Reglamentación

Procedimientos relacionados
con Transporte de Efectivo

Manual de Gestión del

Efectivo

Publicado en la Intranet del

Banco.

La consulta debe realizarse en la ruta:

Normatividad / Gestión por Procesos / Gestión del Efectivo / Manual de
Procedimientos de Gestión del Efectivo
Precisión de conceptos

Es el tipo de servicio que

PROVISIÓN solicitan las Oficinas cuando
necesitan recibir dinero.
Centro de
Efectivo Oficina

Es el tipo de servicio que

RECAUDO solicitan las Oficinas cuando
necesitan enviar dinero.

Centro de
Efectivo Oficina
Precisión de conceptos

Provisiones mínimo
Pagadora por el 60% del cupo

Clasificación de
Oficinas Recaudos mínimo por
Captadora
el 60% del cupo

Mixta No tiene establecido

% al no estar definido

La clasificación de la oficina, puede cambiar de acuerdo a la estacionalidad del

año. (Revisión mensual)
Precisión de conceptos
Es todo lugar en el que se requiere la realización de un
servicio con transportadora de valores:

Precisión de• conceptos

LUGAR DE
PRESTACIÓN DE Oficinas
SERVICIOS (LPS) • Cajas Extendías
• Clientes. Etc.

Gerencia adscrita a la Vicepresidencia

Administrativa:

TRANSPORTE DE • Garantizar la disponibilidad de efectivo en

VALORES los LPS mediante la adecuada planeación y
coordinación.

• Suministrando el efectivo necesario con

eficacia, eficiencia y efectividad.
 Precisión de conceptos

Recepción de billetes
retenidos en oficinas para
consulta de autenticidad y/
SEGURIDAD cambiabilidad ante el
BANCARIA BanRep.
Coordina apertura de
bóvedas con cerradura IP.
Correo:
Cerradura.ip@bancoagra
rio,gov,co

Se utiliza
únicamente para
Coordinar Oficinas
previamente en atendidas vía
la población el aérea.
Persona de la
Transportadora desarrollo de la
de Valores operación
CONTROLADOR
TERRESTRE
Precisión de conceptos
* Lugar de la Transportadora de Valores.

* Procesa, almacena, custodia y empaca el efectivo

del Banco.
CENTRO DE * Cuenta con sistemas de video y audio.
EFECTIVO
* La comunicación es a través de la Gerencia de
Transporte de Valores.

* Oficinas deben abstenerse de tener comunicación

con los Centros de Efectivo.
Precisión de conceptos
* Álbum de Registro de Empleados de la Transportadora
de Valores.
ARETV
* Previa a la ejecución del servicio de provisión o recaudo.

* Documento Único de Conducción de Efectivo.

DUCE
* Se utiliza en Provisiones y Recaudos.

* Aplica para billete y monedas, fajos y/o bolsas

completas o en picos.

* Lo firman los 2 funcionarios del Banco,

$$$ $$$ (Cajero principal y otro funcionario) Dejando
constancia la verificación del ARETV.
 Precisión de conceptos

Proceso de apertura de tulas de lona o bolsas plásticas

VERIFICACIÓN de seguridad

Conteo y verificación del contenido VS. el valor declarado

en el DUCE

Se detectan posibles novedades de faltantes y/o

sobrantes.

Ruptura de fajillas, separa billetes en aptos para circular y

CLASIFICACIÓN deteriorados.

Identifican billetes presuntamente falsos.

Billetes no cambiables, mezclas de denominación en un

fajo, faltante o sobrante, billetes doblados en un fajo
Montos óptimos

En que momento se debe solicitar servicio de numerario?

Provisión Recaudo

Saldo por Saldo igual

debajo del o superior
20% al 80%

“Alerta de “Alerta de
escasez” exceso”

Es responsabilidad del Director Integral, Director Operativo o Director Supernumerario

de la oficina, solicitar servicio dentro de los plazos establecidos.
Montos óptimos - Salvedades

En que momento NO se debe solicitar servicio de numerario así genere alertas?

Provisión Recaudo
Consecuencia de haber Consecuencia de haber
realizado recaudo realizado provisión

Venta de Dinero Compra de Dinero

(Operación Sebra) (Operación Sebra)

Se prevea que el efectivo se

Se prevea el rápido ingreso requiere para próxima
de efectivo atención de su operación
bancaria
Montos óptimos – Serv. de Provisión o Recaudo

100% 100% Cupo disponible

100%
Saldo

Montos óptimos - Servicios de Provisión o Recaudo

90%
80%
Servicio de 80%
70%
60% PROVISIÓN
por el 80%
50% Servicio de
del cupo
40% RECAUDO
por el 80%
30%
del cupo
20%
20%
10%
0%
Com portam iento Oficinas Com portam iento Oficinas
Pagadoras Captadoras

Tipos de Riesgos:

1. Quedarse sin efectivo (Oficina

El Director (Integral, Operativo o
Pagadora).
Supernumerario) está autorizado
para hacer uso de su cupo aprobado
hasta en un 100%.
2. Excederse el cupo de efectivo
(Oficina Captadora).
 Montos óptimos – Servicios de Provisión

EJEMPLO OFICINA PAGADORA

Con base en lo anterior, vamos a ejemplificar un caso de servicio de aprovisionamiento:
Situación Realmillones $Situación Ideal
•Cupo Oficina: $800
$ •Saldo de Oficina: $382 millones $ $800 Cupo
$418 $418 $418 $418 $418 Cupo $635 $635 $635 Cupo
Oficina
Oficina
$418
Es conveniente solicitar servicio Oficina
de provisión? NO

Servicios $382 Saldo

Servicios
Por qué? Provisión Provisión
Porque el saldo esta en el 48% y lo ideal es estar
por debajo del 20%.

t (1 Mes) t (1 Mes)
Qué consecuencias se generan?
 Mayor número de servicios
Mayores costos por transporte de efectivo a
la Oficina, lo cual afecta su informe de
creación o destrucción de valor, y por ende
al Banco.  Menos movimiento de efectivo
Montos óptimos – Servicios de Recaudo

EJEMPLO OFICINA CAPTADORA

Ahora bien, procedamos a ejemplificar un caso de servicio de recaudo:
$
• Cupo Oficina: $550 millones $550 Cupo
• Saldo de Oficina: $330 millones Oficina

Es conveniente solicitar servicio de recaudo? NO

$330 Saldo
Por qué?
Porque el saldo esta en el 60% y lo ideal es estar
igual o superior al 80%.
$
$550 Cupo
Oficina
Cupo
Qué consecuencias se generan? Subutilizado
Mayores costos por transporte de  Mayor número de servicios
efectivo a la Oficina, lo cual afecta su $330 Saldo
informe de creación o destrucción de Saldo
Servicio
valor, y por ende al Banco $330
 Recaudo
Menos movimiento de efectivo
$320
Optimización - Efectivo en Oficinas y Cajero Aut.

OPTIMIZACIÓN SALDO
CAJERO AUTOMÁTICO

Utilizar el efectivo que ingresa por ventanilla para

cargar el Cajero Automático

Solicitar el cambio de gavetas a través de CATI

para hacer uso adecuado de las denominaciones

El cupo del cajero hace parte del cupo total de la

oficina.
Optimización Operaciones Sebra
Operaciones de Compra y Venta de efectivo con
otras entidades financieras en la misma
población.

Ingresar la
Director pacta No se pactan
operación en el
únicamente la comisiones ni
aplicativo antes de
operación tarifas.
las 10 a.m. del día
• Cajero Principal se desplaza a la Of. del otro
banco con acompañamiento de la fuerza
Compras pública y revisa el efectivo en su totalidad.

• El empleado del otro banco se dirige a la

Oficina del BAC y recibe el dinero y revisa el
Ventas efectivo en su totalidad.
Proyecto Pronóstico de Efectivo
Objetivo

• Optimizar el proceso de transporte de efectivo por medio del diseño e

implementación de modelos estadísticos que permitan prever de forma oportuna
saldos óptimos de efectivo en la Oficinas, para tener un mayor grado de certeza
que permita la realización de solicitudes de numerario basadas en criterios técnicos.

Reducción costos de
transporte de numerario
en las Oficinas.

Beneficios
Alcance

Seguimiento movimiento
Reducir el riesgo comercial, el de efectivo de las Oficinas.
riesgo operativo y el costo
financiero de saldos excesivos
Articulación conocimiento
empírico Oficinas con
pronósticos de efectivo

Reducción riesgos de
excesos de efectivo y
escases de efectivo.
VOLVER A ACTIVIDADES OFICINAS
Pronóstico de Efectivo Oficinas

Jueves
CLIENTES

Viernes

Servidor

OFICINA

$$$ Servicio

Solicitud Pronóstico

$
Archivo Plano
Herramienta Gerencia TDV Mov. Efectivo
Flujo del Efectivo

Cuando un LPS realiza un recaudo de

efectivo, éste llega al Centro de Efectivo,
donde es procesado y enviado por vía
aérea o terrestre a otro LPS si se encuentra
apto para continuar en circulación
Elaboración Solicitudes Aplicativo Tescbac
Se realiza vía intranet

Se accede con la clave de usuario de la red del

Banco

Es posible realizarla desde cualquier computador

conectado a dicha red

Elaborar Enviar a
solicitud en Transporte:
Subgerencia de
SOLICITUDES Contingencia formato cifrado Recibe solicitud
VÍA INTRANET
Operaciones
y la tramita
(Anexo 4) para VoBo

 Si es una oficina aérea el formato es recibido

hasta el día jueves para la siguiente semana

 Si es una oficina terrestre el formato es

SOLICITUDES
recibido el día anterior del servicio hasta
POR FAX
antes de las 2:00 p.m.
Actividades Oficinas – Solicitudes Aplicativo

SOLICITUD
SOLICIUTD
NUMERARIO
INSUMOS
OFICINAS

SOLICITUD PARA SOLICITUD

CAJERO NEGOCIACIONES
AUTOMÁTICO SEBRA

SOLICITUD
CONSULTAS Y NUMERARIO
CONFIRMACIONES CLIENTES (Cajas
REPORTE DE Extendidas)
NOVEDADES

VOLVER A ACTIVIDADES OFICINAS

Actividades Oficinas – Solicitudes vía Intranet

 Ingrese al aplicativo de Transporte de Valores “TescBac”

 Seleccione a la opción “Solicitud”, e ingrese a “Solicitud de
Numerario”.
 De clic en el botón crear que se encuentra en la parte inferior de la
pantalla.

VOLVER A ACTIVIDADES OFICINAS

Actividades Oficinas – Solicitudes vía Intranet

 Diligencie la solicitud llenando todos los campos.

VOLVER A ACTIVIDADES OFICINAS

 Actividades Oficinas – Solicitudes vía Intranet
 La Oficina tiene una solicitud global de provisión de $500.000.000
 Para ventanilla $420.000.000 - para cajero automático $80.000.000
($60.000.000 de 20.000 - $20.000.000 de 10.000)
 En caso de no realizarse dicha aclaración, al momento de programar el
servicio, pueden cambiarse la cantidad de fajos de acuerdo con la
disponibilidad de dinero.

VOLVER A ACTIVIDADES OFICINAS

Plazos de Solicitudes
Oficinas Oficinas
Modalidad Modalidad
Actividades Oficinas
Aérea Terrestre

Solicitudes a través
Solicitudes a través del aplicativo
del aplicativo TESCBAC, hasta las
TESCBAC 2:00 p.m. del día hábil
anterior al servicio

Para el caso de
miércoles y jueves provisiones la
para ser atendidos en programación queda
la siguiente semana sujeta a la
disponibilidad efectivo

 Pronóstico de efectivo
 Compromisos comerciales
PLANEAR EL FLUJO  Cajero Automático
DEL EFECTIVO  Clientes representativos de efectivo
 Convenios de pago y recaudo
 Estacionalidad
Oficina - Seguimiento a Solicitudes de Efectivo

Consulta
Oficina
aplicativo para
Elabora Servicio realiza Realiza nueva
hora de
Solicitud Realizado confirmación solicitud
programación
en aplicativo
(temporización)

Es importante que el día que se recibe o entrega el servicio inmediatamente se efectué la

confirmación por el aplicativo, Sin embargo, si existen inconvenientes, la Oficina debe
establecer contacto telefónico con el Profesional de Transporte de Valores asignado a la
Regional
Revisión del Efectivo
• Plazo de 3 horas
Paqueteo • Contar el número de fajos sin romper la bolsa plástica

• Plazo es hasta las 18:00 horas del día hábil siguiente al

Verificación a nivel servicio
de fajos • Esta revisión debe realizarse sin romper la fajilla.

• Todo el efectivo debe ser revisado antes de ser utilizado en

Recomendaciones Caja.
• Se debe sustituir fajilla por la de uso propio del Banco

Cancelaciones de • Urbano: 2 horas hábiles antes del servicio

Servicios por • Interurbano 3 horas hábiles antes del servicio
modalidad • Aéreo: 12:00 medio día del día hábil anterior al servicio

• Urbano: 2 horas después de la hora de inicio

Ventana de tiempo • Interurbano: 3 horas después de la hora de inicio y no
puede ser antes de 9:00am
(Rango de Atención)
• Aéreo: Sujeto a plan de vuelo
 Manejo de Efectivo Deteriorado y Moneda
Pueden enviar
unidades de billete

Actividades Oficinas
Oficinas Pagadora
Solicitud adicional
de recaudo
No debe ser inferior
al 3% del cupo
Deteriorado

Oficinas Enviar en el mismo Se maneja un

Recaudadora servicio de recaudo recaudo total

Solicitar servicio
Oficinas captadoras
aparte, mínimo 3%
Baja
denominación
Solicitar en el
Oficinas pagadoras
mismo servicio

Las bolsas varían

En provisión y
de acuerdo a la
Moneda denominación
recaudos el mínimo
es 2 bolsas
(Mayoria 2.000 unid)
 Cupos de Oficinas
Monto autorizado a una
Cupo Permanente oficina para atender las
necesidades normales
Tipos de Cupos

Periodos específicos máximo

por 90 días
Son adiciones a los montos
Cupo Temporal del cupo permanente
Tramitar la solicitud de cupo
temporal como mínimo cinco
(5) días

Por Oficinas
Convenios 20%

tres modalidades para la Cajas Extendidas sin

Cupo Automático atención de pagos masivos de presencia (valor de los
convenios en oficinas pagos)

Cajas extendidas con

presencia 20%
• La Oficina debe seguir el procedimiento
reglamentado para tal fin por parte de la Gerencia
de Operaciones Pasivas.
Manejo de Correo Electrónico

• Habilitar el outlook para confirmación de correos

Confirmación • Lectura automática de correos
automática

• Toda la información es enviada al correo “alias”

Correo Alias • Solicitar al SRO incluir correo en alias de Oficinas
• El director y cajero principal deben estar en el alias

• A través del aplicativo consulte el estado de todas las solicitudes de la Oficina.

Consulta • Informar acerca de las situaciones que se presenten y afecten los servicios
programados

• Por este medio, las Oficinas aéreas deben enviar confirmación del saldo
Confirmar Saldos • Debe hacerse antes de las 12:00 m. del día hábil anterior al servicio
• En caso de no recibir información se toma el de cierre del día anterior

Modificaciones y/o • Cualquier modificación o cancelación del servicio aéreo debe realizarse
cancelaciones • Plazo antes de las 12:00 m. del día hábil anterior
Tips a tener en cuenta por Directores

El tiempo máximo al interior de la Oficina

para la realización de servicios es de 20
minutos, después servicio fallido
La Oficina debe contar con insumos para
realizar 3 servicios, sin importar si es
Pagadora o Captadora.
La preparación del efectivo en servicios de
recaudo o recepción del efectivo en
aprovisionamientos, debe adelantarse en
forma dual
Todos los servicios se debe realizar
procedimiento de identificación de la
transportadora

Los Funcionarios deben contar con carné de

identificación

El cofre de Oficinas atendidas por vía terrestre

cuenta con un reloj digital que les permite su
apertura 10 ó 15 , Oficinas Aéreas (30min)
Causales para justificar excesos de efectivo
Causales para justificar excesos de efectivo
Causales para justificar excesos de efectivo