Definir
solicitudes
aceptadas
Director de programa
6. Registrar
5. Entrevistar
resultados de
a alumno
evaluación
académico
4. Definir carga
3. Evaluar
académica a
solicitudes
asignar
Universidad
receptora
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Migrar la información académica de un alumno, desde el plan de estudios que cursa actualmente
a un nuevo plan de estudios vigente o que entrará en vigencia.
B. NARRATIVA
Secretaría académica también puede iniciar la actualización cuando el proceso es invocado por
el proceso de reincorporación académica de un exalumno.
3. Actualizar planes de estudios: Secretaría académica actualiza los planes de estudios de los
alumnos y/o exalumnos, incluyendo la actualización por el cambio de malla curricular y la
actualización por los otros requisitos que exige el plan de estudios.
En esta actualización, el sistema podría generar observaciones que secretaría académica envía
al director de programa respectivo.
AJUSTE A LA ACTUALIZACIÓN
5. Ajustar planes de estudios: En base a las revisiones, el director de programa realiza los
ajustes a los planes de estudios de los alumnos.
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inicio
Director de programa
4. Revisar
observaciones de 5. Ajustar planes
planes de de estudios
alumnos
1. Solicitar
actualización de
Fin
plan de estudios
de los alumnos
académica
Secretaría
3. Actualizar
2. Convalidación
planes de estudios
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Primera versión.
D. APROBACIÓN
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A. OBJETIVO
Dejar al postulante admitido con reserva de primera matrícula en condiciones de iniciar sus
estudios en el periodo académico que va a iniciarse.
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD
EVALUACIÓN DE SOLICITUD
Oficina de pensiones envía la posible escala de pensión a la oficina de admisiones para que la
comunique al solicitante.
REGISTRO DE RESPUESTA
Si el postulante decide incorporarse, debe firmar el acuerdo de incorporación para hacer efectivo
su ingreso a la universidad.
Luego de la firma del acuerdo, la oficina de admisiones modifica el estado académico del
solicitante: de “postulante admitido con reserva de primera matrícula” lo cambia a “postulante
admitido apto para la matrícula”; indica también el período en que se va a realizar la
incorporación.
El postulante tiene un plazo establecido en las normas académicas para decidir si acepta o no
incorporarse.
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8. Actualizar escala de pensión: Una vez conocida la respuesta del solicitante, la oficina de
pensiones actualiza la escala de pensión.
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Inicio
1. Presentar
solicitud
admisiones
Oficina de
5. Comunicar
2. Registrar 3. Notificar inicio 6. Registrar 7. Notificar
respuesta a
solicitud de trámite respuesta respuesta
solicitud
Oficina de pensiones
4. Evaluación 8. Actualizar
socioeconómica escala de pensión
Fin
Primera versión.
D. APROBACIÓN
A. OBJETIVO
B. NARRATIVA
REGISTRO DE SOLICITUD
Los requisitos para solicitar la reincorporación académica están especificados en las normas
académicas.
2. Registrar solicitud: La secretaría académica registra la solicitud en el sistema, junto con sus
comentarios sobre la información académica y disciplinaria del solicitante.
3. Notificar inicio de trámite: Una vez que ha registrado la solicitud, la secretaría académica
notifica al director de programa y a la oficina de pensiones para que efectúen la evaluación
correspondiente.
EVALUACIÓN DE SOLICITUD
Después de definir la escala de pensión, oficina de pensiones envía este dato al centro
académico para que lo comunique al exalumno, en caso de que sea aceptada su
reincorporación.
En los casos de reincorporación por separación temporal, la dirección del centro debe realizar
una evaluación más detallada de la solicitud y llevar a cabo una entrevista con el exalumno y sus
apoderados. Esta entrevista es programada por secretaría académica.
Si la dirección del centro admite la solicitud, define en un acuerdo de dirección las condiciones
bajo las que se acepta la reincorporación del exalumno.
REGISTRO DE REINCORPORACIÓN
10. Notificar a oficina de pensiones: Secretaría académica notifica a la oficina de pensiones para
que actualice la escala de pensión del alumno reincorporado.
11. Actualizar escala de pensión del alumno: Oficina de pensiones registra la escala de pensión
actualizada.
Inicio
Exalumno
9. Registrar
2. Registrar NO
respuesta
solicitud
10. Notificar a
3. Notificar inicio oficina de
de trámite pensiones
6. Comunicar
respuesta
Dirección del centro
académico
5. Evaluar
solicitud
Oficina de pensiones
Fin
Primera versión.
D. APROBACIÓN