SENA AGROPECUARIO

Manual de proceso de
subsistema de la gestión
logística
TECNOLOGÍA GESTIÓN LOGÍSTICA
ALDEMAR ALEJANDRO VARGAS CASTRILLÓN
26/02/2018

BUENAVENTURA
 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN
2. MANUAL DE PROCESO DE SUBSISTEMA DE LA GESTIÓN LOGISTICA
3. CONCLUSIÓN
4. BIBLIOGRAFIA
 1. INTRODUCCIÓN

La Gestión de la Cadena de Suministro requiere la integración de los subsistemas,

procesos y actividades relativas al flujo material, así como del informativo necesario para
dirigir éste y el financiero, con el objetivo de lograr los niveles de satisfacción.

La gestión de la cadena de abastecimiento es una práctica basada en la filosofía ganar, la

cual consiste en la planificación, organización y el control de los flujos de la red de valor,
entre los que se encuentran los flujos transaccionales, de productos y servicios, y de la
información, los cuales son aplicados a los proveedores de mis proveedores, mis
proveedores, los operadores de transportes, los centros de distribución, los vendedores y
los consumidores finales.
 2. MANUAL DE PROCESO DE
SUBSISTEMA DE LA GESTIÓN LOGISTICA

 La Cadena De Abastecimiento

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la

actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada
proceso de producción o comercialización.

El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de

producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases...) para la
fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además
de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente se
encarga de este proceso el departamento de compras o de aprovisionamiento.

La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras,

almacenamiento y gestión de inventarios.

En una cadena de suministro, el flujo de información es vital para poder entregar los
insumos en el momento adecuado, tanto para no parar líneas de producción, como para
tampoco crear un excedente de inventario y de esta forma, entregar a tiempo el producto
terminado al cliente final.

¿Cuáles son sus funciones?

La función principal de la Cadena de Abastecimiento SCM es optimizar el proceso de

producción desde la compra de los insumos hasta entregar el producto terminado al
cliente final.
¿Cuáles son sus actores?

Los principales actores en una cadena de suministro son los siguientes:

- Proveedores

- Fabricantes

- Clientes

- Detallistas

- Transportistas

- Distribuidores
  Aprovisionamiento, producción, y distribución

- Aprovisionamiento: El objetivo de la logística de aprovisionamiento es el control de los

suministros con el fin de satisfacer las necesidades de los procesos operativos. Las
cantidades a suministrar y la frecuencia de aprovisionamiento, el impacto sobre el
inventario de la cadena de suministro, la previsión de la demanda, la calidad del servicio,
selección de proveedores, las fechas de entrega y los tipos de unidades de embalaje y
carga utilizados por los proveedores, son factores a tener en cuenta en la logística de
aprovisionamiento.

- Producción: La previsión de ventas es el punto de referencia fundamental para la

determinación de los niveles de producción que la empresa debe afrontar; además, en
función de los resultados obtenidos en la investigación del mercado, se deberá concretar
el diseño final y los complementos del producto o servicio. Con todo ello, se definirá el
proceso de producción, se determinará la ubicación óptima de las instalaciones, se
definirán los requerimientos de mano de obra, se establecerá la mejor opción para
realizar las inversiones necesarias, se diseñarán los procesos de compras y de selección de
proveedores, se elaborarán los criterios para el establecimiento de controles de calidad,
etc.

- Distribución: Un sistema de distribución eficaz será aquel que tenga a disposición del
mercado los productos que éste demande, en la cantidad precisa y en momento
oportuno, para esto debe disponerse de unos medios logísticos adecuados, que
suministren los productos a los canales de distribución.

Para que la logística sea eficiente deberá llevarse a cabo al menor costo posible. No
obstante, al contemplar los costos de la distribución física deben tenerse en cuenta, no
solo los costos directos de cada una de las actividades que engloba (procesamiento de
pedidos, transportes, almacenaje, etc.), sino también la interpelación entre cada una de
ellas y los costos de oportunidad en que pueden cubrirse.
Empresa: Lácteos el Hato Ltda.

POLÍTICAS DE APROVISIONAMIENTO

 Es política gestionar y negociar con proveedores certificados, que permitan a la

organización estandarizar los diferentes procesos y garantizar la calidad de los
productos y servicios.

 Es política que las partes interesadas dentro del proceso de compra de materias
primas y servicios se efectúen plazo máximo de pagos a 30 días calendario y la
recepción de las órdenes de compra no superen los 5 días después de haberse
recibido la orden de compra por parte del proveedor.

 Es responsabilidad del proveedor cumplir con la orden de compra en su totalidad,

garantizando la calidad del producto y la marca especifica solicitada en el tiempo
pactado.

 El almacén es el único autorizado para recibir las materias primas y / demás

artículos que sean para garantizar la continuidad de la producción de la empresa.

 Es política de la empresa que cada 90 días se realice inventario en el almacén, con

informe detallado de la rotación de los productos comprados a los proveedores.

 Es política de la empresa que anualmente se revise las contrataciones con los

proveedores y su cumplimiento, como también revisar los costos y las alternativas
nuevas de negociación que se presenten en su momento.
POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN

 Es política de la empresa que el producto terminado sea almacenado únicamente

el área correspondiente según sea el código del producto y su locación en la
bodega.

 Es política que ningún producto terminado salga del área de producción hacia la
bodega, sin antes pasar por el departamento de calidad.

 Los productos que en su defecto no cumplan con las condiciones de calidad deberá
de llevarse al área de producto no conforme y continuar el proceso según los
procedimientos del área de producción para este tipo de productos.

 Es política de la empresa que al inicio de cada lote de producción sea autorizado

por el ingeniero jefe cumpliendo con cada uno de los procedimientos previos
estipulados en el manual de producción.

 La producción se hará 24 horas al día en turnos rotativos de personal cada 8 horas.

Según el manual de la empresa se estipula 7 días en el año donde no habrá labores
en esta área.

 Es política que en cada uno de los turnos se conceda a cada colaborador 45

minutos de receso para su reposo y alimentación.
POLÍTICAS DE DISTRIBUCIÓN

 Es política de la empresa que la distribución del producto terminado se realice

únicamente en los vehículos propios de la compañía.

 El despacho de mercancía solo se hará de 6:00 am a 10:00 pm. Habrá dos turnos
para tal fin y de 8 horas de trabajo para cada uno.

 Es política que el cargue de los vehículos se haga con todas las medidas de
seguridad establecidas en el manual de seguridad y protección.

 Es política que únicamente se despache con la orden de salida previamente

firmada y autorizada por área comercial de la empresa.

 Es política que el cliente genere un correo al área comercial trasmitiendo su

aprobación o no aprobación de las condiciones de calidad y cantidad de su orden
de compra en las siguientes 72 horas de haber recibido su pedido. pasado este
tiempo se entenderá como aceptada y no se dará lugar a posterior reclamación.

 Es política el estricto cumplimiento de todas las medidas de seguridad y protección

y de informar cualquier novedad con los vehículos, mercancía, órdenes de
despachos e inventarios.

POLÍTICAS DE USO

1. Este manual es propiedad única y exclusivamente de “Lácteos el Hato Ltda.

2. Este manual es de uso confidencial y no deberá ser conocido por ninguna persona
ajena a la institución.

3. El conocimiento de este manual estará a cargo del director general, los gerentes de
área y jefes de departamentos.
4. Cada trabajador de la empresa, de acuerdo con su jefe inmediato, deberá conocer su
propia descripción de su puesto y su ubicación, dentro de la empresa.

5. El director general, las gerencias de área y los jefes de departamento podrán

proporcionar una copia de la descripción de puestos a sus colaboradores, pero en ningún
momento podrán extraerlo de la institución.

6. Todo el personal que labora en la empresa, deberá conocer, tanto su puesto como la
estructura y las funciones principales de los demás puestos de la organización.

7. Los gerentes de área serán los responsables de capacitar al personal actual y de nuevo
ingreso en el uso y conocimiento de su descripción de puestos.

8. Cualquier modificaron que sea necesaria llevar a cabo a cualquiera de las descripciones
de puesto, deberá ser con la autorización del director general.

9. Para la actualización de la estructura organizacional, así como las descripciones de

puestos, se realizará una revisión mensual de cada uno de los cargos para proceder a su
actualización.

10. Es necesario que el consejo de administración y los accionistas conozcan y/o tengan
una copia del manual de organización de la empresa.
Manual de procesos y procedimiento de Gerencias

1. Gerencia General

Manual De Procesos
Cargo: Gerente General Vigencia: marzo 16 de 2017
Elaborado por: Andrés Mauricio Toro Código: 001
1. Planear, organizar y evaluar periódicamente la eficiencia y productividad del trabajo de las
gerencias bajo su responsabilidad.

2. Verifica el correcto cumplimiento de las políticas establecidas en la compañía.

3. Solicita presupuestos de materias prima para obtener los mejores precios del mercado
regional y nacional.

4. Planea, en coordinación con el Gerente de mercadotecnia y Gerente de Producción, la

fabricación de productos, procurando satisfacer las demandas.

5. Supervisa y verifica periódicamente en proceso de producción y sugiere modificaciones.

6. Solicita reporte de producción y control de calidad para verificar los estándares de

fabricación.

7. Supervisa a la Gerencia de Producción y a la Jefatura de Control de Calidad para que

mantengan las normas de calidad en toda la empresa y laboratorio.

8. Evalúa mensualmente, con la Gerencia comercial los resultados del plan establecido, y
efectúa nueva planeación estratégica.

9. Recibe, analiza y autoriza las solicitudes de crédito de los prospectos y clientes cuidando la
recuperación oportuna.

10. Solicita y revisa los reportes financieros y de bancos que recibe de la Gerencia de Finanzas.

11. Realiza las inversiones necesarias para incrementar la rentabilidad de la compañía.

13. Autoriza, de acuerdo a normas, plazos y flujo de efectivo, los pagos a proveedores.

14. Vigila y verifica, con las diferentes Gerencias, el adecuado y oportuno cumplimiento de las
obligaciones de tipo fiscal, patronal, oficial e industrial, en cuanto a normas del producto y
envasado.

15. Mantiene actualizados los procedimientos de fabricación de nuestros productos.

16. Solicita mensualmente la presencia de sus colaboradores para analizar los problemas que
presenta la organización.

17. Aplica las sugerencias dadas por sus colaboradores para el buen funcionamiento de la
organización.

18. Planea de acuerdo al crecimiento y necesidades de la empresa, la adquisición de

maquinaria, equipo, vehículos y sistemas de computación.
 2. Gerente Financiero

Manual De Procesos
Cargo: Gerente Financiero Vigencia: marzo 16 de 2017
Elaborado por: Andrés Mauricio Toro Código: 002
1. Analizar y presentar al gerente general oportuna y correctamente los estados financieros,
balance general y la información complementaria.

2. Supervisa periódicamente al área de contabilidad en la actualización de los registros

contables de acuerdo a las políticas fiscales establecidas.

3. Revisa mensualmente la evaluación de los costos de producción para obtener los costos de
lo vendido y mantener el costo promedio de los productos.

4. Programar y realizar el registro de inventarios físicos semestrales de todos los almacenes.

5. Cumplir con las obligaciones fiscales, tanto mensual como anual en forma oportuna.

6. Revisión y autorización de la nómina del personal de la compañía cada 15 días.

7. Verificar y autorizar mensualmente las conciliaciones de bancos para cotejar con nuestros
registros contables.

8. Revisa mensualmente estadísticas e información de ventas, proveedores, honorarios,

arrendamientos para determinar las declaraciones anuales.

9. Coordinar y evaluar el inventario de activos fijos en la empresa.

10. Supervisar el resultado del trabajo del área de Contabilidad, Informática y Crédito y
Cobranza, así como de corregir fallas.

11. Trabajar en equipo con las demás gerencias para lograr mayor productividad.
 3. Gerente Comercial

Manual De Procesos
Cargo: Gerente Comercial Vigencia: marzo 16 de 2017
Elaborado por: Andrés Mauricio Toro Código: 003
1. Planea con el gerente general las metas mensuales de ventas, así como las políticas de
ventas, créditos, cobranzas y presupuestos para cada zona.

2. Realiza el análisis de zonas para ampliación de nuevos mercados, cuidando verificar el

potencial, la competencia, prospectos, líneas de crédito y el acercamiento a los clientes.

3. Revisa y verifica que los supervisores cumplan con sus funciones verificando que la atención
y el servicio a clientes sea de forma amable y respetuosa.

4. Busca y realiza en forma constante, el establecer relaciones públicas con personas o grupos
relacionados con el giro de nuestra organización para conocer necesidades del mercado,
mantener la presencia, así como estudiar nuevas zonas, con el propósito de ampliar la cartera
de clientes.

5. Entrega su plan mensual de producción, basándose en estimaciones de ventas, necesidades

de mercado y promociones a la gerencia General.

6. Se coordina con el Gerente de Producción para establecer las prioridades de fabricación de

productos, vigilar los volúmenes y evitar errores en la producción.

7. Se desarrollan nuevos productos en coordinación con el gerente de producción y el jefe de

planeación y desarrollo de productos.

8. Se realizan las pruebas correspondientes al mercado y una vez liberados estos se lanzan al
mercado y

se evalúan los resultados.

9. Investiga, recopila y diseña publicidad para los productos, con el apoyo de la Dirección
General, Publicidad y Ventas.

10. Recibe y resuelve los problemas de nuestros clientes manteniendo una imagen de calidad y
buen servicio.

11. Trabaja en equipo con todas las áreas Gerenciales para cumplir en forma más productiva
con su trabajo.
 4. Gerente de Producción

Manual De Procesos
Cargo: Gerente de Producción Vigencia: marzo 16 de 2017
Elaborado por: Andrés Mauricio Toro Código: 004
1. Elabora el programa diario de fabricación de productos por líneas, cuidando tiempos,
eficiencia y la disminución de costos.

2. Distribuye oportuna y equitativamente las cargas de trabajo con todo su personal,

asesorando si existen dudas o confusión en el quehacer.

3. Verificar diariamente que los procesos de fabricación se efectúen de acuerdo a

procedimientos y técnicas establecidos tanto dentro como fuera de esta área productiva.

4. Soluciona todos los problemas que se presenten durante la fabricación del producto y cuando
se requiere, cambia y organiza procesos nuevos según las necesidades de la Gerencia general
o gerencia comercial

5. Entrega reporte diario de producción a la gerencia General notificando los avances de

acuerdo con lo planeado.

6. Solicita las salidas correctas de materia prima y material de empaque del Almacén requeridos
para el cumplimiento de la producción diaria y mensual.

7. Realiza y verifica el cálculo correcto de la materia prima que se va a utilizar en la producción.

En caso de faltantes en el stock, reporta a la Dirección General.

8. Elabora diariamente las ordenes de producción de cada lote con el cálculo correcto de las
cantidades de materia prima.

9. Realiza el control de traspaso de producto terminado del área de almacén de producto

terminado llevando control de este proceso.

10. Planea y organiza oportunamente el programa de mantenimiento preventivo y correctivo de

la maquinaria y equipo de esta unidad administrativa.

11. Solicita oportunamente al responsable de mantenimiento, realice los arreglos necesarios en

las maquinas del Área de Producción.

12. Controla toda la herramienta existente propiedad de la organización.

13. Supervisa y verifica oportuna y diariamente la limpieza y esterilización de los equipos y

maquinaria que se van a utilizar en la producción.

14. Mantiene capacitado y motivado al personal de producción para que cumpla con más
eficiencia la ejecución de sus labores.
 5. Gerente De Gestión Humana

Manual De Procesos
Cargo: Gerente de Gestión Humana Vigencia: marzo 16 de 2017
Elaborado por: Andrés Mauricio Toro Código: 005
1. Mantener al día los organigramas de la empresa.

2. Asesorar al Gerente General y a los gerentes de área sobre cambios organizacionales que se
planean realizar.

3. Asesorar al Gerente General en el establecimiento de políticas generales para toda compañía

en relación con el reclutamiento, contratación, capacitación y seguridad de la empresa.

4. Analizar las condiciones y prestaciones que tiene el personal de confianza dentro de la

empresa para diseñar los programas que conduzcan a su uniformidad.

5. Asesorar a la empresa en las contrataciones colectivas y análisis de pliegos petitorios.

6. Asesorar a los gerentes y jefes en el establecimiento de normas para contratos individuales

de trabajo del personal de confianza.

7. Asesorar a los departamentos en las formas y términos de contratación y separación de

personal, estudiando y determinando los procedimientos de expedición, renovación y
modificación de los contratos de trabajo.

8. Proponer políticas generales de salarios apoyados en encuestas y en estudios de valuación

de puestos.

9. Asesorar a la empresa en sus vínculos con las comisiones mixtas de seguridad, de higiene y
modificación de reglamentos internos.

10. Asesorar en el establecimiento de programas de capacitación y adiestramiento.

11. Asesorar en el establecimiento de sistemas de valuación de la actuación del personal.

12. Auxiliar a la empresa en todos los problemas de índole extraordinario que se le presente en
relación con la administración del personal.

13. Elaborar programas motivacionales para los distintos niveles jerárquicos de la organización.

14. Elaborar programas de entrenamiento, capacitación e inducción para el personal.

15. analizar a las personas que son candidatos a futuros ascensos para proponer a la Dirección
General planes específicos de entrenamiento.
 3. Conclusión

En la actualidad uno de los objetivos más buscados por todas las empresas es la mayor
eficiencia al menor costo, sin dejar por un lado los estándares de calidad y servicio al
cliente. Las competitividades de los mercados internacionales han llevado a las empresas
a la conclusión de que para sobrevivir y tener éxito en entornos más agresivos, es
necesario ir más allá de las fronteras de la empresa e iniciar relaciones de intercambio de
información, materiales y recursos con los proveedores y clientes en una forma mucho
más integrada, utilizando enfoques innovadores que beneficien conjuntamente a todos
 4. BIBLIOGRAFÍA

 https://es.slideshare.net/JessySanchez/logistica-y-distribucion-3300144
 https://www.gestiopolis.com/logistica-de-operaciones/