SubT

Guía del Usuario del Módulo

Administrativo de la aplicación de
Recursos de Apoyo

Versión 1.0, Enero 2018

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Guía del Usuario

Contenido
Aplicación de Módulo Administrativo .......................................................................................................... 2
Cómo acceder a las funciones del Módulo Administrativo .......................................................................... 2
Cómo iniciar una sesión de trabajo en el Portal del Empleado .................................................................... 2
Datos de Identificación del Director o Empleado Autorizado .................................................................. 3
Cómo finalizar una sesión de trabajo............................................................................................................ 4
Áreas funcionales del Módulo Administrativo de Maestros Sustitutos ....................................................... 6
Maestro Sustituto ..................................................................................................................................... 6
Necesidades .............................................................................................................................................. 6
Cómo registrar una necesidad .............................................................................................................. 7
Necesidad reportada en el Portal ....................................................................................................... 13
Asignación de Maestro Sustituto ........................................................................................................ 16
Asignación Manual de Maestro Sustituto ........................................................................................... 16
Reasignación de Necesidad................................................................................................................. 19
Cancelación de Necesidad .................................................................................................................. 20
Búsqueda de Necesidad ...................................................................................................................... 21
Cómo exportar a Excel ........................................................................................................................ 23
Maestro Sustituto: Banco de Talento ..................................................................................................... 24
Lista del Banco de Talento de la región .............................................................................................. 24
Cómo exportar datos a Excel .............................................................................................................. 25
Importación del Banco de Talento ...................................................................................................... 26
Importación de la lista de escuelas participantes ............................................................................... 29

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Aplicación de Módulo Administrativo

El Módulo Administrativo es una aplicación web desarrollada conjuntamente con el Portal del Empleado
del Departamento de Educación, cuya finalidad es facilitar las labores del personal administrativo de las
escuelas públicas de Puerto Rico relacionadas con las funciones de maestros sustitutos.

Cómo acceder a las funciones del Módulo Administrativo

Las funcionalidades del Módulo Administrativo de Maestro Sustituto son accesibles desde su aplicación
web, disponible en los navegadores Internet Explorer, Chrome y Firefox. Para ingresar al Módulo
Administrativo se utilizará la dirección de internet que le proveerá el Departamento. Por ejemplo:

Ejemplo de acceso al Portal del Empleado

Cómo iniciar una sesión de trabajo en el Portal del Empleado

Al entrarse la dirección del Portal del Empleado se recibirá la página inicial, en la cual se le solicitan sus
datos de identificación para iniciar la sesión de trabajo:

Página de identificación del usuario para iniciar sesión

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Datos de Identificación del Director o Empleado Autorizado

Entre en los encasillados correspondientes su Número de Empleado (Kronos) y los 4 últimos dígitos de
su número de Seguro Social. Por ejemplo, para el empleado 112233, del 7 de abril de 1974:

Número de empleado y 4 últimos dígitos del SSN

Entre su fecha de nacimiento, seleccionando en las listas de cada casilla el día, mes y año:

Selección de Día, Mes y Año de Nacimiento

Para enviar la información, presione el botón “Conectarse”:

Botón de Conectarse

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El Sistema verificará los datos entrados y de ser válidos presentará la página de bienvenida al Portal,
personalizada para el usuario identificado. En el caso de los Directores Escolares, se presenta la página
inicial del Módulo Administrativo:

Página inicial del Módulo Administrativo

Nota: Si algún dato fue omitido o no es correcto, se recibirá un mensaje de error:

Mensaje de error en identificación

En ese caso podrá revisar los datos y corregir la entrada faltante o inválida e intentar conectarse de
nuevo.

Cómo finalizar una sesión de trabajo

Por razones de seguridad de su información, al completar la labor deseada debe finalizarse la sesión de
trabajo. Para cerrar la sesión abra el menú en el icono que se encuentra junto a su nombre, en la
barra de título, y presione la opción “Desconectarse”:

Opción de Desconexión

Al presionar “Desconectarse”, se cerrará su sesión de trabajo en el Módulo Administrativo.

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Opcionalmente, en lugar de desconectarse, el usuario puede abandonar el Módulo Administrativo y

acceder al portal externo de los empleados del departamento utilizando “Ir al portal externo”:

Opción para ir al portal externo del empleado

Como el usuario ya está identificado, recibirá la página inicial del Portal del Empleado:

Página inicial del Portal del Empleado

Desde el Portal del Empleado, el Director o empleado autorizado puede regresar al Módulo
Administrativo utilizando la opción de “ir al módulo administrativo” que tendrá disponible en el
menú del Portal:

Opción para ir al Módulo Administrativo

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Áreas funcionales del Módulo Administrativo de Maestros Sustitutos

El Módulo Administrativo ofrece las siguientes áreas funcionales:
Maestros Sustitutos – provee la información del Banco de Talento y la funcionalidad del área de
Necesidades de maestros sustitutos.
Ayuda – brinda acceso a los Documentos de Apoyo.

Áreas funcionales del Módulo Administrativo de Maestros Sustitutos

Maestro Sustituto
Las funciones de Maestros Sustitutos facilitan al personal administrativo las tareas de registrar y publicar
una necesidad, comunicarse con el sustituto disponible, cancelar o reasignar la necesidad, además de
acceder al Banco de Talento de maestros sustitutos de su región.

Necesidades
La opción de Necesidades en el menú de Maestros Sustitutos presenta la Página de Trabajo de la sesión:

Página de trabajo de Necesidades

El usuario puede seleccionar entre Mis necesidades (opción por defecto) y las “Necesidades en mi
escuela” para trabajar con la que le corresponda o la que seleccione:

Selección de Necesidad

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Cómo registrar una necesidad

Para registrar una nueva necesidad de maestro sustituto, use la opción “Nuevo” en la barra de menús de
la pantalla de Necesidades:

Opción "Nuevo" en la pantalla de Necesidades

El sistema abrirá la ventana de Necesidad, en la que asigna automáticamente la escuela del director y
completa las fechas y horas con el horario normal del día corriente:

Escuela del director

Para casos especiales, el Director o Empleado autorizado podrá seleccionar una escuela distinta
efectuando una búsqueda.

Búsqueda de Escuela
Para iniciar la búsqueda de una escuela diferente a la presentada por defecto, se presionará el icono de
lupa que aparece junto a ese encasillado:

Icono para iniciar la búsqueda

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Se presentará la ventana de Búsqueda de Escuela:

Búsqueda de escuela

Para identificar la escuela buscada se puede entrar el número o el nombre (parciales o completos).
Después se presionará el botón Buscar. Por ejemplo, para buscar una escuela por su nombre:

Dato de identificación y botón de Buscar

Se presentarán en el área de resultados las escuelas que correspondan al número o al nombre

especificado, en este ejemplo:

Resultados de la búsqueda

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Para seleccionar la escuela deseada, se hará clic sobre su marca de cotejo, al final de su línea. Por
ejemplo, para escoger la segunda escuela listada:

Selección de escuela

La escuela seleccionada aparecerá entonces en la ventana de la nueva Necesidad:

Ventana de Necesidad con la escuela buscada

Especificación del maestro ausente

Para especificar el maestro ausente, se le seleccionará de la lista de maestros de la escuela, la cual se
ofrecerá haciendo clic en la flecha del encasillado de Maestro ausente:

Identificar al maestro

Nota: si la lista de maestros de la escuela es extensa, la lista tendrá un control de deslizamiento vertical
(vertical scroll bar) para agilizar la búsqueda del maestro ausente.

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El nombre del maestro seleccionado en la lista aparecerá en el encasillado de Maestro ausente:

Maestro ausente

Especificación de fechas de inicio y fin del periodo de ausencia

Para especificar el periodo previsto de ausencia, cuando sea diferente al asignado por defecto, se
entrarán las fechas y horas de inicio y fin. Se recomienda utilizar para ello los respectivos iconos de
calendario y de reloj. Por ejemplo, para entrar la Fecha de inicio:

Calendario para fecha de Inicio

Los calendarios asignan el mes y día seleccionados, con la hora 8:00 AM para el inicio de la ausencia (y
las 3:00 pm para la de fin). Por ejemplo, si se selecciona del calendario el día 7 de septiembre de 2017:

Fecha y hora de comienzo seleccionadas

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Para indicar la Fecha y Hora de terminación de la ausencia, se sigue el mismo procedimiento en el

campo de “Hasta”. Por ejemplo, si seleccionamos el 8 de septiembre de 2017, a las 3:00 pm:

Fecha y hora de fin de ausencia seleccionadas

Para completar la entrada de la necesidad de maestro sustituto, después de haber especificado la

escuela, el maestro, la fecha y hora de inicio y la de fin de la ausencia, se presionará el botón de
Guardar:

Botón de Guardar

La nueva necesidad quedará guardada con estatus de “Creada” y se activará el área de Acciones en la
barra de menús, la que brindará entonces las habilidades de Notificarla y de Cancelarla:

Necesidad en etapa de “Creada”

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Nota: Al guardarse la Necesidad, si la escuela que se ha seleccionado no participa en el programa de

Maestro Sustituto, el Sistema presentará un mensaje de error indicando esa condición y no permitirá la
creación de la Necesidad:

Mensaje de Escuela no participante del programa

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Ausencia reportada por el Maestro en el Portal

El maestro puede reportar una ausencia por medio del Portal del Empleado. Al hacerlo, el Sistema
enviará un mensaje a la dirección de correo electrónico del Director de la escuela informándole de la
ausencia, por ejemplo:

La ausencia reportada se podrá encontrar con la Etapa de "Creada", en el buzón de "Necesidades de mi

escuela" del área de Necesidades de Maestros Sustitutos:

SI la lista de Necesidades es muy extensa, se pueden utilizar los filtros de Etapa, maestro o fechas para
localizarla. Por ejemplo:

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Para acceder a la página de la nueva necesidad, se hará doble-clic sobre su línea:

Se presentará la página con la información de la nueva necesidad de maestro sustituto:

El Director podrá entonces aprobar o cancelar la necesidad. Para aprobarla e iniciar el procedimiento de
búsqueda de sustituto, se utilizará la opción de "Notificar" en el menú de Acciones:

Al ejecutarse la acción de Notificar, el Sistema envía la notificación de la necesidad por correo

electrónico y cambia la etapa a "Pendiente", tal como se describe a continuación, en la sección de
"Aprobación y Notificación".

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Notificar y Confirmar
Cuando el usuario decide proceder con la búsqueda de maestro sustituto para satisfacer la necesidad
que ha programado, utilizará la opción "Notificar" del menú de Acciones:

Opción de Notificar la Necesidad

Se presentará un mensaje para que se confirme que se desea notificar la necesidad:

Mensaje de confirmación para la Notificación

El Sistema enviará entonces una notificación por correo electrónico a los maestros sustitutos disponibles
en el Banco de Talento, notificándoles la necesidad existente e indicándoles cómo responder si están
interesados en cubrirla:

Ejemplo de Notificación de Necesidad por Correo Electrónico

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Asignación de Maestro Sustituto

El primer maestro que conteste como disponible a la notificación inicial será asignado automáticamente
como sustituto, quedando la necesidad en estado “Asignada”. El sistema enviará notificaciones al
maestro asignado y al Director, informándoles la asignación de maestro sustituto para la necesidad.

Asignación Manual de Maestro Sustituto

Si por algún motivo un maestro disponible no puede acceder al Portal del Empleado para contestar el
mensaje de disponibilidad y comunica al Director su disponibilidad por otro medio, el Director podrá
proceder a asignarlo como sustituto siguiendo el siguiente procedimiento.
Se seleccionará la Necesidad Pendiente en la lista de Necesidades:

Selección de Necesidad Pendiente

Se presentará la ventana de Necesidad con la información de la necesidad seleccionada:

Ventana de la Necesidad seleccionada

Se seleccionará la opción “Confirmar Disponibilidad” del menú de Acciones de la ventana:

Acción de Confirmar Disponibilidad

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Se presentará la ventana auxiliar de Confirmar disponibilidad:

Ventana de Confirmar disponibilidad

Se seleccionará el maestro sustituto de la lista ofrecida por el encasillado:

Selección de maestro sustituto

Una vez seleccionado el maestro sustituto, se presionará el botón de Confirmar:

Confirmar selección de maestro sustituto

La ventana de la Necesidad mostrará el maestro sustituto seleccionado, en la etapa “Asignada”:

Necesidad Asignada, con maestro sustituto seleccionado

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El Sistema enviará correos electrónicos para notificar al maestro seleccionado y al director.

Ejemplo de mensaje para el Director

Ejemplo del mensaje para el maestro sustituto asignado

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Reasignación de Necesidad
En la eventualidad de que el maestro sustituto asignado avise que no podrá cubrir la ausencia, el
Director podrá proceder a reasignarla. Para hacerlo, accederá a la ventana de la Necesidad que se desea
reasignar y utilizará la opción de “Cancelar asignación” de las Acciones en la barra de menús:

Cancelación de Asignación

El sistema notificará la asignación al próximo maestro disponible en la lista de maestros que contestaron
como disponibles el mensaje inicial de la necesidad. El maestro asignado ahora como sustituto y el
Director recibirán la notificación de la nueva designación por correo electrónico. Este procedimiento de
reasignación puede ser repetido. Si ninguno de los posibles maestros sustitutos puede aceptar la
designación para cubrir la ausencia, la necesidad quedará en etapa de "Pendiente" hasta que pueda ser
atendida (por ejemplo, si otro maestro contesta entonces las notificación inicial de la necesidad.)

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Cancelación de Necesidad
Si el maestro que había avisado anteriormente una ausencia, avisa luego que podrá asistir normalmente
a sus labores, el Director cancelará la necesidad. Para hacerlo, se accederá a la ventana de la Necesidad
que se debe cancelar y se utilizará la opción “Cancelar necesidad” en las Acciones de la barra de menús:

Opción de “Cancelar necesidad”

La necesidad es cancelada, apareciendo con este estatus en la lista de Necesidades:

Necesidad cancelada

Si había sido designado ya un maestro sustituto (necesidad en etapa “Asignada”), este recibirá una
notificación por correo electrónico comunicándole la cancelación.

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Búsqueda de Necesidad
Cuando el número de necesidades del Director o de la escuela es alto y la que se desea trabajar no
aparece en el primer grupo en pantalla en la ventana de Necesidad, se puede efectuar una búsqueda
utilizando la opción de Buscar en la barra de menús:

Opción de Buscar Necesidad

Se presentará la ventana de Búsqueda de Necesidad:

Ventana de Búsqueda de Necesidad

La necesidad puede buscarse entrando uno o más de sus datos:

 Etapa de la necesidad
 Número o nombre de la escuela
 Número o nombre del maestro ausente

 Número o nombre del maestro sustituto

 Fecha de inicio y/o fin de la ausencia

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Por ejemplo, para buscar la necesidad en etapa “pendiente” para sustituir al maestro Alex Ramos Vega,
desde Sep. 1, 2017, en la escuela “Marcos Sanchez”:

Búsqueda de Necesidad

Si existen una o más necesidades que cumplan con el criterio de búsqueda especificado, se mostrarán
en el área de resultados:

Resultado de la búsqueda de Necesidad

Desde la lista de resultados se puede acceder a la necesidad que se desea trabajar haciendo doble clic
sobre la misma o seleccionándola en la lista y utilizando el icono de Editar.

Acceso a la Necesidad

De la misma manera, la necesidad puede eliminarse o exportarse a Excel.

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Cómo exportar a Excel

Una lista de necesidades puede ser fácilmente exportada a Microsoft Excel para estudiarla o presentarla
utilizando las capacidades de esta herramienta.
Para exportar a Excel la lista de necesidades, se utilizará la opción de “Exportar a Excel” en la barra de
menús:

Opción de Exportar a Excel

El sistema creará un archivo estándar de Excel con la información de la lista de necesidades, en modo
protegido para evitar cambios accidentales a los datos:

Datos de Necesidades exportados a Excel

Nota: Tenga presente que la información exportada a Excel queda fuera de las normas de protección de
datos del Sistema, por lo que debe tratarse con la confidencialidad requerida por el Departamento.

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Maestro Sustituto: Banco de Talento

El Banco de Talento presenta la lista de los maestros sustitutos de la región. Para acceder a esta
información se utilizará la opción “Banco de Talento” del menú de Maestros Sustitutos:

Opción de Banco de Talento

Lista del Banco de Talento de la región

Al seleccionarse la opción de Banco de Talento de Maestros Sustitutos, se presentará la información de
los maestros disponibles para sustitución de ausentes en la región:

Lista del Banco de Talento de la región

Como puede apreciarse en la ilustración, el Banco de Talento presenta el nombre del posible maestro
sustituto, su número de teléfono (si este está registrado en Recursos Humanos) y su dirección de correo
electrónico, además de un indicador mostrando si se encuentra activo o no.

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Cómo exportar datos a Excel

Para exportar la información del Banco de Talento a Microsoft Excel, se activa esta función de Maestros
Sustitutos y se presiona el icono de “Exportar a Excel” en la barra de menús de la ventana:

Opción para Exportar a Excel

La lista de maestros del Banco de Talento es exportada a Excel, en modo protegido:

Banco de talento de la región en Excel

Recuerde que la información del Banco de Talento en Excel queda fuera de las normas de protección de
datos del Sistema, por lo que debe tratarse con la confidencialidad requerida por el Departamento.

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Importación del Banco de Talento

El Banco de Talento puede ser actualizado por el Administrador del Sistema mediante una operación de
importación de datos. Para hacerlo, se seguirá el siguiente procedimiento.
El Administrador seleccionará la opción “Importaciones de datos” en el menú de Navegación:

Opción de Importaciones de datos

En la ventana de Importaciones de datos, se utilizará el botón de Nuevo en la cinta de Acciones:

Botón de Nuevo

Se presentará la ventana de Importación de datos:

Ventana de Importación de datos

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En la ventana de Importación de datos se seleccionará la opción “Banco de talento” del encasillado de

Tipo de importación:

Selección de tipo “Banco de Talento”

En el encasillado de Archivo, utilice el botón de “Seleccionar”:

Botón de Seleccionar archivo

Se presentará la ventana auxiliar para buscar y seleccionar el archivo tipo CSV con la información
actualizada del Banco de Talento:

Selección del archivo de datos para el Banco de Talento

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El nombre del archivo seleccionado aparecerá listado en la ventana:

Archivo de datos seleccionado

Nota: Si se seleccionó un archivo incorrecto, se puede corregir haciendo clic sobre el enlace “Remover”
que aparece después del nombre del archivo.
Se podrá escribir la descripción del archivo que se está cargando, en texto libre:

Descripción del Archivo

Finalmente se presionará uno de los botones de Guardar de la ventana de importación:

Botones de Guardar

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Importación de la lista de escuelas participantes

La lista de escuelas participantes puede ser actualizada por el Administrador del Sistema mediante una
operación de importación de datos. Para hacerlo, se seguirá el siguiente procedimiento.
El Administrador del Sistema seleccionará la opción de “Importaciones de datos” en el menú de
Navegación:

Opción de Importaciones de datos

En la ventana de Importaciones de datos, se utilizará el botón de “Nuevo” en la cinta de Acciones:

Botón de Nuevo

Se presentará la ventana de Importación de datos:

Ventana de Importación de datos

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En la ventana de Importación de datos se seleccionará la opción “Escuelas participantes de Maestro

Sustituto” del encasillado de Tipo de importación:

Selección de tipo “Escuelas participantes de Maestro Sustituto”

En el encasillado de Archivo, utilice el botón de “Seleccionar”:

Botón de Seleccionar archivo

Se presentará la ventana auxiliar para buscar y seleccionar el archivo tipo CSV con la información
actualizada de las escuelas participantes de Maestro Sustituto:

Selección del archivo de datos para el Banco de Talento

El nombre del archivo seleccionado aparecerá listado en la ventana:

Archivo de datos seleccionado

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Nota: Si se seleccionó un archivo incorrecto, se puede corregir haciendo clic sobre el enlace “Remover”
que aparece después del nombre del archivo.
Se podrá escribir una descripción del archivo que se está cargando, en texto libre:

Descripción del Archivo

Finalmente se presionará uno de los botones de Guardar de la ventana:

Botones de Guardar

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