Ingreso Al Mundo de FM-SAP

Introducción a FM
Agenda
Introducción a FM
Capítulo 1: Objetivo
Capítulo 2: Conceptos Generales
Capítulo 3: Estructura Presupuestal
Capítulo 4: Clases de Movimientos
Capítulo 5: Control de Disponibilidad
Capítulo 6: Mensajes
Capítulo 7: Reportes
2 Copyright ©2005 Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C.

Todos los derechos reservados
Objetivo del Taller
 ADMINISTRAR EL PRESUPUESTO, CON EL FIN DE EVITAR EL SOBREGIRO EN LOS EGRESOS

AUTORIZADOS POR AREAS DE RESPONSABILIDAD.
 EL CONTROL PRESUPUESTAL ES UN SUBMODULO DE SAP-FI QUE PERMITE LLEVAR UN

CONTROL DETALLADO DE LOS GASTOS.
 EL CONTROL PRESUPUESTAL SE ORIENTA A GENERAR INFORMACION UTIL PARA CONOCER

EL PRESUPUESTO DE INGRESOS.(VARIACIONES ENTRE EL PRESUPUESTO ORIGINAL Y EL
ACTUAL).
 LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LOS MODULOS DE FI, ACTIVO FIJO Y MM VAN A

REFLEJARSE EN EL CONTROL PRESUPUESTAL, CUANDO AFECTEN CTAS. DE GASTOS.
 EL MODULO DE FM NO CALCULA PRESUPUESTOS , ADMINISTRA EL PRESUPUESTO EN BASE

A LA CARGA QUE SE HAYA HECHO CON LOS INDICADORES ,METRICAS Y POLITICAS QUE
TENGA ESTABLECIDO PARA DICHO CALCULO

Agenda
Introducción a FM

Conceptos Generales
• CONTROL PRESUPUESTAL
• ENTIDAD CP
• CENTRO GESTOR
• POSICIONES FINANCIERAS
-IMPUTACION
-INTEGRACION
• PLAN DE ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA

Definiciones
Control Presupuestal : FM
El control presupuestal es un sub modulo de SAP-FI que permite llevar un
control detallado de los gastos y de los ingresos, se orienta a generar
información útil para conocer el presupuesto disponible
Entidad CP:
Es el área de mas alto nivel en donde se controla la Gestión Presupuestaria.
Centros gestores:
Son las áreas responsables dentro de la empresa, encargadas de ejercer el
presupuesto. Y pueden representar a un Centro de Costo o agrupación de
centros de costos que integran un área determinada, en función de la
estructura organizacional.
Posiciones financieras de imputación:
Agrupación de cuentas de gastos homogéneas de diferentes especialidades,
susceptibles de afectar contablemente.
Posiciones financiera de integración:
Agrupación de posiciones financieras de imputación, con la característica de
no ser afectables por ser agrupadoras.

CENTRO GESTOR
CENTRO GESTOR CENTRO COSTOS
909401250 SIST ADMON.

SISTEMAS
909201110 GCIATECNOL.
909401300 GCIA SIST. INF.
CENTRO COSTOS
CEGE ASIGNACION
909401250 SISTEMAS ADMION
909201110 GCIA TECNOLOGIAS
SISTEMAS 909401300 GCIA SISTEMAS INF
(Su equivalente son los centros de Costo o Grupo )

POSICION FINANCIERA
Posición Financiera : Reflejan los conceptos de egresos que

presupuesta y controla la empresa. Y pueden ser la agrupación de
varias cuentas de mayor o representar solo una de ellas.
G=Gastos
63002305 = Cuenta de Mayor
POSICION CTA. MAYOR

PRESUPUESTARIA ASIGNACION 63002305
G63002305 Papelería
(Su equivalente son las cuentas de Mayor)

POSICIONES FINANCIERAS
Imputación Integración

ASIGANCION DE POSICIONES FINANCIERAS

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Introducción a FM
Capítulo 1: Objetivo General

Entidad CP
LA ENTIDAD CP ES UNA UNIDAD ORGANIZATIVA EN LA CUAL SE LLEVARA

EL CONTROL PRESUPUESTAL.

ESTRUCTURA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO
ENTIDAD CP
CENTROS GESTORES
POSICIONES
FINANCIERAS

JERARQUIA DE CENTROS GESTORES

JERARQUIA DE POSICIONES

Integración Centros Gestores y Posiciones Presupuestarias

Derivaciones
Uso: Las derivaciones minimizan las entradas manuales del elemento de imputación de
gestión presupuestaria (centro gestor, posición financiera, fondos ). Esto significa que no
es necesario introducir el elemento de imputación presupuestario manualmente, al realizar
contabilizaciones en otros componentes como Gestión financiera y Recursos humanos).

Agenda
Introducción a FM

Clases de Movimientos
Control Presupuestal permite realizar modificaciones al presupuesto creando

un documento por cada uno de los movimientos, permitiendo llevar así un
control y registro sobre los mismos.
SE TIENEN TRES TIPOS DE OPERACIONES
• SUPLEMENTOS
• DEVOLUCIONES
• TRASLADOS
Puede aprovechar los suplementos y devoluciones para aumentar o

disminuir el presupuesto. Aparte de estas actualizaciones de presupuesto
más orientadas hacia el exterior, el tercer proceso (traslados) está pensado
para trasladar fondos de presupuesto de manera interna.

EL MODULO DE CONTROL PRESUPUESTAL PERMITE REALIZAR

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO.
(El presupuesto Original no se afecta)

Clases de Movimientos / Liberaciones
En muchas empresas, distribuir un presupuesto no equivale a liberar los fondos.

Por esta razón, el Control presupuestario incluye una opción de liberación, que
puede utilizarse para liberar el presupuesto poco a poco. Esta liberación se basa
en el presupuesto actual, es decir, el presupuesto original corregido mediante
suplementos, devoluciones y traslados .

LIBERACIONES
Una vez cargado el presupuesto original se procede a liberar mensualmente

dicho disponible, con el propósito de poder ejercer el gasto que les
corresponda. Las liberaciones se deberán realizar el último día hábil de cada
mes, liberando exclusivamente lo relacionado con el mes siguiente, a
continuación se presenta el calendario de liberaciones como ejemplo:
Fecha Mes a liberar Responsable de la liberación
Dic.2002 Enero Administrador Central

31.01.2003 Febrero Adminsitrador Divisional
28.02.2003 Marzo Adminsitrador Divisional
31.02.2003 Abril Adminsitrador Divisional
30.04.2003 Mayo Adminsitrador Divisional
30.05.2003 Junio Adminsitrador Divisional
30.06.2003 Julio Adminsitrador Divisional
31.07.2003 Agosto Adminsitrador Divisional
29.08.2003 Septiembre Adminsitrador Divisional
30.09.2003 Octubre Adminsitrador Divisional
31.10.2003 Noviembre Adminsitrador Divisional
28.11.2003 Diciembre Adminsitrador Divisional
En tanto no se liberen el monto disponible cargado por la Gerencia del

Presupuesto, no será posible realizar ningún registro contable, Sap enviará
mensajes de error sin permitir contabilizaciones .
LIBERACIONES DEL PRESUPUESTO.
AUTORIZAR CIERTO MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA

SU APLICACIÓN (CENTRO GESTOR - POSICION FINANCIERA).
Pres. Actual Liberación Pedido

$ 1,000.00 $ 600.00 $ 300.00
ERROR
Disponible Pedido Sol. Liberación
Pres. Lib$ 300.00 $ 400.00 de presupuesto
· · por $100.00

SUPLEMENTOS DEL PRESUPUESTO.
INCREMENTAR EL MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL

MODIFICANDO EL TOTAL ORIGINAL (CENTRO GESTOR -
POSICION FINANCIERA).
Pres. Actual Liberación Pedido

$ 1,000.00 $ 600.00 $ 300.00
ERROR
Disponible Pedido Sol.Liberación de
Pres. Lib$ 300.00 $ 800.00 presupuesto por
· · $400.00 y $100.00
un suplemento

Principales Movimientos
TRASLADOS DEL PRESUPUESTO.
TRANSFERIR DE UN CENTRO GESTOR Y UNA POS. FINANCIERA

,HACIA OTRO CENTRO GESTOR Y UNA POSICION FINANCIERA
EMISOR DISMINUYE
RECEPTOR INCREMENTA

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Introducción a FM
Capítulo 4: Clases de movimiento

Control de Disponibilidad
Objetivo
Este componente ayuda a supervisar los fondos disponibles. Cuando se ejecuta el
presupuesto, verifica los recursos asignados para gastos Las contabilizaciones del
sistema de gestión presupuestaria relativas a estos recursos establecen
comprometidos (tales como pedidos) y se crean los datos reales (tales como facturas y
pagos).
Funcionalidad
Con este componente, se puede poner a punto el control de presupuesto:
· Control de disponibilidad para ingresos y gastos
· Control de disponibilidad contra liberaciones (únicamente para gastos)
· Control de disponibilidad a partir del presupuesto anual o presupuesto global
· Límites de tolerancia


Control a nivel Centro Gestor / Flexible

Control a nivel Centro Gestor - Posición Presupuestaria / Rígido

Qué operaciones serán controladas por el presupuesto:
• Compras.- Requisión y ordenes de compra
• Almacenes.- Movimientos de mercancía
• Cuentas por pagar.- Facturas y anticipos
• GL.- Documentos contables. Reclasificaciones de gastos.
• Ingreso.- Diferencia entre lo Real y Lo presupuestado

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Introducción a FM
Capítulo 6: Mensajes del Sistema

Mensajes que Envía el Sistema
CONTROL DE DISPONIBILIDAD
En el registro de Gastos, Compras, Nomina , Anticipos, Almacenes.
El sistema Verifica los limites de Tolerancia definidos y Enviará Mensajes
de Advertencia (W), Y Error (E)
PERMITE CONTINUAR
LIMITES DE TOLERANCIA
CON LA OPERACION
W: ADVERTENCIA 80%
SI
W: ADVERTENCIA Y MAIL INTERNO 90% SI
E: MENSAJE DE ERROR 100% NO

W: Mensaje de Advertencia (Menor 100 %)
Diagnóstico
La utilización del presupuesto
actual es 45,000.00 MXN (CP
Pr/P control disponibilidad) menor
que el presupuesto anual para la
posición de documento 00001. La
gestión de presupuestos para
importes de salida ( clase de
restricción Gastos) ha lanzado
este mensaje para la siguiente
combinación de ledger de control
de disponibilidad, ejercicio

W: Advertencia y Mail SAP al Responsable

E:MENSAJE DE ERROR 100%

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Capítulo 6: Mensajes del Sistema

Reportes SAP
• Presupuesto Anual
• Comprometido Anual
• Disponible Real
• Comparativos Entre el Presupuesto
Real,Comprometido, Disponible

Reportes SAP

Reportes SAP

Reportes SAP


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Capítulo 2: Conceptos Generales

Capítulo 3: Estructura Presupuestal

Capítulo 4: Clases de Movimientos

Capítulo 5: Control de Disponibilidad

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 ADMINISTRAR EL PRESUPUESTO, CON EL FIN DE EVITAR EL SOBREGIRO EN LOS EGRESOS

 EL CONTROL PRESUPUESTAL ES UN SUBMODULO DE SAP-FI QUE PERMITE LLEVAR UN

 EL CONTROL PRESUPUESTAL SE ORIENTA A GENERAR INFORMACION UTIL PARA CONOCER

 LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LOS MODULOS DE FI, ACTIVO FIJO Y MM VAN A

 EL MODULO DE FM NO CALCULA PRESUPUESTOS , ADMINISTRA EL PRESUPUESTO EN BASE

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Capítulo 4: Clases de Movimientos

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• PLAN DE ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA

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CENTRO GESTOR CENTRO COSTOS

909401250 SIST ADMON.

(Su equivalente son los centros de Costo o Grupo )

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(Su equivalente son las cuentas de Mayor)

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Capítulo 1: Objetivo General

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Capítulo 3: Estructura Presupuestal

Capítulo 4: Clases de Movimientos

Capítulo 5: Control de Disponibilidad

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Capítulo 3: Estructura Presupuestal

Capítulo 4: Clases de Movimientos

Capítulo 5: Control de Disponibilidad

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Control Presupuestal permite realizar modificaciones al presupuesto creando

SE TIENEN TRES TIPOS DE OPERACIONES

Puede aprovechar los suplementos y devoluciones para aumentar o

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Una vez cargado el presupuesto original se procede a liberar mensualmente

Dic.2002 Enero Administrador Central

En tanto no se liberen el monto disponible cargado por la Gerencia del

LIBERACIONES DEL PRESUPUESTO.

AUTORIZAR CIERTO MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA

Pres. Actual Liberación Pedido

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SUPLEMENTOS DEL PRESUPUESTO.

INCREMENTAR EL MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL