Capitulo Completo3

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CONTENIDO
CAPÍTULO III
Sistemas de Información en
Instituciones Educativas
Sistemas de Gestión
75 para Educación Mediados
por TIC- www.cvudes.edu.co
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Sistemas de Información en Instituciones Educativas
Contenido
3
Sistemas de
Información en
las Instituciones
Educativas
Se presentan generalidades de
los sistemas de información,
cómo se desarrollan y en qué
aspectos de las instituciones
educativas los podemos encontrar.
Considerando a una Institución
Educativa como un Sistema, se
extrapola el concepto de
suprasistema y componente, para
encontrar otras aplicaciones de
los
Sistemas de
Información.
Contenido
Contenido
3.1. Sistemas de
Información en las
Organizaciones
Toda organización está

intercambiando constantemente
material e información con su
entorno, y con las demás
organizaciones Johansen (1986).
Actualmente el flujo de
información que se intercambian en
organizaciones de todo tipo,
incluyendo las educativas, es
enorme. Por tal motivo, todas
las organizaciones disponen de
sistemas automatizados para
manejar con agilidad altos
volúmenes de información. A
continuación se muestra una
definición de sistemas de
información, y luego se brindan
algunas generalidades sobre los
mismos, para luego llevarlos al
ámbito de la Gestión Educativa.
por TIC-www.cvudes.edu.co
Contenido
SISTEMA DE
INFORMACIÓN:
De acuerdo a Norton (1999).

Un Sistema de Información es
un conjunto de aplicaciones de
software que apoyan la ejecución de
procesos de negocios al interior de
una organización, automatizando el
flujo de información entre tales
procesos. Se ejecuta sobre una
plataforma hardware específica, y
actualmente permite el acceso de
información a través de una red o
Internet.
Los sistemas de información

(SI, de aquí en adelante) ejecutan
las siguientes operaciones
básicas sobre unidades de
información denominadas datos,
las cuáles se muestran en la figura
3, y se describen más adelante.
Lista de figuras
Figura 3.
Operaciones
Básicas de un
Sistema de
Información
Nota Fuente: Adaptado de Norton, Peter. (1999). Introducción a la computación.
Contenido
A un sistema de información deben

introducírsele datos de alguna
manera. Puede obtenerlo de
un medio de almacenamiento,
como un archivo, o a través de una
interface de entrada, utilizando
medios tales como teclado, ratón o
algún otro dispositivo electrónico.
Actualmente, los formularios web
permiten introducir información a
sistemas de información de
manera remota, utilizando redes de
computadores.
Una vez introducidos los datos,

el sistema de información los
procesa de acuerdo a la lógica del
negocio de la organización,
almacenando los resultados del
proceso y los datos de entrada en
dispositivos tales como discos
duros, memorias USB o algún otro
medio de almacenamiento masivo.
Luego del procesamiento de datos,
se muestra la salida de los mismos
al usuario del sistema, en forma
de reporte impreso, una página
web, una ventana que se despliega
en un monitor o en algún otro
dispositivo electrónico de salida.
Contenido
Los SI apoyan a los diversos
procesos que se llevan a cabo al
interior de las organizaciones,
principalmente transacciones,
como pagos, cobros, facturas,
pedidos, entradas o salidas de
almacén, entre otras. Se han
identificado tres tipos de
procesos que se pueden
sistematizar en toda
organización:
Actividades estratégicas.
Mercadeo, fidelización de clientes,
sistemas de toma de decisiones.
Actividades claves.
Estos procesos conforman la misión
principal de la organización,
como ventas, gestión de la
producción, automatización
industrial, entre
otros.
Contenido
Procesos de apoyo.
Conformados por aquellos procesos
que hacen que la organización
lleve a cabo su misión principal.
Entre estos se tiene a contabilidad,
recurso humano, presupuesto,
estadística, entre otros.
Las organizaciones educativas

también tienen estos procesos,
y por lo tanto necesitan de
sistemas de información para
ejecutar tales procesos con eficacia
y eficiencia.
Sistemas
por de Gestión
TIC-www.cvudes.edu.co
Contenido
3.2. Pasos en el
Desarrollo de
un Sistema de
Información
Un sistema de información no
se construye en un solo día,
es el resultado de una serie de
pasos dónde deben interactuar
los futuros usuarios del sistema
como la o las personas encargadas
de desarrollarlo. Existen varios
enfoques para construir sistemas
de información, de los cuáles se
muestran los más importantes a
continuación. Pressman (1999).
Contenido
3.2.1. Enfoque
tradicional.
En el enfoque tradicional de desarrollo de sistemas de información los pasos en el desarrollo son lineales, y tiene las sig
Lista de figuras
Figura 4.
Fases en el Desarrollo
de un Sistema de
Información. Enfoque
Tradicional
Nota Fuente: Adaptado de Pressmann, Roger. (1999). Ingeniería del software. Un enfoque práctico.
Contenido
En la fase de requerimientos, los

futuros usuarios del sistema de
información interactúan con el
equipo de desarrollo para
determinar las necesidades y
funcionalidades de las aplicaciones
de software. En la fase de análisis,
se produce un documento dónde se
detallan las especificaciones del
sistema a desarrollar, indicando un
plan de administración del
proyecto. En la fase de diseño,
el equipo de desarrollo establece
la forma en que se van a introducir
los datos, algoritmos a desarrollar,
una relación de las estructuras de
datos y formatos de archivo a
utilizar, la información que va a
contener la base de datos y el
aspecto que va a tener la salida de
información. En la fase de
implementación, estos parámetros
de diseño se codifican en una
plataforma de hardware y Este enfoque de desarrollo tiene
software, dónde se programan las la desventaja de que errores en las
funcionalidades del sistema de fases de requerimientos y análisis
información y se integran los pueden invalidar el trabajo

módulos de programación para posterior. De manera que se han
efectuar las pruebas de propuesto otras maneras de
funcionalidad. En la fase de puesta desarrollar sistemas de
en marcha, se instala el sistema de información.
información, y se empieza a
utilizar por parte de los
usuarios
finales.
Contenido
3.2.2. Enfoque basado
en prototipos.
Este enfoque de desarrollo de software fu
apreciar las fases de su desarrollo.
Sistemas
Sistemas de
de Gestión
Gestión
88
para Educación Mediados
por
Lista de figuras
Figura 5.
Fases en el Desarrollo
de un Sistema de
Información. Enfoque
de Prototipos
Nota Fuente: Adaptado de Pressmann, Roger. (1999). Ingeniería del software. Un enfoque práctico.
Contenido
Como puede observarse, tan

pronto se diseña el primer
prototipo los usuarios del sistema lo
utilizan como manera de comunicar
mejor los requerimientos sobre el
software, de manera que estas
sugerencias las tome el equipo de
desarrollo para refinar las
funciones del sistema de
información y así modificar
sucesivamente el prototipo, hasta
que el usuario acepta el producto
y se entra a la etapa de
implantación del sistema de
información en la plataforma de
hardware y software
de la
organización.
Contenido
3.2.3. El Lenguaje
Unificado de Modelado
(UML).
Debido al auge del software orientado a objetos, el grupo OMG, liderado por los desarrolladores Booch, Jacobson
& Rumbaugh (2000). Diseñaron un lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y utilizado en la actua
lenguajes de programación, esquemas de bases de datos y componentes reciclados. Una definición del UML se muestra a
continuación.
Lenguaje Unificado de
Modelado (UML):
Es un estándar para elaborar El UML es un lenguaje de modelado
diagramas de software cuyo vocabulario y sintaxis están
orientado a objetos, que ideados para la representación
posteriormente evolucionó conceptual y física de un sistema.
para utilizarse en el modelado Sus modelos son precisos, no
de procesos organizacionales y ambiguos, completos y pueden ser
empresas. Se utiliza mucho para trasladados directamente a una
especificar, analizar y diseñar gran variedad de lenguajes de
aplicaciones de software en las programación, como Java, C++ o
cuáles se apoyan los sistemas de Visual Basic, pero también a tablas
información. de bases de datos relacionales, lo
cual se conoce como persistencia.
Como se mencionó antes,
este lenguaje incluye un UML no abarca la etapa de
conjunto de gráficas con notaciones programación de un sistema de
estandarizadas que permiten información, aunque a partir
describir interfaces de entrada, de los diagramas en que se modela
lógica de los procesos de el sistema de información se puede
negocio, organización de los llevar a un lenguaje de
objetos de software que van a programación, preferiblemente
interactuar en el sistema así orientado a objetos. Como Java o C+
como el despliegue del sistema de +.
información en una plataforma de
hardware y software. Es importante
aclarar que UML es un “lenguaje
de modelado” para especificar o
para describir métodos o procesos.
Se utiliza para definir un sistema,
para detallar los artefactos en el
sistema y para documentar y
construir. En otras palabras, es
el lenguaje en el que está Sistemas de Gestión
descrito el modelo.
Los bloques básicos de
construcción de UML son tres, los
elementos, las
relaciones y los
diagramas.
•
Los
abstracciones
unidades básicas de
construcción.
• Las relaciones son
abstracciones que actúan como
unión entre los distintos
•elementos.
Los
disposición
elementos,
sistema modelado desde
diferentes
perspectivas.
En cuanto a las IE, el uso

del lenguaje unificado de
modelado ha permitido que
diversos educadores y
administradores de educación
participen en proyectos de
aplicación de informática a la
educación en calidad de
modeladores de especificaciones
del software, así como en su
diseño y programación.
Contenido
3.3. Sistemas de
Información en las
Organizaciones
Educativas
Llevando los conceptos de sistemas
de información a la gestión
educativa, es necesario indicar que
se pueden encontrar sistemas de
información a varios niveles,
sintetizando los aportes de Gairín
(1994). En cuanto a jerarquía de
organizaciones, y niveles de
decisión curricular de Magendzo
(1992). Es decir, existen sistemas
de información a nivel de
suprasistema, como lo son las
entidades del Estado que regulan el
sistema educativo, y las de otras
agremiaciones. Los sistemas de
información a nivel de IE, dónde
se lleva a cabo el procesamiento
de información de toda la IE en sus
diversos aspectos, y las
aplicaciones a nivel de aula,
categoría especial que incluye
todas las aplicaciones que apoyan
directamente la labor de enseñanza
y aprendizaje. En la figura
6 se muestran estos niveles, Sistemas de Gestión
junto con los sistemas de
información
asociados a los
mismos.
Lista de figuras
Figura 6.
Sistemas de Información
para las Instituciones
Educativas, Resultado
de Aplicar su Concepto
a los Componentes de
Organizaciones.
Contenido
Tal como se puede observar, los A nivel nacional, algunas

niveles de jerarquía se organizan de instituciones reguladoras también
acuerdo a su ubicación dentro de disponen de sistemas de
cada IE, en particular su cercanía información, con los cuáles se
con los actores educativos. Los registran indicadores periódicos
sistemas de información más de desempeño de instituciones
cercanos a dichos actores son educativas, principalmente
aquellos que apoyan directamente rendimiento de estudiantes,
la labor de enseñanza y indicadores de deserción,
aprendizaje. elaboración y registro de pruebas
formativas, entre otros. En las
Los sistemas tutoriales, los secciones subsiguientes se van a
que hacen evaluación de presentar con más detalle
desempeño de cada estudiante y características de estos sistemas
llevan un registro de ello, de información, organizados por
entornos virtuales de aprendizaje niveles de jerarquía.
y otras plataformas similares, son
un ejemplo de estos sistemas de
información. Por fuera del aula de
clases, pero dentro de cada IE
existen diversos sistemas de
información que apoyan sus
diversos procesos.
Como ejemplo se tienen los

sistemas de registro de notas,
contabilidad académica, sistemas
de evaluación docente,
presupuesto, contabilidad, pago de
personal, entre otros.
Contenido
Contenido
3.4. Sistemas de
Información en
Entidades
Reguladoras de
Educación
Estos sistemas de
información surgen como necesidad
del Estado de disponer de
estadísticas confiables y oportunas
sobre el desempeño sectorial de la
educación en todos sus niveles, y
de esta manera tomar decisiones
más acertadas para mejorar la
calidad de la misma. Parte de la
problemática es que el sector
educativo nacional presenta
múltiples fuentes de información
dispersa, no estructurada y cuyo
procesamiento se hace de
manera manual con gran
dificultad para su análisis.
Contenido
La información presentada de esta Actualmente se dispone de

forma genera problemas en el un proyecto macro relacionado
acceso a los archivos históricos, con el Sistema de Información
eleva su cantidad de parámetros y del Sector Educativo: En el cual
criterios de análisis y origina se trata información sectorial de
una alta probabilidad de gestión, coordinación, planeación y
inconsistencias. Debido a esto, el administración de IE nacionales y
Ministerio de Educación Nacional territoriales. Esta aplicación
(M.E.N), por medio de la Dirección trabaja a dos niveles: Nivel
de Planeación y el Programa Nuevo nacional, el cual maneja la
Sistema Escolar, está fortaleciendo información estadística de
la capacidad de procesamiento, cobertura, calidad e inversión tanto
análisis y uso de información en en educación básica y media como
todos los niveles del sector y la superior, y el sistema de apoyo a la
comunidad mediante la gestión interna del Ministerio de
implementación de un Sistema Educación.
Nacional de Información que
promueva y facilite la existencia de También trabaja a nivel
información oportuna y adecuada territorial: Comprende el desarrollo
para la toma de decisiones y para la del sistema de información de
participación ciudadana. apoyo a los procesos operativos,
de planeación y misionales de las
secretarías de educación y de las
instituciones educativas.
Este Sistema de Información es un
conjunto de aplicaciones y
programas que no sólo permite
contar con información consistente
y accesible sobre docentes,
directivos docentes,
administrativos, instituciones
educativas, planes, programas y
proyectos entre otros, sino que
también propicia el libre
acceso a información sobre la
calidad y cobertura en la educación,
así como la generación de una
cultura de uso de información para
la gestión, la toma de decisiones, la
rendición de cuentas y la
participación ciudadana en el
seguimiento de resultados.
Las aplicaciones de software

indicadas, están disponibles en el
sitio web del ministerio de
educación nacional. Recuperado
de: http:// w w w. m i n e d uc a c i o
n . g o v. c o / 1 62 1 / property value-
37666.html, y en la tabla 4 se
relacionan los más utilizados.
Lista de tablas
Dominio de Sistema de Información

aplicación
Tabla 4. Educación básica •SINEB: Sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media
Sistemas de y media •EVI: Sistema de evaluación institucional
Información del •SINCE: Sistema de Información Nacional de Contratación Educativa
Ministerio de •SIMAT. Sistema Integrado de Matrículas
Educación Nacional
para Monitorear Educación •SNIES: Sistema Nacional de Información de Educación Superior
Instituciones superior •SACES: Sistema de Aseguramiento de la Calidad en la Educación
Educativas Superior
Educación para •SIET: Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y

el trabajo el desarrollo humano
Otros sistemas •Sistema de atención al ciudadano

de •Ventanilla única
información •Sistema Nacional de monitoreo de TIC
Nota Fuente: Recuperado de http://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-property value-55327.html
Contenido
3.5. Sistemas de
Información en
las Instituciones
Educativas
Al interior de cada IE existen
también Sistemas de Información,
los cuáles se utilizan para agilizar
sus procesos administrativos. Estos
procesos pueden clasificarse de la
siguiente manera, y se
esquematizan en la figura 7.
Sistemas
por de Gestión
Lista de figuras
Figura 7.
Relación de Sistemas
de Información
con los Procesos
Administrativos dentro
de las IE.
Nota Fuente: Adaptado de Senn, J. (1997). Análisis y diseño de sistemas de información.
Contenido
• En ocasiones los Sistemas

La columna vertebral de
los sistemas de información en las de información no están
IE la conforman los sistemas de integrados. La mayoría de
matrícula académica, y el sistema instituciones cuenta con un sistema
de gestión de calificaciones. Estos para la gestión académica que
no deben faltar en cada institución, muchas veces es un desarrollo
y frecuentemente por disposición propio, un sistema administrativo
de entidades reguladoras están (ERP) que fue adquirido a un
cambiando sus especificaciones. proveedor y otros sistemas que se
Por ejemplo, el cambio de basan en software libre, esto
evaluación cuantitativa a dificulta disponer información
cualitativa, y posterior cambio a consolidada en tiempo real, por lo
evaluación cuantitativa que el área de sistemas tiene que
dispuesto por el M.E.N (Ministerio utilizar recursos para consolidar la
de Educación Nacional) para información de todos los sistemas
instituciones de educación media. que trabajan de manera
Estos Sistemas de Información independiente y en algunos casos
manejan datos asociados a los en distintas plataformas.
estudiantes que se matriculan, y

a su seguimiento académico
período a período.
En la implantación de estos
sistemas de información, algunos
investigadores, entre ellos Meza
(2009). Ha detectado los
siguientes inconvenientes:
• Automatización sin buenas • Sistemas comerciales
prácticas en procesos. En algunas adaptados a una realidad educativa.
instituciones se han realizado En relación a los sistemas
desarrollos propios a medida administrativos adquiridos
para lo cual la institución por las IE, la mayoría han sido
contrata un equipo de proporcionados por proveedores
programadores para el desarrollo que han implementado sistemas
de sus sistemas, el principal comerciales sin experiencia en
problema con esta práctica es que el sector educativo lo que ha
los programadores se limitan a la ocasionado que dichos sistemas
automatización de los procesos no cubran todas las necesidades
actuales sin analizar si estos propias de una institución
procesos se vienen realizando de educativa y tengan que utilizar
manera correcta o si están interfaces para comunicarse con
utilizando buenas prácticas, al final otros sistemas como el académico.
la institución tiene un sistema
cuyo mantenimiento se realiza de Estos inconvenientes hacen
manera frecuente ocasionando un necesaria la participación de
alto costo. los actores educativos en el
análisis, diseño e implantación de
sistemas de información en las IE.
Contenido
3.6. Sistemas de
Información a Nivel
de Aula
Como apoyo directo a las
actividades de enseñanza y
aprendizaje a nivel de aula, existen
diferentes sistemas de información,
dónde los entornos virtuales de
aprendizaje son el ejemplo más
representativo.
Con mayor nivel de detalle,

estos sistemas de información se
tratarán en el siguiente capítulo.
Términos
Claves
1. Sistemas de Información.
2. Servicios web
3. Lenguaje Unificado de Modelado.
Lecturas Recomendadas
Booch, J., & Rumbaugh. (2000). The

Unified Modeling Language. Users
Guide. Addison-Wesley.
Senn, J. (1997). Análisis y diseño

de sistemas de información. Tercera
edición. México: D.F. México
Editorial McGraw-Hill,
ISBN:
9684229917
.
Meza, C (1997). Problemática actual

de los Sistemas de Información
en las Instituciones Educativas
Web: Recuperado de:
http:// e d ut i v a . b l o g s p o t .c o m
/2009/06/ problemat ica-
a ct u a l - d e - l os - sistemas-
de.html
Montilva, J. (2004).
Componentes de Software
Reutilizables. Material Instruccional
Universidad de los Andes. Mérida.
Venezuela
Norton, P. (1999). Introducción

a la computación. Tercera edición.
México: D.F. México McGraw-Hill,
ISBN: 9701027426.
Pressmann, R. (1999).
Ingeniería del software. Un
enfoque práctico. Tercera edición.
Prentice-Hall.
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Sistemas de Información en Instituciones Educativas

Toda organización está

De acuerdo a Norton (1999).

Los sistemas de información

Nota Fuente: Adaptado de Norton, Peter. (1999). Introducción a la computación.

A un sistema de información deben

Una vez introducidos los datos,

Las organizaciones educativas

En la fase de requerimientos, los

software, dónde se programan las la desventaja de que errores en las

funcionalidades del sistema de fases de requerimientos y análisis

información y se integran los pueden invalidar el trabajo

Como puede observarse, tan

En cuanto a las IE, el uso

Tal como se puede observar, los A nivel nacional, algunas

Como ejemplo se tienen los

La información presentada de esta Actualmente se dispone de

Las aplicaciones de software

Dominio de Sistema de Información

Educación para •SIET: Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y

Otros sistemas •Sistema de atención al ciudadano

Nota Fuente: Recuperado de http://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-property value-55327.html

Nota Fuente: Adaptado de Senn, J. (1997). Análisis y diseño de sistemas de información.

• En ocasiones los Sistemas

IE la conforman los sistemas de integrados. La mayoría de

matrícula académica, y el sistema instituciones cuenta con un sistema

de gestión de calificaciones. Estos para la gestión académica que

no deben faltar en cada institución, muchas veces es un desarrollo

y frecuentemente por disposición propio, un sistema administrativo

de entidades reguladoras están (ERP) que fue adquirido a un

cambiando sus especificaciones. proveedor y otros sistemas que se

Por ejemplo, el cambio de basan en software libre, esto

evaluación cuantitativa a dificulta disponer información

cualitativa, y posterior cambio a consolidada en tiempo real, por lo

evaluación cuantitativa que el área de sistemas tiene que

dispuesto por el M.E.N (Ministerio utilizar recursos para consolidar la

de Educación Nacional) para información de todos los sistemas

instituciones de educación media. que trabajan de manera

Estos Sistemas de Información independiente y en algunos casos

manejan datos asociados a los en distintas plataformas.

estudiantes que se matriculan, y

Con mayor nivel de detalle,

Booch, J., & Rumbaugh. (2000). The

Senn, J. (1997). Análisis y diseño

Meza, C (1997). Problemática actual

Norton, P. (1999). Introducción

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