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1.

0 Objetivo
Proporcionar los lineamientos necesarios para realizar las compras de materiales, equipos y/
o servicios requeridos para el desarrollo de los trabajos realizados por COMPAÑÍA DE
MULTISERVICIOS PARA MANTENIMIENTO INTEGRALES, S.A. DE C.V. (CMMI).

2.0 Campo de aplicación


Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicables a las adquisiciones de
los materiales, equipos y/o servicios proporcionados por CMMI, inclusive para aquellos
insumos de consumo interno que requiere la compañía para la prestación de los servicios.

3.0 Documentos de referencia


3.1 CMMI-MGC-01 Manual de Gestión de la Calidad
3.2 CMMI-PQ- 01 Procedimiento de elaboración y gestión de documentos del SGC
3.3 CMMI-ALM-01 Procedimiento de almacén

4.0 Terminología
4.1 Requisición
Documento en el cual los usuarios le solicitan al Líder de Compras, realice la
adquisición de materiales, equipos y/o servicios, describiendo en el documento la
especificación completa de cada insumo solicitado.

4.2 Orden de Compra


Documento utilizado para elaborar las compras mayores a $2,000.00 (Dos mil pesos
00/100 m.n.) el cual se envía a los proveedores. En este se determina la cantidad,
unidad de medida, especificación detallada, tiempo y lugar de entrega, condiciones
comerciales, etc. de los materiales, equipos y/o servicios de acuerdo con los
requerimientos de CMMI.
Para el caso de compras menores, se envía al proveedor la Requisición con sello que
indica que la compra se hace conforme al punto 6.0 (Compras menores del CMMI-
COM-01)

4.3 Proveedor
Persona física o moral que abastece de materiales, equipos y/o servicios, basándose
en una orden de compra asignada por CMMI.

4.4 Proveedor Aprobado


Proveedor previamente evaluado y aceptado para abastecer de material, equipo y/o
servicio con requerimientos especiales, de acuerdo a los requisitos especificados en
la orden de compra / contrato.

4.5 Inspección
Comprobación a través de la medición, prueba, observación, etcétera; del
cumplimiento efectivo con los requisitos especificados.

4.6 Abreviaciones
SGC Sistema Gestión de la Calidad
MGC Manual de Gestión de la Calidad
EGC Encargado de Gestión de la Calidad
LPA Lista de Proveedores Aprobados
CMMI-COM-01 Rev. 2 Procedimiento de compras
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5.0 Responsabilidades
5.1 Gerente General
El Gerente General es responsable de autorizar las órdenes de compra de los
materiales, equipos y/o servicios requeridos por CMMI. Esta responsabilidad puede
ser delegada a las Gerencias.

5.2 Gerencia de Administración y Finanzas


Es responsable de la implantación y mantenimiento de este procedimiento.

5.3 Encargado de Gestión de la Calidad


Verificar a través de auditorias internas, que las adquisiciones se realicen de acuerdo
a lo especificado en este procedimiento.
Evaluar y reevaluar en coordinación con el Líder de Compras a los proveedores
propuestos de acuerdo al (Anexo 6.0) Evaluación de Proveedores y (Anexo 7.0)
Reevaluación de proveedores.

5.4 Gerencias de CMMI


Los gerentes designarán una persona para elaborar las requisiciones de materiales,
equipos y/o servicios de su área ó proyectos que se tengan asignados y señalar al
Líder de Compras las especificaciones detalladas de los insumos que se requieran
para cumplir con un contrato, proyecto y/o servicio.
Autorizar y firmar las requisiciones generadas en su área para su entrega al Líder de
compras. En caso de ausencia esta responsabilidad podrá ser delegada por escrito
y/o electrónica, a cualquier gerencia de CMMI.
Solicitar al Líder de Compras y al Encargado de Gestión de la Calidad la evaluación
de un proveedor cuando se desee cotizar un material, equipo y/o servicio
específicamente con él y no esté incluido en la LPA.
Realizar la inspección de recepción de acuerdo al procedimiento CMMI-ALM-01.

5.5 Líder de almacén


Es responsable de recibir los materiales, equipos y/o servicios solicitados por CMMI y
solicitar la Inspección de recepción a la Gerencia que corresponda cuando estos
estén marcados con requerimientos especiales.

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6.0 Desarrollo
El proceso de compras inicia cuando el usuario entrega una requisición (Anexo 1.0 Rev. 2),
al líder de compras. El número de requisición lo asignará el solicitante (nomenclatura, XXX-
YYY-ZZ), XXX, serán las tres primeras letras del Departamento solicitante, YYY Número
consecutivo y ZZ el año en curso, en caso de tener información faltante o ambigua se
regresará al usuario para su corrección, ya verificados los requisitos y/o características del
producto solicitado, se envía al Líder de Almacén para verificar existencias, en caso de
existir se le notificará al usuario, y en caso contrario se continuará con el proceso.

Se seleccionará al proveedor de una base de datos (Anexo 4.0 Rev.0) en caso de que este
no se encuentre registrado, utilizar el Anexo 5.0 Rev. 0, se dará de alta en la base de datos
de proveedores y se evaluarán con el Anexo 6.0 Rev. 0 cada vez que se solicite una compra
de material, equipo y/o solicitud de servicio, la reevaluación se llevará a cabo por periodos
de 4 meses y anualmente con el Anexo 7.0 Rev. 0.

Después de haber seleccionado al proveedor se cotizan con al menos 2 proveedores


elegidos del listado para posteriormente realizar una comparativa de precios, cosa que
podría no realizarse en caso de que el proveedor sea único y/o cuando así lo requiera el
solicitante.

En caso de que la cotización sea menor a $2,000.00 esta se considera una compra menor y
se puede efectuar con la respectiva requisición y por caja chica. A excepción de la papelería
que el proveedor exige una orden de compra (Anexo 2.0 Rev. 2) aún sea un monto menor a
$2,000.00. En compras mayores a $2,000.00 se elabora la orden de compra (Anexo 2.0
Rev. 2) y se firma por el líder de compras y el solicitante, es autorizada por el Gerente
General y en su ausencia por los Gerentes de área, con su firma, en caso contrario podrán
hacerlo mediante un medio electrónico (correo electrónico). Para enviársela al proveedor;
cuando sea crédito; de lo contrario se utilizará el Anexo 3.0 Rev. 2 para solicitar el pago y
poder enviárselo al proveedor para el surtimiento del material.

Cuando el proveedor sea local, el proveedor puede entregar el material en almacén o es


necesario acudir a sus instalaciones para recoger el material y se entrega en almacén. De
ser foráneo el material puede ser depositado en el almacén o acudir al servicio de
paquetería para su recolección. En cualquiera de los casos el Líder de Almacén deberá
constatar que lo entregado corresponda con lo solicitado en la Orden de compra.
Un caso especial de las órdenes de compra es la solicitud de servicios, ya que el Líder de
compras tendrá que exigir a estos proveedores de servicios que se cumpla con toda la
documentación y normatividad aplicables antes de iniciar los servicios, que será entregada
al Área solicitante.

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Diagrama de flujo

Requisiciones
B
NO
Restantes Almacén

Especifcaciones
Ok
Envíar
SI NO

Almacén SI Usuario
Orden de
A SI Papeleria
Compra
NO Paquetería NO Almacén

Proveedor
SI

Compras Recoger
Evaluar y Paquetería
Base de Datos NO Seleccionar
Reevaluar

Almacén
Cotzación

< $ 2,000 SI A

NO

1.- Proveedor Único


Tabla
NO 2.- A petción del
Comparatva
Solicitante
Proveedor Almacén
SI

Orden de Compra
NO

Crédito SI Proveedor Local SI Recolección SI Almacén

NO NO

Solicitud de Pago B

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6.1 Recepción de los materiales, equipos y/o servicios
Todo insumo tramitado a través de una Orden de compra, con excepción de
papelería, artículos de oficina y de limpieza, será recepcionado en el Almacén central
o el de obra, aplicándole en caso de tener requerimientos especiales, una inspección
de recepción y en caso de que aplique, una prueba.
La recepción de los insumos se realizará siguiendo los lineamientos del
Procedimiento de Almacén (CMMI-ALM-01).

6.1.1. Recepción de los materiales, equipos y/o servicios en el Almacén.


El Líder de Almacén central o el de obra, son los responsables de realizar la
recepción y entrada a materiales, equipos y/o servicio entregados en el
Almacén siendo estos o no propiedad de CMMI, según lo especificado en el
Procedimiento de Almacén (CMMI-ALM-01).

7.0 Registros
Son considerados como registros, las requisiciones, las órdenes de Compra, SAP,
selección, evaluación y reevaluación de proveedores y las facturas, así como los
documentos que acompañen a las facturas que sirvan de rastreabilidad a los materiales,
equipos o servicios suministrados, tales como los certificados de calidad, de pruebas, de
calibración, etc.

Registro Nombre Elabora Resguarda Tiempo de Disposición


permanencia final
Anexo 1.0* Requisición Solicitante Compras 2 Años Destrucción
Anexo 2.0* Orden de Compra Compras Compras 2 Años Destrucción
Anexo 3.0* Solicitud de Pago Compras Compras 2 Años Destrucción
Anexo 4.0 BD proveedores Compras Compras Permanente N/A
Anexo 5.0 Sel. proveedores Compras Compras 2 Años Destrucción
Anexo 6.0 Ev. proveedores Compras Compras 2 Años Destrucción
Anexo 7.0 Reev. proveedores Compras Compras 2 Años Destrucción

* Para el caso de las requisiciones, órdenes de Compra, Solicitud de Pago se conservarán


copia fisica de estos, ya que los originales se turnan a un despacho contable externo.

8.0 Distribución
El presente procedimiento será distribuido de acuerdo a CMMI-PQ-01 Anexo 8.0 Lista
maestra interna de documentos.

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9.0 Anexos
9.1 Anexo 1.0 Requisición
9.2 Anexo 2.0 Orden De Compra
9.3 Anexo 3.0 Solicitud de Pago
9.4 Anexo 4.0 Base De Datos Proveedores
9.5 Anexo 5.0 Selección De Proveedores
9.6 Anexo 6.0 Evaluación De Proveedores
9.7 Anexo 7.0 Reevaluación De Proveedores

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